Výběr a evidence archiválií •Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění ▫§ 1 –a) výběr a evidence archiválií ▫§ 2 –vymezení pojmů ▫§ 3 až § 15 –výběr archiválií ▫§ 16 až § 18 –evidence archiválií •Vyhláška č. 645/2004 Sb. ▫prováděcí vyhláška ▫evidence archiválií Vymezení pojmů •péče o archiválie ▫výběr, evidence, ochrana, archivní zpracování, uložení a zpřístupnění archiválií •původce ▫každý, z jehož činnosti dokument vznikl –za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje i ten, který byl původci doručen nebo jinak předán •dokument ▫každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace (analogová či digitální), která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena •archiválie ▫dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií ▫archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence • •výběr archiválií ▫posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií •archivní fond ▫soubor archiválií, který vznikl výběrem dokumentů vytvořených z činnosti původce •archivní sbírka ▫soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají • ▫veřejnoprávní původci –organizační složky státu –ozbrojené síly –bezpečnostní sbory –státní příspěvkové organizace –státní podniky –územní samosprávné celky –organizační složky územních samosprávných celků (příloha č. 1 a 2) –právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky (příloha č. 1 a 2) –vysoké školy –školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování –zdravotní pojišťovny –veřejné výzkumné organizace –právnické osoby zřízené zákonem ▫ dokumenty uvedené v příloze č. 1 mají za povinnost uchovávat: •soukromoprávní původci • qobchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev q qpolitické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve, náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti q qnotáři q qprávní nástupci veřejnoprávních a soukromoprávních původců • • priloha1_1.jpg Výběr archiválií •provádí archiv podle své působnosti •kritériem výběru archiválií je trvalá hodnota dokumentu vzhledem k ▫době vzniku –dokumenty vzniklé do roku 1850 –dokumenty z oborů průmyslové a zemědělské výroby, úvěrové soustavy, pojišťovnictví, finančního a důlního podnikání, patenty a vynálezy vzniklé do roku 1900 –fotografické záznamy vzniklé do roku 1900 –zvukové záznamy vzniklé do roku 1930 –filmové záznamy vzniklé do roku 1930 ▫obsahu –dokumenty s trvalou hodnotou danou politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem ▫k výběru musí být vždy předloženy dokumenty z přílohy č. 2 ▫původu –dokumenty s trvalou hodnotou vzhledem k významu, funkci nebo postavení jejich původce ▫vnějším znakům –dokumenty s trvalou hodnotou vzhledem k jejich výtvarné hodnotě, jazyku, písmu, psací látce, způsobu vyhotovení, případně dalším vlastnostem priloha2.jpg • dokumenty, • které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie • priloha2_2.jpg Výběr archiválií provádí příslušný archiv •ve skartačním řízení ▫výběr prováděn z dokumentů –veřejnoprávního původce a z dokumentů jeho právního předchůdce –soukromoprávního původce, má-li zřízen soukromý archiv ▫skartační řízení –postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce –provádí se v kalendářním roce po uplynutí skartační lhůty dokumentu –provádí se na základě skartačního návrhu –příslušný archiv vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení Skartační řízení skenování0081.jpg skenování0082.jpg 1. Skartační návrh 2. Protokol o skartačním řízení Skartační řízení skenování0083.jpg skenování0084.jpg 3. Seznam dokumentů navržených k archivaci 4. Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu Výběr archiválií provádí příslušný archiv •mimo skartační řízení ▫výběr prováděn z dokumentů –soukromoprávního původce –veřejnoprávního nebo soukromoprávního původce, které neprošly skartačním řízením –nabídnutých vlastníkem České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem, ke koupi nebo do úschovy –odúmrtí –nalezených ▫zahajuje se se na žádost původce nebo vlastníka dokumentů •dokumenty vybrané jako archiválie a určené do péče archivu předá původce nebo vlastník dokumentu na základě protokolu o provedeném skartačním/mimo skartačním řízení určenému archivu • Mimo skartační řízení skenování0085.jpg skenování0086.jpg 1. Žádost o provedení výběru archiválií mimo skartační řízení 2. Protokol o výběru archiválií mimo skartační řízení Mimo skartační řízení skenování0087.jpg skenování0088.jpg 3. Seznam dokumentů BVK, a. s. určených pro výběr Archivu města Brna 4. Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu Povinnost mlčenlivosti •zaměstnanci správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby, zaměstnanci archivů a jejich zřizovatelé jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozvěděli při výkonu činností podle zákona o archivnictví a spisové službě •povinnost trvá i po skončení služebního poměru, pracovněprávního nebo jiného obdobného vztahu Evidence archiválií •po provedeném výběru archiválií jsou dokumenty vybrané jako archiválie vzaty do evidence archiválií ▫evidence archiválií na úrovni fondů a sbírek a evidence archivních pomůcek jsou povinnými evidencemi archivu •archiválie evidované na území České republiky tvoří Národní archivní dědictví (NAD) ▫NAD je vedeno v evidenci –základní –druhotné –ústřední ▫základní jednotkou evidence je archivní fond, archivní sbírka nebo jednotlivá archiválie Základní evidence NAD •zahrnuje evidenci přírůstků a úbytků archiválií, evidenční listy NAD a evidenci archivních pomůcek •vedena archivy a kulturně vědeckými institucemi, v jejichž péči se archiválie nacházejí ▫vedena vždy v listinné podobě ▫může být vedena i v digitální podobě ▫aktualizována průběžně •základní evidenci části NAD, která nenáleží do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí, vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy podle své působnosti • Druhotná evidence NAD •zahrnuje evidenční listy NAD a evidenci archivních pomůcek NAD náležejících do péče archivů a kulturně vědeckých institucí •vedena Národním archivem a státními oblastními archivy podle své působnosti ▫vedena v digitální podobě –předávána v listinné nebo digitální podobě ▫aktualizována jednou ročně •archivy a kulturně vědecké instituce jsou povinny poskytovat údaje z evidence NAD a z evidence archivních pomůcek příslušnému archivu, který vede druhotnou evidenci a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek • Ústřední evidence NAD •zahrnuje evidenční listy NAD a evidenci archivních pomůcek •vedena Ministerstvem vnitra ▫vedena v digitální podobě ▫aktualizována jednou ročně •archivy a kulturně vědecké instituce vedoucí základní evidenci jsou povinny poskytovat MV údaje z evidenčních listů NAD a z evidence archivních pomůcek a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek • Evidence archiválií •systém ARS ▫používán od roku 1988/1989 –evidence listů JAF (jednotný archivní fond) –soupis pečetí, knihopis, evidence podniků a institucí v předarchivní a archivní péči ▫ARKY (pro archivní pomůcky) •PEvA – program pro evidenci archiválií ▫od roku 1999 do současnosti –aplikace vyvinutá AS MV ▫jde o celostátní evidenci archiválií ▫sloučení dvou do té doby samostatných evidencí –evidenci fondů a sbírek –evidenci archivních pomůcek ▫ – – PEvA – program pro evidenci archiválií Peva.jpg evidence.jpg NAD_A1.jpg PEvA – program pro evidenci archiválií cechy.jpg PEvA fondy.jpg sestava.jpg http://aplikace.mvcr.cz/archivni-fondy-cr/default.aspx vyhledávač.jpg Evidence přírůstků a úbytků •vnější změna ▫evidence vnějších přírůstků a úbytků –zachycuje změny směrem k jiné fyzické či právnické osobě, k původci, vlastníkovi, jinému archivu apod. •vnitřní změna ▫evidence vnitřních přírůstků a úbytků –zachycuje změny při archivním zpracování, přehodnocení významu archiválií nebo jejich zničení •delimitace ▫převedení archiválie do péče jiného archivu nebo kulturně vědecké instituce ▫oznámení pro potřeby ústřední evidence ministerstvu •depozitum ▫svěření archiválie do odborné péče archivu nebo kulturně vědecké instituce bez změny vlastníka ▫depozitní smlouva • Evidenční listy NAD •pokud nejsou tiskovým výstupem, vyplňují se hůlkovým písmem perem nebo na psacím stroji kvůli zachování čitelnosti •tiskové výstupy se nahrazují vždy aktuálním zněním •vyřazené evidenční listy se škrtnou po celé délce a ponechávají se ve spisovně archivu a ukládají se do spisu o archivním souboru skenování0071.jpg skenování0073.jpg skenování0075.jpg skenování0077.jpg Spis o fondu – evidenční karty č. 304 fond J 15 – JZD Mír Tuřany skenování0079.jpg skenování0080.jpg Současná ev. karta č. 304 fond J 15 – JZD Mír Tuřany Evidence NAD •vyřazení z evidence NAD ▫na návrh zřizovatele archivu podaný ministerstvu –u archivního fondu nebo archivní sbírky z důvodu přehodnocení jejího významu –u archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie z důvodu zničení ▫platí i pro digitální podobu – narušení obsahu, ztráta čitelnosti, ztráta metadat –u archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie z důvodu vydání do zahraničí ▫konečné rozhodnutí ministerstva vnitra ▫ ▫ Evidenční listy NAD •číslo archivu nebo kulturně vědecké instituce z číselníku archivů •údaje o vlastnících nebo držitelích archiválií •jedinečné číslo evidenčního listu •název archivního souboru •evidenční status archivního souboru ▫vyjadřuje vztah archivu k evidovaným archiváliím •časový rozsah archiválií archivního souboru •datum vyplnění a podepsání evidenčního listu ▫datum poslední změny na evidenčním listu •údaje o přístupnosti archivního souboru pro nahlížení •metráž archivního souboru ▫u digitálních archiválií velikost v bytech •stav zachování archivního souboru ▫úplnost, fyzický stav, charakter poškození •číslo skupiny tematické evidence a tematický popis •místo vzniku a místo uložení •evidenční jednotky •archivní pomůcky ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ Evidenční listy NAD •údaje o přítomnosti AKP nebo NKP ve fondu •označení původce dobovým názvem •přírůstky a úbytky archivního souboru •údaje o výběru archiválií ve skartačním/mimoskartačním řízení •údaje o archiváliích náležejících do archivního souboru, uložených v jiných archivech •údaje o literatuře o archivním souboru ▫obsah, dějiny, edice •informace o opatřeních •údaje o omezení přístupnosti ▫archiválie v úschově •údaje o smlouvách ▫archiválie uložené mimo archiv •datum předání a místo uložení předaného archivního souboru ▫archiválie předané vlastníkům •jméno zpracovatele evidenčního listu •jméno operátora záznamu evidenčního listu •značka archivního fondu, pokud je zavedena ▫ • Evidenční jednotky •hlavní ▫základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování množství archiválií •dílčí ▫upřesňují hlavní evidenční jednotku ▫uvádějí se u zpracovaných archiválií v evidenci NAD a v archivních pomůckách •pro nezpracované archiválie ▫balíky, kartony, datasety (datové balíčky) atd. •pro zpracované archiválie ▫v analogové podobě – počet a počet běžných metrů ▫v digitální podobě – počet a velikost v bytech •pro množstevní jednotky ▫balíky, kartony, fascikly, datasety a digitální archivní jednotky (DAJ) ▫evidence spisů, korespondence, účtů, technické dokumentace, hudebnin, výstřižků, databází, prezentací, internetových stránek, matematických modelů, souborů spisů v digitální podobě •pro evidenci jednotlivin ▫listina, úřední kniha, rukopis, podací protokol, podací deník, index, elench, repertář, kartotéka, pečetidlo, razítko, pečeť, odlitek pečeti, otisk typáře, mapa, atlas, technický výkres, grafický list, kresba, fotografie, kinofilm, mikrofilm, filmový pás, fonografický váleček, gramofonová deska, magnetofonový pásek, videokazeta, kompaktní disk, audiokazeta, tisk, pohlednice, plakát, cenný papír, štoček, předmět numismatické povahy (mince, bankovky), předmět faleristické povahy (vyznamenání) aj. •