mm mW eSJIH ecole superieure de l'education nationale Modalites de la communication administrative Catherine Vallee Extra it cle "Elements de culture juridique et administrative" (p.27 ä 56). ouvrage publie par I'ESEN en decembre 2003. mmmm Modalites de la communication administrative sommaire Les regies generales de la communication ecrite 31 Le style administratif 33 Formules et conseils generaux 35 Les regies de la ponctuation 39 L'emploi de la majuscule 41 La lettre administrative 43 —- lettre administrative en forme administrative 46 —- lettre administrative en forme personnels 48 La note 49 Le bordereau 50 Le compte rendu 52 Le rapport 53 Le proces-verbal 55 Sources et bibliographie 56 .A, mmmm Modalités de la communication administrative Les regles generales de la communication ecrite ♦ Ne pas multiplier les objets ♦ Faire un plan, pour aider á choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au general, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de 1'essentiel au detail : - I'introduction rappelle 1'objet de la correspondance (courrier precedent ou affaire concernée), - le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation, - la conclusion fait apparaítre la decision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement. ♦ Tenir compte du destinataire II n'a pas forcément connaissance de 1'affaire. ♦ Reformuler la demande, dans le cas ďune réponse. Replacer les informations dans leur contexte. ♦ Choisir les arguments Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hierarchie du plan, pour vous apercevoir que certains ďentre eux sont hors sujet ou peu valides. ♦ Choisir ses mots En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez en general les termes trop techniques. ♦ Respecter les regies de lisibilité - bannir le jargon de specialisté et les mots savants, - donner la signification ďun sigle děs la premiere utilisation, - faire des phrases courtes et développer une idée par phrase, - alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées, - veiller á I'equilibre des paragraphes, - si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller á le faire apparaítre clairement (pagination, .../...). mmmm Modalités de la communication administrative ♦ Choisir le ton juste Evitez le ton affectif ou le ton peremptoire. Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative. ♦ Aller ä l'essentiel Dans un écrit professionnel, I'objectif vise est I'efficacité qui exige que Ton aille rapidement ä l'essentiel. ♦ Citer les faits Citez toujours les faits tels que vous les avez observes ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible. ♦ Utiliser des formules positives ♦ Limiter la redondance La repetition des informations peut parfois etre utile et deliberee. La plupart du temps, eile est involontaire et denote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les repetitions ou les redundances. mmmm Modalites de la communication administrative Le style administratif ♦ Etre courtois Evitez tout jugement de valeur. ♦ Etre objectif Les reactions personnels n'ont aucune place dans les documents officiels. Le signataire (qui peut etre different du redacteur) incarne I'Etat ; il agit, par consequent, dans le cadre des lois et reglements. Tout ce qui est ecrit doit pouvoir etre verifie, notamment grace aux references faites aux textes officiels. ♦ Etre clair L'administration ayant pour role de preparer ou de prendre des decisions, il faut que Taction soit exprimee avec clarte pour etre comprise de son destinataire. Recherchez l'emploi de mots simples. Chaque phrase doit etre utile, done apporter une information nouvelle. ♦ Etre logique L'ecrit doit etre construit comme une demonstration (voir pages precedentes "faire un plan"). ♦ Etre responsable Le redacteur ecrit au nom de l'autorite publique. II emploie le "ye", marque de la responsabilite assumee. ♦ Employer le vocabulaire administratif II existe un vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du temps le respect fundamental de la hierarchie. mmmm Modalités de la communication administrative formules et conseils generaux ♦ Formules introductives - Faisant reference á un element precedent : J'ai I'honneur d'accuser reception de voire lettre du... Comme suite ä votre lettre du..., ä votre demande du... En réponse ä votre lettre du..., ä votre demande du... Par lettre du... Par lettre rappelée en reference... Par votre communication téléphonique du... Conformément ä la circulaire n°... du... Vous avez attiré mon attention sur... Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler... J'ai été saisi de... J'ai été tenu informé de... Vous m'avez signále que... - Ne faisant pas reference á un element precedent : La lettre peut étre introduite par "J'aiI'honneur..."suivie selon le destinataire par: o ďappeler votre attention sur... o de vous informer de... o de vous faire connäitre que... La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure... II a été porte ä ma connaissance que... II m'a été signále que... - Pour une correspondance adressée á un supérieur: de vous rendre compte... de vous faire parvenir... de vous exposer... de vous demander de bien vouloir... - Pour une correspondance adressée á un égal ou un subordonné : de vous adresser... de vous rappeler... de vous demander de vouloir bien... de vous faire connäitre que... mmmm Modalités de la communication administrative ♦ Formules de demandes On retrouve les distinctions hierarchiques dans I'emploi des verbes : - le superieur... informe fait savoir a fait connaitre a fait observer a demande a prie de vouloir bien engage... - le subordonne... rend compte de expose a sollicite de propose de prie de bien vouloir... ♦ Formules d'exposition (termes precis) verbes ä I'indicatif present: j'ajoute je confirme je considére je constate j'estime je note [observe je precise je rappelle je signále je souligne Ces verbes ä I'infinitif sont souvent precedes de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux que... ďune maniere plus autoritaire : je prends acte... je crois devoir attirer votre attention... je ne sous-estime pas... mais... ♦ Formules d'exposition (termes plus souples) prendre note... se trouver appele a... il est entendu que... il n'echappe pas que... ne pas douter que... ne pas ignorer que., ne pas manquer de... il n'estpas exclu que... je ne perds pas de vue... L'utilisation du verbe «savoir» sert a souligner 1'impossibilite theorique d'une eventualite envisagee. // ne saurait etre question de... II ne saurait vous echapper... Vous ne sauriez ignorer que... mmmm Modalités de la communication administrative ♦ Formules générales attacher du prix á délivrer une copie decider que constater un fait aborder un point accepter une solution annuler une reunion ajourner une reunion appuyer une requéte assurer la diffusion différer la mise en application apprécier le bien-fondé de accorder une autorisation confirmer les termes de aboutir á une solution ♦ Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs lis prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message : ďune part..., ďautre part... en premier lieu..., en second lieu... non seulement..., mais... tout ďabord..., ensuite..., enfin... par ailleurs... en outre... ♦ Expressions qui permettent la transition d'une idée á I'autre, ďun paragraphe á I'autre Á mon avis... Á mon sens... Pour ma part... En ce qui me concerne... En outre... Par ailleurs... ♦ Expressions permettant de caractériser 1'importance ďun argument ou ďune prescription A titre principal... A titre secondaire, accessoire... Á titre exceptionnel... Á titre ďinformation... Ex : Je vous signále, á titre accessoire, que... ♦ Mot-outils qui expriment restrictions et reserves Cependant... Mais... Toutefois... ♦ Expressions apportant une precision ďordre temporel Děs maintenant... D 'ores et déjá... Sans délai... Sans tarder... mmmm Modalités de la communication administrative La conclusion est en general amenee par des expressions du type : aussi,... dans ces conditions,... en consequence,... suivies de formules differentes selon les cas. // faut noter que I'emploi des differentes formules est directement liee a la position hierarchique du redacteur: - ainsi d'une maniere generate dans une correspondance fonctionnelle on privilegiera I'emploi du conditionnel: ex : « je souhaiterais vivement que ...» (lettre a un elu) car la position statutaire ne permet pas d'exiger, - le subordonne s'adressera a un superieur de la meme maniere. - en revanche le superieur pourra ( et souhaitera souvent) utiliser le present de I'indicatif: « je vous demande de vouloirbien veiller a la bonne execution de cette directive ...» ♦ Formules de conclusion (locutions impersonnelles) // convient de... il vous appartient de... ily a lieu de... il est nécessaire, souhaitable, opportun de... il importe de... il y a lieu de... ilparäit souhaitable, indispensable, preferable de... Ex : II y a done lieu de faire exécuter immédiatement la disposition prévue, II est indispensable que vous interveniez efficacement, II serait opportun que vous sollicitiez... ♦ Formules de conclusion atténuées par I'emploi du futur ou du conditionnel je vous serai(s) oblige... je vous serai(s) reconnaissant... ♦ Formules de conclusion (locutions imperatives) decider que... demander que... convier ä... je me reserve de... engager ä... inviter ä... prier de... je vous prie de... Ex : J'ai decide que cette affaire n'auraitpas de suite... Je demande (ou je desire) que ces prescriptions soient strictement observées... Je vous prie de me saisirdes difficultés eventuelles... Je vous invite ä apporter la plus grande diligence... ♦ Formules de conclusion insistantes attacher du prix ä... prier de veiller ä I'application... je vous serais oblige de... ♦ Autres locutions Je vous enjoins... Je vous invite... J'attacherai de 1'intérét á... Je vous convie... Je vous engage... Je vous saurai(s) gré... Je vous prie... Je veillerai á... Je vous serai(s) reconnaissant de. mmmm Modalites de la communication administrative Ex : Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des dispositions que vous aurez prises. ♦ Quelques fautes a ne pas commettre ♦ La phrase Un imperatif : que tous les textes fassent clairement apparaTtre des phrases bien construites allant d'une majuscule ä un point. Les qualites principales du style sont la simplicity et la clarte. II vaut mieux, en general, faire deux phrases d'une proposition qu'une phrase de deux propositions. > Attention au participe (passe ou present) en debut de phrase ! Le participe en debut de phrase impose le respect du sujet de la proposition. Exemple fautif: Restant ä votre entiere disposition, veuillez agreer, Madame, mes sinceres salutations. ("Restant" n'a pas le meme sujet que "veuillez"). Phrase correcte : Restant ä votre entiere disposition, je vous prie d'agreer... > Attention ä l'expression «ci-joint» ! Notez la regle particuliere d'accord : l'expression «ci-joint» s'accorde avec le nom auquel eile se rapporte quand eile est placee apres ce nom. Ex : dont vous trouverezla copie ci-jointe (adjectif, done accord). Elle est invariable lorsqu'elle est placee avant ce nom. Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, done invariable). Expressions incorrectes de par par lettre susvisee je vous annonce nous avons convenu de nous revoir par contre dans le but de rapport a basersur contacter quelqu'un solutionner un probleme je vous serais gre demander a ce que informer de ce que par par lettre visee, rappelee en reference j'ai I'honneur de vous rendre compte nous sommes convenus de nous revoir en revanche afin de a propos de fonder sur prendre contact avec quelqu'un resoudre un probleme je vous saurais gre demander que informer que Expressions correctes mmmm Modalités de la communication administrative Les rěgles de la ponctuation Les regies de la ponctuation doivent étre scrupuleusement respectées comme celles de i orthographe Le point (.) II marque la fin ďune phrase, c'est-á-dire 1'achěvement du développement ďune idée. Le point-virgule (;) II séparé et relie les parties d'une "phrase composée", á la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau). La virgule (,) Elle séparé des elements semblables (enumerations) ou dissemblables (termes en apposition, propositions incises). Elle s'utilise également devant les conjonctions de coordination : car, mais, done, or... mais ne figure pas, en general, devant «et» et «ou». Les deux points (:) lis annoncent une explication, une enumeration et soulignent un rapport souvent de cause ou de consequence, lis s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation, lis sont alors suivis de guillemets. Le point ďinterrogation (?) II termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation. © L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la neutralite). Elle est, en effet, censee repondre aux questions et n'avoir pas a les poser. Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des periphrases telles que : «La question se pose de savoir si...». N.B. Le point d'interrogation n'est pas necessaire apres une interrogation indirecte. Ex : Je me demande s'il ne vaut mieuxpas trouver une autre solution. Le point d'exclamation (!) II termine les phrases exclamatives et les interjections. mmmm Modalites de la communication administrative Les points de suspension (...) Par trois, ils marquent que le message est inacheve ou interrompu, que la phrase pourrait se poursui- © On ne peut employer «etc.+ trois points de suspension". II faut choisir: soit «etc.», soit «...». Les parentheses () Elles isolent une explication ou une reflexion, une reference, une digression du texte principal. Ils sont utilises de preference aux parentheses -en marquant une separation moins tranchante- dans une phrase administrative ou ils jouent le meme role. Les guillemets (« ») lis encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent I'usage insolite d'un mot. Ils sont employes egalement pour citer des titres d'ouvrages ou de journaux. Les blancs lis servent a separer les mots. On les trouve aussi apres la virgule, le point et les points de suspension ainsi qu'avant et apres pour tous les autres signes de ponctuation. L'emplacement des signes de ponctuation Aucun signe de ponctuation ne se place en debut de ligne. Les parentheses, les guillemets : ouverts : jamais en fin de ligne ; fermes : jamais en debut de ligne. C'est la separation que Ton etablit en allant a la ligne, c'est-a-dire en laissant incomplete la ligne en cours et en commengant la nouvelle par un retrait. L'alinea correspond a une pause tres marquee et s'emploie surtout quand on passe d'un groupe d'idees a un autre. vre. Les tirets L'alinea mmmm Modalites de la communication administrative L'emploi de la majuscule II y a lieu d'utiliser une majuscule : => apres les points d'interrogation, d'exclamation, de suspension s'ils marquent la fin d'une phrase. Mais si I'interrogation ou I'exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de ponctuation sont consideres comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d'une minuscule. Attention : pas de majuscule apres deux-points (:). => au debut d'un courrier, apres la formule d'appel : Ex : Monsieur le Proviseur, Je vousprie de bien vouloir... => pour les sigles et acronymes, en general. Mais ils peuvent s'ecrire en minuscules (sauf la lettre initiale). II est devenu tres courant de les ecrire sans espace ni point entre les lettres. Ex -.URSSAFou Urssaf, CEDEXou Cedex, mais plutöt: SNCF, CRDP, PAE Prennent une majuscule : => les noms de lieu : villes, regions, cours d'eau, mers, montagnes, monuments..., de meme que les adjectifs qui caracterisent un terme geographique (consideres alors comme nom propre). Ex : Le Mont-Blanc, le Bas-Rhin, le lac Majeur, les Pays-Bas... => les noms de personne, noms de famille et les prenoms. => les noms de journaux - ex : le Monde. => les substantifs derives de lieux pour en designer les habitants - ex : les Frangais. Mais I'adjectif derive d'un nom de lieu prend une minuscule - ex : le peuple frangais. La majuscule permet de reconnaTtre une acception particuliere d'un mot. => Certains noms communs prennent une majuscule quand on leur reconnaTt une signification particuliere ; ils gardent la minuscule dans les autres cas. II en est ainsi pour de nombreux termes historiques, institutionnels, geographiques. Ex : la Revolution pour designer la revolution de 1789. => On met d'ordinaire une majuscule aux noms designant le domaine traite par un ministre, un minis-tere... Ex: le ministere de /'education nationale, le president de la Republique, le ministre des affaires etrangeres... Mais on ne met pas de majuscule ä president, ministre... sauf dans les formules d'appel et de politesse. => LEtat, le Senat, la Faculte... prennent une majuscule quand ils designent I'institution, la personne morale. => Les noms d'organismes officiels, d'associations, de societes, ont une majuscule au premier mot. Ex: le Conseil superieur de la langue frangaise, le Conseil des ministres. mmmm Modalités de la communication administrative La majuscule peut étre utilisée en tant que signe de consideration => Quand on s'adresse directement ä une personne par écrit, on met généralement une majuscule. Ex : Madame, Monsieur... (formule d'appel, formule de politesse, adresse). => On la met assez souvent aux noms de dignités, titres et fonctions. Ex : Monsieur le President, Monsieur le Préfet... N.B. On met une majuscule ä I'adjectif dans Premier ministre en signe de consideration. => Certains titres honorifiques ont toujours la majuscule. Ex : s a Majesté, son Excellence... => Les noms de fetes prennent une majuscule Ex : Päques, Pentecôte, le jour de ľ An... © Les jours de la semaine et les mois prennent une minuscule. Ex : jeudi 15 Janvier => Ľarticle prend une majuscule quand il fait partie ďun nom propre. Ex : Le Havre, La Haye.. => Ľusage est plus hesitant en ce qui concerne les noms de famille. Les articles la, du, des, prennent généralement une majuscule. Ex : La Fayette, Du Barry... En revanche, "de", s'écrira avec une minuscule pour la particule nobiliaire (Monsieur de La Fonaine), avec une majuscule pour les noms ďorigine étrangére. D'une maniere generale, il convient: 0 de limiter l'emploi des majuscules ; 0 de les accentuer; 0 d'adopter une solution identique dans un meme document. J2. mmmm Modalités de la communication administrative La lettre administrative y compris lettre circulaire \ Formes ElémentsX administrative > lors d'echanges de correspondance entre des structures administratives > ä destination de toute personne appartenant ä I'administration personnels > a destination de toute personne n'appartenant pas a 1'administration > entre deux services si on veut insister sur le caractěre personnalisé et courtois du courrier Timbre - dans Tangle superieur gauche, parfois au centre - permet d'identifier I'administration dont emane le document Lieu - Date - angle superieur droit - Ville, suivie de la date d'expedition (en entier) ^^^Adresse Suscription^\ - émetteur - récepteur - sous le lieu et la date - indication de I'autorite qui adresse la lettre - intitule et adresse du destinataire (autorite responsable et non une personne privee) - faire apparaTtre la marque de la voie hierarchique - sous le lieu et la date - ou en bas, á gauche de la page - prénom, nom du destinataire - sa fonction ou sa qualité adresse (numero, rue, code postal et ville) Affaire suivie par... - permet d'identifier I'interlocuteur - figure sous le timbre - comporte le numero de poste et le numero d'enregistrement Objet - figure ä gauche - mention succincte de la question traitee (un objet par lettre) Reference - sous I'objet - rappel des documents anterieurs auxquels se reporte le redacteur Pieces jointes - leur nombre est porte au bas de la premiere page du texte ä gauche - elles sont jointes en annexe Formule d'appel Ce sont celles du courrier přivé : Madame, Mademoiselle, Monsieur, Monsieur Le Directeur... Formule de politesse Elle reprend nécessairement, dans son libellé, la formule d'appel. Ex : Veuillez agréer, Mademoiselle, Madame, Monsieur, /'expression de ma consideration distinguée. Signature Apposee, en general, au bas du document, a droite, par le detenteur de I'autorite ou un autre signataire : - signature par delegation : pouvoir prevu par un arrete pour une duree determines ou permanente, - signature par automation : pouvoir donne a une personne designee pour une categorie de pieces (lettres, bordereaux...) relevant de son service, - signature par ordre : fonctionnaire qui signe a la place de son chef direct, momentanement empeche. Dans tous les cas, les indications de titre et de patronyme du signataire par delegation, autorisation ou ordre, doivent apparaTtre. J3^ mmmm Modalités de la communication administrative La construction de la lettre Quelle soit de forme administrative ou personnels, la lettre obéit aux mémes regies de redaction. L'introduction => présente I'affaire, la question ou le probléme que l'on va traiter, de fagon rapide et complete, => resume les idées essentielles de la demande, => doit toujours reprendre ľensemble des elements nécessaires ä la parfaite comprehension du probléme posé, mais aussi briévement que possible, Le développement => examine sur le fond, I'affaire, la question ou le probléme traité. Cest dire ľimportance de ľargumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et législatifs mais aussi sur les faits => expose les faits et les arguments de maniere progressive (c'est-ä-dire des moins importants ä ceux qui justifient la decision), => est equilibre entre ses differentes parties, separees par des transitions qui permettent de respecter l'unite et la progression. => respecte la lettre des cinq "C": clair, complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli, d'une bonne tenue). La conclusion => est ľaboutissement logique de l'introduction et du développement, => fait connaítre, d'une maniere precise et sans ambigu'íté possible, la decision de ľadministration (que la réponse soit affirmative, negative ou ďattente), © Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employees dans les formules de conclusion. II est bon de preciser que : => I'expression bien vouloir donne une idee de deference, de courtoisie. Elle est utilisee par le subor-donne s'adressant a son superieur, => vouloir bien est un commandement cache. Celui qui I'utilise veut obtenir gain de cause. Ainsi, c'est le superieur qui I'emploie en s'adressant a un subordonne. En effet, I'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la signification de celui-ci. reels, mmmm Modalités de la communication administrative La formule de politesse Utilisée uniquement dans la lettre en forme personnels. Ton Liste des formules Commentaires éventuels Trěs deferent • Je vous prie ďagréer, M..., mes sentiments respectueux et dévoués. • Je vous prie de croire, M..., ä ľexpression de mes sentiments respectueux. • Je vous prie de croire, M..., ä ľexpression de mes sentiments les plus dévoués. . Veuillez agréer, M..., ľassurance de ma parfaite consideration. • Je vous prie ďagréer, M..., ľhommage de mon respectueux dévouement. • Je vous prie ďagréer, M..., les assurances de ma haute consideration. • Veuillez agréer, Madame, ľhommage de mon respect. Agréer: employe avec salutations ou sentiments. Expression : employe avec les sentiments mais jamais avec les salutations. Formule surtout utilisée en situation trěs administrative. Formule également trěs administrative employee pour s'adresser ä des personnes hiérarchique-ment haut placées. Formule trěs déférente pour s'adresser ä une femme. Neutre Plus aimable Sec Irrité • Je vous prie ďagréer, M..., mes salutations distinguées. • Je vous prie de recevoir, M..., mes salutations distinguées. • Veuillez agréer, M..., ľexpression de mes sentiments distingués. • Je vous prie de croire, M..., ä ľexpression de ma consideration distinguée. • Je vous prie de croire, M..., ä ľassurance de mes sentiments distingués. . Veuillez agréer, M..., mes salutations distinguées. • Je vous adresse, M..., mes salutations distinguées. • Agréez, M..., mes salutations distinguées. Formule, peut-étre, la plus cou-rante NB1 : une femme doit éviter de presenter ses sentiments ä un homme. "Ľassurance" : moins déférent que "les assurances". Amical et trěs amical (messages courts) • Veuillez agréer mes meilleurs sentiments. • Salutations distinguées. • Sincěres salutations. • Bien cordialement. • Amicalement vôtre. NB1 : un homme n'adresse jamais ses sentiments a une femme, a moins qu'ils ne soient «respectueux», mais presente : => a une dame (mariee, veuve, divorcee) : ses hommages, => a une jeune fille, a une femme celibataire : son respect, => a une celibataire agee : I'hommage de son (profond) respect. mmmm Modalites de la communication administrative NB2 : la lettre administrative n'est jamais adressee directement ä un fonctionnaire subordonne, mais ä l'autorite responsable. Elle fait apparaTtre la marque de la voie hierarchique. Tout courrier ä une autorite superieure doit etre transmis par l'intermediaire de l'autorite hierarchique directe dont depend l'auteur de la lettre. Exemples Les inspecteurs de /'education nationale ä Monsieur R.... Professeur stagiaire de Lettres-Histoire S/C de Madame ou Monsieur le proviseur Le principal du College ... ä Monsieur le recteur de l'academie de... S/C de Monsieur l'inspecteur d'academie directeur des Services departementaux de l'education nationale Cette procedure a deux justifications : => elle informe les differents echelons de I'administration de ce qui se passe a la base, => elle permet a ces echelons intermediaires de donner eventuellement un avis propre a eclairer I'autorite superieure. II n'est fait exception ä cette regie que pour des circonstances graves ou urgentes ; dans ce cas, I'original de la lettre est transmis par la voie hierarchique et une copie du document est directement adressee au destinataire avec la mention : "Copie transmise directement vu I'urgence". mmmm Modalites de la communication administrative Lettre en forme administrative LIEU d'origine et DATE TIMBRE ou ATTACHE SUSCRIPTION (academie, rectorat, service) (nom et fonction du redacteur) (adresse, telephone) (fonction du destinataire, adresse) References du courrier Affaire SUivi par (nom de la personne) REFERENCES de I'affaire (eventuellement) OBJET INTRODUCTION 2 cm mini <-► DEVELOPPEMENT 2 cm mini <-► CONCLUSION SIGNATURE mmmm Modalités de la communication administrative Lettre en forme personnels TIMBRE ou ATTACHE REFERENCES OBJET APPEL 2 cm mini <-► PIECES JOINTES ADRESSE LIEU d'origine et DATE ADRESSE INTRODUCTION DEVELOPPEMENT CONCLUSION FORMULE DE POLITESSE SIGNATURE 2 cm mini <-► J8^ mmmm Modalites de la communication administrative La note La note est un document interne destine : => a un superieur hierarchique ou a un autre service pour resumer un dossier ou faire le point sur une question, => a un subordonne pour donner des indications (instructions) de travail. Elle peut egalement accompagner un document pour I'expliquer. Elle comporte le timbre, I'objet, la reference, la suscription : "note a /'attention de..." suivi du destinataire qualifie par son titre. Traitant d'une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions. Elle se caracterise par sa brievete et sa concision. Differents types de notes : => note de service : informer le personnel d'une disposition officielle concernant I'organisation du service => note de transmission : pour accompagner un dossier, => note explicative : donner au destinataire des precisions en ajoutant des explications a un sujet deja traite, => note imperative : constater des erreurs, des manquements, => note de synthese : rediger un document clair, precis et coherent a partir d'informations diverses, provenant de sources differentes, voire contradictoires ; elle permet de prendre des decisions. La convocation C'est un document destine a convier une ou plusieurs personnes a une reunion. II prend la forme d'une lettre administrative a forme personnels ou d'une note. II comporte : I'objet de la reunion, I'ordre du jour, la date et I'heure, le lieu exact, I'indication de la personne qui presidera, les personnes invitees. II peut indiquer les travaux preparatoires a executer ou les documents a apporter. On convoque de superieur a subordonne, sinon on invite. mmmm Modalites de la communication administrative Le bordereau Cet imprime est destine ä l'acheminement des pieces d'un service administratif ä un autre, chaque fois que cette transmission n'implique pas de commentaires qui justifieraient la redaction d'une lettre d'accompagnement. II reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (suivant exemple page suivante). Le recours au bordereau est surtout utile : => lorsque la transmission comporte plusieurs pieces, le double du bordereau permet au service expediteur de conserver une trace des documents transmis, => dans le cas d'un envoi conjoint, d'eviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au meme objet, => lorsque la piece transmise est un original, le double du bordereau permet de situer rapidement le detenteur de la piece en question. Dans la colonne "observations", les mentions suivantes peuvent etre portees => copie ä ... : indiquant la liste des destinataires. => pour attribution : dans ce cas, l'expediteur se dessaisit definitivement des pieces et le destina-taire doit statuer sur l'affaire. Eventuellement peut figurer la mention : "en vous priant de bien vouloir me tenir informe de voire decision ou de la suite donnee ä cette affaire". => pour information : le destinataire n'a pas ä intervenir, mais peut conserver pour son information les pieces qui lui sont transmises. => ä toutes fins utiles : le destinataire est libre de donner suite ou non ä l'affaire. => en communication : dans ce cas, le destinataire doit renvoyer le document ä l'expediteur apres en avoir pris connaissance. => pour suite ä donner: le destinataire est oblige de donner une suite, mais ne rend pas compte. => pour avis : le destinataire doit donner un avis motive sur l'affaire qui lui est soumise. => pour signature ou pour visa : transmission ä une autorite hierarchique qui devra signer le document ou y apposer son visa. => pour elements de reponse : le destinataire devra fournir sous forme de note ou de lettre les informations necessaires au service expediteur afin de lui permettre de rediger la reponse ä une question posee. mmmm Modalités de la communication administrative ACADEMIE DE... RECTORAT CažCažCaž 20 boulevard d'Alsace-Lorraine BP 2609 80026 ENSEIGNEMENT TECHNIQUE Secretariat IEN m oooooooooo PB/WX n 702-03 Affaire suivie par Mme W... Indication des pieces Nombre Observations OBJET: Q> P... B.... BORDEREAU D'ENVOI P... B... Inspecteur de I'education nationale Economie Gestion Modalites de la communication administrative Le compte rendu Parfois appele improprement «proces-verbal», il decrit des faits ecoules. C'est un document qui restitue tout ou partie du contenu d'une reunion ou d'une activite. Le compte rendu est a la fois la memoire individuelle et la memoire du groupe. En cas de necessite, on peut s'y referer pour verifier ce qui s'est passe. Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission integrale du contenu d'une reunion ou d'un debat. Ce peut etre par exemple le cas pour une conference ou un discours. Le compte rendu selectif, ou releve de conclusions, note les decisions prises et rend compte des informations les plus importantes a retenir. Cette selection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire. Quel plan adopter ? => L'introduction Elle comprend : - la date, le lieu et I'heure de la reunion, - I'objet ou I'ordre du jour, - les nom et qualite du president, - les noms et qualites des participants, - les noms et qualites des personnes excusees ou representees. => Le plan chronologique II rend compte des evenements dans I'ordre exact ou ils se sont deroules. => Le plan thematique II est le plus utile pour rendre compte d'une reunion. En effet, quand une reunion a un theme precis, il est inutile de rapporter les digressions et les repetitions difficilement evitables dans une discussion. => La conclusion Elle utilise habituellement la formule suivante : «L'ordre du jour etant epuise, la seance est levee a... heures.» Le redacteur doit s'imposer un maximum d'objectivite, meme s'il opere des selections. NB : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature (a bulletins secrets ou a mains levees) et ses resultats (x voix pour, x voix contre...). mmmm Modalités de la communication administrative Le rapport Cest une des maniěres dont on rend compte á une autoritě responsable ďune question importante en lui proposant des solutions. Cest un document qui sert, á partir de 1'étude ďun probléme ou de I'analyse d'une situation, á donner un avis motive, á proposer une action. II se différencie de la note, qui expose toujours briěvement des affaires courantes, comme du compte rendu et du proces-verbal, qui se bornent á décrire ce qui s'est passé. Le rapport s'appuie sur des faits, événements ou actions décrits pour dégager certaines informations qui permettront au rédacteur de donner un avis motive et de conseiller une action. Cest un document démonstratif qui doit aider á la prise de decision. II comporte généralement un nombre de pages important (minimum 10 á 15 pages, voire beaucoup plus) et est precede d'une lettre de presentation. Le rapport requiert des qualités de synthase, de precision et de clarté. Presentation du document On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date et lieu, objet, reference. II arrive parfois que I'on trouve I'objet du rapport incorporé dans le titre. La suscription doit indiquer la qualité du rapporteur et celle du destinataire. Schéma Les idées et les faits rapportés doivent s'enchainer dans un ordre logique. Le rapport est structure et présente un plan avec : => une introduction, qui peut comporter la reference aux faits ou aux instructions qui sont á I'origine du document. Un veritable exposé peut étre nécessaire pour bien faire connaitre I'objet du rapport. Néanmoins, I'introduction doit étre la plus concise possible. => un developpement, dont le nombre de parties sera adapté á chaque cas particulier. II pourra énoncer les faits en premiére partie, puis les consequences de ces faits en seconde partie, et examiner diverses solutions possibles. => une conclusion, qui exposera éventuellement des propositions de decision. Elle ne doit pas apporter d'informations nouvelles, ni résumer ce qui precede. Une formule finale peut étre utilisée : "si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le present rapport revětu de votre approbation". => la signature : le rapport est date et signé par son rédacteur. Le rapport doit étre objectif, indépendant et complet. Différents types de rapports - d'activite - d'opportunite - devaluation pédagogique, d'inspection, de jury... mmmm Modalites de la communication administrative Qualites requises Le rapport doit reposer sur des faits precis, des idees rationnelles et proposer des solutions recevables. Le redacteur, relatant des faits ou des idees, doit s'efforcer de produire un document: => objectif: en ne se fondant que sur des donnees verifiees et tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse justifier), => complet: en n'omettant aucun aspect de la question traitee, => synthetique : en examinant les differentes donnees de la question pour les presenter sous la forme d'un ensemble coherent. Le rapporteur doit toujours viser a I'efficacite, c'est-a-dire rediger un document utile au destinataire. Dans la mesure du possible, il repondra aux questions : qui ? quoi ? ou ? quand ? comment ? pour aboutir a des propositions nettes et claires. Meme si le rapport implique generalement une prise de position de la part du redacteur, le destinataire doit pouvoir, a sa lecture, se prononcer sans difficultes sur une des solutions proposees. mmmm Modalites de la communication administrative Le proces-verbal Comme le compte-rendu, le P. V. relate les debats d'une seance de travail de groupe. II enregistre le passe. Concis et precis, le proces-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son redacteur. II enregistre un fait, un evenement dont la trace doit etre conservee dans I'interet d'une communaute. Le proces-verbal de reunion II est etabli par un (ou des) participant(s) designe comme « secretaire de seance ». II permet de garder une trace de ce qui s'est dit et peut servir de reference en cas de litige ulterieur. Mais, si le compte-rendu est generalement utilise pour toutes les reunions de groupes formels ou informels, le proces-verbal doit obligatoirement etre utilise pour relater les seances des instances ayant un pouvoir de decision (ex: Conseil d'administration). II doit comporter un certain nombre d'elements comme : nom, date, lieu de reunion, nom de la collectivite qui s'est reunie, nom et qualite des participants, ordre du jour... II mentionne toutes les questions soumises a un vote, et le resultat de ce vote (pour, contre, abstention). Pour etre valide, le proces-verbal doit etre approuve par les participants, generalement lors de la seance suivante. Le proces-verbal de constatation II fait la description d'un fait ou d'un evenement qui pourrait etre ulterieurement conteste. C'est sur la base de proces-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent etre intentees. Documents officiels, les proces-verbaux doivent etre archives chronologiquement par categorie dans un dossier reserve a cet effet. mmmm Modalites de la communication administrative Sources et Bibliographie Le style administratif, Robert Catherine, Editions Albin Michel, 1988. La correspondance administrative, academie d'Orleans, Tours, juin 1994. La redaction administrative livret 1, CDFA, MJENR. La lettre administrative livret 2, CDFA, MJENR. Guide pratique de la correspondance administrative, Pierre Verdier, Editions Berger-Levrault. La lettre administrative, categorie C, de F.Delval, La documentation frangaise. Note administrative, resume de texte, Salon et Savignac, Editions Sirey, Collection «Notions essentielles»