PedF, katedra geografie 1 Projektový management a projektové řízení Příprava žádosti o dotace Východiska * Hledáte prostředky na provozní a projektovou činnost školy! * * Podpora formou fundraisingu. * * V roce 2014 byla v ČR k dispozici přes 2 500 dotačních titulů. * * Vždy se jedná o externí podporu subjektu (žadatele) a tudíž o veřejnou podporu! PedF, katedra geografie 2 • •Co je to projekt •a projektové řízení? PedF, katedra geografie 3 Projekt - definice dle ČSN ISO * Dle ČSN ISO 21 500 je projekt jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifikovaným požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. * * * Projekt je sekvence činností mající jeden začátek a jeden konec, přidělené zdroje a směřující k vytvoření určitých produktů. S vytvořením produktů je vždy spojeno riziko. PedF, katedra geografie 4 Životní cykly v projektu Shodnout se na problému I. Shodnout se na cíli II. PŘÍNOSY A HLAVNÍ VÝSTUPY PROJEKTU. ZDROJE/OMEZENÍ, PROSTŘEDÍ Popis stavu III. Určit cestu IV. AKCE, RIZIKA PedF, katedra geografie 5 Fáze projektu • • •Příprava * •Plánování * •Realizace * •Ukončení * •Vyhodnocení Proč projekt realizovat? Co chceme projektem dosáhnout? CO, JAK, S KÝM, KDY, ZA KOLIK Vytvoření produktů Akceptace zákazníkem Vnitřní ukončení a úprava interních metodik PedF, katedra geografie 6 Typy projektu * Investiční (tvrdé) = dle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. = dlouhodobý majetek. * Dlouhodobý hmotný majetek – pozemky, stavby, samostatné movité věci a soubory movitých věcí nebo základní stádo a tažná zvířata. Věci se samostatným technicko-ekonomickým určením s dobou použitelnosti delší než jeden rok a v ocenění jedné položky převyšující částku 40.000,- Kč bez DPH. * * Dlouhodobý nehmotný majetek – majetek dobou použitelnosti déle než 1 rok. Věci se samostatným technicko-ekonomickým určením s dobou použitelnosti delší než jeden rok a v ocenění jedné položky převyšující částku 60.000,- Kč bez DPH. * * Neinvestiční (měkké) – vše co není investice. * PedF, katedra geografie 7 • •Plánování projektu •Jakost projektu dle ČSN ISO 21 500 PedF, katedra geografie 8 Pět kroků projektu •CO Specifikace dodávek •JAK Cesta jejich vytvoření •S KÝM Kdo je udělá a jak bude řízen •KDY Kdy vzniknou •ZA KOLIK Kolik to bude stát PedF, katedra geografie 9 Plánujeme projekt 1) * Přesně definovat CO se má udělat. * Tj. definovat produkty projektu * Aspekt věcný - definuje, co bude existovat. * Aspekt procesní říká, jaké činnosti budou vykonány. (Pozn.: Vhodné pouze když neumíme nadefinovat produkt, např. provedení konzultace.) * Vždy je potřebné definovat metriky (kritéria kvality)! PedF, katedra geografie 10 Cíle projektu * Nová hodnota – předmět, produkt nebo služba, která je výsledkem projektu a je reprezentována popisem určitého stavu, jenž má v budoucnosti existovat. * * cíl by měl dodržovat pravidlo SMART: * •S (Specific) – specifický a konkrétní •M (Measurable) – měřitelné •A (Assignable) – přidělitelné pouze jednomu projektu • a subjektu •R (Realistic) – dosažitelné •T (Time-bound) – časově ohraničené •I (Integrated) – integrovaný • PedF, katedra geografie 11 Globální cíl (Goal) * Všechny projekty musí začínat jasnou definicí cílů projektu a určením specifik výsledků. * * Určuje celkový směr a jeho konečný výsledek. * Je v něm obsažena strategická potřeba. * Shrnuje nejdůležitější informace o projektu. * Podrobněji rozpracováván do hierarchické struktury dílčích cílů. PedF, katedra geografie 12 Dílčí, specifické cíle (Objectives) * Konkretizují globální cíl. * Jasný a jednoznačný popis vlastností projektu. • •Charakteristika cílů: Øpopis výstupu, který má být vytvořen; Øočekávaný časový rámec dosažení výstupu; Øměřítka, podle kterých se bude cíl považován za splněný; Øpodmínky, zpřesňují informace o způsobu splnění. • PedF, katedra geografie 13 Plánujeme projekt 2) * Naplánovat JAK vzniknou jednotlivé výstupy z plánu CO * * Tj. jaké činnosti a v jaké logické posloupnosti vytvoří produkty projektu. * Do postupu nezanášet hledisko času či disponibility zdrojů!! * Není-li vzor: ODZADU! PedF, katedra geografie 14 Projektový graf - příklad PedF, katedra geografie 15 Plánujeme projekt 3) * Naplánovat, S KÝM se dílčích cílů a celkového cíle dosáhne. * Tj. v jakých strukturách bude projekt organizován. * Jaké zdroje budeme potřebovat. * A jak tyto zdroje obsadíme lidmi. PedF, katedra geografie 16 Organizační struktury * * Útvarové (odbory městského úřadu) – horizontální. • • * Věcné (týmový aspekt, určeno pro projekt napříč odbory) – vertikální. PedF, katedra geografie 17 externí subjekt PedF, katedra geografie 18 Pozice na úrovni města Vedení projektu Řešitelský tým Pracovní tým Řídící komise - pracovníci odborů, oddělení - externí osoby - zástupci partnera, sponzora - manažer projektu - administrátor - ekonomka, účetní - statutární zástupce - vedoucí odboru - manažer projektu - pracovníci odborů, oddělení - pracovníci zřízených organizací PedF, katedra geografie 19 Další kroky plánování * víme CO * víme JAK * víme S KÝM KDY znamená určit: * datum zahájení činnosti * datum ukončení činnosti PedF, katedra geografie 20 Harmonogram * Rozvržením aktivit projektu do časové řady vznikne harmonogram projektu (časový plán). * Dostatečnou pozornost věnujte propočtu délky trvání projektu (mnohé administrativní úkony trvají déle, než by se mohlo na první pohled zdát). * Na harmonogram posléze navazuje konstrukce finančního plánu a rozpočtu projektu. * Protože projekty ze své podstaty zahrnují určité riziko, je dobré s ním počítat a naplánovat rezervy časové a finanční. PedF, katedra geografie 21 Síťové grafy (hranově nebo uzlově definované) Příklad KDY: Ganttův graf Příklad KDY: Ganttův graf Klíčová aktivita/rok (2010) I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. Výběr a analýza témat vhodných ke komplexnímu zpracování Odborné přírodovědné zpracovávání šesti témat Didaktické a metodické zpracovávání přírodovědných témat Recenzování učebních textů k tématům Pilotní ověřování na partnerských školách Zpracování připomínek recenzenta učitelů partnerských škol Tutorovaný e-learningový kurz a jeho aktivní provozování Návrh, zpracování a spravování webových stránek projektu Vybavení mobilní laboratoře Provedení kurzů a workshopů Zpracování souborného učebního textu Překlad učebního textu vybraného tématu do anglického jazyka Zpracování příručního anglicko-českého slovníku Tvorba interaktivního a multimediálního textu Organizace závěrečné odborné konference Tvorba harmonogramu * Nerealistické odhady = hrob projektu! * Časové rezervy jednotlivých kroků. * Buffer časových rezerv na konci projektu. * Započítání disponibility pracovníků ŘT, PT i ostatních zdrojů. * Milníky nebo prémie za zkrácení? PedF, katedra geografie 25 Plánujeme projekt 5) * Stanovit ZA KOLIK se projekt zrealizuje * čld - člověkoden * člm - člověkoměsíc * člr - člověkorok * * odhady pracnosti ilust_penize_denik-galerie PedF, katedra geografie 26 Odhady kapacit * 2 cesty jak odhadovat kapacity : • * Zhora dolů * analogie * delfská věštírna * * Z dola nahoru * vysčítáváním na základě metrik a výkazů práce, shromážděných na předchozích projektech. PedF, katedra geografie 27 Co je to fundraising? * Komplexní systematická činnost, jejímž cílem je zajistit pro organizaci finanční či jiné prostředky k financování jejich veřejně prospěšných aktivit (jde nejen o projekty, ale i provoz). • •Proč systematická? * Úspěšně získávat prostředky lze jen v případě, když budeme: •náležitě připraveni, •soustavně vyhodnocovat reálný stav našich činností, •soustavně sledovat vnější prostředí a přizpůsobovat se mu, •kontrolovat a pravidelně vyhodnocovat fund. aktivity, • učit se z našich chyb a zlepšovat se. PedF, katedra geografie 28 Možnosti fundraisingu * SPONZORING = poskytování finanční podpory výměnou za propagaci sponzora v souvislosti s vlastní činností. * * DAR = hmotné či nehmotné statky poskytnuté jednostranně bez protihodnoty. * * VÍCEZDROJOVÉ FINANCOVÁNÍ = způsob financování rozložením závislosti na více zdrojích a subjektech. * * MECENÁŠSTVÍ = téměř výhradní podpora umění individuálními dárci za účelem zajištění svobodné tvorby umělce. PedF, katedra geografie 29 Rozpočet projektu * Základem je co nejpodrobněji zpracovaný rozpočet projektu. * Nutnost rozdělení nákladů na uznatelné a neuznatelné dle podmínek programu. * DPH – uznatelný náklad pro neplátce (nemožnost odpočtu daně na vstupu). * Nutno přihlížet na potřebnost (oprávněnost) nákladů vzhledem k výstupům projektu (někdy je určení jednodušší, někdy komplikovanější). PedF, katedra geografie 30 Uznatelné x neuznatelné náklady * Uznatelné náklady „lze uplatňovat“ nejdříve od doby registrace projektu (za předpokladu, že tyto náklady byly prokazatelně proplaceny konečným příjemcem). Výjimka se vztahuje na náklady k projektové dokumentaci. * * Dle typu projektů (investiční, neinvestiční) jsou některé druhy nákladů omezovány (limit X % z celkových nebo uznatelných nákladů projektu). * * Neuznatelné náklady nejsou podporovány (např. DPH u plátců, pokuty a penále, nákup osobních vozů, náklady na opravu a údržbu strojů a zařízení, ostatní daně a správní poplatky, úroky z úvěru). PedF, katedra geografie 31 Specifika jednotlivých programů * Každý dotační titul má svá finanční specifika, kterými se musíme řídit nebo nám mohou pomoci. * * Patří mezi ně – např.: * min. a max. výše celkových uznatelných nákladů, * množství peněz alokovaných na výzvu (-> kalkulace naší „šance“), * % podpory z různých zdrojů (liší se dle typu žadatelů). PedF, katedra geografie 32 Vícezdrojový charakter financování PedF, katedra geografie 33 Postup plánování •1) Nejprve je nutné mít vypracován plán CO, vytvořen projektový graf (plán JAK) a plán S KÝM. •2) Hrubý odhad délek trvání jednotlivých činností (tj. etap, kroků, úkonů). •3) Pak odhadovat spotřeby práce v člověkodnech nebo člověkoměsících. 4) Tento postup je potřebné iterativně opakovat ve vazbě na již vytvářený projektový tým a dostupnost klíčových zdrojů. 5) Zohledňovat požadavky top managementu a zákazníka na trojimperativ projektu. 6) Finální produkt vzniká jako kompromis mezi optimálním a možným. PedF, katedra geografie 34 • •Projektové řízení v praxi aneb •krátký návod jak připravit projekt. PedF, katedra geografie Biotechnologický inkubátor Obecný projektový cyklus * Konceptuální návrh * * Definice projektu * * Produkce * * Operační období * * Vyřazení projektu PedF, katedra geografie 36 Konceptuální návrh * Formulace základních záměrů, hodnocení přínosů a dopadů realizace projektu, odhady nákladů a času potřebného na vlastní realizaci, předběžná analýza rizik. • * Příprava projektu. * Proč projekt realizovat? * Co chceme projektem dosáhnout? * • •Výstup => Projektový záměr PedF, katedra geografie 37 Konceptuální návrh – přípravná fáze * Příprava projektu. * Proč projekt realizovat? * Co chceme projektem dosáhnout? * Jakým způsobem bude výstupů a výsledků projektu dosaženo? * * Informace o dotacích. * Získání dostatečného množství informací (podmínky programu, text výzvy, hodnotící tabulka). * Seznámení se s programovými dokumenty (operační program, prováděcí dokument, výzva, příručka pro žadatele a příručka pro uživatele) * Prostudovat hodnotící tabulku! PedF, katedra geografie 38 * Předběžné zjištění/ověření přijatelnosti žadatele. * * Konzultace projektového záměru. * * Akceptace podmínek čerpání dotace (povinnost archivovat dokumentaci, respektování zásad výběrových řízení, podrobit se kontrolám celé řady oprávněných orgánů a institucí, atd.). * * Předběžná představa o zajištění finančního krytí projektu. PedF, katedra geografie 39 Projektový záměr * ...“záměr“ znamená popis produktu projektu, jeho znaky a jak se mají tyto znaky měřit nebo posuzovat. (ISO 21 500) * * Převedení požadavků zákazníka a ostatních zainteresovaných stran na činnosti, které se mají provádět pro dosažení cílů projektu a pro organizování těchto činností. * * Záměr rozpracovává strategii, součástí dokumentu záměru projektu jsou cíle a způsob jejich dosažení, určené ve strategii. PedF, katedra geografie 40 Projektový záměr * Soulad projektového záměru se zvoleným dotačním programem. * Cílové skupiny. * Lokalizace projektu. * Předběžné zhodnocení projektového záměru dle hodnotící tabulky. * Analyzovat vstupní podmínky a obhájit výsledky a výstupy projektu. * Udržitelnost projektu a naplnění závazných a monitorovacích ukazatelů. PedF, katedra geografie 41 Zadání pro Vás 1.Ředitel školy Vám dal za úkol inovovat výuku zeměpisu. 2. 2.Vytvořte projekt formou projektového záměru, kde budete řešit zlepšení výuky. 3. 3.Pro plánování použijte tuto prezentaci, připravený formulář a své znalosti. * PedF, katedra geografie 42 Desatero úspěšného žadatele * Definování projektu * Konzultace projektu * Posouzení svých možností * Výběr zpracovatele * Začít včas * Kontrola zpracovatele * Dodržovat pravidla pro předkládání žádostí * Finanční krytí projektu * Výběr dodavatele * Udržitelnost • •Rada na závěr – konzultovat, konzultovat, konzultovat ! PedF, katedra geografie 43