Informační management 18. 3. 2011 Informační audit ‐ specifikace Informační audit je významným nástrojem řízení  moderní organizace, napomáhá zejména  aktualizovat a usměrňovat strategii organizace,  resp. na ni navazující informační strategii. Informační audit je relativně novou teoretickou  disciplínou na pomezí informační vědy,  znalostního a informačního managementu s  velkým potenciálem aplikace v praxi.  IA Informační audit podporuje efektivní správu a  řízení informací s ohledem na image a identitu  organizace. Všechny tyto atributy naznačují, že  informační audit je aktivitou úzce spojenou s  disciplínou znalostního managementu  (knowledge management). V moderní  dynamické organizaci hraje efektivní znalostní  management zásadní roli.  Metodika IA Příklady otázek: • Je komunikace mezi pracovníky a pracovními týmy  optimální?  • Jsou dostupné informační zdroje optimálně využity?  • Je image (prezentace směrem navenek i dovnitř) v  souladu s identitou organizace (zejména požadavky na  prezentaci)?  • Je internetová prezentace optimální vzhledem k jejímu  očekávanému přínosu?  Informační audit Informační audit podporuje efektivní správu a řízení  informací s ohledem na image a identitu  organizace. Všechny tyto atributy naznačují, že  informační audit je aktivitou úzce spojenou s  disciplínou znalostního managementu (knowledge management). V moderní dynamické organizaci  hraje efektivní znalostní management zásadní roli.  Hlavní cíle informačního auditu – optimální správa a  řízení komunikace, informačních toků – patří  zřetelně také mezi cíle znalostního managementu. Metodika IA • neexistuje všeobecně uznávaná metodika pro  provádění informačního auditu, většina  metodik vychází z prací Ornové (1990) a Burka  a Hortona (1998).  IA v ČR • V České republice vyvíjí metodiku informačního  auditu především neziskové občanské sdružení  SPRIG (Společnost pro rozvoj informační  gramotnosti) ve spolupráci s akademickou sférou,  a to již od roku 2000. • Informační audit je v tomto pojetí chápán  především jako analýza informačních toků a  systémů v rámci organizace v širším pojetí,  přičemž zahrnuje také informační výměnu s  vnějšími subjekty a analýzu celkové image a  identity společnosti. IA v ČR Audit má zpravidla interní charakter a výsledky  slouží především vedení společnosti k úpravě a  optimalizaci firemní strategie, respektive obecně  strategie organizace. IA v ČR V rámci informačního auditu podle metodiky  SPRIG vždy zdůrazňujeme vazbu celkové  strategie organizace a její informační strategie.  Výchozím bodem je přitom  firemní/institucionální identita a image. Identitu  tu chápeme jako obraz organizace, který sama  přijímá za vlastní a její image pak za obraz, který  nabízí směrem navenek. Základními prvky jsou  identifikace vize, poslání a hodnot organizace. Informační audit: metodika SPRIG  Samotná realizace informačního auditu může  probíhat na třech úrovních:  • o Komplexní informační audit  • o Audit firemní identity  • o Audit internetové prezentace  Komplexní IA SPRIG Komplexní informační audit odpovídá na otázky:  • o Jsou informace dostupné v organizaci efektivně  využity?  • o Poskytují dostupné informace optimální základ  pro rozhodování?  • o Jsou informační toky optimální vzhledem k  požadavkům a potřebám organizace?  • o Podporují sdílené informace firemní identitu?  • o Vytvářejí informace poskytované navenek  žádoucí firemní image?  Metodika analýzy Metodika analýzy informačních toků a systémů  vychází z metodiky DFD (Data Flow Diagram),  která představuje funkční pohled na informační  infrastrukturu společnosti a ERD (Entity  Relationship Diagram), tedy datový pohled na  tuto infrastrukturu. Informační toky • Grafická metoda, která formou hierarchicky uspořádaných  síťových diagramů vyjadřuje dekompozici systému na  subsystémy a prvky a současně dovoluje zachytit informační  vazby mezi těmito prvky. • Vhodná metoda pro studium strukturálních vlastností  systému. • Základními aktivními prvky jsou funkční prvky neboli  funkce, prvky zajišťující transformaci vstupní informace na  výstupní. • Aktivní prvky lze dále rozlišovat na prvky příslušné  k popisovanému systému a prvky, které lze považovat  vzhledem k popisovanému systému za vnější. Informační toky • Pasivní prvky představují paměti. Jedná se o prvky, které jsou  schopny uchovat uloženou informaci. V případě softwarově  orientovaných systémů mohou být realizovány například soubory  nebo databázemi, v oblasti nesoftwarových systémů například  protokoly, seznamy nebo záznamovými knihami. • Významnou složkou diagramu informačních toků jsou informační  vazby mezi prvky systému – informační toky. Obsah informačního  toku nemůže být s ohledem na požadavek přehlednosti diagramu  vyjádřen zcela detailně.  • Metoda informačních toků vyjadřuje formou hierarchicky  uspořádaných síťových diagramů dekompozici systému na  subsystémy a prvky a současně zachycuje informační vazby mezi  těmito prvky.  • Na vrcholu této hierarchie stojí tzv. kontextový diagram, který  vyjadřuje začlenění systému do souvislostí okolního světa. Informační toky Subsystém 2 Prvek 1 Prvek 3Prvek 1 Prvek 22 Prvek 21 Prvek 3 Systém Subsystém 2 Prvek 2 Prvek 21 Prvek 22 Prvek 1 Paměť ER model • ER model – model entit a jejich vzájemných vztahů.  • Vhodný pro analýzu systému v případě, kdy složitost  systému spočívá spíše ve složitosti struktury dat než ve  složitosti jeho funkčních složek. • ER model zachycuje formou síťového grafu objekty  reálného světa a vztahy mezi nimi. Množiny objektů  reálného světa mající shodné vlastnosti se nazývají  entitami, vztahy mezi nimi pak relacemi. Entity mohou  být blíže specifikovány množinou atributů, které mají  shodný význam jako datové elementy užívané při  detailní datové analýze.  ER model • Relace mezi entitami jsou specifikovány  kardinalitou a těsností vazby. ER modely se  využívají pro tvorbu modelů dat na logické  neboli konceptuální úrovni, tedy modelů dat  nezávislých na jejich fyzické realizaci  prostřednictvím specifického databázového  systému.   ER model ER model Metody popisu chování • Popis chování systému je v obecném slova smyslu jeho  algoritmizací. • Algoritmus chování je však v určitých případech nutné nebo  účelné podrobněji popsat již ve fázi analýzy. Metody popisu  chování umožňují ve fázi analýzy zachytit algoritmickou  složku systému, avšak abstrahují od konkrétního způsobu  realizace, který je předmětem fáze návrhu.  • Metody jsou založeny na grafickém vyjádření nebo na  vhodné kombinaci grafického vyjádření a formalizovaného  textového popisu. Obvykle je pomocí grafických prostředků  zachycena základní struktura algoritmu, která je pro  specifikaci algoritmu na detailní úrovni doplněna relativně  krátkými sekvencemi příkazů zapsanými formalizovaným  jazykem.  Metody popisu chování • Klasickým grafickým prostředkem zápisu  algoritmu je vývojový diagram. Díky své  jednoduchosti získal oblibu v nejrůznějších  oblastech, které daly vzniknout jeho různým  modifikacím. Nejjednodušší varianta zachycuje  základní strukturu algoritmu pomocí vzájemně  propojených elementů představovaných bloky  a podmínkami. Detailní specifikace algoritmu  je obsahem příslušných elementů a je  vyjádřena formalizovaným jazykem.   Vývojový diagram Z Akce 1 + Podmínka 1 – Akce 2 K Akce 3 Metody popisu chování • Metody popisu chování jsou obvykle velmi  příbuzné metodám užívaným při tvorbě  programů. • Při nedodržení určitých pravidel mohou  konstrukce zachycené pomocí vývojových  diagramů odporovat zásadám  strukturovaného programování, a tím mohou  znesnadňovat případnou následnou  programovou realizaci.  • Mezi metody, které podporují a dodržují  á d k éh á í ří Analytická studie I. Profil zvolené organizace Ekonomické informace (právní status, základní  kapitál, počet zaměstnanců, obrat, předmět  činnosti). Lze zvolit ziskovou i neziskovou organizaci. II. Organizační struktura organizace Hierarchie řízení organizace. Analytická studie III. Informační strategie organizace IV. Podnikatelská strategie organizace V. Informační systém v organizaci VI. Výběr oblasti zájmu (proces/IS) – resp.  PROBLÉM Současný stav, nedostatky současného řešení,  návrh optimalizace procesu/IS, předpokládané  chování procesu/IS po implementaci návrhu na  optimalizaci procesu. Analytická studie VII.Závěr, shrnutí Přílohy, použité zdroje