Metodický list pro prezentační akce 1/ Rukověť přípravy a tvorby výstavy či expozice Motto je nerozvinutá základní myšlenka výstavy či expozice. Námět je rozvinutou základní myšlenkou výstavy nebo expozice a obsahuje tyto části: - název - stručná charakteristika - rozsah v m² - termín konání - autorský kolektiv libreta a scénáře - autor výtvarného a architektonického řešení - realizace s rámcovým časovým rozpisem - finanční kalkulace nákladů a jejich krytí - průzkum stavu vlastních a zapůjčených sbírkových předmětů - regionální význam prezentovaného oboru - základní historická data významných osobností a výrobců Libreto by mělo sloužit jako základní vodítko architektonické studie, prostorového a výtvarného řešení i scénáře a obsahuje tyto části: - rozvinutí námětu do takové šíře, aby bylo zřejmé, co výstava přiblíží návštěvníkovi a v jakých souvislostech - způsob prezentace s ohledem na jejich výtvarné a prostorové řešení( navrhované instalační prvky jako vitríny, panely, sokly, volné plochy, závěsné plochy, listovací rámy atd.) - struktura výstavy a její základní členění na jednotlivé části; určení priorit a dominantních exponátů - typy exponátů - schéma výstavních prostor - vyjmenovat další dokumentační zdroje,spolupracující instituce, firmy a jednotlivce a uvést jejich kontakty Scénář vzniká ve spolupráci autora a garanta výstavy s autorem nebo autory architektonického, prostorového a výtvarného řešení. Scénář není definitivní podobou výstavy nebo expozice, ale podkladem pro konečnou realizaci projektu a obsahuje tyto části: - úvod, ve kterém by měly být uvedeny všechny problémy při tvorbě scénáře a aspekty, které je třeba vzít v úvahu - krátký nebo rozvinutý historický vývoj oboru, významné osobnosti, souvislosti, výrobce - detailní členění jednotlivých celků a solitérů - seznam exponátů s pomocným číselným označením, základními parametry, inventárními a přírůstkovými čísly - krátké i rozvinuté popisky - texty propagačních a metodických materiálů - doprovodné programy pro cílové skupiny návštěvníků - literatura a prameny - parametry klimatických podmínek - navrhované architektonické, prostorové a výtvarné řešení - náměty audio a video programů Dodatek scénáře obsahuje úpravy, ke kterým dojde v průběhu realizace a je vhodné je zaznamenat pro zdokumentování dalších úprav nebo reinstalací a obsahuje tyto části: - faktografický průběh realizace výstavy či expozice - komentář realizace výstavy či expozice - porovnání původního a současného významu výstavy či expozice z pohledu autora scénáře - výčet oslovených spolupracujících firem a jednotlivců - název firmy, jméno osoby, kontaktní adresa a spojení - seznam exponátů - odchylek od původního scénáře (plus ,minus) - dokumentární fotodokumentace podle lokace - závěrečné prostorové schéma výstavy či expozice - výběr - komentář provozu výstavy či expozice - využití a statistické údaje o programech pro školy - objevené nedostatky a klady výstavy či expozice komentář lektorů a dozorů – výběr 2/ Návrhový list výstavy A/ Úvodní informace ( více než 1 fiskální rok před realizací) - Název ( přesný nebo pracovní název výstavy) - Autor ( autor nebo autorský kolektiv) - Autor námětu ( stanovit autora, jenž vypracuje námět) - Téma ( hlavní význam) - Stručná charakteristika ( stručný popis výstavy) - Dřívější realizace - Předkladatel úvodní informace ( jméno předkladatele) - Datum podání informace - Navrhovaný termín konání - Výstava TMB nebo převzatá - Fundus TMB nebo převzatý - Závěrečná realizace TMB nebo převzatá - V případě výstavy převzaté, tak adresa kontaktní osoby kvalifikované pro další jednání B/ Parametry přípravy ( termín – 1 fiskální rok před realizací) - Termín konání - Garant realizace - Autor architektonického a výtvarného řešení - Konzultace, v celém průběhu přípravy, se zástupcem oddělení F – Konzervace a restaurování (mikroklimatické podmínky, ochrana před nepříznivými vlivy, specielní požadavky, přeprava, depozitář atd. ) - Rozsah v m² - Harmonogram realizace - Finanční kalkulace nákladů a jejich krytí - Vlastní a zapůjčené exponáty - Námět výstavy – viz příloha - Autor libreta ( stanovit autora, jenž vypracuje libreto) - Průběžné konzultace ( stanovuje garant realizace) - Doprovodné akce - publikace ( viz samostatná část přípravy ) - semináře, konference ( viz samostatná část přípravy ) - prezentace v průběhu konání výstavy ( viz samostatná část přípravy ) - vernisáž ( viz samostatná část přípravy ) C/ Příprava výstavy ( termín 9 měsíců před realizací) - Průběžné konzultace ( stanovuje garant realizace) - Zainteresované osoby a kontakty - Agenda výstavy ( garant realizace) - autorská vypořádání - smlouvy - Libreto výstavy – viz příloha - Autor scénáře (stanovit autora, jenž vypracuje scénář) D/ Realizace výstavy ( termín 6 měsíců před realizací) - Přesný harmonogram instalace výstavy( stanovuje garant výstavy po konzultaci se zástupci oddělení B – Prezentace a práce s veřejností ) - Průběžné konzultace – termíny ( stanovuje garant výstavy ) - Scénář výstavy – viz příloha - Tisková zpráva pro novináře, sylabus informací pro www.technicalmuseum.cz ( garant výstavy nebo autor scénáře ) - Průběžná fotodokumentace realizace výstavy E/ Vyhodnocení výstavy ( termín nejvíce 3 měsíce po realizaci) - Dodatek scénáře ( garant výstavy ve spolupráci se zástupci oddělení B – Prezentace a práce s veřejností - Fotodokumentace realizované výstavy 3/ Status garanta odborné akce v Technickém muzeu v Brně ( výstavy, expozice, semináře atd.) 1. Garanta odborné akce ( dále garant) jmenuje písemnou formou náměstek pro odbornou činnost na základě návrhu vedoucího příslušného oddělení. Toto ustanovení se vztahuje i na odborné akce přijímané do Technického muzea v Brně (dále TMB) z jiné instituce v České republice nebo od zahraničního partnera. 2. Garant odpovídá za všechny organizační záležitosti související s přípravou, realizací, propagací a likvidací výstavy. V přímé souvislosti s touto odpovědností může delegovat pravomoci na zaměstnance kompetentních oddělení TMB. Musí dbát na dodržování všech stanovených termínů a rozpočtu odborné akce. Musí dodržovat všechna ustanovení vnitřní legislativy TMB. 3. Garant je odpovědný za pojištění zapůjčených předmětů v rámci platné legislativy. V přímé souvislosti s touto odpovědností může delegovat pravomoci na zaměstnance kompetentních oddělení TMB. Musí dodržovat všechna ustanovení vnitřní legislativy TMB. 4. Garant je odpovědný za správné vyplnění předaných protokolů o stavu exponátů u zapůjčených předmětů. V přímé souvislosti s touto odpovědností může delegovat pravomoci na zaměstnance kompetetních oddělení TMB. Musí dodržovat všechna ustanovení vnitřní legislativy TMB. 5. Garant se podílí ve spolupráci s autorem scénáře a dalšími určenými spolupracovníky na výběru architekta, instalační firmy, fotografa a dalších kooperantů. Schvaluje výtvarně prostorové řešení. Veškeré objednávky prací a materiálů vybírá, ověřuje a spolupodepisuje s vedoucím pracovníkem, ověřuje a spolupodepisuje také všechny fakturované práce. V přímé souvislosti s touto odpovědností může delegovat pravomoci na zaměstnance kompetetních oddělení TMB. Musí dodržovat všechna ustanovení vnitřní legislativy TMB. 6. Garant spolupracuje s odbornými pracovníky - kurátory sbírek zapůjčených na odbornou akci, dále s vedoucími kompetentních oddělení. Tato oddělení mají povinnost poskytnout komisaři výstavy všestranný servis a potřebnou pomoc, informace a konzultace. 7. Spolupráce garanta s odbornými a provozními odděleními TMB se řídí těmito pravidly: I. Garant svolává úvodní pracovní schůzku k přípravě odborné akce, na které je písemnou formou dohodnut harmonogram přípravy a realizace výstavy a formou zápisu z jednání rozděleny další organizační záležitosti. Plnění harmonogramu kontroluje garant. II. Garant svolává další následné potřebné schůzky zainteresovaných spolupracovníků a o těchto jednáních pořizuje písemné záznamy. III. Garant shromažďuje veškeré dokumentační materiály k výstavě, které při zahájení výstavy předá jako složku vedoucímu Prezentace a práce s veřejností ( dále PPV), kde jsou tyto dokumenty řádně vedeny. IV. Garant má k dispozici od autora technický scénář výstavy minimálně 6 měsíců před zahájením výstavy (případně dříve dle harmonogramu akce), seznam všech exponátů pro výstavu určených a souhlasně vyřízenou korespondenci se zapůjčovateli sbírkových předmětů TMB a z jiných institucí včetně podmínek transportu, pojištění a instalace předmětů. V. Při výstavách převzatých od jiných institucí v rámci ČR nebo mezinárodní spolupráce, ale i v případě spolupráce na výstavě se garant podílí na přípravě smlouvy s partnerem. VI. Podílí se na získávání mimomuzejních finančních prostředků pro výstavu. Při přípravě smluv o poskytnutí finančních prostředků spolupracuje se smluvním právníkem. VII. Garant před instalací výstavy převezme od autora výstavy pro převzetí a předání výstavy seznam vystavených exponátů s vyznačením jejich lokací. Seznam exponátů je součástí předávacího protokolu. VIII. Po ukončení výstavy spolupracuje garant s kompetentními odděleními na protokolu o likvidaci výstavy. IX. Garant dohlíží na včasnou a kompletní přípravu všech podkladů pro tisk. Texty, včetně překladů, předkládá na oddělení Prezentace a práce s veřejností. X. Garant dohlíží na včasné předání textu a fotodokumentace pro katalog výstavy. V případě, že katalog doprovází rozsáhlou výstavu s nutností dvou odborných posudků, je potřeba k textu katalogu doložit též dva odborné nezávislé posudky. XI. Garant připraví ve spolupráci s autorem všechny odborné podklady pro tiskovou konferenci a vernisáž výstavy, které předá na oddělení PPV. XII. Garant zajistí pro výstavu transport exponátů z TMB a jiných institucí v dostatečném předstihu. Odpovídá za převzetí i vrácení vypůjčených exponátů a o jejich stavu vede přesnou dokumentaci. V přímé souvislosti s touto odpovědností může delegovat pravomoci na zaměstnance příslušných oddělení TMB. Musí však dodržovat všechna ustanovení vnitřní legislativy TMB. XIII. Garant je přítomen po dobu instalace i deinstalace výstavy. Odpovídá za správnost manipulace s exponáty dle instrukcí odborných pracovníků - kurátorů sbírek či zapůjčující instituce. XIV. Ve spolupráci s oddělením Konzervace a restaurování dohlíží na pravidelný monitoring a dohlíží na nápravu špatných podmínek. Zvláštní nároky na klimatické a další podmínky musí předat autor scénáře garantovi v okamžiku předání scénáře. Garant tyto nároky zajistí včas ve spolupráci s příslušnými odpovědnými pracovníky. XV. Jakékoliv změny v instalaci výstavy oznamuje garant písemně vedoucímu oddělení PPV. XVI. Dojde-li v době konání výstavy k jakékoliv mimořádné situaci či krádeži, je garant neprodleně informován a činí neprodleně další kroky ve spolupráci s vedením TMB a oddělením Provozně ekonomickým. Protokolární záznam těchto událostí obdrží každý ze zúčastněných pracovníků a majitelů či správců sbírek. XVII. Garant zajistí, aby autor výstavy přednesl výklad k výstavě pracovníkům – lektorům před zahájením výstavy. Mgr. Petr Nekuža vedoucí oddělení Dokumentace vědy a techniky Technického muzea v Brně