55555OFFICE 2003 Obsah Obsah Úvod.......................................................................................................... 9 Papírová versus elektronická kancelář ....................................................................... 9 Jak je kniha uspořádána.......................................................................................... 11 Používané konvence ............................................................................................... 12 1. Pracovní den začíná .............................................................................. 13 1.1 Na pošťáka čekat nemusíte aneb vyřízení došlé pošty ........................................ 13 1.1.1 Co s přijatým e-mailem? ......................................................................................................... 17 1.1.2 Jak číst zprávu ........................................................................................................................ 21 1.1.3 Po přečtení .............................................................................................................................. 22 1.1.4 Jak odpovědět na zprávu ........................................................................................................ 23 1.2 Složky a pravidla.............................................................................................. 25 1.3 Nová zpráva a Netiquette................................................................................. 30 1.3.1 Záhlaví a tělo zprávy ............................................................................................................... 30 1.3.2 Zavolat? E-mail? ..................................................................................................................... 37 1.3.3 Outlook v kanceláři .................................................................................................................. 38 Shrnutí ................................................................................................................... 41 Otázky k procvičení ................................................................................................ 41 2. Kancelářská agenda .............................................................................. 43 2.1 O textových dokumentech ................................................................................. 43 2.1.1 Bez psaní to nejde ­ vzniká základní text ............................................................................... 44 2.1.2 Times a ti ostatní aneb formát znaku ...................................................................................... 45 2.1.3 Jak napíšu... ........................................................................................................................... 48 2.1.4 Další tipy pro vkládání textu .................................................................................................... 49 2.1.5 Datum a čas bez ,,datlování" ................................................................................................... 49 2.1.6 Úprava textu do odstavců ....................................................................................................... 50 66666 OFFICE 2003 Obsah 2.2 Uspořádané dokumenty .................................................................................... 51 2.2.1 Odrážky se hodí... .................................................................................................................. 52 2.2.2 S tabulátory rychleji a přehledněji ........................................................................................... 53 2.2.3 Správné formátování textu ...................................................................................................... 55 Zkratky.................................................................................................................................... 55 Značky .................................................................................................................................... 56 Čísla a číslice ......................................................................................................................... 56 Nejen o čárkách... .................................................................................................................. 56 2.3 Sledování dokumentu ........................................................................................ 57 Shrnutí ................................................................................................................... 59 Otázky k procvičení ................................................................................................ 60 3. Víte, jak na tabulky? ............................................................................ 61 3.1 Vytvoření tabulky ve Wordu ............................................................................. 61 3.1.1 Panel nástrojů Tabulky a ohraničení ....................................................................................... 64 3.1.2 Odstranění tabulky .................................................................................................................. 65 3.2 Tabulka patří k Excelu....................................................................................... 66 3.2.1 Buňka ­ domov dat aneb jak vložit do buňky data ................................................................. 67 3.2.2 Jak se pohybovat z buňky do buňky ....................................................................................... 67 3.2.3 Tvoříme tabulku v Excelu ........................................................................................................ 67 3.2.4 Formátování tabulek ............................................................................................................... 69 Panel nástrojů Formát ............................................................................................................ 69 Formát čísel............................................................................................................................ 70 Ohraničení, vzorky ................................................................................................................. 71 Písmo (formátování buňky i jednotlivých znaků) ................................................................... 72 Zarovnání ............................................................................................................................... 72 Oblast buněk .......................................................................................................................... 73 Úprava sloupců a řádků ......................................................................................................... 74 3.2.5 Vzorce ..................................................................................................................................... 75 Jednoduchý výpočet .............................................................................................................. 76 Dolarem ($) se v Excelu neplatí ............................................................................................. 76 Co je funkce? ......................................................................................................................... 78 3.3 Tabulky a prostředí........................................................................................... 80 3.3.1 Využití tabulky Excelu ve Wordu ............................................................................................. 80 3.3.2 Tabulkou vše začíná i v Accessu ­ pro zvídavé...................................................................... 81 77777OFFICE 2003 Obsah Shrnutí ................................................................................................................... 83 Otázky k procvičení ................................................................................................ 84 4. Víte, že ovládání programů Office je podobné? ...................................... 85 4.1 Programy ovládáme příkazy ............................................................................. 85 4.2 Využití schránky Office ..................................................................................... 88 4.3 Hledat a najít ................................................................................................... 89 4.3.1 Jak najít a nahradit řetězec v Excelu ...................................................................................... 91 4.4 Hypertext ........................................................................................................ 93 4.5 Odesílání souborů přímo z programů .................................................................. 94 4.5.1 Kolování dokumentu ............................................................................................................... 95 Shrnutí ................................................................................................................... 97 Otázky k procvičení ................................................................................................ 97 5. Makra aneb práce všeho druhu.............................................................. 99 5.1 Používáme makra ve Wordu ........................................................................... 100 5.2 Makra sviští i v Excelu.................................................................................... 102 Shrnutí ................................................................................................................. 104 Otázky k procvičení .............................................................................................. 104 6. Tři podoby formuláře .......................................................................... 105 6.1 Nejen pro tištěnou podobu ve Wordu ............................................................... 105 6.2 Formulář s výpočty v Excelu ............................................................................ 108 6.3 Ještě pár slov o formulářích ............................................................................ 112 Shrnutí ................................................................................................................. 113 Otázky k procvičení .............................................................................................. 113 88888 OFFICE 2003 Obsah 7. Vizitky aneb kontakty ........................................................................ 115 7.1 Proč a jak udržovat kontakty? ........................................................................ 116 7.2 Efektivní využití kontaktů ............................................................................... 120 7.3 Kontakty jinak................................................................................................ 123 Shrnutí ................................................................................................................. 123 Otázky k procvičení .............................................................................................. 124 8. Od kontaktů k seznamu ...................................................................... 125 8.1 Poznáváme seznam ........................................................................................ 127 8.1.1 Vkládání dat .......................................................................................................................... 130 Rozevírací seznamy pro vkládání ........................................................................................ 130 8.1.2 Pohyb po seznamu ............................................................................................................... 132 8.2 Další funkce ................................................................................................... 135 8.2.1 Zaokrouhlování...................................................................................................................... 135 8.2.2 Textové funkce ...................................................................................................................... 137 8.2.3 Funkce a kalendářní data...................................................................................................... 139 8.2.4 Medián versus průměr .......................................................................................................... 140 8.3 Co umí říci grafy ............................................................................................. 142 8.3.1 Návrh grafu začíná u dat ....................................................................................................... 142 8.3.2 Úpravy grafu .......................................................................................................................... 146 8.3.3 Graf s více řadami ................................................................................................................. 148 8.4 Seznamy v akci .............................................................................................. 149 8.4.1 Funkce a grafy reagují na filtrování ....................................................................................... 149 8.4.2 Vlastní filtrování seznamů ..................................................................................................... 152 8.4.3 Podmíněné formátování a logická funkce KDYŽ .................................................................. 153 Shrnutí ................................................................................................................. 155 Otázky k procvičení .............................................................................................. 155 Rejstřík.................................................................................................. 157 99999OFFICE 2003 Úvod Úvod Dokumenty v kanceláři Papírová versus elektronická kancelář Papírová versus elektronická kancelář Kancelář lze jednoduše popsat jako prostor, v němž lidé vykonávají různé administrativní činnosti. Vznikají zde dopisy, pozvánky, zápisy z jednání, směrnice, technické zprávy, vyhodnocení... Tyto tiskoviny lze označit jednotným názvem ­ dokumenty. Dopisy putují ke svým adresátům, zápisy jsou ukládány do pořadačů či kartoték. Zpracování těchto dokumentů může probíhat různými způsoby. Někteří nedají dopustit na ručně psané dokumenty, jiní se nechtějí vzdát klasických psacích strojů. Ti, kteří chtějí pracovat jinak a lépe, využívají pokrokovější způsob a vytvářejí elektronické dokumenty. Proč to dělají? Intuitivně využívají to, co jim zefektivňuje činnost, a vědí, že vytvoří dokonalejší dokumenty, a ještě s jistým komfortem. Navíc mohou opustit papírové pořadače či dřevěné kartotéky a svá díla uchovávat lépe ­ elektronicky (na discích svých počítačů či firemních sítích). Jedním z nástrojů, který je k těmto účelům v kancelářích často využíván, je produkt firmy Microsoft sada programů Office. Tato kniha přináší náměty a rady, jak lze efektivně využívat čtyři členy z této sady při běžné práci v kanceláři. Provede vás jejich prostřednictvím celým pracovním dnem v kanceláři, který je protkán využitím těchto produktů: Outlooku, Wordu, Excelu, okrajově také Accessu. Elektronické dokumenty Microsoft Office v kanceláři 1010101010 OFFICE 2003 Úvod První člen sady ­ Outlook ­ umí velmi dobře spravovat osobní data. Můžete jej využít nejenom k přijímání a odesílání pošty (jak je obecně známo), ale také mu lze s důvěrou svěřit organizaci pracovního času. Tato aplikace zaznamenala ve verzi 2003 výraznou (pozitivní) změnu. Rozhraní programu je do značné míry přepracováno a díky tomu lze nyní s Outlookem pracovat mnohem efektivněji než v předcházejících verzích. Další člen ­ Word (jak již slovo samotné naznačuje, práce se slovem, a tedy s textem) ­ vás nezklame při práci s různorodými texty ­ od dopisů přes pozvánky na akce, zápisy z jednání až ke složitějším písemnostem (diplomové práce, hodnotící zprávy...). Potřebujete-li zpracovávat nejenom textové, ale také číselné údaje, sáhnete s největší pravděpodobností po Excelu (tabulkovém procesoru). Pomůže vám uspořádat data do přehledné formy, také vás nezklame při výpočtech či vyhledávání údajů. Umí mnohem víc než kalkulačka! Také další ,,bratr" Access ­ má v kanceláři své nezastupitelné místo. Seznámíte-li se s ním, zjistíte, že je to pro kancelář pomocník ,,k nezaplacení". Umí nejenom organizovaně uchovávat data, ale také obsahuje nástroje, kterými pohodlně tato data kdykoliv vyhledá. Access je databázový program. Je-li pro vás slovo databáze příliš abstraktní, pak si uvědomte, že dřevěná kartotéka není nic jiného než velmi jednoduchá databáze údajů. Máte-li na svém počítači nainstalovánu sadu programů Office, jistě jste již do jednotlivých aplikací nejenom nahlédli, ale také je nějakým způsobem využíváte. Myslíte si, že je používáte opravdu tak, že neděláte spoustu věcí zbytečně či zdlouhavě? Jednotlivý program může každý z nás znát či ovládat do různé hloubky, na různé úrovni. Zamysleli jste se někdy nad tím, zda umíte programy využívat co nejefektivněji? Zkuste při objevování nových možností aplikací vnímat nejenom právě ty nově poznané jevy, ale uvědomujte si hned jejich souvislosti s již dříve využívanými postupy. Nenechte se unést pouze novinkami, můžete totiž sklouznout k řešení problému příliš složitou cestou. Víte třeba, že k efektivní práci s dokumenty vám pomůže vzájemné propojování a kombinování jednotlivých programů? Jaký je tedy záměr této publikace? Ukázat běžnému uživateli nejvhodnější prvky jednotlivých programů, které lze využít v každodenní kancelářské praxi. Kniha navíc upozorňuje na podobné a společné prvky všech programů a také na možnosti jejich vzájemné spolupráce. Tím přivádí uživatele k dokonalejší a efektivnější práci v kanceláři. Zapamatujte si hned v úvodu základní rady pro práci v programech Office (pomohou vám pracovat s nadhledem a lehkostí): Využívejte vždy ty nejefektivnější postupy, nedělejte zbytečné kroky! K efektivní práci patří také vzájemné propojování jednotlivých programů! Využívejte nejenom myš, ale také klávesové zkratky. Pracujete-li právě s klávesnicí, není vždy potřeba přemístit ruku na myš, abyste např. zavřeli dokument (klávesová zkratka ALT+F4 to umí také a je v tom okamžiku více ,,po ruce"). Abyste na tento fakt nezapomínali, budou se vám klávesové zkratky připomínat v průběhu čtení celé publikace. Samotný text knihy je dále oživen obrázky, které budou sice více povědomé uživatelům Office ve verzi 2003, ale kniha je koncipována tak, aby orientaci v ní neztratili ani majitelé nižších verzí. Vzorová data, která jsou v knize použita, jsou fiktivní, podobnost se skutečnými údaji je zcela náhodná. Elektronická pošta a organizace času v Outlooku Tvorba textů ve Wordu Tabulky v Excelu Databáze v Accessu Využíváte jednotlivé programy Office efektivně? Záměr publikace Základní rady pro začátek 1111111111OFFICE 2003 Úvod Jak je kniha uspořádána Jak již bylo naznačeno, seznámíte se v jednotlivých kapitolách s vybranými prvky programů Office, které vám mohou být užitečné při zpracování elektronické agendy. Jednotlivé části knihy zastupují konkrétní aktivity fiktivního pracovního dne. Pracovní den obvykle začíná čtením a zpracováním příchozích e-mailů, také rozvržením pracovního dne. Proto je první část knihy věnována aplikaci Outlook. Poznáte v ní kancelářského pomocníka v roli správce e-mailů. Vaší pozornosti jistě neunikne pasáž s názvem Složky a pravidla, v které se seznámíte se zákulisím automatického zařazování e-mailů do tematických složek. Je správná komunikace e-mailem uměním? O tom si popovídáme v části nazvané Nová zpráva a Netiquette. Další typickou aktivitou pracovního dne je příprava na poradu. Druhá část knihy je proto věnována tvorbě textových dokumentů. Přesuneme se v ní do dalšího prostředí ­ textového editoru Word. Od prostého psaní se rychle dostaneme k formátování textu a k používání odrážek či tabulátorů. Jak se daří tabulkám v různých aplikacích ­ to je námětem další části publikace. Ujistíte se v ní, že tabulka patří k Excelu, ale nejenom k němu. Probereme tvorbu tabulek v jednotlivých prostředích (Wordu, Excelu, také Accessu). Jak později zjistíte, je tato pasáž velmi dobrým základem pro část knihy, ve které bude řeč o formulářích (Tři podoby formuláře). K pracovním aktivitám často patří také sebevzdělávání či účast na různých školeních či seminářích. Další dvě části knihy jsou proto uspořádány tak, aby vám nastínily atmosféru semináře, na kterém probíhá diskuse o dvou tématech ­ společných prvcích Office a o používání maker. Máte-li pocit, že se bude jednat o oddychovou část, nenechte se zmást ­ přináší naopak náměty, které vás budou vybízet k zamyšlení nad společnými či podobnými prvky jednotlivých aplikací. Především zjistíte, že opakované neboli rutinní akce nemusíte stále ,,otrocky" vykonávat. Na to máte přece počítač ­ a ten umí rutinní akce automatizovat pomocí maker. V kapitolách Používáme makra ve Wordu a Makra sviští i v Excelu hledejte návod, jak na zefektivnění rutinních činností. Dotazníky, formuláře ­ vyplňujeme je velmi často a patří také ke kancelářské agendě. V šesté části knihy se dozvíte, jak lze vytvořit elektronický formulář v prostředí Wordu i Excelu. V závěru naleznete pasáž s názvem Ještě pár slov o formulářích, která je zde zařazena na jedné straně jako zastřešující prvek povídání o formulářích a na druhé straně je můstkem k následující kapitole Vizitky aneb kontakty. Další aktivitu sledovaného pracovního dne si můžete představit jako schůzku s obchodním partnerem, ke které mimo jiné patří udržování kontaktů neboli vzájemná výměna vizitek. Vizitky čili kontakty mají určitě mnoho společného s aplikací Outlook, a proto se do Outlooku v této kapitole vrátíme. Nejprve se zastavíme u elektronických kontaktů ­ formulářů pro správu vizitek a následovně je využijeme při rozesílání dokumentu (pozvánky na školení Office) více adresátům. To provedeme elegantně pomocí funkce hromadná korespondence programu Word ve spolupráci s Outlookem. V poslední kapitole se vrátíme zpět do prostředí Excelu a ukážeme si jeho další možnosti, které lze využít při různých pracovních aktivitách. Nejprve se dozvíte, že data z kontaktů Outlooku můžete snadno přenést do Excelu a dále s nimi v tomto prostředí pracovat. Využijeme je mimo jiné pro práci se seznamy. Také si rozšíříte znalosti o funkcích. Na závěr si zkusíte vytvořit působivý graf. Jak je kniha uspořádána Využití programů Office během pracovního dne Vyřizování elektronické pošty Příprava textů a tabulek na poradu Společné prvky Office a používání maker jako téma semináře Tvorba elektronických formulářů Vizitka pro obchodního partnera a hromadná pozvánka na akci Kontakty a seznamy 1212121212 OFFICE 2003 Úvod Používané konvence Pro snazší orientaci v knize jsou použity následující typografické prvky: Kurziva označuje názvy softwaru. Tučně jsou zvýrazněny důležité pojmy, internetové adresy, názvy dialogových oken, položek a tlačítek a příkazy z nabídek programů, např. Soubor Otevřít. Pro zdůraznění kláves a klávesových zkratek jsou použity KAPITÁLKY. Kromě toho se v textu setkáte s množstvím ikonek, které označují jiné typy odstavců: Symbolem poznámky bude uveden odstavec, který rozšiřuje probíranou problematiku o nějakou zajímavost či výjimečnost. Symbol vykřičníku upozorňuje na úskalí, se kterým se můžete při práci setkat, a je proto dobré zůstat stále ve střehu. Tato ikona nabízí zpravidla nějaké usnadnění nebo tip, kterým si oproti standardnímu postupu můžete práci ulehčit. Narazíte-li na uvedenou ikonu, jedná se o otázky, které dané téma procvičují, případně nabízejí náměty pro další práci. Tento symbol vás upozorní na shrnutí problematiky popisované v dané kapitole. Upozornění Cvič ení-námět-ot ázky Poznámka Shrnutí Tip 1313131313OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Pracovní den začíná Začátek pracovního dne s Outlookem 1. 1.1 Na pošťáka čekat nemusíte aneb vyřízení došlé pošty Je vám to povědomé? Po příchodu do kanceláře usedáte ke svému počítači a automaticky ­ bez dlouhého přemýšlení ­ nahlížíte do aplikace, v níž očekáváte dvě základní informace. První z nich je pošta (samozřejmě ta elektronická), druhou přehledná informace o tom, co máte dnes na programu. Jistě mi dáte za pravdu, že k zahájení pracovního dne již neodmyslitelně patří aplikace s názvem Outlook. Jste si jisti, že ovládáte tuto aplikaci tak, aby byla výrazným pomocníkem při vašich každodenních činnostech? Několik námětů přináší tato kapitola. Promítnou se v ní mimo jiné následující prvky Outlooku: vhodné způsoby ukládání elektronické pošty ­ např. její roztřídění k ,,rychlému" vyřízení a na ,,pozdější" vyřízení, či přehledný souhrn informací na stránce Outlook Dnes. Také se věnuje často opomíjenému jevu ­ etiketě e-mailů. Jak již bylo v úvodu knihy naznačeno, děj knihy vás provede fiktivním pracovním dnem ­ a ten nyní začíná. Jak jinak než u doručené pošty. 1.1 Na pošťáka čekat nemusíte aneb vyřízení došlé pošty S příchodem elektronické pošty odpadlo čekání na příchod pošťáka s klasickými papírovými dopisy. Díky existenci e-mailů a všeho, co k elektronické komunikaci patří, můžete být ,,o dění" informováni rychleji, pohodlněji a určitě efektivněji. 1414141414 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná E-mail (electronic mail) je výraz používaný pro elektronickou poštu. E-mailový klient je výraz pro program, který slouží pro práci s elektronickou poštou (např. Outlook). Přiznejte se: Co je vaším prvním krokem po spuštění Outlooku? Budete-li upřímní, odpovíte následovně: ,,Podívám se do složky Doručená pošta, zda mi přišla nějaká nová zpráva." Co tím zjišťujete? Od koho vám byl doručen konkrétní e-mail. Podívejme se tedy nejprve na nové příchozí zprávy a jejich prvotní zpracování. Pokud dostáváte větší množství e-mailů, je dost pravděpodobné, že nebudete mít vždy okamžitě čas, abyste je všechny vyřídili. Zvolte proto efektivnější postup ­ rozdělte je na zprávy, které vyřešíte ihned, a na zprávy, jejichž vyřízení může nějakou dobu počkat. Co by mohlo být při tomto dělení pro vás rozhodující? Kterých prvků zprávy je vhodné si všímat? Velmi oblíbenou akcí, kterou lze při třídění příchozích e-mailů využít, je jejich automatický přesun do tematické složky. V rámci složky můžete dále pro jejich zpracování využít např. různé řazení. Dalším prvkem, který již mnohé napoví o zprávě samotné, je záhlaví (hlavička) e-mailu. Vhodným nástrojem (především u nižších verzí Outlooku) je použití automatického náhledu u e-mailů ve složce ­ zobrazení prvních tří řádků e-mailu pod hlavičkou. Tohoto zobrazení docílíte zadáním příkazu Zobrazit Automatický náhled. Informace se v aplikaci Microsoft Outlook ukládají do složek. K rychlému otevření složky slouží zástupci. V nižších verzích jsou složky či jejich zástupci umístěny v podokně se seznamem složek, popř. na panelu Outlook. Od verze 2003 je naleznete v navigačním podokně. Než se ponoříme do problematiky vlastní práce s e-maily, podívejme se na prostředí, ve kterém se právě nacházíme ­ na okno aplikace Outlook. Je určeno nejenom pro obecně známé ,,mailování", ale také pro organizaci všech informací, které Outlook obsahuje (schůzky, kontakty, úkoly...). Ve verzi 2003 prošla aplikace Outlook výraznou změnou, mimo jiné v organizaci aplikačního okna. Na majitele této verze čeká na obrazovce uspořádanější, pro oko příjemnější a pro vlastní práci efektivnější prostředí. Okno aplikace Outlook je rozděleno minimálně na dvě části. V první z nich je zobrazena struktura složek v navigačním podokně (v nižších verzích seznam složek), v druhém je zobrazován obsah právě vybrané složky. Kde naleznete nové e-maily? Obvykle ve složce s názvem Doručená pošta. Později poznáte, že nové e-maily můžete očekávat i v jiných složkách. Označíte-li složku v seznamu, můžete dále procházet příchozí e-maily v podokně s obsahem složky. Pro zobrazení vlastního obsahu e-mailu můžete využít další Poznámka Tip Poznámka Poznámka Obr. 1.1: Navigační podokno (vlevo) Třídění příchozích e-mailů Přesun zpráv do tematické složky Aplikační okno Outlooku Procházení příchozích e-mailů 1515151515OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná prvek: v dřívějších verzích podokno náhledu, umístěné v dolní části okna s obsahem složky, ve verzi 2003 podokno pro čtení, které lze logičtěji umístit na pravou stranu okna aplikace. Podokno pro čtení umožňuje číst e-mailové zprávy i bez jejich otevření v samostatných oknech. V tomto podokně lze nejenom číst obsah vlastního e-mailu, ale můžete odtud dále např. přímo otevírat přílohy či získat další informace o e-mailu (např. zda na zprávu bylo odpovězeno nebo zda byla předána dál). Podokno je po instalaci programu umístěno po pravé straně okna aplikace, lze je ale zobrazit také v dolní části, popřípadě jeho zobrazování zcela vypnout. Jak? ­ V nabídce Zobrazit Podokno pro čtení klepněte na příkaz Vpravo nebo Dolů, popř. Vypnuto. Obr. 1.2: Podokno pro čtení (vpravo) Při zobrazení zprávy v podokně pro čtení můžete poklepáním na jméno v poli Od:, Komu: nebo Kopie: zobrazit vlastnosti e-mailu týkající se daného jména. V dřívějších verzích si mohli uživatelé vedle okna se seznamem složek zobrazit také panel Outlook se zástupci (Hlavní zástupci ­ Outlook Dnes, Doručená pošta..., Vlastní zástupci či Další zástupci Tento počítač, Dokumenty, Oblíbené položky). Většina uživatelů tento panel schovávala a využívala pouze seznam složek. Možná i proto v nové verzi 2003 již tento klasický panel Outlook nenaleznete. Jeho možnosti můžete využívat přímo v navigačním podokně, a navíc mnohem lépe. Poznámka Tip 1.1 Na pošťáka čekat nemusíte aneb vyřízení došlé pošty 1616161616 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná Navigační podokno je více než pouhý seznam složek. Toto podokno kombinuje hlavní funkce navigace a sdílení aplikace Outlook do jediného, snadno použitelného podokna. Vedle klasického pohledu na složky lze od verze 2003 zobrazit užší pohledy ­ např. pouze na poštovní složky (v tomto pohledu nejsou ostatní složky Kalendář, Kontakty, Úkoly... ­ zobrazeny, jsou ovšem dále přístupné prostřednictvím tlačítek na liště). Vedle klasických složek zde naleznete také podokno s oblíbenými položkami. Slouží pro vytvoření odkazů na často používané složky nebo vyhledávání. Počet a velikost tlačítek zobrazených v navigačním podokně je možné změnit, nelze však měnit uspořádání podoken. Podokno Oblíbené složky je například k dispozici pouze v podokně Pošta a nelze je odebrat či skrýt, ani změnit jeho velikost. Podokno Oblíbené složky také nelze zobrazit v jiných podoknech, jako je například podokno Seznam složek. Chcete-li rychle zobrazit více tlačítek (či složek), přejděte ukazatelem na vodorovný dělicí panel mezi složkami a tlačítky, a jakmile se zobrazí obousměrná šipka, přetáhněte tento panel nahoru (popř. dolů). Pokud přetáhnete vodorovný dělicí panel ke spodní hraně navigačního podokna, změní se všechna velká tlačítka na malá a zobrazí se jako jedna řada ikon ve spodní části navigačního okna. Chcete-li změnit uspořádání tlačítek v navigačním podokně, můžete v jeho spodní části využít tlačítko Konfigurace tlačítek. Zvolíte-li např. příkaz Možnosti navigačního podokna..., můžete v dialogovém okně Možnosti navigačního podokna definovat pořadí a zobrazení jednotlivých tlačítek. Pro obnovení výchozího uspořádání tlačítek klepněte na tlačítko Obnovit. Další vylepšenou funkcí Outlooku verze 2003 je možnost zobrazení nového informačního okna po příchodu zprávy. Oproti klasickému oknu s textem ,,Přišla vám nová pošta. Chcete si ji přečíst?" je navíc doplněno o další informace ­ odesílatele, předmět i automatický náhled začátku zprávy. Navíc můžete zprávu z tohoto okna přímo otevřít, popř. smazat. Okno se zobrazuje na obrazovce pomalu do nastavitelné průhlednosti a po určeném čase opět zmizí. Výborné je také to, že práce v jiné aplikaci zůstává nedotčena, aplikace je stále aktivní. Změna vzhledu oznámení na ploše: V nabídce Nástroje zvolte příkaz Možnosti Možnosti e-mailu Upřesnit možnosti e-mailu Nastavení oznámení na ploše. Ve skupinovém rámečku Doba trvání můžete přetáhnout posuvník na požadovaný počet sekund, který označuje dobu zobrazení oznámení na ploše, podobně ve skupinovém rámečku Průhlednost lze nastavit posuvník na požadovanou hodnotu průhlednosti. Nastavení zkontrolujte klepnutím na tlačítko Náhled. Vypnutí oznámení na ploše: V nabídce Nástroje zvolte příkaz Možnosti Možnosti e-mailu Upřesnit možnosti e-mailu a zrušte volbu Zobrazit oznámení nové pošty na ploše (pouze výchozí složka Doručená pošta). Po krátkém seznámení s prostředím a upozornění na některé odlišnosti poslední verze (2003) se již budeme v následujícím textu věnovat konkrétnímu fenoménu aplikace ­ zpracování e-mailů. Poznámka Obr. 1.3: Užší pohled na složky (pouze poštovní složky) Tip Poznámka Užší pohled na složky Podokna v navigačním podokně Změna uspořádání tlačítek v navigačním podokně 1717171717OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná 1.1.1 Co s přijatým e-mailem? Náš fiktivní pracovní den se pomalu rozbíhá. Abyste zpracování e-mailů nepovažovali za nutné zlo, ale spíš za příjemnou pracovní záležitost, jsou nyní zařazeny pasáže, jež vás upozorní na prvky, kterých byste si při práci s e-maily měli všímat a především je využívat. Nová pošta zařazená po příchodu do tematické složky je signalizována stejným způsobem jako pošta ve složce Doručená pošta ­ zvýrazněná číslice v závorce udává počet nepřečtených e-mailů. První akcí, která se při zpracování přijatých zpráv ,,hodí", je využití automatického přesunutí nově přijatých zpráv ze složky Doručená pošta do tematické složky. Tak již na první pohled vidíte, jaký druh zprávy vám přišel, a budete se nejprve věnovat těm, které jsou pro vás důležité, ostatní ponecháte na pozdější dobu. Jak můžete vytvořit tematické složky, jak s nimi lze pracovat a především jak zajistíte automatické zařazení příchozího e-mailu do určité složky, to se dozvíte v kapitole s názvem Složky a pravidla. Od verze 2003 můžete pro zpracování e-mailů využívat podokno Oblíbené složky. Přidáte-li složku do podokna Oblíbené složky v podokně Pošta, zůstane složka v původním umístění navigačního podokna, a navíc ji lze používat v místě Oblíbených složek, které umožňují rychlý a snadný přístup k vybraným složkám. Do podokna Oblíbené složky lze přidat pouze poštovní složky. Složku do podokna Oblíbených složek přidáte nejlépe prostřednictvím místní nabídky příslušné složky ­ klepněte na příkaz Přidat do Oblíbené složky. Tento postup opakujte pro každou složku, kterou chcete přidat. Složky je nutné do podokna Oblíbené složky přidávat jednotlivě. Místní nabídka zobrazuje seznam vybraných příkazů příslušejících dané položce (např. složce). Chcete-li tuto nabídku zobrazit, klepněte na požadovanou položku pravým tlačítkem myši nebo stiskněte kombinaci kláves SHIFT+F10. Dalším prvkem, který můžete vhodně využít při rozhodování o okamžitém či pozdějším zpracování zpráv, je záhlaví e-mailu. Záhlaví může (bohužel také nemusí) mnohé napovědět o obsahu e-mailu. Prvním signálem může být odesílatel, dalším vypovídacím prvkem je pole Předmět. Záhlaví e-mailu je tvořeno jednotlivými poli (Od, Předmět, Přijato, Velikost, Důležitost, Ikona, Příloha...). Vzhled záhlaví pro zprávy v okně aktivní složky si můžete upravit v rámci této složky velmi jednoduše tím, že vyvoláte okno Výběr polí (například příkazem Výběr polí v místní nabídce záhlaví). Z tohoto okna můžete příslušné pole přidat do záhlaví uchopením myší a přetáhnutím do prostoru záhlaví okna, jak je vidět na obrázku 1.4. Pole ze záhlaví okna aktivní složky lze jednoduše odstranit přetáhnutím mimo prostor záhlaví. Zobrazení okna Výběr polí lze také přepínat tlačítkem Výběr polí v panelu nástrojů Upřesnit. Panel nástrojů Upřesnit aktivujete příkazem Zobrazit Panely nástrojů Upřesnit ­ viz obrázek 1.5. Poznámka Tip Poznámka Poznámka Tip 1.1 Na pošťáka čekat nemusíte aneb vyřízení došlé pošty Automatické přesunutí příchozích zpráv Záhlaví e-mailu 1818181818 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná Obr. 1.4: Výběr polí (přetahování pole Velikost do hlavičky) Dalším prvkem záhlaví je pole Předmět. Zkuste si sami odpovědět na otázku: ,,Jakou důležitost zpracování byste přiřadili e-mailu s textem ,Pro informaci` v poli Předmět?" S největší pravděpodobností nebude tento text signálem k okamžitému zpracování. Naopak e-mail, který si zaslouží vaši pozornost, by mohl obsahovat v poli Předmět text ,,Prosím o rychlé vyjádření k reklamaci č. 568". Od verze 2002 je v Outlooku funkce, která automaticky odstraňuje přebytečné konce řádků. Tím se zpráva stává přehlednější a lépe se čte. Pokud se k internetu připojujete pomocí modemu, a tedy pomalým připojením, je pro vás od verze Outlooku 2002 připravena užitečná funkce ­ stáhnutí pouze části zpráv. Jejím prostřednictvím dokážete při načítání zpráv přenést pouze záhlaví zprávy (odesílatele, předmět, velikost zprávy a čas přijetí) ­ tím šetříte především čas připojení. Také můžete zabránit zbytečnému stahování objemného e-mailu, který vás nezajímá. Po stáhnutí záhlaví můžete označit ty zprávy, které chcete opravdu přijmout (na základě informací ze záhlaví), nepotřebné zprávy můžete naopak bez stahování přímo na poštovním serveru smazat. Dalším prvkem záhlaví, významným pro zpracování zpráv ­ především za delší časové období (např. po návratu ze služební cesty), může být datum odeslání. Bylo by nevhodné například odpovídat na zprávu, jež není aktuální, týkající se problematiky, která již byla vyřešena. K zpracování takovýchto e-mailů můžete využít možnosti jejich přeskupení pomocí různého způsobu zobrazeObr. 1.5: Panel nástrojů Upřesnit Poznámka Tip Předmět zprávy Datum odeslání zprávy 1919191919OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná ní. To lze měnit ve starších verzích příkazem Zobrazit Aktuální zobrazení. Chcete-li vidět související e-maily, vyberte volbu Podle tématu konverzace. U verze 2003 můžete k tomuto účelu využít podobné seskupení, kterého docílíte zadáním příkazu Zobrazit Uspořádat podle Konverzace. Toto uspořádání seskupí zprávy podle předmětu zprávy. Pořadí řazení položek odpovídá postupnému odpovídání na zprávy. Skupiny jsou seřazeny podle data. Po doručení nové zprávy se celá konverzace, ke které zpráva patří, přesune na začátek seznamu zpráv. Ve výchozím nastavení jsou zobrazeny pouze nepřečtené zprávy a zprávy označené příznakem. Všechny zprávy konverzace můžete zobrazit klepnutím na šipku vedle záhlaví konverzace. Pomocí odsazení zpráv je znázorněno postupné odpovídání na zprávy, abyste mohli sledovat konverzaci neboli posloupnost diskuse v e-mailových zprávách. V aktuální složce mohou být vedle sebe přečtené i nepřečtené zprávy. Zajímáte-li se pouze o ty nepřečtené, využijte příkaz Zobrazit Aktuální zobrazení Nepřečtené zprávy (u starších verzí). U verze 2003 zvolte příkaz Zobrazit Uspořádat podle Aktuální zobrazení Nepřečtené zprávy. Možnosti aktuálního zobrazení můžete přepínat také v navigačním podokně, zobrazíte-li předtím příslušné volby příkazem Zobrazit Uspořádat podle Zobrazit zobrazení v navigačním podokně. Související e-maily pro určité téma lze získat také jinak ­ můžete je vyhledat (a to velmi rychle) prostřednictvím rozšířeného hledání. Označíte-li zprávu ve složce a v místní nabídce zvolíte příkaz Najít všechny Související zprávy, můžete využít širokou nabídku dialogového okna Rozšířené hledání (obrázek 1.8). Dalším signálem pro rychlé zpracování e-mailu je označení jeho důležitosti. K tomuto účelu se využívá příznak priority. Není-li odesílatelem zneužívána (stálým zasíláním s nejvyšší prioritou), může být nositelem důležité informace pro pořadí zpracování. Příznak vysoké důležitosti je graficky vyjádřen červeným vykřičníkem, nízkou důležitost zastupuje šipka v modré barvě směřující dolů. Priorita označuje důležitost zprávy, nikoli rychlost jejího přenosu! Zprávě lze přiřadit tři stupně priority: nízká, střední, vysoká. Jak? Prostřednictvím volby v okně Možnosti zprávy (tlačítko Možnosti panelu nástrojů Standardní, popř. příkaz Zobrazit Možnosti). Nevyžaduje-li zpráva rychlé přečtení, je vhodné použít nízkou prioritu, tím šetříte čas příjemci zprávy při jejím náhledu! Označíte-li zprávu vysokou prioritou, zvyšujete tím pravděpodobnost co nejrychlejšího přečtení příjemcem. Ale! Budete-li takto označovat většinu svých e-mailů, ztratí tento příznak na půvabu a příjemce jej bude ignorovat. Další funkcí, která vám může práci s e-maily zpřehlednit, je možnost jejich řazení (obrázek 1.9). V rámci jednotlivých složek můžete zprávy seřadit velmi jednoduše vzestupně či sestupně podle Tip Poznámka 1.1 Na pošťáka čekat nemusíte aneb vyřízení došlé pošty Změna zobrazení zpráv Hledání souvisejících zpráv Důležitost zprávy Řazení e-mailů ve složce Obr. 1.6: Zobrazení podle tématu konverzace Obr. 1.7: Aktuální zobrazení v navigačním podokně 2020202020 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná jednotlivých polí klepnutím myší na záhlaví příslušného pole. Opačné třídění (sestupně/vzestupně) zajistíte opětovným klepnutím myší na záhlaví pole. Při běžném přijímání zpráv je vhodné udržovat klasické zobrazení ­ ve formě tabulky v pořadí vzestupném podle pole Přijato. Proč? Takto uvidíte nejnovější zprávu aktivní složky vždy jako první v pořadí. Od verze 2003 můžete využít automatické seskupování zpráv ve složkách (příkaz Zobrazit Uspořádat podle Zobrazit ve skupinách). Další pomůckou, která může rozhodnout o postupu zpracování e-mailu, je automatický náhled. Jedná se o zobrazení prvních tří neprázdných řádků těla vlastní zprávy pod hlavičkou e-mailu v aktivní složce. Tento text je zobrazen modrou barvou a odsazen zleva. U všech zpráv v aktivní složce tento náhled zobrazíte příkazem Zobrazit Automatický náhled, popř. tlačítkem Automatický náhled v panelu nástrojů Upřesnit. Obr. 1.8: Související zprávy v dialogovém okně Rozšířené hledání Tip Poznámka Obr. 1.9: Řazení e-mailů ve složce Automatický náhled 2121212121OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná První tři řádky neboli automatický náhled zprávy je vhodné zobrazovat pouze u nepřečtených zpráv. Tohoto zobrazení docílíte nastavením typu Zprávy s automatickým náhledem v nabídce Zobrazit Uspořádat podle Aktuální zob- razení). 1.1.2 Jak číst zprávu Předcházející kapitola ukázala několik námětů, které mohou usnadnit třídění příchozí pošty. Zprávy ovšem nepřijímáme pouze proto, abychom je třídili, přesouvali či seskupovali... E-maily jsou důležité svojí informační hodnotou. Přinášejí nám různá sdělení. Někdy ta, která jsou pro nás důležitá, jindy naopak taková, o která zájem nemáme. E-maily proto po příjmu otevíráme, čteme či odstraňujeme neboli zpracováváme. Chcete-li s poštou pracovat tak, aby vás zbytečně neokrádala o čas, naučte se číst zprávy tím nejefektivnějším způsobem. Několik tipů přináší následující text. Před vlastním pohledem do ,,obálky" se zprávou se vyplatí přizpůsobit prostředí složky tak, aby nás práce se zprávami neobtěžovala, ale byla příjemnou a především přínosnou činností. Chcete-li zjistit obsah klasického dopisu, musíte nejprve otevřít obálku a vytáhnout z ní vlastní dopis. Tuto možnost máte samozřejmě i u pošty elektronické. E-mail umístěný v aktivní složce můžete lehce zobrazit v samostatném okně poklepáním myší na příslušnou hlavičku. Je-li hlavička zprávy již vybrána, stačí stisknout klávesu ENTER. Pro opětovné vložení do obálky neboli zavření okna můžete zvolit klávesovou zkratku ALT+F4. Na rozdíl od klasického dopisu ale nemusíte elektronickou zprávu ,,rozlepovat" neboli otvírat do samostatného okna, v tomto prostředí máte rychlejší cestu k dosažení cíle ­ čtení neotevřené zprávy. U dřívějších verzí tak lze učinit v podokně náhledu, jež zobrazíte příkazem Zobrazit Podokno náhledu. U verze 2003 se jedná o podokno pro čtení (Zobrazit Podokno pro čtení Vpravo/ Dole/Vypnuto). Všimněte si intuitivního uspořádání zleva doprava (obr. 1.11): navigační podokno (dříve seznam složek, popř. panel Outlook) ­ obsah složky ­ podokno pro čtení (dříve podokno náhledu) s obsahem e-mailu. Zobrazení podokna pro čtení lze přepínat tlačítkem Podokno čtení v panelu nástrojů Upřesnit. Velmi efektivním pomocníkem při čtení zpráv je klávesa MEZERNÍK. Vyzkoušejte ji! S její pomocí se můžete velmi jednoduše posouvat ,,po stránkách" dlouhého e-mailu i mezi jednotlivými zprávami. Mezi navigačním podoknem (seznamem složek), obsahem aktivní složky a podoknem pro čtení (podoknem náhledu) se můžete přepínat pomocí klávesy TAB. Na závěr povídání o způsobu čtení zpráv je na místě uvést další radu: V jednoduchosti je krása! Při úpravě prostředí pro čtení zpráv buďte ,,střízliví". Není potřeba využít všech možností, které Outlook nabízí. Vyzkoušejte si různé kombinace a sami poznáte, kdy jste s pohledem na obrazovku spokojeni a kdy vám na ní něco vadí. Tip Tip Poznámka 1.1 Na pošťáka čekat nemusíte aneb vyřízení došlé pošty Obr. 1.10: Automatický náhled Podokno pro čtení Zpracování e-mailů Otevření zprávy 2222222222 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná Vyzkoušejte si, že pro každou složku můžete zvolit jiné (co nejúčelnější) zobrazení! 1.1.3 Po přečtení Možná vás nyní napadá následující otázka: ,,Co mohu provést s přečtenou zprávou?" Odpověď naleznete v následujících odstavcích. Nejprve se zmíníme o odstranění zprávy, potom o způsobech odpovědi na e-mail. Příchozí zprávy se standardně zařazují do složky Doručená pošta. Jak již bylo dříve zmíněno, můžete využít automatické zařazení zpráv do vlastních tematických složek (viz kapitola Složky a pravidla). Zůstaňme u klasického případu, kdy přijaté zprávy zpracováváme z výchozí složky z Doručené pošty. Tuto složku chápejte spíše jako startovní čáru. Proč? Přečtené zprávy v ní obvykle neuchováváme natrvalo, ale v případě, že je chceme archivovat, přemísťujeme je do jiných tematických složek. Ty e-maily, které už nebudeme potřebovat, odstraňujeme. Označenou zprávu nejrychleji odstraníte (neboli přesunete do jiné složky ­ Odstraněná pošta) stisknutím klávesy DEL. Tímto není zpráva ještě smazána trvale. Pokud jste se unáhlili, můžete ji ještě ze složky Odstraněná pošta obnovit. Považujete-li některý e-mail opravdu za absolutně nepotřebný (hodný popelnice), můžete jej smazat hned natrvalo klávesovou zkratkou SHIFT+DEL. Pokud jste zprávu otevřeli v samostatném okně, můžete ji odstranit také klávesovou zkratkou CTRL+D. Trvalého odstranění docílíte klávesovou zkratkou CTRL+SHIFT+D. Obr. 1.11: Zobrazení složky s podoknem pro čtení Tip Poznámka Třídění příchozích zpráv 2323232323OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Vyprázdnění složky Odstraněná pošta můžete spojit se zavřením aplikace. K tomu je nutné aktivovat volbu Před ukončením vyprázdnit složku Odstraněná pošta (v nabídce Nástroje Možnosti Jiné). Pokud máte nyní pocit, že složka Doručená pošta musí být stále prázdná, pak tuto ideu opusťte. Ne všechny příchozí e-maily ihned zpracujete. Některé hned vyřídíte a přesunete do jiné složky, jiné co nejrychleji smažete. Určitě vám ale zůstanou takové zprávy, které jen přelétnete rychle okem ­ tedy víte o jejich existenci, ale jejich vyřízení vyžaduje určitý čas ­ a proto je ponecháte v této složce (abyste na ně nezapomněli) na pozdější vyřízení. U těchto napůl zpracovaných e-mailů si můžete nastavit pro lepší orientaci příznak pro zpracování. V dialogovém okně Nastavit příznak pro zpracování můžete zvolit z několika příznaků (Zpracovat, Pro informaci, Předat dál...) a také určit termín splnění. Toto dialogové okno lze jednoduše zobrazit pomocí příkazu Nastavit příznak pro zpracování... v místní nabídce označeného e-mailu, v Outlooku 2003 navíc můžete využívat rychlého označení e-mailů šesti barevnými příznaky. Širší nabídku dialogového okna Nastavit příznak pro zpracování zobrazíte příkazem Zpracovat Přidat připomenutí.... 1.1.4 Jak odpovědět na zprávu Rozhodnete-li se na přijatou zprávu reagovat, můžete si vybrat z několika možností. Reakci můžete zformovat jako zcela novou zprávu, efektivnější ovšem bude využít funkce pro odpověď (slangově řečeno: ,,Odpověz pomocí Re"). Vybranou doručenou zprávu v seznamu aktivní složky lze změnit na odesílanou příkazem Odpovědět, Odpovědět všem, popř. Předat dál. Tyto příkazy můžete Outlooku zadat jak u zavřené zprávy (stačí ji označit v seznamu zpráv ve složce), tak i po jejím otevření v samostatném okně. K tomuto účelu lze využít tlačítka v panelu nástrojů Standardní, popř. příkazy nabídky Akce, naleznete je také v místní nabídce označeného e-mailu. Nejrychlejším způsobem je bezesporu využití klávesových zkratek: Odpovědět: CTRL+R, Odpovědět všem: CTRL+SHIFT+R, Předat dál: CTRL+F. Využijete-li pro odpověď uvedené příkazy, nevytvoříte nic jiného než novou zprávu, v níž můžete zachovat zprávu původní. Tato nová zpráva se zobrazí v samostatném okně. Zda se původní zpráva vloží či nikoli a v jakém formátu, udává předvolba. Předvolbu pro nastavení zprávy při odpovědi naleznete v dialogovém okně Možnosti (v nabídce Nástroje Možnosti), klepnete-li na kartu Předvolby a v oddílu E-mail (Elektronická pošta) na tlačítko Možnosti e-mailu (Možnosti el. pošty...). V dolní části dialogového okna Možnosti e-mailu můžete v oddílu Odpovědi a předávání dál zvolit akci, která se provede při odpovědi na zprávu (V odpovědi na zprávu), popř. při jejím předávání (Ve zprávě předá- Tip Poznámka 1.1 Na pošťáka čekat nemusíte aneb vyřízení došlé pošty Nastavení příznaků pro zpracování zprávy Odpověď na zprávu Obr. 1.12: Nastavení příznaku pro zpracování 2424242424 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná vané dál). Situaci znázorňuje obrázek 1.13. Vhodnou volbou je Zahrnout a odsadit text původní zprávy, popř. Připojit znak před každý řádek původní zprávy. Obr. 1.13: Dialogové okno Možnosti e-mailu V případě příkazu Odpovědět se navíc vyplní v poli Komu... odesílatel původní zprávy. Příkazem Odpovědět všem navíc oproti příkazu Odpovědět definujete jako příjemce nejenom původního odesílatele zprávy, ale také ty, kteří byli uvedeni v poli Kopie.... Obsahoval-li původní e-mail nějakou přílohu, nebude použitím příkazu Odpovědět ani Odpovědět všem zachována. Třetí příkaz Předat dál ­ vytvoří v novém okně, podobně jako v předcházejících případech, zprávu s původním textem, navíc zachová přílohu, samozřejmě ale nenabídne příjemce. Odpovíte-li na zprávu, popř. ji předáte dále, bude původní zpráva doplněna informačním pruhem, který má dvě funkce. První z nich je funkce informační, neboť pruh obsahuje údaje o akci, která byla s původní zprávou provedena. Druhou funkcí je možnost vyhledání tzv. relevantních zpráv. Klepnete-li na odkaz v záhlaví, obdržíte v dialogovém okně Rozšířené hledání informaci o existenci souvisejících zpráv. Poznámka Obr. 1.14: Zpráva po předání dál 2525252525OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná 1.2 Složky a pravidla V předcházejících kapitolách byl několikrát zmíněn odkaz na kapitolu, ve které se máte dozvědět více o práci s tematickými složkami. Tato kapitola právě přichází. Jejím obsahem jsou náměty pro práci se složkami a také způsob, jak zajistit automatické zařazení příchozí zprávy do určité složky. Složky aplikace Outlook si můžete zjednodušeně představit jako jednotlivé přihrádky, v nichž uchováváte různé dokumenty. Do jedné ukládáte přečtené dopisy od dodavatelů, do jiné zařazujete např. dopisy vnitrofiremní, v další archivujete získané vizitky obchodních partnerů... Tuto situaci můžeme jednoduše popsat jako tematické uspořádání kancelářské agendy. Proč byste měli složky využívat? Získáte tím nadhled nad uchovávanými informacemi ­ jsou-li data uspořádanější, pak o nich získáváte lepší přehled a mohou vám při práci více pomoci. Základní strukturu systémových složek nabízenou Outlookem lze dále upravovat podle vlastních potřeb. Můžete vytvářet složky nové, do nich pak další vnořené ­ podsložky. Lze je jednoduše přejmenovávat (název složky volte krátký a výstižný), přesouvat či odstraňovat (včetně jejich obsahu!). Tyto akce můžete jednoduše provést příkazy, které nabízí místní nabídka navigačního podokna (v nižších verzích seznam složek). Otevření složky v novém okně: V navigačním podokně klepněte na složku pravým tlačítkem myši a v místní nabídce zvolte příkaz Otevřít v novém okně. Vybranou složku lze jednoduše přemístit pomocí myši ­ uchopte ji levým tlačítkem myši a přetáhněte na nové místo (pod nadřízenou složku). Systémové složky (Doručená pošta, Pošta k odeslání, Odeslaná pošta, Odstraněná pošta, Koncepty...) nelze mazat ani přejmenovat! Jak vytvoříte novou vlastní složku? Zvolte například již zmíněný příkaz místní nabídky při označené libovolné složce v navigačním podokně ­ Nová složka.... Následovně můžete v dialogovém okně Vytvořit novou složku definovat její název, typ a umístění. Typ určíte podle toho, jaké položky ve složce chcete uchovávat ­ pro e-maily zvolte možnost Položky typu Pošta. Pro vytváření jiného typu (např. vizitek) je určena volba Položky typu Kontakt. Umístění nové složky zvolíte jednoduše označením nadřízené složky ve stromové struktuře ­ neboli novou vlastní složku vytváříte jako podsložku již existujících složek Outlooku. Všimněte si, že jako výchozí složka je vždy označena ta, která byla v seznamu složek aktivní před vyvoláním dialogového okna Vytvořit novou složku. V panelu nástrojů Upřesnit naleznete tlačítko O úroveň výš, které přesouvá označení složky z aktuální úrovně do úrovně vyšší. Tip Poznámka Obr. 1.15: Místní nabídka složky v navigačním podokně Tip Tip 1.2 Složky a pravidla Využívání složek v Outlooku Vytvoření nové složky 2626262626 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná Obr. 1.16: Vytvoření nové složky Následující text přináší náměty, jak využít existující složky pro správu elektronické pošty. Nově příchozí pošta je standardně umístěna do složky Doručená pošta. V této složce obvykle zprávy nenecháváme natrvalo. Již v předcházejících kapitolách bylo naznačeno, jak lze příchozí zprávy dále zpracovávat. Jednou z těchto akcí je zařazení e-mailů (přečtených či nepřečtených) do tematických složek. Ukážeme si, že e-maily lze ze základní složky Doručená pošta přemístit nejenom intuitivním (ale pracným) ručním přetažením myší, ale také efektivněji ­ automaticky (prostřednictvím definovaných pravidel zpracování pošty). Ruční přesun zprávy z jedné složky do druhé provedete jednoduše tak, že ji uchopíte myší a přetáhnete do složky, do které ji chcete umístit. Přidržíte-li při této akci klávesu CTRL, zprávu nepřesunete, ale kopírujete. Pro přesun či kopírování e-mailů můžete využít také příkazy místní nabídky. Přesouvat či kopírovat lze i více zpráv najednou. Všechny zprávy ve složce můžete rychle vybrat klávesovou zkratkou CTRL+A. Další možností je označení souvislého bloku zpráv: označte první a poslední zprávu bloku při současném přidržení klávesy SHIFT. Podržíte-li při výběru zpráv klávesu CTRL, můžete označovat jednotlivé nesousedící zprávy. Prostřednictvím příkazu Uspořádat můžete snáze uspořádat neboli zorganizovat příchozí e-maily. Jak? Zadáte-li příkaz Nástroje Uspořádat, zobrazí se v okně s obsahem složky příslušné nabídky; jednou z nich je možnost vytváření pravidel či změn zobrazení. Tip Přesun a kopírování zprávy Uspořádání e-mailů 2727272727OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Obr. 1.17: Způsob uspořádání složky Doručená pošta Klepnete-li na tlačítko Použití složek, můžete následovně přesunout vybrané zprávy do určité složky nebo nastavit pravidlo, které bude do určité složky všechny určené zprávy přesouvat automaticky ihned po jejich příchodu. Takto lze vytvořit například pravidlo, jež přesměruje všechny zprávy přicházející od kolegů v kanceláři do jedné složky (např. Kolegové). Chcete-li vytvořit novou složku v okamžiku, kdy se již nacházíte v režimu uspořádání, můžete využít tlačítko v pravém horním rohu okna ­ Nová složka (zobrazí dialogové okno Vytvořit novou složku). Další tlačítko ­ Použití barev ­ můžete využít při vytváření pravidla pro barevné označení zpráv splňujících vámi určená kritéria. Lze například definovat pravidlo, podle kterého se budou všechny zprávy od vašeho důležitého obchodního partnera zobrazovat s modrým textem, a tím je na první pohled rychle rozeznáte od ostatních. Při používání barevného odlišení zpráv buďte rozvážní, přemíra barev může naopak vést k nepřehlednosti a nečitelnosti. U pravidelně přicházejících e-mailů je velmi vhodné využívat jejich automatické zařazování do tematických složek. Jak na to? K tomuto účelu je v Outlooku zabudován průvodce pravidly. Ten vám pomůže sestavit pravidlo, které říká, za jakých podmínek, popřípadě výjimek má být provedena s příchozí poštou určitá akce. Pokud chcete nově vytvořené pravidlo spustit pro zprávy v jiné složce, než je složka Doručená pošta, klepněte v nabídce Nástroje na příkaz Pravidla a oznámení... (dříve Průvodce pravidly...) a potom na tlačítko Spustit. Použití pravidel není omezeno pouze na příchozí poštu, pravidla můžete aplikovat také na odesílané e-maily. Nástroj Pravidla a oznámení se jistě stane vaším oblíbeným pomocníkem. Dokáže Tip Tip 1.2 Složky a pravidla Nastavení pravidla pro přesun zpráv Barevné odlišení příchozích zpráv Průvodce pravidly 2828282828 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná nejenom přesouvat e-maily do různých složek, ale umí mnohem víc ­ například jej můžete využít pro předání zpráv dalšímu adresátovi (tzv. přesměrování) či odeslání automatické odpovědi na určitý typ e-mailu ve formě předem vytvořené zprávy. Jindy se vám může hodit zvláštní upozornění na příchozí důležitou zprávu. Použití pravidel si nyní ukážeme prakticky ­ čeká na vás postup vytvoření konkrétního pravidla. Představte si následující situaci. Od jednoho odesílatele vám přicházejí pravidelně e-maily (například informace o novinkách z nakladatelství Grada). Tyto zprávy mají vždy něco společného. Může to být adresa odesílatele či text v poli Předmět. V našem případě to bude jednak vždy stejná adresa odesílatele ­ newsletter@grada.cz, jednak text v předmětu zprávy ­ ,,novinky z nakladatelství GRADA". Tyto údaje sdělíme Outlooku prostřednictvím průvodce pravidly, aby mohl část práce vykonávat za nás ­ zařadit tyto nově příchozí e-maily do určité složky (Grada_novinky). Vyvolejme proto dialogové okno Pravidla a oznámení (Průvodce pravidly) např. příkazem Nástroje Pravidla a oznámení (Průvodce pravidly...). Tlačítko Pravidla a oznámení naleznete také na panelu nástrojů Upřesnit. Poté již můžete začít sestavovat nové pravidlo. Stisknete-li na záložce Pravidla e-mailu tlačítko Nové pravidlo..., objeví se první dialogové okno Průvodce pravidly, v němž můžete zvolit určitou akci z několika již připravených šablon (Přesunout zprávy od uživatele do složky...) a dále definovat její vlastnosti ­ klepnutím na podtržené výrazy v popisu pravidla. Pro jednoduchá pravidla postačí toto dialogové okno, můžete tedy definici pravidla ukončit klepnutím na tlačítko Dokončit. Pro detailnější nastavení zvolte tlačítko Další >. Tak můžete pokračovat prostřednictvím dalších dialogových oken v úpravách pravidla ­ jak v oblasti podmínek, výjimek, tak i v definovaných akcích. Průvodce je velmi intuitivní a definici pravidel určitě zvládnete. Na obrázku 1.18 je zobrazeno pravidlo pro uvedený případ (novinky z nakladatelství GRADA). Obr. 1.18: Pravidlo s podmínkou Pravidla a oznámení Nastavení pravidla pomocí průvodce pravidly 2929292929OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Jednoduché pravidlo např. pro přesunutí příchozí zprávy do tematické složky můžete snadno vytvořit také prostřednictvím dialogového okna Vytvořit pravidlo ­ lze je vyvolat následovně: ve zprávě vyvolejte místní nabídku jména v seznamu Od:, Komu: či Kopie: a zvolte příkaz Vytvořit pravidlo. Sestavme si nyní ještě jedno pravidlo, které ukáže použití výjimky. Představte si podobnou situaci jako v předcházejícím příkladu. Z nakladatelství Grada vám přicházejí kromě e-mailů s novinkami ještě další zprávy obsahující jiná sdělení, ale na rozdíl od předcházejícího případu od více osob, a tedy z několika různých e-mailových adres. Tyto zprávy chcete zařazovat do jiné složky než ty s novinkami, např. Grada_ostatní. Pravidlo se dá vytvořit stejným postupem jako v předcházejícím případě, můžete ovšem využít existence podobného pravidla, to zkopírovat a upravit. Zkusme druhou variantu ­ vytvoření pravidla zkopírováním již existujícího a jeho následnou úpravu. Vyvolejte nyní okno Pravidla a oznámení, označte v něm pravidlo s názvem Grada newsletter a klepněte na tlačítko Kopírovat. Tímto vytvoříte nové pravidlo s názvem Kopie Grada newsletter. Můžete je nyní přejmenovat (např. Grada ostatní) prostřednictvím tlačítka Změnit pravidlo a příkazem Přejmenovat pravidlo. Tlačítkem Změnit pravidlo a příkazem Upravit nastavení pravidla můžete vyvolat již známého průvodce pravidly, s jehož pomocí upravíte stávající podmínky, výjimky a akce. Pro nastíněnou situaci zvolme následující podobu pravidla: přesunout zprávy do složky Grada_ostatní v tom případě, pokud se v e-mailové adrese odesílatele vyskytuje slovo ,,grada" (newsletter@grada.cz, alois.zeleny@grada.cz, marie.bohata@grada.cz) s výjimkou těch zpráv, které současně obsahují v předmětu zprávy text ,,novinky z nakladatelství GRADA". Touto praktickou ukázkou dvou pravidel pro zařazování příchozích zpráv do tematických složek opustíme oblast složek a vrátíme se opět ke zprávě samotné. 1.2 Složky a pravidla Tip Pravidlo s použitím výjimky Vytvoření pravidla zkopírováním a úpravou stávajícího pravidla Obr. 1.19: Pravidlo s výjimkou 3030303030 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná 1.3 Nová zpráva a Netiquette Vytvoření nové poštovní zprávy lze logicky přirovnat k napsání a odeslání dopisu. V obou případech začínáte s prázdným, popř. hlavičkovým papírem, na který napíšete text neboli zprávu, často také připojíte přílohy a zalepíte do obálky, na kterou napíšete adresu příjemce, popř. odesílatele. Co je elektronický papír a jak jej lze získat? Tento ,,papír" pro napsání zprávy není nic jiného než šablona dokumentu, kterou lze otevřít např. stiskem tlačítka Nový na panelu nástrojů Standardní. Tento první krok lze provést také jednodušeji ­ použitím klávesových zkratek. Pro vytvoření nové zprávy můžete využít klávesovou zkratku CTRL+N (je-li aktivní složkou jedna z poštovních složek či Outlook Dnes, popř. CTRL+SHIFT+M (je-li aktivní složkou jiná než poštovní složka). Jaký je poslední krok? Po napsání celé zprávy dokument odešleme (podobně jako u dopisu zalepíme obálku a vhodíme ji do poštovní schránky, např. stiskem tlačítka Odeslat v panelu nástrojů Standardní či použitím klávesové zkratky CTRL+ENTER. Touto akcí zařadíte zprávu do složky Pošta k odeslání ­ zpráva bude odeslána po připojení k internetu a zadání příkazu Odeslat a přijmout. Máte-li pevné připojení k síti, zpráva bude odeslána okamžitě po stisknutí klávesové zkratky. V následujícím textu se dočtete několik tipů a rad, jak lze mezi uvedenými dvěma kroky ­ otevřením prázdné nové zprávy a jejím odesláním (neboli mezi klávesovými zkratkami CTRL+N a CTRL+ENTER) proplout co nejefektivněji. 1.3.1 Záhlaví a tělo zprávy U e-mailu (na rozdíl od klasického dopisu) jsou list se zprávou a údaje na obálce spojeny do jednoho dokumentu ­ tvoří jeden celek. Podívejme se nejprve na ,,obálkovou část" ­ na záhlaví zprávy. Tato část obsahuje dva základní údaje o zprávě ­ její adresáty (pole Komu..., Kopie..., Skrytá...) a krátkou, výstižnou charakteristiku obsahu zprávy (pole Předmět). Pravděpodobně vás nyní bude zajímat, proč existují pro příjemce zprávy tři ,,políčka" a jak je lze využít. Opět můžeme najít ekvivalent v papírové agendě. Na firemní dopis či vnitřní sdělení obvykle uvádíme hlavního příjemce (většinou uvozeného slovy Na, Pro...), ale také další kolegy (Kopie, Na vědomí...), kteří sice nejsou hlavními účastníky ,,akce", ale měli by o ní být informováni. A velmi podobně je tomu také u elektronické zprávy. Do pole Komu... obvykle uvádíme hlavního příjemce (může jich být samozřejmě i více), pro kterého byla zpráva vytvořena a od něhož můžeme očekávat odpověď. Pole Kopie... slouží pro informování dalších osob, které na zprávu mohou, ale nemusí reagovat. Elektronická zpráva obsahuje ještě třetí možnost pro uvedení příjemce ­ slepou kopii (pole Skrytá...). Do tohoto pole můžete zadat adresu takového příjemce, kterému chcete zprávu také poslat, ale nepřejete si, aby o této skutečnosti věděli ostatní příjemci. Důvodem použití tohoto pole může být také utajení e-mailové Poznámka Obr. 1.20: Záhlaví papírové a elektronické zprávy Nová zpráva Odeslání zprávy elektronické pošty Záhlaví zprávy Příjemci zprávy 3131313131OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná adresy příjemce. V tomto okamžiku se nabízí pomyslné první pravidlo e-mailové etikety: nezneužívejte e-mailové adresy. Uvědomte si, že při hromadném odesílání e-mailu několika adresátům najednou zveřejňujete jejich adresy! Používáte-li jako e-mailový editor aplikaci Word, klepněte v nové zprávě na šipku po pravé straně tlačítka Možnosti a následovně na tlačítko Skrytá. Používáte-li jako e-mailový editor aplikaci Outlook (což je doporučeno), zadejte v nové zprávě příkaz Zobrazit Pole Skrytá. Zapnutí nebo vypnutí aplikace Word jako výchozího e-mailového editoru pro všechny nové zprávy lze provést následovně. V okně aplikace Outlook zvolte v nabídce Nástroje příkaz Možnosti a v následujícím dialogovém okně vyberte kartu Formát pošty. V dalším okně zaškrtněte políčko K úpravám zpráv používat aplikaci Microsoft Word, popř. jeho zaškrtnutí zrušte. V předcházejícím textu jsme narazili na pojem etiketa. Nehledejte v tomto pojmu nějaké zákony či příkazy, ale pouze nepsané zásady slušného chování. Jednoduše lze říci: Chovejte se v e-mailové komunikaci stejně ,,na úrovni" jako při komunikaci jiné. Uvědomte si, že e-mail je sice vynikající prostředek pro komunikaci, ale má jednu nevýhodu ­ nevidíte bezprostřední reakci příjemce na vaši zprávu. To může mít za následek mnohá nedorozumění. Chovejte se proto ohleduplně. Stačí držet se jednoho doporučení: Nevytvářejte takové zprávy, které byste vy sami nechtěli ve své poště nacházet! E-mailová etiketa je součástí tzv. netiquette (net etiquette) neboli síťové etikety ­ pravidel chování na internetu. Vraťme se nyní k vlastní zprávě a způsobu definování příjemce. E-mailovou adresu lze do příslušných polí zapsat ručně ­ jejím vypsáním, to ovšem není moc efektivní ani příjemné, navíc se tímto způsobem můžete dopustit chyby. Nepřesně napsaná adresa může v lepším případě způsobit nedoručení zprávy, v tom horším případě může zpráva dojít jinému příjemci, než bylo zamýšleno ­ a opět narážíme na etiketu. E-mail by měl být doručen tomu, komu je jeho obsah určen! Nejen pro zamezení případným ,,překlepům", ale také pro jednodušší vytvoření e-mailu se v praxi využívají adresy předdefinované v seznamech. Je to stejná situace jako při používání mobilního telefonu. Voláte-li někomu častěji, zajisté ,,nevyťukáváte" pokaždé jeho číslo, ale uložíte si je do seznamu, abyste mohli telefonovat rychleji a pohodlněji. Určitě je příjemnější zvolit v seznamu položku ,,Franta", než si pamatovat 604 894 256. U e-mailových klientů, ke kterým se Outlook řadí, lze samozřejmě definovat také seznamy adresátů. Následovně v tomto seznamu snadno vyhledáte ,,Frantu" a nemusíte si pamatovat, a navíc ,,vyťukávat" jeho e-mailovou adresu franta@franta.cz. Do adresáře můžete pohodlně vložit e-mailovou adresu a jméno osoby z doručeného e-mailu. Jak? V poli Od (např. v podokně pro čtení) klepněte pravým tlačítkem myši na jméno, ze kterého se má vytvořit kontakt. V místní nabídce zvolte příkaz Přidat do kontaktů. Zapisujete-li e-mailovou adresu přece jen ručně, pak od verze Outlooku 2002 je tento způsob příjemnější. Pokud vkládáte již jednou použitou adresu, Outlook ji doplní po zadání několika znaků automaticky. 1.3 Nová zpráva a Netiquette Tip Poznámka Poznámka Poznámka Tip Etiketa v e-mailové komunikaci Kontakty neboli seznamy adresátů 3232323232 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná V Outlooku tedy existují adresáře, které tvoří kontakty jednotlivých osob. Součástí kontaktů jsou nejenom jména a e-mailové adresy, ale můžete zde mít uvedeny i další informace, které lze využít pro komunikaci. Více si o kontaktech, které tvoří další typ složky v Outlooku, povíme v kapitole Vizitky aneb kontakty. Klepnete-li na tlačítka Komu... (popř. Kopie..., Skrytá...), můžete příjemce e-mailu vybrat z předdefinovaných seznamů ­ adresářů. Do těchto polí můžete zapsat také neúplná jména adresátů (uvedená v adresáři) a nechat je doplnit Outlookem ­ pomocí tlačítka Kontrola jmen v panelu nástrojů Standardní. Doplnění celého jména docílíte také bez tlačítka ­ přesunem na další pole (např. klávesou TAB). Jednotlivá jména (i neúplná) adresátů v jednom poli se od sebe oddělují znakem středníku (;). Posíláte-li často stejné skupině osob e-mail, není nutné adresáty vždy vkládat jednotlivě ­ můžete si předdefinovat užší, speciální seznamy ­ tzv. distribuční seznamy. Vyzkoušejte klávesovou zkratku CTRL+SHIFT+L. Poznámka Tip Obr. 1.21: Použití příkazu Odpovědět všem 3333333333OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Kdy nemusíte příjemce vyplňovat? V případě, že již odpovídáte na zprávu a použijete příkaz Odpovědět, popř. Odpovědět všem. V případě volby Odpovědět se automaticky doplní v poli Komu... odesílatel původní zprávy. Příkazem Odpovědět všem navíc oproti příkazu Odpovědět definujete jako příjemce nejenom původního odesílatele zprávy, ale také ty příjemce, kteří byli uvedeni v poli Kopie.... Nechcete-li odpovědět všem předdefinovaným, můžete je z pole odstranit ­ označením a klepnutím na klávesu DEL. Nezapomeňte, že jednotliví adresáti musí zůstat odděleni středníkem! Zprávu nemusíte vytvořit vždy ,,celou najednou", její rozpracovanou podobu lze uchovat ve složce Koncepty. Jak? Nedokončenou zprávu (ovšem s minimálně jedním příjemcem) zavřete a v následujícím dialogovém okně potvrďte Outlooku volbou Ano jeho otázku, zda chcete uložit změny. Dalším polem v záhlaví zprávy je Předmět. Již v úvodu této kapitoly bylo řečeno, že se do něho uvádí krátký a výstižný popis obsahu zprávy. Proč byste jej neměli nechávat prázdný? Opět zde narážíme na etiketu. Jedním z ,,odrazových můstků" při třídění přijatých e-mailů je mimo jiné i toto pole. Věnujte mu proto pozornost, vyjádřete v něm co nejvýstižněji smysl zprávy, zjednodušíte tím příjemci zpracování přijatých zpráv. Vyhýbejte se obecným pojmům. Text ,,Pro informaci" není tím nejvhodnějším, na rozdíl od textu ,,Zápis z porady vedoucích oddělení (20. 11. 2003)" či ,,Firma Efekta, s. r. o. uvolnila novou verzi programu DATA". Krátkou zprávu můžete vložit přímo do pole Předmět a tělo zprávy ponechat prázdné! Od verze Outlooku 2002 lze do pole Předmět vložit také hypertextový odkaz. Při odpovědi na zprávu je před text předmětu připojena zkratka Re: (z anglického Reply), při předávání dál Fw: (Forward). Ponechte tyto zkratky na svém místě, opět něco naznačují příjemce má ihned signál o tom, že se jedná o reakci na původní zprávu. Další částí e-mailu je prostor, který obsahuje vlastní text zprávy ­ tělo zprávy. Tento text by měl být sestaven co nejjednodušeji, nejstručněji a nejvýstižněji. Opět něco z etikety: zpráva by neměla příjemce příliš zatěžovat, co nejrychleji by se z ní měl dozvědět pointu. I v tomto případě platí rčení ,,v jednoduchosti je krása". Bude-li přece jenom text vaší zprávy obsáhlejší, čleňte jej do odstavců. Stane se tak přehlednějším a lépe čitelným. Zprávu můžete odeslat stisknutím klávesové zkratky CTRL+ENTER. Vytvoříte-li jednoduchý a krátký e-mail, bude působit jistě profesionálněji než dlouhé ,,vyprávění". K profesionální e-mailové komunikaci také patří jistá zdvořilost a ohleduplnost. Myslete na to, že e-mail může na příjemce zapůsobit různě (z hlediska emocí). E-mailová komunikace je z tohoto hlediska mnohem náročnější než jakákoliv jiná. Vzpomeňte si, kolikrát dochází k nedorozumění i při osobním jednání (i když si vidíte vzájemně z očí do očí)! Nevyužívejte proto e-mail k řešení komplikovaných problémů. Mnohdy je osobní, popř. telefonické jednání konstruktivnější a přínosnější. Na obrázku 1.22 je příklad neprofesionálního použití e-mailu. Text e-mailu je velmi obecný, nekonkrétní a příjemce se k němu může postavit různě. Buď ho tento e-mail urazí ­ a pak se může stát základem dalších ,,e-mailových urážek", nebo jej přejde s tichým úsměvem (je-li profesionálem). V každém případě jeho obsah neřeší existující problém a je pouhým vyjádřením jistých emocí autora. Tip Tip Poznámka Tip 1.3 Nová zpráva a Netiquette Použití příkazů Odpovědět a Odpovědět všem Předmět zprávy Tělo zprávy Neprofesionální e-mail 3434343434 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná Obr. 1.22: Neprofesionální zpráva Text psaný v e-mailu velkými písmeny je považován za křik. Myslete na příjemce a používejte velká písmena s rozvahou. Profesionálněji bude jistě působit text bez ,,hrubek" a překlepů. Věnujte tomuto také pozornost a po napsání si e-mail přečtěte. Píšete-li text, na který se soustředíte po obsahové stránce, můžete se dopustit chyby. Přečtením e-mailu jako celku získáte ucelený dojem a mnohdy vycítíte, že je ještě něco třeba opravit či doladit. Velmi praktickým měřítkem pro sestavení dobré zprávy je dodržování již zmíněné rady: Nevytvářejte a neodesílejte e-mail v takové podobě, v jaké byste ho vy sami nechtěli dostat. E-mail obvykle obsahuje podpis, ať už krátký (B., Blanka, BV), či obsáhlejší. Při vnitrofiremním styku se většinou používá jednodušší podpis, pro styk se zákazníky, obchodními partnery apod. podpis rozšířený. Ten obvykle obsahuje nejenom jméno a příjmení, ale také další kontaktní informace ­ název a adresu firmy, e-mailovou adresu, pracovní zařazení ve firmě, telefon, fax... Podpis může být i delší, proto je vhodné pro něj vytvořit šablonu. Šablon s podpisy můžete mít připraveno více, pro různé situace. Opět je na místě připomenout něco málo z etikety. Používejte automatické podpisy vhodným způsobem. Nevhodný podpis e-mailu může v některých situacích působit až komickým dojmem. Šablonu podpisu můžete sestavit prostřednictvím dialogového okna Vybrat podpis (Nástroje Možnosti Formát pošty Podpisy...). Do e-mailu podpis vložíte tlačítkem Vložit podpis z panelu nástrojů Standardní anebo přes panel nabídek. Podpis se může do zprávy vložit také automaticky ­ viz obrázek 1.23. Poznámka Vytváření a vkládání podpisu Automatický podpis 3535353535OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Obr. 1.23: Nastavení automatického vkládání podpisu Oslovení může být také součástí připravené šablony podpisu (Dobrý den, ...). Jakým způsobem můžete odpovědět na zprávu či ji předat dál, jste se dozvěděli již v kapitole Jak odpovědět na zprávu. Nyní si tuto problematiku připomeneme několika poznámkami o etiketě. Při předání e-mailu dalšímu adresátovi není vhodné měnit obsah samotné zprávy. Proč? Odmazáním části zprávy můžete zkreslit její obsah nebo ji učinit nesrozumitelnou. Negativním důsledkem tohoto kroku může být až její nepochopení. Podobně opatrní buďte také při odpovědi na e-mail. V tomto případě je velmi nepraktické odmazání původní zprávy. Vždy by mělo být jasné, na co vlastně odpovídáte. Myslete opět na příjemce, Tip 1.3 Nová zpráva a Netiquette Předání zprávy v praxi 3636363636 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná nekomplikujte mu orientaci v jeho (i vaší) korespondenci. Při odpovědi na e-mail uveďte odpověď hned na začátek. U zprávy s delším textem, který se vztahuje k více tématům, se často používá způsob odpovědi ,,mezi řádky", kdy jsou odpovědi vloženy co nejblíže k jednotlivým tématům v textu. Následující příklad je ilustrací neprofesionální zprávy. Na obrázku 1.25 vidíte e-mail, v němž se autor snaží sdělit informaci o tom, že mění zaměstnavatele, a v této zprávě se mají adresáti dozvědět jeho novou e-mailovou adresu. Z obrázku vidíte, že získání této informace zbytečně stálo příjemce drahocenný čas. Nejprve totiž museli ,,strávit" množství nedůležitých údajů a teprve v hloubi zprávy našli samotnou informaci. E-mail začíná ,,starou" vizitkou odesílatele, následuje výčet adres, na které rozeslal tento e-mail již v ,,prvním kole", pak teprve následuje sdělovaná informace o nové podobě e-mailové adresy a na závěr opět ,,stará" vizitka. Nevíte, jak mohl takovýto e-mail vzniknout? Pravděpodobně předáním dál již jednou odeslaného e-mailu. Jak vznikl, není zase až tak důležité, podstatné je množství přebytečných informací, které všichni příjemci obdrží (včetně informace o jejich e-mailových adresách). V tomto případě by bylo vhodnější, kdyby autor věnoval chviličku času odmazání přebytečného textu a pro adresy zvolil pole Skrytá... ­ tím by nezveřejnil adresy jednotlivých příjemců. Co říci na závěr? Vytvoříte-li takovouto zprávu, nemáte jistotu, že se všichni příjemci dopracují až k její pointě. Neslučujte více témat do jednoho e-mailu, raději vytvořte e-maily dva. Souvisí to jednak s etiketou, a také v e-mailech udržíte větší pořádek. Myslete na to, že zprávy mohou být dále přeposílány. Na každý e-mail může postupně odpovídat jiná skupina lidí. Podobně jako vkládáte do obálky ke klasickému dopisu různé přílohy ­ např. fotografie, můžete ke zprávě také připojit přílohu ­ soubor. Takto lze předat soubor od jednoho uživatele k druhému. Můžete vytvořit soubor např. ve Wordu (delší textovou zprávu), Excelu (tabulkové vyhodnocení), či ke zprávě přidat zvuk nebo obrázek. Také v této oblasti buďte obezřetní a myslete opět na etiketu. Chceteli poslat objemný soubor, předem se ujistěte, že jej adresát může a chce přijmout. Proč? Mnoho freemailových služeb má omezenou velikost poštovní schránky, řada firemních serverů blokuje přílohy apod. Poznámka Obr. 1.25: Nepřehledný e-mail Etiketa odpovědi na e-mail Nepřehledný e-mail Jak na přílohy Obr. 1.24: Odpověď ,,mezi řádky" 3737373737OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Neměli byste tedy posílat soubory příliš velké (max. do 2 MB), předání objemnějších souborů řešte raději jinými způsoby. V síti internet lze využít tzv. úschovny (soubor umístíte na určité místo a adresát si jej z tohoto místa vyzvedne), popř. hodně velké soubory vypalte na CD a pošlete klasickou poštou. Při přípravě souborů k odeslání e-mailem můžete dále využít komprimování souborů (programy WinZip, WinRAR...). Tento způsob zmenšení souborů je vhodný, jste-li si jisti, že příjemce dokáže takovýto typ přílohy otevřít. Posíláte-li obrázky, zvažte, zda není vhodné jejich velikost zmenšit. Víte, že soubor s příponou .bmp je objemnější než komprimované formáty .jpg nebo .gif? Chcete-li poslat výsledek své analýzy, kterou jste zpracovali v tabulkovém procesoru Excel, uvažte, zda je nutné posílat objemný soubor s mnoha listy ­ možná v některých případech postačí odeslání jednoho výsledného listu. Makra do e-mailu nepatří. Pokud je potřebujete nutně poslat, dohodněte se na této skutečnosti s příjemcem. (O makrech se dozvíte více v kapitole Makra aneb práce všeho druhu). Předcházející slova patřila odesílatelům e-mailů s přílohami, jste-li příjemcem těchto příloh, máte také určité ,,starosti" ­ pro vás je určena následující rada: Pečujte o velikost své e-mailové schránky! Pracujete-li přímo na serveru (např. Exchange Serveru), je velikost vaší e-mailové schránky pravděpodobně omezena. Pokud svou kvótu překročíte, nebude vám dále doručována žádná zpráva, dokud neuvolníte místo ­ neuchovávejte proto v doručené poště zprávy s přílohami a dbejte také na promazávání obsahu složek Odeslaná pošta a Odstraněná pošta. Důležité e-maily archivujte pomocí osobních složek na disku počítače. Osobní složku vytvoříte příkazem Soubor Nový Datový soubor aplikace Outlook (v dřívějších verzích Soubor osobních složek (.pst)...). Tímto vytvoříte samostatný soubor s příponou .pst, umístěný na libovolném místě disku svého počítače. 1.3.2 Zavolat? E-mail? Přistihli jste se někdy v situaci, kdy jste si nebyli jisti, zda právě napsaný e-mail máte odeslat? Neříkali jste si v duchu: ,,Nemám raději zavolat?" Kdy tedy poslat e-mail a kdy zavolat? Také to patří bezesporu k etiketě. E-mail je vhodný určitě v situaci, kdy sdělujeme kolegovi či nadřízenému informaci, kterou od nás nepotřebuje získat ,,okamžitě". V tomto případě je vhodnější než telefon, neboť příjemce nerušíme například při řízení auta či přednášení příspěvku na poradě. Naopak potřebujete-li od kolegy rychlou odpověď, nespoléhejte na e-mail. Nevíte, zda je váš partner v blízkosti svého počítače ­ zavolejte mu! Uvědomili jste si, že existence e-mailů rozšiřuje možnosti komunikace? Vedle osobního jednání, které je v některých případech nenahraditelné, můžete některé akce, které jste dříve vyřizovali osobně či telefonem, přenechat e-mailům. Neznamená to, že byste se nyní měli stát ,,závislými" pouze na e-mailu. Využívejte optimálně všechny dostupné druhy komunikace. Mějte na paměti, že jak telefon, tak e-mail nejsou vždy tím nejvhodnějším řešením. Stále existují situace, kdy je osobní setkání a vysvětlení problematiky z očí do očí nenahraditelné, především při řešení složitých nebo ,,citlivých" situací. Při osobním jednání můžete vedle samotného obsahu rozhovoru mnohé ,,vyčíst" také z výrazu obličeje či pohybů těla nebo ze zabarvení hlasu. Při telefonování je tento výčet již omezen pouze na hlasový projev. Co zbývá e-mailům? Že to není jenom samotný text zprávy, vám prozradí následující odstavce. Proč uživatelé používají v elektronické komunikaci smajlíky? Především proto, že chtějí k prostému textu přidat trochu lidskosti ­ emocí. Názory na to, zda smajlíky do této komunikace patří či Poznámka Poznámka 1.3 Nová zpráva a Netiquette Velikost přílohy Komprimace příloh Možnosti komunikace Osobní setkání bývá někdy nenahraditelné 3838383838 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná ne, se velmi různí. Jejich používání je osobní záležitostí. O smajlících se říká, že polidštily počítačový svět (například tím, že dokáží nahradit klasické lidské pousmání či zamračení nebo svraštění obočí). Faktem zůstává to, že se již definitivně v psané formě komunikace zavedly, tak proč by je lidé nemohli používat? Rozumným používáním smajlíků tedy nic nezkazíte, ale i zde platí známe rčení ­ všeho s mírou. Držte se následujících pravidel: smajlíky používejte pouze v tom případě, že je velká pravděpodobnost, že jejich významu příjemce rozumí, pamatujte na to, že třeba do žádosti o zaměstnání smajlík nepatří. Smajlíky (smileys) lze definovat jako grafický způsob pro vyjádření emocionálních výrazů. Jsou vytvářeny pomocí několika znaků; kombinací dvojteček, středníků, čárek, závorek a dalších znaků ­ např. :-). Jejich význam je určen podobností s obrázkem obličeje. Nejčastěji používaným smajlíkem je náhrada úsměvu či pousmání. Například: ,,Je to super :-)." Chcete-li vyjádřit spíše žertovný úsměv, pak můžete použít následující kombinaci: ,,Mám to pro tebe vše připraveno, zastav se ;-)." Chcete-li vyjádřit zamračení neboli opak úsměvu, stačí změnit ,,úsměvnou" závorku na ,,zamračenou". Například: ,,Opět jedna reklamace :-(." Zdůraznění emoce můžete vyjádřit také přidáním dalších závorek. Například: ,,Tento týden již pátá reklamace :-((." ,,Cena digitálních fotoaparátů je stále příznivější :-))." 1.3.3 Outlook v kanceláři V první části této publikace jsme odhalili základy aplikace Microsoft Outlook v roli správce elektronické pošty. Představili jsme si způsoby vedení elektronické pošty ­ např. její roztřídění k ,,rychlému" vyřízení a na ,,pozdější" vyřízení... Také jsme se dotkli etikety e-mailů. Tímto nejsou zdaleka možnosti aplikace vyčerpány. O Outlooku můžeme říci, že pomáhá nejenom při práci se zprávami, ale dále také při vedení kalendáře, kontaktů či úkolů. V předposlední, sedmé kapitole této knihy se naučíte Outlook využívat dále pro správu osobních informací neboli kontaktů. Dozvíte se mimo jiné, že elektronická vizitka má oproti papírové jisté výhody a že kontakty uložené v prostředí Outlooku můžete využít také v jiných aplikacích. Nyní ovšem ještě zdaleka nekončíme, pracovní den je v plném proudu. Co je v tomto okamžiku za námi? Zpracování e-mailů. Co nás čeká? Odchod na poradu. V aplikaci Outlook je zabudován pro evidenci a plánování různých aktivit modul s názvem Kalendář. Vložíte-li do něho jednotlivé události (konání porad, služebních cest, jednání...), získáte uspořádaný přehled o svých činnostech. Poznamenejte si průběh dne do kalendáře: Od půl desáté do deseti chcete dodělat podklady na následující poradu. V deset hodin odcházíte na poradu, která se koná pravidelně každé úterý. V jedenáct hodin třicet minut máte v plánu účast na semináři na téma Společné prvky Office, makra. Od půl druhé budete s týmem svých spolupracovníků řešit návrh formuláře pro zjištění zájmu o školení programů Office. Ve tři hodiny se setkáte se zástupcem firmy NOVATO, budete jednat o nových podmínkách spolupráce. Poznámka Vyjádření emocí v e-mailech Jak lze vyjádřit jednotlivé smajlíky pomocí znaků Co ještě umí Outlook kromě elektronické pošty Co nás čeká po vyřízení pošty Zachycení pracovního dne v kalendáři 3939393939OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Jak můžete začít s vkládáním jednotlivých událostí? Způsobů je několik, vyberme dva nejpraktičtější. Z kteréhokoliv místa v Outlooku stisknutím klávesové zkratky CTRL+SHIFT+A; pokud se nacházíte již ve složce Kalendář, stačí CTRL+N. Tímto zobrazíte prázdný formulář pro událost ­ vyplňte ho, zcela intuitivně. Za zmínku stojí tlačítko Opakování...; klepnete-li na ně, můžete definovat opakování události (porada je každé úterý). Obr. 1.26: Událost Kalendář umí spolupracovat s e-maily, kontakty i ostatními funkcemi Outlooku. Vyzkoušejte: přetáhněte e-mail nad složku Kalendář, vytvoříte tím událost s obsahem e-mailu. V podokně Kalendář můžete klepnout na libovolné časové pole a začít psát stejným způsobem (a tím vytvořit událost) jako při zápisu do diáře. Události můžete podobně jako e-maily zobrazovat různými způsoby. V tomto případě je nejlepším učitelem praxe ­ vyzkoušejte si různá zobrazení, přepnutím v navigačním podokně v panelu Aktuální zobrazení. Na obrázku 1.27 je uvedeno zobrazení kalendáře Den/týden/měsíc pro jeden den. Ovládání všech modulů Outlooku ­ pošty, kalendáře, úkolů, poznámek... je velmi podobné a intuitivní, využívejte také složku s úkoly ­ na žádný pak nezapomenete. Poznámka Tip 1.3 Nová zpráva a Netiquette Tip Zaznamenání události do kalendáře 4040404040 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná K rychlému přesunu mezi složkami Outlooku můžete od verze 2003 využít klávesové zkratky CTRL+ČÍSLICE JEDNA AŽ OSM. Např. do složky Doručená pošta se lze přepnout pomocí zkratky CTRL+1, podobně CTRL+2 je funkční pro Kalendář, CTRL+3 zobrazí Kontakty, CTRL+4 patří Úkolům... S kapitolou o Outlooku se rozloučíme informací o stránce Outlook Dnes. Na stránce Outlook Dnes získáte rychlý přehled nejen aktuálního dne, ale také několika dní příštích. Již dnes si můžete připomenout, co vás čeká příští pracovní den! Tato stránka obsahuje seznam nových zpráv elektronické pošty, událostí daného týdne a úkolů. Představuje nejsnazší způsob získání přehledu o blížících se aktivitách. Obr. 1.27: Kalendář ­ zobrazení Den, týden, měsíc Obr. 1.28: Outlook Dnes Přesun mezi složkami Outlooku Outlook Dnes 4141414141OFFICE 2003 Pracovnídenzačíná Můžete ji snadno upravit prostřednictvím tlačítka Upravit Outlook Dnes... (naleznete je v pravém horním rohu stránky). Stránku Outlook Dnes můžete mimo jiné nastavit tak, aby byla při spuštění aplikace Outlook otevírána jako první. S Outlookem pak pracovní den opravdu začíná... Shrnutí Outlook umí velmi dobře spravovat osobní data uživatelů a je komplexním nástrojem pro práci s elektronickou poštou. Nově příchozí zprávy obvykle naleznete ve složce Doručená pošta. Nově přijaté zprávy lze ze složky Doručená pošta automaticky přesunout do tematické složky. Související e-maily lze zobrazit pomocí rozšířeného hledání. K uspořádání dat pomáhají složky a pravidla. Příkazem Uspořádat lze jednoduše přesunout vybrané zprávy do určité složky nebo nastavit pravidlo pro automatické přesouvání. Průvodce pravidly slouží k sestavení libovolného pravidla pro práci se zprávami. Pro skupiny adresátů jsou určeny distribuční seznamy. Důležité e-maily archivujte pomocí osobních složek na disku počítače. Kalendář Outlooku umí spolupracovat s e-maily, kontakty i ostatními funkcemi programu. Stránka Outlook Dnes poskytuje přehled o blížících se aktivitách. Otázky k procvičení Lze řadit e-maily ve složce? Co je automatický náhled? K čemu se využívá příznak priority? Jaký je rozdíl v použití klávesových zkratek DEL a SHIFT+DEL při odstraňování e-mailu? K čemu se používá klávesová zkratka CTRL+R? Znáte klávesovou zkratku pro označení všech zpráv ve složce? Lze přejmenovat jakoukoli složku? Je při odstranění složky smazán také její obsah? Můžete u e-mailu použít tzv. slepou kopii? V které složce se uchová rozpracovaný e-mail? Vytvořili jste si již vlastní podpis? Jaký je váš názor na smajlíky v e-mailu? Lze pravidla použít také pro odeslanou poštu? Shrnutí Cvič ení-námět-ot ázky Otázky k procvičení 4242424242 OFFICE 2003 1. Pracovní den začíná 4343434343OFFICE 2003 Kancelářskáagenda Kancelářská agenda Které programy Office využijeme při přípravě na poradu 2. 2.1 O textových dokumentech Hodiny pracovního dne utíkají ­ o půl desáté se přihlásí Outlook s připomenutím přípravy na poradu, pět minut před desátou to bude již napjatější ­ porada totiž začíná již v deset hodin. K přípravě různých podkladů pro poradu a také následnému zpracování úkolů můžete využít další programy Office. V následujících dvou částech knihy se objeví jednoduchá řešení konkrétních pracovních záležitostí v různých prostředích Office. Nejprve se zaměříme na práci s textovým editorem. Najdete zde náměty pro zpracování běžného textu i vkládání tabulek. Tabulka se stane hlavním tématem další části knihy. Poznáte, že tabulku můžete vytvořit jak v textovém editoru (Word), tak v tabulkovém procesoru (Excel). Dozvíte se mimo jiné odpověď na otázku, kdy je vhodné vytvořit tabulku pomocí Excelu a kdy je lepší zůstat ve Wordu. Víte, že s pojmem tabulka pracujeme také v dalším z programů Office ­ v databázovém prostředí Access. Nyní ovšem teprve začínáme, otevřeme si textový editor Word a budeme pracovat na podkladech pro poradu. 2.1 O textových dokumentech Určitě pro vás následující situace není neznámá. Jak reagujete, pokud si potřebujete zapsat určitou informaci? Sáhnete po nějaké tužce a papíru, který je právě ,,po ruce", nebo s konkrétním úmyslem 4444444444 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda zapíšete text např. do sešitu či bloku. V elektronické podobě neboli textovém editoru to funguje úplně stejně. Papír pouze nahradí elektronický dokument a místo tužky je tu klávesnice a něco navíc ­ myš. Chcete začít psát na úplně prázdný papír? Stiskněte ve Wordu kombinaci kláves CTRL+N a nový prázdný soubor je vám k dispozici! Začnete-li psát do nového souboru, nezapomeňte jej uložit (pod výstižným názvem). Během vytváření textu využívejte průběžné ukládání (CTRL+S). 2.1.1 Bez psaní to nejde ­ vzniká základní text Blikající kurzor na obrazovce signalizuje místo, do kterého můžete okamžitě začít zapisovat první znaky, slova či věty. Rozhodli jste se pracovat s textem, je tedy na místě vytvořit základní text, s kterým budete následovně pracovat. K tomu vám postačí prozatím ,,všech deset". Dopustíte-li se při psaní základního textu omylu, můžete jej lehce napravit, aniž byste museli začít s prací od začátku (jak bývalo zvykem u psacích strojů!). Při psaní textu i při opravách je důležitá pozice kurzoru! Chcete-li vkládat text, umístěte kurzor do toho místa, kde má přidávaný text začínat. Pozor na klávesu INSERT! Jejím nechtěným stisknutím může dojít k následnému přepisování textu napravo od kurzoru. Zapnutí funkce přepisování je doprovázeno symbolem PŘES na stavovém řádku Wordu. Funkci můžete také vypnout (popř. zapnout) poklepáním myší na tento symbol. Při odstraňování textu vám mohou pomoci klávesy DEL a BACKSPACE. Chcete-li odstranit jednotlivé znaky textu, sledujte pozorně umístění kurzoru. Klávesou DEL odstraníte znak napravo od kurzoru, klávesou BACKSPACE znak nalevo od kurzoru! Podobně můžete odstranit celé slovo: nalevo od kurzoru klávesovou zkratkou CTRL+BACKSPACE, napravo od kurzoru CTRL+DEL. Chcete-li nahradit text, označte jej a začněte psát (vybraný text je automaticky nahrazen nově psaným textem). Klávesou DEL označený text odstraníte. Označený text můžete přesouvat myší do jiného místa. Při současném stisku klávesy CTRL docílíte zkopírování označeného textu. Kopírování lze zajistit také pomocí schránky Office. Vyzkoušejte kombinaci klávesových zkratek: CTRL+C (kopírovat) a CTRL+V (vložit). Při zapisování textu nezapomínejte, že textový editor rozezná konec řádku sám a bez vaší pomoci přejde na další řádek. Stisknete-li klávesu ENTER, porušíte tuto vazbu a text rozdělíte na samostatné odstavce. Principy práce s textem, které běžně využíváte v textovém editoru, můžete využít i při práci v ostatních programech Office! Také se vám to stává? Omylem si přepnete klávesu CAPSLOCK a po nějakou dobu píšete ,,obrácená" písmena ­ místo malých velká a naopak. Náprava je snadná, pomůže dialogové okno Změnit velikost písmen. Označte text a zadejte příkaz Formát Velká písmena.... V dialogovém okně Změnit velikost písmen si jistě už z možností vyberete. Poznámka Poznámka Tip Tip Upozornění Papír versus dokument ve Wordu Elektronické dokumenty lze opravovat Jak odstraníme text 4545454545OFFICE 2003 Kancelářskáagenda Tab. 2.1: Užitečné klávesové zkratky 2.1.2 Times a ti ostatní aneb formát znaku Pojem Times znáte pravděpodobně z novinářské branže, ve které také v minulosti vznikl. V prostředí textového editoru se jedná o jeden z řady fontů, jenž získal své pojmenování podle novin, které jím byly poprvé tištěny. Základní text, který jste již ,,napsali na papír", můžete v textovém editoru upravit formátováním. Proč byste jej měli upravovat? Především proto, aby text nepůsobil ,,jednolitě", ale výrazně. Tím vytvoříte nejenom přehlednější dokument, ale zároveň získáte dokument s profesionálním vzhledem. Jednou z mnoha možností formátování je změna písma. Jaká písma můžete při práci využívat, prozrazuje seznam textového pole Písmo panelu nástrojů Formát (obrázek 2.1). Před vlastním formátováním nezapomínejte na to, že je důležité označit neboli vybrat text, který chcete upravovat. Poklepete-li myší na určité slovo, označíte právě toto jedno slovo. Chcete-li vybrat větu, klepněte na ni současně s podržením klávesy CTRL. Tažením kurzoru přes určitou oblast docílíte označení libovolného rozsahu textu. Řádek lze označit prostým klepnutím vlevo od něj (kurzor se změní v šipku směřující doprava). Chcete-li označit více řádků, klepněte vlevo od prvního z nich a táhněte kurzorem daným směrem (nahoru, popř. dolů). Odstavec můžete označit poklepáním na jeho levý okraj nebo trojím klepnutím do odstavce. Klepnete-li třikrát na levý okraj textu, označíte celý dokument (totéž umí klávesová zkratka CTRL+A). Klávesa F8 reprezentuje rozšířený výběr. Jejím postupným stisknutím lze označit podle umístěného kurzoru slovo, větu, odstavec či celý dokument. Zapnutí této funkce je zajištěno prvním stisknutím F8 a je doprovázeno symbolem ROZ na stavovém řádku. Funkci můžete vypnout (popř. zapnout) poklepáním myší na symbol ROZ na stavovém řádku nebo pomocí klávesy ESC. Typ výchozího fontu v novém prázdném dokumentu určuje nastavení v šabloně pro nový dokument (Normal.dot). Změnu výchozího písma lze nastavit prostřednictvím výběru fontu v dialogovém okně Písmo a potvrzením tlačítka Výchozí. Toto dialogové okno vyvoláte příkazem Formát Písmo. Tip 2.1 O textových dokumentech Texty lze formátovat Změna písma Možnosti označení textu Klávesová zkratka Akce SHIFT+F3 Cyklická změna písmen: velká ­ malá ­ velké počáteční písmeno ­ velká... CTRL+SHIFT+A První stisk změní všechna písmena textu na velká, druhý stisk zpět na malá. Poznámka Obr. 2.1: Pole Písmo 4646464646 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda Změna písma, jak byla již naznačena v předcházejícím textu, patří k tzv. formátování znaků. Co lze se znaky provádět? Můžete měnit písmo ­ například jeho druh či velikost. Také jej můžete např. podtrhnout či zabarvit... Horním či dolním indexem lze provést kouzlo posunutí a zmenšení znaku ve svislém směru (H2 O). Na formátování znaku dále navazuje formátování odstavce. Při formátování znaků můžete pro nejčastěji používané akce využít tlačítka v panelu nástrojů Formát, širší nabídku formátování obsahuje dialogové okno Písmo (vyvoláte je příkazem Formát Písmo..., tuto volbu naleznete také v místní nabídce). Různé druhy písem můžete využívat díky tomu, že každé písmo ­ jeho definice ­ je uloženo jako samostatný soubor (naleznete jej ve složce ...\Windows [Winnt]\Fonts). Nezapomínejte: Před formátováním označte znaky, popř. umístěte kurzor do místa, kde chcete změnu aplikovat! Prohlédněme si nyní detailněji panel nástrojů Formát (obr. 2.3). Na tomto panelu naleznete pole pro změnu stylu, druhu písma a jeho velikosti, dále tlačítka ve formě přepínačů pro řez písma ­ tučné, kurziva a podtržení... V poli Písmo uvidíte po rozbalení nejprve naposledy použitá písma, poté následuje abecední seznam dostupných písem (rozdělení je graficky zvýrazněno dvojitou čárou). Pro změnu velikosti je určeno pole Velikost písma, které také můžete rozbalit a vybrat příslušnou velikost. Můžete také přímo zapsat velikost v bodech (8,5) z klávesnice a potvrdit klávesou ENTER. Chcete-li zjistit, zda je velikost písma všude v označeném bloku shodná, označte jej a podívejte se do pole Velikost písma. Vyskytují-li se v bloku různé velikosti, nebude v tomto poli uvedena žádná hodnota. Chcete-li zkoumat jednotlivé části textu, využijte informační bublinovou nápovědu, která prozradí údaje o formátování v místě kurzoru. Nejprve doplňte kurzor o otazník klávesovou zkratkou SHIFT+F1 a pak již klepejte do příslušných míst v textu. Poznámka Tip Poznámka Tip Formátování znaků Panel nástrojů Formát Obr. 2.2: Dialogové okno Písmo Obr. 2.3: Panel nástrojů Formát 4747474747OFFICE 2003 Kancelářskáagenda Styl, druh, řez písma či jeho velikost můžete změnit během psaní textu. Změna je platná vždy od místa, kde je umístěn kurzor. Právě jsme přepnuli na tučné písmo, nyní jsme je zase vypnuli. V dalším bloku tlačítek naleznete možnosti pro zarovnání textu v odstavci ­ Zarovnat vlevo, Zarovnat vpravo, Zarovnat na střed či Zarovnat do bloku. Grafické zobrazení na tlačítkách intuitivně napovídá, o jaké způsoby zarovnání se jedná. Při použití tlačítka pro zarovnání do bloku je text zarovnán k oběma okrajům. Podíváte-li se na tlačítko Zvýraznění, určitě vás napadne, pro jaký účel je můžete využít ­ pro zbarvení podkladu. Toto tlačítko opět nabízí naposledy použitou barvu, kterou můžete po rozbalení změnit z nabídky dostupných barev. Podobně funguje také tlačítko Barva písma. Jak již název napovídá, můžete jeho prostřednictvím změnit barvu textu. Tlačítkem Ohraničení lze text ohraničit. Širší možnosti pro formátování znaků a odstavce naleznete v dialogovém okně Písmo na kartách Písmo, Proložení znaků či Textové efekty. Na panelu nástrojů Formát je dále umístěno textové pole Styl. Jedná se o styl odstavce neboli formát odstavce, který je pojmenován a uložen. Proto jej můžete opakovaně použít a nemusíte v každém odstavci ručně zadávat formátování. Vyberete-li z panelu nástrojů Formát v poli Styl příslušný typ, je přiřazen odstavci, který je označen nebo v kterém je právě umístěn kurzor. Každý odstavec, který vytvoříte, je založen na stylu Normální. Chcete-li tento styl upravit nebo vytvořit nový, vyvolejte dialogové okno Styl (z nabídky Formát Styl...). Na panelu nástrojů Formát jsou dále umístěna tlačítka pro formátování odstavců (odrážky, číslování, odsazení), o nichž se více dozvíte v části Úprava textu do odstavců. Panel nástrojů Formát obsahuje ještě další tlačítka ­ Jednoduché řádkování, Mezery 1,5, Dvojité řádkování, Horní index, Dolní index, Jazyk. Další tlačítka lze na panel nástrojů přidat klepnutím na tlačítko se šipkou (po pravé straně panelu) a následným zadáním příkazu Přidat či odebrat tlačítka. Zastavme se na chvilku u způsobu zobrazení indexů. Prostřednictvím tlačítka Dolní index dokážete napsat například H2 O. Podobně můžete využít tlačítko Horní index pro zápis m2 . Tlačítka opět fungují jako přepínače. Pro formátování indexů můžete kromě tlačítek použít také klávesové zkratky (horní index: CTRL+1, dolní: CTRL+=). Klávesu čísla 1 použijte z horní řady základních kláves, nikoli z numerické klávesnice. Panel nástrojů si můžete upravit podle svých potřeb. Na panel lze například přidat tlačítka či je odebrat, můžete si panel umístit do místa, které vám nejlépe vyhovuje. Jak lze panely nástrojů ovládat? O této problematice pojednává kapitola Programy ovládáme příkazy, mimo jiné se v ní dozvíte, že ovládání aplikací Office je velmi podobné a intuitivní. Tip Poznámka Tip Poznámka Poznámka Poznámka 2.1 O textových dokumentech Zobrazení indexů 4848484848 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda 2.1.3 Jak napíšu... Ne vždy je nabídka klávesnice pro zápis textu dostačující. Potřebujete-li zapsat znak, který na klasické klávesnici není, pomůže vložení znaku či symbolu. Příkazem Vložit Symbol... vyvoláte dialogové okno, v němž lze v závislosti na typu písma zvolit další znaky z mapy znaků. Některé symboly lze rychle zapsat prostřednictvím klávesových zkratek, popř. Alt-sekvencí. Alt-sekvencí se rozumí zápis kódu, který má za následek zobrazení příslušného znaku. Jak? Stisknutím levé klávesy ALT, jejím podržením a současně zadáním příslušného číselného kódu na numerické klávesnici. Klávesová zkratka Akce CTRL+D Vyvolá dialogové okno Písmo CTRL+B Tučné písmo CTRL+U Podtržení CTRL+SHIFT+W Podtržení slov, kromě mezer CTRL+I Kurziva Tab. 2.2: Užitečné klávesové zkratky (použití řezu písma) Klávesová zkratka Akce CTRL+E na střed CTRL+J do bloku CTRL+L doleva CTRL+R doprava Tab. 2.3: Užitečné klávesové zkratky (zarovnání odstavce) Poznámka Tab. 2.5: Užitečná klávesová zkratka Klávesová zkratka Akce CTRL+SHIFT+Q Změna vybraného textu na písmo typu Symbol Vložení znaku či symbolu Zkratka Znak, symbol Typ písma Použití ALT+137 Times New Roman 5 ALT+0181 Times New Roman 5,45 A ALT+0177 Times New Roman 0,005 mm ALT+0198 Symbol 5 cm ALT+0229 Symbol 2056 ALTGR+E Times New Roman 50 ALT+CTRL+R Times New Roman Microsoft ALT+CTRL+T TM Times New Roman WindowsTM Wingdings 222 333 444 Tab. 2.4: Několik příkladů Alt-sekvencí 4949494949OFFICE 2003 Kancelářskáagenda 2.1.4 Další tipy pro vkládání textu Víte, jak lze napsat znak stupně Celsia (5 °C)? Nemusíte hledat zvláštní symbol ­ je na klávesnici trošku schovaný, ale najdete ho (horní levý roh)! Znak se na obrazovce monitoru zobrazí až po zadání následujícího znaku, popřípadě po stisku klávesy MEZERNÍK. K jeho zápisu můžete zvolit i Alt-sekvenci (číselný kód je 0176). Víte, jak správně napsat spojení číslice a znaku ,,procenta" či ,,promile"? Zastupuje-li znak podstatné jméno (dvě procenta), pak nezapomeňte, že mezi číslicí a znakem musí být napsána mezera (2 %, 5 )! Jak je chápán zápis 5%? Ten vyjadřuje tvar ,,procentní" (pětiprocentní). Jak napsat co nejrychleji zavináč (@)? Pracujete-li s českou klávesnicí typu QWERTZ (umístění písmen Y a Z odpovídá klasickému psacímu stroji), pak stiskněte kombinaci kláves CTRL+ALT+V. V případě klávesnice typu QWERTY CTRL+ALT+Ě (umístění písmen Y a Z odpovídá anglické klávesnici ). Lze využít i Alt-sekvenci s číselným kódem 064. Jak je to s ochrannými známkami? Registrovaná ochranná známka (Microsoft) se píše za chráněný název (bez mezery). Autorská ochranná známka se píše před jméno vlastníka autorských práv a je oddělena mezerou ­ například Efekta, s.r.o. Znak copyrightu lze automaticky ve Wordu (i v Excelu) zapsat posloupností levé kulaté závorky, malého písmene c a pravé kulaté závorky ­ za jednoho předpokladu. Musíte mít zapnutou volbu Nahrazovat text během psaní (v nabídce Nástroje Možnosti automatických oprav...). Využívejte volbu automatického nahrazování. Zachytí při psaní textu různé překlepy. Seznam pro nahrazování můžete přizpůsobit svým potřebám! 2.1.5 Datum a čas bez ,,datlování" V dokumentech se často vyskytuje informace o datu. Datum můžete samozřejmě zapsat stejně jako jiný text, při zápisu aktuálního data či času lze využít také další možnosti ­ vložení data či času prostřednictvím dialogového okna Datum a čas. Vyvoláte je zadáním příkazu Vložit Datum a čas.... Volbou Aktualizovat automaticky v dialogovém okně Datum a čas zajistíte obnovení data, popř. času při otevření či tisku dokumentu (datum, popř. čas vkládáte do dokumentu nikoli jako text, ale ve formě pole). Tip Tip Obr. 2.4: Nahrazování textu během psaní Poznámka 2.1 O textových dokumentech Zápis stupňů Celsia Procenta a promile Registrovaná ochranná známka a copyright Datum a čas 5050505050 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda Víte, jak správně zapsat datum? Skládá se ze tří částí: dne, měsíce a letopočtu. Den a měsíc se obvykle píší arabskými číslicemi s tečkou. Pro měsíc se používají i římské číslice či slovní vyjádření. Pro letopočet jsou určeny arabské číslice bez tečky (letopočet bývá často zkracován, např. ,,v letech 2003­04". Mezi jednotlivé části (za dnem a měsícem) se vkládají mezery (1. 6. 2003, 1. června 2003). 2.1.6 Úprava textu do odstavců Text lze rozdělit na jednotlivé odstavce ­ stisknutím klávesy ENTER v příslušném místě. Tímto úkonem vložíte do tohoto místa znak konce odstavce, který patří mezi tzv. formátovací znaky. Odstavec je část textu, která má vlastní formátování, například zarovnání, mezery a styly. Co říkají formátovací znaky? Přináší informace o tom, co se děje v dokumentu v rámci jeho struktury. Zobrazíte je klepnutím na tlačítko Zobrazit nebo skrýt na panelu nástrojů Standardní. Jaké rozeznáváme formátovací znaky? Například vloženou mezeru (grafické zobrazení: malá tečka), pevnou mezeru (grafické zobrazení: kroužek) či konec odstavce (grafické zobrazení: ). Pevná mezera ,,drží" u sebe slova, u kterých je vhodné jejich přetažení na další řádek (např. jednohláskové předložky či spojky by neměly zůstat na konci řádku, podobně by neměl být oddělen titul a jméno, číslovky a zkratky jednotek, datum psané číslicemi...). Textový editor ,,hlídá" některé situace a vkládá pevné mezery automaticky. Chcete-li vložit do textu pevnou mezeru ručně, stiskněte kombinaci kláves CTRL+SHIFT+MEZERNÍK (popř. ALT+0176). Další formátovací znaky, se kterými se můžete setkat, se vytvoří v místě použití klávesy TAB či při pevném ukončení řádku. Pevný konec řádku ukončí řádek, aniž by došlo k vytvoření nového odstavce (stisknutí kombinace kláves SHIFT+ENTER). Zobrazování značek formátování můžete definovat v dialogovém okně Možnosti na kartě Zobrazení (nabídka Nástroje Možnosti Zobrazení). V oddílu Značky formátování zaškrtněte příslušné volby nebo je naopak zrušte. Obr. 2.5: Zobrazení formátovacích znaků Doposud jsme se pohybovali v prostředí textového editoru a ukázali jsme si typickou práci s textem. Je čas pokročit dál a naučit se používat prvky, které dokáží text zpřehlednit. Proto se nyní seznámíte s pojmy odrážka a číslování a také se spřátelíte s tabulátory. Poznámka Poznámka Správný zápis data Formátovací znaky Pevná mezera Pevný konec řádku 5151515151OFFICE 2003 Kancelářskáagenda Tab. 2.6: Užitečné klávesové zkratky (pohyb kurzoru v textu dokumentu) 2.2 Uspořádané dokumenty Ke kancelářské agendě patří zpracování různých textových dokumentů (vnitřní sdělení, zápisy z porad...), které často obsahují nejen souvislý text, ale také heslovité údaje či tabulky. Pro zápis heslovitého textu lze ve Wordu využít odrážky nebo číslování odstavců. Dalším prvkem, který bezesporu pomáhá při úpravě dokumentů, jsou tabulátory a v neposlední řadě také tabulky. Proč byste měli používat výše zmíněné prvky? Dokáží lépe uspořádat, a tím také prezentovat výsledky vaší práce. Sestavujete-li například zápis z porady, na které jste jednali o výši plánu výroby na příští rok, bude vhodné, když tyto informace uspořádáte do tabulky. S tabulkou se vám bude v některých případech pracovat lépe než s textem zarovnaným pomocí tabulátorů. Můžete s ní následně jednodušeji manipulovat ­ například ji přesunout či zkopírovat na jiné místo či měnit její velikost. Odrážky či číslování zase zpřehlední výčet položek nebo seznamy. Klávesová zkratka Akce ŠIPKA VLEVO O jeden znak vlevo ŠIPKA VPRAVO O jeden znak vpravo CTRL+ŠIPKA VLEVO O jedno slovo vlevo CTRL+ŠIPKA VPRAVO O jedno slovo vpravo CTRL+ŠIPKA NAHORU O jeden odstavec nahoru CTRL+ŠIPKA DOLŮ O jeden odstavec dolů ŠIPKA NAHORU O jeden řádek nahoru ŠIPKA DOLŮ O jeden řádek dolů END Na konec řádku HOME Na začátek řádku ALT+CTRL+PAGE UP Na začátek okna ALT+CTRL+PAGE DOWN Na konec okna PAGE UP O jednu obrazovku nahoru (posuv) PAGE DOWN O jednu obrazovku dolů (posuv) CTRL+END Na konec dokumentu CTRL+HOME Na začátek dokumentu SHIFT+F5 Cyklicky přechází na poslední tři editovaná místa dokumentu. Po otevření rozpracovaného dokumentu vás přenese na místo, kde se nacházel kurzor před posledním zavřením dokumentu. 2.2 Uspořádané dokumenty Přehledný text díky odrážkám, číslování, tabulátorům a tabulkám 5252525252 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda 2.2.1 Odrážky se hodí... Než se dostaneme k tabulátorům a tabulkám, zastavme se na chvilku u odrážek a číslovaných seznamů. Není to nic jiného než formátování odstavce! Jejich prostřednictvím pouze upravíme text a doplníme jej o grafickou značku. Tato značka je automaticky vloženým znakem. Odrážky používáme u textu, jenž je tvořen výčtem či seznamem a jejž chceme ,,odsadit". Jejich použití je vhodné u textu, který nevytváří chronologické posloupnosti či priority ­ pro takové případy je lepší zvolit číslované seznamy. Prostřednictvím tlačítek Zmenšit odsazení a Zvětšit odsazení panelu nástrojů Formát můžete upravovat velikost odsazení (posunutí okraje odstavce). Téhož docílíte klávesovými zkratkami CTRL+M, resp. CTRL+SHIFT+M. Označený text můžete nejjednodušeji doplnit o odrážky prostřednictvím tlačítka Odrážky v panelu nástrojů Formát. Takto vložíte naposledy použitý formát odrážek. Podobně můžete vytvořit i číslovaný seznam ­ prostřednictvím tlačítka Formát číslování. Tímto krokem vytvoříte číselný číslovaný seznam, nikoli naposledy použitý. (Číslovaný seznam může být i abecední.) Tlačítka pro tvorbu seznamů fungují jako přepínač. Chcete-li použít jiné grafické zobrazení odrážky, můžete si vybrat z galerie symbolů na kartě Odrážky dialogového okna Odrážky a číslování. Lze jej vyvolat příkazem Formát Odrážky a číslování..., popř. stejnou volbou v místní nabídce. Podobně můžete zvolit i číslování na kartě Číslování dialogového okna Odrážky a číslování. V dialogovém okně Odrážky a číslování je umístěna ještě třetí karta ­ Víceúrovňové. Jak už název napovídá, můžete jejím prostřednictvím vytvořit víceúrovňové seznamy. Existující seznam můžete upravit na víceúrovňový seznam (až do devíti úrovní) změnou úrovně hierarchie položek v seznamu. Označte text položky nebo klepněte před text a následovně stiskněte klávesu TAB, popř. klávesy SHIFT+TAB. Také můžete využít na panelu nástrojů Formát tlačítko Zvětšit odsazení či Zmenšit odsazení. Chcete-li pro daný text změnit odrážky či číslování, postupujte analogicky jako při jejich vytváření. Označte příslušný text a vyvolejte dialogové okno Odrážky a číslování. Klepnete-li v dialogovém okně Odrážky a číslování na kartě Odrážky na tlačítko Vlastní, můžete v dialogovém okně Vlastní seznam odrážek upravit podobu odsazení textu a odrážek podle vlastní předsta- Poznámka Poznámka Poznámka Tip Tip Tip Vhodné použití odrážek Jednoduché vložení odrážek a číslovaného seznamu Obr. 2.6: Víceúrovňový seznam 5353535353OFFICE 2003 Kancelářskáagenda vy. Mimo jiné lze nastavit formát odrážek, vlastní znak odrážky či odsazení textu a odrážky od levého okraje. Vlastní odrážka se zařadí do galerie. Tlačítkem Obnovit můžete odrážky v galerii upravit do původního stavu. Analogicky lze sestavit podobu vlastního číslování v dialogovém okně Vlastní číslovaný seznam (klepnete-li na kartě Číslování na tlačítko Vlastní). Odrážky či číslování lze přidat nejenom k již existujícímu textu, ale také během psaní ­ automaticky. Začnete-li odstavec např. pomlčkou (­) následovanou mezerou či tabulátorem a textem, převede Word automaticky odstavec na text s odrážkami v okamžiku, kdy na konci odstavce stisknete klávesu ENTER. Použijete-li pro odrážku znak hvězdičky (*), bude nahrazena puntíkem, podobně dva spojovníky (--) vytvoří plný čtverec, jednoduchý spojovník zůstane beze změny. Stejným způsobem můžete vytvářet i automatické číslování. Začnete-li odstavec zápisem čísla nebo písmena následovaného tečkou a mezerou nebo tabulátorem a textem, převede Word automaticky odstavec na číslovaný či abecední seznam v okamžiku, kdy na konci odstavce stisknete klávesu ENTER. Chcete-li s odrážkami či číslováním přestat, stačí zmáčknout dvakrát za sebou klávesu ENTER, také můžete poslední položku odstranit klávesou BACKSPACE. Jsou-li u odstavce nastaveny odrážky či číslování a odstavec bude ukončen klávesou ENTER, následující odstavec podědí také odrážky či číslování. Automatické vytváření odrážek je podmíněno zaškrtnutím volby Automaticky odrážky na kartě Při psaní v dialogovém okně Opravy. Toto dialogové okno lze vyvolat příkazem Nástroje Automatické opravy. Podobně je automatické vytváření číslování podmíněno zaškrtnutím volby Automaticky číslování na kartě Při psaní v dialogovém okně Opravy. U verze Wordu 2003 lze použití formátování omezit. Tím je mimo jiné uživatelům zabráněno v přímém formátování textu. Jestliže je formátování omezeno, nejsou k dispozici ani příkazy a klávesové zkratky pro formátování. 2.2.2 S tabulátory rychleji a přehledněji Tabulátory vám pomohou zarovnat text do určité pozice ve svislém směru, neboli jejich prostřednictvím lze zarovnat text úhledně pod sebe i do více sloupců vedle sebe. Text můžete zarovnat doleva, doprava, na střed, na desetinné místo, také na svislou čáru. Jednoduše řečeno ­ tabulátory slouží pro uspořádání textu do tabulkové formy. Nejedná se ovšem o pravou tabulku, pouze o formu umístění textu. Pomocí tabulátorů si můžete urychlit zápis textu, který na sebe bezprostředně nenavazuje. S jejich pomocí se můžete pohybovat velice rychle ­ skokově, chcete-li například na více řádků do určitého místa zapsat text, který má být v závěru zarovnán pod sebou. Po jakých krocích se můžete pohybovat? Po těch, které udávají zarážky na pravítku. Poznámka Poznámka Použitý znak Výsledné zobrazení * ˇ bílá * modrá > bílá modrá -- bílá modrá 1. 1. pondělí 2. úterý a. a. pondělí b. úterý Tab. 2.7: Přehled znaků automaticky vytvářených odrážek a číslování Poznámka 2.2 Uspořádané dokumenty Vytvoření vlastní odrážky Automatický převod textu odstavce na odrážky a číslování K čemu slouží tabulátory 5454545454 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda Po stisknutí klávesy TAB se kurzor přesune na pozici následující zarážky ­ výchozím krokem je 1,25 cm. Zarážku lze na vodorovné pravítko velmi jednoduše umístit klepnutím do příslušného místa myší. Chcete-li později zarážku odstranit, uchopte ji a upusťte mimo pravítko. Uchopením a táhnutím můžete zarážku přemístit (vyzkoušejte: přidržte navíc klávesu ALT ­ uvidíte na pravítku číselnou hodnotu vzdálenosti). Vraťme se ještě k umístění zarážky. Klepnutím myší definujete na pravítku zarážku jednu z možných typů (levá zarážka, pravá zarážka...). Jak poznáte, kterou zarážku právě vkládáte? Podle symbolu, který je umístěn v levém horním rohu, na průsečíku svislého a vodorovného pravítka. Chcete-li změnit typ zarážky, klepejte postupně na tento symbol, až se objeví požadovaný typ. Můžete využít následující typy zarážek: Levá zarážka (text je zarovnán zleva k pozici zarážky), Zarážka na střed (text je centrován k pozici zarážky), Pravá zarážka (text je zarovnán zprava k pozici zarážky), Desetinná zarážka (text je zarovnán na pozici desetinné čárky, tečky či číslice). Další možnosti jsou Zarážka svislé čáry, Odsazení prvního řádku a Předsazení prvního řádku. Pravítko lze zobrazit (skrýt) příkazem Zobrazit Pravítko. Výchozí vzdálenost mezi zarážkami tabulátoru můžete změnit v poli Výchozí krok v dialogovém okně Tabulátory v nabídce Formát Tabulátory.... Dialogové okno Tabulátory vyvoláte poklepáním v místě zarážky na pravítku. Poznámka Tip Obr. 2.7: Zarážky Obr. 2.8: Dialogové okno Tabulátory Tip Umístění zarážky na pravítko 5555555555OFFICE 2003 Kancelářskáagenda Text zarovnaný pomocí tabulátorů můžete převést na tabulku, označíte-li příslušný text a zvolíte příkaz Tabulka Převést text na tabulku. Samozřejmě funguje i obrácená cesta z tabulky na text (Tabulka Převést tabulku na text). S pojmem tabulka neodmyslitelně souvisí pojem buňka. Obecně o ní můžeme říci, že je to pole tvořené průsečíkem řádku a sloupce tabulky, do kterého vkládáme informace. Chcete-li použít tabulátor v buňce tabulky, stiskněte klávesy CTRL+TAB. Chcete-li označit svislý výběr (například sloupec zarovnaný pomocí tabulátorů či sloupec tabulky), můžete tuto akci provést tažením myší při současném přidržení klávesy ALT. Z předcházejících poznámek asi již tušíte, že od tabulátorů není daleko k tabulkám, s nimiž se více spřátelíte v průběhu následující kapitoly. 2.2.3 Správné formátování textu Nejenom obsah dokumentu, ale také jeho úprava bezesporu vypovídá o kvalitách či profesionalitě autora dokumentu! Samozřejmě obsah je vždy nejdůležitější, ale dalšími úpravami můžete text zlepšit, bohužel někdy i zhoršit. Chcete-li se vyhnout druhé možnosti, myslete na to, že v jednoduchosti je krása, a s formátováním to nepřehánějte. Ve své praxi jsem již několikrát viděla na první pohled zajímavě vypadající texty psané ozdobným písmem, ale zcela nevhodné pro delší čtení. Chcete-li v textu něco střídmě zvýraznit, zvolte kurzivu, popřípadě tučné písmo. Podtržení již moc vhodné není. Je také rozumné, když v jednom dokumentu použijete jeden, maximálně dva druhy písma. A co zarovnání textu? Pro běžný text je nejčitelnější zarovnání doleva. Pozor si dejte při zarovnání do bloku. Někdy může vypadat elegantně, ale jindy se v něm mohou objevit větší prázdná místa v důsledku rozšíření mezer mezi slovy ­ to už nevypadá moc dobře. Pak může pomoci zapnutí automatického dělení slov na konci řádků. Kromě těchto základních doporučení jsou v následujícím textu uvedena některá další pravidla, která vám mohou být užitečná. Pro označený text lze všechna formátování zrušit klávesovou zkratkou CTRL+MEZERNÍK. Zkratky V jednom dokumentu uvádějte danou zkratku stejným způsobem! Víte, jak napsat správně zkratky společností? Pro akciovou společnost je platný jeden zápis: ,,a. s." (s mezerou). Pro společnost s ručením omezeným existuje více platných zápisů: ,,spol. s r. o.", ,,s. s r. o." či ,,s. r. o.". Obecně lze říci, že zkratky společností se používají v té formě, jak jsou zapsány v obchodním rejstříku. Víte, jak psát správně tituly? Akademické tituly jako např. JUDr., MUDr. se uvádějí před jméno. Tituly prof. a doc. se píší vždy s malým počátečním písmenem. Vědecké hodnosti (např. CSc.) se píší za jméno a příjmení a jsou odděleny čárkou a mezerou (MUDr. Jana Nová, CSc.). Slovo viz není zkratka, proto se za ně nepřipojuje tečka! (Viz kapitola...). Poznámka Tip Tip Poznámka 2.2 Uspořádané dokumenty Vhodná úprava dokumentu Zkratky obchodních společností 5656565656 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda Značky A také něco z matematiky: Víte, jak správně použít početní operátory (plus, minus...) v textu? Píší se s mezerami před i za značkou (56 + 20 = 76). Naopak znaménka (záporné i kladné) se uvádí bez mezery (+5 °C). Pracujete s měnou? Mezi hodnotou a značkou měny (bez tečky) je vždy mezera (456 Kč). Uvádíme-li hodnotu s desetinným místem, je správný zápis značky před hodnotou (Kč 56,89). Čísla a číslice Jaká jsou pravidla pro zápis čísel? Pokud píšete do textu číselné hodnoty, zvolte slovní podobu. (Toto číslo obsahuje osm číslic.) V technické dokumentaci se ovšem často číselné hodnoty znázorňují číslicemi. V čísle, které obsahuje více než tři číslice vlevo od desetinné čárky, je zvykem oddělovat je po třech mezerou (především ve finančním světě ­ 1 226 000 Kč). Pro přehlednost můžete oddělit miliony čárkou a tisíce tečkou (nikoli v technickém či matematickém textu). V letopočtu se ovšem tisíce neoddělují. (Tato kniha vyšla v roce 2004.) Víte, že používáte zvláštní členění číslic, aniž byste si to uvědomovali? Např. poštovní směrovací číslo! Automaticky napíšete ,,140 00 Praha 4". Víte proč? Protože je tento zápis dobře čitelný. S podobnou zvyklostí se setkáváme i telefonních čísel ­ ta seskupujeme také podle potřeby, často po třech číslicích. (Můžeš mi zavolat na číslo 603 698 789.) Rozsah hodnot píšeme bez mezer a s pomlčkou: 15­20 °C. Nejen o čárkách... Často se v praxi setkávám s dokumenty, ve kterých se objevují špatně umístěná interpunkční znaménka (,,nejenom obsah dokumentu ,ale také jeho provedení..."). Při pohledu na takový text je zcela zřejmé, že autoři vědí, že někde u interpunkční čárky má být mezera, ale nejsou si jisti kde. Správné používání interpunkčních znamének je následující: čárka, tečka, otazník, vykřičník, středník a dvojtečka se připojují bez mezery k předcházejícímu textu, za nimi následuje mezera. Podobně závorky přiléhají také k textu, proto mezi nimi a přiléhajícím textem neděláme mezery. Víte, kdy a jak použít znak pomlčky (­) a spojovníku (-)? Rozdíl mezi nimi je nejlépe pochopitelný na konkrétním příkladu. Použití pomlčky: ,,...místo tužky je tu klávesnice a něco navíc ­ myš". Pomlčka se také používá jako náhrada slova ,,až" (Školení se koná 1.­8. 6. 2003). A spojovník? ,,Praha-Holešovice" nebo ,,zvolíte-li". Při vkládání textu do dokumentu Wordu můžete pro zápis pomlčky i spojovníku použít klávesu minus (-) na numerické klávesnici. Zapíšete-li tento znak mezi dvě slova bez mezer, výsledkem bude spojovník, vložíte-li mezi obě slova a znak minus mezery, editor zvolí pomlčku (slovo ­ slovo). Pomlčku lze také zapsat pomocí kláves ALT+0150. V textovém editoru Word lze využít i klávesovou zkratku CTRL+- (na numerické klávesnici). Tip Poznámka Správný zápis značek Zápis čísel Letopočet versus oddělení tisíců PSČ a telefonní čísla Rozsah hodnot Interpunkční znaménka a mezery 5757575757OFFICE 2003 Kancelářskáagenda 2.3 Sledování dokumentu Lepší čitelnosti i celkové práce s dokumenty lze dosáhnout vhodným zobrazením. Vedle normálního zobrazení či rozvržení při tisku můžete ve verzi Wordu 2003 využít další způsob zobrazení ­ Rozložení pro čtení. To automaticky přizpůsobí obsah dokumentu stránkám obrazovky. Navíc jsou skryty nepotřebné panely nástrojů (s výjimkou panelů Rozložení pro čtení a Revize). Také lze využít zobrazení nového podokna ­ Miniatura, díky kterému můžete přecházet rychleji k jednotlivým částem dokumentu. Chcete-li dokument upravovat přímo v zobrazení pro čtení, můžete. Automaticky je zobrazen panel nástrojů Revize a v dokumentu lze snadno využívat funkce pro sledování změn a vytváření komentářů. Sledování změn se vám může hodit například tehdy, když na jednom dokumentu musí společně s vámi pracovat více autorů a chcete mít přehled o tom, co do dokumentu kdo vložil. Sledování změn můžete ale využít, i když na dokumentu pracujete sami. Nestává se vám, že po několikerém přeformulování se rozhodnete pro původní verzi? S možnostmi sledování změn se k ní vrátíte snadno ­ provedené změny pouze neschválíte. Obr. 2.9: Rozložení pro čtení a panel nástrojů Revize Zobrazení Rozložení pro čtení nejrychleji zrušíte klávesou ESC. Než začnete provádět změny v dokumentu, zapněte sledování změn (tlačítko Sledování změn v panelu nástrojů Revize, popř. klávesová zkratka CTRL+SHIFT+E). Dále proveďte zamýšlené změny ­ můžete vkládat, odstraňovat či přesouvat text a grafiku či libovolným způsobem měnit formátování. Zaznamenané změny jsou v dokumentu označovány revizními značkami. Ty vyznačují místo v dokumentu, kde byla provedena úprava. Způsob označení úprav můžete definovat v dialogovém okně Možnosti na kartě Revize v nabídce Nástroje Možnosti). Tip 2.3 Sledování dokumentu Zobrazení Rozložení pro čtení Sledování změn v dokumentu 5858585858 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda Obr. 2.10: Označení změn Ke sledování změn patří také různé připomínky k jednotlivým prvkům dokumentu. Ty můžete do libovolného místa zaznamenat pomocí komentářů, aniž byste měnili vlastní dokument. Komentář vložíte na místo kurzoru např. tlačítkem Nový komentář panelu nástrojů Revize. Po dokončení úprav si pravděpodobně budete chtít prohlédnout všechny změny provedené v dokumentu. Podmínky zobrazení změn můžete definovat v nabídce tlačítka Zobrazit na panelu nástrojů Revize. Zrušíte-li zobrazení některých revizních značek, zůstávají značky nadále v dokumentu a lze je zobrazit opětovným výběrem příslušného typu značek v nabídce Zobrazit. Od verze 2002 je sledování změn podstatně vylepšeno, proto u starších verzí nenaleznete všechny popisované možnosti. Užitečné je např. skrytí změn formátování a komentářů, pak se můžete více soustředit na vložený a odstraněný text. Šikovné je také zobrazení komentářů a změn pouze od určitého recenzenta. Skryjete-li v dokumentu některý typ značek (zrušením volby v nabídce tlačítka Zobrazit), mohou se tyto značky při opětovném otevření dokumentu znovu zobrazit. To je závislé na volbě Zobrazit skryté značky při otevírání nebo ukládání na kartě Zabezpečení v dialogovém okně Možnosti (nabídka Nástroje Možnosti). Komentáře můžete prohlížet a odstranit také v podokně revizí. Chcete-li zobrazit nebo skrýt podokno revizí, klepněte na panelu nástrojů Revize na tlačítko Podokno revizí. Upozornění Poznámka Poznámka Komentáře 5959595959OFFICE 2003 Kancelářskáagenda Obr. 2.11: Tlačítko Zobrazit panelu nástrojů Revize Chcete-li odstranit všechny zobrazené komentáře najednou, použijte na panelu nástrojů Revize tlačítko Odmítnout změnu či odstranit komentář a následovně zvolte příkaz Odstranit všechny komentáře v dokumentu. Při prohlížení změn provedených v dokumentu můžete zároveň jednotlivé změny přijmout (např. tlačítkem Přijmout změnu), popř. odmítnout (Zamítnout změnu). Ještě předtím můžete využít náhled na dokument se změnami před skutečným přijetím nebo odmítnutím těchto změn. Způsob náhledu zvolíte v rozevíracím seznamu Zobrazit pro revize na panelu nástrojů Revize. Volba Původní zobrazí původní, nezměněný dokument. Můžete se tak podívat, jak by dokument vypadal, kdybyste odmítli všechny změny. Možnost Konečný zobrazí podobu dokumentu po přijetí všech změn. Další možnost ­ Původní se značkami ­ zobrazí úpravy v bublinách na okraji dokumentu, text zůstane zachován nezměněný. Konečný se značkami zobrazí upravený text dokumentu a úpravy se zobrazí také v bublinách. Označovací bubliny na okrajích dokumentu obsahují revizní značky ­ komentáře a sledované změny. Pomocí těchto bublin lze snadno zobrazit změny a komentáře jednotlivých recenzentů. Shrnutí Při zapisování textu nezapomínejte, že textový editor rozezná konec řádku sám a bez vaší pomoci přejde na další řádek. Základní text upravujte formátováním ­ využívejte panel nástrojů Formát. Znak, který na klasické klávesnici není, do textu vložíte příkazem Vložit Symbol. Odrážky je vhodné použít u textu, který nevytváří chronologické posloupnosti či priority. Jinak je lepší zvolit číslované seznamy. Odrážky a číslování lze přidat nejenom k již existujícímu textu, ale také již během psaní ­ automaticky. Tabulátory vám pomohou zarovnat text do určité pozice. Pro zvýraznění textu volte kurzivu, popřípadě tučné písmo. Změny provedené v dokumentu jsou označovány revizními značkami. Připomínky k jednotlivým prvkům dokumentu lze zaznamenat pomocí komentářů, bez ovlivnění vlastního dokumentu. Tip Shrnutí Poznámka Shrnutí Přijetí či odmítnutí změn v dokumentu 6060606060 OFFICE 2003 2. Kancelářská agenda Otázky k procvičení Co se stane ve Wordu po stisku kláves CTRL+N? Co je Alt-sekvence, co se stane po zápisu ALT+064? Víte, jak lze zapsat horní index? Je nějaký rozdíl v zápisu 2 % a 2%? Umíte vytvořit víceúrovňový seznam? Čím je podmíněno automatické vytváření odrážek? Co je zarážka? Lze tabulku převést na základní text? Jaký je rozdíl mezi pomlčkou a spojovníkem? Jak zapnete sledování změn? Lze v dokumentu zobrazit pouze některé revizní značky? Cvič ení-námět-ot ázky 6161616161OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Víte, jak na tabulky? Tabulky v programech kancelářského balíku Microsoft Office 3. 3.1 Vytvoření tabulky ve Wordu Nyní se nacházíme uprostřed našeho fiktivního pracovního dne, pracovní porada je za námi a můžeme se pustit do úkolu, který nám byl na poradě přidělen. Jeho výsledkem má být návrh formuláře, a protože základem téměř každého formuláře je tabulka, věnujme nyní tabulkám trochu pozornosti. V předcházející kapitole jsme si povídali mimo jiné o tabulátoru ­ a od něj už je v prostředí Wordu jenom krůček k opravdové tabulce. Tato kapitola přináší další možnosti pro zpracování dokumentů dozvíte se, že při práci s textem lze vhodně využít tabulku ­ prvek, který je sice typičtější pro tabulkový procesor, ale v některých situacích jej lze vhodně využít také v textovém editoru. Nyní již tušíte, že tabulku můžete vytvořit v různých aplikacích Office. Otázkou ještě zůstává, která aplikace je v dané situaci vhodnější. Tato kapitola vás navede k tomu, abyste tabulky používali co nejefektivněji. Na závěr je pro zvídavé připravena pasáž o významu tabulky v databázovém prostředí. 3.1 Vytvoření tabulky ve Wordu Tabulku lze ve Wordu navrhnout několika způsoby. Jednoduchou tabulku můžete rychle vytvořit prostřednictvím tlačítka Vložit tabulku na panelu nástrojů Standardní. Klepnete-li na tlačítko, Jednoduchá tabulka ve Wordu 6262626262 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? rozbalí se panel s mřížkou (4×5 buněk) pro návrh tabulky. Tažením myší přes buňky určíte požadovaný počet řádků a sloupců. Takto narychlo ,,ušitou" tabulku můžete posléze upravit. Další možností je použití dialogového okna Vložit tabulku. V tomto případě se definují parametry tabulky před jejím vložením do dokumentu; nejenom počet řádků a sloupců, ale také možnosti přizpůsobení tabulky (Vlastnosti automatického přizpůsobení) či formátování (Styl tabulky). Po nastavení možností a klepnutí na tlačítko OK vložíte odpovídající tabulku do dokumentu. Dialogové okno Vložit tabulku lze vyvolat příkazem Tabulka Vložit Tabulka... nebo stiskem tlačítka Vložit tabulku panelu nástrojů Tabulky a ohraničení. Podívejme se ještě blíže na sekci Styl tabulky. Za tlačítkem Automatický formát... se ukrývá možnost předvolit formát pro právě navrhovanou tabulku. Vytvoří vám výchozí vzhled tabulky, který můžete následně upravit. Prostřednictvím dialogového okna Automatický formát tabulky lze předdefinovat ohraničení, stínování či formát textu (obr. 3.3). V sekci Odlišně formátovat můžete definovat, zda má být v tabulce například záhlaví či poslední řádek formátován odlišně. Obvykle je vhodné záhlaví, poslední řádek či sloupec formátovat odlišně, aby byl jejich obsah zvýrazněn (často obsahují popisky či výsledky). Složitější tabulku (například rozdílné členění řádků či sloupců) můžete navrhnout ještě jiným způsobem ­ kreslením. Klepnete-li v panelu nástrojů Tabulky a ohraničení na tlačítko Navrhnout tabulku, změní se textový kurzor na kurzor ve tvaru tužky (tlačítko funguje jako přepínač). Nyní můžete nakreslit tažením tužkou obdélník neboli vnější ohraničení tabulky a do něho čáry, které vytvoří sloupce a řádky. Při kreslení program vaše tahy přichytává k nejbližším okrajům a napřimuje je (obrázek 3.4). Vytvořené čáry můžete odstranit v režimu, kdy se kurzor přemění do podoby gumy. Tento režim zapnete prostřednictvím tlačítka Guma na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení (tlačítko funguje jako přepínač). Pak nezbývá nic jiného, než označit část tabulky, kterou chcete ,,vygumovat". Již během kreslení (v režimu tužky) můžete ,,gumovat"; přidržíte-li klávesu SHIFT, přepnete se tak dočasně do režimu mazání (kurzor ve tvaru gumy). Obr. 3.1: Návrh jednoduché tabulky Obr. 3.2: Dialogové okno Vložit tabulku Poznámka Tip Tip Vytvoření tabulky pomocí dialogového okna Vložit tabulku Nastavení automatického formátu tabulky Návrh tabulky pomocí kreslení 6363636363OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Do buňky jedné tabulky můžete vložit tabulku další, tím docílíte dalšího členění. Tabulce, která je umístěna uvnitř jiné tabulky, říkáme vnořená. Nyní jíž víte, jak lze vytvořit základní rastr tabulky, následující text na tyto informace naváže a dozvíte se, jak můžete dále s tabulkou manipulovat. Obr. 3.3: Dialogové okno Automatický formát tabulky Obr. 3.5: Vnořená tabulka Obr. 3.4: Návrh tabulky kreslením Poznámka 3.1 Vytvoření tabulky ve Wordu 6464646464 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? 3.1.1 Panel nástrojů Tabulky a ohraničení Prvky, které jsou umístěny na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení, můžete využít při tvorbě nové tabulky, ale také při jejích úpravách. Na tlačítko Navrhnout tabulku klepněte, chcete-li vytvářet tabulku kreslením. Funguje jako přepínač, při režimu kreslení se kurzor změní na tužku. Tlačítko Guma je také přepínač, klepnete-li na ně, změní se obdobně jako v předcházejícím případě kurzor na tvar gumy. V tomto okamžiku můžete ,,gumovat" různé části tabulky. V následující sekci panelu nástrojů ­ v poli Styly čáry můžete zvolit vzhled čáry. Po vybrání stylu se aktivuje režim kreslení (kurzor jako tužka) a můžete klepnutím měnit čáry tabulky. Podobně jako předcházející volba funguje i tlačítko Tloušťka čáry. Tlačítko Barva čáry také nepotřebuje žádný komentář. Na panelu najdete také tlačítko pro orámování hran označené oblasti ­ Ohraničení. Toto tlačítko lze rozbalit klepnutím na šipku, tím získáte nabídku několika ohraničení. Vyzkoušejte je! Máte-li již ohraničenou buňku a zvolíte tlačítko pro její ohraničení, docílíte odstranění ohraničení. Ohraničení můžete vytvořit také pomocí ,,tužky", a to prostým klepnutím na hranu buňky. Dalším tlačítkem je Barva stínování. Jeho prostřednictvím můžete buňku obarvit. Další tlačítka jsou zaměřena na strukturu tabulky. První z nich ­ Vložit tabulku ­ vyvolá dialogové okno Vložit tabulku. Můžete sestavit tabulku zcela novou, také lze vložit další tabulku do buňky ­ vnořenou tabulku. Chcete-li změnit strukturu tabulky přidáním sloupce či řádku, můžete využít také toto tlačítko. Nejprve umístěte kurzor do příslušného místa v tabulce a poté rozbalte šipkou nabídku tlačítka Vložit tabulku. Následovně si můžete vybrat jednu z voleb. Vkládáte-li do tabulky sloupec či řádek, získají nové buňky formátování podle buňky, ve které byl umístěn kurzor. Další tlačítka ­ Sloučit buňky tabulky a Rozdělit buňky tabulky ­ umožní úpravu členění buněk. V buňce můžete zarovnat text prostřednictvím dalšího tlačítka ­ Zarovnat. V panelu nástrojů naleznete také tlačítka pro nastavení řádků a sloupců na stejnou šířku či výšku. Chcete-li pro formátování celé tabulky použít některý z připravených formátů, zvolte tlačítko Automatické formátování tabulky. Tlačítkem Změnit směr textu lze cyklicky měnit směr textu v buňce. Poslední tři tlačítka svou funkcí již spíše připomínají tabulkový procesor. Jsou zde dvě tlačítka pro řazení ­ Seřazení tabulky vzestupně a Seřazení tabulky sestupně. Můžete je využít pro uspořádání tabulky podle dat Obr. 3.6: Panel nástrojů Tabulky a ohraničení Tip Obr. 3.7: Nabídka tlačítka Vložit tabulku Poznámka Obr. 3.8: Změna toku textu tlačítkem Změnit směr textu Úprava tabulky pomocí panelu nástrojů Tabulky a ohraničení 6565656565OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? v daném sloupci. Poslední tlačítko ­ Autosum ­ slouží pro rychlé sečtení řádku nebo sloupce čísel. Klepněte na buňku, která má obsahovat součet, a potom klepněte na tlačítko Automatické sčítání v tabulce. Tabulku lze přemístit pomocí úchytu v levém horním rohu tabulky. Uchopíte-li tabulku v místě úchytu, můžete ji přetáhnout do jiného místa a upustit. Tabulku v tomto případě přemísťujete jako objekt. 3.1.2 Odstranění tabulky Označíte-li tabulku a následovně stisknete klávesu DEL, zjistíte, že jste vymazali pouze obsah tabulky, nikoli tabulku vlastní. Pro odstranění tabulky musíte použít jiný způsob. Celou tabulku lze nejrychleji odstranit takto: Označte tabulku klepnutím na úchyt v levém horním rohu a zvolte příkaz místní nabídky Vyjmout (místní nabídka se aktivuje stisknutím pravého tlačítka myši). Umístíte-li ovšem kurzor do tabulky, pak zadejte příkaz Tabulka Odstranit Tabulka. Další možností odstranění tabulky je označení tabulky včetně znaku před ní a za ní (může se jednat i o prázdný řádek) a stisknutí klávesy DEL. Chcete-li odstranit obsah pouze v určité části tabulky, opět platí intuitivní postup ­ označení obsahu a stisk klávesy DEL. Buňku označíte klepnutím na její levý okraj. Řádek označíte klepnutím vlevo od řádku. Sloupec označíte klepnutím na horní okraj. Oblast buněk označíte táhnutím myší. Celou tabulku lze označit klepnutím na úchyt pro přesun tabulky (zobrazí se, pokud se přiblížíte k levému hornímu rohu tabulky myší). Obsahuje-li buňka text, je automaticky označena, přejdete-li z buňky do buňky prostřednictvím klávesy TAB. Při úpravách a vytváření tabulky nezapomínejte také na místní nabídku, obsahuje nečastěji používané příkazy (obr. 3.10). V této kapitole jsme se zabývali možnostmi vytvoření a úprav tabulky v prostředí textového editoru Word. Ve Wordu budete asi většinou vytvářet jednoduché tabulky bez výpočtů. Složitější tabulky s výpočty je lépe vytvořit v aplikaci, která je již svým názvem k tomuto účelu předurčena ­ v tabulkovém procesoru Excel. Více se dozvíte v následující kapitole. Poznámka Obr. 3.9: Přemístění tabulky Tip Poznámka Tip Poznámka 3.1 Vytvoření tabulky ve Wordu Odstranění tabulky 6666666666 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? 3.2 Tabulka patří k Excelu Na rozdíl od textového editoru, jehož základem je ,,prázdný papír", v tabulkovém procesoru již pracujete s listy ,,sešitu či bloku", které jsou opatřeny rastrem, tvořícím buňky. S pojmem buňka jsme se již setkali v textovém editoru ­ v okamžiku, kdy jste vytvářeli tabulku ­ tabulka byla členěna na buňky. V tabulkovém procesoru je situace maličko jiná ­ tvoříte-li tabulku, máte k dispozici předpřipravenou síť buněk, které naplňujete daty a formátujete. Klávesová zkratka Akce TAB Následující buňka v řádku vpravo SHIFT+TAB Předcházející buňka v řádku vlevo ALT+HOME První buňka v řádku ALT+END Poslední buňka v řádku ALT+PAGE UP První buňka ve sloupci ALT+PAGE DOWN Poslední buňka ve sloupci ŠIPKA NAHORU Předchozí řádek ŠIPKA DOLŮ Následující řádek CTRL+TAB Použití tabulátoru v buňce Tab. 3.1: Užitečné klávesové zkratky (pohyb v tabulce aplikace Word) Excel pro tabulky jako stvořený Obr. 3.10: Místní nabídka tabulky Obr. 3.11: Sešit aplikace Excel 6767676767OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Jak si můžete představit prostředí tabulkového procesoru? Jako jeden či více pracovních sešitů. Každý z těchto sešitů disponuje velkou plochou a kapacitou a můžete v něm provádět různé druhy činností. Lze v něm např. počítat jednoduché úlohy (nahradí kalkulačku) i vytvářet složitější výpočty ­ prostřednictvím vzorců. Prostředí tabulkového procesoru je vhodné pro zpracování dat ­ k vytváření různých tabulek, grafů či seznamů. Do sešitu můžete zapisovat (vkládat) data uspořádaně či nahodile, následně lze s daty lehce manipulovat. Tyto akce lze provádět v rámci jednoho či více listů, které tvoří sešit. List je rozdělen na sloupce a řádky, které tvoří mřížku. Mřížka je tvořena jednotlivými buňkami. Buňka je fyzicky tím prostorem, do kterého se vkládají a v němž se uchovávají data. 3.2.1 Buňka ­ domov dat aneb jak vložit do buňky data Při otevření nového, prázdného sešitu je v levém horním rohu zvýrazněna buňka. Tato buňka je v tomto okamžiku aktivní a můžete do ní vložit požadovaný údaj. V průběhu zápisu v buňce vás doprovází textový kurzor, jenž označuje místo, ve kterém se právě nacházíte. Při práci uvnitř buňky můžete využít pohyb myší i klávesy, podobně jako při pohybu na listu a v tabulce Wordu. Vyzkoušejte si pohyb v buňce prakticky. Vložte do aktivní buňky libovolný text, např. ,,Jak se pohybovat v buňce", a pohrajte si s ním. Jak dlouhý údaj lze vložit do jedné buňky? Maximálně 32 767 znaků (v buňce se jich ovšem zobrazí pouze 1 024, všech 32 767 znaků se zobrazí v řádku vzorců). Vložení údaje do buňky lze provést prakticky přímo v prostoru buňky nebo v řádku vzorců. Z buňky do řádku vzorců (a naopak) se přesunete lehce prostřednictvím myši, klepnete-li do příslušného prostoru levým tlačítkem. Po ukončení vkládání nebo editace buňku opustíte pomocí klávesy ENTER či TAB. V tento okamžik se původní buňka stává neaktivní a aktivitu přebírá ta, na kterou se přesunete. Přesun na jinou buňku lze provést také klepnutím myší. Přesuňte kurzor (nyní ve tvaru bílého tučného kříže) nad buňku, ve které chcete pracovat, a stiskněte levé tlačítko myši. Vkládání či editaci dat přímo v prostoru buňky lze deaktivovat v nabídce Nástroje Možnosti, na kartě Úpravy zrušením označení položky Úpravy přímo v buňce. V tomto případě lze vkládat data pouze prostřednictvím řádku vzorců. 3.2.2 Jak se pohybovat z buňky do buňky V prostředí Excelu se budete pohybovat po datovém listu ­ při vkládání nových dat, ale i při případných úpravách dat již zadaných. V rámci listu se můžete pohybovat z buňky do buňky klepnutím levého tlačítka myši do prostoru buňky. Klepnete-li dvakrát za sebou do stejné buňky, aktivujete textový kurzor v buňce, totéž umožní i klávesa F2. Pohyb po stránkách, je-li list větší než prostor okna, vám umožní vodorovný a svislý posuvník nebo klávesy PAGE UP a PAGE DOWN. Tabulka 3.2 vás přesvědčí, že některé akce i klávesové zkratky jsou v Excelu obdobné jako ve Wordu. 3.2.3 Tvoříme tabulku v Excelu Tabulku v Excelu sestavujeme obvykle tak, že nejprve do příslušných buněk vložíme data, popřípadě výpočty, a následně upravujeme jejich vzhled formátováním. Do buněk se mohou vkládat různé údaje, které nazýváme data. Nejčastějšími daty jsou číselné, textové či datové hodnoty. Vytvořte si nyní jednoduchou tabulku pro vyzkoušení principů formátování (inspirací pro vás může být obrázek 3.11). Poznámka 3.2 Tabulka patří k Excelu Pracovní prostředí tabulkového procesoru Vkládání údajů do buňky Pohyb po datovém listu Údaje se vkládají do buněk 6868686868 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? V Excelu platí opět totéž co v textovém editoru ­ formátováním můžete vytvořit přehlednější dokument. Způsob formátování buňky v Excelu je velmi podobný jako ve Wordu. Můžete využít tlačítka v panelu nástrojů Formát či dialogové okno Formát buněk. Podobně jako ve Wordu lze využít i automatické formátování tabulky. Klávesová zkratka Akce Přesun z buňky do buňky TAB přesun z buňky do buňky v rovině řádku směrem doprava SHIFT+TAB přesun z buňky do buňky v rovině řádku směrem doleva šipka daným směrem přesun z buňky do buňky daným směrem Přesun po stránkách PAGE UP přesun na další stránku směrem nahoru PAGE DOWN přesun na další stránku směrem dolů ALT+PAGE UP (Excel) CTRL+PAGE UP (Access) přesun na další stránku směrem doleva ALT+PAGE DOWN (Excel) CTRL+PAGE DOWN (Access) přesun na další stránku směrem doprava Režim označení celého obsahu buňky HOME skok na začátek řádku, do první buňky řádku CTRL+HOME Excel: skok do první buňky listu (A1) Access: skok na první pole prvního záznamu END skok na konec řádku CTRL+END Excel: skok do poslední buňky použitého prostoru listu Access: skok na poslední pole posledního záznamu DEL, BACKSPACE odstranění obsahu buňky Režim textového kurzoru v buňce HOME skok na začátek buňky END skok na konec buňky BACKSPACE odstranění výběru nebo znaku vlevo od kurzoru DEL odstranění výběru nebo znaku vpravo od kurzoru CTRL+DEL odstranění všech znaků vpravo od kurzoru SHIFT+HOME výběr všech znaků nalevo od kurzoru SHIFT+END výběr všech znaků napravo od kurzoru Tab. 3.2: Další užitečné klávesové zkratky (pohyb v datovém listu) Formátování buňky 6969696969OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? 3.2.4 Formátování tabulek Při formátování můžete využít některý z již předdefinovaných formátů ­ prostřednictvím automatického formátování. Tento způsob formátování je vhodný u jednoduchých tabulek nebo jako základ složitějšího formátování, které následně ještě upravíte. Označenou oblast lze jednoduše upravit volbou formátu prostřednictvím nabídky Formát Automatický formát. V dialogovém okně Automatický formát můžete vybírat z šestnácti připravených formátů. Dále na kartě Možnosti zvolíte typ formátování. Můžete využít kombinaci formátu čísla, ohraničení, písma, vzorků, zarovnání či výšku a šířku. Obr. 3.12: Dialogové okno Automatický formát Panel nástrojů Formát Data v buňkách i buňky samotné můžete pohodlně formátovat pomocí tlačítek v panelu nástrojů Formát (tlačítka jsou navržena pro nejčastěji používané akce) ­ rychle a snadno zformátujete oblast buněk klepnutím myší na příslušné tlačítko. S tímto způsobem formátování jste se již seznámili v textovém editoru. Některé příkazy naleznete jak ve Wordu, tak v Excelu ­ fungují obdobně v obou aplikacích. Navíc jsou pak v každé aplikaci specifické příkazy. Proto v panelu nástrojů Formát Excelu nenaleznete stejné příkazy jako ve Wordu a naopak. Všechny možnosti formátování jsou dosažitelné také v dialogovém okně Formát buněk. Pro vyvolání dialogového okna Formát buněk můžete využít také místní nabídku. Tip 3.2 Tabulka patří k Excelu Automatické formátování tabulky Formátování tabulky pomocí panelu nástrojů Formát 7070707070 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? Formát čísel Při zápisu čísla do buňky obvykle využijete běžně používané symboly čísel (0 až 9) či znaménko kladného čísla (+), popř. čísla záporného (-). Zápis čísla může v Excelu obsahovat i další znaky, např. procenta (%) či označení měny (Kč, ). Znak euro ( ) lze rychle zapsat klávesovou zkratkou ALT+0128 (číslice numerické klávesnice) nebo zkratkou ALTGR+E. Použijete-li tyto znaky zároveň s vkládáním hodnoty, aniž byste si to uvědomili, buňku zároveň formátujete! Vložíte-li např. do buňky hodnotu 5 a připojíte za ni znak procent (%), zobrazí se v buňce údaj 5% a buňka přizpůsobí formát podle právě zadaného tvaru. Při editaci hodnoty v této buňce bude formát zachován. Podobně můžete prostým zápisem buňce říci, aby se číslo zapsané do buňky zobrazovalo s oddělovačem tisíců (mezerou mezi řádem stovek a tisíců), zapíšete-li při prvním vložení čísla do buňky toto číslo s oddělovačem. Prostředí Excelu nabízí i jiné možnosti formátování než prostřednictvím vkládání údajů. Zapíšete-li číslo v obecném formátu, můžete je kdykoliv později zformátovat či styl formátu měnit. Formát čísla či kalendářních dat nebo času je určen pro úpravu vzhledu listu, neovlivní skutečnou hodnotu buňky. Hodnota zůstává v buňce uchována, proto i s formátovanou buňkou ­ s její hodnotou ­ lze provádět výpočty. Při kopírování buňky pomocí schránky (vložení do schránky CTRL+C, zkopírování ze schránky CTRL+V) nebo kopírování buňky přetažením myší (táhnutí oblasti za pravý dolní roh) je současně s obsahem kopírován i formát! Jak zobrazit hodnotu buňky v určitém formátu? Např. číslo 0,05 můžete zobrazit jako 5 %. Jak? Vyberte buňky, které chcete tímto stylem zformátovat, a klepněte na tlačítko v panelu nástrojů Styl procent. V panelu nástrojů můžete využít pro formátování čísel další tlačítka: Měna, Styl oddělovače (oddělí tisíce a zobrazuje s dvěma desetinnými místy), Přidat desetinné místo, Odebrat desetinné místo. Obr. 3.13: Panel nástrojů Formát v Excelu Tip Poznámka Obr. 3.14: Dialogové okno Formát buněk ­ karta Číslo Čísla v buňkách Formátování při zápisu Kopírování formátu Jak zobrazit hodnotu buňky v určitém formátu 7171717171OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Dialogové okno Formát buněk nabízí širší možnosti zobrazení čísel prostřednictvím karty Číslo. V této kartě lze vybrat ze seznamu Druh další druhy formátu (obecný, číslo, měna, účetnický, datum, čas, procenta...). Pokud vám předdefinované formáty nestačí, máte možnost vytvoření vlastního číselného formátu pomocí zástupných znaků (např. znak mřížky (#) zastupuje číslo různé od nuly, mezera zastupuje oddělovač tisíců, znak nula (0) zastupuje číslo včetně 0, ...). Zástupné znaky ve vlastních formátech čísel popisují způsob zobrazení čísla, kalendářního data, času nebo textu. Ohraničení, vzorky Jsou-li zobrazované údaje na listu uspořádány takovým způsobem, že tvoří ucelený tvar ve formě tabulky, je velmi vhodné tato data ,,obalit" čárami (ohraničením), popř. podbarvením (vzorky). Mřížka, kterou tvoří buňky, je pouze pracovní ­ pro vkládání dat , není určena jako prostředek pro zvýraznění okrajů buněk. Mřížku lze skrýt zrušením označení položky Mřížky na kartě Zobrazení v dialogovém okně Možnosti v nabídce Nástroje Možnosti. V panelu nástrojů jsou k ohraničení či barevnému zvýraznění buněk ,,po ruce" tlačítka Ohraničení a Barva výplně. Tlačítko Ohraničení nabízí dvanáct možností, jednu pro zrušení ohraničení a jedenáct různých druhů ohraničení. Při definování ohraničení pro oblast buněk je nutné rozlišovat ohraničení vnitřních a vnějších čar buněk. Složitější ohraničení je lepší definovat v dialogovém okně Formát buněk na kartě Ohraničení. Tato karta nabízí volbu ohraničení, stylu čáry a barvy čáry. Při použití jiného stylu a barvy čáry, než je implicitně nastaveno, zvolte nejprve styl a barvu a teprve následně vyberte ohraničení. Při definování ohraničení můžete využít předdefinované typy ohraničení (žádné, vnější, vnitřní) nebo definovat vlastní ohraničení v grafickém poli. V tomto poli je zobrazován návrh ohraničení vnitřních i vnějších čar. Můžete využít vzorová tlačítka na levém a spodním okraji náhledu, a definovat tak následující druhy označení: vodorovný horní vnější, vodorovný vnitřní, vodorovný dolní vnější, levé proškrtnutí, svislý levý vnější, svislý vnitřní, svislý pravý vnější, pravé proškrtnutí. Ohraničení lze definovat také přímo v náhledu pomocí myši ­ klepnete-li myší do prostoru zastupujícího příslušné ohraničení. Opakované klepnutí do stejného prostoru definované ohraničení zruší. Podobným způsobem jako ohraničení lze definovat v dialogovém okně Formát buněk na kartě Vzorky barevné podbarvení buněk. Na této kartě lze definovat nejen barvu pozadí buňky, ale navíc i barvu a typ vzorku. Poznámka Poznámka Obr. 3.15: Dialogové okno Formát buněk ­ karta Ohraničení 3.2 Tabulka patří k Excelu Další možnosti formátování čísel Složitější ohraničení buněk 7272727272 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? Písmo (formátování buňky i jednotlivých znaků) Údaje, které jste právě ,,uzavřeli" ohraničením, již tvoří viditelný útvar, který nazýváme tabulka. Jste již zcela spokojeni s jejím vzhledem? Pokud ne, můžete ji dále upravit změnou písma ­ druhu, velikosti, řezu či barvy písma. Podobně jako v předcházejících případech můžete k tomuto účelu použít tlačítka v panelu nástrojů Formát. V poli Písmo lze zvolit jeden z nabízených fontů, jeho velikost upravíte v poli Velikost písma. Řez písma lze ovlivnit tlačítky Tučné, Kurziva, Podtržení. Barvu písma můžete definovat prostřednictvím tlačítka Barva písma. Písmo můžete podobně jako v předcházejících případech ovlivnit prostřednictvím karty Písmo v dialogovém okně Formát buněk. Při úpravě vzhledu listu prostřednictvím změny písma nejste omezeni úpravou pouze v rámci celé buňky. Písmo můžete změnit i u jednoho znaku či v určité oblasti textu v buňce ­ v režimu textového kurzoru, do kterého vstoupíte rychle stisknutím klávesy F2. Úpravu části či celého textu lze uskutečnit v buňce samotné nebo v řádku vzorců. Při formátování písma v režimu textového i buňkového kurzoru můžete vhodně využít klávesové zkratky. Tučné písmo zapnete klávesovou zkratkou CTRL+B, podobně můžete použít kurzivu ­ CTRL+I či podtržené písmo ­ CTRL+U. Zarovnání Číselný, datový a časový údaj je standardně zarovnán doprava, textový doleva. Zarovnání údajů lze podobně jako formátování čísel velmi pohodlně měnit tlačítky v panelu nástrojů. Zarovnání textu ve vodorovném směru umožňují tlačítka Zarovnat doleva, Zarovnat na střed či Zarovnat doprava. Text můžete formátovat již při vkládání ­ pevný konec řádku vložíte stisknutím kláves ALT+ENTER. Při zarovnání textu používejte malé odsazení, aby text nebyl zcela ,,nalepen" na okraj buňky! Pro odsazení můžete využít tlačítko Zvětšit odsazení nebo Zmenšit odsazení v panelu nástrojů Formát. V tomto panelu nástrojů vám poslouží pro zarovnání textu i další tlačítko ­ Sloučit a zarovnat na střed. To lze využít pro zarovnání textu přes více buněk. Vhodné je i pro zarovnání nadpisů. Touto Poznámka Obr. 3.17: Pevný konec řádku Tip Úprava písma Klávesové zkratky pro změnu řezu písma Změna zarovnání textu v buňce Obr. 3.16: Dialogové okno Formát buněk, karta Písmo 7373737373OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? akcí dojde ke sloučení vybraných buněk do jediné buňky! Můžete sloučit buňky jak ve vodorovném, tak ve svislém směru. Implicitní zarovnání je ve vodorovném směru na střed oblasti a ve svislém směru k dolnímu okraji. Od verze 2003 funguje tlačítko Sloučit a zarovnat na střed jako přepínač. V nižších verzích je nutno pro zrušení tohoto formátování využít volbu Sloučit buňky v dialogovém okně Formát, na kartě Zarovnání. Další možnosti zarovnání nabízí opět dialogové okno Formát buněk. Na kartě Zarovnání lze nastavit další možnosti zarovnání ve vodorovném (obecně, vlevo, na střed, vpravo, vyplnit, do bloku nebo na střed výběru) či svislém (nahoru, na střed, dolů, do bloku) směru. Pro vodorovný směr se zarovnáním doleva lze definovat odsazení (o určitý počet znaků). Na kartě Zarovnání můžete navíc zvolit orientaci zobrazovaného textu. Text lze zobrazit vodorovně nebo svisle. Text, který je orientován vodorovně, lze navíc pootočit pod určitým úhlem. Velikost úhlu zadejte v poli s číselným údajem stupňů nebo klepnutím na grafickou stupnici (půlkruh s body). Vzhled textu můžete dále ovlivnit prostřednictvím volby Zalomit text (zobrazení textu v buňce ve více řádcích), Přizpůsobit buňce (přizpůsobení velikosti textu) či Sloučit buňky (sloučení několika buněk do jedné). Tyto volby fungují jako přepínače. Oblast buněk Formátování můžete aplikovat nejenom na jednu buňku, ale i na skupinu buněk ­ tzv. oblast. Oblast je určitá množina buněk. Může být souvislá i nesouvislá. V této kapitole jsou shrnuty různé možnosti označování oblastí buněk v jednom listu. Označení buněk tvořících souvislou oblast provedete nejrychleji myší. Klepněte levým tlačítkem myši do jedné z rohových buněk, tlačítko podržte a myší táhněte takovým směrem, abyste označili oblast, která obsáhne všechny buňky s údaji. Po uvolnění tlačítka bude oblast označena inverzně a její okraj bude zvýrazněn. Nejmenší oblastí je jedna buňka, naopak největší oblastí je celý list, který lze označit pomocí tlačítka Vybrat vše v levém horním rohu listu, na průsečíku označení řádků a sloupců. Další možnou oblastí je sloupec či řádek. Jeden sloupec lze označit klepnutím myši na záhlaví příslušného sloupce. Podržíte-li při klepnutí levé tlačítko myši a táhnete daným směrem přes určitý počet sloupců, označíte souvislou oblast s více sloupci. Podobně lze označit jeden řádek (klepnutím na záhlaví daného řádku) či více řádků (táhnutím přes požadovaný počet řádků). Doposud jste v listu označovali souvislou oblast. Pomocí klávesy CTRL můžete označit i oblast nesouvislou. Klepněte na záhlaví řádku, na kterém má oblast začínat, podržte klávesu CTRL a následně klepněte na záhlaví nesousedního řádku, Poznámka Obr. 3.18: Dialogové okno Formát buněk, karta Zarovnání Poznámka 3.2 Tabulka patří k Excelu Možnosti zarovnání textu v dialogovém okně Formát buněk Označení souvislé a nesouvislé oblasti buněk 7474747474 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? který má být do oblasti přiřazen. Do nesouvislé oblasti můžete stejným způsobem (s klávesou CTRL) přidávat i sloupce či jednotlivé buňky. Při výběru oblasti můžete využít také klávesové zkratky např. celý list označíte jednoduše klávesovou zkratkou CTRL+A. Přehled vybraných klávesových zkratek pro výběr oblasti je uveden v následující tabulce. Vyzkoušejte si, že některé zkratky lze využít také v textovém editoru (CTRL+A ­ označení celého dokumentu...). Úprava sloupců a řádků Při vkládání dat do buňky si můžete všimnout, že výška řádků se automaticky upravuje podle nejvyššího znaku v řádku, podobně šířka sloupců se automaticky upravuje podle vkládaných dat, ale pouze u číselných a datových údajů. Vkládáte-li delší textový údaj, než je standardní nastavení sloupce, zobrazení textu přesáhne hranici buňky. Přesah může vzniknout také při formátování. Co s tím? Šířku sloupců a výšku řádků můžete libovolně upravit. Přesuňte kurzor myši nad záhlaví řádků do místa spodní hrany řádku, který chcete upravit. Kurzor myši se změní na oboustrannou šipku. V tomto okamžiku lze hranu řádku uchopit levým tlačítkem myši a táhnutím upravit výšku. Během úpravy můžete v popisce sledovat údaj o hodnotě výšky. Označíte-li více řádků, budou úpravy aplikovány na celou oblast. Při označení celého listu (tlačítko Vybrat vše) se upraví všechny řádky listu. Způsob změny šířky sloupce je obdobný. Chcete-li upravovat příslušný sloupec, přesuňte kurzor myši nad záhlaví sloupce k pravé hraně upravovaného sloupce. Obr. 3.19: Nesouvislá oblast Tab. 3.3: Užitečné klávesové zkratky (pro výběr oblasti) Klávesová zkratka Akce CTRL+A označení celého listu CTRL+MEZERNÍK výběr celého sloupce SHIFT+MEZERNÍK výběr celého řádku SHIFT+HOME rozšíření výběru k začátku řádku CTRL+SHIFT+HOME rozšíření výběru k začátku listu (k buňce A1) SHIFT+ŠIPKA DANÉHO SMĚRU rozšíření (popř. zúžení) výběru směrem daným šipkou o jednu šířku sloupce nebo řádku) CTRL+SHIFT+END rozšíření výběru směrem k poslední použité buňce v listu SHIFT+PAGE DOWN rozšíření výběru směrem dolů o jednu obrazovku SHIFT+PAGE UP rozšíření výběru směrem nahoru o jednu obrazovku SHIFT+F8 aktivace (zrušení) režimu přidání další oblasti buněk k výběru Využití klávesových zkratek pro výběr oblasti Automatické nastavení výšky řádku a šířky sloupce Úprava výšky řádku a šířky sloupce 7575757575OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Myší můžete efektivně upravit šířku sloupce (výšku řádku), poklepete-li levým tlačítkem myši na pravou hranici sloupce (spodní hranici řádku) v záhlaví. Šířka sloupce (výška řádku) je přizpůsobena podle nejširšího údaje ve sloupci (nejvyššího znaku v řádku). Pokud při úpravě výšky řádků zúžíte řádek pod hranici nejvyššího znaku, nebude část znaků přesahující hodnotu zúžení zobrazována. Zúžíte-li při úpravách příliš šířku sloupce, může dojít k několika způsobům zobrazení. Jsou-li číselné či datové hodnoty širší než šířka sloupce, zobrazí se místo nich v buňce zástupné znaky mřížky (#). Číselné údaje mohou být zobrazeny v zúžené buňce také v exponenciálním tvaru (např. 1,1E+04). U textových údajů mohou nastat dva případy. Text je zobrazen celý ­ přesahuje nad sousední buňku (buňky). To v případě, že v sousední buňce není vložen žádný údaj. Je-li sousední buňka obsazena daty, je zobrazeno pouze tolik znaků, kolik odpovídá aktuální šířce sloupce. Tyto situace znázorňuje obrázek 3.20. Chcete vložit řádek do konkrétního místa listu? Můžete využít příkaz Vložit Řádek. Nový řádek je vložen nad řádek, který označíte. Rychlejším a efektivnějším způsobem je využití místní nabídky ­ příkaz Vložit buňky. Jak vložit více řádků? Počet vložených řádků je určen počtem řádků v označené oblasti. Nové řádky jsou vloženy nad označenou oblast. Pro vkládání sloupců platí stejné principy jako při vkládání řádků. Sloupce jsou vkládány ve směru doleva od označené oblasti sloupců. Nejrychlejšího přidání řádku docílíte následovně. Označte celý řádek (popř. řádky) klepnutím na záhlaví a zvolte příkaz Vložit z místní nabídky. Chcete sloupce či řádky odstranit? Označené řádky či sloupce opět nejefektivněji odstraníte využitím místní nabídky ­ příkazem Odstranit (při odstraňování nebudete již tázáni, zda tuto akci opravdu chcete provést). Při nechtěném odstranění využijte příkaz Zpět (CTRL+Z). 3.2.5 Vzorce Co se děje v buňce? Do buňky lze mimo text vkládat tzv. vzorce. Ty umožňují s daty vloženými v jiné buňce aktivně pracovat ­ např. s čísly provádět výpočty. V této kapitole si můžete vyzkoušet způsoby použití vzorců nejprve v jednoduchém stylu ,,kalkulačky", následně pak v opravdovém světě vzorců. Zjistíte, že ve výpočtech můžete pracovat s několika druhy odkazů ­ relativními, absolutními a smíšenými. Do buňky lze vkládat také odkazy na jiné soubory, pak mluvíme o hypertextových odkazech. O nich se dozvíte více v kapitole s názvem Hypertext. K buňce lze připojit také komentář, jehož prostřednictvím můžete přidat poznámky. Tip Obr. 3.20: Zobrazení údajů v zúžených buňkách Tip Poznámka Poznámka 3.2 Tabulka patří k Excelu Nadměrné zúžení šířky sloupce či výšky řádku Vložení řádku či sloupce Výpočty v buňce Obr. 3.21: Hypertext a komentář 7676767676 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? Jednoduchý výpočet Seznamte se nyní na jednoduchém příkladu s principem použití vzorce v buňce. Představte si jednoduchou situaci, kdy potřebujete spočítat celkovou částku nakupovaných náhradních dílů. Jeden náhradní díl stojí 500 Kč a vy jich budete nakupovat 25. Výsledek získáte prostým vynásobením obou čísel. Nechte pro tentokrát kalkulačku odpočívat a proveďte podle následujícího postupu výpočet na listu tabulkového procesoru. Vložte do aktivní buňky na listu znaménko rovná se (=), potom číslo 500, pokračujte operátorem násobení (*) a zápis ukončete číslicí 25. Tento zápis můžete sledovat současně i v řádku vzorců. Opustíte-li buňku, např. stisknutím klávesy ENTER, zobrazí se výsledek v buňce, do které jste vepsali výpočet (vzorec). Vrátíte-li se zpět do této buňky, zjistíte, že definice výpočtu zůstala zachována, a můžete ji libovolně editovat (upravovat). Řádek vzorců je pruh nad horním okrajem okna dokumentu, který zobrazuje hodnotu nebo vzorec aktivní buňky. Není-li zobrazen, zadejte příkaz Zobrazit Řádek vzorců. Definici vzorce můžete editovat v řádku vzorců nebo přímo v buňce, stisknete-li klávesu F2 nebo poklepete-li kurzorem na buňku ­ v režimu textového kurzoru. Jistě tušíte, že tabulkový procesor vám může nabídnout více, než jsme si ukázali na tomto jednoduchém příkladu. Pojďme na to tedy jinak. Vložte jednotlivá data do samostatných buněk. Do libovolného místa na listu vepište do jedné buňky číslo 500 a do druhé 25 a samotný výpočet proveďte v buňce další. Jak? Sestavte v této buňce vzorec ­ definici výpočtu. Zápis vzorce začněte znaménkem rovná se (=), následovně klepněte na buňku, která obsahuje první číselnou hodnotu, pokračujte v zápisu operátorem násobení (*) a poté klepněte na buňku, která obsahuje druhou číselnou hodnotu. Stejně jako v předcházejícím případě získáte po opuštění buňky výsledek výpočtu. Prohlédnete-li si následně definici výpočtu, zjistíte, že místo skutečných číselných hodnot jsou ve vzorci uvedeni zástupci. Ve skutečnosti jsou tito zástupci odkazy na jednotlivé buňky, které obsahují skutečná data. Odkaz není nic jiného než vazba na buňku prostřednictvím jejího označení. V tomto případě jsou buňky označeny pomocí písmen v záhlaví sloupců a číslic v záhlaví řádků. Tuto situaci znázorňuje obrázek 3.22. Ještě pořád nevidíte výhodu výpočtu v Excelu oproti kalkulačce? Změníte-li jeden údaj, získáte automaticky přepočítaný výsledek. Zkuste si třeba spočítat cenu náhradních dílů, pokud jejich cena nebude 500, ale 550 Kč. Dolarem ($) se v Excelu neplatí V této kapitole navážeme na problematiku vzorců a vysvětlíme si, k jakému speciálnímu účelu se v Excelu používá znak dolaru. Mimo jiné se dozvíte, že ve výpočtech můžete pracovat s několika druhy odkazů ­ relativními, absolutními a smíšenými. Poznámka Tip Excel je víc než kalkulačka Jednoduchý příklad násobení Zápis jednoduchého vzorce Odkaz na buňku Obr. 3.22: Výpočet 7777777777OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Představte si následující situaci. Vytvořili jste si seznam několika náhradních dílů a jejich aktuální ceny. Nyní vás zajímá, jaká bude cena po zvýšení o 5 %. Vedle sloupce s údajem o aktuální ceně vytvoříte další, který bude obsahovat výpočet ceny zvýšené o konkrétní procento ­ 5 %. Ukažme si vytvoření vzorce pro uvedený výpočet. Již víte, že každý vzorec začíná zápisem znaku rovná se (=) do buňky. Umístěte kurzor do buňky, ve které chcete navrhnout výpočet. Zápis vzorce můžete provést prostým zadáním nebo využitím myši, tvar vzorce je následující: =C4+C4*5%. Zápis C4 vyjadřuje odkaz na buňku, ve které je uložena hodnota aktuální ceny. Výpočet provádí zvýšení této hodnoty o 5 % (C4*5%). Situace je znázorněna na obrázku 3.23. Tímto způsobem jste zapsali vzorec do jedné buňky. Jak rozšíříte výpočet i do ostatních buněk oblasti? Velmi jednoduše ­ buňku s výpočtem vyberte, levým tlačítkem myši uchopte pravý dolní roh buňky za úchyt (kurzor se zobrazí ve tvaru malého černého kříže (+)) a táhněte přes oblast buněk, do které chcete vzorec zkopírovat. Prohlédněte si zkopírované vzorce. Odkazy, které ve vzorci vyjadřují vztah k buňce s daty o aktuální výši ceny, se automaticky přizpůsobily příslušnému řádku. Situace je znázorněna na obrázku 3.24. Odkaz ve vzorci, který se při kopírování přizpůsobuje tak, aby se odkazoval na jiné buňky vzhledem k umístění vzorce, se nazývá relativní odkaz. Automatické přizpůsobení řádků při kopírování předpokládá nastavení automatických výpočtů v sešitu. Volba Přepočet ­ automaticky je implicitním nastavením výpočtů v sešitu a najdete ji v nabídce Nástroje Možnosti na kartě Možnosti. Je-li nastavena volba ručně (vhodné u rozsáhlejších výpočtů), lze vzorce přepočítat stisknutím klávesy F9. Nyní se podívejme na tentýž výpočet jiným pohledem. V předcházejícím zápisu vzorce byla hodnota zvýšení (5 %) pevnou součástí vzorce. V případě změny této hodnoty by vás čekala oprava všech buněk, ve kterých je vzorec zapsán. Zkuste proto stejnou situaci vyřešit ještě jednou a jinak ­ efektivněji. Zapište údaj o procentu zvýšení mzdy do jedné samostatné buňky a výpočet ve vzorci upravte tak, aby i tato část vzorce tvořila odkaz na buňku. Zkopírujete-li v tomto okamžiku buňku se vzorcem do ostatních buněk oblasti, dostanete nepravdivé výsledky. Proč? Odkazy, které jsou součástí vzorce, se automaticky přizpůsobují příslušnému řádku, a tedy i odkaz na buňku s hodnotou procentuálního zvýšení se přizpůsobí. Nejspíš vás v tomto okamžiku napadlo rčení, že jste spadli z bláta do louže. Není tomu tak. Řešení je jednoduché ­ řekněte Excelu, aby při kopírování vzorce považoval odkaz na buňku s procentuální hodnotou přidání za konstantní. Upravte v původním vzorci odkaz (D1) na následující tvar: $D$1. Co se tímto zápisem změnilo? Prostřednictvím znaku dolar ($) jste ,,zafixovali" odkaz ­ vytvořili jste absolutní odkaz na buňku. Tímto je adresa buňky fixována v obou směrech ­ ve směru řádků i sloupců. Zkopírujete-li nyní tento vzorec do ostatních buněk, získáte požadované správné výsledky (obr. 3.25). Obr. 3.23: Zvýšení ceny Obr. 3.24: Kopírování vzorce Poznámka Obr. 3.25: Vzorec s absolutním odkazem 3.2 Tabulka patří k Excelu Výpočet procentuálního zvýšení ceny Kopírování vzorce a relativní odkaz Absolutní odkaz na buňku 7878787878 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? Kdy použít absolutní odkaz? Pokud nechcete, aby Excel upravoval automaticky odkazy při kopírování vzorce do jiné buňky. Změnu relativních odkazů na absolutní a naopak můžete jednoduše provést pomocí klávesy F4. Jestliže chcete změnit ve vzorci relativní odkazy na absolutní (nebo naopak), vyberte buňku obsahující vzorec. V řádku vzorců označte odkaz, který chcete změnit, následně stiskněte klávesu F4. Opakovaným stisknutím klávesy F4 budete přepínat mezi následujícími kombinacemi: absolutní sloupec a absolutní řádek (například $C$1), relativní sloupec a absolutní řádek (C$1), absolutní sloupec a relativní řádek ($C1), relativní sloupec a relativní řádek (C1). Kombinace relativního řádku (sloupce) a absolutního sloupce (řádku) se nazývá smíšený odkaz. Co je funkce? V předcházející kapitole jsme probrali výpočty, které se vztahovaly k jednotlivým záznamům o náhradních dílech. Nezajímá vás nepatrná statistika ­ minimum, maximum, součet, počet... aktuální (či zvýšené) ceny náhradních dílů? Pokud ano, tato kapitola je určena právě vám. Dozvíte se, jak můžete při své kancelářské praxi vhodně využít tzv. funkce. Obecně lze říci, že funkce jsou vestavěné vzorce, které jsou volány tzv. klíčovým slovem (název funkce) a vrací hodnotu funkce. Strukturu funkce nazýváme syntaxí. Obecný příklad syntaxe funkce součtu je následující: SUMA(argument1;argument2,...). Konkrétní příklad syntaxe funkce, která sčítá obsahy buněk A1 a A2, je následující: SUMA(A1;A2). Struktura funkce začíná názvem funkce neboli klíčovým slovem (SUMA), mezi levou a pravou závorkou jsou jednotlivé argumenty funkce, oddělené středníkem. Argumenty mohou být např. odkazy na buňky, čísla, text, konstanty či jiné funkce. Funkce součtu je v praxi velmi často používaná. Proto i vy začnete oblast funkcí poznávat jejím prostřednictvím. Nejprve zjistíme, jaký je celkový součet aktuální ceny náhradních dílů. Umístěte kurzor do buňky, ve které chcete mít zobrazenu hodnotu součtu. Vhodné je umístění do buňky pod řadu čísel (popř. vedle řady čísel), která chcete sečíst. Pro funkci součtu můžete využít tlačítko AutoSum v panelu nástrojů Standardní. Od verze Excel 2002 lze používat funkci AutoSum v rozšířené podobě. Tlačítko obsahuje nejenom funkci součtu, ale také rozevírací seznam nejpoužívanějších funkcí (součet, průměr, počet, maximum, minimum). Klepnete-li na tlačítko AutoSum, Excel zobrazí v buňce zápis této funkce a očekává od vás vložení nebo potvrzení navržených argumentů. Excel navrhuje argumenty jako odkaz na oblast sousedící s buňkou, do které je vkládán vzorec s funkcí. Oblast je označena problikávajícím ohraničením a můžete ji pomocí myši rozšířit nebo označit oblast jinou. Situace v naší tabulce je znázorněna na obrázku 3.26. Označíte-li oblast buněk, které obsahují čísla, a následně stisknete tlačítko AutoSum, zapíše Excel do následující prázdné buňky (pod oblastí, popř. napravo od oblasti) funkci SUMA automaticky. Poznámka Poznámka Tip Změna relativního odkazu na absolutní a naopak Smíšený odkaz Funkce SUMA a její struktura Argumenty funkce Funkce SUMA prakticky 7979797979OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Vzorec s funkcí, a tedy i oblast argumentů, lze editovat i v řádku vzorců. I v případě, že vzorec obsahuje funkci, můžete využít kopírování pomocí schránky či myší. V místě automatického výpočtu na stavovém řádku můžete rychle zobrazit výsledek jedné ze základních statistických funkcí pro označenou oblast ­ průměr, počet, maximum, minimum a součet. Funkci lze vybrat prostřednictvím místní nabídky ­ klepnutím pravého tlačítka v prostoru stavového řádku určeného pro automatický výpočet. Tuto funkci lze využít i v případě nesouvislé oblasti. Stavový řádek lze skrýt (zobrazit) příkazem Zobrazit Stavový řádek. Jak vložit funkci do buňky? Funkci můžete zapsat ručně přímo do buňky nebo řádku vzorců. Často se při výběru funkce využívá dialogové okno Vložit funkci. Toto okno můžete vyvolat příkazem Vložit Funkce nebo klepnutím na tlačítko Vložit funkci (v dřívějších verzích je naleznete v panelu nástrojů Standardní, v novějších verzích přímo v řádku vzorců). Okno vyvolá i klávesová zkratka SHIFT+F3. Dialogové okno Vložit funkci obsahuje seznam funkcí rozdělených podle kategorií, zobrazit lze i všechny funkce najednou či naposledy použité funkce. Označenou funkci můžete aktivovat klepnutím na tlačítko OK nebo poklepáním na název funkce. Následně se zobrazí pod řádkem vzorců okno vzorce, ve kterém můžete definovat jednotlivé argumenty. Argumenty lze definovat pohodlně pomocí myši. Označíte-li buňku či oblast, která tvoří argument, jsou odkazy na buňku či oblast přeneseny do pole příslušného argumentu. Okno vzorce obsahuje kromě polí pro definici argumentů obecný popis funkce, zobrazení výsledku funkce či zobrazení výsledku celého vzorce. Nevíte-li si s konkrétní funkcí rady, můžete z tohoto okna vyvolat pomocníka Office, který zobrazí nápovědu k příslušné funkci. Na obrázku 3.27 je vidět situace návrhu argumentů pro výpočet průměrné aktuální ceny náhradních dílů (funkce PRŮMĚR). Tato kapitola přinesla vedle povídání o tabulkách také několik jednoduchých ukázek výpočtů v tabulkovém procesoru. Více se o funkcích a dalších prvcích tabulkového procesoru (např. seznamech a grafech) ještě dozvíte v poslední kapitole knihy. Obr. 3.26: Tlačítko AutoSum ­ zápis funkce SUMA Tip Poznámka Obr. 3.27: Vložení funkce 3.2 Tabulka patří k Excelu Vložení funkce do buňky pomocí dialogového okna Vložit funkci 8080808080 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? 3.3 Tabulky a prostředí V předcházejících kapitolách jste se dozvěděli, jakými nástroji můžete sestavit tabulku. Ještě jsme se ale nezmínili o tom, že pro tvorbu konkrétní tabulky lze využívat různé aplikace Office ­ vždy tu, která je pro určitý druh tabulky vhodnější. Uveďme si nyní doporučení, kdy byste měli ,,sáhnout" po Wordu a kdy po Excelu, popřípadě Accessu. V textovém editoru Word vytvářejte jednoduché tabulky bez výpočtů. Toto prostředí je vhodné pro tabulky, které jsou náročnější na grafické formátování (například číslování) nebo obsahují složitější členění buněk (například buňky rozdělené napříč). Pro tabulku, která obsahuje výpočty, je nejlepším prostředím Excel. Stejné prostředí lze zvolit, budete-li prostřednictvím tabulky vytvářet statistické analýzy. Nezapomínejte, že tabulka v Excelu je velmi dobrým zdrojem dat pro grafy, navíc grafy vytvoříte pohodlněji v Excelu než ve Wordu. Chcete-li umístit složitější tabulky a grafy do Wordu, vytvořte je v tabulkovém procesoru a následně je do textového editoru zkopírujte. Chcete-li pracovat s tabulkou jako seznamem, můžete využít řazení či filtrování v Excelu, pro zkušenější uživatele s vyššími nároky je tu relační databázové prostředí ­ Access. Toto prostředí umožní na rozdíl od tabulkového procesoru vzájemné propojení souvisejících tabulek. Relační databáze je taková, ve které jsou informace uloženy v tabulkách. Pomocí totožných hodnot v různých tabulkách jsou data vzájemně provázána. Jednou z předností relační databáze je neduplicitní uložení dat. 3.3.1 Využití tabulky Excelu ve Wordu Vytvoříte-li tabulku v Excelu, můžete ji prostřednictvím schránky Office přenést do dokumentu Wordu. Dále ji můžete editovat buď v prostředí textového editoru, nebo i v původním tabulkovém procesoru. Tento způsob lze využít například v situaci, kdy sestavujete textovou zprávu ve Wordu a chcete ji doplnit tabulkou, která obsahuje výpočty ­ tu je lépe vytvořit v Excelu. Jiný případ: připravujete školení zaměstnanců a na závěr budete od zaměstnanců požadovat stvrzení účasti na školení jejich podpisem. Připravte si pro tento případ text samotného školení ve Wordu a seznam školených zaměstnanců získejte z nějaké aktuální databáze zaměstnanců. Nebo se vám chce vypisovat jejich jména přímo do textového editoru? Seznam (či databázi) zaměstnanců můžete udržovat v Excelu, ještě lépe v databázovém prostředí Accessu, popř. v jiném vnitropodnikovém systému, z kterého konkrétní seznam získáte. Chcete-li tabulku umístit do Wordu tak, abyste s ní mohli pracovat v tomto prostředí, použijte následující postup. Sestavenou tabulku v Excelu označte a umístěte do schránky Office (klávesovou zkratkou CTRL+C). Pak klepněte kurzorem v otevřeném dokumentu Wordu do místa, kam chcete tabulku vložit. Nakonec stiskněte klávesovou zkratku CTRL+V (tím přenesete obsah schránky na požadované místo). Do schránky můžete umístit pouze souvislou oblast. Tabulku vytvořenou v prostředí Excelu můžete do Wordu umístit také jinak ­ jako objekt. V takovém případě ji nemůžete editovat přímo nástroji textového editoru. Ovšem máte jinou možnost. Poklepete-li na objekt, můžete z prostředí textového editoru upravovat tabulku přímo v Excelu s jeho nástroji. Poznámka Poznámka Vhodná aplikace Office pro konkrétní tabulku Přednosti tabulky ve Wordu Kdy je vhodné vytvářet tabulku v Excelu Co nabízí navíc Access Tabulka Excelu ve Wordu Kopírování tabulky z Excelu do Wordu 8181818181OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Chcete-li umístit označenou tabulku z Excelu do Wordu jako objekt, vložte ji jako v předcházejícím případě do schránky Office a kurzor umístěte v dokumentu Wordu do místa vložení. Pozor ­ nyní zvolte příkaz Úpravy Vložit jinak..., čímž vyvoláte dialogové okno Vložit jinak. V tomto okně označte možnost Vložit a v okně Typ zvolte možnost list aplikace Microsoft Excel ­ objekt. Označíte-li v dialogovém okně Vložit jinak možnost Vložit propojení, vytvoříte spojení se zdrojovým souborem. Tím docílíte toho, že změny, které provedete v původním souboru Excelu, se automaticky promítnou také do propojeného objektu ve Wordu. Podobně jako jsme si nyní ukázali vložení tabulky z Excelu do Wordu, můžete totéž učinit s grafy. O grafech se více dozvíte v poslední kapitole této knihy. Graf využijete pro grafické znázornění údajů v tabulce. Dokáže názornějším způsobem vyjádřit výsledky vaší činnosti. 3.3.2 Tabulkou vše začíná i v Accessu ­ pro zvídavé V předcházejícím textu jsme se lehce dotkli pojmů seznam a databáze. Seznam (v Excelu) si můžete představit jako velkou ucelenou tabulku, která obsahuje související informace, například o zaměstnancích firmy (jméno, příjmení, osobní číslo...) či o dodavatelích (název firmy, adresa, telefon, druh dodávaného materiálu...). Je-li seznam v omezeném rozsahu, dokážete ho efektivně udržovat v prostředí tabulkového procesoru. Při větším objemu informací je ale výhodnější přenést tento seznam do databázového prostředí. Udržujete-li například seznam objednávek v Excelu, budou u každé objednávky zapsány informace, které se budou s každým zápisem opakovat (například název a sídlo dodavatelské firmy). Databázové prostředí oproti tomu zadávání duplicitních dat odstraní. O problematice seznamů v Excelu se více detailů dozvíte v závěrečné kapitole této knihy. Tip Tip 3.3 Tabulky a prostředí Tabulka Excelu jako objekt ve Wordu Seznam v Excelu a tabulka v Accessu Obr. 3.28: Školení 8282828282 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? Seznam v Excelu je uspořádaná množina buněk tvořících řádky a sloupce, přičemž první řádek seznamu tvoří záhlaví s názvy sloupců. Další řádky seznamu představují jednotlivé záznamy. Seznamy často využíváme k získání užší ­ filtrované množiny dat. Pro jednoduché a rychlé filtrování je určen automatický filtr. Lze jej zapnout/vypnout příkazem Data Filtr Automatický filtr. Filtrování probíhá velice intuitivně ­ výběrem příslušné položky ze seznamu po rozbalení tlačítka v záhlaví každého sloupce. Access tuto situaci řeší jinak ­ má k tomu totiž databázové prostředky. Data v tomto případě uchovává ve dvou tabulkách. V jedné obecné informace ­ název a sídlo firmy, v druhé informace o jednotlivých objednávkách. Může si to dovolit, umí informace následně propojit a získat stejný pohled jako seznam v Excelu. Nástroje, které toto umožní, se nazývají dotazy, formuláře či sestavy. Obr. 3.30: Dvě související tabulky Všimli jste si, že jsme se opět dostali k již mnohokrát opakovanému pojmu tabulka? Ano, také v Accessu pracujete s tabulkou. U ní dokonce vše začíná. Plní zde svoji základní a jedinečnou funkci ­ uchování dat. Editace dat v tabulce Accessu je opět velmi podobná úpravě a vkládání dat v prostředí tabulkového procesoru či textového editoru. Odlišný je způsob návrhu tabulky. Poznámka Obr. 3.29: Seznam v Excelu Tabulka je i základem Accessu Výhody databázového prostředí 8383838383OFFICE 2003 Víte,jaknatabulky? Pokud jste jen trochu zvídaví, zkuste proniknout také do databázového prostředí, které vás svými možnostmi bezesporu osloví. Můžete si v něm vytvořit elektronickou databázi dodavatelů a objednávek, ve které lehce vyhledáte jakoukoli informaci, přesněji řečeno Access ji vyhledá za vás. Nahlédněte do publikace Access v kanceláři, která vám pomůže proniknout do světa databází. V přípravě je rovněž kniha Access a Excel ­ efektivní zpracování dat na počítači. Od verze Excelu 2003 se můžete těšit na jednodušší práci se seznamy. Čeká zde na vás nové uživatelské rozhraní, které usnadní řadu dřívějších kroků. Například u každého sloupce v seznamu je již ve výchozím nastavení zapnut v řádku záhlaví automatický filtr, který umožňuje rychle filtrovat nebo seřadit data. Řádek v rámci seznamu, který obsahuje hvězdičku, se nazývá řádek vložení ­ zadáte-li informaci do tohoto řádku, budou data automaticky přidána do seznamu. Přímo do seznamu lze vložit řádek souhrnů. Po klepnutí na buňku v řádku souhrnů můžete v rozevíracím seznamu vybrat agregační funkci.Velikost seznamu lze upravit přetažením úchytu pro změnu velikosti v pravém dolním rohu ohraničení seznamu (tmavomodré ohraničení vyznačuje rozsah buněk tvořících seznam). Obr. 3.31: Seznam v Excelu 2003 Shrnutí Jednoduché tabulky bez výpočtů lze vytvořit v textovém editoru. Buňka tabulky je fyzicky tím prostorem, do kterého jsou vkládána a v němž jsou uchovávána data. Do sešitu lze data vkládat uspořádaně či nahodile, následně s nimi můžete lehce manipulovat. Některé akce i klávesové zkratky jsou v Excelu obdobné jako ve Wordu, především v oblasti formátování. Formátování můžete aplikovat na skupinu buněk ­ tzv. oblast. Kopírováním buňky lze zkopírovat současně s obsahem také formát. Do buňky lze mimo text vkládat i vzorce nebo hypertextové odkazy. Ve výpočtech můžete pracovat s několika druhy odkazů ­ relativními, absolutními a smíšenými. V tabulkovém procesoru se často využívají funkce ­ součet, průměr... Tabulku vytvářejte v té aplikaci, která je pro danou situaci nejvhodnější. Tabulky lze přenášet mezi jednotlivými programy. Často tvoří základ pro tvorbu formulářů. Jednoduché tabulky bez výpočtů můžete vytvářet v textovém editoru, pro výpočty je nejlepším prostředím tabulkový procesor. Řazení a filtrování tabulky lze provést v tabulkovém procesoru (pro vyšší nároky lze zvolit relační databázové prostředí ­ Access). Shrnutí Poznámka Shrnutí Kde se dozvíte více o Accessu 8484848484 OFFICE 2003 3. Víte, jak na tabulky? Cvič ení-námět-ot ázky Otázky k procvičení Funguje tlačítko Guma jako přepínač? Co je vnořená tabulka? Co se stane po označení tabulky ve Wordu a stisku klávesy DEL? Jak lze aktivovat textový kurzor v buňce Excelu? Jak zapíšete znak ? Co je výsledkem vzorce =10+100*5%? K čemu se používají zástupné znaky? Umíte použít pevný konec řádku v Excelu? Jak lze upravit výšku řádků v tabulce Excelu? Lze k buňce připojit komentář? Čím začíná zápis vzorce? Jaký je rozdíl v zápisu $D$1 a D1? Kde naleznete tzv. automatický výpočet? Jak lze tabulku vytvořenou v Excelu přenést do Wordu? Kde využíváme automatický filtr? Které prostředí zvolíte pro statistickou analýzu doplněnou o grafy? Který z programů Office umí nejlépe organizovaně uchovávat data? 8585858585OFFICE 2003 Víte,žeovládání programůOfficeje podobné? 4. 4.1 Programy ovládáme příkazy Při návrhu tabulek bychom mohli lehce opomenout ostatní aktivity. Je jedenáct hodin třicet minut Outlook připomíná, že je čas na diskusi o společných prvcích programů Office. A proto v tuto chvíli přichází čtvrtá kapitola, která upozorňuje na další společné prvky především tabulkového procesoru a textového editoru. 4.1 Programy ovládáme příkazy Aplikace Office ovládáme prostřednictvím příkazů, které jsou uspořádány do několika nabídek a panelů nástrojů. To umožňuje jejich rychlé a snadné použití. V horní části aplikačního okna je umístěn panel nabídek, z nichž každá po rozbalení zpřístupní jednotlivé příkazy. Jejich výběr provedete klepnutím levého tlačítka myši. Vedle některých příkazů rozbalených nabídek vidíte klávesové zkratky. Ty přinášejí efektivní možnost, jak příslušný příkaz aktivovat, a navíc jejich používání podstatně ušetří čas při rutinních činnostech. U některých příkazů je umístěn znak šipky doprava, který signalizuje existenci vnořené nabídky s doplňujícími příkazy. Klávesa TAB a kurzorové klávesy vám umožní pohyb po rozvinuté nabídce. Aktivaci vybraného příkazu můžete následně provést stisknutím Víte, že ovládání programů Office je podobné? Panel nabídek 8686868686 OFFICE 2003 4. Víte, že ovládání programů Office je podobné? klávesy ENTER. Rozvinutou nabídku nejrychleji odstraníte z obrazovky klepnutím myší mimo ni nebo stisknutím klávesy ESC. Rozbalení jednotlivých nabídek je standardně nastaveno tak, že se aktuálně zobrazují nejčastěji používané příkazy a ostatní jsou skryté. Takové nastavení poznáte podle dvojité šipky, která je umístěna pod posledním příkazem nabídky. Klepnutím na šipku zobrazíte kompletní nabídku a můžete vybrat příkaz, který jste předtím dlouho nepoužili. Takto použitý příkaz je následně zařazen mezi zobrazené příkazy a místo něj se později skryje jiný, nejméně používaný z dosud zobrazovaných příkazů. Vaše počínání v oblasti panelu nabídek je tak aplikacemi Office průběžně sledováno a nabídka se automaticky přizpůsobuje vašim krokům. Vyberte při zobrazení neúplné nabídky jeden ze zobrazených příkazů a setrvejte na něm okamžik kurzorem myši. Budou vám nabídnuty i ostatní příkazy! Zdržuje-li vás tato funkce při práci, nastavte si zobrazení vždy úplné nabídky! Použijte příkaz Nástroje Vlastní, na kartě Možnosti dialogového okna Vlastní zrušte označení položky V nabídkách zobrazovat nejdříve poslední použité příkazy. Pod panelem nabídek jsou implicitně umístěny panely nástrojů. Ty obsahují nejčastěji používané příkazy v podobě tlačítek. Jaké je jejich uspořádání v jednotlivých aplikacích? Například ve výchozím nastavení Excelu jsou pod panelem nabídek vedle sebe ukotveny panely nástrojů Standardní a Formát. V Accessu je tomu trochu jinak: panel nabídek i tlačítka v panelech nástrojů nejsou stále stejné, mění se podle aktuálního zobrazení okna objektů. Základní příkazy jsou pro všechna okna stejné, další příkazy se mění spolu se změnou prostředí. Rozdílné nabídky uvidíte v prostředí tabulek či dotazů. Panely nástrojů můžete zobrazit či skrýt příkazem Zobrazit Panely nástrojů. Klepnutím pravým tlačítkem myši na některý z panelů nástrojů nebo do panelu nabídek zobrazíte také seznam pro volbu panelu nástrojů. Panely můžete uchopit myší a přemístit na libovolné místo v okně aplikace Excel. Panel nástrojů lze uchopit levým tlačítkem myši za svislou zvýrazněnou čáru na levé straně panelu. Přiblížíte-li kurzor myši k zvýrazněnému rozhraní na levé straně panelu, změní se tvar kurzoru na křížovou šipku. V tomto okamžiku můžete panel nástrojů uchopit a přemístit. Upustíte-li panel v okně dokumentu, stane se z něj tzv. plovoucí panel, s kterým pohybujete uchopením za záhlaví. Plovoucí panel můžete jednoduše skrýt klepnutím na tlačítko Zavřít. Umístíte-li panely nástrojů vedle sebe na jeden řádek nebo do jednoho sloupce, nebude pravděpodobně dostatek místa pro všechna tlačítka. Klepnutím na tlačítko Další tlačítka na pravé straně panelu rozvinete celý panel. Použijete-li některé z tlačítek, která byla skrytá, bude zařazeno mezi zobrazená, podobně jako u skrytých příkazů nabídky. Příkazem Přidat či odebrat tlačítka lze zvolit aktivní či neaktivní tlačítka na příslušném panelu. Tlačítka můžete přesouvat nebo kopírovat v rámci jednoho panelu nástrojů, dokonce i z jednoho panelu nástrojů na jiný (jsou-li oba panely nástrojů zobrazeny). Tlačítko lze přesunout přetažením myši při současném podržení klávesy ALT, zkopírovat je můžete podržením kláves CTRL+ALT při přetahování. Tlačítko můžete z panelu nástrojů také odstranit, podržíte-li klávesu ALT a přetáhnete tlačítko mimo panel nástrojů. Tip Poznámka Tip Automatické přizpůsobení nabídky Panely nástrojů Změna umístění panelu nástrojů Plovoucí panel 8787878787OFFICE 2003 Víte,žeovládání programůOfficeje podobné? Nabídka, která je stále ,,po ruce", se nazývá místní (kontextová) nabídka. Obsahuje základní a často používané příkazy, které se vztahují k místu vyvolání nabídky (např. ve Wordu Písmo... či Odrážky a číslování..., v Excelu příkazy Vyjmout, Kopírovat, Vložit, Formát buněk..., u Accessu Otevřít, Spustit, Návrh, Tisk, Náhled...). Stejně jako u panelu nabídek máte možnost rozbalit místní nabídku podrobněji ve směru šipky. Místní nabídku aktivujete jedním klepnutím pravým tlačítkem myši na určité místo pracovní plochy či objektu. Pro její vyvolání můžete použít i klávesovou zkratku SHIFT+F10. Tato nabídka vám umožní provést nabízené operace pouhým výběrem pomocí levého tlačítka myši. Podobně jako v rozbalené nabídce v panelu nabídek se i v místní nabídce můžete pohybovat kurzorovými klávesami nebo klávesou TAB s následným potvrzením klávesou ENTER. Vyzkoušejte si pohyb zpět stisknutím kláves SHIFT+TAB. Nabídku zavřete klepnutím myši kamkoliv mimo nabídku nebo stisknutím klávesy ESC. Tlačítka pro minimalizování (zobrazení pouze programového tlačítka na hlavním panelu), maximalizování (režim využití maximální plochy obrazovky), obnovení a zavření aplikace najdete v pravém horním rohu záhlaví okna programu. Aplikaci můžete zavřít také zadáním příkazu Soubor Konec nebo jednoduše stisknutím kláves ALT +F4. V aplikaci Word můžete využít další zajímavou možnost ­ přiřazení klávesové zkratky příkazu. To oceníte v případě, kdy nějaký příkaz provádíte velmi často a rádi byste jej ovládali klávesnicí ­ ale bohužel neexistuje pro tuto akci klávesová zkratka. Rozsáhlejší dokument budete třeba chtít pro lepší orientaci doplnit číslováním stránek. To provedete klasicky příkazem Vložit Čísla stránek.... Pojďme si ale definovat vlastní klávesovou zkratku pro tento příkaz. Zvolte příkaz Nástroje Vlastní a v dialogovém okně Vlastní klepněte na tlačítko Klávesnice.... Zobrazí se dialogové okno Vlastní klávesnice. V seznamu pro kategorie vyberte příslušnou volbu ­ Vložit a následně v seznamu příkazů klepněte na příslušný příkaz ­ VložitČíslaStránek. Pokud by pro tuto akci již existovala klávesová zkratka, uvidíte ji v poli Aktuální klávesy. Nyní přiřaďte akci klávesovou zkratku. Kurzor umístěte do pole Stiskněte klávesovou zkratku a stiskněte kombinaci kláves začněte klávesou CTRL, ALT či některou z funkčních kláves a pokračujte vybranou klávesou. Trefíte-li se do kombinace, která již existuje, budete na tuto skutečnost upozorněni informačním textem v dialogovém okně. Zvolíte-li např. kombinaci CTRL+C, která je již určena pro kopírování, zobrazí se následující informace: Aktuální přiřazení: ÚpravyKopírovat. Zvolme tedy jinou kombinaci kláves, například CTRL+4. Volbou v poli Změny uložit do: vyberete, pro které dokumenty je klávesová zkratka určena. Chcete-li, aby byly vlastní zkratky přístupné ve všech dokumentech, uložte je do šablony (Normal.dot). Tlačítkem Přiřadit připojíte klávesovou zkratku k příkazu, podobně tlačítkem Odebrat můžete toto přiřazení zrušit. Obr. 4.1: Přiřazení klávesové zkratky 4.1 Programy ovládáme příkazy Místní nabídka Pohyb v místní nabídce Tlačítka pro ovládání aplikačního okna Přiřazení klávesové zkratky příkazu ve Wordu 8888888888 OFFICE 2003 4. Víte, že ovládání programů Office je podobné? Původního nastavení klávesových zkratek v šabloně Normal.dot docílíte tlačítkem Obnovit vše.... Nyní již víte, že klávesová zkratka je funkční klávesa nebo kombinace kláves, jejichž pomocí můžete rychleji provést příkaz. Klávesovou zkratku lze přiřadit nejenom příkazu, ale také např. makru. Co je makro, proč byste je měli využívat a jak se makra vytváří, to se dozvíte v kapitole s názvem Makra aneb práce všeho druhu. 4.2 Využití schránky Office Zamyslíte-li se nad celým názvem nástroje schránka, bude vám z něho zřejmé, že obsahuje-li již ve svém názvu slovo Office, budete ji moci využívat ve všech aplikacích Office, dokonce také mezi nimi vzájemně. Zabýváme-li se v této knize mimo jiné vzájemnými podobnostmi a možnostmi propojení jednotlivých aplikací, nesmí zde zmínka o schránce Office chybět. Jejím prostřednictvím můžete provádět kopírování informací mezi jednotlivými dokumenty i aplikacemi. Následující příklady popisují použití schránky v tabulkovém procesoru Excel. Stejné principy platí i v ostatních aplikacích. Schránku si můžete představit jako určitý prostor v paměti vašeho počítače, který lze využít pro uchování dat z jakéhokoli programu. Uložená data je možné následovně vyzvednout a přenést do jiného dokumentu. Vyberte aktivní buňku nebo oblast a kombinací kláves CTRL+C tato data uložte do schránky. Přemístěte kurzor do buňky, do které chcete data zkopírovat. Stisknutím kláves CTRL+V vložíte kopírovaná data do nové buňky. Zkopírovaná data lze následně editovat. Data můžete kopírovat nejenom v rámci jednoho listu, ale i mezi jednotlivými listy sešitu, také z listu jednoho sešitu na list sešitu druhého. Kopírovaná oblast (vložená do schránky) je signalizována blikajícím přerušovaným ohraničením. Vyjmutí dat z jedné buňky a zkopírování do jiné buňky můžete provést také pomocí schránky. Vyberte buňku, jejíž obsah chcete přesunout. Klávesovou zkratkou CTRL+X její obsah uložíte do schránky a současně označená data odstraníte z původního místa. Přemístíte-li se do druhé buňky a stisknete CTRL+V, Excel vloží data ze schránky do druhé buňky. V aplikacích Office je uživatelům k dispozici rozšířená funkce schránky. Od verze 2002 do ní můžete umístit až dvacet čtyři různých položek. Chcete-li pak pracovat s obsahem schránky, můžete využít panel nástrojů Schránka. V záhlaví tohoto panelu poznáte, kolik je již obsazeno paměťových stránek. Pokud chcete na místo kurzoru v dokumentu vložit obsah některé z paměťových stránek, stačí klepnout na příslušnou stránku myší. Panel nástrojů Schránka můžete zobrazit dvojím stisknutím klávesové zkratky CTRL+C. Další často používanou akcí, která funguje obdobně ve všech aplikacích, je mazání objektů či návrat k předchozímu kroku. Následující příklad je uveden opět pro tabulkový procesor Excel. Tip Poznámka Klávesová zkratka Akce CTRL+C ­ CTRL+V Kopírování pomocí schránky CTRL+X ­ CTRL+V Vyjmutí a kopírování pomocí schránky Tab. 4.1: Užitečné klávesové zkratky (pro kopírování) Poznámka K čemu slouží schránka Office Kopírování dat Vyjmutí dat 8989898989OFFICE 2003 Víte,žeovládání programůOfficeje podobné? Smazání obsahu jedné či více buněk můžete provést obdobně jako kopírování. Vyberte buňku či oblast, kterou chcete smazat, a následně stiskněte klávesu DEL. Tímto příkazem provedete odstranění obsahu buňky při zachování buňkového kurzoru. Použijete-li místo klávesy DEL klávesu BACKSPACE, odstraníte pouze obsah aktivní buňky v oblasti, navíc se buňkový kurzor změní na kurzor textový. Nyní se nabízí otázka, jak vrátit nechtěné smazání obsahu buňky zpět. Excel vám umožní návrat o několik kroků zpět. Tuto možnost vyvoláte klepnutím na tlačítko Zpět (CTRL+Z). Tak můžete vrátit poslední akce po jednotlivých krocích. Chcete-li vrátit několik akcí najednou, klepněte na šipku vedle tlačítka Zpět a vyberte požadované akce ze seznamu. Vybraná akce a všechny akce nad ní budou provedeny v obráceném pořadí. Přehodnotíte-li akci vrácení a nechcete ji provést, využijte opačnou funkci ­ klepněte na tlačítko Znovu. (Tlačítko Znovu je samozřejmě přístupné až po navrácení některé akce.) 4.3 Hledat a najít Dokumenty v elektronické podobě mají oproti klasickým mnoho výhod. Patří mezi ně například možnost automatického vyhledávání, popř. nahrazení určitého textu. Představte si, že píšete v textovém editoru zprávu, v níž jste často používali slovo či slovní spojení, které byste později chtěli nahradit jiným. V textovém editoru Word této změny dosáhnete velice jednoduchým způsobem pomocí dialogového okna Najít a nahradit. Toto okno vyvoláte nejpohodlněji stisknutím klávesové zkratky CTRL+F, je to rychlejší způsob zadání příkazu Úpravy Najít. Takto zobrazené okno obsahuje tři karty: Najít, Nahradit a Přejít na. Chcete-li v dokumentu nahradit nějaký text, je přirozené, že jej musíte nejprve vyhledat. Proto i my začneme popisem první karty ­ Najít. Pro nejčastější vyhledávání je dostačující základní zobrazení dialogového okna, v němž do pole Najít napíšete hledané slovo a po stisku klávesy ENTER je vyhledán první výskyt slova či slovního spojení. Nalezená položka je zvýrazněna. Naposledy vyhledávaná slova lze do pole Najít vložit výběrem ze seznamu po rozbalení tohoto textového pole (platí do zavření aplikace Word). Potvrzením výběru klávesou ENTER je ve skutečnosti aktivováno tlačítko Najít další. Opětovným stiskem klávesy ENTER najde Word další výskyt hledaného slova. Chcete-li právě probíhající hledání zastavit, stiskněte klávesu ESC. Po vyhledání slova zůstává dialogové okno aktivní. Chcete-li v místě vyhledaného slova provést opravu v dokumentu, musíte umístit kurzor zpět do dokumentu (myší nebo klávesovou zkratkou ALT+F6) nebo odstranit dialogové okno Najít a nahradit (například klávesou Esc). Po opětovném vyvolání dialogového okna zůstane v poli Najít předdefinována poslední hledaná položka (platí do zavření aplikace Word). Umíte-li najít slovo v dokumentu, je už jen nepatrný krůček k tomu, abyste je nahradili jiným tvarem. Nahradit můžete jeden výskyt nebo všechny výskyty najednou. Jakým tvarem má být nahrazen vyhleObr. 4.2: Schránka Office 2003 Tip Tip 4.3 Hledat a najít Smazání obsahu buňky Návrat k předchozím krokům Vyhledávání a nahrazování textu v elektronických dokumentech 9090909090 OFFICE 2003 4. Víte, že ovládání programů Office je podobné? daný text, to určíte v textovém poli Nahradit za (klepnete-li v dialogovém okně Najít a nahradit na kartu Nahradit). Klepnutím na tlačítko Nahradit vše nahradíte všechny výskyty slova v dokumentu najednou. Ve Wordu můžete pro označení určitého místa v dokumentu využít neviditelné záložky. V místě kurzoru je můžete definovat pomocí příkazu Vložit Záložka...). Na pojmenovanou záložku lze přejít pomocí karty Přejít na v dialogovém okně Najít a nahradit. V sekci Možnosti hledání lze v poli Hledat určit směr hledání (například od kurzoru směrem k začátku dokumentu). Zaškrtnutím volby Rozlišovat malá a VELKÁ sdělíte Wordu, aby vyhledával jenom ty výskyty v textu, které jsou včetně velkých a malých písmen zcela shodné se zadaným textem v poli Najít. Další volba ­ Pouze celá slova ­ vyhledá podobně pouze celá slova, nikoli části delších slov. Zaškrtnete-li volbu Použít zástupné znaky, pak můžete hledání zúžit použitím zástupných znaků. Tyto znaky lze buď vybrat za seznamu, klepnete-li v nabídce tlačítka Speciální na požadovaný zástupný znak, nebo je můžete vložit přímo do pole Najít. Při přímém vkládání se nejčastěji používá jako zástupný znak hvězdička (*) ­ zastupuje jeden znak. Další příklady pro pokročilé vyhledávání v textu s použitím zástupných znaků naleznete v následující tabulce. Je-li zaškrtnuto políčko Použít zástupné znaky, bude v aplikaci Word nalezen pouze text přesně odpovídající vašemu zadání. (Všimněte si, že políčka Rozlišovat malá a VELKÁ a Pouze celá slova jsou zobrazena šedě, což znamená, že tyto možnosti jsou automaticky zapnuty a nelze je vypnout.) Tip Tip Hledaný text Zástupný znak Příklad Najdete Libovolný znak ? Ad?me? ,,Adámek" i ,,Adamec" Libovolný řetězec znaků * m*e ,,můžete" i ,,musíte" Jeden ze zadaných znaků [ ] [sx] ,,Access" i ,,Excel" Libovolný znak v zadaném [-] [h-l]luk ,,hluk" i ,,kluk" rozsahu (rozsah musí být uveden vzestupně) Libovolný znak kromě [!] p[!a]st ,,prst" a ,,post", nenajdete znaků v závorkách však ,,past" Tab. 4.2: Použití zástupných znaků Poznámka Rozšířené možnosti vyhledávání textu Použití zástupných znaků při vyhledávání Obr. 4.3: Ukázka funkce Najít 9191919191OFFICE 2003 Víte,žeovládání programůOfficeje podobné? V dokumentu můžete vyhledávat, a tím následně i nahrazovat nejen podle řetězce znaků, ale také podle formátování či speciálních znaků. Chcete-li například vyhledat všechny výskyty slov, která jste zformátovali tučně, zvolte tlačítko Formát, volbu Písmo... a v dialogovém okně Najít písmo zvolte pro řez písma volbu tučné. Podobně si můžeme představit i další možnost vyhledávání ­ pomocí speciálních znaků. Chcete-li například vyhledat v textu jakékoli číslo, zvolte po stisknutí tlačítka Speciální volbu Libovolná číslice (9). Samozřejmě můžete také vyhledané formátování či speciální znak změnit neboli nahradit. Při vyhledávání můžete jednotlivé možnosti také vzájemně kombinovat. Informace o vybraném typu formátování je zobrazována pod textovým polem Najít. Všechna formátování můžete zrušit klepnutím na tlačítko Bez for- mátování. 4.3.1 Jak najít a nahradit řetězec v Excelu Potřebujete-li vyhledat konkrétní údaj a nevíte, kde je na listu vložen, využijte možnosti hledání, které nabízí dialogové okno Najít. Prostřednictvím dialogového okna Najít (obr. 4.5) lze vyhledat buňku obsahující příslušný znak či řetězec. Druhé dialogové okno ­ Nahradit ­ je pouze okno Najít rozšířené o možnost změny vyhledaného řetězce. Před vyvoláním dialogového okna Najít, popř. Nahradit, můžete označit oblast, kterou chcete prohledávat. Implicitně je prohledáván celý list. Dialogové okno Najít lze aktivovat příkazem Úpravy Najít či klávesovou zkratkou CTRL+F. Ve Wordu i Excelu můžete vyhledávat řetězec podle definice i při skrytí dialogového okna Najít a nahradit (popř. Najít). Prostřednictvím klávesové zkratky SHIFT+F4 lze vyhledávat následující výskyty, popř. CTRL+SHIFT+F4 předcházející výskyty. Do pole Najít v dialogovém okně lze zadat hledaný řetězec. Při definování hledaného údaje můžete využít zástupné znaky podobně jako ve Wordu ­ pro jeden libovolný znak otazník (?), popř. pro řetězec znaků hvězdičku (*). Prostřednictvím rozevíracího seznamu Hledat lze definovat směr hledání (po řádcích, po sloupcích). Rozevírací seznam Oblast hledání umožní definovat prvek, ve kterém má být údaj hledán (vzorec, hodnota či komentář). Volbou Vzorce zajistíte vyhledání řetězce, je-li zapsán přímo ve vzorci či přímo v buňce. Nevyhledá se buňka, která obsahuje daný řetězec jako výsledek vzorce. Situaci hledání řetězce ,,průměr" podle oblasti znázorňuje obrázek 4.6 a tabulka 4.3. Naopak volbou Hodnota zajistíte vyhledání buňky, která obsahuje daný řetězec jako výsledek vzorce nebo přímo v buňce. Nevyhledá se buňka, která obsahuje řetězec přímo ve vzorci. Tip Poznámka Tip 4.3 Hledat a najít Vyhledávání podle formátu a speciálních znaků Vyhledávání a nahrazování v Excelu Možnosti hledání specifické pro Excel Obr. 4.4: Vyhledávání formátování 9292929292 OFFICE 2003 4. Víte, že ovládání programů Office je podobné? Dialogové okno obsahuje dvě další volby ­ Rozlišovat malá a velká písmena, Pouze celé buňky. První volba umožní rozlišení velkých a malých znaků při hledání, druhá volba vyhledá pouze ty buňky, jejichž obsah se přesně shoduje s hledaným řetězcem. Stisknutím tlačítka Najít další aktivujete vlastní vyhledávání. Stiskem tlačítka Nahradit modifikujete stávající dialogové okno Najít na Najít a nahradit, v němž můžete prostřednictvím textového pole definovat údaj, kterým chcete nahradit vyhledaný řetězec. Opakovaným stisknutím tlačítka Nahradit můžete provádět postupnou náhradu po jednotlivých výskytech. Hromadnou náhradu u všech výskytů zajistíte klepnutím na tlačítko Nahradit vše. Situace nahrazování je zobrazena na obrázku 4.7. Ve Wordu i Excelu můžete využít následující klávesové zkratky: CTRL+F pro vyhledání, CTRL+H pro nahrazení řetězců. Zkratka CTRL+G vyvolá kartu Přejít na, jejímž prostřednictvím můžete vyhledat další prvky v listu Excelu (např. buňky s komentáři...) i dokumentu Wordu (stránku, řádek, komentář...). Obr. 4.5: Dialogové okno Najít (Nahradit) v Excelu Tab. 4.3: Výsledek hledání podle oblastí Oblast Nalezené buňky Vzorec B8, C8, D8 Hodnota B8 Komentář B8 Tip Postupné a hromadné nahrazení znaků Obr. 4.6: Vyhledání řetězce podle oblasti 9393939393OFFICE 2003 Víte,žeovládání programůOfficeje podobné? Obr. 4.7: Nahrazování 4.4 Hypertext V předcházející kapitole jsme si ukázali podobnost vyhledávání ve Wordu a Excelu. Dalším prvkem, který můžete využít opět v obou aplikacích, je hypertextový odkaz. Proč byste jej měli používat? Zprostředkuje vám vazbu např. na jiný dokument, webovou stránku nebo jinou část souboru (například jiný list téhož sešitu Excelu). Hypertextový odkaz se často využívá pro odkazy v síti intranet nebo internet. Jeho prostřednictvím dokážete vytvořit například tabulku obsahující odkazy na často používané dokumenty. Nyní nahlédněme do tabulkového procesoru Excel a ukažme si, jak můžete vytvořit tabulku s hypertextovými odkazy. Hypertextový odkaz lze v Excelu vložit přímo do buňky. Nelze jej ovšem zapsat jako text, ale musíte využít prostředí dialogového okna Vložit hypertextový odkaz. Zadejte příkaz Vložit Hypertextový odkaz nebo stiskněte klávesovou zkratku CTRL+K. V místní nabídce je tato volba k dispozici také. Zobrazí se dialogové okno Vložit hypertextový odkaz (obr. 4.8), které zprostředkuje vlastní vložení odkazu do buňky listu. Odkaz můžete vytvořit na existující soubor nebo stránku WWW. V poli Zadejte název souboru nebo stránky WWW nadefinujte vlastní odkaz na soubor. Můžete jej vybrat pomocí okna se seznamem, který vám nabízí naposledy otevřené soubory, prohlédnuté webové stránky nebo již vložené odkazy, nebo standardním vyhledáváním. Textové pole Zobrazený text vybízí k definici textu, který uvidíte v poli datového listu. Informaci o odkazu můžete doplnit komentářem, který se zobrazí při přiblížení kurzoru k hypertextovému odkazu. Pokud komentář neurčíte, bude jej představovat název sešitu, název listu a odkaz na buňku nebo definovaný název. Poznámka 4.4 Hypertext K čemu slouží hypertextové odkazy Hypertextové odkazy v Excelu Vložení hypertextového odkazu do buňky 9494949494 OFFICE 2003 4. Víte, že ovládání programů Office je podobné? Odkazem nemusí být vždy existující soubor. Pro vytvoření odkazu můžete zvolit také určité místo v dokumentu (například oblast v rámci listu či sešitu), nový dokument nebo elektronickou adresu. Obr. 4.8: Dialogové okno Upravit hypertextový odkaz Obecně je hypertextový odkaz text, který se odkazuje na jiný soubor či dokument a je graficky zvýrazněn (barevně, podtržením). Při přiblížení kurzoru myši k tomuto textu se tvar kurzoru změní na ruku s ukazováčkem. Po klepnutí levým tlačítkem myši se odkazovaný soubor či dokument aktivuje (otevře). Jak zrušit hypertextový odkaz? Pravým tlačítkem myši klepněte na buňku s hypertextovým odkazem, který chcete zrušit, zvolte v místní nabídce příkaz Hypertextový odkaz a následovně klepněte na příkaz Odebrat hypertextový odkaz. Hypertextový odkaz lze odstranit klávesou DEL či BACKSPACE, umístíte-li kurzor do buňky s odkazem pomocí kurzorových kláves. Prostřednictvím místní nabídky můžete hypertextový odkaz také upravovat, kopírovat či přidat k oblíbeným položkám. Na závěr povídání o hypertextových odkazech v prostředí tabulkového procesoru zbývá již jen připomenout, že je můžete zcela stejným způsobem využít také v textovém editoru. Ve Wordu můžete pro označení určitého místa v dokumentu využít záložky (příkaz Vložit Záložka...). Na pojmenovanou záložku lze také vytvořit hypertextový odkaz. 4.5 Odesílání souborů přímo z programů Vytvoříte-li svoji pracovní zprávu jako dokument Wordu či Excelu, obvykle ji také uložíte na nějaké místo na disku svého počítače či na síti. Můžete ji rovněž následně připojit do elektronické zprávy (Outlook) jako přílohu a odeslat například svému nadřízenému. Tuto akci ­ odeslání souboru e-mailem ­ můžete ale také provést přímo z jednotlivých aplikací. Sestavíte-li například zprávu Tip Tip Zrušení hypertextového odkazu 9595959595OFFICE 2003 Víte,žeovládání programůOfficeje podobné? o plnění plánu v tabulkovém procesoru či textovém editoru, můžete ji odeslat přímo z tohoto prostředí prostřednictvím elektronické pošty. I nadále zůstaneme v prostředí Excelu a ukážeme si v něm tento způsob odesílání souboru. Jak již tušíte, v textovém editoru to dokážete provést obdobně. Soubor je vhodné zasílat ve formě přílohy. V tomto konkrétním případě je tedy soubor odeslán ve formátu .xls a příjemce s ním může následovně pracovat v prostředí Excelu. List lze zaslat i jako základní text zprávy elektronické pošty. V takovém případě je zpráva odeslána ve formátu HTML a příjemce ji může pouze zobrazit, nikoli využívat funkce prostředí Excelu. U příjemce pak nemusí být Excel nainstalován, pro zobrazení zprávy stačí aplikace pro zpracování elektronické pošty, která je schopná číst dokumenty ve formátu HTML, nebo prohlížeč sítě WWW. Soubor otevřený v Excelu odešlete zadáním příkazu Soubor Odeslat Příjemce pošty (jako příloha).... Následovně je soubor vložen jako příloha do nového okna zprávy elektronické pošty, s kterou můžete dále pracovat (např. prostřednictvím textových polí Komu..., Kopie... či Skrytá... nadefinovat příjemce zprávy, popř. nastavit možnosti zprávy). Po definici adresátů nezbývá než zprávu odeslat (nejlépe klávesovou zkratkou CTRL+ENTER). Chcete-li odeslat aktuální list sešitu pouze ve formě základního textu zprávy, můžete zvolit příkaz Soubor Odeslat Příjemce pošty. K odeslání souboru můžete využít i tlačítko Elektronická pošta na panelu nástrojů Standardní. Po stisknutí tlačítka určete, jestli chcete soubor odeslat jako přílohu nebo v těle zprávy. 4.5.1 Kolování dokumentu Jinou možností předávání souborů je tzv. směrování dokumentu. V tomto případě mohou jednotliví příjemci provést revize směrovaného dokumentu a vy můžete sledovat jeho stav. Když je dokument postupně zpracován všemi příjemci, je vám automaticky vrácen. Směrování můžete využít například k rozeslání a vyplnění formuláře. Tip Obr. 4.10: Způsob zaslání 4.5 Odesílání souborů přímo z programů Směrování dokumentu Možnosti odeslání souboru Excelu Odeslání souboru ve formě přílohy Obr. 4.9: Odeslání otevřeného souboru Excelu jako přílohy 9696969696 OFFICE 2003 4. Víte, že ovládání programů Office je podobné? Směrovaný dokument je odeslán jako příloha zprávy elektronické pošty ve formátu dokumentu aplikace Word (.doc), popř. Excel (.xls). Otevřený soubor můžete směrovat následujícím způsobem. Zadejte příkaz Soubor Odeslat Příjemce směrování.... Tím vyvoláte dialogové okno, v němž určíte adresy příjemců a další parametry. Můžete zvolit, zda má být dokument zaslán příjemcům postupně či najednou. Zvolíte-li postupné zasílání, je pořadí určeno podle seznamu adres v poli Komu.... Chcete-li určitého příjemce posunout v seznamu na jiné místo, vyberte jeho jméno a klepněte na šipku pro posun nahoru nebo dolů. Vyberete-li jako příjemce osobní distribuční seznam, budou kopie dokumentu směrovány všem jeho členům najednou. Chcete-li dokument směrovat jednotlivým členům seznamu postupně, je nutné vybrat jejich jména. Po zadání jmen příjemců stiskněte tlačítko Směrovat. (Pokud jste již jednou dokument směrovali, budete na tento fakt upozorněni s dotazem, zda jej chcete směrovat znovu.) Tlačítkem Přidat můžete směrování oddálit ­ chcete-li dokument směrovat později. Až bude dokument připraven k odeslání, zvolte znovu v nabídce Soubor příkaz Odeslat Další příjemce směrování.... Chcete-li ovšem přidat dalšího příjemce, zvolte příkaz Jiný příjemce směrování. Zaškrtnete-li v dialogovém okně Směrování volbu Po ukončení návrat, pak bude směrovaný dokument automaticky odeslán k vám, jakmile ho zavře poslední recenzent. Zaškrtnutím volby Sledovat stav zajistíte to, aby vám vždy po předání dokumentu dalšímu příjemci byl tento fakt oznámen zprávou (,,Malý Petr směroval dokument Školeni.doc na Bohatý Pavel"). Doposud jste byli v roli uživatele, který zasílá směrovaný soubor. Ještě ale nevíte, jak to vypadá na druhé straně ­ u příjemce. Při směrování souboru na revizi je automaticky zapnuto sledování změn. Jste-li příjemcem směrovaného dokumentu, obdržíte zprávu elektronické pošty (,,Dokument je směrován. Po dokončení připomínek vyberte příkaz Odeslat z nabídky Soubor. Dokument bude pokračovat v oběhu.") s připojeným směrovaným dokumentem. Otevřete jej a proveďte změny, popřípadě přidejte komentáře. Jste-li posledním příjemcem, bude text zprávy následující: ,,Dokument je směrován. Po dokončení připomínek vyberte příkaz Odeslat z nabídky Soubor. Dokument se vrátí odesílateli." Poznámka Poznámka Obr. 4.11: Směrování dokumentu Poznámka Poznámka Volba příjemců směrování Nastavení směrování a odeslání dokumentu Možnost sledování směrovaného dokumentu Přijetí směrovaného dokumentu 9797979797OFFICE 2003 Víte,žeovládání programůOfficeje podobné? Co dál? Chcete-li dokument směrovat další osobě na seznamu směrování, přejděte v nabídce Soubor na příkaz Odeslat a klepněte na příkaz Další příjemce směrování. Následně klepněte na přepínač Směrovat dokument adresátovi.... Chcete-li dokument směrovat osobě, která není na seznamu, zadejte příkaz Soubor Odeslat Jiný příjemce směrování. Nakonec se směrovaný dokument vrátí původnímu autorovi, který může nejenom sledovat provedené změny, ale také sloučit tyto změny s originálním dokumentem. Chcete-li odeslat kolegovi soubor pouze na revizi (bez směrování), můžete využít jiný příkaz: Soubor Odeslat Příjemce pošty (na revizi ).... Tímto příkazem se automaticky vytvoří formulář e-mailové zprávy s předvyplněným textem v předmětu (,,Proveďte revizi dokumentu...") a těle zprávy (,,Proveďte revizi přiloženého dokumentu."). V souboru je také zapnuto sledování změn. Jak to ,,vypadá" na druhé straně ­ u příjemce? Ten může soubor otevřít a provést požadované změny, které jsou automaticky sledovány (o sledování změn pojednávala kapitola Sledování dokumentu). Po ukončení revize souboru lze k zpětnému odeslání využít tlačítko Odpovědět se změnami v panelu nástrojů Revize. Tím se vrátí soubor s provedenými a označenými změnami k původnímu odesílateli. Otevřete-li dokument aplikace Word (od verze 2003), který byl doručen jako příloha e-mailové zprávy, aplikace se automaticky přepne do zobrazení Rozložení pro čtení. Tato funkce je ovlivněna zaškrtnutím políčka Povolit spuštění v rozložení pro čtení na kartě Obecné v dialogovém okně Možnosti (nabídka Nástroje). Shrnutí Ovládání všech programů Office je velmi podobné. Při rutinních činnostech šetří čas klávesové zkratky. Nejčastěji používané příkazy najdete na panelech nástrojů v podobě tlačítek. Tlačítka lze mezi panely přesouvat a kopírovat. Schránku Office lze využívat ve všech aplikacích Office. Vyhledávat a nahrazovat můžete nejen řetězce znaků, ale také formátování či speciální znaky. Vazbu na jiný dokument, webovou stránku nebo jinou část souboru zajistí hypertextový odkaz. Dokument Wordu či Excelu lze připojit do elektronické zprávy (Outlook) jako přílohu a odeslat přímo z jednotlivých aplikací. Specifickým způsobem předávání dokumentů je směrování. Otázky k procvičení Umíte zobrazit úplnou nabídku v panelu nabídek? Jak zobrazíte konkrétní panel nástrojů? Co je plovoucí panel? Jak lze přiřadit příkazu klávesovou zkratku? V kterém programu sady Office je tato funkce podporována? Cvič ení-námět-ot ázky Shrnutí Poznámka Otázky k procvičení Poznámka Směrování dokumentu další osobě Zaslání dokumentu na revizi 9898989898 OFFICE 2003 4. Víte, že ovládání programů Office je podobné? Jaký je rozdíl mezi klávesovými zkratkami CTRL+C a CTRL+X? Jakým způsobem vrátíte poslední změnu v dokumentu, popř. několik změn? Jak lze zastavit právě probíhající hledání? Lze nahradit všechny výskyty hledaného řetězce v dokumentu najednou? Lze hledat v dokumentu znak tabulátoru? Používáte klávesovou zkratku CTRL+H? Musí se hypertextový odkaz vkládat pomocí dialogového okna? Jak lze hypertextový odkaz upravovat? Lze odeslat pouze jeden list sešitu Excelu? Na kterém panelu nástrojů je standardně umístěno tlačítko Elektronická pošta? Může se dokument směrovat příjemcům postupně? 9999999999OFFICE 2003 Makraanebpráce všehodruhu Zjednodušení opakovaných činností 5. Jistě jste si všimli, že při zpracování dokumentů provádíte spoustu činností opakovaně. Nepřistihli jste se někdy v situaci, že vás některá z těchto činností po několikerém zopakování přestala bavit? Neptali jste se někdy sami sebe: ,,Proč na to není klávesová zkratka?" Jedná-li se o příkaz v programu Word (viz kapitola o ovládání programů Office), můžete mu přiřadit vlastní klávesovou zkratku, ale to vaše nároky určitě neuspokojí ­ lepší jsou makra! Co si pod pojmem makro můžete představit? Již sám název kapitoly něco prozradil ­ Makra aneb práce všeho druhu. Potřebujete-li například často vkládat do dokumentu stejnou tabulku, nemusíte ji vždy ,,otrocky" vytvářet, ale provedete tuto akci pouze jednou, přičemž předtím aplikaci řeknete, aby si vaše kroky zapamatovala, že je budete v budoucnu využívat. Nezní to lákavě, nechat pracovat počítač místo sebe? Více o tom, co je makro, jak je lze vytvořit a využívat v textovém editoru i tabulkovém procesoru, se dozvíte v této kapitole. Makro je řada příkazů a funkcí uložených v modulu aplikace Microsoft Visual Basic a lze je spustit, kdykoli potřebujete danou akci provést. Na makro můžeme nahlížet ze dvou stran. Můžete mít připravená ,,firemní makra", která uživatelé pouze spouští, anebo můžete makra sami vytvářet. Při tzv. nahrávání makra se zaznamenává řada Poznámka Makra aneb práce všeho druhu 100100100100100 OFFICE 2003 5. Makra aneb práce všeho druhu příkazů a pokynů dané aplikace, která tvoří jeden celek. Již připravené makro není pak nic jiného než jeden příkaz, pomocí něhož provádíme konkrétní akce automaticky. V jaké situaci lze makra používat? Především tehdy, kdy provádíte rutinní úpravy nebo opakované složité posloupnosti akcí. Ale makra můžete využít třeba také k rychlejšímu přístupu k volbě ukryté hluboko v dialogových oknech. S pomocí následujícího textu si můžete vytvořit dvě vzorová makra. První ­ v textovém editoru Word ­ sestaví makro, které očísluje stránky dokumentu. Druhé ­ v tabulkovém procesoru Excel ­ změní vzhled stránky. Také se naučíte, jak lze ,,připravená" makra ovládat. 5.1 Používáme makra ve Wordu Vytváříte-li dokumenty, které obsahují více stránek, je vhodné stránky očíslovat. Tuto akci můžete klasicky provést následujícím způsobem. Zvolíte příkaz Vložit Čísla stránek.... Otevře se dialogové okno Čísla stránek, v kterém definujete způsob číslování a dialog potvrdíte. Představte si, že tuto stejnou akci ­ se stejným nastavením parametrů ­ budete provádět pravidelně několikrát denně u každého dokumentu... Pojďme raději vytvořit makro, které bude tuto rutinní práci dělat za vás. Před samotným nahráváním makra si zkuste příslušné akce nanečisto, abyste zbytečně do makra nezaznamenávali chybné kroky. Po spuštění nahrávání makra se totiž zaznamenává veškerá činnost a je zbytečné do makra zahrnovat případné chybné kroky a jejich opravy. Máte vyzkoušeno? Pusťme se tedy konečně do vlastní tvorby makra. Zadejte příkaz Nástroje Makra Záznam nového makra.... Tím vyvoláte dialogové okno Název makra, v němž můžete zvolit výstižný název pro nové makro. Prvním znakem názvu makra musí být písmeno. Ostatními znaky mohou být písmena, číslice nebo znaky podtržení. Název makra nesmí obsahovat mezery. Slova oddělujte pomocí znaku podtržení (_). Dále lze v okně Název makra určit, zda má být makro aktivní pro všechny dokumenty, nebo pouze pro jeden konkrétní dokument. Toho docílíte volbou v textovém poli Uložit makro v. Při výchozím nastavení jsou makra ukládána do šablony Normal.dot, která se otvírá automaticky při spuštění aplikace Word a makra jsou tak přístupná pro libovolný dokument. Úpravou této šablony můžete změnit také výchozí formátování dokumentu nebo jeho obsah. V sekci Makro přiřadit na vidíte dvě tlačítka s intuitivními obrázky. Jejich prostřednictvím lze pro právě nahrávané makro vytvořit tlačítko v panelu nástrojů (obr. 5.1) či mu přiřadit klávesovou zkratku. Tímto tlačítkem (klávesovou zkratkou) budete později nahrané makro spouštět. Poznámka Poznámka K čemu lze využít makra Makro pro číslování stránek ve Wordu Vytvoření makra Přiřazení makra na panel nástrojů Obr. 5.1: Přiřazení makra na panel nástrojů 101101101101101OFFICE 2003 Makraanebpráce všehodruhu Po potvrzení dialogů začíná nahrávání jednotlivých kroků. Všimněte si, že se změnila podoba kurzoru a na obrazovce se zobrazil nový panel Zastavit záznam. Na něm jsou dvě tlačítka: Ukončit záznam makra (ukončí nahrávání) a Přerušit záznam (můžete nahrávání přerušit a opět v něm pokračovat, funguje jako přepínač). Nyní proveďte příslušné kroky pro očíslování dokumentu (Vložit Čísla stránek...) a konec nahrávání potvrďte stisknutím tlačítka Ukončit záznam makra (také lze použít příkaz Nástroje Makro Zastavit záznam). Tak jste uložili posloupnost příkazů, které můžete opakovaně používat. Makra lze vytvářet nejenom nahráváním, ale také zápisem v editoru programu Visual Basic for Applications (VBA). V tomto prostředí lze také dříve nahraná makra upravit. Zajímá-li vás, jak příslušné makro ve skutečnosti vypadá (jeho zápis v kódu jazyka Visual Basic), můžete v dialogovém okně Makro (ALT+F8) makro označit a zvolit tlačítko Upravit. Na obrazovce se objeví editor jazyka Visual Basic a okno s modulem obsahujícím vaše kroky: Sub Cislovani() Selection.Sections(1).Footers(1).PageNumbers.Add PageNumberAlignment:= _ wdAlignPageNumberRight, FirstPage:=True End Sub Nyní přichází druhá fáze, kdy již máte makro pro očíslování dokumentu připravené a chcete je opakovaně využívat. Otevřete nejprve dokument, v kterém chcete provést očíslování stránek. Následně vyvolejte dialogové okno Makra (ALT+F8). Označte makro nahrané v předchozím kroku a klepněte na tlačítko Spustit. V tom okamžiku proběhne automaticky dříve nahraná akce (očíslování stránek). Používáte-li některé makro velmi často, využívejte již dříve zmíněné přiřazení k tlačítku na panelu nástrojů nebo klávesové zkratce. Tak budete moci makro spustit přímo, bez otevírání dialogového okna Makra. Při návrhu klávesové zkratky můžete použít kombinaci kláves CTRL+ZNAK nebo CTRL+SHIFT+ZNAK, kde znak představuje libovolnou klávesu s písmenem. Znakem klávesové zkratky nesmí být číslice ani zvláštní znak, například @ nebo #. Vámi navržená klávesová zkratka dostává přednost před standardními klávesovými zkratkami! Proto není vhodné volit např. CTRL+C či CTRL+V. Využívejte raději kombinace kláves CTRL+SHIFT+PÍSMENO. Chcete-li zastavit makro dříve, než je jeho běh dokončen, stiskněte klávesu ESC. Poznámka Tip Tip Poznámka Upozornění Tip 5.1 Používáme makra ve Wordu Nahrávání makra Spuštění makra 102102102102102 OFFICE 2003 5. Makra aneb práce všeho druhu 5.2 Makra sviští i v Excelu V této kapitole sestavíme jednoduché makro v Excelu ­ vytvoříme si pomocníka, kterého můžeme opakovaně využívat v následující situaci. Možná se vám také stává, že obdržíte od kolegy soubor Excelu s výsledky nějaké analýzy, kterou byste si rádi vytiskli. Kde je problém? Kolega vytvořil rozměrnější tabulku, pro kterou neupravil tiskovou plochu, a proto výsledkem vašeho tisku bude několik stránek. Chcete-li tisk ,,dostat" pouze na jednu stránku bez velké námahy, je to úkol právě pro makro. Zadejte příkaz Soubor Vzhled stránky... a v dialogovém okně Vzhled stránky na kartě Obecné definujte přizpůsobení stránek v sekci Přizpůsobit na. Způsob nahrávání makra je analogický tomu, který jsme popsali v prostředí Wordu. Za zmínku stojí to, že opět v dialogovém okně Makra můžete nahrávané makro uložit do aktivního sešitu či nového sešitu nebo do osobního sešitu maker. Makra uložená v osobním sešitu maker můžete využít v rámci celé aplikace, tedy i v jiných sešitech. Je vhodné ukládat do tohoto sešitu obecná makra, která můžete využít ve všech sešitech. Osobní sešit maker je soubor s názvem Personal.xls (C:\Windows \Application Data\Microsoft\Excel\XLStart) a spouští se automaticky s otevřením aplikace Excel. Všimněte si, že panel Zastavit záznam obsahuje v Excelu sice také dvě tlačítka, ale funkce jednoho z nich je odlišná. Stejné je tlačítko Ukončit záznam makra (tím ukončíte nahrávání). V Excelu ale nenajdete tlačítko pro přerušení nahrávání. Místo něj je zde tlačítko Relativní odkaz pro zapnutí relativních odkazů. Chcete-li, aby bylo makro spuštěno relativně vzhledem k umístění aktivní buňky, zaznamenejte je pomocí relativních odkazů na buňky. Na panelu nástrojů Zastavit záznam klepněte na tlačítko Relativní odkaz tak, aby bylo aktivní. V aplikaci Excel bude pokračovat záznam maker s relativními odkazy, dokud Excel nezavřete nebo dokud znovu neklepnete na tlačítko Relativní odkaz. Stejně jako ve Wordu, také v Excelu má klávesová zkratka přiřazená makru při otevření dokumentu přednost před výchozími klávesovými zkratkami. Provedete-li akci pro přizpůsobení stránky se zapnutým nahráváním maker, Excel si v tomto případě zapamatuje nejenom volbu přizpůsobení, ale také ostatní možnosti, které se nacházejí v dialogovém okně Vzhled stránky. Nahrané makro si můžete prohlédnout v editoru programu VBA (vyzkoušejte si to ­ stiskněte klávesovou zkratku Alt+F11). Bude vypadat podobně jako následující výpis. Podíváte-li se na něj pozorně, určitě mu po chvilce porozumíte a zjistíte, že pro nastavení přizpůsobení stránky jsou určeny příkazy FitToPagesWide = 1 (vodorovně) a FitToPagesTall = 1 (svisle). Obr. 5.2: Přizpůsobení stránek Poznámka Upozornění Využití makra při přizpůsobení tisku v Excelu Uložení makra Zastavení záznamu makra Nahrané makro ve Visual Basicu 103103103103103OFFICE 2003 Makraanebpráce všehodruhu Obr. 5.3: Makro Vzhled stránky Na závěr povídání o makrech vám dám další tip pro makro v Excelu, které můžete zařadit do osobního sešitu maker a následovně efektivně využít při své kancelářské praxi. Chcete-li buňky obsahující vzorce zkopírovat jako hodnoty, můžete v Excelu použít příkaz Vložit jinak Hodnoty. Makro vytvořte následovně: vložte do schránky obsah buňky (CTRL+C), pak zapněte nahrávání makra, definujte klávesovou zkratku (např. CTRL+SHIFT+V) a zadejte příkaz Úpravy Vložit jinak Hodnoty, makro zastavte. Co vám přinesla tato kapitola? Již víte, že makra můžete vytvářet podobným způsobem jak v textovém editoru, tak i tabulkovém procesoru, že jsou efektivním nástrojem usnadňujícím naši činnost. Bohužel v sobě makra mohou skrývat také nebezpečí, protože jejich prostřednictvím lze provést různé činnosti, nejen ty užitečné. Jedná se především o tzv. makroviry. Excel i Word proto nabízí ochranu proti nekontrolovanému spouštění maker prostřednictvím nabídky Nástroje Makro Zabezpečení. V dialogovém okně, které se otevře po zadání tohoto příkazu, můžete definovat pravidla pro spouštění maker z cizích zdrojů. 5.2 Makra sviští i v Excelu Zabezpečení maker 104104104104104 OFFICE 2003 5. Makra aneb práce všeho druhu Cvič ení-námět-ot ázky Shrnutí Shrnutí Makro je příkaz, pomocí něhož lze provést několik akcí automaticky. Makra tak šetří čas při rutinních akcích. Makru může být přiřazena klávesová zkratka, také je lze přiřadit k tlačítku. Klávesová zkratka přiřazená makru má při otevření dokumentu přednost před výchozími klávesovými zkratkami. Způsob práce s makry je analogický v prostředí Wordu i Excelu. Otázky k procvičení Jaký je doporučovaný krok před nahráváním makra? Může název makra obsahovat mezeru? Je vhodnou klávesovou zkratkou pro makro CTRL+C? Jak si můžete prohlédnout nahrané makro v editoru programu VBA? 105105105105105OFFICE 2003 Třipodobyformuláře Tři podoby formuláře Formuláře sbírají informace 6. 6.1 Nejen pro tištěnou podobu ve Wordu V běžném životě i při kancelářských činnostech se velmi často setkáváme s formuláři. Vyžadují je po nás různé instituce ­ počínaje žádostí o občanský průkaz až třeba po různé dotazníky marketingových agentur. Tyto tištěné formuláře slouží pro získání různých informací formou předtištěných druhů údajů. Na nás pak již čeká pouhé doplnění konkrétních informací v předdefinovaných polích. Jste-li tím, kdo chce získat informace, a vytváříte-li k tomuto účelu formulář, můžete jej vytvořit jako elektronický dokument. A to podobnými způsoby jak v textovém editoru, tak i v tabulkovém procesoru. V kapitole Víte, jak na tabulky jsme se věnovali tabulkám ­ a právě ty se velmi často využívají jako základ při návrhu formulářů. V této kapitole se dozvíte o dalších prvcích, které můžete při návrhu formuláře využít. Také si povíme o tom, že formuláře lze vytvářet pro čistě elektronické použití. 6.1 Nejen pro tištěnou podobu ve Wordu Jak lze jednoduše definovat pojem formulář? Jako přehledně členěný dokument s místem určeným pro zadávání informací. V této kapitole si ukážeme, jaké prvky lze použít při vytváření jednoduchého formuláře v textovém editoru Word. Naučíte se vytvořit formulář určený pro vyplňování v elektronické Jednoduchý formulář ve Wordu 106106106106106 OFFICE 2003 6. Tři podoby formuláře formě. Takový formulář si uživatelé zobrazí a také vyplní přímo v dané aplikaci. Po vyplnění jej mohou například odeslat příjemci informací prostřednictvím elektronické pošty. Elektronický formulář často obsahuje další zjednodušující, dynamické prvky pro zadávání informací ­ pole, zaškrtávací políčka či rozevírací seznamy. Ukázky formulářů najdete také v šablonách nových dokumentů. Můžete je zobrazit příkazem Soubor Nový a výběrem z některé karty v dialogovém okně Šablony ­ Dopisy a faxy, Jiné dokumenty...). Nyní sestavíme jednoduchý formulář, jehož prostřednictvím získáme informace týkající se zájmu o školení v jednotlivých programech Office. Nejprve sestavíme základní dokument. Při návrhu můžete vedle základního textu vhodně použít již známé prvky z předcházejících kapitol, především tabulky či odrážky ­ pomohou vám vytvořit přehledný a srozumitelný dokument. Ten můžete využít i jako tištěný formulář určený pro ruční zapsání údajů. Při návrhu ,,pravého" formuláře se neobejdete bez hlavního pomocníka ­ panelu nástrojů Formuláře (zobrazíte jej příkazem Zobrazit Panely nástrojů Formuláře). Prohlédnete-li si jej, zjistíte, že na něm naleznete mimo jiné již známé ikony pro tvorbu tabulek (Navrhnout tabulku, Vložit tabulku). Panel nástrojů dále obsahuje tlačítka specifická právě pro tvorbu formulářů ­ Textové pole formuláře (pro vyplňování údajů), Zaškrtávací políčko formuláře (pro výběr z několika voleb) či Rozbalovací pole formuláře (pro výběr ze seznamu). Textové pole je takové pole, do kterého uživatel vkládá text (může obsahovat výchozí text, který lze změnit, např. ). Zaškrtávací políčko je určeno k případnému potvrzení určité možnosti. Rozbalovací pole zobrazí rozevírací seznam povolených možností. Nejprve se seznámíme s textovým polem. Využijeme je pro vkládání údajů do tabulky se jménem a příjmením. Jak lze do základního dokumentu doplnit textové pole pro vkládání údaje o jméně a příjmení? Důležité je umístit kurzor do místa, kam chcete pole vložit. Poté již můžete stisknout tlačítko v panelu nástrojů ­ Textové pole formuláře. Tímto krokem jste již vložili pole do dokumentu. Je-li aktivní tlačítko Stínování formuláře, vidíte toto pole podbarvené šedivě. Stejným způsobem vložte do dokumentu ostatní textová pole ­ název firmy, adresu... Tlačítko Vložit rám lze využít pro přidání ohraničení pole. Poznámka Obr. 6.2: Panel nástrojů Formuláře Poznámka Obr. 6.3: Textové pole Poznámka Co využijete při návrhu formuláře Panel nástrojů Formuláře Textové pole formuláře Obr. 6.1: Dokument jako formulář 107107107107107OFFICE 2003 Třipodobyformuláře Zamknete-li nyní návrh formuláře (tlačítko Ochrana formuláře v panelu nástrojů Formuláře), můžete začít s vyplňováním údajů. Mezi jednotlivými poli se můžete pohybovat buď klepnutím myší, nebo vyzkoušejte klávesu ENTER ­ je pohodlnější. Funkci tlačítka pro zamknutí formuláře si můžete představit jako přepínání mezi režimem návrhu (neboli formulářem odemknutým pro úpravy) a režimem vyplňování (formulářem zamknutým pro úpravy). V režimu vyplňování je uživateli dovoleno editovat pouze políčka formuláře, nelze upravovat základní dokument (ani text!). Dalšími prvky, které můžete na formulář umístit, jsou zaškrtávací a rozbalovací pole. Do dokumentu je vložíte podobně jako textové pole. Zaškrtávací pole vložíte tlačítkem Zaškrtávací políčko formuláře, podobně rozbalovací pole tlačítkem Rozbalovací pole formuláře. Poslední tlačítko na panelu nástrojů ­ Možnosti pole formuláře ­ je určeno pro definici vlastností pole. Některé vlastnosti jsou pro všechny tři typy polí společné, v některých se logicky podle své funkce liší. U textového pole můžete mimo jiné definovat typ údaje (obyčejný text, číslo, datum...), jeho maximální délku (počet znaků udávajících šířku pole), také formát textu (Velká, Malá...). Do textového pole můžete předepsat údaj, který lze samozřejmě změnit. Výchozí text lze definovat také v dialogovém okně Možnosti textového pole formuláře v poli Výchozí text. Tuto vlastnost můžete využít pro rychlé vkládání nejčastěji se vyskytujících údajů, popř. pro názorné vysvětlení zápisu (). Podobně u zaškrtávacího políčka lze určit výchozí hodnotu ­ zaškrtnutí či nezaškrtnutí políčka. U zaškrtávacího políčka můžete ovlivnit také jeho velikost (zachovat volbu automatická, popř. přesně definovat číslicí). Rozbalovací pole umožňuje zobrazit rozevírací seznam, z kterého uživatel vybírá jednu z povolených možností. Pro zobrazení seznamu je nutné tento seznam nejprve definovat. Opět jako vlastnost, prostřednictvím textového pole Položka a tlačítka Přidat. Pořadí v seznamu lze následně měnit tlačítky pro přesun (s intuitivním zobrazením šipek), tlačítkem Odebrat lze položku ze seznamu odstranit. Poznámka Obr. 6.4: Výchozí text Obr. 6.5: Rozevírací seznam 6.1 Nejen pro tištěnou podobu ve Wordu Vyplňování údajů Zaškrtávací a rozbalovací pole formuláře Vlastnosti pole formuláře Definování výchozího textu Rozevírací seznam 108108108108108 OFFICE 2003 6. Tři podoby formuláře U všech typů polí můžete uživateli zakázat/povolit přístup do jednotlivých políček. V případě textového pole možností Vyplnění povoleno. Zaškrtnutím umožníte uživateli zápis do pole, zrušením označení naopak tuto možnost zakážete. Podobně u zaškrtávacího pole zpřístupňujete editaci vlastností Zaškrtávací políčko je aktivní. U rozbalovacího seznamu se jedná o vlastnost Rozevírací seznam je aktivní. 6.2 Formulář s výpočty v Excelu Formuláře můžete vytvářet také v tabulkovém procesoru (podobně jako ve Wordu). Vytváříte-li formuláře pro tištěnou podobu, platí pro volbu programu podobná doporučení jako u tabulek. Textový editor je vhodným prostředím pro formuláře, které jsou náročnější na grafické formátování (například číslování) nebo obsahují složitější členění buněk (například buňky rozdělené napříč). Pro formuláře, které obsahují výpočty, je naopak nejlepším prostředím Excel. Tato kapitola, jak již název napovídá, se bude věnovat formulářům v prostředí tabulkového procesoru. Na obrázku 6.6 vidíte vzorový příklad formuláře, jehož jednotlivé prvky nyní probereme. První kroky při návrhu formuláře v tabulkovém procesoru jsou podobné těm, kterými jsme začínali tvořit formulář v textovém editoru. Často je základem formuláře tabulka, která je doplněna o další prvky. Proto také my začneme návrh vytvořením základního dokumentu s tabulkou a doplníme jej o dva další typické formulářové prvky ­ přepínač a pole se seznamem. O tom, jak vytvořit tabulku v Excelu a jaké prvky můžete využít, jsme si již povídali v kapitole Tabulka patří k Excelu. Nyní si navíc ukážeme další možnosti, které základní tabulku přemění na formulář vhodný pro vyplňování přímo v aplikaci Excel. Podobně jako jsme se při návrhu formuláře ve Wordu neobešli bez panelu nástrojů Formuláře, budeme stejnojmenný panel využívat i nyní. Zobrazíte-li tento panel, zjistíte, že nejenom jeho složení je odlišné od panelu nástrojů Formuláře ve Wordu, ale že také obsahuje více prvků. I práce s jednotlivými prvky je trochu odlišná. Ve Wordu jsme pracovali ve dvou režimech v rámci celého dokumentu ­ v návrhu a vyplňování (přepínání jsme ovládali tlačítkem Ochrana formuláře). V tabulkovém procesoru tlačítko Ochrana formuláře nenaleznete. V tomto prostředí budeme režim návrhu vztahovat k jednotlivým prvkům, nikoli k celému dokumentu. Ovládací prvky budeme umísťovat na list a budeme s nimi pracovat podobně jako s objekty. Obr. 6.6: Formulář v Excelu Přístup do pole formuláře Formuláře s výpočty Návrh formuláře v Excelu Panel nástrojů Formuláře v Excelu Obr. 6.7: Panel nástrojů Formuláře 109109109109109OFFICE 2003 Třipodobyformuláře K výběru objektů můžete využít tlačítko Vybrat objekty panelu nástrojů Kreslení. Toto tlačítko funguje jako přepínač. Aktivujete-li je, můžete následně vybrat oblast listu (stisknutím a následným tažením pomocí levého tlačítka myši). Tímto budou všechny objekty v tomto prostoru vybrány (označeny). Při návrhu formuláře (v obou prostředích) myslete na to, aby byl formulář přehledný a aby se v něm dobře pracovalo. Nevytvářejte takové formuláře, které byste sami nechtěli vyplňovat. Nyní se ponoříme do prostředí Excelu a ukážeme si, jak využít prvek přepínač a pole se seznamem. Přepínač si můžete představit jako tlačítko, pomocí kterého se vybírá jedna možnost ze skupiny ve skupinovém rámečku. V tomto rámečku lze zapnout pouze jeden přepínač. Přepínače se používají v případě, kdy je přípustná pouze jedna z několika možností. Například chceme-li ve vzorovém formuláři označit účel odeslání ­ buď se může jednat o opravu, výměnu, nebo o zapůjčení. Nelze tedy označit více možností současně. Jak umístíte přepínač na list? Klepněte na tlačítko Přepínač v panelu nástrojů Formuláře a následně klepněte myší do místa na listu, do kterého chcete tento ovládací prvek umístit. Objekt lze v tomto okamžiku upravit ­ např. měnit jeho velikost či umístění, popř. jej kopírovat. Jsou-li viditelné úchyty, jste v režimu návrhu prvku. Chcete-li prvek používat, klepněte myší mimo něj. Následující poznámky a tipy přinášejí několik doporučení pro práci s prvky v režimu návrhu. Velikost prvku lze změnit v režimu návrhu (např. klepnutím pravého tlačítka myši na objekt) tažením úchytů (v rozích a uprostřed spojnic rohů prvku) ve směru, který naznačuje zobrazená šipka. Prvek přemístíte, uchopíte-li jej levým tlačítkem myši a přetáhnete (kurzor se změní na tvar kříže). Prvek můžete kopírovat přes schránku: CTRL+C ­ CTRL+V. Překrývají-li se objekty na listu, můžete určit jejich vzájemné pořadí (příkaz místní nabídky Pořadí Přenést dopředu (dozadu), Pořadí Přenést dozadu (dopředu)). Prvky lze podobně jako ostatní objekty seskupovat, popř. oddělovat příkazem místní nabídky Seskupování Seskupit (Oddělit, Znovu seskupit). Tyto volby naleznete i na panelu nástrojů Kreslení (rozevírací seznam). Obvykle je grafická značka přepínače doprovázena popiskem, který vyjadřuje význam (oprava, výměna...). Při návrhu prvku je obecně tento doprovodný text tvořen slovem přepínač a pořadovým číslem. Tento popisek lze editovat prostřednictvím příkazu místní nabídky Upravit text. Související přepínače (týkající se jednoho účelu) obvykle seskupujeme pomocí rámečků. Rámeček je jedním z dalších prvků, může být doplněn také popiskem. Ovládací prvky můžete formátovat prostřednictvím dialogového okna Formát ovládacího prvku (volba místní nabídky). Dialogové okno může obsahovat různé karty podle typu prvku ­ Barvy, Čáry, Velikost. Podívejme se na jednu z nich ­ Ovládací prvek pro přepínače. V této kartě můžete nastavit vlastnosti Hodnota a Propojení s buňkou. Vlastnost Hodnota určuje počáteční stav přepí- Poznámka Tip Poznámka Tip Poznámka 6.2 Formulář s výpočty v Excelu Jak funguje přepínač Formátování ovládacích prvků 110110110110110 OFFICE 2003 6. Tři podoby formuláře nače ­ zda je zapnutý (Zaškrtnuto), nebo vypnutý (Nezaškrtnuto). Pro náročnější uživatele je určena druhá vlastnost ­ Propojení s buňkou. Buňka uvedená v textovém poli Propojení s buňkou obsahuje číselnou informaci o tom, který přepínač ze skupiny možností je zapnutý. Umístíte-li související přepínače společně do skupinového rámečku a potom propojíte všechny přepínače do jedné buňky listu pomocí textového pole Propojení s buňkou, bude po zapnutí přepínače daná buňka obsahovat číslo zapnutého přepínače v dané skupině. Toto číslo můžete použít například ve vzorci. Pro označení kombinace (více možností) je určen jiný ovládací prvek ­ zaškrtávací políčko. S tímto prvkem jste se již seznámili při návrhu formuláře ve Wordu. Jedná se o políčko, které také zapíná nebo vypíná příslušnou možnost, ale na listu či ve skupině může být současně zaškrtnuto více políček. Další ovládací prvek, který je použit ve vzorovém formuláři (pro druh přepravy) je pole se seznamem. Můžete si jej představit jako rozevírací seznam, z něhož vybíráte požadovanou položku, ta je následně zobrazena v textovém poli. Podobně jako v předcházejícím případě můžete u tohoto ovládacího prvku nastavit určité možnosti. Podívejme se na ně. Vyvolejte dialogové okno Formát ovládacího prvku, kartu Ovládací prvek. Jsou na ní tři vlastnosti: Vstupní oblast, Propojení s buňkou a Počet řádků rozevíracího seznamu. Vstupní oblast je odkaz na seznam hodnot na listu, který je zdrojem pro rozevírací seznam. Jak tento odkaz vytvoříte? Nejprve si někam do listu připravte seznam jednotlivých položek (je vhodné jej pojmenovat jako oblast), následně aktivujte ovládací prvek do režimu návrhu, vyvolejte dialogové okno Formát ovládacího prvku, kartu Ovládací prvek a kurzor umístěte do textového pole Vstupní oblast. Poté můžete jednoduše označit buňky v listu ­ tím zajistíte vložení odkazu do textového pole. Pokud jste zdrojový seznam pojmenovali, můžete do textového pole napsat přímo jeho název (např. Doprava). Buňku či oblast označených buněk lehce pojmenujete, klepnete-li do pole názvů v levé části řádku vzorců a vepíšete její název. Seznam všech oblastí v sešitu naleznete v dialogovém okně Vložit (klávesová zkratka F3). Další vlastnost je podobně jako u přepínače pro náročnější uživatele ­ Propojení s buňkou. (Buňka, ve které se zobrazí číselná hodnota odpovídající položce vybrané v seznamu. Toto číslo můžete opět použít ve vzorci.) Poslední vlastností je Počet řádků rozevíracího seznamu ­ jak už název napovídá, určuje počet řádků, které se mají zobrazit v daném seznamu. Obr. 6.8: Propojení s buňkou Poznámka Obr. 6.9: Rozevírací seznam Poznámka Zaškrtávací políčko Pole se seznamem Vlastnosti ovládacího prvku 111111111111111OFFICE 2003 Třipodobyformuláře Rozevírací seznam, tak jak jsme si jej právě popsali, je jedním z ovládacích prvků (objektů). S pojmem rozevírací seznam se ovšem můžete setkat také při práci v buňce, a sice při definici tzv. ověřování dat. Následující text přináší další tipy, které můžete použít při návrhu svých formulářů. Víte, proč byste měli například ve formulářích využívat ověřování dat? Zamezíte tím některým překlepům. Budete-li například do buňky vkládat pouze číselná data, můžete zamezit vložení jiných znaků než číselných. Podobně, je-li buňka určena vždy pro vložení data (Požadované datum odeslání), můžete vkládané hodnoty omezit také pouze na datum. Jak? Umístěte kurzor do dané buňky a vyvolejte dialogové okno Ověření dat (příkazem Data Ověření). Toto okno je určeno pro vlastní definici podmínek a dělí se na tři karty. Na kartě Nastavení můžete v poli Povolit určit způsob omezení. Zvolíte-li možnost Datum, zobrazí se další textová pole pro definici rozmezí. Zvolte požadovanou variantu. Chcete-li ,,hlídat" zápis tak, aby nebylo možné zapsat dřívější datum než definované, pak zvolte v textovém poli Data možnost je větší než. Do dalšího textového pole Počáteční datum ­ napište konkrétní datum (můžete použít také funkci, např. =DNES() dnešní datum). Podobně můžete pro buňku definovat také rozevírací seznam. Opět na kartě Nastavení v poli Povolit určíte způsob omezení ­ zvolte možnost Seznam. Odkaz na konkrétní seznam určuje textové pole Zdroj. Odkaz lze definovat již známými postupy. Buď pomocí myši ­ označením příslušných buněk, které zdrojový seznam obsahují. Nebo ­ je-li tento seznam pojmenován jako oblast, můžete toho využít a do textového pole zapsat odkaz v následujícím tvaru: =název oblasti (např. =Doprava). Potvrzením této definice zajistíte vytvoření rozevíracího seznamu pro buňku a zobrazení tlačítka pro rozbalení po pravé straně buňky. Při kopírování buněk je definice rozevíracího seznamu zachována. Pro pokročilejší formuláře je v dialogovém okně Ověření dat dále připravena možnost určit způsob zobrazení zprávy, která vyzývá k zadání či upozorňuje na nesprávně zadané údaje (karty Zpráva při zadávání a Chybové hlášení). Poznámka Obr. 6.10: Ověření dat pro datum objednání Tip Obr. 6.11: Chybové hlášení 6.2 Formulář s výpočty v Excelu Ověřování dat Nastavení ověřování dat Definování rozevíracího seznamu 112112112112112 OFFICE 2003 6. Tři podoby formuláře Doposud jsme se zabývali návrhem formulářů. Zbývá vysvětlit, co můžete ještě získat zamčením některých buněk a listu. U formulářů můžete zamezit vstupu, a tím zadávání dat do určitých buněk zamknutím buňky. Vyvoláte-li dialogové okno Formát buněk (např. místní nabídkou), můžete v kartě Zámek zvolit možnost Uzamčeno (v nižších verzích Zamknout buňky). Chcete-li do buňky zapisovat, zrušte označení této volby. Tímto krokem ovšem ještě není zajištěno žádné uzamknutí. K tomu je nutné provést zamčení listu. V nabídce Nástroje zvolte příkaz Zámek a klepněte na příkaz Zamknout list. Zamčení listu můžete ochránit heslem, není však vyžadováno. Tímto se z pomyslného návrhu formuláře přepnete do režimu jeho vyplňování. Pro úpravy list opět odemkněte (Nástroje Zámek Odemknout list). Je-li formulář členitější a vy budete potřebovat vytvořit z několika buněk jednu, vyberte požadované buňky a slučte je (například položky formuláře Název zboží či Výrobní číslo). Buňky lze sloučit tlačítkem Sloučit a zarovnat na střed v panelu nástrojů Formát. 6.3 Ještě pár slov o formulářích Předcházející text vás seznámil se základními postupy při vytváření formulářů. Víte, pro které případy zvolit prostředí textového editoru či tabulkového procesoru. Textový editor je vhodnější pro formuláře s náročnějším grafickým formátováním či složitějším členěním buněk. Má-li formulář obsahovat výpočty, sáhněte raději po Excelu. Také již víte, že obě prostředí jsou vhodná pro vytváření formulářů pro tištěnou podobu i pro přímé ,,vyplnění" v elektronické formě. Náročnější uživatelé se s pojmem formulář mohou setkat také v dalším prostředí ­ databázovém prostředí aplikace Access. Chcete-li udržovat informace např. o objednávkách náhradních dílů, svěřte je Accessu. Dokáže na jedné straně data uchovávat a na druhé straně poskytnout rychle požadovanou informaci. Zajímá-li vás například, kolik jste v posledním měsíci zaplatili za náhradní díly, stačí se ,,zeptat" a Access odpoví ­ například formou formuláře. Formuláře se v tomto prostředí využívají pro vkládání dat do tabulek či pro jejich prohlížení. Také mohou plnit funkci přepínacích panelů ­ dokáží např. otevřít další formuláře... Pro ilustraci se podívejte na obrázek 6.13. Chcete-li se seznámit s formuláři databázového prostředí blíže, nahlédněte do již zmiňované publikace Access v kanceláři. Při návrhu každého formuláře myslete především na konečného uživatele. Navrhujte je tak, aby byly pokud možno intuitivní, lehce pochopitelné. Bude-li formulář nutit uživatele k velkému přemýšlení, s největší pravděpodobností jej nevyplní. V lepším případě jej vyplní, ale tak, že informace nebudete moci dále použít. Po navržení formuláře si jej zkuste sami několikrát vyplnit ­ jistě objevíte místa, která byste mohli vylepšit. Na závěr povídání o formulářích mi dovolte malou poznámku. V prvních kapitolách této publikace jsme si povídali o možnostech elektronické komunikace. Mimo jiné byla řeč o e-mailech. Již tehdy, aniž jsme se o tom zmínili, jste se setkali s formuláři ­ intuitivně, bez velkého přemýšlení jste je vyplňovali ­ například při vytváření zprávy. Aplikace Microsoft Outlook totiž obsahuje vestavěné formuláře např. pro odesílání zpráv či pro ukládání informací o kontaktech. Nehledejte tedy ve formulářích žádnou vědu. Znáte je! V následující kapitole poznáte, že dalším formulářem, který v prostředí Outlooku často využíváme (opět zcela intuitivně), je formulář pro správu elektronických vizitek neboli kontaktů. Tip Obr. 6.12: Sloučení a zarovnání buněk na střed Tip Zamčení buněk a listu ve formuláři Formuláře v Accessu Formuláře v Outlooku 113113113113113OFFICE 2003 Třipodobyformuláře Obr. 6.13: Využití formulářů v databázovém prostředí Cvič ení-námět-ot ázky Shrnutí Shrnutí Přehledně členěný dokument s místem určeným pro zadávání informací ­ to je formulář. Důležitým pomocníkem při tvorbě formulářů je panel nástrojů Formuláře. Formuláře, které obsahují výpočty, připravujte v prostředí Excelu. Ověřováním zadávaných dat zabráníte zbytečným překlepům. Otázky k procvičení Souvisí pojem přepínač s formuláři? Jaké dialogové okno vyvolá klávesová zkratka F3? Naleznete zaškrtávací políčko ve Wordu i Excelu? Otázky k procvičení 114114114114114 OFFICE 2003 6. Tři podoby formuláře 115115115115115OFFICE 2003 Vizitkyanebkontakty Elektronické vizitky 7. S Outlookem náš fiktivní pracovní den začal ­ a také s ním pomalu končí. Je třetí hodina a Outlook připomíná poslední plánovanou událost ­ obchodní jednání s firmou NOVATO. Elektronická komunikace se stala běžnou součástí našich životů a někteří z nás si bez ní svůj pracovní den ani neumí představit. Chcete-li poslat obchodnímu partnerovi nebo kolegovi e-mail, můžete zapsat do příslušného pole zprávy jeho adresu ručně. Rychlejší a pohodlnější je ovšem zvolit adresu z předem definovaného seznamu. Tato kapitola vás seznámí s tím, jak můžete vytvořit takový seznam v aplikaci Outlook. Dozvíte se, jak lze pohodlně a efektivně evidovat a následně využívat informace o osobách či firmách. Mimo jiné vás navede k úvaze o tom, zda elektronické kontakty nahradí klasické tištěné vizitky. Komunikace by nebyla možná bez tzv. kontaktu neboli spojení na příslušnou osobu. Od něj se následně mohou odvíjet další akce. Znáte-li kontakt na obchodního partnera, můžete mu zavolat či poslat e-mail. V prostředí programů Office si navíc můžete o konkrétní osobě evidovat různé další údaje a máte je vždy pohromadě. V této kapitole se dále dozvíte, že údaje o kontaktech na osoby či firmy můžete udržovat nejenom v aplikaci Outlook, ale i v jiných aplikacích Office. Mimo jiné je připravena pasáž o tzv. hromadné korespondenci, jejímž prostřednictvím poznáte další možnosti vzájemné spolupráce jednotlivých programů Office. Vizitky aneb kontakty Kontakty v aplikacích Office 116116116116116 OFFICE 2003 7. Vizitky aneb kontakty 7.1 Proč a jak udržovat kontakty? Při pracovních či obchodních jednáních bývá tradicí, že si partneři vzájemně vymění své papírové vizitky, které obsahují základní informace o spojení na příslušnou osobu neboli kontakt. Zamysleme se nyní nad tím, jak můžeme informace z této papírové vizitky využít efektivněji než jejím založením do nějakého pořadače, popř. vložením telefonního čísla do seznamu telefonu. Jak již víte, Outlook lze využít pro elektronickou komunikaci, ke které patří také seznam kontaktů neboli elektronických vizitek. Jejich výhodou oproti papírovým protějškům je rychlejší vyhledávání příslušné informace a možnost snadné aktualizace. Tato elektronická vizitka může také obsahovat více informací. Vedle základních údajů (jména, firmy...) si do ní můžete například vložit informaci o oblasti působení (truhlář, zámečnictví...) a následně vyhledávat kontakty příslušející k tomuto oboru. Hledáte-li například zámečnickou dílnu, nemusíte vzpomínat na jejich názvy. Outlook je vyhledá a na vás zůstane pouze výběr jedné z nich. Elektronické vyhledávání je určitě efektivnější než listování v albech s vizitkami, navíc jsou záznamy na rozdíl od těch papírových stále živé ­ můžete je kdykoli aktualizovat. Obr. 7.1: Vizitka jako elektronický kontakt Složka kontaktů aplikace Outlook je adresář elektronické pošty a databáze informací o lidech a firmách, se kterými chcete komunikovat. Slouží k ukládání různých informací vztahujících se k určitému kontaktu. Informace zadáváte prostřednictvím vestavěného formuláře. Nejprve musíte otevřít prázdný formulář, vyplnit jej a nakonec uložit. Prázdný formulář lze vyvolat jedním z následujících způsobů (podobně jako jste již otevírali formulář pro novou zprávu). Můžete využít klávesovou zkratku CTRL+N (je-li aktivní složkou složka Kontakty), nebo CTRL+SHIFT+C (je-li aktivní jiná složka než Kontakty). Chcete-li využít myš, poklepejte do prázdVyužití papírové vizitky Výhody elektronických vizitek K čemu slouží složka Kontakty Otevření nového kontaktu 117117117117117OFFICE 2003 Vizitkyanebkontakty ného místa ve složce Kontakty. Další možností je použití příkazu Soubor Nový či tlačítka Nový v panelu nástrojů Standardní. Nyní již můžete do prázdného formuláře vložit konkrétní údaje. Formulář obsahuje pět karet, základní údaje naleznete na první z nich ­ Obecné. Na této kartě můžete do elektronické vizitky vložit mimo jiné jméno, funkci, společnost, adresu, telefonní čísla, elektronickou adresu či poznámky. Některá pole můžete zvolit prostřednictvím rozevíracích seznamů (např. u adresy: Zaměstnání, Domů či Jiné). V následujícím textu naleznete několik poznámek pro vkládání dat do formuláře kontaktů. Obr. 7.2: Formulář pro zadání informací o kontaktu První pole je určeno pro zápis jména. Můžete je celé vepsat do textového pole nebo prostřednictvím tlačítka Celé jméno... otevřít podrobnější dialogové okno Zkontrolovat celé jméno a údaje vložit do samostatných polí (Titul, Křestní, 2. křestní, Příjmení, Za příjmením). Podobně můžete postupovat i při vkládání údajů o adresách. U adresy můžete navíc zvolit tři druhy adres. Klepnete-li na tlačítko se šipkou, můžete příslušný druh vybrat v rozevíracím seznamu. Pod adresou je umístěna volba se zaškrtávacím políčkem ­ Na tuto adresu zasílat poštu. Zatržením určíte, s kterou adresou mohou pracovat ostatní aplikace (kontakty aplikace Outlook můžete využít jako zdroj dat v ostatních aplikacích, mimo jiné k tzv. hromadné korespondenci). Při zadání celého jména nebo adresy kontaktu do jednoho textového pole rozdělí Outlook automaticky jméno (adresu) na části a jednotlivé části jsou uloženy do samostatných polí. Nerozezná-li Outlook zapsané jméno (adresu), zobrazí podrobné okno pro zápis jednotlivých částí. Poznámka 7.1 Proč a jak udržovat kontakty? Jaké údaje může uchovávat kontakt Zadání jména a adresy kontaktu 118118118118118 OFFICE 2003 7. Vizitky aneb kontakty Pole Funkce a Společnost nepotřebují bližší komentář. Další pole je již zajímavější ­ Zařadit jako určuje způsob řazení kontaktu v rámci všech ostatních zobrazovaných kontaktů. Standardně můžete kontakty řadit následujícími způsoby: Příjmení, Křestní; Křestní Příjmení; Společnost; Příjmení, Křestní (Společnost); Společnost (Křestní Příjmení). Do pole Zařadit jako můžete kromě předdefinovaných možností zadat i vlastní možnost řazení. Také můžete předdefinovaný text editovat. V dialogovém okně Možnosti kontaktů (vyvoláte je příkazem Nástroje Možnosti Možnosti kontaktů...) můžete určit, jakým způsobem má Outlook rozpoznávat celé jméno (Celé jméno ­ výchozí). Také zde najdete volbu pro výchozí zobrazení pole Zařadit jako (Zařadit jako ­ výchozí). Další čtyři pole na formuláři jsou určena pro telefonní čísla. Standardně jsou pro ně předdefinovány následující druhy: Zaměstnání, Domů, Fax (Zam.), Mobilní. Podobně jako u druhu adresy můžete zadat i u telefonních čísel další druhy. Klepněte na tlačítko se šipkou na pravé straně jednoho z těchto čtyř polí, zobrazí se seznam definovaných názvů, z kterých můžete vybírat. (Druhy, které jste již použili, jsou doplněny zatržením.) Další pole ­ E-mail (v dřívějších verzích Outlooku Elektronická pošta) ­ je určeno pro zadání adresy k odesílání elektronických zpráv. (Již v úvodních kapitolách jsme upozornili na to, že při tvorbě zprávy nemusíte do pole adresáta vždy vypisovat celou adresu, můžete ji vybrat ze seznamu kontaktů.) Pro konkrétní kontakt můžete evidovat tři různé elektronické adresy s názvy E-mail, E-mail 2, E-mail 3 (ve starších verzích Outlooku El. pošta, El. pošta 2, El. pošta 3). Elektronickou adresu můžete zadat ručně nebo výběrem z adresáře (tlačítko na pravé straně). Od verze Outlooku 2002 můžete navíc definovat zobrazení této adresy v poli Zobrazit jako. Po vytvoření kontaktu jej nezapomeňte uložit, většinou i zavřít. Můžete využít myš a klepnout na tlačítko Uložit a zavřít v panelu nástrojů Standardní v okně formuláře. Vkládáte-li do Outlooku více kontaktů za sebou, zvolte tlačítko Uložit a nový. Pro uložení bez zavření můžete využít klávesovou zkratku CTRL+S. S kontaktem lze propojit libovolnou položku aplikace Outlook (také kontakty mezi sebou), to je zajištěno polem pro vazbu na kontakty v levé spodní části formuláře. Klepnete-li na tlačítko Kontakty..., vyvoláte další dialogové okno ­ Vybrat kontakt, v němž můžete označit jeden či více kontaktů. Po potvrzení se zobrazí jako vazba na další kontakty ve formuláři původního kontaktu. Podobně tlačítkem Kategorie... vyvoláte opět další dialogové okno, jehož prostřednictvím můžete zařadit kontakt do určité kategorie. Poznámka Tip Poznámka Způsoby řazení kontaktů Telefonní čísla v kontaktech Elektronická adresa v kontaktech Uložení a zavření kontaktu 119119119119119OFFICE 2003 Vizitkyanebkontakty V předcházejícím textu jsme se věnovali vytvoření elektronické vizitky zadáním údajů do prázdného formuláře. Kontakt můžete ale vytvořit také jinými způsoby. Například lze označený kontakt v seznamu kontaktů kopírovat pomocí schránky (CTRL+C, CTRL+V). Můžete vytvořit kontakt pro jinou osobu téže společnosti z právě otevřeného kontaktu. Zadejte příkaz Akce Nový kontakt ze stejné společnosti. Tím vytvoříte nový formulář, který z původního přebere pole týkající se společnosti (Společnost, Adresa zaměstnavatele...). Dalším možným způsobem vytvoření kontaktu je přenos z poštovní zprávy. Přetáhnete-li zprávu nad složku Kontakty, je automaticky vytvořen nový kontakt s vyplněnými údaji o jménu, adrese... a do pole pro poznámku se vloží původní text zprávy. Kontakty vkládáme do Outlooku proto, aby nám zpětně pomáhaly při naší kancelářské činnosti. Proto se v následujícím textu budeme věnovat situacím, kdy můžete kontakty využít. O jedné často využívané možnosti jsme se již zmínili ­ při vytváření elektronické zprávy nemusíte do pole adresáta vždy vypisovat celou adresu ručně, ale můžete ji vybrat ze seznamu kontaktů. Dalším využitím je rychlé vyhledání kontaktu z jakéhokoliv místa v Outlooku prostřednictvím pole Najít kontakt v panelu nástrojů Standardní. Do tohoto rozevíracího pole zadejte jméno či příjmení nebo elektronickou adresu kontaktu (můžete vepsat i pouze jeho část), který chcete najít, a potvrďte volbu klávesou ENTER. Předchozí vyhledané kontakty můžete rychle otevřít klepnutím na šipku rozevíracího pole Najít kontakt a požadované jméno. Kontakty můžete vyhledávat nejenom podle jména a příjmení či elektronické adresy, ale také podle jiných položek. Klepnete-li na tlačítko Najít v panelu nástrojů Standardní, zobrazí se okno pro vyhledávání a můžete využít hledání v dalších složkách. Chcete-li přejít na ještě obsáhlejší vyhledávání, vyvolejte dialogové okno Rozšířené hledání (mimo jiné klávesovou zkratkou CTRL+SHIFT+F). Kontakty je dále možné řadit, seskupovat nebo filtrovat podle libovolné části jména nebo adresy. Z kontaktu v seznamu kontaktů lze klepnutím na tlačítko nebo výběrem příkazu z nabídky adresovat dané osobě žádost o schůzku, zprávu elektronické pošty nebo zadání úkolu. Tímto sděle- Tip Obr. 7.3: Hledání kontaktů 7.1 Proč a jak udržovat kontakty? Nový kontakt ze stejné společnosti Využití kontaktů Vyhledání kontaktu z jakéhokoli místa Outlooku Další využití kontaktů 120120120120120 OFFICE 2003 7. Vizitky aneb kontakty ním ovšem ještě kontakty neopouštíme, v následujícím textu se dozvíte, že s kontakty můžete pracovat i v jiných aplikacích Office. 7.2 Efektivní využití kontaktů Praktickým příkladem využití kontaktů v jiné aplikaci je funkce hromadné korespondence programu Word. Můžete ji využít pro vytvoření, popř. rozeslání dokumentu, který je obsahově téměř stejný, pouze jej chcete adresovat více osobám. Takto lze například vytvořit pozvánku na školení pro jednotlivé účastníky, která obsahuje obecný text o školení. Text bude na všech pozvánkách stejný, různé budou pouze adresy či oslovení účastníků. Nenechte se zmást pojmem hromadná korespondence! Možná vás přivádí k názoru, že je tato funkce určena pouze pro korespondenci. Tímto nástrojem ale můžete vytvořit obecně jakýkoliv typ dokumentu, který slučuje pole s daty. Představte si například, že máte seznam svých CD či DVD nosičů v nějaké tabulce (může to být např. v aplikaci Word či Excel) ­ to jsou data. Pak můžete pomocí funkcí hromadné korespondence (to jsou pole) vytvořit pro tyto nosiče obaly. Pro každý řádek tabulky vznikne samostatný ­ jedinečný obal. Vytváření ,,hromadného" dokumentu je podobnou záležitostí jako návrh formulářů, o nichž byla řeč v kapitole Tři podoby formuláře. Základem je vytvoření dokumentu obsahujícího společný text. Na rozdíl od formulářů můžete dále využít funkci Průvodce hromadnou korespondencí, která vás provede celým návrhem prostřednictvím dialogových oken. Průvodce můžete vyvolat příkazem Nástroje Dopisy a korespondence Hromadná korespondence.... Od verze 2002 je průvodce ,,posazen" do podokna úloh, můžete jej proto vyvolat také přímo zde a podokno úloh vás postupně provede jednotlivými kroky. Doporučuji vám ze začátku využít tento způsob. Později, až se stanete mistry v oblasti hromadných dokumentů, bude pro vás hračkou sestavit takový dokument pomocí panelu Hromadná korespondence. Podokno úloh lze od verze 2003 vyvolat klávesovou zkratkou CTRL+F1. Nechme se nyní vést průvodcem a zkusme vytvořit jednoduchý hromadný dokument ­ např. pozvánku na školení v programech Office neboli dokument obsahující slučovací pole. Tato pole následně sloučíme se zdrojovými daty ­ lze využít např. složku kontaktů obchodních partnerů v Outlooku. Hotový dokument nakonec hromadně rozešleme jednotlivým adresátům. Od verze 2002 je podoba pomocníka hromadné korespondence odlišná od nižších verzí, funkčnost je ale obdobná. Vytvořte hlavní dokument, který bude obsahovat ty prvky, jež jsou společné všem dokumentům. Nyní vyvolejte průvodce a pokračujte pod jeho vedením. Nejprve zvolte typ dokumentu ­ klepněte na přepínač E-maily. V dolní části okna naleznete vždy odkaz na další či předcházející kroky. Nyní klepněte na odkaz Další: Počáteční dokument. Jako Tip Obr. 7.4: Panel nástrojů Hromadná korespondence Poznámka Využití kontaktů v hromadné korespondenci Hromadná korespondence nejen pro dopisy Průvodce hromadnou korespondencí Vytváříme pozvánku na školení 121121121121121OFFICE 2003 Vizitkyanebkontakty počáteční dokument můžete zvolit aktuální dokument (náš případ), šablonu nebo jiný existující dokument. K třetímu kroku vás dovede odkaz Další: Vybrat příjemce. Nyní na vás čeká vyhledání nebo vytvoření zdroje dat a výběr příjemců. Data může získat několika způsoby: připojením k seznamu kontaktů aplikace Microsoft Outlook (náš případ), připojením k jinému typu seznamu či vytvořením nového jednoduchého seznamu adres. Chcete-li připojit seznam kontaktů aplikace Outlook, klepněte v části Vybrat příjemce na přepínač Vybrat z kontaktů aplikace Outlook. Dále zvolte konkrétní složku s kontakty (např. Dodavatelé). Všechny kontakty ze složky se zobrazí v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence, ve kterém lze popřípadě seznam příjemců dále upřesnit, např. pomocí zaškrtávacích políček (seznam lze také filtrovat či řadit). Obr. 7.5: Dialogové okno Příjemci hromadné korespondence Chcete-li použít ze seznamu většinu adres, klepněte nejprve na tlačítko Vybrat vše a potom zrušte výběr u konkrétních položek. Podobně chcete-li vybrat pouze několik položek ze seznamu, klepněte na tlačítko Vymazat vše a potom vyberte požadované položky. V tuto chvíli máte připraveny nástroje pro definování propojení ­ dokument i zdrojová data. Nyní musíte do dokumentu nadefinovat spojení na zdrojová data (v průvodci je tato akce označena jako Vytvořit e-mail). K tomu využijete tzv. slučovací pole. Klepněte v dokumentu do toho místa, kam chcete vložit slučovací pole, a zobrazte dialogové okno Vložit slučovací pole ­ v průvodci volba Další položky. Ze seznamu vyberte požadované pole pro sloučení (např. Příjmení). Postup opakujte pro další pole ­ jméno, firma... Po definování všech polí pro sloučení je na řadě vlastní sloučení dat ze zdroje dat do hlavního dokumentu a vytvoření nového sloučeného dokumentu. S těmito kroky vám pomůže opět průvodce. V pátém kroku vám nabídne náhled na jednu ze sloučených zpráv a po přechodu do dalšího kroku Dokončit hromadnou korespondenci ­ na vás čeká již poslední akce ­ sloučení. V dialogovém okně Sloučit do e-mailu (obrázek 7.7) můžete určit několik dalších podrobností e-mailu. Například Tip 7.2 Efektivní využití kontaktů Vytvoření dokumentu pro hromadnou korespondenci Připojení kontaktů k dokumentu Sloučení dokumentu a zdrojových dat 122122122122122 OFFICE 2003 7. Vizitky aneb kontakty Obr. 7.7: Sloučení do e-mailu Odeslání pozvánky lze určit pole zdrojového seznamu, které obsahuje e-mailovou adresu, předmět či formát zprávy (Příloha, Prostý text, HTML). Zvolíte-li odeslání zprávy ve formě přílohy, odešlete po potvrzení dialogu tlačítkem OK zprávu v podobě, která je na obrázku 7.8. Obr. 7.6: Akce Vytvořit e-mail 123123123123123OFFICE 2003 Vizitkyanebkontakty Shrnutí Tato kapitola vás mimo jiné upozornila na to, že pro hromadnou korespondenci nemusíte používat pouze seznam kontaktů z aplikace Outlook, zdrojový soubor s adresáty může být vytvořen i v ostatních aplikacích Office. Z toho také vyplývá, že Outlook není jediným prostředím, v němž můžete kontakty udržovat. Rozsáhlejší seznam kontaktů (několik tisíc položek) je výhodnější spravovat v tabulkovém procesoru, nebo ještě lépe v databázovém prostředí. Pak můžete se seznamem provádět další kouzla ­ například zjišťovat určité souhrny a další statistické údaje o kontaktech. 7.3 Kontakty jinak Jak to vypadá s kontakty v praxi? Obvykle je začínáte evidovat v Outlooku. Využíváte je k vyhledání určité informace o osobě či firmě ­ např. telefonního čísla, nejvíce pak pro odeslání elektronické pošty (snadné vložení e-mailové adresy do vytvářené zprávy). V tomto prostředí dokážete seznam kontaktů snadno uspořádat i udržovat. Časem ale možná zjistíte, že byste s těmito informacemi chtěli pracovat jinak. Například chcete sledovat četnost objednávek u určitých firem. V takovém případě je vhodnější vstoupit s kontakty do jiných prostředí. Chceme-li analyzovat údaje ze seznamu kontaktů, popř. je prohledávat či filtrovat, je vhodným prostředím tabulkový procesor Excel. Pro náročnější uživatele je připraveno databázové prostředí Access. Následující kapitola prozradí, jak lze využít kontakty v prostředí Excelu. Shrnutí Údaje o kontaktech na osoby či firmy lze udržovat a využívat nejenom v aplikaci Outlook. Hromadná korespondence je typickou ukázkou vzájemné spolupráce jednotlivých programů Office. Shrnutí Kontakty v praxi Obr. 7.8: E-mail po sloučení 124124124124124 OFFICE 2003 7. Vizitky aneb kontakty Otázky k procvičení Lze s kontaktem propojit jinou položku Outlooku? Dokážete jednoduše vysvětlit funkci hromadné korespondence? Cvič ení-námět-ot ázky 125125125125125OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Několik tipů na závěr 8. Ve společnosti předcházejících kapitol jste strávili jeden fiktivní pracovní den s vybranými aplikacemi kancelářského balíku Office. Možnosti programů Office jsou velmi široké a mohlo by se o nich povídat hodiny a napsat tisíce stránek... Nám zbývá pouze jedna kapitola. V ní naleznete několik užitečných námětů pro své další pracovní dny. Představte si následující situaci. Několik stálých dodavatelů pro vás vypracovalo cenovou nabídku stejného výrobku a vás zajímá jejich vzájemné porovnání. Některé informace nemusíte ,,opisovat" (například název firmy, adresu...) ­ máte je jistě uložené jako kontakty v Outlooku. Stačí je přenést do prostředí Excelu, připsat k nim další údaje (cenovou nabídku) a analýza může začít. Co vás čeká v této kapitole? Nejprve si zkusíte přenést informace o kontaktech z Outlooku do Excelu. V něm pak již zůstanete a poznáte, jaké jsou možnosti práce se seznamy. Současně si také rozšíříte znalosti o funkcích. Jedna část kapitoly je věnována grafům ­ působivému zobrazení dat. Již z předcházející kapitoly víte, že kontakty, které udržujete v prostředí Outlooku, můžete využít i v jiných aplikacích. Kontakty lze lehce přenést do prostředí Excelu a dále s nimi pracovat například jako se seznamy. Před vlastním exportem kontaktů si vytvořte samostatnou složku s kontakty a do ní umístěte kopie těch kontaktů, které chcete exportovat. Od kontaktů k seznamu Jak nejlépe porovnat cenovou nabídku různých dodavatelů Export kontaktů z Outlooku do Excelu 126126126126126 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Kontakty můžete zkopírovat podržením klávesy CTRL a přetažením požadovaných kontaktů z vybrané složky kontaktů do jiné složky kontaktů. Vlastní export proveďte příkazem Soubor Import a Export. Dále je vám k dispozici Průvodce importem a exportem. Nejprve zvolte akci, kterou chcete provést ­ Exportovat do souboru a následovně typ nového souboru ­ Microsoft Excel. Obr. 8.1: Export V dalším dialogovém okně zvolte exportovanou složku (pokud jste před zahájením exportu již složku označili, bude vybrána a můžete hned přejít do dalšího okna). Dále lze určit umístění nového souboru s exportovanými daty. V dalším okně průvodce můžete klepnout na tlačítko Připojit vlastní pole a definovat pole, která chcete z kontaktů použít pro export. Tlačítkem Dokončit spustíte vlastní průběh exportu. Na obrázku 8.2 je ukázka definice výběru polí s názvem firmy ­ Společnost a místa působení ­ Město (zam.). Exportovat lze do různých typů souboru, například do Microsoft Wordu, v tomto případě zvolte typ souboru Hodnoty oddělené tabulátory či Hodnoty oddělené čárkami. Poznámka Tip 127127127127127OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Tímto jednoduchým postupem můžete získat uspořádaný seznam dodavatelů v prostředí Excelu, jejichž kontaktní data uchováváte v Outlooku. V následujících kapitolách jsou již pro vás připraveny náměty, jak tato data dále využít v tabulkovém procesoru. 8.1 Poznáváme seznam Otevřete-li soubor, do kterého jste podle pokynů v úvodním odstavci exportovali kontaktní data, získáte podobný pohled jako na obrázku 8.3. Možná si nyní říkáte: ,,Vždyť je to obyčejná tabulka." Ano, jedná se o tabulku, ovšem s daty uspořádanými do formy seznamu. Následující text vás jistě přesvědčí o tom, že seznam není jen obyčejnou tabulkou. Dozvíte se, jak nejlépe navrhnout seznam a jak s ním pracovat. Při práci se seznamem vycházíme z principů databázového prostředí. Seznam lze popsat jako uspořádanou množinu buněk tvořících tabulku s řádky a sloupci, přičemž první řádek seznamu tvoří záhlaví s názvy sloupců. Další řádky seznamu představují jednotlivé záznamy. Vytvoření seznamu exportem z Outlooku, jak jsme si před chvílí ukázali, je efektivní možností, jak rychle získat již někde uložená data. Seznam můžete samozřejmě uspořádat přímo v Excelu. Při jeho vytváření nejste ničím omezeni, můžete ho umístit do kteréhokoli místa. První řádek seznamu tvoří vždy záhlaví, v němž musí být jedinečně pojmenovány jednotlivé sloupce. Data ve sloupci (říkáme jim pole) musí být stejného typu (číselný, textový...). Myslete také na to, že na listu mohou být mimo seznam umístěny i další údaje. V tomto případě je vhodné oddělit seznam od těchto dat minimálně jedním řádkem, nelze doporučit jejich umístění napravo či nalevo od seznamu. Proč? To poznáte později při filtrování seznamu. Filtrování je totiž zobrazení pouze určitých záznamů (řádků) seznamu a některá data by nemusela být při filtrování viditelná. Obr. 8.2: Připojení vlastních polí Poznámka 8.1 Poznáváme seznam Seznam není jen obyčejná tabulka Umístění seznamu na listu 128128128128128 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Vložíte-li do seznamu prázdný záznam (řádek), rozdělíte jeden seznam na dva. Obr 8.3: Seznam v Excelu Jakých dalších doporučení byste se měli držet při zakládání seznamu? Především z praktického hlediska je vhodné umístit na jeden list pouze jeden seznam. Pozornost věnujte také záhlaví! Myslete na to, že záhlaví seznamu tvoří pouze jeden ­ první řádek seznamu. Nezapomínejte, že v záhlaví se nesmí použít sloučené buňky. Také se snažte o to, aby byl každý sloupec pojmenován výstižným a jedinečným názvem. Proč je seznam něco jiného než tabulka? Označíte-li totiž oblast buněk jako seznam, zpřístupní se další užitečné příkazy. Od verze Excelu 2003 je připraveno v této oblasti nové uživatelské rozhraní, které přináší příjemné usnadnění práce se seznamy. Co je nového? Oblast buněk můžete jednoduše označit jako seznam, umístíte-li kurzor do jedné buňky budoucího seznamu a stisknete-li klávesovou zkratku CTRL+L. Tímto krokem vyvoláte dialogové okno Vytvořit seznam, v kterém potvrdíte, popř. upravíte označení oblasti jako seznamu. Můžete zde také určit, zda seznam obsahuje záhlaví. Pro práci se seznamem můžete využít příkazy v nabídce Data Seznam (viz obr. 8.4). Podíváte-li se na oblast buněk tvořících seznam, zjistíte, že je zřetelněji vyznačena tmavomodrým ohraničením. Velikost seznamu lze upravit přetažením úchytu pro změnu velikosti v pravém dolním rohu ohraničení seznamu. Proč jsou v záhlaví tlačítka se šipkami? To je proto, že u každého sloupce v seznamu je již ve výchozím nastavení zapnutý v řádku záhlaví automatický filtr, který umožňuje rychle filtrovat nebo seřadit data. Klepnutím na toto tlačítko se zobrazí seřazený seznam položek, které sloupec obsahuje (vysky- Upozornění Poznámka Záhlaví seznamu Čím se liší seznam od tabulky Vytvoření seznamu Automatický filtr 129129129129129OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu tuje-li se nějaká položka ve sloupci vícekrát, je v seznamu zobrazena pouze jednou). Výběrem položky ze seznamu můžete lehce seznam filtrovat. Automatický filtr můžete také zapnout či vypnout příkazem Data Filtr Automatický filtr (využijí především uživatelé starších verzí). Použití filtru zobrazuje obrázek 8.5, ze seznamu firem budou filtrovány pouze ty, které mají sídlo v Praze. Filtrovaný seznam lze identifikovat podle barevného odlišení tlačítka se šipkou, stejně tak jsou i čísla filtrovaných řádků barevně odlišena. Filtrovaný seznam můžete změnit na původní buď volbou automatického filtru ­ (Vše), příkazem Data Filtr Zobrazit vše, nebo vypnutím filtru. Pomocí automatického filtru můžete provádět výběr nejenom podle jednoho sloupce, ale i podle více sloupců ­ postupným filtrováním jednotlivých sloupců. Už tedy víte, k čemu jsou určena tlačítka se šipkami v záhlaví seznamu? Pokud se vám zalíbilo filtrování, můžete se těšit na kapitolu Seznamy v akci, kde se naučíte další triky s filtrováním záznamů. Obr. 8.4: Příkazy pro práci se seznamem Tip 8.1 Poznáváme seznam Použití automatického filtru Obr. 8.5: Automatický filtr 130130130130130 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu 8.1.1 Vkládání dat Při vkládání záznamů do seznamu můžete využívat funkci automatického dokončování textu. Shoduje-li se několik prvních znaků zapsaných do aktivní buňky s některým z již dříve zapsaných údajů v daném sloupci, jsou automaticky zbývající znaky nabídnuty. Nabídku můžete kdykoliv přijmout stisknutím klávesy ENTER, nevyhovuje-li vám, můžete v zápisu dále pokračovat. Chcete-li nabízenou část údaje odstranit, stiskněte klávesu BACKSPACE. Automatické dokončení textu je funkční pouze pro textové údaje, popř. údaje kombinované z textu a čísla. Pro údaje obsahující pouze čísla, kalendářní data nebo čas automatické dokončování nabízeno není. Automatické dokončování zadání dat ve sloupcích lze aktivovat či deaktivovat volbou Umožnit automatické dokončování hodnoty buněk v nabídce Nástroje Možnosti, na kartě Úpravy. Rozevírací seznamy pro vkládání Jednoduchým trikem pro usnadnění vkládání dat do buňky je vložení výběrem ze seznamu údajů již ve sloupci zadaných. Seznam zobrazíte stisknutím kláves ALT+ŠIPKA DOLŮ nebo příkazem místní nabídky Vybrat z rozevíracího seznamu. Další zajímavou možností vkládání dat do buňky je využití rozevíracího seznamu s definovaným zdrojem dat. Tento princip předpokládá existenci seznamu dat, který je používán jako zdroj rozevíracího seznamu při vkládání dat do buňky. Výhodou tohoto způsobu vkládání dat oproti předcházející metodě je možnost kontroly zadávaných údajů. Vložení dat je omezeno pouze na hodnoty ze zdrojového seznamu. Vyzkoušejte si tento způsob práce. Použijte například seznam firem jako zdrojový seznam. Zdrojový seznam můžete vytvořit na stejném listu, kde je umístěn seznam. Chcete-li, můžete přejít i na jiný list. Je velmi praktické buňky tvořící zdrojový seznam označit názvem oblasti (obrázek 8.6), v případě rozšíření oblasti již není nutná další úprava v definici rozevíracího seznamu. Buňku či oblast označených buněk můžete pojmenovat, klepnete-li do pole názvů v levé části řádku vzorců. Seznam oblastí v sešitu obsahuje dialogové okno Vložit název (klávesová zkratka F3). Před vlastní definicí rozevíracího seznamu proveďte označení buněk (jedné či více), u nichž chcete využívat možností rozevíracího seznamu. Vytvoříte-li definici pouze pro jednu buňku, můžete ji později rozšířit kopírováním. Při kopírování buněk je totiž definice rozevíracího seznamu zachována. Pro vlastní definici podmínek je k dispozici dialogové okno Ověření dat, dostupné z nabídky Data Ověření. Toto okno obsahuje tři karty. Na kartě Nastavení můžete v poli Povolit určit způsob omezení, v našem případě zvolte Seznam. Odkaz na konkrétní seznam určuje textové pole Zdroj. Odkaz lze definovat pomocí myši ­ označením příslušných buněk, které zdrojový seznam obsahují. Je-li tento seznam pojmenován jako oblast, můžete toho využít a do textového pole zapsat odkaz v následujícím tvaru: =název oblasti (např. =Dodavatel). Pro vložení názvu oblasti můžete využít dialogové okno Vložit název (klávesová zkratka F3). Potvrzením této definice zajistíte vytvoření rozevíracího seznamu pro buňku a zobrazení tlačítka pro rozbalení po pravé straně buňky. Poznámka Poznámka Automatické dokončování textu Vkládání dat výběrem z rozevíracího seznamu Rozevírací seznam s definovaným zdrojem dat Vytvoření rozevíracího seznamu pro buňku Zdrojový seznam Definice rozevíracího seznamu 131131131131131OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamuObr. 8.7: Ověření dat Obr. 8.6: Zdrojový seznam 8.1 Poznáváme seznam 132132132132132 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Je-li zdrojový seznam velmi krátký, můžete ho definovat přímo v textovém poli Zdroj (jednotlivé členy seznamu oddělte středníkem (;)). V dialogovém okně Ověření dat můžete navíc vedle základní definice ověření dat určit způsob zobrazení zprávy, která vyzývá k zadání či upozorňuje na nesprávně zadané údaje (karty Zpráva při zadávání a Chybové hlášení). Ověření dat můžete využít i v jiných situacích, nejenom pro vkládání dat pomocí rozevíracího seznamu. Představte si následující situaci. K stávajícím údajům seznamu (název firmy a místo působení) připojte údaje o hodnotě cenové nabídky, která se pohybuje v rozmezí 20000­40000. Jedná se o číselný údaj, při jehož zápisu se můžete dopustit chyby. Ověření dat může v této situaci také pomoci. Lze vytvořit definici, která zadání čísel omezí na určitý rozsah. Označte buňku, vyvolejte dialogové okno Ověření dat a zvolte kartu Nastavení. V sekci Ověřovací kritéria můžete definovat příslušné volby v poli Povolit (Celé číslo), Data (je mezi), Minimum (20000), Maximum (40000). Při vkládání nových záznamů můžete od verze 2003 využít řádek pro vložení. Jedná se o prázdný řádek, který je umístěn pod posledním řádkem s daty (je označen hvězdičkou) a zobrazí se v případě, že je seznam aktivní (CTRL+L). Pokud seznam není aktivní, je hvězdička odstraněna a ohraničení seznamu se posune nahoru na poslední řádek s daty. Klepnete-li dvakrát za sebou do stejné buňky, aktivujete textový kurzor v buňce; totéž umožní i klávesa F2. 8.1.2 Pohyb po seznamu Pro pohyb po seznamu (může být i rozsáhlejší) můžete využít stejné akce jako pro pohyb po datovém listu. Některé užitečné klávesové zkratky naleznete v tabulce 3.2 v kapitole Tabulky patří k Excelu, která o tomto tématu již pojednávala. Tip Obr. 8.8: Chybové hlášení Obr. 8.9: Ověření dat (omezení čísel na určitý rozsah) Poznámka Kde ještě využijeme ověření dat Řádek pro vložení 133133133133133OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Při listování seznamem je vhodné ukotvit záhlaví sloupců (popř. záznamů) tak, aby zůstalo viditelné. To lze zajistit umístěním kurzoru do buňky, která plní funkci ,,kotvy" (seznam je ukotven tak, že levý horní roh této buňky tvoří průsečík příček) a zadáním příkazu Okno Ukotvit příčky. Pro prohlížení, odstraňování či přidávání záznamů do seznamu můžete využít nejenom datový list, ale také vestavěný datový formulář. Zobrazíte ho příkazem Data Formulář. Obr. 8.10: Datový formulář Chcete-li přidat nový záznam, klepněte na tlačítko Nový a jednotlivé položky nového záznamu vložte do textových polí formuláře. Záznam přidáte do seznamu potvrzením (stisknutím klávesy ENTER) nebo zavřením datového formuláře (klepnutím na tlačítko Zavřít). Pro pohyb po formuláři můžete použít klávesu TAB. Stisknutím klávesy TAB se přesunete do dalšího pole. Stisknutím kláves SHIFT+TAB se přesunete do předchozího pole. Tip 8.1 Poznáváme seznam Datový formulář Přidání nového záznamu do seznamu 134134134134134 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Pole, která obsahují vzorce, zobrazí výsledky vzorce jako popisek. Popisek nemůže být v datovém formuláři změněn. Během přidávání záznamu můžete změny vrátit zpět, jestliže klepnete na tlačítko Obnovit před stisknutím klávesy ENTER, nebo klepnutím na tlačítko Zavřít. Pokud odstraníte záznam pomocí datového formuláře, nelze toto odstranění vrátit zpět. Záznam je odstraněn trvale. V datovém formuláři se můžete přesunovat po záznamech buď pomocí svislého posuvníku, nebo prostřednictvím tlačítek. Chcete-li se přesunout o deset záznamů najednou, klepněte na posuvník mezi šipkami. Klepnutím na tlačítko Najít další se přesunete k dalšímu záznamu v seznamu, podobně klepnutím na tlačítko Předchozí se přesunete k předchozímu záznamu v seznamu. Pokud jste si ještě nevytvořili žádný zkušební seznam, učiňte tak nyní, abyste jej měli k dispozici pro procvičení následujících pasáží knihy. Připomeňme si vzorovou situaci. Oslovili jste několik dodavatelů, aby vám připravili návrhy cen na stejný produkt, včetně doby dodání. Vy si nyní chcete tato data uspořádat do seznamu a vyhodnotit výhodnost nabídek. Seznam tvoří sloupce s následujícími údaji: dodavatel (název firmy), místo působení, cenová nabídka [Kč], doba dodání [dny]. Obr. 8.11: Vzorový seznam Poznámka Tip Upozornění Pohyb v datovém listu Zkušební seznam k procvičení modelové situace 135135135135135OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu 8.2 Další funkce Seznam nemusí obsahovat pouze vložená data, buňky seznamu mohou tvořit také vzorce a jejich součástí mohou být i funkce. O funkcích se již krátce zmínila poslední část kapitoly 3.2 nazvaná Co je funkce?, kde jsme si vysvětlili způsob vložení funkce do buňky. Nyní si své znalosti můžete zopakovat a dále rozšířit. S funkcemi se nejlépe spřátelíte, pokud si je vyzkoušíte prakticky, proto nezapomínejte s pročítáním této kapitoly jednotlivé příklady zkoušet. Nejprve si ukážeme funkce, které pracují s čísly, a to tak, že je umí zaokrouhlit. Pokud si myslíte, že funkce jsou bezprostředně spojeny pouze s čísly, tak vás z toho vyvedou další ukázky funkcí, které umí pracovat s textem či s kalendářním datem. Funkce jsou předdefinované vzorce provádějící výpočty pomocí určitých hodnot, jimž říkáme argumenty, v určitém pořadí nebo struktuře. Pomocí funkcí lze provádět jednoduché i složitější výpočty. Struktura funkce začíná znaménkem rovná se (=), za nímž následuje název funkce, závorka, argumenty funkce oddělené středníky a závorka. 8.2.1 Zaokrouhlování Pracujete-li s čísly, dostanete se jistě do situace, kdy budete chtít číslo určitým způsobem zaokrouhlit. Pro zaokrouhlování je v Excelu připraveno několik funkcí, následující text vám představí tyto: ZAOKROUHLIT(číslo;číslice), ROUNDDOWN(číslo;číslice), ROUNDUP(číslo;číslice). Struktura funkce, která zaokrouhluje číslo klasicky na zadaný počet číslic, je následující a obsahuje dva argumenty: ZAOKROUHLIT(číslo;číslice). Argument číslo je číslo, které chcete zaokrouhlit. Argument číslice je počet číslic, na které chcete číslo zaokrouhlit. Pokud je počet číslic kladné číslo, číslo se zaokrouhlí na zadaný počet desetinných míst. Jestliže je počet číslic roven nule, číslo se zaokrouhlí na nejbližší celé číslo. Pokud je počet číslic záporné číslo, zaokrouhlí se číslo vlevo od desetinné čárky. Funkce ROUNDDOWN a ROUNDUP se chovají podobně jako funkce ZAOKROUHLIT s tím rozdílem, že ROUNDDOWN zaokrouhluje vždy dolů a ROUNDUP vždy nahoru. Obr. 8.12: Příklady funkcí ZAOKROUHLIT, ROUNDDOWN a ROUNDUP Pro zaokrouhlování můžete využít také další dvě funkce. Jedna umí zaokrouhlit číslo nahoru na nejbližší liché celé číslo (ZAOKROUHLIT.NA.LICHÉ), druhá podobně na celé sudé číslo (ZAOKROUH- LIT.NA.SUDÉ). Poznámka Poznámka 8.2 Další funkce Seznam mohou tvořit i vzorce a funkce Zaokrouhlování čísel Funkce ZAOKROUHLIT Funkce ROUNDDOWN a ROUNDUP Funkce ZAOKROUHLIT.NA.LICHÉ a ZAOKROUHLIT.NA.SUDÉ 136136136136136 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Struktura funkcí je následující: ZAOKROUHLIT.NA.LICHÉ(číslo), ZAOKROUHLIT.NA.SUDÉ(číslo). Argument číslo je hodnota, která se má zaokrouhlit. Pokud není číselného typu, vrátí funkce ZAOKROUHLIT.NA.LICHÉ (ZAOKROUHLIT.NA.SUDÉ) chybovou hodnotu #HODNOTA! Je-li hodnota argumentu liché (popř. sudé) číslo, žádné zaokrouhlování se neprovede. Obr. 8:13: Příklady funkcí ZAOKROUHLIT.NA.LICHÉ, ZAOKROUHLIT.NA.SUDÉ K funkcím pro zaokrouhlování mají velmi blízko další tři užitečné funkce: CELÁ.ČÁST, USEKNOUT a MOD. Popis a příklady těchto funkcí nyní následují. Struktura funkcí je následující: CELÁ.ČÁST(číslo), USEKNOUT(číslo;desetiny), MOD(číslo;dělitel). Funkce CELÁ.ČÁST zaokrouhlí číslo na nejbližší menší celé číslo. Argument číslo je reálné číslo, které se má zaokrouhlit dolů na celé číslo. Funkce USEKNOUT zkrátí číslo na celé číslo odstraněním desetinné nebo zlomkové části čísla. Argument číslo je číslo, které chcete zkrátit. Argument desetiny je počet desetinných míst ve zkráceném čísle. Výchozí nastavení pro desetinná místa je nula. Funkce MOD vrátí zbytek po dělení jednoho čísla druhým, výsledek má stejné znaménko jako dělitel. Argument číslo je dělenec, pro který hledáte zbytek po dělení dělitelem. Dělitel je číslo, kterým se dělí dělenec. Pokud je dělitel roven nule, vrátí funkce MOD chybovou hodnotu #DIV/0!. Obr. 8.14: Příklady funkcí CELÁ.ČÁST, USEKNOUT a MOD Funkce CELÁ.ČÁST Funkce USEKNOUT Funkce MOD 137137137137137OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Funkce USEKNOUT a CELÁ.ČÁST jsou podobné v tom, že obě vrací celá čísla. Funkce USEKNOUT odstraní zlomkovou část čísla. Funkce CELÁ.ČÁST zaokrouhlí číslo na nejbližší menší celé číslo. Funkce poskytují různé výsledky pouze u záporných čísel: USEKNOUT(-5;2) vrací -5, ale funkce CELÁ.ČÁST(-5;2) vrátí -6. Pomocí funkce CELÁ.ČÁST může být vyjádřena funkce MOD: MOD(n;d) = n - d* CELÁ.ČÁST (n/d). 8.2.2 Textové funkce V předcházejícím textu jste si vyzkoušeli práci s funkcemi, které manipulovaly s čísly. Nyní se dozvíte, že funkce můžete použít také při práci s textem. Vepište do buňky (například C3) cvičný text: ,,Možnosti programů Office jsou velmi široké." a vyzkoušejte níže popsané funkce. Často používanou akcí s textem je získání pouze jeho určité části. K tomu můžete využít funkci ČÁST, popř. ZLEVA nebo ZPRAVA. Syntaxe funkcí je následující: ČÁST(text;start;počet znaků), ZLEVA(text; počet znaků), ZPRAVA(text; počet znaků). Funkce ČÁST vrací zadaný počet znaků (počet znaků) z textového řetězce (text) od zadané pozice (start). Je-li hodnota argumentu start větší než délka textového řetězce, vrátí funkce prázdný řetězec ( ). Funkce ZLEVA vrací na základě zadaného počtu znaků (počet znaků) jeden nebo více znaků od začátku řetězce (text). Podobně funkce ZPRAVA vrací znaky textového řetězce od konce řetězce (zprava). Není-li argument počet znaků zadán, je vrácen právě jeden znak. Poznámka Poznámka 8.2 Další funkce Funkce ČÁST Funkce ZLEVA a ZPRAVA Jednotlivé řetězce lze jednoduše spojit pomocí operátoru ,,&". Obr. 8.15: Použití funkcí ČÁST a ZLEVA, spojení řetězců 138138138138138 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Další často používané funkce pro práci s textem jsou funkce HLEDAT, NAJÍT a DÉLKA. Jejich syntaxe je následující: HLEDAT(co;kde;start), NAJÍT(co;kde;start), DÉLKA(text). Funkce HLEDAT zjistí, od kolikátého znaku (start) v daném řetězci (kde) začíná první výskyt hledaného znaku nebo řetězce (co). Není-li argument start uveden, je řetězec prohledáván od prvního znaku. Argument co může obsahovat zástupné znaky ­ otazník (?), popř. hvězdičku (*). Otazník zastupuje jeden libovolný znak, hvězdička zastupuje jakoukoli posloupnost libovolných znaků. Chcete-li vyhledat skutečný otazník nebo hvězdičku, vložte před ně vlnovku (~). Není-li hledaný text nalezen, vrátí funkce HLEDAT chybovou hodnotu #HODNOTA!. Funkce HLEDAT při vyhledávání textu nerozlišuje mezi velkými a malými písmeny! Funkce NAJÍT vyhledá stejně jako funkce HLEDAT první výskyt textového řetězce uvnitř jiného a vrátí číslo pozice prvního znaku nalezeného podřetězce. Funkce NAJÍT, na rozdíl od funkce HLEDAT, rozlišuje mezi velkými a malými písmeny, ale nelze v ní používat zástupné znaky. Funkce DÉLKA vrací počet znaků textového řetězce (délku). Mezery jsou považovány za znaky. Obr. 8.16: Použití funkcí HLEDAT a DÉLKA Funkce HLEDAT, NAJÍT a DÉLKA se často používají jako vnořené funkce v kombinaci s funkcemi ČÁST, ZLEVA... Tuto funkčnost si nyní ukážeme. Z původního textového řetězce ,,Možnosti programů Office jsou velmi široké." (je vložen v buňce C3) vybereme pouze text ,,Možnosti". A sice pomocí funkce ZLEVA, délka řetězce bude určena pozicí první mezery v textu (k vyhledání mezery použijeme funkci HLEDAT). Funkce HLEDAT Funkce NAJÍT Funkce DÉLKA Funkce HLEDAT, NAJÍT a DÉLKA jako vnořené funkce 139139139139139OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Zápis vzorce je následující: =ZLEVA(C3;vnořená funkce HLEDAT), =ZLEVA(C3;HLEDAT( ;C3)-1). Vnořená funkce je taková, která tvoří argument funkce jiné. Zápis vnořené funkce můžete provést v buňce (v režimu textového kurzoru) či v řádku vzorců, např. pomocí dialogového okna Vložit funkci (SHIFT+F3). Obr. 8.17: Použití vnořené funkce 8.2.3 Funkce a kalendářní data Z předcházejících kapitol již víte, že funkce umí pracovat nejenom s čísly, ale také s textem. Proto vás nejspíš nepřekvapí informace, že také s kalendářními daty můžete počítat. V aplikaci Excel jsou totiž kalendářní data a časy hodnoty, a proto je lze sčítat, odečítat a používat v jiných výpočtech. Datum můžete zobrazit jako pořadové číslo a čas jako desetinný zlomek. Kalendářní data se v aplikaci Excel ukládají jako pořadová čísla. 1. leden roku 1900 má ve výchozím nastavení pořadové číslo 1 a 1. leden roku 2008 má pořadové číslo 39 448, protože představuje 39 448. den po prvním lednu roku 1900. Časy se ukládají jako desetinné zlomky, protože časový údaj je považován za část dne. Představme si nyní několik užitečných funkcí pro práci s kalendářními daty: DEN(pořadové číslo), MĚSÍC(pořadové číslo), ROK(pořadové číslo). Poznámka Poznámka 8.2 Další funkce 140140140140140 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Funkce DEN(pořadové číslo) vrací den určitého kalendářního data představovaný pořadovým číslem. Funkce MĚSÍC(pořadové číslo) vrací měsíc obsažený v kalendářním datu představovaný pořadovým číslem. Měsíc je celočíselná hodnota od 1 (leden) do 12 (prosinec). Funkce ROK(pořadové číslo) vrací rok odpovídající zadané hodnotě. Rok je celé číslo v intervalu 1900 až 9999. Ve všech uvedených funkcích vyjadřuje argument pořadové číslo datum dne, jehož pořadové číslo chcete zjistit. Nyní si představme funkci, která může být také užitečná v souvislosti s kalendářními daty; její syntaxe je následující: HODNOTA.NA.TEXT(hodnota;formát). Tato funkce převede číslo na text ve specifickém číselném formátu. Argument hodnota je převáděné číslo. Může to být i funkce, ovšem jejím výsledkem musí být číslo nebo odkaz na buňku obsahující číselnou hodnotu. Argument formát je podoba číselného formátu ze seznamu Druh na kartě Číslo v dialogovém okně Formát buněk. Formát nemůže obsahovat hvězdičky (*) a nemůže se jednat o obecný formát. Jaký je rozdíl mezi formátováním a použitím funkce HODNOTA.NA.TEXT? Při formátování dochází pouze ke změně formátu buňky, nikoli její hodnoty. Pomocí funkce HODNOTA.NA.TEXT lze převést hodnotu na zformátovaný text. Výsledkem již není číslo. Pomocí funkce HODNOTA.NA.TEXT můžete získat název dne v týdnu. Zápisem HODNOTA.NA.TEXT( 15.4.2004 ; dddd )získáte text s názvem dne, v tomto případě ,,čtvrtek". Funkce DNES() vrací pořadové číslo aktuálního data, podobně funkce NYNÍ() vrací pořadové číslo aktuálního data, včetně času. Obr. 8.18: Použití funkcí kalendářního data 8.2.4 Medián versus průměr Povídání o funkcích zakončíme těmi, s nimiž jsme začali ­ funkcemi, které pracují s čísly. Již v úvodním výkladu o funkcích (poslední část kapitoly 3.2 ­ Co je funkce) jste poznali vedle nejčastěji používané funkce SUMA také často používanou funkci PRŮMĚR. Zamysleli jste se někdy nad praktickým použitím průměru? Myslíte si, že průměr z několika hodnot je vždy číslo odpovídající skutečnosti? Bohužel Tip Funkce DEN, MĚSÍC a ROK Funkce HODNOTA.NA.TEXT 141141141141141OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu tomu tak nemusí být vždy, průměrná hodnota může být zavádějící. Při jejím použití bychom proto měli brát ohled také na rozložení hodnot. Podobně je tomu i u dalších funkcí, které mohou vypovídat o průměrné hodnotě. Pro posouzení průměrné hodnoty můžete použít také funkce MEDIAN (vrací prostřední hodnotu) a MODE (vrací nejčastěji se vyskytující hodnotu). Syntaxe funkcí MODE a MEDIAN je následující: MODE(číslo1;číslo2;...). MEDIAN(číslo1;číslo2;...). Číslo1, číslo2... je 1 až 30 argumentů, jejichž modus (medián) chcete spočítat. Jako argumenty lze použít čísla, názvy, matice nebo odkazy, které obsahují čísla. Obsahují-li text, logické hodnoty nebo prázdné buňky, jsou tyto hodnoty ignorovány; buňky s nulovou hodnotou jsou započítávány. Neobsahuje-li oblast dat duplicitní hodnoty, vrátí funkce MODE chybovou hodnotu #N/A. Pokud je v souboru sudý počet hodnot, vypočítá funkce MEDIAN průměr ze dvou prostředních hodnot. Modus je nejčastěji se vyskytující hodnota v množině hodnot. Medián je číslo, které leží uprostřed podle velikosti uspořádaného souboru čísel. Polovina čísel má tedy hodnotu, která je větší nebo rovna mediánu, a polovina čísel má hodnotu, která je menší nebo rovna mediánu. Obr. 8.19: Průměrná hodnota s extrémními hodnotami Poznámka Obr. 8.20: Průměrná hodnota bez extrémních hodnot 8.2 Další funkce Funkce MEDIAN a MODE 142142142142142 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Je-li část dat soustředěna kolem nízké hodnoty a druhá část kolem extrémně vysoké hodnoty, může funkce PRŮMĚR i MEDIAN vrátit hodnoty z relativně prázdného středu a funkce MODE naopak dominantně nízkou hodnotu. Tuto situaci znázorňuje obrázek 8.19. Můžete ho porovnat s obrázkem 8.20, na kterém jsou extrémní hodnoty odstraněny. Obě situace ještě lépe objasňuje graf. Následující kapitola popisuje, jak můžete takovýto jednoduchý graf rychle vytvořit. 8.3 Co umí říci grafy Velmi oblíbeným a často využívaným speciálním objektem Excelu je graf. Jeho prostřednictvím můžete graficky zobrazit údaje vložené v buňkách. Využijte nyní data, která jste v jedné z předcházejících kapitol uspořádali do formy seznamu (vzorový seznam s cenovou nabídkou ­ obrázek 8.11), a vytvořte graf krok za krokem podle výkladu, poznámek a tipů této kapitoly. 8.3.1 Návrh grafu začíná u dat Základem grafu jsou vhodně uspořádaná zdrojová data. Grafickým znázorněním pak můžete tyto údaje nahradit grafickou značkou (čáry, pruhy, sloupce...), říkáme jim datové body. Datové body jsou seskupeny do datových řad a mohou být uspořádány podle dvou, popř. tří os. Obvykle bývají rozlišeny barvou či vzorem. Obr. 8.21: Zdrojová data pro graf, ukázka grafu Zdrojová data grafu 143143143143143OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Před vlastním návrhem grafu je třeba si rozmyslet, jaké údaje má graf zobrazovat, a vhodně je uspořádat a označit jako zdrojovou oblast. Poté již můžete přistoupit k vlastnímu návrhu grafu. Pro tento účel je v Excelu k dispozici průvodce grafem. Lze jej vyvolat příkazem Vložit Graf nebo tlačítkem Průvodce grafem v panelu nástrojů Standardní. Průvodce vás postupně provede čtyřmi dialogovými okny, výsledkem bude grafické zobrazení dat ze zdrojové tabulky. Jednotlivé prvky grafu lze editovat kdykoliv i po jeho dokončení průvodcem. K dalšímu výkladu je používána zdrojová oblast, která je znázorněna na obrázku 8.21. Sloupce této oblasti tvoří názvy firem a údaje o cenové nabídce. Zdrojová data pro graf nemusí vždy tvořit spojitou oblast, graf lze vytvořit i nad oblastí nespojitou. V grafu je možno využít pro zobrazení popisu os či legendy názvy sloupců (řádků) tabulky či seznamu. Graf a zdrojová data nemusí být umístěny ve stejném sešitu! V tomto případě je nutné při vytváření grafu otevřít soubor se zdrojovými daty. V prvním dialogovém okně průvodce si můžete zvolit druh grafu, a to z nabídky dvou karet. První karta ­ Standardní typy ­ obsahuje seznam čtrnácti typů grafů s několika dalšími dílčími typy. Druhá karta ­ Vlastní typy ­ obsahuje dalších dvacet předdefinovaných typů, jež lze zobrazit zaškrtnutím volby Integrované. Volbou Definované uživatelem můžete zobrazit nabídku vámi vytvořených grafů. Nyní obsahuje pouze jeden typ ­ Výchozí. Představme si tři zástupce typů grafů: Spojnicovým grafem lze zobrazit trendy dat v pravidelných intervalech. Sloupcový graf vhodně zobrazuje změny za určité časové období a porovnává jednotlivé položky. Umístění kategorií na vodorovné ose a hodnot na svislé ose umožňuje přehledné znázornění změn v čase. Výsečový graf zobrazuje poměr velikosti položek tvořících datovou řadu k součtu těchto položek. Vždy zobrazuje pouze jednu datovou řadu a je vhodný pro zvýraznění důležitých prvků. Pro náš vzorový příklad byl zvolen sloupcový graf. Po výběru vhodného typu grafu můžete přejít do dalšího dialogového okna klepnutím na tlačítko Další >. Toto dialogové okno ­ Průvodce grafem (zdrojová data grafu) ­ je určeno pro definici zdroje dat. Obsahuje dvě karty: Oblast dat a Řada. Na kartě Oblast dat lze definovat zdroje dat v poli Oblast dat. Definujete-li (jako v našem vzorovém příkladu) zdrojovou oblast pro graf již před spuštěním průvodce grafem, bude v tomto poli již odkaz zobrazen. Rozhodnete-li se zdrojová data specifikovat až v tomto okamžiku ­ v dialogovém okně Zdrojová data grafu v poli Oblast dat, můžete. Na kartě Oblast dat je umístěna ukázka zvoleného typu grafu (podobně jako v dialogovém okně Typ grafu po stisknutí tlačítka Stisknutím zobrazíte ukázku). Karta Řada nabízí detailnější pohled na jednotlivé řady grafu (obrázek 8.23). Textová pole Název, Hodnoty a Popisky osy x (kategorie) obsahují odkazy, popř. hodnoty, které tvoří jednotlivé prvky Poznámka Poznámka Poznámka Poznámka 8.3 Co umí říci grafy Průvodce grafem Typy grafů Definice zdrojových dat 144144144144144 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu grafu. Prostřednictvím těchto polí je můžete editovat. Název vybrané datové řady (pole Název) může být tvořen odkazem na buňku listu nebo textovým řetězcem. Datovou řadu (pole Hodnoty) tvoří odkazy na buňky se zdrojovými daty. Pole může obsahovat buď odkaz na buňky, nebo hodnoty přímo vepsané (uvozené znakem rovná se (=)). Hodnoty jednotlivých bodů řady musí být od sebe odděleny středníkem a uzavřeny do složených závorek (např. ={1000;2000;3000}). Pole Popisky osy x (kategorie) obsahuje odkaz na buňky, které tvoří popis osy x. Odstraněním názvu řady z okna Řada není tato řada vyjmuta z oblasti zdrojových dat pro graf! Obr 8.22: Průvodce grafem ­ typ grafu Poznámka Obr. 8.23: Průvodce grafem ­ zdrojová data grafu, karta Řada 145145145145145OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu V dalším kroku průvodce grafem (možnosti grafu) je připravena specifikace dalších prvků grafu. Prostřednictvím jeho jednotlivých karet můžete definovat například název grafu, názvy os, umístění legendy... Obsah a druh karet není pro všechny typy grafů identický, je závislý na druhu grafu. Zvolíte-li na kartě Tabulka dat možnost Zobrazit tabulku dat, zobrazí se tabulka se zdrojovými daty přímo pod osou kategorií. Toto zobrazení je vhodné u grafu, který je umístěn na samostatném listu a nejsou s ním viditelná zdrojová data. Poslední dialogové okno Průvodce grafem (umístění grafu) určuje místo vložení grafu. Graf můžete vložit na list jako plovoucí objekt (implicitně umístěný doprostřed okna sešitu na určený list) nebo samostatně jako grafický list ­ na nově vytvořeném listu (předObr. 8.24: Průvodce grafem ­ možnosti grafu Tip Obr. 8.25: Výsledný graf vytvořený pomocí průvodce grafem 8.3 Co umí říci grafy Možnosti grafu Umístění grafu 146146146146146 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu list s daty). Graf umístěný na listu je objekt, s kterým můžete dále manipulovat, lze jej přemísťovat (uchopením a tažením celého grafu) či měnit jeho velikost (tažením za úchyty), popřípadě jej lze odstranit (stisknutím klávesy DEL). Graf můžete kopírovat pomocí schránky (i do jiných programů). Tímto krokem jste dokončili návrh grafu, pokud s jeho podobou nejste spokojeni, můžete ho dále upravovat, několik poznámek k úpravám přináší následující text. 8.3.2 Úpravy grafu Na graf je možno nahlížet jako na objekt, který je složen z dalších objektů. Proto můžete s jeho jednotlivými prvky (např. oblastí grafu, zobrazovanou oblastí, názvy grafu, legendou, mřížkou os, jednotlivými osami, datovými řadami, datovými body, názvy os...) pracovat samostatně. Některé objekty lze v rámci grafu přemísťovat či upravovat jejich velikost (např. legendu). Všechny objekty v grafu můžete formátovat, dokonce datovou řadu nejenom jako celek, ale i její jednotlivé body... Tip Obr. 8.26: Formát zobrazované oblasti Graf se skládá z objektů 147147147147147OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Při práci s jednotlivými prvky grafu je základním předpokladem jejich označení. Objekt grafu označíte (např. zobrazovanou oblast, osy či legendu...), klepnete-li na něj levým tlačítkem myši. Označený objekt lze z grafu odstranit klávesou DEL. Označený graf lze upravit v rámci průvodce grafem nebo přímo editací jeho jednotlivých částí. Pro tyto činnosti jsou určeny příkazy panelu nabídek i místní nabídky. Můžete například: editovat zdrojová data (Graf Zdrojová data), měnit typ grafu (Graf Typ grafu), upravovat názvy grafu či os, zobrazení os, mřížek... (Graf Možnosti grafu). Prostřednictvím dialogového okna Formát lze upravovat vybrané části grafu ­ např. oblast celého grafu (Formát oblasti grafu), zobrazovanou oblast (Formát zobrazované oblasti), datové řady (Formát datové řady), legendu (Formát legendy), jednotlivé osy (Formát osy). Obsah tohoto okna je závislý na typu vybraného prvku grafu. Na obrázku 8.27 je zobrazen graf po následujících úpravách: formát osy x (kategorií) ­ změna velikosti fontu, formát osy y (hodnot) ­ změna velikosti fontu, úprava formátu čísla, formát zobrazované oblasti ­ změna vzorku plochy (žádný vzorek), úprava velikosti zobrazované oblasti, přemístění legendy a odstranění názvu grafu. Poznámka Obr. 8.27: Graf po úpravách 8.3 Co umí říci grafy Úprava jednotlivých částí grafu 148148148148148 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Při formátování grafů jsou využívány podobné karty jako při formátování buněk (Vzorky, Písmo, Číslo, Zarovnání). 8.3.3 Graf s více řadami Při sestavování grafu s více datovými řadami může dojít k situaci, kdy mají jednotlivé řady značně rozdílný rozsah hodnot, a pak se stává graf nečitelným. V tomto případě je vhodné pro zobrazení datových řad využít dvě měřítka neboli graf s vedlejší osou. Tento typ zobrazení grafu je vhodný u smíšených dat (např. měny a kusů). Tento případ nastává i u vzorového příkladu, pokud k datové řadě s cenovou nabídkou přidáme další datovou řadu s dobou dodání. Přidání datové řady do grafu můžete provést nejrychleji následovně. Označíte-li graf, zvýrazní se ve zdrojové oblasti barevně oblasti grafu. Přiblížíte-li kurzor k spodnímu pravému rohu, změní se na malý křížek a uchopením rohu můžete oblast rozšířit. Poznámka Tip Obr. 8.28: Kombinovaný graf Graf s více datovými řadami 149149149149149OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Při zobrazení grafu s vedlejší osou je vhodné rozlišit datové řady jednotlivých os různými typy grafů. Takto lze získat přehlednější pohled na data ­ kombinovaný graf. Typ grafu pro datovou řadu můžete upravit následovně. Označte datovou řadu, vyvolejte dialogové okno Typ grafu (např. místní nabídkou) a vyberte požadovaný typ grafu. Provedete-li tento krok, nebude jedna datová řada viditelná, a to z důvodu nevhodného měřítka osy. Proto proveďte následující kroky. Nejprve změňte typ grafu. Můžete změnit typ u jedné datové řady nebo u grafu celého. Pro druhý případ vyvolejte dialogové okno Typ grafu, zvolte kartu Vlastní typy a druh grafu Spojnicový+sloupcový. Následovně přiřaďte vybrané datové řadě jinou osu, a tím i měřítko. Označte datovou řadu a vyvolejte dialogové okno Formát datové řady (např. prostřednictvím místní nabídky či poklepáním na datovou řadu). Změňte vazbu datové řady k ose na kartě Osa přepínačem Řady (z možnosti na hlavní ose na volbu na vedlejší ose). Na obrázku 8.28 je zobrazen graf s následujícími úpravami: přidána další datová řada, u datové řady ,,Doba dodání" změněn typ grafu na spojnicový, bez zobrazení spojovací čáry, upraveno měřítko ­ minimální hodnota osy hodnot i vedlejší osy hodnot. Upravený graf na obrázku 8.28 poskytuje přehlednou informaci o cenové nabídce v závislosti na době dodání. Ukázkou kombinovaného grafu se ještě neloučíme s grafy. V následující kapitole se s nimi ještě jednou setkáte v souvislosti s filtrováním seznamů. Kombinovaný graf, popř. graf s vedlejší osou lze vytvořit již při návrhu grafu, volbou ze seznamu typů grafu na kartě Vlastní typy v dialogovém okně Typ grafu. 8.4 Seznamy v akci V této kapitole se ještě jednou vrátíme k seznamům, a tím i k vzorovému příkladu s cenovou nabídkou (obrázek 8.11). Seznámíte se v ní s dalšími možnostmi filtrování. Také si ukážeme zajímavé spojení seznamů s grafy. Na závěr si vysvětlíme pojem podmíněné formátování a porovnáme jej s použitím logické funkce KDYŽ. 8.4.1 Funkce a grafy reagují na filtrování V kapitole 8.1 (Poznáváme seznam) jste se mimo jiné dozvěděli, jak se seznamy navrhují a jak do nich lze přidávat data, a zkusili jste si jednoduché filtrování seznamu. Nyní na tyto znalosti navážeme. Od verze 2003 naleznete u aktivního seznamu pod řádkem vložení další užitečný prvek ­ řádek souhrnů. Můžete ho využít pro zobrazení některých funkcí, například součtů. Po klepnutí na libovolnou buňku v řádku souhrnů lze v rozevíracím seznamu vybrat agregační funkci. Nelze ovšem přidávat libovolně funkce ručně, k dispozici je pouze několik funkcí uvedených v rozevíracím seznamu! Řádek souhrnů lze zobrazit tlačítkem Přepnout řádek souhrnů v panelu nástrojů Seznam. Poznámka Tip Tip 8.4 Seznamy v akci Kombinovaný graf Řádek souhrnů 150150150150150 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Tyto funkce reagují na filtrování seznamu. V dřívějších verzích si můžete vypomoci funkcí SUBTOTAL, která vrací definovaný souhrn dat v seznamu. Obecná syntaxe této funkce je následující: SUBTOTAL(kód funkce;odkaz). Kód funkce je číslo od 1 do 11, které určuje typ funkce použité pro výpočet souhrnu v seznamu (1 PRŮMĚR, 2 ­ POČET, 3 ­ POČET2, 4 ­ MAX, 5 ­ MIN, 6 ­ SOUČIN, 7 ­ SMODCH.VÝBĚR, 8 ­ SMODCH, 9 ­ SUMA, 10 ­ VAR.VÝBĚR, 11 ­ VAR). U rozsáhlých seznamů je vhodné umístit informace o souhrnech nad záhlaví. Funkce POČET vrací počet buněk, které obsahují pouze čísla. Funkce POČET2 vrací počet neprázdných buněk. Jestliže nepotřebujete počítat logické hodnoty, texty nebo chybové hodnoty, použijte funkci POČET. Obr. 8.29: Řádek souhrnů Tip Poznámka Funkce SUBTOTAL 151151151151151OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Obr. 8.30: Použití funkce SUBTOTAL Obr. 8.31: Reakce grafu na filtrování (Praha) 8.4 Seznamy v akci 152152152152152 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Při filtrování seznamu je využívána vlastnost ignorování všech skrytých řádků, které jsou výsledkem filtrování. Souhrn je vytvořen pouze z těch dat, jež jsou po filtrování viditelná. Grafy, podobně jako funkce SUBTOTAL, reagují pružně na filtraci, proto jsou efektivním doplňkem filtrovaných seznamů (i souhrnů). Graf je vytvořen nejprve nad celým seznamem a následně je využíván pro filtraci. Na obrázku 8.31 je zachycena situace filtrovaného seznamu s využitím funkce SUBTOTAL i grafu. 8.4.2 Vlastní filtrování seznamů V kapitole Poznáváme seznam jste se mimo jiné dozvěděli, že automatický filtr lze použít pro rychlé a jednoduché zúžení pohledů na data. Filtrování můžete postupně aplikovat i na více sloupců. Uvažujeme-li náš vzorový příklad, můžete nejprve filtrovat dodavatele z Prahy a následovně ty, jejichž cenová nabídka sahá do určité částky (např. 25 000). Postup je následující. Nejprve filtrujte sloupec se sídlem firmy. V rozevíracím seznamu zvolte možnost ,,Praha" a následovně ve sloupci s cenovou nabídkou zobrazte záznamy, jejichž cenová nabídka je větší než nebo rovna číslu 25 000. Tuto akci umožní volba Vlastní automatický filtr, která vyvolá dialogové okno Vlastní automatický filtr, v němž lze definovat podmínky pro filtrování. Na obrázku 8.32 je zobrazeno dialogové okno vlastního filtru pro tuto situaci. Obr. 8.32: Vlastní automatický filtr Filtrování seznamu 153153153153153OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu 8.4.3 Podmíněné formátování a logická funkce KDYŽ V závěrečné kapitole knihy se nejprve vrátíme k pojmu formátování, ovšem v trochu odlišné podobě ­ spojíme ho s určitou logickou podmínkou. Dozvíte se, jak lze zvýraznit určité buňky, obsahují-li určitou hodnotu. S pojmem logické podmínky je v Excelu spojována také jedna funkce ­ KDYŽ. Pomocí této funkce dokážete na základě podmínky získat další informaci. Představte si následující situaci. Obsahuje-li seznam v jednom sloupci místa působení firmy (Praha, Brno, Jihlava...), můžete na základě podmínky zobrazit v dalším sloupci tento údaj. Je-li místo sídla firmy Praha, ponecháte v novém sloupci také údaj Praha, pro všechny ostatní případy vložíte do sloupce text ,,mimo Prahu". Jaký je rozdíl mezi podmíněným formátováním a použitím logické funkce KDYŽ? Již sám název napovídá. Podmíněné formátování je pouze formátování, v buňce zůstává uložen původní údaj. Použitím funkce můžete získat novou hodnotu buňky. Začněme formátováním. Formátování je obecně určeno k zvýraznění důležité nebo odlišující se informace neboli k vytvoření lépe vyhlížejícího dokumentu. Pokud můžete pro odlišení stanovit kritéria, lze tuto činnost zautomatizovat využitím podmíněného formátování. Můžete si totiž nechat automaticky odlišit (např. jiný font či podbarvení) buňku, pokud vyhovuje určitému kritériu. V našem vzorovém seznamu můžete zvýraznit buňky, které obsahují buňky s cenovou nabídkou menší než 25 000. Situace je znázorněna na obrázku 8.33. Obr. 8.33: Definice podmíněného formátování Definici formátování můžete pro označené buňky vytvořit v dialogovém okně Podmíněné formátování, které vyvoláte zadáním příkazu Formát Podmíněné formátování, podle jedné až tří podmínek. Podmínka může být závislá buď na hodnotě buňky, nebo na vzorci. Tato závislost je určena výběrem ze seznamu v prvním textovém poli (zleva). V případě závislosti na hodnotě buňky může být 8.4 Seznamy v akci Funkce KDYŽ Podmíněné formátování Definice podmíněného formátování 154154154154154 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu podmínka určena nejenom hodnotou, ale i vzorcem či funkcí. Jsou-li splněny podmínky, projeví se v buňkách příslušná formátování (např. typ písma, barva výplně či pozadí, barva písma), ostatní buňky, které nesplňují podmínky, zachovávají původní formát. Jednotlivé podmínky formátování lze zrušit volbou v dialogovém okně Odstranit podmíněný formát. Toto okno lze vyvolat klepnutím na tlačítko Odstranit v dialogovém okně Podmíněné formátování. Podmínkou je ovšem označení buněk se stejnou definicí podmíněného formátu. Obsahuje-li oblast buněk nestejné formáty, jsou definice podmínek dialogového okna (Podmíněný formát) neaktivní a nelze je odstranit. Kopírováním formátu prostřednictvím tlačítka Kopírovat formát je zkopírováno i podmíněné formátování. Chcete-li kopírovat pouze podmíněné formátování, postupujte následovně. Označte oblast buněk tak, aby zahrnovala alespoň jednu buňku s podmíněným formátem, a oblast buněk, které chcete zformátovat (může být i nesouvislá). Následně vyvolejte dialogové okno Podmíněné formátování (příkazem Formát Podmíněné formátování...) a potvrďte je tlačítkem OK. A konečně slíbená funkce KDYŽ. Tato funkce je zařazována mezi logické funkce. Můžete ji využít jako logický prvek ve vzorci, např. z důvodu zamezení zobrazení nesprávných údajů. Představte si situaci při dělení nulou. Číslo B dělíte číslem A. V případě, že číslo A je nula, dostanete při výpočtu chybovou hodnotu (#DIV/0!). Funkcí KDYŽ lze tomuto ,,negativnímu jevu" logicky předejít. Popišme si situaci pro ilustraci nejprve logickým výrokem: ,,Jestliže je údaj A roven nule (dochází k dělení nulou), zobraz v buňce prázdný textový řetězec. Je-li údaj A různý od nuly, proveď výpočet B/A." Tuto konkrétní situaci lze zapsat syntaxí funkce KDYŽ následovně: =KDYŽ(A=0; ;B/A). Obr. 8.34: Použití logické funkce KDYŽ Obecně lze syntaxi funkce zapsat následovně: KDYŽ(podmínka;ano;ne). Funkce kontroluje podmínku (argument podmínka), která musí být buď pravda (argument ano), nebo nepravda (argument ne). Je-li podmínka pravda, vrátí funkce údaj odpovídající argumentu ano; je-li podmínka nepravda, vrátí funkce údaj odpovídající argumentu ne. Upozornění Poznámka Logická funkce KDYŽ 155155155155155OFFICE 2003 Odkontaktů kseznamu Na závěr povídání o logické funkci patří logické rozloučení: KDYŽ(budete chtít pokračovat ve studiu programů Office, pak nahlédněte do dalších publikací nakladatelství Grada Publishing, v opačném případě vám přeji mnoho úspěchů se získanými znalostmi v této publikaci). Shrnutí Kontakty Outlooku můžete přenést do prostředí Excelu a dále s nimi pracovat například jako se seznamy. Při práci se seznamem vycházíme z principů databázového prostředí. Pro jednoduché filtrování seznamu je určen automatický filtr. Seznam můžete filtrovat nejenom podle jednoho sloupce, ale i podle více sloupců ­ postupným filtrováním jednotlivých sloupců. Funkce jsou předdefinované vzorce provádějící výpočty pomocí určitých hodnot. Vnořená funkce je taková, která tvoří argument funkce jiné. Základem grafu jsou vhodně uspořádána zdrojová data. Grafickým znázorněním pak můžete tyto údaje nahradit grafickou značkou (čáry, pruhy, sloupce...) neboli datovými body. Datové body jsou seskupeny do datových řad a mohou být uspořádány podle dvou, popř. tří os. Obvykle bývají rozlišeny barvou či vzorem. Zdrojová data pro graf nemusí vždy tvořit spojitou oblast, graf lze vytvořit i nad oblastí nespojitou. Otázky k procvičení Lze přenést jednotlivé kontakty z prostředí Outlooku do Excelu? K čemu jsou určena tlačítka se šipkami v záhlaví seznamu? Mohou být data v jednom sloupci seznamu různého typu (číselný, textový...)? Co se stane, vložíte-li do seznamu prázdný záznam (řádek)? Jak označíte oblast jako seznam? Lze použít automatické dokončování textu v buňce také pro číselné údaje? Co se zobrazí, stisknete-li v buňce klávesy ALT+ŠIPKA DOLŮ? K čemu je určen tzv. zdrojový seznam? Můžete kontrolovat data vkládaná do seznamu? Kdy se zobrazí u seznamu řádek pro vložení? Čemu se říká datový formulář? Mohou být funkce součástí seznamu? Cvič ení-námět-ot ázky Shrnutí Otázky k procvičení 156156156156156 OFFICE 2003 8. Od kontaktů k seznamu Lze pomocí funkce zaokrouhlovat čísla? Která funkce vrací zbytek po dělení jednoho čísla druhým? Která funkce umí vyhledat určitý znak v textovém řetězci? Která funkce je v tomto případě vnořenou: =ZLEVA(A1;HLEDAT( ;A1-1)? Lze v Excelu od sebe odečítat kalendářní data? Existuje funkce, která převede číslo na text ve specifickém číselném formátu? K čemu můžete použít medián? Mohou zdrojová data tvořit nespojitou oblast? Lze graf vytvořený v Excelu přenést do Wordu? Lze formátovat jednotlivé body datové řady? Kdy se používá graf s vedlejší osou? Umí graf reagovat na filtrování zdrojové oblasti? K čemu můžete použít funkci SUBTOTAL? Jaký je rozdíl mezi podmíněným formátováním a použitím logické funkce KDYŽ? 157157157157157OFFICE 2003 Rejstřík Rejstřík datový bod 142, 155 list 67 dědění odrážek 53 dialogové okno Možnosti navigačního podokna 16 Odrážky a číslování 52 Ověření dat 130, 132 Pravidla a oznámení 28 Vybrat podpis 34 Vytvořit seznam 128 Změnit velikost písmen 44 distribuční seznamy 32 dotaz 82 druh grafu 143, 149 důležitost e-mailu 19 E elektronická vizitka 112, 116 emocionální výraz 38 Excel absolutní odkaz 77, 78 formátování 69 formulář 108 funkce 78 klávesová zkratka viz klávesová zkratka makro 102, 103 ověření dat 111 použití s jinou aplikací 80, 120 prostředí 67, 81, 94, 108 relativní odkaz 77 řádek vložení 83 řádek vzorců 76 tabulka jako seznam 80 export kontaktů 126 e-mailová etiketa 31 e-mailový klient 14 F filtrování seznamu 80, 127, 129 formát čísel 70 odstavce 47 A absolutní odkaz 77, 78 adresář 32 akce Uspořádat 26 aktuální zobrazení 19, 21, 39 Alt-sekvence 48 analýza údajů 123 argumenty funkce 78 archivace e-mailů 37, 41 automatické dokončování textu 130 formátování tabulky 64 podpisy 34 přesunutí příchozích zpráv 17 přizpůsobení řádků 77 sčítání v tabulce 65 seskupování zpráv 20 zařazování e-mailů 27 automatický filtr 82, 128, 129, 152, 155 náhled 14, 20 výpočet 79 automaticky vytvářené odrážky 53 autorská ochranná známka 49 B barevné odlišení zpráv 27 barva písma 47 buňka 67, 83 Č čáry viz ohraničení číslované seznamy 52, 59 číslování stránek 101 čtení zpráv 21 D data 67 databáze 81 158158158158158 OFFICE 2003 ovládacího prvku 109, 110 tabulky 62 formátovací znaky 50 formátování v Excelu a Wordu 68 znaku 72 formulář v Accessu 82 v Excelu 108 ve Wordu 105 forward 33 funkce 78, 135, 155 CELÁ.ČÁST 136, 137 ČÁST 137, 138 DÉLKA 138 DEN 139, 140 HLEDAT 138, 139, 156 HODNOTA.NA.TEXT 140 KDYŽ 149, 153, 154, 155, 156 MĚSÍC 139, 140 MOD 136, 137 NAJÍT 138 POČET 150 PRŮMĚR 140, 142, 150 ROK 139, 140 ROUNDDOWN 135 ROUNDUP 135 SUMA 140, 150 USEKNOUT 136, 137 ZAOKROUHLIT 135, 136 ZAOKROUHLIT.NA.LICHÉ 135, 136 ZAOKROUHLIT.NA.SUDÉ 135, 136 ZLEVA 137, 138, 139, 156 ZPRAVA 137 G graf 81, 142 s vedlejší osou 148, 149, 156 grafická značka 142, 155 H hromadná korespondence 120, 121 hypertextový odkaz 33, 93, 94 CH chybové hlášení 132, 133 I ikony navigačního podokna 16 informační okno příchozí zprávy 16 pruh 24 internet 18, 30, 31 interpunkční znaménka 56 K kalendář 39 kalendářní data 139, 140 klávesa CapsLock 44 Insert 44 klávesnice typu QWERTY 49 klávesová zkratka Excel přesun z buňky do buňky 68 vložení funkce do buňky 79 jiné místní nabídka 87 nahrazení 92 odstraňování textu 44 pevný konec řádku 72 pomlčka 56 použití schránky 44, 80, 81 vyhledání 92 zavináč 49 zavření okna 21 obecně 85, 97 Outlook nová událost 39 nová zpráva 30 nový distribuční seznam 32 nový kontakt 116 odeslání zprávy 30, 33, 95 odpověď na e-mail 23 označení všech e-mailů ve složce 26 pohyb mezi složkami 40 předání e-mailu dál 23 rozšířené hledání 119 smazání e-mailu 22 Word formátování indexů 47 informační bublinová nápověda 46 nový soubor 44, 60 odsazení 52 Rejstřík 159159159159159OFFICE 2003 Rejstřík označení celého dokumentu 45 pevná mezera 50 pevný konec řádku 50 pohyb v tabulce 66 průběžné ukládání 44 původní nastavení 88 tabulátor v buňce tabulky 55 víceúrovňový seznam 52 změna písmen 45 zrušení formátování 55 klíčové slovo 78 kombinovaný graf 149 komentář 58 komprimovaný formát 37 koncept 25, 33 konec odstavce 50 konec řádku 44, 59, 72 kontakt 112, 116 kontextová nabídka viz místní nabídka konverzace 19 kopírování zprávy 26 kurzor jako tužka 64 L list 67 logická podmínka 153 M makro 99 v Excelu 102, 103 v e-mailu 37 ve Wordu 100 medián 140, 141 místní nabídka navigačního podokna 25 obecně 87 modem 18 modus viz medián možnosti automatických oprav 49 kontaktů 118 navigačního podokna 16 textového pole formuláře 107 mřížka 67 mřížka os 146 N nahrazení textu 89 všech výskytů 90 Nahrazovat text během psaní 49 Najít kontakt 119 nastavení oznámení na ploše 16 Nastavit příznak pro zpracování 23 navigační podokno 14, 16 návrat k předchozímu kroku 88 název grafu 146, 147 nepřečtené zprávy 19 nesouvislá oblast 73 nízká priorita 19 nová zpráva 30 nový kontakt 116 ze stejné společnosti 119 O oblast 73 grafu 146 odebrání desetinného místa 70 tlačítka 47, 86 odeslání souboru z aplikace 94 zprávy 33 odmítnutí změny 59 odpověď na zprávu 23, 35 odrážky 52 při psaní 53, 59 odstavec 50 odstranění komentáře 59 řádků 75 textu 44 ohraničení 71 omezení formátování 53 orientace textu 73 osobní složky 37, 41 Outlook adresář 32 čtení zpráv 21 distribuční seznamy 32 e-mailová etiketa 31 160160160160160 OFFICE 2003 kalendář 39 klávesová zkratka viz klávesová zkratka kontakt 112, 116 navigační podokno 14 nová zpráva 30 nový kontakt 116 odeslání zprávy 33 odpověď na zprávu 23, 35 organizace e-mailů 25 Outlook Dnes 13, 40 panel Outlook 15 použití s jinou aplikací 120 pravidla 29 priorita e-mailů 19 Průvodce importem a exportem 126 rozložení pro čtení 57 související e-maily 19 tematické složky 25 ověření dat 111, 130, 132 ovládací prvky 108, 109 označení obsahu 65 textu 45 P panel nabídek 85 panely nástrojů 86 Excel Formát 71 Formuláře 108 Kreslení 109 Standardní 79 Zastavit záznam 102 Outlook Standardní 19, 23 Upřesnit 17 přiřazení makra 100 úprava 47 Word Formuláře 106 Hromadná korespondence 121 Revize 57 Standardní 50, 61, 64 panel Outlook 15 pevná mezera 50 pevný konec řádku 50 plovoucí objekt 145 panel 85 početní operátory 56 počítání s kalendářními daty 139, 140 podokno Miniatura 57 Oblíbené složky 16 pro čtení 15 revizí 58 Seznam složek 16 úloh 120 podsložky 25 pohyb po seznamu 132 pole se seznamem 110 pomlčka 56 poslední použité příkazy 86 posuvník 67 použití maker 100 pravidel 27, 28 smajlíků 38 vzorce 76 zástupných znaků 90 Pravidla a oznámení 27 pravidlo s podmínkou 29 s výjimkou 29 pravítko 53, 54 priorita e-mailů 19 propojení 81 s buňkou 109, 110, 111 prostředí tabulkového procesoru 67, 81, 94, 108 průběžné ukládání 44 průměrná hodnota 141 Průvodce grafem 143, 144, 145, 147 Průvodce importem a exportem 126 první řádek seznamu 127 předání e-mailu dál 24 předvolba pro nastavení zprávy 23 přemístění složky 25 zarážky 54 přepisování textu 44 Rejstřík 161161161161161OFFICE 2003 Rejstřík přesunutí tlačítka 86 zprávy 26 převedení tabulky na text 55 textu na tabulku 55 přidání desetinného místa 70 do kontaktů 31 do Oblíbené složky 17 sloupce, řádku 64 tlačítka 47, 86 přijetí změny 59 příkaz 85 příkazy pro práci se seznamem 129 přiřazení klávesové zkratky 87 příznak priority 19 pro zpracování 23 přizpůsobení tabulky 62 psaní titulů 55 původní nastavení klávesových zkratek 88 R recenzent 58 registrovaná známka 49 relační databáze 80 relativní odkaz 77 relevantní zpráva 24 reply 33 revizní značky 57, 59 Rozložení pro čtení 57 rozpracovaná zpráva 33 rozsah hodnot 56 rozšířené hledání 19, 119 rozšířený výběr 45 Ř řádek pro vložení 132, 155 souhrnů 149 vložení 83 vzorců 76 S seřazení tabulky 64 sestava 82 sešit 67 seznam 81, 127 skrytí změn 58 slepá kopie 30 sloučení do e-mailu 121, 122 sloupcový graf 143 složka Doručená pošta 16, 23, 27 Odstraněná pošta 23 Pošta k odeslání 30 systémová 25 směrování dokumentu 95 smíšený odkaz 78 soubor na revizi 97 související e-maily 19 souvislá oblast 73 spojnicový graf 143 spojovník 56 statistika 78 struktura funkce 78, 135 stupně Celsia 49 styl odstavce 47 svislý výběr 55 syntaxe funkce 78 systémové složky 25 Š šablona 30, 35, 87, 100 šířka sloupce 75 štítky viz hromadná korespondence T tabulátory 53­55 tabulka bez výpočtů 65, 80, 83 jako seznam 80 s výpočty 80, 83 tematické složky 14, 17, 25, 28, 41 textové funkce 137 pole 106 162162162162162 OFFICE 2003 textový kurzor 67, 132 tlačítko Excel AutoSum 78 Odebrat desetinné místo 70 Přidat desetinné místo 70 Relativní odkaz 102 Sloučit a zarovnat na střed 72 Outlook Automatický náhled 20 Konfigurace tlačítek 16 Kontrola jmen 32 Kopírovat 28 Možnosti 19, 31 Možnosti e-mailu 23 Nová složka 27 Nové pravidlo 28 Nový 30, 58 O úroveň výš 25 Obnovit 16 Odeslat 30 Podokno čtení 21 Použití barev 27 Použití složek 27 Pravidla a oznámení 28 Skrytá 31 Spustit 27, 101 Vložit podpis 34 Výběr polí 17 Změnit pravidlo 28 Word Automatické formátování tabulky 64 Automatické sčítání v tabulce 65 Guma 62 Navrhnout tabulku 62, 64 Ohraničení 47 Ochrana formuláře 107, 108 Podokno revizí 58 Přijmout změnu 59 Sledování změn 57 Sloučit buňky tabulky 64 tlačítka pro formátování 46 Vložit tabulku 61, 64 Výchozí 45 Zamítnout změnu 59 Zobrazit nebo skrýt 50 Zobrazit pro revize 59 třídění příchozí pošty 21 typ výchozího fontu 45 U ukotvení záhlaví sloupců 133 umístění přepínače na list 109 úprava odsazení 52 panelu nástrojů 47 sloupců a řádků 74 úpravy v buňce 67 uspořádání navigačního podokna 16 příkazů 85 V vestavěné vzorce 78 vestavěný datový formulář 133 víceúrovňové seznamy 52 Vlastní automatický filtr 152 vlastní seznam odrážek 52 vlastnosti e-mailu 15 vložená mezera 50 vložení funkce do buňky 79 hypertextového odkazu 93 komentáře 58 propojení 81 řádku 75 tabulky 61, 64 znaku 48 vnořená nabídka 85 tabulka 63 výběr polí záhlaví e-mailu 17 vyhledání formátování 91 relevantních zpráv 24 textu 89 výchozí font 45 uspořádání navigačního podokna 16 vyprázdnění složky Odstraněná pošta 23 výsečový graf 143 vysoká priorita 19 výška řádku 75 Rejstřík 163163163163163OFFICE 2003 Rejstřík vytvoření pravidla 27 seznamu 128 vlastní složky 25 využití schránky Office 88 vzorce 75 W Word číslované seznamy 52, 59 formulář 105 klávesová zkratka viz klávesová zkratka makro 100 odmítnutí změny 59 odrážky 52 použití s jinou aplikací 80, 120 přiřazení klávesové zkratky 87 revizní značky 57, 59 směrování dokumentu 95 víceúrovňové seznamy 52 zarážky na pravítku 53, 54 Z záhlaví e-mailu 17 seznamu 127, 128, 129, 155 zalomení textu 73 zamítnutí změny 59 zamknutí listu 112 zaokrouhlování 135 zápis data 49 měny 56 zarážky na pravítku 53, 54 zarovnání do bloku 47 údajů 72 zástupný znak 71 zavináč 49 zbytek po dělení 136 zdrojová data grafu 142, 155 zdrojový seznam 131 zkratky společností 55 změna typu zarážky 54 velikosti písmen 44 zmenšení odsazení 52 změny od určitého recenzenta 58 znak copyright 49 dolar 76 zobrazení e-mailů 19 formátovacích znaků 50 podokna pro čtení 15 pravítka 54 pro revize v navigačním podokně 19 zpráva koncept 25, 33 nová 30 při zadávání 132 relevantní 24 zrušení všech formátování 55 zvětšení odsazení 52 zvýraznění 47 164164164164164 OFFICE 2003 Připravujeme Access a Excel efektivní zpracování dat na počítači Blanka Voglová Tato kniha vám ukáže možnosti, které můžete využít v prostředí Excelu, ale především vás seznámí s databázovým prostředím ­ Accessem. Zahoďte obavy z tajuplného slova databáze a naučte se přistupovat ke zpracování informací profesionálně, efektivně a zároveň pohodlně. Výklad se vztahuje v první řadě na verzi programů Excel 2003 a Access 2003, je ovšem veden tak, aby orientaci neztratili ani majitelé nižších verzí. Rozdíly zaznamenáte především v uživatelském ovládání, které se stává s vyšší verzí více intuitivním. Teoretický výklad je průběžně doprovázen vzorovým příkladem, vztahujícím se k tématu personální a mzdové agendy, který naleznete na webových stránkách nakladatelství Grada Publishing. První část knihy je koncipována jako malé zamyšlení a zároveň první dotek s oběma prostředími, o kterých bude řeč. Druhá část vám ukáže, jak lze při každodenní kancelářské praxi vhodně využít tabulkový procesor Microsoft Excel. Nejprve začnete po jednotlivých krocích prakticky tvořit soubor s názvem Mzda a přitom budete poznávat hlouběji prostředí tabulkového procesoru. Postupně sestavíte uspořádaný list s tabulkou obsahující personální a mzdová data zaměstnanců jednoho oddělení firmy. Tato data doplníte výpočty, jež vám pomohou při návrhu zvýšení mzdy. K aplikaci Excel neodmyslitelně patří i vyjádření dat pomocí grafů. Ani my tuto problematiku neopomeneme a zobrazení dat tímto způsobem probereme podrobněji. Dotkneme se také oblasti, která usnadňuje neboli automatizuje činnost v prostředí tabulkového procesoru, a tím šetří i váš čas; vytvoříme na konkrétním příkladu tzv. makro. Na závěr druhé části si vysvětlíme, co je to seznam, a poté ho převedeme z datového listu tabulkového procesoru do databázového prostředí. Třetí část knihy vás naučí jednoduše pracovat v Accessu. Nejprve se seznámíte s prostředím a filozofií aplikace a současně začnete po jednotlivých krocích prakticky tvořit soubor s názvem Administrativa, který může být do budoucna vaším každodenním pomocníkem. Pomohou vám k tomu prostředky, jež prostředí databáze Access nabízí pro správu a organizování dat. Základem všeho jsou tabulky, které tvoří ,,pokladnici" vašich dat. Naučíte se data do tabulek vkládat, aktualizovat, formátovat, řadit je či filtrovat a později tabulky spojíte v dotazech. Dotazy vám umožní řazení či výběr dat, budete v nich s daty aktivně pracovat prostřednictvím jednoduchých výrazů. Na závěr si vyzkoušíte eleganci práce s daty při jejich sumarizování v dotazech (součet hodnot, počet záznamů, minimální hodnota ze souboru dat...). Shrneme-li všechny tyto činnosti, lze konstatovat, že prostřednictvím dotazů můžete efektivně využívat informace z tabulek. Dozvíte se, jak můžete v prostředí Accessu elegantně prezentovat data. Ukážeme si, jak efektivní dokáže být spolupráce Accessu s Excelem. Navrhnete také jednoduchý hlavní formulář, který se objeví na obrazovce vždy při otevření databáze. Navrhnete si jednoduchou základní aplikaci, jejíž ovládání bude snadné a intuitivní, naučíte se využívat možnosti databáze Access tak, aby byla vaším pomocníkem, aby se vám s ní pracovalo příjemně a především efektivně. 16 × 24 cm, asi 256 stran, cca 249 Kč, 379 Sk, ISBN 80-247-0703-9, objednací číslo 7223 Tip