Psaní dokumentace JUDr. Petr Skryja, Ph.D., LL.M. Jak opravit text – základní kroky uNejprve zkontrolujte základní prvky textu. Nesmí chybět oslovení. Častá chyba: neoslovování pátým pádem, např. pane Novák místo pane Nováku. Do oficiální korespondence se nehodí a může snadno někoho urazit. uOslovovat celým slovem pane nebo paní. Není dobré psát Pí. Svobodová, s čímž se také občas setkáváme. uV jednotném čísle vykáme v dopisech Vy, avšak větší skupina osob se oslovuje vy, vaši atd. Záleží na kontextu, pokud s někým budete vyřizovat 20. mail a budete se oslovovat „bez velkých písmen“ nebo si dokonce tykat, není třeba být přehnaně formální. Vždy ale raději zdvořileji než méně zdvořile. Interpunkce uNa internetu jsou k dispozici pravidla online. Ale tady platí jednoduchá rada. Pokud se vám psaní souvětí nedaří, uvědomte si, že text tvoříte vy. Pište jen taková souvětí, kde jste si jisti čárkou. uRada pro všechny: zkracujte souvětí. Maximálně dvě vedlejší věty. Pak ukončete sdělení a začněte novou větou. Je to přehlednější a uděláte méně chyb. u Obecné vymezení… uKaždé slovo má v jazyce své místo a svůj význam. uZáleží jen na Vás, jak ho využijete a jak se svým jazykem naložíte. uPsaný projev je vizitka a má trvalou výpovědní hodnotou o každém z nás. uPravopis jako historicky vzniklá společenská unorma je závazná pro příslušníky národa, ustejně jako jsou závazné jiné normy (např. uprávní, estetické, či etické). u uVýsledek Vaší tvůrčí činnosti v oblasti práva, zpravidla se bude jednat o žalobu, smlouvu, rozhodnutí či jiný právní text, který má svůj základ v právních předpisech, ale také dopis či email klientovi nebo protistraně obsahující informaci, radu, analýzu aj. ukategorie: udokumenty s právním účinkem (žaloba, odvolání atd.) udokumenty, jejichž hlavním účelem je komunikace (dopis nebo e-mail klientovi) u u Text advokát vs. laik uAdvokát uOdborný text uPrávní pojmy uPoužití informačních zdrojů uI advokát může napsat „laický“ text – v případě, že klient nechce, aby advokát přejal právní zastoupení uLaik uJednodušší text uNikoli složité věty uNevyužívání odborných pojmů u Oslovení uMail v dnešní době stačí začít oslovením Dobrý den, ... Avšak jsme v zemi, kde si někteří lidé (zvláště starší generace) potrpí na formální oslovení. Pokud budete psát blíže neurčenému člověku do zákaznického centra, postačí dobrý den. uPokud ale budete psát někomu z úředníků například stavebního úřadu, určitě napište Vážený pane/Vážená paní XY. Pokud uvidíte, že uvádí tituly, použijte i tituly, rozhodně při první komunikaci. Nic tím nezkazíte. uOslovujte nejvyšším titulem. Takže když bude na vizitce Mgr et. Bc. et. Bc., oslovte Vážená paní magistro. Matoucí může být velký doktorát u titulů Ph.D. či Th.D. Nezapomínat na to. Dříve se radilo nekombinovat oslovení titulem a příjmením, dnes nechám na uvážení a zažité praxi. Ještě drobná poznámka k oslovení a děkovačkám uŽeny oslovujte paní, vyhněte se podivnostem. Žádné madam, milostivá a kdovíco. Uvědomte si, že madam je v dnešní době možná tak královna. Pokud to zazní od vás a ještě s šílenostmi jako „Děkuji předem za kladné vyřízení žádosti“, budete za ignoranta. uA rozhodně nepište žádné děkovačky předem. Pokud si to neodvedete odpustit, napište raději, že se těšíte na další spolupráci/doufáte v další spolupráci/těšíte se na případné setkání atd. Popožeňte druhou stranu zdvořilostí, ne hrubým naléháním. Slovní vycpávky uČasté jakoby, občas se objeví i telefonické konverzaci nebo dokonce v mailu. Chcete jakoby poslat fotbalové míče nebo doopravdy je poslat? Použitím jakoby snižujete význam sdělení. V telefonu ani osobně raději žádné táhlé jooo, juuuu, nooo. uJako že, jaksi, v souvislosti s, v návaznosti na, na základě, v reakci na. Pokud tyto fráze použijete, po přečtení textu se zamyslete, zda je možné je vynechat. uVyhněte se opakování slov. Nahraďte synonymy nebo i přídavnými jmény. uCo ne? Sešli jsme se s jednatelem vaší společnosti. Tento uvedl, … „Tento“ místo podstatného jména je nepěkný policajtský zlozvyk. Nenapodobujte ho. uPřečtěte si text nahlas, chyby vás snáze trknou. Průběh psaní uStrategie „plan-write-revise“ u3 základní fáze: upřípravná = plánování, příprava pro zpracování textu – Co chci sdělit? uhlavní = psaní uzávěrečná = revize, kontrola textu uCíl: přesné, jasné, úplné info u Přípravná fáze – podrobněji… uCo je třeba si uvědomit, než začnu psát? uCo vlastně píšu (za úkon)? – žaloba, smlouva, email uMám informace? uZnám skutkový stav? uZnám cíl klienta? uMám souhlas klienta s úkonem? uPro koho píšu a proč? – soud, zahájení řízení, vyjádření k výzvě uTermín do kdy? – základ poskytování právních služeb = dodržení lhůt, následky? uJaké jsou náležitosti obsahu úkonu? uJaká je struktura? uJaký je rozsah? uMám podklady? – listiny, důkazy, judikatura uInformace o schůzce s klientem u Hlavní fáze - podrobněji uvlastnosti dobrého právního textu: upečlivě zpracovaný upřesný a jasný ve vyjadřování + srozumitelný ustručný a výstižný ujednoduše napsaný – v jednoduchosti je síla? uodráží profesionální přístup svého zpracovatele ulogická posloupnost ugramaticky správný upřehledný Závěrečná fáze - podrobněji -revize textu, závěrečná kontrola -revize obsahu textu, vč. pravopisu -„Druhý čtenář“ usoučást pečlivého zpracování, uv časové tísni máme tendenci tuto fázi podceňovat nebo opomíjet, ujednoznačně nepodceňovat a věnovat jí stejnou pozornost Smlouva – př. uNázev smlouvy, uzavřená v souladu se zákonem uIdentifikace účastníků uPředmět smlouvy – nemovitost, majetkové poměry uÚčel smlouvy – koupě, darování, vypořádání uÚplatnost / bezúplatnost uPráva a povinnosti stran uZávěrečná ustanovení uDatum uzavření smlouvy uMísto uzavření smlouvy uPodpisy (uzavírají dokument) – judikát NS, „ověření