Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
1
BID + organizace sportovní akce
Mgr. Vojtěch Kocůrek

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
2
Sportovní akce
•Typ rotace (např. Olympiáda dětí a mládeže, MS, ME, OH …)
•Zachování stejných základních pravidel
•Vyhnutí se stereotypu
•Potenciál pro oslovení nové cílové skupiny
•Financování akce rozloženo mezi více subjektů, resp. nestojí každoročně na stejném pořadateli
•Předejití vyhoření organizačního týmu
•BID
•
•Typ stabilní (např. memoriály, akce spojené s místem)
•Pravidla a celek dán historií a tradicí akce
•Pořadatel má větší volnost – akce je „jeho“
•Stereotyp x budování a růst
•Potřeba stálého týmu
•Sponzoring a partneři – stálost partnerů x růst
•
Zdroj: archiv autora
Může jít o obrázek basketbal, basketbalový dres a text
Zdroj: https://www.facebook.com/zmajeviukolicima
Obsah obrázku text, Písmo, Grafika, grafický design Popis byl vytvořen automaticky

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
3
BID - proces
•Nabídka, ucházet se
•Žadatel deklaruje nabídku a uchází se o možnost pořádat danou akci
•Proč žádám?
•Politická/společenská potřeba akce
•Společenská prospěšnost – pracovní místa
•Turismus, rozvoj regionu
•Zviditelnění nějakého tématu
•Finanční důvody (v parasportovním odvětví tento důvod spíše nenajdeme)
•
•Co BID obsahuje?
•Zdůvodnění žádosti
•Základní informace – kdy, kde, pro koho, pro kolik, očekávání
•Odůvodnění spojení – místo, pořadatel
•Logo
̶
Event Management: Process for Bidding for Events
Zdroj: http://www.leoisaac.com/evt/top074.htm

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
4
DRAFT - proces
•Podrobný návrh, koncept
•Specifikace nabízených služeb
•Přesné vymezení cílových skupin
•Vytvoření nabídky pro sponzory
•Rozvoj marketingové strategie
•Zajištění operativních detailů
•Otevřenost zpětné vazbě a zapracování doplnění – dynamický process
•Souvisí s posledním článkem – hodnocením / evaluací
•
•

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
5
Obecné zásady BIDu
•Venue
•Ubytování a strava
•Dopravní dostupnost
•Doprovodný program
•Financování, budget
•Organizační tým
•Harmonogram
•
•
•
Zdroj: https://sportyukon.com/sites/default/files/2022-01/Bid-Document-Template.pdf
Obsah obrázku text, sportovní vybavení, Kola jízdních kol, kolo Popis byl vytvořen automaticky

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
6
Sportoviště
•Kapacita
•Šatny, toalety, hlediště, občerstvení
•Bezbariérovost
•Šatny, toalety, hlediště, parkoviště, dopravní obslužnost
•Komplexní popis, včetně kvality a certifikace
•Marketingová využitelnost prostor
•Daná střešní organizací
•Symbolika
•Sponzoring
•Lokalita her – zapadá?
•Provázanost s ubytováním, dopravní dostupnost, alternativy
Must-Know Sports Venue Event Tips From Seasoned Planners | Meetings Today
Zdroj:
https://www.meetingstoday.com/sites/default/files/styles/mt_default/public/2022-12/Petco%20Park%202
_RESIZEDHEROjpg.jpg?itok=yp6AajZG

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
7
Ubytování
•Kapacita
•Nezapomenout na staff, pořadatele, hosty, dobrovolníky apod.
•Bezbariérovost
•Pozor na víceposchoďové budovy a umístění vozíčkářů
•Komplexní popis, včetně kvality
•Lokalita her – zapadá?
•Možnost výběru
•Orientační a evakuační plán
•
Accommodation - sportscotland inverclyde national sports training centre
Zdroj:
https://nationalcentreinverclyde.org.uk/media/tqrbxgmm/accommodation-sportscotland-inverclyde-
national-sports-training-centre-13.jpg?rmode=max&width=500
Group Accommodation | Gold Coast Performance Centre
Zdroj: https://www.sportssupercentre.com.au/wp-content/uploads/2020/05/quad-share.jpg

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
8
Stravování
•Typ zajištění stravy
•Organizátorem? Prostředník? Nezajištění?
•Teplá x studená strava
•Typicky teplá snídaně a večeře, studená na sportovišti – jinak při zimních a letních akcích
•Diety, alergie a pitný režim!
•Často se zapomíná – dokáže akci shodit, ale i vyzdvihnout
•Kultura stravování – ubytování, sportoviště
•Hygiena
•Nutriční hodnota stravy x cena x sponzoring
•Veřejnost

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
9
Doprava
•Na akci
•Sponzorské zajištění, zvýhodněná cena
•Nutný x dobrovolný transfer z letiště
•Během akce
•Na sportoviště, doprovodný program
•Zajištění poskytovatele
•Značení a informovanost
•Zajištění průjezdnosti
•Plánování a komunikace s dispečinkem
•
•
Není k dispozici žádný popis fotky.
Zdroj: https://www.facebook.com/oktagonvyzva/photos/
Munich Wheelchair Accessible Public Transportation
Zdroj: https://wheelchairtravel.org/wp-content/uploads/2016/03/munich-pt-bus-ramp.jpg

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
10
Zdravotní a bezpečnostní služba
•Zdravotní záchranná služba
•Dle velikosti akce se odvíjí kvalita, četnost a doba pohotovosti, vždy musí být alespoň zdravotník
– student!
•Označení a informovanost
•Informovanost o medikaci účastníků, hendikepech
•Krizové scénáře, evakuační plány
•Bezpečnostní služba a servis
•Prevence
•Pojištění akce!!!
•Dbát na dodržování pravidel, požární a jinou ochranu, zákaz konzumace alkoholických nápojů a
kouření mimo vyznačená místa, ztráty a nálezy
•Ochranka – typická pro velké akce, ochranu majetku přes noc na veřejných místech
•Informování policie o konání akce, v případě ubytování cizinců – cizinecká policie
•

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
11
Doplňkové služby
•Přihlašovací systém
•Doprovodný program
•Pro diváky, sportovce, účastníky
•Propagace akce
•Sociální sítě, webové stránky, stream, televize
•

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
12
Partnerství, sponzoring
Zdroj: archiv autora
•Je v tom rozdíl? Co znamená co?
•Finance
•smlouva o reklamě a propagaci, darovací smlouva, grant, dotace
•Naturálie
•strava, produkty apod.
•Redukované ceny či žádné ceny
•vleky, doprava, vstupy na doprovodné aktivity, prostory konání
•Mediální podpora
•Know-how
•
loading...

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
13
Kontrolní orgán
•Střešní komise
•IOC, UEFA, World Athletics
•Ministerstva
•Atletický svaz, národní olympijský výbor apod.

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
14
Ukázka BID
Obsah obrázku text, snímek obrazovky, dokument, dopis Popis byl vytvořen automaticky Obsah obrázku
text, snímek obrazovky, Písmo, dokument Popis byl vytvořen automaticky Obsah obrázku text, snímek
obrazovky, dokument, Písmo Popis byl vytvořen automaticky Obsah obrázku text, snímek obrazovky,
logo, Písmo Popis byl vytvořen automaticky

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
15
Organizace sportovní akce
-Zásady plánování
-Organizační tým
-Rozpočet a financování
-Logistika
-Marketing a PR
-Časový harmonogram plánování

-
Zdroj: archiv autora

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
16
Zásady plánování
̶Stanovení cílů akce.
̶Metoda SMART - specifické, měřitelné, dosažitelné, realistické, časově vymezené.
̶Identifikace cílové skupiny.
̶Účastníci, publikum, hosté, odborníci x široká veřejnost atd.
̶Analýza cílové skupiny s cílem maximalizovat účast a zájem.
̶Věk, pohlaví, rámec zájmu, zaměstnání a volný čas atd.
̶Strategický výběr termínu a místa pro maximalizaci dostupnosti a zájmu.
̶Víkend x týden, prázdniny
̶Proces získávání potřebných povolení a licencí.
̶Může trvat dlouho!

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
17
Zásady plánování
̶Sestavování rozpočtu:
̶příjmy vs. výdaje, dle příjmů, dle výdajů, dle zkušenosti, dle vzoru
̶Zajištění financování:
̶Sponzoring, granty, startovné
̶Výběr a koordinace týmu:
̶Rozdělení úkolů a odpovědností
̶Důležitost flexibilního plánování a připravenost na neočekávané situace.

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
18
Organizační tým
̶Definování rolí a odpovědností
̶Nábor do týmu
̶Důraz na komunikaci
̶Delegování úkolů a projektů
̶Flexibilita a přizpůsobivost
̶Školení a rozvoj
̶Uznávání a motivace
̶Hodnocení a zpětná vazba
Obsah obrázku text, snímek obrazovky, Písmo, číslo Popis byl vytvořen automaticky
Zdroj: archiv autora

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
19
Rozpočet a financování
̶Stanovení rozpočtu
̶příjmy vs. výdaje, dle příjmů, dle výdajů,
̶dle zkušenosti, dle vzoru
̶Sponzorství a partnerství
̶Granty a dotace
̶Řízení výdajů
̶Finanční rezerva
̶Průběžné monitorování a úpravy
̶Transparentnost a odpovědnost
Obsah obrázku text, snímek obrazovky, Písmo, číslo Popis byl vytvořen automaticky
Zdroj: archiv autora

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
20
Logistika
̶Přehled logistických potřeb: od vybavení po technickou podporu.
̶Efektivní registrace účastníků a správa dat - GDPR atd.!
̶Webová stránka + ovládací panel, online
̶Zajištění bezpečnosti a zdravotní péče na místě.
̶Doprava a parkování: plánování pro účastníky, hosty a tým.
̶Ubytování: infopointy, ztráty a nálezy, přístupnost, check in/out.
̶Stravování a vodní stanice -> více řekne Kamila
̶Koordinace s dodavateli a partnery.

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
21
Legislativa a povolení
̶Důležitost zajištění povolení.
̶Dodržování místních zákonů a předpisů.
̶Pozor na zákony EU

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
22
Marketing a PR
̶Vytváření atraktivních značkových a marketingových materiálů.
̶Propagační strategie:
̶sociální média, e-mailové kampaně, tiskové zprávy.
̶SWOT, 4P - produkt, cena, místo, propagace
̶Využití influencerů a ambasadorů ke zvýšení dosahu.
̶Vstupenky a registrace:
̶Cenové strategie a balíčky.
̶Měření dopadu marketingových aktivit.
̶Komunikace s médii a tiskové konference, tiskové zprávy.
̶Využití zpětné vazby z předchozích akcí ke zlepšení propagace.

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
23
Časový harmonogram plánování
̶Před akcí
̶Dlouhodobě
̶Střednědobý
̶Krátkodobý
̶Během události
̶Po události
̶bezprostředně po události
̶Krátkodobě

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
24
Od myšlenky po den D
̶Vytyčení a vymezení cílů a rozsahu akce
̶Kompletace týmu
̶Plánování rozpočtu
̶Zajištění místa a termínu
̶Získání povolení a licencí
̶Marketing a propagace

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
25
Realizace akce – den D obecně
̶Ranní briefing a koordinace týmu.
̶Registrace účastníků a vydání startovních balíčků.
̶Synchronizace harmonogramu závodu.
̶Komunikace s účastníky: informace, změny, oznámení.
̶Zajištění hladkého průběhu soutěží a doprovodných akcí.
̶Krizové řízení: rychlá reakce na neočekávané události.
̶Zaznamenávání výsledků a poskytování aktualizací.
̶Závěrečný ceremoniál a ocenění účastníků.

Adobe Systems
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných
26
Po akci
̶Úklid a vrácení pronajatých prostor a vybavení.
̶Zpracování výsledků a rozdělení cen.
̶Poděkování účastníkům, dobrovolníkům, sponzorům a partnerům.
̶Shromažďování zpětné vazby od účastníků, dobrovolníků a týmu.
̶Medializace a sdílení úspěchů akce.
̶Finanční uzávěrka a vyhodnocení rozpočtu.
̶Analýza úspěchů a oblastí pro zlepšení pro budoucí akce.
̶Plánování dalších kroků a možností rozvoje.

Adobe Systems
27
RHSO – zásadní body
̶Tým a kompetence
̶Rozpočet
̶Harmonogram příprav
̶Komunikace – navenek i uvnitř
̶Sportovní stránka
̶Časové rozplánování akce samotné
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných

Adobe Systems
28
RHSO – Tým a kompetence
̶Odpovědné osoby
̶Vedení – vytváří rozpočet, shání peníze (dohromady celý tým), dohlíží na plnění a dodržování rolí,
komunikuje navenek, domlouvá partnerství a spolupráce, objednává sportoviště, komunikuje s
účastníky, řeší pojištění akce a převzetí zodpovědnosti apod.
̶Sportovní tým – zajišťuje odpovědnou osobu za závod, časomíru, časový harmonogram, závodní
kancelář, sportovní propozice, vyznačuje a obsazuje sektory, vypisuje disciplíny, koordinuje
převádení sportovců na sektor, zajišťuje výsledkový servis, dohlíží na dodržení principu relativity
̶Technický tým – od prodlužky, přes notebooky, tiskárny, až po klíče od záchodu, informace o
parkování, pohyb po areálu, výdej jídla a pití, kam lze co vyvěsit, nástěnky, tabule apod.
̶Propagace - sítě a reklamní plnění, hosté, viditelnost a dosah, fotky, video, pozvánky,
certifikáty, řeší GDPR apod.
̶Koordinátor dobrovolníků – koordinuje a usměrňuje veškerou pracovní sílu
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných

Adobe Systems
29
RHSO – Rozpočet
̶Vychází z minulých let
̶Výdajový – na základě nutných výdajů, dále se položky doplňují dle narůstajících prostředků
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných

Adobe Systems
30
RHSO – Harmonogram (hlavní body)
̶Předprodukce a domluva vedení, sportovního týmu a správy areálu
̶Den D
̶Sraz a chystání areálu
̶Koordinace přijíždějících účastníků a dokončení detailů
̶Zahájení akce
̶Zahájení závodu
̶Dodržení harmonogramu, reagování na změny, případné úpravy časového harmonogramu
̶Vyhlašování výsledků
̶Ukončení akce
̶Vyúčtování, závěrečná porada, vyhodnocení a zpětné vazby
̶Poděkování účastníkům, zaslání fotografií, výsledků a žádost o zpětnou vazbu
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných

Adobe Systems
31
RHSO – Komunikace (navenek i uvnitř)
̶Emailová rozesílka – oslovení klubů
̶Přihlašování, informace o akci, komunikace na sítích, uvedení v mírné chvění
̶Zásadní je vždy stanovit termíny a deadline pro konkrétní kroky
̶Do kdy se mohu přihlásit, do kdy mám co nahlašovat, kdy bude zveřejněna jaká informace
̶Porady v týmu – vedoucí sekcí musí vědět navzájem mezi sebou vše!
̶Komunikace budgetu a přihlašování – dvě nejdůležitější témata – ovlivňují napřímo velikost akce a
délku trvání
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných

Adobe Systems
32
RHSO – sport a harmonogram
̶Nepodcenit komunikaci se správou areálu a současně osobou, která povede mítink a vytvoří časový
harmonogram závodu
̶Nezapomenout startovní čísla, sportovní vybavení (bloky, minioštěpy apod), medaile
̶Časový harmonogram tvořit s drobnými rezervami, být připraveni na urychlení / zpomalení programu
̶Nanečisto si harmonogram projít a vytyčit si body, kdy se může něco nepovést
Np4242 Management ve sportu hendikepovaných