MANAGEMENT 6 Kontrolování Poslání 5. manažerské funkce •Včasné a hospodárné zjištění, rozbor a přijetí závěrů k odchylkám, které v řízeném procesu charakterizují rozdíl mezi záměrem (např.plánem) a jeho realizací. Kontrola •Musí být prováděna u všech manažerských funkcí •Každá manažerská funkce má své poslání (záměr, plán), realizaci i své důsledky •Nejvíce je zaměřena na plánování •Přiměřenost kontroly! Odchylky •Pozitivní •Negativní •Stanovit váhy pozitivních a negativních vlivů a jejich vzájemné vyrovnávání Odchylky z hlediska pozornosti •Významné •Nevýznamné •Hranici významnosti je třeba stanovit předem •Hranice významnosti se může měnit •Hranice významnosti je podstatnou stránkou obsahu kontroly a přístupu k ní. Klasifikace kontrolních procesů •Členění podle: a)Obsahové náplně b)Úrovně řízení c)Charakteru provádění Podle obsahové náplně •Kontrolní procesy se zaměřuji na zhodnocení úrovně kvality provádění různých činností organizace – správnosti, účelnosti, souměření s plánem… •Kontrola hospodaření předvýrobních etap (výzkumu, vývoje, projekce, konstrukce..), výrobních a povýrobních (prodeje, expedice, servisu..) Podle úrovně řízení •Kontroly na vrcholové úrovni – strategické kontrolní procesy • - delší časové intervaly, pravidelné •Kontroly na nižších úrovních řízení – operativní kontrolní procesy • - kratší intervaly, kontrolní ukazatele užívají i hmotné vyjádření Strategické kontrolní procesy •Kontrola kvality vrcholového rozhodování: •Kontrola vztahu k podnikatelskému prostředí (banky, daňové úřady, věřitelé, dlužníci, dodavatelé, konkurence..) •Celkové výsledky hospodaření (majetková bilance, rozpočty firmy jako celku) •Plnění poslání organizace •Plnění podnikatelské strategie • Operativní kontrolní procesy •Vybrané dílčí procesy organizace a jejich klíčová místa: •Průběžné hospodaření s finančními, energetickými, materiálovými apod. kapacitami Podle charakteru provádění •Pravidelné a nepravidelné •Interní a externí •Preventivní •Průběžné •Následné • Pravidelné kontroly •K zachycení odchylky typu plán – skutečnost •Umožňují regulační zásahy – např. vhodnou úpravu plánu s ohledem na měnící se podmínky Nepravidelné kontroly •Vycházejí z potřeby prověrky specifických akcí, kritických stadií realizace •Ověření správnosti provádění kontrovaných činností ( soulad s předpisy, oprávněnost osob..) Interní kontroly •Zajišťují vlastní pracovníci organizace •Mohou si přizvat experty či poradce Externí kontroly •Přicházení z vnějšku •Prověrka dodržování externě stanovených pro firmu závazných podmínek •Dodržování zákonů (antimonopolní, daňové) •Finanční kontroly Preventivní kontroly •Cílem je předcházet či včas odhalit nebezpečí nedostatků •Rozbory, prověrky (lékařské prohlídky, bezpečnost práce, hygiena práce …) Průběžné kontroly •Sledují odchylky v průběhu řízených procesů •Zpětná vazba - korekce Následné kontroly •Mnohostranné •Soustřeďují se na výstup •Pozitivní – odměny •Negativní - postihy Efektivní kontrola •Bývá charakterizována více klasifikačními znaky •Jasně stanovené cíle – záměry a postup. •Osvědčuje se plán s dílčími fázemi •Integrované řešení • Doporučení k provádění kontroly •Hospodárnost kontrolních procesů •Kvalita kontroly •Správné načasování •Respektování odlišností vyplývajících z parametrů organizace •Stanovit organizační a personální předpoklady pro adresnou a jednoznačnou kontrolu pokračování •Vycházet z deklarace pravomoci a odpovědnosti kontrolovaných, významu cílů organizace •Volit jednoduché kontrolní postupy •Dodržovat požadavky legality kontrolních procesů i etické postupy jejich provádění •Navrhovat reálné a hospodárné postupy nápravných opatření Tendence rozvoje kontrolní činnosti •A) využití nových kvalit informačních systémů •B) zvýšení úrovně participace zaměstnanců •C) využití metod porovnávání a rychlé reakce Ad B) •Pomáhá vytvářet klima samokontroly a motivace ke kvalitě návrhů a realizace plánovaných záměrů Ad C) •Aplikace pragmatických postupů managementu z minulých let •Monitorování dobrých i špatných zkušeností z podobných procesů •Porovnávání externích zkušeností i vnitropodnikových