Exercices de Langue 1-2 ­ Béatrice Vicaire Lettre officielle Les consignes rédactionnelles d'une lettre caractre privé restent les mmes que celles d'une lettre officielle : § nom de la ville et date indispensables (nom du mois écrit en toutes lettres) § début de la lettre vers le milieu de la page § laisser une marge gauche et sur le bord inférieur de la page § si besoin est, numéroter les pages § signature détachée du texte par un espace blanc Cependant il existe quelques différences entre les deux types de lettres : § La lettre officielle doit bien sr utiliser un langage plus soutenu1 § Les formules d'appel sont bien sr différentes, ainsi que les formules de conclusion. § Le support sera toujours une feuille blanche au format A4 § Pour une lettre importante (démarche administrative, par exemple), on inscrit dans l'angle supérieur gauche, son nom (et sa qualité, si nécessaire), son adresse, si nécessaire son numéro de téléphone (fixe ou portable), son adresse électronique ; dans l'angle supérieur droit, figurent le nom du destinataire, sa fonction, son adresse. Dans ce cas, la date s'inscrit en dessous des informations concernant le destinataire. A. Formules d'appel En général, se contenter d'un simple Monsieur ou Madame ou Mademoiselle si l'on sait qui l'on s'adresse. Si l'on envoie une lettre officielle par exemple un service en ne sachant pas si la personne qui recevra la lettre est un homme ou une dame, commencer la lettre par Madame, Monsieur. On peut (selon les circonstances !) se montrer plus familier et écrire Cher Monsieur ou Chre Madame ou Chre Mademoiselle. On ne met jamais de possessif avant les termes cités et on ne les fait pas suivre du patronyme2 . Si le destinataire porte un titre ou s'il l'on s'adresse lui en tant qu'il exerce une fonction, le mentionner : Madame la Directrice, Monsieur le Maire (le Bourgmestre3 ), Madame la Ministre, Maître (pour les avocats, les notaires), Docteur (pour un médecin)... 1 Qui est élevé, littéraire, en parlant du discours. 2 Nom de famille 3 Titre équivalent de celui de "maire" en Belgique ainsi qu'en Suisse. Alfred Jarry Jacques Prévert 29, Impasse des Idées Secrétaire général 54 000 Nancy 11, Rue des Nuages Tél.:....................... 14 000 Caen Courriel :................. Brno, le 27 février 2009 Exercices de Langue 1-2 ­ Béatrice Vicaire Lettre officielle B. Formules de conclusion Dans le cas de la correspondance officielle, une phrase de salutation est exigée. Elle reprend obligatoirement l'appellation qui ouvre la lettre : Exemple: Veuillez agréer 4 , Monsieur, l'expression... (si la lettre commence par Monsieur). Cette formule de politesse est introduite, en allant du plus respectueux au plus simple, par des tours comme : § Daignez5 agréer ; Veuillez agréer... § Veuillez croire ; Veuillez accepter... § Je vous prie d'agréer, de trouver ici... § Agréez ; Je vous présente Attention : si l'on utilise un participe présent, il doit se rapporter au sujet de la phrase. Exemple : Espérant que vous ..., je vous présente... On fait agréer ou l'on présente ses salutations mais l'on ne dit pas : Croyez mes salutations... On présente ses sentiments directement ou leur expression. Ce n'est qu'un supérieur qui donne l'assurance de ses sentiments dévoués. En sens contraire, du bas vers le haut de la hiérarchie, le dévouement6 étant d, il serait inutile d'en donner la confirmation. En principe, un homme adresse : § une femme mariée : ...ses hommages, sentiments respectueux ou déférents7 ... § une célibataire : ... ses compliments ou sentiments respectueux... § un homme âgé, un supérieur : ... ses respects ou sentiments respectueux... § un homme peu connu : ... ses salutations distinguées ou ses meilleurs sentiments... § une haute personnalité : ... l'expression de son profond respect... Une femme "n'envoie" JAMAIS de sentiments un homme mais elle lui présente ses salutations distinguées, son meilleur souvenir... Elle n'utilise pas de formule par laquelle elle marque son respect sauf lorsqu'elle s'adresse une haute personnalité pour lequel elle peut également avoir de la considération ou la considération la plus élevée. Une femme qui s'adresse une autre femme : des sentiments distingués, les meilleurs, ... Si les formules ci-dessus semblent désutes8 , il faut savoir qu'elles sont toujours en usage... 4 Accepter, recevoir, accueillir de façon favorable 5 Daigner : consentir 6 Action de se consacrer entirement une personne, une cause. 7 Synonyme de 'respectueux' 8 Qui est sorti de l'usage, vieilli