Lexique du Secretariat
Les mots sont definis en fonction du contexte dans lequel ils ont ete utilises dans le livre, il ne s'agit pas ici de donner une definition exhaustive.
Liste des abreviations utilisees dans les definitions :
n.f. : nom feminin n.m. : nom masculin adj. : adjectif adv. : adverbe -   v. : verbe pi. : pluriel loc. : locution
A
Accueil (n.m.)
1. Maniere de recevoir quelqu'un qui arrive.
2. Lieu d'une entreprise ou les visiteurs sont recus.
Affiche (n.f.)
Feuille de papier imprimee qui donne une information, annonce un evenement. L'affiche est placee au mur. Afficher (v.)
1. Informer par affiche.
2. Action de fixer une affiche au mur.
Affichette (n.f.) Petite affiche. Agenda (n.m.)
Cahier ou carnet sur lequel on ecrit les rendez-vous. L'agenda peut aussi etre electronique, le support est alors informatique.
Alarme (n.f.)
Sonnerie ou sirene qui avertit du danger. Alterner (v.) Changer. Anciennete (n.f.)
Temps passe a exercer une profession. Architecte (n.m.)
Profession d'une personne qui dessine les plans d'un batiment. Archiver (v.)
Classer des documents pour les conserver. Archives (n.f. pi.)
Documents classes, souvent anciens, ils sont peut utilises.
Armoire (n.f.)
Meuble haut ferme par une ou plusieurs portes. Dans un bureau, on y range des documents. Arobase (n.f.)
Nom donne au Symbole @. II est utilise dans les adresses electroniques. Se prononce at (= chez en francais).
Articulation (n.f.)
Prononciation.
Assistant(e) de direction (loc.)
Personne dont le metier est d'aider, de seconder un des responsables de l'entreprise. Association (n.f.)
Groupe de personnes qui s'unissent dans un meme interet. En France, le Statut des associations est prevu par une loi de 1901.
Assurance (n.f.)
Contrat par lequel on couvre differents risques (rapatriement, vol, accident).
Astuce (n.f.)
Petite invention pratique.
Atout (n.m.)
Capacite qui aide ä reussir. Attentif (adj.)
Qui fait attention, qui est concentre sur ce qu'il fait. Augmentation (n.f.)
Accroissement. Demander une augmentation de salaire : demander ä etre mieux paye. Autonome (adj.)
Qui sait s'organiser seul et peut mener ä bien une activite sans aide exterieure. Autorisation (n.f.) Permission. Avantage (n.m.)
Interet, aspect positif qui presente une chose, une situation. Avis (n.m.)
Opinion, « Avoir un avis sur un sujet, sur une question ». B
Badge (n.m.)
S'accroche aux vetements, permet d'identifier une personne qui circule dans l'entreprise. Le badge presente souvent la photo, le nom, le prenom et le numero identifiant de son proprietaire.
Barre d'espacement (loc.)
Touche du clavier de l'ordinateur qui permet de creer un espace entre deux mots, deux signes.
Bavard (adj.)
Qui parle beaucoup.
Benevole (adj.)
Qui travaille sans etre paye.
Bilingue (adj.)
Qui parle deux langues.
Binome : Travailler en binöme (loc.)
Travailler par equipe de deux. Le binöme peut etre forme de deux secretaires, d'un cadre et d'une secretaire. Bloc-notes (n.m.)
Carnet ou cahier sur lequel on prend des notes. Boite (n.f.)
1. Recipient avec couvercle dans lequel on peut ranger toutes sortes de (petites) choses. « II range ses cles dans une boite en bois posee sur son bureau. »
2. Entreprise (en francais familier) : « Dans ma boite il y a 30 employes. »
Boulot (n.m.)
Travail (en francais familier). Brut (adj.)
Le salaire brut est le salaire avant deduction des diverses taxes et cotisations. Bruyant (adj.)
Un bureau bruyant est un bureau oü il y a du bruit. Bureau (n.m.)
1. Piece dans laquelle les employes travaillent. Le bureau peut etre paysager ou cloisonne.
2. Table de travail.
C
Cabinet medical (loc.)
Lieu dans lequel le docteur recoit les malades.
Cadre (n.m.)
Statut d'une personne qui, dans une entreprise, occupe un poste ä responsabilite. Ce Statut est souvent lie au niveau d'etudes superieures (4 ans minimum).
Carriere (n.f.)
Metier qui presente une progression. « II a fait carriere dans 1'administration : il a commence standardiste, il est actuellement assistant de direction. »
Carton (n.m.)
1. Matiere, papier epais et resistant, souvent de couleur marron.
2. BoTte en carton dans laquelle on peut ranger des objets. Tres souvent utilise pendant les demenagements.
Cartouche d'encre (loc.)
Petit tube en plastique (ou en metal) rempli d'encre que Ton met dans un stylo pour le recharger. Catalogue (n.m.)
Brochure, plus ou moins epaisse, qui presente des produits a vendre. CD (n.m.)
Disque compact qui, grave, permet de conserver des informations (texte, musique, image...). CDD (loc.)
Contrat a duree determinee. CDI (loc.)
Contrat a duree indeterminee. Cesser (v.) Arreter. Change (n.m.)
Action de changer une monnaie contre une autre. Le change peut se faire a la banque ou dans tout autre bureau de change.
Chef de service (loc.)
Personne qui dirige le service d'une entreprise. Chemise a rabats (loc.)
Pochette en carton ou en plastique dont les cotes sont replies. Elle sert a ranger des documents. Ciseaux (n.m. pi.)
Formes des deux lames en metal qui se croisent, les ciseaux servent a couper du papier, du carton... Classement (n.m.)
Action de ranger dans un ordre etabli. Le classement peut etre thematique, chronologique, alphabet que. Classer (v.)
Ranger en suivant un classement. Classeur a broche (loc.)
Outil de bureau qui permet de classer des documents. Les papiers sont maintenus par un systeme de broches (2 ou 4).
Clavier (n.m.)
Ensemble des touches d'un ordinateur ou d'un telephone. Cliquer (v.)
Appuyer sur la souris de l'ordinateur pour sélectionner un element qui apparaít sur l'ecran. Code du travail (loc.)
Document qui réunit les textes légaux relatifs au droit du travail. Colle (n.f.)
Matiěre utilisée pour fixer ensemble deux feuilles de papier, deux objets. II existe plusieurs sortes de colle : colle á papier, colle forte, colle á bois...
Collěgue (n.m. ou f.)
Personne avec laquelle on travaille.
Commande (n.f.)
Demarche par laquelle un client demande un bien ou un service. Commission culturelle (n.f.)
Commission d'une entreprise qui s'occupe de Taction culturelle. Communication interne (n.f.)
Communication qui se fait á 1'intérieur d'une entreprise.
Competence (n.f.)
Aptitude, capacité professionnelle.
Comptabilité (n.f.)
Calcul, gestion des dépenses et des recettes d'une entreprise. Compte rendu (n.m.)
Rapport écrit qui resume une reunion (par exemple). Concertation (n.f.)
Action de se mettre ďaccord en vue d'une decision commune. Conclusion (n.f.)
Fin ; partie qui termine un récit, un discours. Conditions de travail (loc.)
Situations, circonstances dans lesquelles se déroule un travail. Conferencier (n.m.)
Personne qui parle en public, qui anime une reunion sur un sujet precis pour lequel il est specialise. Confidentiel (adj.)
Un dossier confidentiel est un dossier qui doit étre garde secret. Congé (n.m.)
Autorisation de ne pas travailler. II existe plusieurs sortes de congés : congé maternitě, paternitě, vacances... Constater (v.)
Se rendre compte de quelque chose.
Consulter (v.)
1. Consulter quel que chose : regarder quel que chose pour avoir un renseignement (son dictionnaire pour avoir la definition d'un mot, par exemple).
2. Consulter quelqu'un : demander l'avis de quelqu'un.
Consultant (n.m.)
Personne qui donne des conseils aux entreprises. Contacter (v.)
Se mettre en relation avec quelqu'un. Contrat (n.m.)
Accord ecrit entre plusieurs personnes qui fixe les droits et les devoirs de chacun. Ex. : un contrat de travail entre un employeur et son employe.
Convocation (n.f.)
Action par laquelle on demande ä quelqu'un de venir. La convocation peut se faire sous forme de lettre. Coordonnees (n.f. pi.)
Indications qui permettent de contacter quelqu'un (l'adresse et le numero de telephone). Couloir (n.m.)
Escape d'un bätiment, d'une entreprise qui permet d'aller d'une piece ä une autre. Le couloir est souvent long et etroit.
Couper la parole (loc.)
Interrompre quelqu'un qui est en train de parier. Coupure de courant (loc.)
Interruption de fourniture d'electricite. II peut y avoir une coupure de courant lors de travaux ou en cas de panne.
Courtois (adj.) Tres poli.
Covoiturage (n.m.)
Systeme d'entraide qui permet ä une personne qui n'a pas de vehicule de beneficier d'un deplacement dans la voiture d'une autre personne.
Crayon (n.m.)
Outil qui seit ä ecrire. Le crayon est en bois avec au centre une mine de plomb. Critere (n.m.)
Permet de porter un jugement, une appreciation sur quel que chose. CV (Curriculum Vitae) (loc.)
Document qui presente la formation et le parcours professionnel d'une personne. II accompagne la lettre de motivation pour une demande d'emploi.
D
Debat (n.m.)
Discussion organisee et dirigee. Decision (n.f.)
Action par laquelle on choisit de faire ou de ne pas faire quelque chose. Delai (n.m.)
Temps accorde pour faire quelque chose. Demenagement (n.m.)
Action de transporter des meubles et des objets d'un appartement ä un autre lors d'un changement de domicile par exemple.
Demeurer (v.)
Habiter.
Depenser (v.)
Utiliser, employer de l'argent. Deplacement (n.m.)
Voyage dans le cadre de l'exercice d'une profession. Destinataire (n.m.)
Personne ä qui on adresse un message, un courrier. Devise (n.f.) Monnaie etrangere. Direction (n.f.)
1. Organe decisionnel d'une entreprise.
2. Mot utilise pour designer le service d'une entreprise. Ex. : direction financiere. Discret (adj.)
Qui ne se fait pas remarquer. Disquette (n.f.)
Disque souple que l'on utilise pour enregistrer et conserver des donnees informatiques. DRH
Directeur des Ressources Humaines ou Direction des Ressources Humaines. E
Echeance (n.f.)
Date ä laquelle une chose doit etre faite.
Embauche (n.f.)
Action ďengager une personne pour un emploi. Emetteur (n.m.)
L'emetteur ďun appel téléphonique est la personne qui appelle. Employe (n.m.)
Personne qui travaille en échange ďun salaire, souvent payé au mois. Employeur (n.m.)
Personne qui fait travailler quelqu'un en échange ďun salaire. Encre (n.f.)
Liquide de couleur utilise pour écrire ou imprimer. « J'ai un stylo á encre bleue. » Entreprise (n.f.)
Etablissement industriel ou commercial. Equipe (n.f.)
Groupe de personnes qui travaillent ensemble. Escale (n.f.)
Un vol sans escale est un vol direct. Essentiel (adj.) Indispensable. Étape (n.f.)
Moment, partie. Ce travail se fait en plusieurs étapes, on ne peut pas le faire en une seule fois. Etiquette (n.f.)
Petit morceau de papier qui se colle sur un dossier, un objet, pour un indiquer le contenu. Evacuer (v.)
Quitter un lieu par nécessité. Exercer un metier (loc.) Pratiquer une activité professionnelle. Expedier une lettre (loc.) Envoyer une lettre. Expediteur (n.m.)
Personne qui envoie une lettre. Designe aussi la personne qui écrit la lettre. Experience (n.f.)
Pratique ďune activité qui enrichit, qui permet d'apprendre. Experimente (adj.) Qui a de 1'experience.
F
Fabrication (n.f.)
Action de créer, de produire.
Faciliter (v.)
Rendre plus facile, plus simple le déroulement d'une action. Facture (n.f.)
Document qui indique de facon détaillée un prix á payer. Faire circuler une information (loc.)
Porter une information á la connaissance de plusieurs personnes. Faute grave (loc.)
Important manquement á une obligation. Favoriser (v.)
Aider, agir en faveur de quelqu'un ou de quelque chose. Fax (n.m.)
1. Télécopie, copie d'un document transmise par l'intermediaire d'une ligne téléphonique.
2. Appareil qui permet de réaliser cette copie. Femme enceinte (loc.)
Femme qui attend un enfant: « Cette femme est enceinte de huit mois. » Ferme (pour un contrat) (adj.)
Qui ne change pas, fixe, définitif. « Le contrat devient ferme aprěs la periodě d'essai. » Fiche de poste (loc.)
Elle décrit les différentes táches á effectuer dans le cadre d'une profession. Filiale (n.f.)
Société dirigée par une société plus importante, la société měre. Filtrer les appels (loc.)
Faire barrage aux appels téléphoniques non désirés et orienter les autres vers la personne concernée. Financement (n.m.)
Argent utilise pour la realisation d'un projet. Fixer un rendez-vous (loc.) Decider d'un lieu et d'une heure de rendez-vous. Fonction (n.f.)
Activité professionnelle. Au pluriel, signifie 1'ensemble des activités prévues dans le cadre d'une profession. Formulaire (n.m.)
Document imprimé á completer pour donner des informations.
Fournisseur (nm.)
Personne qui vend, qui procure des marchandises á ľentreprise. Fournitures (n.f. pi.) Objets utilises pour travailler. Fractionner (v.) Diviser en parties.
G
Gérer (v.)
S'occuper de, prendre en charge. Gigantesque (adj.) Trés grand, immense. Gomme (n.f.)
Petit outil de bureau qui permet d'effacer le crayon. Gréve (n.f.)
Les employes font gréve quand ils décident d'arréter le travail pour manifester leur mécontentement lie aux conditions de travail ou pour dénoncer une decision qu'ils trouvent injuste.
Groupe de travail (loc.)
Personnes réunies pour travailler ensemble.
H
Handicape (adj. et n.m.)
Une personne handicapée est une personne défavorisée par un probléme d'ordre physique ou mental. Hebdomadaire (adj.) Qui a lieu chaque semaine. Hébergement (n.m.)
Habitation, logement d'assez courte durée. Hierarchie (n.f.)
Classement des employes selon leur statut et leurs responsabilités dans ľentreprise. Historique (n.m.)
Presentation de faits selon une chronologic Hôtesse d'accueil (n.f.)
Profession d'une personne qui travaille á ľaccueil d'une entreprise, son rôle est d'accueillir les visiteurs.
I
Imprimante (n.f.)
Appareil relie ä l'ordinateur qui permet d'imprimer, de reproduire des textes, des graphiques... Incident (n.m.) Difficulte imprevue. Inciter (v.)
Encourager. « Elle a incite son ami ä presenter sa candidature. » Inconvenient (n.m.) Defaut, desavantage. Indelebile (adj.)
Caracteristique d'une encre qui ne s'efface pas. Indemnite (n.f.)
Argent donne ä une personne pour compenser une situation (indemnite de precarite) ou des frais engages (indemnite de transport).
Indiquer (v.)
Montr er, signaler.
Individuel (adj.)
Qui concerne une seule personne.
Inserer (v.)
Aj outer.
Inspection du travail (loc.)
Service public de contröle de l'application de la reglementation du travail. Instructions (n.f. pi.)
Consignes, explications donnees pour realiser une täche. Interlocuteur (n.m.)
Personne ä laquelle on s'adresse ä l'oral ou ä l'ecrit. Internet (n.m.)
Systeme d'echange d'information ouvert sur le monde qui utilise les techniques informa- tiques. II permet la communication en tres grand nombre en temps reel.
Intranet (n.m.)
Reseau interne ä l'entreprise qui utilise les technologies de l'lnternet. Mis en place pour faciliter l'echange d'informations dans l'entreprise.
J
Jour férié (loc.)
Jour ou on ne travaille pas parce qu'il y a une fete legale (religieuse ou civile).
Journée « portes ouvertes »(loc.)
Journée lors de laquelle l'entreprise est ouverte au public.
Justifier (v.)
Donner des raisons, des explications. L
Lampe de bureau (loc.)
Objet électrique qui, posé sur le bureau, perm et ďéclairer le plan de travail. Lettre de motivation / lettre de candidature (loc.)
Lettre par laquelle une personne présente sa candidature á un emploi, eile accompagne le CV. M
Marqueur (n.m.)
Gros feutre qui permet ďécrire sur un tableau ou sur des cartons (déménagement).
Mensuel (adj.)
Qui a lieu chaque mois.
Měl (n.m.)
Courrier électronique. Traduction francaise ďe-mail.
Metier (n.m.)
Profession.
Mettre á l'aise (loc.)
Contribuer á détendre les personnes avec qui on se trouve. Mission (n.f.)
Action que Ton est charge de faire. « II part en mission pour une semaine : il va rencontrer des clients et négocier de nouveaux contrats. »
Modérateur (n.m.)
Personne qui, dans une reunion, joue le röle de régulateur, eile se charge par exemple de distribuer la parole. Modification (n.f.) Changement, rectification. Modifier (v.)
Changer une partie de l'ensemble, transformer.
Monopoliser la parole (loc.)
Garder la parole sans donner aux autres 1'occasion d'intervenir.
Montant (n.m.)
Prix.
Mot de passe (loc.) Code d'acces. Motive (adj.)
Personne qui manifeste l'envie d'agir. N
Note de service (loc.)
Document interne á l'entreprise qui s'adresse á plusieurs personnes et qui permet d'informer d'une decision. La note de service circule de haut en bas de la hierarchie de l'entreprise.
Numero de sécurité sociale (loc.)
Numero attribué en France á chaque personne qui permet ďaccéder aux services de sécurité sociale, lies á 1'assurance maladie. Chaque numero contient des elements lies á chacun : sexe (masculin ou feminin), date de naissance, Heu de naissance...
O
Obligatoire (adj.) Impose, exigé. Ordinateur (n.m.)
Outil, machine électronique qui utilise les techniques informatiques. Aujourd'hui, chaque secretaire utilise un ordinateur. Pour faciliter les déplacements, l'ordinateur peut étre portable.
Organigramme (n.m.)
Schéma qui présente les différents services de l'entreprise et son organisation. P
Panne (n.f.)
Interruption dans le fonctionnement ďun appareil lié á un incident technique. Partie (n.f.)
Personne qui s'engage par la signature d'un contrat. Patient (n.m.)
Personne malade qui consulte un médecin.
Percevoir (v.)
Recevoir un salaire pour un travail fourni. Periodě d'essai (loc.)
Periodě prévue par contrat pendant laquelle, par exemple, ľemployé est á l'essai dans l'entreprise : il vérifie que l'emploi pour lequel il est recruté correspond á ses attentes et l'employeur observe aussi s'il donne satisfaction. Cette perióde est en debut de contrat et sa durée varie selon les contrats.
Permis(e) (adj.)
Autorisé.
Petit materiel (loc.)
Designe les fournitures courantes de bureau (cahier, stylo, colle...) Se perfectionner (v.) S'améliorer, progresser. Piece jointe (n.f.)
Fichier attache au message électronique. Elle permet ď aj outer un document auquel on fait reference dans le message. La piece jointe peut-étre un plan, un CV...
Planifier (v.)
Etablir un planning, prévoir á l'avance une ou plusieurs activités. PME-PMI (loc )
Petites et moyennes entreprises / petites et moyennes industries. Point de vue (loc.) Avis, opinion. Polyvalence (n.f.)
Capacité á exercer différentes täches. Prévoir (v.)
Organiser á l'avance ce qui peut arriver dans l'avenir. Primordial (adj.) Trěs important. Profession (n.f.) Metier, emploi.
R
Ranger (v.) Mettre en ordre. Rapatriement (n.m.)
Fait de faire revenir quelqu'un dans son pays en cas de probléme.
Recommandation (n.f.) Conseil, avertissement. Recent (adj.) Nouveau.
Recrutement (n.m.)
Action par laquelle on embauche du personnel. Recruteur (n.m.)
Personne qui recrute, qui s'occupe d'embaucher les salaries de l'entreprise. Redaction (n.f.)
Action ďécrire un texte, de rédiger. Rédiger (v.)
Ecrire un texte, mettre en forme a l'ecrit. Réfectoire (n.m.) Lieu collectif pour manger. Reference (n.f.)
Indication qui permet de reconnaitre un objet. Relance (de paiement) (n.f.)
Action de rappeler á quelqu'un qu'il n'a pas payé ce qu'il doit. Remédier á un probléme (loc.)
Résoudre un probléme, trouver une solution á un probléme. Remplacement (n.m.)
Action de remplacer quelqu'un qui est absent ou quelque chose qui manque. Remplacer (v.)
Mettre á la place de quelqu'un ou de quelque chose.
Remuneration (n.f.)
Argent recu en échange d'un travail.
Renovation (n.f.)
Remise á neuf, modernisation.
Repartition (n.f.)
Distribution.
Répondeur (n.m.)
Boite vocale intégrée ou reliée au telephone qui permet de laisser un message vocal en l'absence de l'interlocuteur.
Report (n.m.)
Action par laquelle on remet á plus tard. Representant du personnel (loc.)
Personne qui représente officiellement ses collěgues auprěs de la direction de l'entreprise. Responsable (n.m.)
Personne qui dirige un service et prend les decisions. Restructuration (n.f.) Réaménagement d'une structure. Reunion (n.f.)
Rassemblement de personnes dans le but de discuter des sujets mis á l'ordre du jour et de prendre les decisions nécessaires.
Rigueur (n.f.)
Precision dans le travail.
S
Saisie (n.f.)
Action de saisir, ďécrire un texte sur ordinateur. Salarié(e) (n.m. / n.f. / adj.)
Se dit d'une personne qui travaille dans une entreprise en échange d'un salaire. Sojourner (v.)
Rester un certain temps quelque part sans s'y installer de facon definitive. Sentiment d'appartenance (loc.)
Sentiment que Ton a d'appartenir á un groupe, á une entreprise par exemple. Service (n.m.)
Secteur d'une entreprise. Chaque service a une fonction precise (service technique, service medical). Siege (d'une entreprise) (n.m.)
Lieu ou se trouve la direction d'une société, d'une entreprise. Silencieux (adj.)
Qui ne fait pas de bruit, ou il n'y a pas de bruit. Société (n.f.) Entreprise. Stagiaire (n.m.)
Qui fait un stage dans une entreprise. Le stagiaire découvre et apprend la réalité du metier. Stimuler (v.) Motiver, encourager.
Stylo (n.m.)
Petit outil que Ton tient dans la main et qui seit ä ecrire. Le stylo contient de l'encre. Successivement (adv.) L'un apres l'autre. Superieur hierarchique (loc.)
Personne qui dans la hierarchie de l'entreprise se situe au-dessus, chef. Synchroniser (v.)
Faire concorder, coordonner plusieurs actions. Syndicat (n.m.)
Organisation qui defend les droits des travailleurs. T
Tableau d'affichage (loc.)
Support accroche au mur sur lequel les informations sont donnees, affichees. Täche (n.f.)
Travail, activite ä effectuer. Tarif (n.m.) Prix fixe. Tiroir (n.m.) Partie d'un meuble. Touche (n.f.)
Petits carres qui se trouvent sur le clavier d'un ordinateur, d'un telephone. Des lettres, des chiffres ou d'autres signes sont inscrits sur les touches.
Tour CD (n.f.)
Outil qui permet de ranger des CD verticalement, en hauteur. Tour de table (faire un) (loc.)
Action par laquelle les participants d'une reunion prennent tour ä tour (les uns ä la suite des autres) la parole pour se presenter ou exprimer leur point de vue.
Transmettre (v.)
Transmettre un message, le faire passer d'une personne ä une autre (ou ä plusieurs autres). Trieur (n.m.)
Outil de bureau qui permet de classer, de trier des documents. Trombinoscope (n.m.)
Document qui presente les differents employes d'une entreprise ä l'aide de photos.
Trombone (n.m.)
Petit objet metallique qui permet de maintenir plusieurs feuilles ensemble. Tutoyer (v.) Dire tu.
U
Usage (n.m.)
1. Utilisation.
2. Habitude.
Usine (n.f.)
Etablissement dans lequel on fabrique des objets ä l'aide de machines. V
Verrouillage des majuscules (loc.)
Action faite par la pression d'une touche de clavier d'ordinateur qui permet d'ecrire automatiquement le texte en majuscules.
Visa (n.m.)
Annotation portee sur le passeport qui indique l'autorisation d'entrer dans un pays. Vouvoyer (v.) Dire vous.