3 odst. 3, § 21 odst. 3 písm. f), § 35, § 37 odst. 2­4 a 6­7, § 38 odst. 1 písm. c), § 39 odst. 1, § 40 odst. 2, § 41, § 58 odst. 1 písm. a), § 78, příloha č. 2 odst. 1 písm. g), i), j), k), o), p) a odst. 2 písm. q) a příloha č. 3 odst. 2 písm. a). Tato úprava byla vyvolána ustanovením § 3 odst. 5 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů: ,,Zpracování osobních údajů pro účely statistické a ar- chivnictví stanoví zvláštní zákony." Zpra- cování osobních údajů pro účely archiv- nictví zůstalo v zákoně o archivnictví zachováno, i když původní důvod odpadl přijetím zákona č. 439/2004 Sb., kterým se mění zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých záko- nů, podle něhož bylo původní ustanovení § 3 odst. 5 zrušeno a nahrazeno jinými ustanoveními. § 2 Vymezení pojmů Pro účely tohoto zákona se rozumí: a) archivnictvím obor lidské činnosti za- měřený na péči o archiválie jako součás- ti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní, b) archivem zařízení podle tohoto zákona, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně, c) původcem každý, z jehož činnosti doku- ment vznikl, d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záz- nam, ať již v podobě analogové či digi- tální, který vznikl z činnosti původce, Parlament se usnesl na tomto zákoně Čes- ké republiky: Část první Archivnictví a spisová služba HLAVA I ÚVODNÍ USTANOVENÍ § 1 Předmět úpravy Tento zákon upravuje: a) výběr, evidenci a kategorizaci archiválií, b) ochranu archiválií, c) práva a povinnosti vlastníků archiválií, d) práva a povinnosti držitelů a správců ar- chiválií (dále jen ,,držitel archiválie"), e) využívání archiválií, f) zpracování osobních údajů pro účely ar- chivnictví, g) soustavu archivů, h) práva a povinnosti zřizovatelů archivů, i) spisovou službu, j) působnost Ministerstva vnitra (dále jen ,,ministerstvo") a dalších správních úřa- dů na úseku archivnictví a výkonu spi- sové služby, k) správní delikty. Komentář k § 1 S předmětem úpravy korespondují názvy některých hlav nebo dílů zákona nebo pa- ragrafů. Výjimkou je zpracování osobních údajů pro účely archivnictví, které je upra- veno na několika místech zákona: § 2 písm. j), § 13 odst. 3, § 18 odst. 2 písm. c), § 18 ZÁKON ze dne 30. června 2004 o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 4 e) archiválií takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, půvo- du, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, práv- ním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archi- váliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archiv- ním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hod- notě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědec- kým nebo informačním významem vy- brány a vzaty do evidence, f) výběrem archiválií posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrá- ní za archiválie a zařazení do evidence archiválií, g) archivním fondem soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vy- tvořených činností určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky stá- tu nebo územního samosprávného celku, h) archivní sbírkou soubor archiválií na- vzájem propojených jedním nebo něko- lika společnými znaky, i) archivním zpracováním třídění, pořádá- ní a inventarizace archiválií, j) zpracováním osobních údajů jakákoliv operace nebo soustava operací, kterou ar- chivy a správní úřady na úseku archivnic- tví a výkonu spisové služby systematicky provádějí s osobními údaji v rámci výbě- ru a evidence archiválií, kategorizace ar- chiválií, ochrany archiválií a dispozice s nimi, využívání archiválií a kontroly ve věcech archivnictví a spisové služby, k) výkonem spisové služby zajištění od- borné správy dokumentů došlých a vze- šlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, za- hrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhoto- vování, podepisování, odesílání, ukládá- ní a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností, l) zaměstnancem osoba ve služebním po- měru, pracovněprávním nebo jiném ob- dobném vztahu. Komentář k § 2: V tomto paragrafu jsou definovány některé pojmy používané v textu zákona, které do- sud nebyly v našem právním řádu defino- vány nebo jsou pro účely tohoto zákona definovány jiným nebo specifickým způso- bem. Jiné pojmy jsou definovány na pří- slušných místech v zákoně, např. archivní kulturní památka v § 21, badatelský řád v § 36, spisový a skartační řád a spisový a skartační plán v § 66, spisovna v § 68, správní archiv v § 69 atd. Definice pojmů jsou přizpůsobeny ,,pro účely tohoto zákona", jak říká návětí pa- ragrafu, což znamená, že nejsou mecha- nicky převzaty z terminologických slovníků a nečiní si ani ambice nahradit definice v terminologických slovnících. Na rozdíly v pojetí právní a oborové terminologie bude poukázáno dále, např. v komentáři k pojmům archiv nebo archivní fond. Ad a): Definice, která měla být původně pream- bulí zákona, upozorňuje na souvislost ar- chivnictví s národním kulturním dědictvím, do něhož se dále počítají předměty, o něž pečují muzejnictví, knihovnictví a památ- ková péče. Dále se upozorňuje na multi- funkčnost archivnictví a dává se tím naje- vo, že archivnictví nelze redukovat na jed- nu funkci, i když v některých obdobích nebo u některých typů archivů je jedna z funkcí dominantní a ostatní ustupují do pozadí. Ad b): Z významů pojmu archiv se pro účely zá- kona akceptuje pouze výklad pojmu jakož- to specifického zařízení a pomíjejí se vý- znamy pojmu archiv jakožto budovy nebo archivního fondu. Také účel archivu se re- dukuje pouze na ukládání archiválií a péči 5 záznamu do evidence archiválií, není z po- hledu zákona takový záznam archiválií a nakládá se s ním jako s dokumentem. Toto pojetí je důležité i z hlediska § 5 odst. 1, neboť bez vzetí archiválie do evidence by za archiválie muselo být považováno ti- síce dokumentů v soukromém vlastnictví, aniž by si toho byli vlastníci vědomi a aniž by správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby mohly efektivně dohlížet na péči o tyto archiválie. Archivá- liemi jsou vždy pečetidla a razítka a mohou jimi být i jiné hmotné předměty související s archivním fondem či archivní sbírkou, např. mince, medaile, vyznamenání, her- báře apod. Ad f): Pod pojem výběr archiválií jsou zahrnuty jak hodnocení dokumentů a jejich vybrání za archiválie, tak jejich vzetí do evidence, i když přísně vzato je evidence samostatná činnost navazující na výběr archiválií. Tímto pojetím se posiluje povědomí o ne- dílnosti dvou konstitutivních znaků archi- válie. V definici se hovoří o rozhodnutí o vy- brání dokumentů za archiválie. To v de- finici zůstalo z původního pojetí, kdy výběr archiválií měl probíhat ve správním řízení a výsledek měl být vydán formou správní- ho rozhodnutí. V připomínkovém řízení se toto pojetí změnilo, výběr archiválií je pro- cesem sui generis, zakončeným vyhotove- ním protokolu. Teprve podáním námitek proti protokolu začíná správní řízení. V de- finici výběru archiválií však pojem rozhod- nutí zůstal a je třeba ho chápat jako ekvi- valent pojmu protokol podle § 10 a § 12 odst. 1. Ad g): Ve srovnání s obvyklými definicemi archiv- ního fondu se v zákoně neobjevuje poukaz na organický vznik fondu nebo organickou činnost původce, protože z právního hle- diska jsou tyto výrazy vágní a nejsou defi- novány jinde v právním řádu. Zvlášť se uvádějí jako původci organizační složky o ně, neboť tento účel je naplněn ve všech případech použití pojmu archiv v zákoně. Neuvádí se naopak základní činnost větši- ny archivů ­ hodnocení dokumentů a výběr archiválií, protože archivy územních sa- mosprávných celků (§ 55) a soukromé archivy (§ 57) tyto činnosti podle zákona nevykonávají. Ad c): Pojem původce je důležitý s ohledem na všeobecně uznávané postavení provenien- čního principu jako základního doktrinál- ního principu archivnictví. Ad d): Místo staršího pojmu písemnost byl zave- den nový pojem dokument. Výraz elektro- nický záznam, který se do zákona dostal během připomínkového řízení, je jednak nadbytečný, neboť nové typy dokumentů vznikající díky informačním a komunikač- ním technologiím byly dostatečně charak- terizovány výrazem záznamy v podobě digitální, jednak je nesystémový, neboť ad- jektivum elektronický nevyjadřuje obdob- nou druhovou skutečnost jako adjektiva písemný, obrazový a zvukový a písemné, obrazové a zvukové záznamy mohou vznik- nout jak pomocí elektrotechnických zaříze- ní, tak jinými způsoby. Ad e): Definice archiválie obsahuje jednak krité- ria výběru archiválií (srv. § 4), jednak kon- statování o trvalé hodnotě a důvodech trvalé hodnoty vybraných záznamů. Tím je i vyjádřeno, že výběr archiválií je založen na hodnocení (zjišťování hodnoty) zázna- mů. Dále definice konstatuje, že výběr ar- chiválií je činnost ve veřejném zájmu. To je důležité z toho důvodu, že zákon se vztahu- je i na soukromoprávní původce a omezu- je vlastnická práva vlastníků archiválií, což je možné jen ve veřejném zájmu. Definice stanovuje dva konstitutivní znaky archiválie: výběr záznamu za archiválii a vzetí vybraného záznamu do evidence archiválií. Neproběhne-li vzetí vybraného 6 státu a organizační složky územního samo- správného celku, neboť samy o sobě ne- jsou právnickými osobami, kterými jsou Česká republika nebo příslušný územní sa- mosprávný celek, ale v právních vztazích vystupují za tyto právnické osoby. Ad h): Definice archivní sbírky se nezmiňuje o původci, nýbrž o vztazích mezi archiváli- emi, čímž vyjadřuje, že archivní sbírky ne- vznikají podle provenienčního principu, ale podle pertinenčního principu. Ad i): Zpracování archiválií je definováno kvůli potřebě jednoznačného rozhodování o odepření nahlížení do archiválií podle § 38 odst. 1 písm. b), odst. 3 a 4. Ad j): Definice zpracování osobních údajů obsa- žená v § 4 písm. e) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně ně- kterých zákonů, ve znění pozdějších před- pisů, se zde aplikuje na podmínky archiv- nictví a vypočítávají se archivní činnosti, při nichž dochází nebo může docházet ke zpracování osobních údajů. Na tyto přípa- dy se potom vztahují ustanovení o zpraco- vání osobních údajů pro účely archivnictví v archivním zákoně, a pokud je archivní zákon neupravuje, pak se postupuje podle zákona o ochraně osobních údajů (srv. § 78 odst. 2). Ad k): Spisová služba je definována výčtem ope- rací, které se provádějí s dokumenty v jed- notlivých fázích jejich existence. Ad l): Definice zaměstnance vysvětluje, v jakém smyslu je tento pojem v zákoně použit (na- př. v § 14, v § 44 písm. e), § 49 odst. 1 písm. g), § 50 písm. d), § 61 odst. 7). HLAVA II ARCHIVNICTVÍ Díl 1 Výběr archiválií a jejich evidence § 3 Výběr archiválií (1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají: a) organizační složky státu, b) státní příspěvkové organizace, c) státní podniky, d) územní samosprávné celky, e) organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samo- správnými celky, pokud vykonávají ve- řejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců, f) školy a vysoké školy,1) g) právnické osoby zřízené zákonem, h) zdravotnická zařízení (dále jen ,,veřej- noprávní původci"). (2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmí- nek stanovených tímto zákonem rovněž: a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejst- říku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu, b)politické strany, politická hnutí, občan- ská sdružení, odborové organizace, or- ganizace zaměstnavatelů, církve a nábo- ženské společnosti, c) profesní komory; členové profesních komor jen v případech, pokud doku- menty vzniklé z jejich činnosti jsou ve- řejnými listinami, d) nadace a nadační fondy, obecně pro- spěšné společnosti, 1) Zákon č. 29/1984 Sb., o soustavě základních škol, středních škol a vyšších odborných škol (školský zá- kon), ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých ško- lách), ve znění pozdějších předpisů. 7 U členů profesních komor se navíc počítá s tím, že některé jimi vytvořené dokumenty jsou veřejnými listinami (např. podle § 13 zákona č. 360/1992 Sb., o výkonu povolání autorizovaných architektů a o výkonu po- volání autorizovaných inženýrů a techniků činných ve výstavbě, ve znění pozdějších předpisů). U likvidátorů a správců kon- kursní podstaty se počítá s tím, že naklá- dají s dokumenty původců, kteří měli po- vinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, a že tato povinnost na ně přešla až do provedení výběru archiválií. (3) Působnost archivů, pokud jde o výběr archiválií, je stanovena v §§ 46, 49, 52, 53 a 79. § 4 Kritériem výběru archiválií je trvalá hod- nota dokumentu vzhledem k a) době vzniku, b) obsahu, c) původu, d) vnějším znakům. Komentář k § 4 Výběr archiválií z dokumentů se provádí podle čtyř kritérií, přičemž platí, že pro vý- běr archiválie nemusí být splněna všechna čtyři kritéria, ale postačí i splnění jediné- ho kritéria. § 5 (1) Podle doby vzniku budou příslušným archivem za archiválie vždy vybrány a) dokumenty vzniklé do roku 1850, b) dokumenty z oborů průmyslové a ze- mědělské výroby, úvěrové soustavy a pojišťovnictví, finančního a důlního podnikání včetně patentů na významné vynálezy vzniklé do roku 1900, c) fotografické, filmové a zvukové zázna- my vzniklé do roku 1920. e) likvidátoři v případě dokumentů původ- ce, který je v likvidaci, a správci kon- kursní podstaty v případě dokumentů původce, na kterého byl prohlášen kon- kurs (dále jen ,,soukromoprávní původ- ci"). (3) Výběr archiválií provádí archiv podle své působnosti (dále jen ,,příslušný ar- chiv"). Komentář k § 3 (1) Aby mohl být proveden výběr archivá- lií, musí být dokumenty uchovány tak dlou- ho, než k výběru archiválií dojde. Původci musí výběr archiválií umožnit, neboť pod- le § 2 písm. e) to je ve veřejném zájmu. Mezi veřejnoprávní původce jsou zařazeny všechny školy a vysoké školy bez ohledu na to, kdo je jejich zřizovatelem, tedy i sou- kromé školy a vysoké školy, neboť vysvěd- čení a diplomy, které školy a vysoké školy vystavují, jsou veřejnými listinami. S ohle- dem na ně a na dokumentaci s nimi souvi- sející je třeba zajistit jednotnou péči o do- kumenty a jednotně prováděný výběr ar- chiválií. Podobně jsou mezi veřejnoprávní původce zařazena všechna zdravotnická zařízení bez ohledu na jejich zřizovatele, neboť i u zdravotnické dokumentace je tře- ba zajistit jednotný způsob nakládání s ní. (2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií u soukromo- právních původců je omezena podmínkami stanovenými pro ně zákonem o archivnic- tví (např. § 8 odst. 4, § 11 odst. 1 písm. a) a odst. 2, § 77 odst. 2). Podnikatelé jsou vázáni touto povinností pouze v případě, že jsou zapsáni v obchodním rejstříku, a povinnost je omezena pouze na doku- menty uvedené v příloze č. 1 k zákonu. U soukromoprávních subjektů uvedených pod písmeny b)­d) se předpokládá, že z je- jich činnosti mohou vznikat dokumenty tr- valé hodnoty, které jako archiválie budou mít historický, kulturní a vědecký význam. 8 (2) Podle obsahu budou příslušným archi- vem za archiválie vždy vybrány dokumen- ty uvedené v příloze č. 2 k tomuto zákonu. (3) Podle původu se za archiválie přísluš- ným archivem vybírají dokumenty, které mají trvalou hodnotu vzhledem k význa- mu, funkci anebo postavení jejich původce. (4) Podle vnějších znaků se za archiválie příslušným archivem vybírají dokumenty, které mají trvalou hodnotu vzhledem k je- jich výtvarné hodnotě, jazyku, písmu, psa- cí látce, způsobu vyhotovení, případně i dalším obdobným vlastnostem. Komentář k § 5 1) Kritérium doby vzniku bylo převzato z předchozí právní úpravy, jak byla vyjá- dřena ve vyhlášce č. 117/1974 Sb. (2) Dokumenty uvedené v příloze č. 2 k zá- konu budou vždy vybrány za archiválie, pokud se nebude jednat o multiplikáty ne- bo o dokumenty neúplné, poškozené či ji- ným způsobem znehodnocené. Podle obsa- hu samozřejmě mohou být za archiválie vybrány i dokumenty, které nejsou uvedeny v příloze č. 2, ale při posouzení se zjistí, že mají trvalou hodnotu. (3) Podle tohoto kritéria se za archiválie vybírají např. autografy významných osob- ností, i když z obsahového hlediska by tr- valou hodnotu neměly, nebo dochované dokumenty původců, které byly systematic- ky ničeny, např. z doby nacistické okupace, nebo dokumenty původců z období spole- čenských převratů, kdy se dokumentaci událostí a rozhodnutí nevěnovala potřebná pozornost, např. z činnosti Národního vý- boru československého v roce 1918 apod. (4) I když některé dokumenty nemají trva- lou hodnotu podle výše uvedených třech kritérií, mohou být za archiválie vybrány s ohledem na některý vnější znak, např. umělecky ztvárněné diplomy, umělecké knižní vazby, texty v mrtvých jazycích, tex- ty napsané tajným, kaligrafickým nebo uměleckým písmem, texty na pergamenu nebo na textiliích apod. § 6 Výběr archiválií z dokumentů původců provádí příslušný archiv ve skartačním ří- zení nebo mimo skartační řízení. Komentář k § 6 Toto ustanovení uvádí dva možné typy pro- cesů, při nichž se provádí výběr archiválií. Tyto procesy jsou specifikovány v následu- jících paragrafech. § 7 Výběr archiválií ve skartačním řízení (1) Výběr archiválií ve skartačním řízení příslušný archiv provádí ze souboru doku- mentů u původce, který má povinnost vy- konávat spisovou službu, nebo z dokumen- tů jeho právního předchůdce, který tuto povinnost měl. (2) Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. (3) Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá původce, jeho právní nástupce, likvidátor, správce konkursní podstaty nebo ten, na něhož přešla působnost zanik- lého určeného původce dokumentu (§ 63). Tyto osoby jsou povinny umožnit přísluš- nému archivu dohled na provádění skar- tačního řízení a výběr archiválií ve skar- tačním řízení. Komentář k § 7 Povinnost provádět skartační řízení se vá- že na povinnost vykonávat spisovou služ- 9 ce ještě dokumenty potřebuje pro svoji další činnost, může požádat příslušný ar- chiv o odložení skartačního řízení. Doba odložení skartačního řízení by měla být dohodnuta podle předpokládané doby potřeby dokumentů pro vlastní činnost původce. Náležitosti skartačního návrhu jsou stano- veny dále v § 9. V odst. 2 se ukládají po- vinnosti pouze původci, ale ze souvislostí je zřejmé, že se tyto povinnosti vztahují na všechny osoby uvedené v § 7 odst. 3. Ustanovení odst. 3 neznamená, že by se do skartačního řízení zařazovaly i dokumenty, u nichž neuplynula skartační lhůta. Nastanou-li mimořádné okolnosti, které znemožní provedení skartačního řízení (např. živelní pohroma), provede se výběr archiválií mimo skartační řízení, který je popsán v § 11­12. Soukromoprávní původci nejsou povinni vykonávat spisovou službu, a proto ne- jsou ani povinni provádět skartační říze- ní. Je-li to pro ně výhodné, mohou i přes- to skartační řízení provádět (děje se tak např. v podnicích, politických stranách, církvích a náboženských společnostech aj.). Tím se ale nemění příslušnost archi- vu, který je oprávněn u těchto původců provádět výběr archiválií mimo skartační řízení. § 9 (1) Skartační návrh zpracovaný původcem obsahuje a) označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, b) seznam dokumentů navržených ke skar- tačnímu řízení a dobu jejich vzniku, c) návrh termínu provedení skartačního ří- zení. (2) Prováděcí právní předpis stanoví po- drobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů. bu, která je stanovena v § 63. V odst. 2 se charakterizuje dvojí účel skartačního říze- ní ­ vyřadit nepotřebné dokumenty a vy- brat archiválie. Jelikož skartační řízení se provádí až po uplynutí skartačních lhůt a mezitím mohl původce dokumentů zanik- nout, stanovuje se odpovědnost za skartač- ní řízení kromě původce i dalších osob, které dokumenty zaniklého původce pře- vzaly do své péče. § 8 (1) Skartační řízení se provede v kalen- dářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační ří- zení může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud pů- vodce dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost. (2) Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle původce příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. K prove- dení skartačního řízení sestaví původce skartační komisi. (3) Skartační řízení se provede vždy při zániku původce. Není-li toto možné, pro- vede se výběr archiválií mimo skartační řízení. (4) Vyřazovat dokumenty a provádět výběr archiválií ve skartačním řízení mohou i pů- vodci, kteří nejsou povinni vykonávat spi- sovou službu, považují-li to za účelné. Na skartační řízení dohlíží a výběr archiválií provádí archiv, který by jinak byl příslušný provádět u původce výběr archiválií mimo skartační řízení. Komentář k § 8 Skartační řízení se provádí zásadně až po uplynutí skartační lhůty. Pokud se po uplynutí skartační lhůty ukáže, že původ- 10 Komentář k § 9 Pod pojmem původce uvedeným v návětí se rozumí osoby uvedené v § 7 odst. 3. Pod pojmem původce uvedeným v písm. a) se rozumí skutečný původce dokumentů a ne osoba provádějící skartační řízení. Zmoc- nění obsažené v odst. 2 bylo naplněno v § 9 vyhlášky č. 645/2004 Sb., o podrob- nostech výkonu spisové služby. § 10 (1) Na základě skartačního řízení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném skartačním řízení (dále jen ,,protokol"). (2) Protokol obsahuje: a) soupis dokumentů nebo souborů doku- mentů, které byly vybrány za archiválie, b) zařazení archiválie do příslušné katego- rie, c) určení, kde bude archiválie uložena, a d) soupis dokumentů, které lze skartovat. (3) V případě, že původce nebo vlastník dokumentu nesouhlasí s obsahem protoko- lu, může proti němu podat námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Podáním námit- ky je zahájeno správní řízení. Komentář k § 10 Zatímco skartační návrh zpracovává vždy osoba uvedená v § 7 odst. 3, protokol zpra- covává vždy příslušný archiv. Již při výbě- ru se archiválie zařazují do příslušné kate- gorie podle § 20, neboť smyslem kategori- zace je diferencovaná péče o archiválie a tato diferenciace musí být uplatněna ihned, jakmile se dokument stane archivá- lií. Archiválie nemusí být vždy uložena v archivu, který provádí výběr archiválií, proto součástí protokolu je určení, kde bu- de archiválie uložena. Soupis dokumentů, které lze skartovat, neznamená, že je lze okamžitě zničit. Pro zničení musí být spl- něna podmínka stanovená v § 15 odst. 2. O výběru archiválií rozhoduje příslušný archiv. Není-li jeho hodnocení dokumentů v souladu s názorem původce nebo vlastní- ka dokumentů, může původce nebo vlast- ník podat námitky proti protokolu. Lhůta pro podání námitek, použije-li se podpůr- ně správní řád, je 15 dnů. Správní úřad na úseku archivnictví a spisové služby (§ 43) vydá rozhodnutí o námitkách do 30 dnů od podání námitek. Původce nebo vlastník se může proti rozhodnutí do 15 dnů odvolat nebo podat rozklad. V zájmu urychlení procesu může původce nebo vlastník ihned po seznámení se s protokolem písemně prohlásit, že námitky neuplatňuje. § 11 Výběr archiválií mimo skartační řízení (1) Výběr archiválií mimo skartační řízení provádí příslušný archiv z dokumentů: a) původce nebo vlastníka, který nemá po- vinnost vykonávat spisovou službu, b) původce uvedeného v § 7 odst. 1, které neprošly skartačním řízením, c) nabídnutých České republice nebo jiné- mu zřizovateli veřejného archivu darem nebo ke koupi, d) nalezených. (2) Výběr archiválií mimo skartační řízení podle odstavce 1 písm. a) a c) se provádí na žádost původce nebo vlastníka doku- mentu. (3) Výběr archiválií mimo skartační řízení podle odst. 1 písm. b) a d) a v případech, kdy dojde k zániku původce bez právního nástupce, se provádí z moci úřední. (4) Výběr archiválií mimo skartační řízení podle odstavce 1 písm. b) provádí archiv, který by byl příslušný k výběru archiválií ve skartačním řízení. 11 ný k výběru archiválií ve skartačním říze- ní, a ne archiv, u něhož např. neproskarto- vaná registratura skončila (např. registra- tury krajských národních výborů, které převzaly magistráty krajských měst). § 12 (1) Po ukončení výběru archiválií mimo skartační řízení vyhotoví příslušný archiv protokol podle § 10. (2) V případě výběru archiválií mimo skar- tační řízení provedeného z moci úřední příslušný archiv určí, ve kterém archivu bude archiválie uložena. (3) Po ukončení výběru archiválií mimo skartační řízení provedeného na žádost vlastníka dokumentu příslušný archiv určí, ve kterém archivu bude archiválie uložena, jen v případě, že vlastník archiválie s jejím uložením v archivu souhlasí. (4) V případě, že původce nebo vlastník dokumentu nesouhlasí s obsahem protoko- lu, může proti němu podat námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Podáním námit- ky je zahájeno správní řízení. Komentář k § 12 Také při výběru archiválií mimo skartační řízení se vyhotovuje protokol. Tento pojem je v zákoně legislativní zkratkou, ale v této souvislosti ho musíme chápat jako samo- statný pojem, protože legislativní zkratka výrazu ,,protokol o provedeném skartač- ním řízení" by zde byla nesmyslná. Při výběru archiválií provedeném z moci úřední se musí určit archiv, v němž budou archiválie uloženy, protože z hlediska pro- venience nebo z důvodu kompletace ar- chivních souborů mohou být uloženy do jiného archivu, než který provedl výběr archiválií. Komentář k § 11 Výběr archiválií mimo skartační řízení je obvyklou formou výběru u původců, kteří nejsou povinni vykonávat spisovou službu, pokud nevyužijí možnosti dané v § 8 odst. 4. Výběr archiválií mimo skartační řízení se také provádí v případech, že povinné skartační řízení z nějakého důvodu nepro- běhlo; jednu variantu uvádí § 8 odst. 3 a často tato situace nastává při správních reformách a reorganizacích, při nichž se opomene řešit otázka spisové rozluky a osudy registratury předchůdců. U doku- mentů nabídnutých darem nebo ke koupi je nejprve třeba rozhodnout, zda mají trvalou hodnotu, a v tomto případě je vybrat za ar- chiválie, vzít do evidence a přijmout je da- rem nebo je zakoupit. K výběru archiválií u nalezených dokumentů dochází nejen v případě náhodných nálezů opuštěných nebo ztracených dokumentů, ale např. při nálezu dokumentů při demolicích nebo re- konstrukcích budov, při nálezu dokumentů v pamětních schránkách, při nálezu doku- mentů v bytech osob zemřelých bez zákon- ných dědiců, při zabavení dokumentů při celních prohlídkách apod. V případech popsaných sub a) a c) se vý- běr archiválií zahajuje na žádost původce nebo vlastníka dokumentu. V případě sub c) je to samozřejmé, v případě sub a) je třeba, aby příslušný archiv vedl evidenci soukromoprávních původců v oblasti své působnosti a v určitých periodách se s ni- mi dohodl, že požádají o výběr archiválií a připraví k němu své dokumenty. V pří- padech uvedených sub b) a d) se výběr ar- chiválií provádí z moci úřední. Je vhodné, aby archivy projednaly zvláště s finanční- mi úřady a celními úřady společný postup při výběru archiválií z nalezených doku- mentů. Výběr archiválií v případech popsaných sub b) provádí archiv, který by byl přísluš- 12 Při výběru archiválií provedeném na žádost vlastníka nemusí následovat uložení archi- válií do archivu, neboť vlastník si může ar- chiválie ponechat a mít je uloženy mimo ar- chiv (zvláště v případech původců, kteří ne- mají povinnost vykonávat spisovou službu). Také při výběru archiválií mimo skartační řízení může původce nebo vlastník uplatnit námitky proti protokolu a postup je pak obdobný, jak byl popsán v § 10 odst. 3. § 13 Společná ustanovení k výběru archiválií (1) U dokumentů obsahujících utajované skutečnosti2) lze výběr archiválií provést až po zrušení stupně utajení. Výběr archiválií, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení nebo nelze stupeň utajení zrušit, provádějí pří- slušné bezpečnostní archivy. (2) U dokumentů obsahujících obchodní,3) bankovní4) nebo obdobné tajemství lze předložit dokumenty k výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení jen s předchozím souhlasem osoby, které ochrana tajemství svědčí. Ochrana obchodního, bankovního nebo obdobného tajemství není vybráním dokumentů za ar- chiválie dotčena. (3) K výběru archiválií z dokumentů obsa- hujících osobní údaje a k jejich trvalému uchovávání se nevyžaduje souhlas fyzické osoby podle zvláštního právního předpisu.5) (4) Při výběru archiválií ve skartačním ří- zení a při výběru archiválií mimo skartač- ní řízení jsou osoby provádějící výběr ar- chiválií oprávněny vstupovat s vědomím původce nebo vlastníka dokumentu do ob- jektů, na pozemky a do jiných prostor, po- kud nelze výběr archiválií provést jiným způsobem. Jestliže vlastník dokumentu není vlastníkem objektu nebo pozemku anebo jiných prostor, kde se dokument na- chází, lze do nich vstupovat jen se souhla- sem jejich vlastníka. Komentář k § 13 Výběr archiválií z dokumentů obsahujících utajované skutečnosti se zásadně provádí až po zrušení stupně utajení. Toto ustano- vení vychází ze skutečnosti, že archiváři provádějící výběr archiválií zpravidla ne- mají pověření pro styk s utajovanými sku- tečnostmi a archivy nesplňují podmínky pro uložení archiválií obsahujících utajo- vané skutečnosti. Měnit tento stav by bylo finančně nákladné a zvyšovalo by se riziko úniku utajovaných skutečností. Výjimka platí jen pro Ministerstvo vnitra, Minister- stvo obrany, Ministerstvo zahraničních vě- cí, Národní bezpečnostní úřad, Úřad pro zahraniční styky a informace a Bezpeč- nostní informační službu, které si zřizují bezpečnostní archivy (§ 53) a mají vytvo- řeny personální i prostorové podmínky pro výběr archiválií z dokumentů obsahujících utajované skutečnosti a pro uložení archi- válií obsahujících takové skutečnosti. Tyto archivy však provádějí výběr archiválií z dokumentů obsahujících utajované sku- tečnosti jen u dokumentů vlastní proveni- ence nebo z provenience svých předchůdců a nikoliv pro jiné původce. U dokumentů obsahujících jiné tajemství, např. obchodní, bankovní, zdravotní apod., 2) Zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 3) § 17 obchodního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů. 4) § 38 zákona č. 21/1992 Sb., o bankách, ve znění pozdějších předpisů. 5) § 5 odst. 2 a § 9 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve zně- ní pozdějších předpisů. 13 archivnictví a výkonu spisové služby, za- městnanci archivů a jejich zřizovatelé jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozvěděli při výko- nu činností podle tohoto zákona. Této po- vinnosti mohou být zproštěni příslušným správním úřadem na úseku archivnictví a výkonu spisové služby; zproštění musí být písemné s uvedením rozsahu a účelu. Povinnost mlčenlivosti stanovená zvláštní- mi právními předpisy6) tím není dotčena. (2) Je-li zřizovatelem archivu právnická osoba, vztahuje se povinnost zachovávat mlčenlivost podle odstavce 1 na fyzické osoby, které se vzhledem ke svému zamě- stnání, funkci nebo obdobnému postavení v této právnické osobě s chráněnými údaji seznámily. (3) Povinnost zachovávat mlčenlivost trvá i po skončení služebního poměru, pracov- něprávního nebo jiného obdobného vztahu. Komentář k § 14 Pro vytvoření ovzduší důvěry mezi původ- ci nebo vlastníky dokumentů a archivy pro- vádějícími výběr archiválií je zaměstnan- cům archivů stanovena povinnost zacho- vávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozvěděli při výkonu činností po- dle zákona o archivnictví. Toto extenzívní pojetí je v odst. 2 zúženo na chráněné úda- je, které již nejsou přesněji specifikovány. Podle smyslu lze dovodit, že se jedná o údaje, které jsou chráněny zákonem ne- bo které původce nebo vlastník dokumentu a archiv považuje za diskrétní. Zproštění povinnosti zachovávat mlčenlivost je v pů- je možno provádět výběr archiválií jen s předchozím souhlasem osoby, které ochra- na tajemství svědčí. Tento souhlas je povi- nen zajistit původce dokumentů. Jsou-li z takových dokumentů vybrány archiválie a jsou-li převzaty do archivu, pak ochrana těchto tajemství trvá za podmínek stanove- ných příslušnými zákony. Zaměstnanci ar- chivů, kteří s těmito archiváliemi přijdou do styku, jsou povinni o těchto tajemstvích zachovávat mlčenlivost (§ 14) a ochranu těchto tajemství je třeba respektovat při na- hlížení do archiválií, tzn. nahlížení lze umožnit jen po předchozím souhlasu osoby (fyzické i právnické), které ochrana tajem- ství svědčí. Úprava výběru archiválií z do- kumentů obsahujících osobní údaje kores- ponduje s ustanoveními z. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně někte- rých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, kde v § 5 odst. 2 písm. g) se konstatuje, že osobní údaje lze zpracovávat bez souhlasu subjektu údajů, jedná-li se o zpracování vý- lučně pro účely archivnictví podle zvláštní- ho zákona, a obdobně v § 9 písm. ch), že citlivé údaje je možné zpracovávat, jen jestliže jsou zpracovány výlučně pro účely archivnictví podle zvláštního zákona. Povinnost umožnit archivu dohled na pro- vádění skartačního řízení a výběr archivá- lií ve skartačním řízení (§ 7 odst. 3) je ještě podrobněji specifikována v odst. 4 a rozší- řena i na výběr archiválií mimo skartační řízení. Ochrana zájmů původců a vlastní- ků dokumentů je zajištěna povinností za- chovávat mlčenlivost podle §14. § 14 (1) Zaměstnanci správních úřadů na úseku 6) Například zákon č. 218/2002 Sb., o službě státních zaměstnanců ve správních úřadech a o odměňová- ní těchto zaměstnanců a ostatních zaměstnanců ve správních úřadech (služební zákon), ve znění po- zdějších předpisů, zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně ně- kterých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 531/1990 Sb., o územních finančních orgánech, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě, ve znění pozdějších před- pisů, zákon č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů. 14 sobnosti Ministerstva vnitra (§ 44), stát- ních oblastních archivů (§ 49) a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a spisové služby (§ 50). § 15 (1) Dokumenty vybrané jako archiválie k trvalému uložení v archivu předá původ- ce nebo vlastník dokumentu na základě protokolu určenému archivu. O předání se sepíše úřední záznam. (2) Bez souhlasu příslušného archivu ne- smějí být dokumenty zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení. (3) Příslušný archiv může na základě žá- dosti původce vydat trvalý skartační sou- hlas na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační ří- zení. Komentář k § 15 Pokud proti protokolu nebyly vzneseny ná- mitky nebo pokud rozhodnutí o námitkách nabylo právní moci, předají se archiválie archivu, který je určen v protokolu. Pro- tokol není dokladem o předání archiválií, proto je třeba o předání sepsat úřední zá- znam. Dokumenty, které nebyly vybrány za archi- válie, nemohou být po skončení skartační- ho řízení ihned zničeny, nýbrž je třeba vy- čkat na uplynutí lhůty k podání námitek (pokud se původce nebo vlastník dokumen- tů možnosti uplatnit námitky písemně ne- vzdá), v případě uplatnění námitek na na- bytí právní moci rozhodnutí o námitkách a v případě Archivu hlavního města Prahy, Archivu města Brna, Archivu města Ostra- vy, Archivu města Plzně a Archivu města Ústí nad Labem je třeba vyčkat na sdělení výsledku kontroly protokolu (§ 79 odst. 2 písm. f)). K úspoře času při výběru archiválií slouží ustanovení, že příslušný archiv může vydat trvalý skartační souhlas na jím stanovený druh dokumentů. O vydání trvalého skar- tačního souhlasu musí požádat původce dokumentů a příslušný archiv vydá trvalý skartační souhlas v plném rozsahu žádosti nebo souhlas omezí na jím stanovený druh dokumentů. Trvalý skartační souhlas může být vydán pouze na ty druhy dokumentů, které jsou vždy a za všech okolností hodnoceny jako dokumenty bez trvalé hodnoty. Trvalý skartační souhlas by měl být předložen pů- vodci dokumentů k uplatnění námitek a při využití tohoto práva by se dále postupova- lo podle správního řádu. Ani v případě vy- dání trvalého skartačního souhlasu nesmí původce vyřazovat dokumenty před uply- nutím skartačních lhůt. Pro dokumenty, na něž se vztahuje trvalý skartační souhlas, se nezpracovává skar- tační návrh ani protokol, ale vzhledem k tomu, že podle § 2 odst. 5 písm. j) vyhláš- ky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výko- nu spisové služby, se do podacího deníku zaznamenává vyřazení dokumentu ve skar- tačním řízení, je třeba jako podklad k zá- znamu do podacího deníku sepsat úřední záznam, který bude obsahovat seznam vy- řazených a zničených dokumentů. § 16 Evidence archiválií (1) Po vyhotovení protokolu nebo po vy- dání rozhodnutí o vybrání dokumentu za archiválii zařadí příslušný archiv archiválii do příslušné evidence. (2) Archiválie, které jsou evidovány na území České republiky, tvoří Národní ar- chivní dědicství. Národní archivní dě- dicství je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Základní jednotkou 15 Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vede ministerstvo. Archivy, muzea, knihovny, galerie, památ- níky, pracoviště Akademie věd České re- publiky a vysoké školy vedoucí základní evidenci jsou povinny poskytovat minis- terstvu údaje z evidenčních listů Národní- ho archivního dědictví a z evidence archiv- ních pomůcek. Komentář k § 16 Podkladem pro vzetí archiválií do eviden- ce je protokol, a pokud proti němu byly uplatněny námitky, pak rozhodnutí o vypo- řádání těchto námitek, které nabylo právní moci. Místo dřívějšího pojmu Jednotný archivní fond se zavádí pojem Národní archivní dě- dictví, který lépe odpovídá mezinárodní archivní terminologii (srv. § 82 odst. 2). Archiválie jsou vedeny ve třech stupních evidence: základní, druhotné a ústřední. Ve všech stupních evidence jsou zastoupe- ny evidenční listy Národního archivního dědictví a evidence archivních pomůcek a jejich základními evidenčními jednotka- mi jsou archivní fondy nebo archivní sbír- ky. Základní evidence navíc zahrnuje i evi- denci přírůstků a úbytků a tu mohou být základními evidenčními jednotkami i jed- notlivé archiválie. Archiválie jsou zpravidla uloženy v archi- vech, ale z historických, vědeckých, didak- tických nebo osobních důvodů bývají též ve správě muzeí, galerií, knihoven, památ- níků, pracovišť Akademie věd České repu- bliky a vysokých škol. Z důvodu jednotné evidence celého Národního archivního dě- dictví se proto evidenční povinnost vztahu- evidence je archivní fond, archivní sbírka nebo jednotlivá archiválie. (3) Základní evidenci Národního archivní- ho dědictví, která zahrnuje evidenci pří- růstků a úbytků archiválií, evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou archivy, mu- zea,7) knihovny,8) galerie,7) památníky,9) pra- coviště Akademie věd České republiky10) a vysoké školy, v jejichž správě se archivá- lie nacházejí. (4) Základní evidenci části Národního ar- chivního dědictví uložené mimo archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pra- coviště Akademie věd České republiky a vysoké školy uvedené v odstavci 3 vedou Národní archiv (§ 46) nebo státní oblastní archivy (§ 49) podle své působnosti. (5) Druhotnou evidenci Národního archiv- ního dědictví uloženého v archivech, v muzeích, knihovnách, galeriích, památ- nících, pracovištích Akademie věd České republiky a vysokých školách, která zahr- nuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy podle své působnosti. Archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pra- coviště Akademie věd České republiky a vysoké školy jsou povinny archivu, kte- rý vede druhotnou evidenci, poskytovat údaje z evidenčních listů Národního ar- chivního dědictví a z evidence archivních pomůcek. (6) Ústřední evidenci Národního archivní- ho dědictví, která zahrnuje evidenční listy 7) Zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů. 8) § 2 písm. a) zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). 9) Například nařízení vlády č. 337/2002 Sb., o prohlášení a zrušení prohlášení některých kulturních pa- mátek za národní kulturní památky. 10) § 2 odst. 1 zákona č. 283/1992 Sb., o Akademii věd České republiky. 16 je i na tyto instituce. Pro oblast muzejnic- tví se na to přímo pamatuje v zákoně č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších záko- nů, i když vzhledem k době přijetí tohoto zákona se tu ještě používá starší termi- nologie. Instituce, které mají ze zákona evidenční povinnost, jsou povinny ze svých evidencí poskytovat údaje pro vedení dru- hotné a ústřední evidence. Evidence Ná- rodního archivního dědictví je zvláštní evi- dencí majetku, na niž se nevztahují usta- novení o evidenci majetku podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění po- zdějších předpisů (srv. § 77 odst. 3). § 17 (1) Každá evidence Národního archivního dědictví je uchovávána v písemné formě nebo na technických nosičích dat nebo způsobem kombinujícím uvedené formy a ve stejné formě je i předávána. Základní evidence Národního archivního dědictví musí být vždy uchovávána i v písemné formě. (2) Z evidencí Národního archivního dě- dictví se rozhodnutím ministerstva vyřazu- jí archiválie z důvodů: a) přehodnocení významu, b) zničení, c) vydání do zahraničí podle zvláštního právního předpisu. Komentář k § 17 Zákon připouští uchovávání evidence Národního archivního dědictví v písemné formě nebo na technických nosičích dat nebo kombinovaným způsobem, přičemž vedení základní evidence v písemné formě je povinné. Způsob předávání údajů mezi jednotlivými stupni evidence popisuje § 9 vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se prová- dějí některá ustanovení zákona o archiv- nictví a spisové službě a o změně někte- rých zákonů. Archiválie je někdy třeba z evidence vyřa- dit. K přehodnocení významu dochází na- př. v případech popsaných v § 11 odst. 1 písm. b), kdy do archivu byla převzata ne- proskartovaná registratura a jako celek byla vzata do evidence archiválií, ale teprve při zpracování tohoto souboru v archivu se nacházejí archiválie bez tr- valé hodnoty nebo multiplicitní archivá- lie, které se vyřazují mimo skartační říze- ní. Rozhodnutí ministerstva se vyžaduje pou- ze v těch případech, kdy se z evidence vy- řazuje celý archivní soubor. V ostatních případech se postupuje podle zásad pro evidenci vnitřních změn popsaných v § 5 vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se prová- dějí některá ustanovení zákona o archiv- nictví a spisové službě a o změně někte- rých zákonů. Archiválie se z evidence rovněž vyřazují, pokud byly prokazatelně zničeny, např. po- žárem, povodní apod. Zničení archiválie je třeba doložit Ministerstvu vnitra, které vydá rozhodnutí o vyřazení z evidence. Z evidence se však nevyřazují archiválie ztracené nebo ukradené, neboť se v těchto případech vždy podnikají kroky k jejich objevení a navrácení. Archiválie je možno vydat do zahraničí, jedná-li se o archiválie cizí provenience a vyplývá-li vydání do zahraničí z meziná- rodních smluv nebo je-li vydání archiválií aktem dobré vůle České republiky. Vydání archiválií do zahraničí musí stanovit vláda svým nařízením podle § 23 odst. 2. Na zá- kladě nařízení vlády vydá Ministerstvo vnitra rozhodnutí o vyřazení archiválií z evidence. § 18 (1) Ministerstvo vede evidenci všech ar- chiválií, archivních sbírek a archivních fondů nebo jejich ucelených částí prohlá- šených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky. Archivy, 17 Komentář k § 18 Nejvýznamnější archiválie mohou být pro- hlášeny za archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky (§ 21­22). Tyto památky vede Ministerstvo vnitra ve zvláštní evidenci, jejíž náležitosti jsou uve- deny v odstavci 1. Ministerstvo vnitra potřebuje vést jakýsi adresář subjektů a zařízení, které vedou základní evidenci Národního archivního dědictví, aby s nimi mohlo efektivně komunikovat. Aby se tento účel nedostal do kolize s ochranou osobních údajů, je zjišťování, zpracování a uchovávání po- třebných údajů stanoveno zákonem. To platí i pro případy, kdy v rámci evidence archiválií je třeba zjišťovat, zpracovávat a uchovávat údaje o osobách, které jsou původci, vlastníky nebo držiteli archivá- lií. § 19 Prováděcí právní předpis stanoví: a) způsob vedení základní, druhotné a ústřed- ní evidence, b) způsob předávání údajů ze základní evi- dence do druhotné evidence a ústřední evidence, c) způsob vedení evidence archiválií nebo archivních fondů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní pa- mátky, d) postup a způsob vyřazování archiválií z evidencí. Komentář k § 19 Zmocnění k vydání právního předpisu upravujícího podrobnosti evidence Národ- ního archivního dědictví bylo naplněno vy- dáním vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o ar- chivnictví a spisové službě a o změně ně- kterých zákonů. v nichž jsou tyto archiválie, archivní sbír- ky, archivní fondy nebo jejich ucelené čás- ti uloženy, je vedou ve zvláštní evidenci. Zvláštní evidence obsahuje: ­ popis základních charakteristických rysů archiválie, archivní sbírky, archivního fondu nebo jejich ucelené části, ­ údaje o tom, kdy byla archiválie, archiv- ní sbírka, archivní fond nebo jejich uce- lená část prohlášena za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní pa- mátku, ­ údaje o tom, kde je archiválie, archivní sbírka, archivní fond nebo jejich ucelená část uložena. (2) Ministerstvo eviduje archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd ČR a vysoké školy, které vedou základní evidenci Národního ar- chivního dědictví. Při vedení této evidence je ministerstvo oprávněno zjišťovat, zpra- covávat a uchovávat tyto údaje: a) název a sídlo archivu, muzea, knihovny, galerie, památníku, pracoviště Akade- mie věd České republiky a vysoké ško- ly, b) název, sídlo a identifikační číslo práv- nické osoby, která je zřizovatelem sub- jektu nebo zařízení uvedeného v písme- nu a) nebo vůči němu plní funkci zřizo- vatele, c) jméno, příjmení, datum narození a mís- to trvalého pobytu fyzické osoby, je-li zřizovatelem subjektu nebo zařízení uvedeného v písmenu a). (3) Při vedení evidence podle tohoto záko- na jsou ministerstvo, Národní archiv a stát- ní oblastní archivy oprávněny zjišťovat, zpracovávat a uchovávat údaje o původ- cích, vlastnících a držitelích archiválií v rozsahu a) jména, příjmení, místa trvalého pobytu a data narození, jde-li o fyzickou osobu, b) nebo názvu, identifikačního čísla a síd- la, jde-li o právnickou osobu. 18 Díl 2 Kategorizace archiválií § 20 (1) Při výběru se archiválie zařazují do I. nebo II. kategorie. (2) Archiválie, které se zařazují do I. kate- gorie, jsou uvedeny v příloze č. 3 k tomu- to zákonu. Ostatní archiválie jsou archivá- liemi II. kategorie. (3) Archiválie může být prohlášena za ar- chivní kulturní památku nebo národní kul- turní památku. (4) Zřizovatel archivu, v němž jsou ulože- ny archiválie I. kategorie, zajišťuje zhoto- vení: a) kopií archiválií, které svými vlastnostmi a způsobem zpracování zaručují nejvyš- ší trvanlivost pro dlouhodobé uložení (dále jen ,,bezpečnostní kopie"), b) kopií archiválií určených k uživatelské práci. (5) Způsob označování archiválií jednotli- vými kategoriemi, ukládání jejich kopií a péče o kopie stanoví prováděcí právní předpis. Komentář k § 20 Vzhledem k rozsahu Národního archivního dědictví nelze všem archiváliím věnovat stejně náročnou péči. Proto se pomocí ka- tegorizace stanovují předpoklady pro dife- rencovanou péči, přičemž nejnáročnější péče je poskytována národním kulturním památkám a potom odstupňovaně archiv- ním kulturním památkám, archiváliím I. kategorie a archiváliím II. kategorie. Péče o archiválie začíná již od jejich výbě- ru, proto musí být kategorizace provedena současně s výběrem archiválií. Typy archi- válií považovaných za archiválie I. katego- rie jsou převzaty a aktualizovány z před- chozí právní úpravy a jsou uvedeny v pří- loze č. 3. Jedním z úkonů zvýšené péče o archiválie I. kategorie je pořízení bezpečnostních kopií, které jsou uloženy odděleně jako náhrada pro případ zániku, poškození nebo zničení originálních archiválií. Za bezpečnostní kopie se dosud považují pouze mikrografické kopie nebo negativy. Aby se co nejvíce ochránily originální ar- chiválie I. kategorie před opotřebením a poškozením, pořizují se kopírováním matričního mikrofilmu nebo i jiným způ- sobem kopie určené k uživatelské práci, tzv. distribuční kopie. Jako distribuční ko- pie se používají mikrografické, fotografic- ké, digitální i elektrografické kopie. Volbu technologie pořízení distribučních kopií je třeba provést v závislosti na četnosti je- jich používání, na možnostech vybavení archivů, na požadované kvalitě a trvanli- vosti a na možnosti jejich obnovitelnosti. Zmocnění v odst. 5 je realizováno v § 13­14 vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se prová- dějí některá ustanovení zákona o archiv- nictví a spisové službě a o změně někte- rých zákonů. § 21 Prohlášení za archivní kulturní památku (1) Za archivní kulturní památku může být prohlášena archiválie, archivní sbírka, ar- chivní fond nebo jejich ucelená část, která vzhledem k době vzniku, obsahu, formě, původci nebo vnějším znakům má význam pro dějiny obecné, národní nebo regionál- ní, pro dějiny vědy, techniky nebo kultury nebo vzhledem k jedinečnosti nebo původ- nosti anebo k případné další výjimečné vlastnosti má mimořádný význam pro spo- lečnost; u souboru archiválií se přihlíží k jejich obsahové i věcné jednotě. 19 o nichž bylo zahájeno řízení o prohlášení za archivní kulturní památku, je ode dne zahájení řízení až do nabytí právní moci rozhodnutí ministerstva povinen: a) písemně předem oznámit ministerstvu každou zamýšlenou změnu jejich umís- tění nebo převod vlastnictví, b) písemně bez zbytečného odkladu ozná- mit ministerstvu přechod vlastnictví. Komentář k § 21 Kritéria pro prohlášení archiválie, archiv- ního fondu, archivní sbírky nebo jejich ucelené části za archivní kulturní památku jsou v podstatě stejná jako kritéria pro vý- běr archiválií, navíc se však vyžaduje jistá výjimečnost a mimořádnost rysů, kterou se archiválie nebo archivní soubor vyzna- čuje. U archivního souboru se sice nevyžaduje, aby každá jednotlivá archiválie, která ho tvoří, splňovala kritéria pro prohlášení za archivní kulturní památku, ale všechny ty- to archiválie by měly vytvářet obsahovou a věcnou jednotu. Není-li tomu tak, pak by za archivní kulturní památku měla být prohlášena jen ucelená část archivního souboru, která takové podmínky splňuje. Žádost o prohlášení archiválie nebo ar- chivního souboru za archivní kulturní pa- mátku může podat ten, kdo má potřebné informace o archiválii nebo archivním souboru a kdo může zajistit předepsanou péči o archivní kulturní památku. Návrh nemůže podat samo Ministerstvo vnitra z moci úřední. Žádost má předepsaný obsah a rozhoduje o ní Ministerstvo vnitra ve správním řízení. Pokud žádosti nevyhoví, může navrhovatel podat rozklad. Vlastník archiválie nebo ar- chivního souboru je povinen během probí- hajícího správního řízení písemně oznámit Ministerstvu vnitra předem změnu jejich umístění nebo převod vlastnictví a násled- ně přechod vlastnictví. (2) Žádost o prohlášení archiválie, archiv- ní sbírky, archivního fondu nebo jejich ucelené části za archivní kulturní památku může podat: a) archiv, kde jsou archiválie uloženy, b) archiv, který je vede v základní nebo druhotné evidenci, c) vlastník archiválie. (3) Žádost o prohlášení archiválie, archiv- ní sbírky, archivního fondu nebo jejich ucelené části za archivní kulturní památku musí obsahovat: a) název a časové určení vzniku archiválie, archivní sbírky, archivního fondu nebo jejich ucelené části, b) evidenční údaje o archiválii, archivní sbírce, archivním fondu nebo jejich ucelené části, c) odůvodnění žádosti podle kritérií uve- dených v odst. 1, d) stav archiválie, archivní sbírky, archiv- ního fondu nebo jejich ucelené části a údaj o tom, zda k nim již byly poříze- ny bezpečnostní kopie nebo kopie urče- né k uživatelské práci, e) označení archivu, je-li žádost podávána podle odstavce 2 písm. a) a b), f) jméno, příjmení, místo trvalého pobytu a datum narození vlastníka archiválie, archivní sbírky, archivního fondu nebo jejich ucelené části, je-li vlastníkem fy- zická osoba, g) název, identifikační číslo a sídlo vlastní- ka archiválie, archivní sbírky, archivní- ho fondu nebo jejich ucelené části, je-li vlastníkem právnická osoba. (4) O žádosti na prohlášení archiválie, ar- chivní sbírky, archivního fondu nebo jejich ucelené části za archivní kulturní památku rozhoduje podle kritérií uvedených v od- stavci 1 ministerstvo. (5) Vlastník archiválie, archivní sbírky, ar- chivního fondu nebo jejich ucelené části, 20 § 22 Prohlášení za národní kulturní památku Vláda může nařízením prohlásit archivní kulturní památku za národní kulturní pa- mátku.11) Komentář k § 22 Nejvýznamnější a nejcennější archivní kulturní památky může vláda nařízením prohlásit za národní kulturní památky. Postup je stejný jako při prohlašování ná- rodních kulturních památek podle zákona č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči, ve znění pozdějších předpisů. Díl 3 Ochrana archiválií, práva a povinnosti vlastníka a držitele archiválie § 23 (1) Archiválie ve vlastnictví ČR nebo právnických osob zřízených zákonem ne- lze převést na jinou osobu, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak.12) (2) Archiválie ve vlastnictví České repub- liky nebo právnických osob zřízených zá- konem lze převést do zahraničí, jen stano- ví-li tak vláda nařízením. (3) Archiválie, které jsou ve vlastnictví České republiky nebo právnických osob zřízených zákonem, lze do užívání práv- nické nebo fyzické osobě přenechat pouze s předchozím souhlasem ministerstva. Tento souhlas ministerstvo udělí pouze tehdy, pokud jsou právnické nebo fyzické osoby schopny zabezpečit splnění podmí- nek stanovených tímto zákonem k ochraně archiválií a péči o ně. (4) Archiválie ve vlastnictví veřejnopráv- ních původců a archiválie ve vlastnictví České republiky se vždy ukládají do veřej- ných archivů. Komentář k § 23 Archiválie ve vlastnictví České republiky nebo právnických osob zřízených zákonem jsou v zásadě nezcizitelné, pokud zvláštní právní předpis nenařídí nebo neumožní změnu vlastnictví, např. různé restituční zákony. Převod archiválií do zahraničí lze uskutečnit jen po vydání nařízení vlády, i když se vydání archiválií do zahraničí dě- je na základě mezinárodní smlouvy. Z důvodu lepšího využití archiválií, pro účel hodný zvláštního zřetele nebo pro odstraně- ní některých tvrdostí je možno archiválie ve vlastnictví ČR nebo právnických osob zříze- ných zákonem přenechat do užívání jiné právnické nebo fyzické osobě. S přenechá- ním do užívání musí vyslovit souhlas Ministerstvo vnitra, které souhlas odepře vždy, nejsou-li u schovatele zabezpečeny podmínky stanovené zákonem k ochraně ar- chiválií a péči o ně (§ 25 a § 61). O ukládání archiválií se rozhoduje při vý- běru archiválií (§ 10 odst. 2 písm. c) a § 12 odst. 2 a 3). Archiválie ve vlastnictví veřej- noprávních původců a ve vlastnictví Čes- ké republiky (§ 3 odst. 1) se ukládají vždy do veřejných archivů (§ 42 odst. 2). § 24 Práva a povinnosti vlastníka a držitele archiválie (1) Vlastník nebo držitel archiválie má prá- 11) Zákon č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči, ve znění pozdějších předpisů. 12) Např. zákon č. 403/1990 Sb., o zmírnění následků některých majetkových křivd, ve znění pozdějších předpisů. 21 lie budou uloženy v archivech nebo v ji- ných specializovaných zařízeních, ale že si vlastníci nebo držitelé ponechají archivá- lie u sebe mimo archiv. V těchto případech mají nárok na bezplatné poskytování infor- mačních a poradenských služeb ze strany Národního archivu a státních oblastních archivů. Vybráním dokumentu za archiválii se ome- zují vlastnická práva vlastníků archiválií. Jako náhradu za omezení vlastnických práv nabízí stát paušální státní příspěvek vlastníkům archiválií kromě těch vlastníků, jejichž činnost je financována z veřejných rozpočtů. O poskytnutí státního příspěvku bude rozhodovat Ministerstvo vnitra a bu- de tento příspěvek i vyplácet. Jako podklad pro rozhodnutí bude Ministerstvo vnitra potřebovat nezbytné údaje od archivů, kte- ré výběr archiválií provedly a které vedou archiválie v základní nebo druhotné evi- denci. Proto se nárok vlastníků uplatňuje písemně prostřednictvím Národního archi- vu nebo státních oblastních archivů. Lhůta 3 měsíců pro uplatnění nároku se počítá od okamžiku, kdy nebyly uplatněny námitky proti protokolu nebo kdy nabylo právní moci rozhodnutí o vypořádání námitek proti protokolu. Výše státního příspěvku je stanovena v § 15 odst. 1 a 2 vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí někte- rá ustanovení zákona o archivnictví a spi- sové službě a o změně některých zákonů. Vlastník nebo držitel archiválie kromě těch, kteří jsou financováni z veřejných rozpočtů, má nárok na náhradu nezbyt- ných nákladů, které mu vznikly při záko- nem uložené péči o archiválie. Žádost o náhradu nezbytných nákladů uplatňuje vlastník nebo držitel archiválie písemně prostřednictvím Národního archivu nebo státních oblastních archivů, které posoudí nezbytnost, účelnost a úměrnost nákladů jako podklad pro rozhodnutí Ministerstva vnitra, které náhradu vyplácí. Žádost je třeba podat do 6 měsíců ode dne, kdy k vý- vo na bezplatné poskytování informačních a poradenských služeb týkajících se péče o archiválie. Tyto služby poskytuje Národ- ní archiv nebo státní oblastní archiv. (2) Vlastník archiválie, který nemá archi- válii uloženu ve veřejném archivu, a ne- jedná-li se o archiválii ve vlastnictví České republiky, právnické osoby zřízené záko- nem nebo územního samosprávného cel- ku, má v souvislosti s prohlášením doku- mentu za archiválii nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku za prohláše- ní dokumentu za archiválii. Nárok musí vlastník archiválie uplatnit do 3 měsíců ode dne vybrání dokumentu za archiválii, jinak nárok zaniká. Nárok se uplatňuje pí- semně u ministerstva prostřednictvím stát- ního oblastního archivu nebo Národního archivu, který archiválii vede v základní nebo druhotné evidenci. (3) Výši státního příspěvku podle odstavce 2 stanoví prováděcí právní předpis s ohle- dem na náklady vlastníka archiválie na po- řízení kopií archiválií, na možný ušlý zisk nebo náhradu mzdy a případné další vyna- ložené náklady v souvislosti s výběrem dokumentu za archiválii. (4) Vlastník nebo držitel archiválie, s vý- jimkou České republiky, právnických osob zřízených zákonem nebo územního samo- správného celku, který nemá archiválii uloženu ve veřejném archivu, má nárok na náhradu nezbytných nákladů, které mu vznikly při zákonem uložené péči o archi- válie. Nárok musí vlastník nebo držitel ar- chiválie uplatnit písemně u ministerstva prostřednictvím Národního archivu nebo státního oblastního archivu, který ji vede v základní nebo druhotné evidenci, ve lhů- tě 6 měsíců ode dne, kdy k výdajům došlo, jinak nárok zaniká. Komentář k § 24 Zákon počítá s tím, že ne všechny archivá- 22 dajům došlo, přičemž za den podání se be- re datum doručení žádosti do Národního archivu nebo státního oblastního archivu. Žadatel musí nárok doložit účetními do- klady. § 25 (1) Vlastník nebo držitel archiválie je po- vinen: a) řádně o archiválii pečovat; za tím úče- lem je povinen udržovat archiválii v dobrém stavu, chránit ji před poško- zením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením a užívat archiválii pouze způsobem, který odpovídá její- mu stavu, b) neprodleně a předem oznámit Národ- nímu archivu nebo příslušnému státní- mu oblastnímu archivu každý zamýšle- ný převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o její úschově. (2) Vlastník nebo držitel archiválie, která je uložena mimo archiv a kterou vede v zá- kladní evidenci Národního archivního dě- dictví příslušný archiv podle své působ- nosti, je povinen předávat těmto archivům na vyžádání údaje potřebné pro vedení té- to evidence. Komentář k § 25 Zákon formuluje motivy, jimiž musí být vlastník nebo držitel archiválie veden při péči o archiválie. Není-li si jist úměrností a přiměřeností opatření, která podniká k tomuto cíli, má právo podle § 24 odst. 1 na bezplatné konzultace v Národním archi- vu nebo státním oblastním archivu. Musí také informovat tyto archivy o převodech vlastnictví k archiváliím nebo o uzavření smlouvy o úschově, aby archivy mohly pl- nit své evidenční povinnosti a vykonávat svou kontrolní činnost. Ze stejného důvodu jsou vlastníci a držitelé archiválie povinni poskytovat archivům další potřebné evi- denční údaje. § 26 (1) Vlastník nebo držitel archiválie může odevzdat archiválii do úschovy na základě písemné smlouvy o úschově. Po dobu, po kterou je archiválie v úschově, přísluší schovateli práva a povinnosti vlastníka ne- bo držitele archiválie podle tohoto zákona namísto jejího vlastníka nebo držitele. (2) Odevzdat archiválii do úschovy další- mu schovateli může schovatel pouze s pí- semným souhlasem vlastníka nebo držite- le archiválie. Ustanovení odstavce 1 zde platí obdobně. Komentář k § 26 Smlouva o úschově archiválií musí mít vždy písemnou podobu. Po dobu úschovy přecházejí na schovatele všechna práva a povinnosti, která zákon o archivnictví přisuzuje vlastníkovi nebo držiteli archivá- lie. Práva a povinnosti vlastníků a držitelů vyplývající z jiných zákonů tím nejsou do- tčena. Poněkud odchylně od § 747 odst. 2 občan- ského zákoníku je upraveno odevzdání schovatelem do úschovy dalšímu schovate- li. Není-li tato eventualita ošetřena smlou- vou o úschově, musí schovatel o souhlas s odevzdáním do úschovy dalšímu schova- teli vždy požádat vlastníka nebo držitele archiválie a jejich souhlas musí mít píse- mnou formu. Přechod práv a povinností je obdobný jako podle odstavce 1. § 27 (1) Na žádost vlastníka nebo držitele ar- chiválie, který není schopen zajistit její řádnou ochranu a odbornou péči o ni a ne- má archiválii uloženu ve veřejném archi- vu, Národní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv: a) poskytne vlastníkovi nebo držiteli archi- válie bezplatnou odbornou pomoc, nebo b) uloží archiválii na dobu určitou do Ná- 23 O žádosti vlastníka nebo držitele archivá- lie se rozhoduje ve správním řízení. Pro zjednodušení není nutno vydávat rozhod- nutí, pokud archiv vyhoví žadateli v plném rozsahu. Zákon neřeší další postup při ulo- žení archiválií do příslušného archivu, ale je vhodné postupovat podle § 26. Uložení do příslušného archivu má být sjednáno na dobu určitou. Vytvoří-li vlast- ník nebo držitel archiválie podmínky pro její řádnou ochranu a odbornou péči o ni před uplynutím této doby, může požádat o vydání archiválie a příslušný archiv ji vy- dá. Nevytvoří-li vlastník nebo držitel archi- válie příslušné podmínky ani po uplynutí dohodnuté doby uložení v archivu, dohod- ne se nová doba určitá, a to i opakovaně. § 28 Převod archiválií (1) V případě zamýšleného převodu vlast- nictví archiválie je její vlastník povinen přednostně ji nabídnout ke koupi České re- publice, pokud nepůjde o převod: a) mezi osobami blízkými, spoluvlastníky, církevními právnickými osobami téže církve nebo náboženské společnosti, b) do vlastnictví územního samosprávné- ho celku, c) do vlastnictví právnické osoby zřízené zákonem, d) na státní podnik nebo na státní příspěv- kovou organizaci. (2) Písemnou nabídku podle odstavce 1 je vlastník archiválie povinen České republi- ce učinit prostřednictvím Národního archi- vu nebo příslušného státního oblastního archivu. (3) Vlastník je povinen strpět prohlídku ar- chiválie pověřeným zaměstnancem Národ- ního archivu nebo příslušného státního ob- lastního archivu za účelem zhotovení popi- su či vyobrazení archiválie pro návrh kup- ní smlouvy. Prohlídka se musí uskutečnit rodního archivu nebo státního oblastní- ho archivu. (2) Pokud Národní archiv nebo státní ob- lastní archiv vyhoví žádosti vlastníka nebo držitele archiválie podle odstavce 1 písm. b) v plném rozsahu, správní rozhodnutí ne- vydává. (3) Pominou-li důvody, pro které byla ar- chiválie uložena v Národním archivu nebo ve státním oblastním archivu, Národní ar- chiv nebo státní oblastní archiv uloženou archiválii vlastníkovi nebo držiteli na zá- kladě jeho žádosti neprodleně vydá. Komentář k § 27 Paragraf 27 je výrazem péče o archiválie ve veřejném zájmu. Pomoc vlastníkovi nebo držiteli archiválie, který není schopen zajis- tit její řádnou ochranu a odbornou péči o ni, nebo uložení archiválie na dobu urči- tou do příslušného archivu nelze provést z moci úřední, ale pouze na žádost vlastní- ka nebo držitele archiválie. Pokud vlastník nebo držitel archiválie nedá najevo, že není schopen zajistit řádnou ochranu archiválie a odbornou péči o ni a nepožádá o odbor- nou pomoc nebo o uložení do archivu na dobu určitou, může příslušný archiv postu- povat tak, že v rámci kontroly evidenčních údajů požádá vlastníka nebo držitele archi- válie o ověření stavu zachování archivního souboru v rozsahu úplnost, fyzický stav, u poškozených archivních souborů i cha- rakter poškození (srv. § 6 odst. 3 písm. l) vy- hlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých záko- nů). Podle § 25 odst. 2 je vlastník nebo dr- žitel archiválie povinen archivům tyto úda- je předat. Pokud je vlastník nebo držitel ar- chiválie i nadále nečinný, je možno vůči ně- mu použít sankce podle § 73 odst. 1 písm. b) a n) a podle § 74 odst. 1 písm. c) a n) záko- na o archivnictví. 24 do 30 dnů od podání nabídky. Pokud se prohlídka neučiní v této lhůtě z důvodů na straně vlastníka, prodlužuje se lhůta k před- ložení návrhu kupní smlouvy podle od- stavce 4 o 30 dnů a běh lhůty pro provede- ní prohlídky počíná znovu. (4) Uplatní-li Česká republika právo k přednostní koupi, předloží Národní ar- chiv nebo příslušný státní oblastní archiv do 90 dnů ode dne doručení písemné na- bídky vlastníku archiválie návrh kupní smlouvy. Návrh kupní smlouvy musí obsa- hovat popis nebo vyobrazení archiválie, navrhovanou cenu a lhůtu pro zaplacení. Tato lhůta nesmí být delší než 30 dnů ode dne uzavření kupní smlouvy, pokud vlast- ník archiválie nenavrhne lhůtu delší. (5) Pokud Národní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv ve stanovené lhůtě návrh kupní smlouvy vlastníkovi archiválie nepředloží, právo ČR k přednostní koupi vůči tomuto vlastníkovi archiválie zaniká. Komentář k § 28 Paragraf 28 řeší převod archiválií, tj. do- kumentů, které byly vybrány za archiválie a vzaty do evidence. V praxi jsou častější případy, kdy vlastník nabízí ke koupi doku- menty, které dosud neprošly výběrem ar- chiválií a nejsou tudíž vedeny v evidenci Národního archivního dědictví. V tom pří- padě je třeba nejprve provést výběr archi- válií mimo skartační řízení podle § 11 odst. 1 písm. c). Nejsou-li nabízené doku- menty vybrány za archiválie, proces končí. Jsou-li vybrány za archiválie, postupuje se podle procesních ustanovení § 28. Právo přednostní koupě České republiky je omezeno případy vyjmenovanými v od- stavci 1. Pokud chce vlastník archiválie prodat archiválii soukromému archivu, může tak učinit pouze v případě, že se jed- ná o soukromý archiv zřízený subjekty uve- denými pod písmenem a). Jinak trvá právo přednostní koupě České republiky, a tepr- ve když Česká republika archiválii nekou- pí, může ji vlastník nabídnout ke koupi soukromému archivu nebo jinému subjektu neuvedenému v odstavci 1. Českou republiku zastupují v jednání o koupi archiválie Národní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv, a to i v pří- padě, že vlastník chce, aby jím nabízená archiválie ke koupi byla uložena do speci- alizovaného archivu zřízeného organizač- ní složkou státu nebo do bezpečnostního archivu. Národní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv jsou povinny zajistit prohlídku archiválie a její popis či vyobra- zení (nejlépe fotografické či digitální) a předložit návrh kupní smlouvy. To nevy- lučuje, aby jako strana kupující byla ve smlouvě uvedena organizační složka státu, která je zřizovatelem specializovaného ne- bo bezpečnostního archivu. Druhou mož- ností je, aby jako strana kupující byl ve smlouvě uveden příslušný archiv a aby fi- nanční prostředky na koupi archiválie byly archivu převedeny rozpočtovým opatřením a zakoupená archiválie delimitována pří- slušnému specializovanému nebo bezpeč- nostnímu archivu. Na ostatní specializova- né archivy se vztahují ustanovení § 28 odst. 1 písm. c) a d) a § 52 písm. c). § 29 Vývoz archiválií (1) Vyvážet archiválie z území České re- publiky lze pouze na základě povolení mi- nisterstva vydaného na základě žádosti vlastníka nebo držitele archiválie. (2) Povolení k vývozu archiválií z území České republiky může ministerstvo vydat jen na dobu určitou, a to pouze z důvodů jejich: a) vystavování, b) konzervování, c) restaurování, d) vědeckého zkoumání. 25 chiválií. Pokud vlastník nebo držitel archi- válie o povolení k vývozu nepožádá nebo pokud archiválii vyveze, ačkoliv jeho žá- dost o povolení k vývozu archiválie byla zamítnuta, budou vůči němu uplatněny sankce podle § 73 odst. 1 písm. e) nebo podle § 74 odst. 1 písm. f). Také důvody pro neudělení povolení Ministerstvem vnit- ra jsou taxativně vymezeny v odstavci 5. Je-li vývoz archiválie spojen s nějakým ri- zikem, může Ministerstvo vnitra v povolení uložit povinnost složit peněžitou záruku na zvláštní účet. Pokud vlastník nebo držitel archiválii peněžitou záruku nesloží, stává se povolení k vývozu neúčinným. Archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku, nelze vy- vézt, i když jsou splněny důvody podle od- stavce 2. Vývoz je možno povolit až po skončení řízení. Vzhledem k tomu, že pro- hlášení archiválie za národní kulturní památku činí vláda svým nařízením, roz- hoduje vláda i o povolení k jejímu vývozu. Souhlas vlády má formu usnesení vlády. Ministerstvo vnitra vede evidenci vydaných povolení k vývozu archiválií, a to i těch, kdy o vývozu rozhodla vláda. Po uplynutí lhůty stanovené v povolení k vývozu Ministerstvo vnitra provede kontrolu úplnosti vrácených archiválií a jejich fyzického stavu. Jelikož odpovědnost za vrácení archiválií a jejich nepoškozený stav nese vlastník (§ 29 odst. 3, § 73 odst. 1 písm. f), § 74 odst. 1 písm. g)), je třeba, aby vlastník si zabezpečil po- jištění archiválií a náhradu škody způsobe- nou vypůjčitelem. § 30 Ochrana archivních kulturních památek a národních kulturních památek (1) Po prohlášení archiválie za archivní kulturní památku pořídí vlastník nebo dr- žitel do 90 dnů ode dne nabytí právní mo- ci rozhodnutí o prohlášení archiválie za ar- (3) Vlastník nebo držitel archiválie je oprávněn vyvézt archiválii pouze za účelem stanoveným v povolení ministerstva. Vlas- tník archiválie je povinen dovézt archiválii zpět na území České republiky ve lhůtě sta- novené ministerstvem a nepoškozenou. (4) Ministerstvo může v povolení uložit vlastníkovi nebo držiteli archiválie povin- nost složit peněžitou záruku za dodržení podmínek podle odstavce 3. Peněžitá záru- ka připadne České republice, pokud vlast- ník archiválie nebo její držitel nedodrží podmínky stanovené v povolení. (5) Ministerstvo povolení neudělí, jestliže by nebyly splněny podmínky péče o archi- válii a podmínky její ochrany podle tohoto zákona nebo vývoz archiválie nedovoluje její stav. (6) Archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, nelze do doby vydání rozhodnutí nebo nařízení vlády vyvézt z území České republiky. (7) Archiválii prohlášenou za národní kul- turní památku je možno vyvézt z území ČR jen na dobu určitou a s předchozím souhlasem vlády, a to pouze z důvodu její- ho vystavování nebo restaurování. (8) Ministerstvo vede evidenci vydaných povolení k vývozu archiválií z území Čes- ké republiky a kontroluje, zda archiválie byly ve stanovené lhůtě a nepoškozeny do- vezeny zpět na území České republiky. Komentář k § 29 Ustanovení § 29 se nevztahuje na případy uvedené v § 23 odst. 2. Důvody vývozu ar- chiválií jsou taxativně vymezeny. Je-li alespoň jeden z těchto důvodů splněn, mů- že vlastník nebo držitel archiválie požádat Ministerstvo vnitra o povolení k vývozu ar- 26 chivní kulturní památku na vlastní náklady její bezpečnostní kopii. (2) Archivní kulturní památky a národní kulturní památky se evidují v archivních sbírkách nebo v archivních fondech, je- jichž součástí jsou; o jejich uložení se ve- de zvláštní plán jako součást bezpečnostní dokumentace objektu. (3) Archivy, ve kterých jsou archivní kul- turní památky nebo národní kulturní památky uloženy, provádějí nejméně je- denkrát za rok prověrku jejich fyzického stavu. O výsledku prověrky podají do 30 dnů od jejího provedení písemnou zprávu ministerstvu; v případě ohrožení, poškoze- ní, znehodnocení, zničení, ztráty či odcize- ní archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky podává archiv zprávu ministerstvu neprodleně. (4) U archivních kulturních památek a ná- rodních kulturních památek, které nejsou uloženy v archivech, příslušný archiv, který je vede v základní nebo druhotné evidenci, provádí nejméně jedenkrát za rok prověrku jejich fyzického stavu. O výsledku prověr- ky podá do 30 dnů od jejího provedení písemnou zprávu ministerstvu; v případě ohrožení, poškození, znehodnocení, zniče- ní, ztráty nebo odcizení archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky podá zprávu ministerstvu neprodleně. (5) Poškozené nebo ohrožené archivní kul- turní památky nebo národní kulturní památ- ky musí být neprodleně konzervovány nebo restaurovány. Jejich konzervaci nebo restau- rování je povinen zajistit vlastník nebo drži- tel, a to pouze na základě povolení minister- stva a způsobem, který ministerstvo určí. Komentář k § 30 Povinnost vlastníka archivní kulturní pa- mátky nebo národní kulturní památky zho- tovit na vlastní náklady její bezpečnostní kopii je nařízena pod sankcí podle § 73 odst. 1 písm. i) a § 74 odst. 1 písm. j). Archivní kulturní památky a národní kul- turní památky jako součást archivních souborů se ani fyzicky, ani evidenčně nevy- čleňují z těchto souborů, pokud si fyzické vyčlenění nevyžádá zřetel k jejich ochraně a odborné péči o ně. O uložení archivních kulturních památek a národních kulturních památek v depozitáři se vede zvláštní lo- kační plán, který je součástí bezpečnostní dokumentace objektu. Stav archivních kulturních památek a ná- rodních kulturních památek se pravidelně kontroluje, a to nejméně jednou ročně. Nejpozději do 30 dnů od prověrky se o je- jím výsledku podává zpráva Ministerstvu vnitra, při mimořádných zjištěních se po- dává okamžitě. Archivní kulturní památky a národní kulturní památky se přednostně konzervují a restaurují před všemi ostatní- mi archiváliemi. Aby se předešlo nekvalifi- kovaným zákrokům na archivních kultur- ních památkách a národních kulturních památkách, je vlastník povinen předložit návrh na způsob konzervování nebo res- taurování archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky Ministerstvu vnitra, které po konzultaci s ústředním vě- deckovýzkumným pracovištěm na úseku preventivní péče o archiválie, konzervace a restaurování archiválií při Národním ar- chivu vydá povolení a určí způsob konzer- vace nebo restaurování. § 31 (1) Vlastník archivní kulturní památky ne- bo národní kulturní památky, který nemá archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku uloženu ve veřejném ar- chivu, a nejedná-li se o archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku ve vlastnictví ČR, právnické osoby zřízené 27 denci, ve lhůtě 6 měsíců ode dne, kdy k výdajům došlo, a musí předložit přísluš- né doklady, jinak nárok zaniká. Komentář k § 31 Při prohlášení archiválie za archivní kul- turní památku nebo národní kulturní pa- mátku dochází k ještě většímu omezení vlastnických práv než při výběru dokumen- tu za archiválii, proto se v těchto přípa- dech zavádějí další státní příspěvky vlast- níkům, případně i držitelům archivních kulturních památek nebo národních kul- turních památek kromě těch, kteří jsou na- pojeni na veřejné rozpočty nebo kteří mají archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku uloženu ve veřejném ar- chivu. Výše paušálního státního příspěvku je stanovena v § 15 odst. 3 a 4 vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí někte- rá ustanovení zákona o archivnictví a spi- sové službě a o změně některých zákonů. Státní příspěvek vyplácí Ministerstvo vnit- ra, ale žádost se podává prostřednictvím Národního archivu nebo příslušného stát- ního oblastního archivu, který ověří pří- slušné evidenční údaje. Pro posouzení dodržení lhůty k uplatnění nároku je roz- hodující datum doručení žádosti do pří- slušného archivu. Vlastník nebo držitel archivní kulturní pa- mátky nebo národní kulturní památky, kte- rý ji nemá uloženu ve veřejném archivu a který není napojen na veřejné rozpočty, má nárok na náhradu nezbytných nákladů vynaložených při zákonem uložené péči o památku. Také tato žádost o náhradu vy- naložených nákladů se podává prostřed- nictvím Národního archivu nebo přísluš- ného státního oblastního archivu, který posoudí oprávněnost, úměrnost a přiměře- nost požadované náhrady. Pro posouzení dodržení lhůty k uplatnění nároku je roz- hodující datum doručení žádosti do pří- slušného archivu. Náhradu nákladů posky- tuje Ministerstvo vnitra. zákonem nebo územního samosprávného celku, má v souvislosti s prohlášením ar- chiválie za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku nárok na poskyt- nutí paušálního státního příspěvku za pro- hlášení archiválie za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku. Nárok musí vlastník archivní kulturní pa- mátky nebo národní kulturní památky uplatnit do 3 měsíců ode dne nabytí práv- ní moci rozhodnutí o prohlášení archiválie za archivní kulturní památku nebo do 3 měsíců ode dne nabytí účinnosti nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní pa- mátky za národní kulturní památku, jinak nárok zaniká. Nárok se uplatňuje písemně u ministerstva prostřednictvím státního oblastního archivu nebo Národního archi- vu podle toho, který z nich archivní kultur- ní památku nebo národní kulturní památku vede v základní nebo druhotné evidenci. (2) Výši státního příspěvku podle odstavce 1 stanoví prováděcí právní předpis s ohle- dem na náklady vlastníka archiválie na po- řízení kopií archiválií, na možný ušlý zisk nebo náhradu mzdy a popřípadě další vy- naložené náklady v souvislosti s prohláše- ním archiválie za archivní kulturní památ- ku nebo národní kulturní památku. (3) Vlastník nebo držitel archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky, s výjimkou ČR, právnických osob zříze- ných zákonem nebo územního samospráv- ného celku, který nemá archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku uloženu ve veřejném archivu, má nárok na náhradu nezbytných nákladů, které mu vznikly při zákonem uložené péči o ar- chivní kulturní památku nebo národní kul- turní památku. Nárok musí vlastník nebo držitel archivní kulturní památky nebo ná- rodní kulturní památky uplatnit písemně u ministerstva prostřednictvím Národního archivu nebo státního oblastního archivu, který ji vede v základní nebo druhotné evi- 28 § 32 (1) Na žádost vlastníka nebo držitele ar- chivní kulturní památky nebo národní kul- turní památky, který není schopen zajistit její řádnou ochranu a odbornou péči o ni a nemá archivní kulturní památku nebo ná- rodní kulturní památku uloženu ve veřej- ném archivu, ministerstvo a) poskytne jejímu vlastníkovi nebo drži- teli bezplatnou odbornou pomoc, nebo b) uloží archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku na dobu urči- tou do Národního archivu nebo do stát- ního oblastního archivu, nejdéle však na dobu 1 roku. (2) Pokud ministerstvo vyhoví žádosti vlastníka nebo držitele archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky podle odstavce 1 písm. b) v plném rozsa- hu, správní rozhodnutí nevydává. (3) Pokud vlastník nebo držitel archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky není schopen zajistit její řádnou ochranu a odbornou péči o ni a nemá ar- chivní kulturní památku nebo národní kul- turní památku uloženu ve veřejném archi- vu a hrozí její poškození nebo zničení, roz- hodne ministerstvo na základě provedené kontroly o jejím uložení na dobu určitou do Národního archivu nebo státního ob- lastního archivu, nejdéle však na dobu 1 roku. (4) Pokud vlastník nebo držitel archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky nebude schopen ani po uplynutí 1 roku zajistit její řádnou ochranu, může o jejím dalším uložení ministerstvo roz- hodnout opětovně, a to i z moci úřední. V případě rozhodnutí z moci úřední bude archivní kulturní památka nebo národní kulturní památka uložena do Národního archivu nebo do státního oblastního archi- vu. (5) Pominou-li důvody, pro které byla ar- chivní kulturní památka nebo národní kul- turní památka uložena v Národním archivu nebo ve státním oblastním archivu, Národ- ní archiv nebo státní oblastní archiv ulože- nou archivní kulturní památku nebo národ- ní kulturní památku vlastníkovi nebo drži- teli na základě jeho žádosti neprodleně vydá. Komentář k § 32 Jelikož archivním kulturním památkám a národním kulturním památkám je třeba prokazovat vyšší stupeň ochrany a péče o ně než ostatním archiváliím, jdou usta- novení § 32 nad rámec ustanovení obsaže- ných v § 27. Doba určitá na uložení v Národním archi- vu nebo státním oblastním archivu je sice omezena maximálně na 1 rok, ale výslovně se připouští, že o uložení do archivu lze rozhodnout po uplynutí 1 roku opětovně. Hrozí-li archivní kulturní památce nebo národní kulturní památce poškození nebo zničení, nemusí Ministerstvo vnitra čekat s rozhodnutím na žádost vlastníka nebo dr- žitele archivní kulturní památky, ale může vydat rozhodnutí o uložení do archivu na základě provedené kontroly a opětovně může rozhodnout i z moci úřední. Pominou-li důvody pro uložení archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky do archivu, musí její vlastník ne- bo držitel o vydání požádat, přičemž v žá- dosti je třeba uvést, jaká opatření vlastník nebo držitel archivní kulturní památky ne- bo národní kulturní památky učinil pro za- jištění její řádné ochrany a odborné péče o ni. § 33 Ustanovení § 23, § 24 odst. 1, § 25, 26, 28 a 29 se ve vztahu k archivní kulturní pa- mátce nebo národní kulturní památce pou- žijí obdobně. 29 vech, kde jsou trvale uloženy, a to po před- chozím povolení ministerstva; jinak se k na- hlédnutí předkládají pouze jejich kopie. Komentář k § 34 Archivy jsou povinny umožnit nahlížení do archiválií v nich uložených. Do archiválií uložených mimo archivy lze nahlížet jen se souhlasem jejich vlastníka nebo držitele (srv. § 41). Žádostí o nahlížení se zpravi- dla rozumí badatelský list. Obsah žádosti o nahlížení specifikuje § 35 a ze souvislos- tí vyplývá, že žádost musí mít písemnou podobu. Podmínky pro nahlížení stanovené záko- nem o archivnictví a případně dalšími právními předpisy jsou specifikovány pro podmínky jednotlivých archivů v jejich ba- datelském řádu. Podkladem pro něj je vzo- rový badatelský řád, který byl vydán jako příloha č. 3 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zá- kona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Zákon ukládá archivům dvojí zveřejnění jejich badatel- ského řádu, a to na úřední desce a v infor- mačním systému s možností dálkového přístupu, např. na Internetu. Vedle toho se doporučuje, aby archivy měly připraveny výtisky badatelského řádu, a to i v cizoja- zyčných mutacích, aby je mohly předložit badatelům k prostudování před vyplněním badatelského listu. V zájmu ochrany archiválií je třeba prefe- rovat studium distribučních kopií archivá- lií. Existuje-li závažný badatelský důvod, že distribuční kopie pro studium nestačí a je třeba nahlížet do originálních archi- válií, může badatel písemně požádat o na- hlédnutí do originálních archiválií s uve- dením účelu nahlédnutí. Je-li tento účel zřetele hodný, archiv, v němž jsou tyto ar- chiválie uloženy, může dát k nahlédnutí do originálu archiválií souhlas. Je třeba, aby archivy ve svém organizačním řádu stano- Komentář k § 33 Ustanovení o ochraně archiválií, o prá- vech a povinnostech vlastníka nebo držite- le archiválie, o převodu archiválií a o vý- vozu archiválií platí obdobně i pro archiv- ní kulturní památky a národní kulturní památky. Díl 4 Nahlížení do archiválií, vystavování archiválií a pořizování výpisů, opisů a kopií § 34 (1) Do archiválií uložených v archivech lze nahlížet jen na základě žádosti a za dodr- žení podmínek stanovených tímto záko- nem a badatelským řádem archivu. (2) Badatelský řád vydá každý archiv na základě vzorového badatelského řádu vy- daného ministerstvem. Badatelský řád je trvale zveřejněn na úřední desce archivu nebo na jiném veřejnosti přístupném místě v archivu a v informačních systémech s možností dálkového přístupu. (3) V archivech se nahlíží do kopií archivá- lií určených k uživatelské práci. Do origi- nálů archiválií lze nahlížet jen tehdy, ne- jsou-li vyhotoveny jejich kopie. Jestliže takové kopie byly vyhotoveny, lze originá- ly archiválií předložit k nahlédnutí jen se souhlasem archivu, kde jsou archiválie ulo- ženy, pokud to účel nahlédnutí vyžaduje. (4) Do archiválií, které byly archivům svě- řeny do úschovy na základě smlouvy o ús- chově, lze nahlížet za podmínek stanove- ných tímto zákonem a badatelským řádem a za podmínek uvedených ve smlouvě o úschově. Práva a zvláštní ujednání ve prospěch vlastníků archiválií zůstávají při nahlížení nedotčena. (5) Národní kulturní památky v originále se mohou předkládat k nahlédnutí jen v archi- 30 vily, kdo je oprávněn tento souhlas udělo- vat. Pokud byly archiválie svěřeny archivu do úschovy, je třeba ve smlouvě o úschově do- hodnout podmínky pro nahlížení do těchto archiválií. Pokud smlouva o úschově žádné takové podmínky nestanovuje, řídí se na- hlížení zákonem o archivnictví a badatel- ským řádem archivu. Vlastník archiválií si však ve smlouvě o úschově může vymínit podmínky pro nahlížení, které jdou i nad rámec zákona o archivnictví, např. pokud jde o předběžný souhlas vlastníka s nahlí- žením do archiválií, o stanovení časových lhůt pro nahlížení do archiválií nebo o vy- loučení některých archiválií z nahlížení. V tomto případě je třeba při nahlížení do archiválií respektovat podmínky uvedené ve smlouvě. Vzorový badatelský řád umožňuje i zapůj- čování archiválií ke studiu do jiného ar- chivu, než ve kterém jsou uloženy. To ne- platí pro národní kulturní památky, pro něž je zapůjčování zakázáno. V jejich případě nestačí pro nahlížení do originálů souhlas archivu, v němž jsou uloženy, ale je třeba si vyžádat povolení Ministerstva vnitra. Zákon tento postup neupravuje, ale analo- gicky s jinými úředními postupy lze odvo- dit, že žadatel podá písemnou žádost pro- střednictvím archivu, v němž je národní kulturní památka uložena, a tento archiv ji postoupí se svým stanoviskem k žádosti Ministerstvu vnitra k rozhodnutí. § 35 Pro účely ochrany archiválií jsou veřejné archivy oprávněny zpracovávat osobní údaje žadatelů o nahlížení v rozsahu: a) jména, popřípadě jmen, a příjmení, b) místa trvalého pobytu fyzické osoby, místa dlouhodobého nebo trvalého po- bytu cizinců, c) čísla občanského průkazu, cestovního pasu nebo jiného osobního dokladu, d) témat studia a jejich účelu, popřípadě i e) názvu a sídla právnické osoby, pro kte- rou žadatel o nahlížení téma zpracovává. Komentář k § 35 V tomto paragrafu jsou taxativně uvedeny osobní údaje, které se vyplňují v badatel- ském listu a které jsou veřejné archivy oprávněny zpracovávat, aniž by měly oznamovací povinnost podle § 16 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění po- zdějších předpisů. Jelikož se ustanovení to- hoto paragrafu nevztahuje na soukromé archivy, které ale jsou podle § 34 odst. 2 povinny vydat badatelský řád a jeho sou- částí bude podle vzorového badatelského řádu i povinnost badatelů vyplnit badatel- ský list, budou muset soukromé archivy oznámit Úřadu pro ochranu osobních úda- jů, že budou zpracovávat osobní údaje. Pokud by chtěl archiv zpracovávat ještě ji- né osobní údaje o žadatelích o nahlížení, může tak učinit jen se souhlasem subjektu údajů. Jako účel zpracování osobních údajů je uvedena ochrana archiválií. Takto formu- lovaný účel je třeba vykládat tak, že osob- ní údaje slouží archivu při uplatnění ná- hrady škody, při trestním stíhání pachate- lů, kteří se dopustili krádeže archiválií, padělání a pozměňování veřejné listiny, neoprávněného nakládání s osobními úda- ji, poškození a zneužití záznamu na nosiči informací a jiných trestných činů a při vy- šetřování přestupků a trestných činů spá- chaných v souvislosti s archiváliemi. § 36 Prováděcí právní předpis stanoví: a) vzorový badatelský řád, kterým se upra- ví postup při předkládání archiválií, množství archiválií předkládaných ba- dateli na 1 návštěvní den, režim chová- ní v místě určeném k nahlížení včetně způsobu manipulace s archiváliemi, zá- sady používání reprodukční techniky 31 a) jméno, popřípadě jména, a příjmení, b) datum narození, místo trvalého pobytu nebo druh a adresa místa pobytu, jde-li o cizince, c) datum, místo a okres úmrtí, popřípadě datum úmrtí a stát, na jehož území k úmrtí došlo, jde-li o úmrtí občana mi- mo území České republiky, d) den, který byl v rozhodnutí soudu o pro- hlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí. Takto zjištěné údaje poskytnou správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spi- sové služby archivu, který o ně požádal. (5) Ustanovení odstavce 1 se nevztahuje na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů. (6) Ustanovení odstavců 1 až 4 se nevzta- hují na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti bývalé Státní bezpečnosti, jakož i společenských organizací a politic- kých stran sdružených v Národní frontě, na archiválie, které již byly před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně pří- stupné, jakož ani na archiválie, které byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie.15) (7) Ustanovení odstavců 1 až 4 se nevzta- hují na archiválie, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demo- grafických a statistických šetřeních, jestli- že osobní údaje obsažené v těchto archivá- liích lze před nahlížením anonymizovat. Archiv na základě žádosti v přiměřené do- bě, s ohledem na úkoly archivu a s při- hlédnutím k významu archiválií, provede a lhůty k zahájení nahlížení do archivá- lií a k pokračování v něm; tyto lhůty musí být nejméně třicetidenní, b) vzor badatelského listu, vzor žádosti o nahlížení a vzor dokladu o předlože- ných a navrácených archiváliích. Komentář k § 36 Zmocnění bylo naplněno v příloze č. 3 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., kterou se pro- vádějí některá ustanovení zákona o archiv- nictví a spisové službě a o změně někte- rých zákonů. § 37 (1) K nahlížení v archivech jsou přístupné jen archiválie starší třiceti let, není-li dále stanoveno jinak. (2) Do archiválií vztahujících se k žijící fy- zické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje,13) lze nahlížet jen s předcho- zím souhlasem této osoby. Archiv vyrozu- mí dotčenou osobu o žádosti o nahlížení a požádá ji o souhlas. (3) Za účelem vyrozumění dotčené osoby může archiv požádat příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spiso- vé služby o zjištění nezbytných údajů z in- formačního systému evidence obyvatel. (4) Správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby mohou na základě žádosti archivu podle odstavce 3 získávat a užívat z informačního systému evidence obyvatel14) údaje o dotčené osobě, a to: 13) § 4 písm. b) zákona č. 101/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 14) Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech, ve znění pozdějších předpisů. 15) Například zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti, ve znění pozdějších předpisů, § 95 odst. 2 a § 101 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zří- zení), ve znění pozdějších předpisů, § 43 a § 58 odst. 3 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zří- zení), ve znění pozdějších předpisů, § 65, § 70 odst. 3, § 87 odst. 2 a § 94 odst. 1 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů. 32 jejich anonymizaci. Po anonymizaci osob- ních údajů obsažených ve vyžadovaných archiváliích oznámí archiv tuto skutečnost neprodleně žadateli, pokud si to předem písemně vymínil. Komentář k § 37 Přístupnost archiválií po uplynutí lhůty 30 let od jejich vzniku je obvyklým ustano- vením v legislativě států s vyspělým ar- chivnictvím. Také nahlížení do archivů Evropských společenství se umožňuje po uplynutí třicetileté lhůty (srv. nařízení Ra- dy (EHS, Euratom) č. 354/83 ve znění na- řízení Rady (ES, Euratom) č. 1700/2003), takže tato lhůta je jakýmsi evropským stan- dardem. Účelem tohoto opatření je zacho- vávat všeobecnou diskrétnost, pokud není stanoveno, že pro některé druhy dokumen- tů nebo údajů se tato ochranná lhůta ne- použije nebo naopak že se použije lhůta delší nebo lhůta definovaná jinými pod- mínkami (např. ne podle doby vzniku ar- chiválie, ale podle data narození osoby, o níž archiválie pojednává). Třicetiletá lhůta se ukazuje pro tyto účely jako všeo- becně přijatelná. V odstavci 2 se řeší ochrana citlivých osobních údajů žijících fyzických osob. Ci- tlivým údaje je podle platné právní úpravy (§ 4 písm. b) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně někte- rých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) ,,osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politic- kých postojích, členství v odborových orga- nizacích, náboženství a filozofickém pře- svědčení, odsouzení za trestný čin, zdravot- ním stavu a sexuálním životě subjektu úda- jů a jakýkoliv biometrický nebo genetický údaj subjektu údajů". Pokud archiválie ob- sahuje takové údaje o žijící fyzické osobě, lze nahlížení do archiválie umožnit jen s předchozím souhlasem této osoby. Ná- ležitosti takového souhlasu specifikuje § 9 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů: ,,subjekt údajů dal ke zpracování výslovný souhlas. Subjekt úda- jů musí být při udělení souhlasu informo- ván o tom, pro jaký účel zpracování a k ja- kým osobním údajům je souhlas dáván, jakému správci a na jaké období. Existenci souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů musí být správce schopen prokázat po celou dobu zpracování. Správce je povinen předem subjekt údajů poučit o jeho právech podle § 12 a 21". Souhlas subjektu údajů je povinen zajistit archiv, nikoliv žadatel o nahlížení. Zákon o archivnictví neřeší obecnou ochranu osobních údajů s výjimkou statis- tických souborů dat v odstavci 7. V době, kdy byl návrh zákona projednáván, pla- tilo původní znění § 3 odst. 5 zákona č. 101/2000 Sb., podle něhož měl zpraco- vání osobních údajů pro účely archivnictví stanovit zvláštní zákon. Při projednávání návrhu zákona v Poslanecké sněmovně byl přednesen pozměňovací návrh inspirovaný požadavkem Sdružení historiků ČR, aby při nahlížení do archiválií byly chráněny pou- ze citlivé osobní údaje, a to ještě s určitými výjimkami, kdežto ostatní osobní údaje v archiváliích neměly být chráněny. Proto ustanovení o obecné ochraně osobních údajů bylo z návrhu zákona vyřazeno. Mezitím ale bylo i ze zákona č. 101/2000 Sb. vypuštěno dosavadní ustanovení § 3 odst. 5, což v důsledku znamenalo, že na ochranu osobních údajů neupravenou v zá- koně o archivnictví se vztahují ustanovení obecné právní úpravy v zákoně č. 101/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Tak je třeba při nahlížení do archiválií respekto- vat ustanovení § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, že při použití osobních údajů pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely ar- chivnictví je třeba dbát práva na ochranu před neoprávněným zasahováním do sou- kromého a osobního života subjektu údajů a osobní údaje anonymizovat, jakmile je to možné. Podle § 11 téhož zákona je správce 33 vat, který osobní údaj je chráněným osob- ním údajem. Pro účely zákona o ochraně osobních údajů je ,,osobním údajem jaká- koliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestli- že lze subjekt údajů přímo nebo nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychic- kou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu". Podle původního znění zákona o ochraně osobních údajů se o osobní údaj nejednalo, pokud ke zjištění identity subjek- tu údajů bylo třeba nepřiměřené množství času, úsilí či materiálních prostředků. Tato formulace sice již není v platném znění sou- částí definice osobních údajů, ale lze ji pod- půrně využít při posuzování určenosti a ur- čitelnosti subjektu údajů. Při nahlížení do archiválií je ještě třeba respektovat ustanovení speciálních zákonů týkající se některých údajů. Již v komen- táři k § 13 byla připomenuta ochrana ob- chodního, bankovního, zdravotního a ob- dobného tajemství. Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evi- denci obyvatel), ve znění pozdějších záko- nů, určuje v § 13c, že rodná čísla lze využívat jen pro potřeby správních úřadů nebo stanoví-li tak zvláštní zákona v ostat- ních případech ,,se souhlasem nositele rodného čísla nebo jeho zákonného zá- stupce". Také informace o majetkových po- měrech jsou chráněny některými zákony, např. § 10 odst. 1 zákona č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti, nebo § 10 záko- na č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Výjimku z ochrany těchto údajů neposkytují ani ustanovení odstavců 6 a 7 § 37 zákona o archivnictví. Vzhledem k různorodosti archiválií a osobních údajů v nich obsažených je v praxi rozhodování o správném postupu při ochraně osobních údajů velmi obtížné. povinen při shromažďování osobních údajů povinen subjekt údajů informovat o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způ- sobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje zpřístup- něny. Z těchto povinností je podle § 11 odst. 3 písm. a) správce vyňat, pokud zpra- covává osobní údaje výlučně pro účely vý- konu státní statistické služby, vědecké nebo archivní účely a poskytnutí takových infor- mací by vyžadovalo neúměrné úsilí nebo nepřiměřeně vysoké náklady. Z toho lze dovodit, že pro vědecké účely lze do archi- válií obsahujících chráněné osobní údaje nahlížet bez souhlasu a bez informování subjektu údajů, pokud se žadatel o nahlíže- ní zaváže dbát práva subjektu údajů na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života a pokud jsou osobní údaje podle možností anonymi- zovány. Závazek žadatele o nahlížení je součástí badatelského listu, kde stojí: ,,Prohlašuji, že jsem si v souladu s přísluš- nou právní úpravou plně vědom své osobní odpovědnosti za nakládání s informacemi, jež jsem získal nahlížením do archiválií." Anonymizace osobních údajů závisí na technických a časových možnostech archi- vů. Při nahlížení do archiválií pro jiné než vědecké účely, tj. pro genealogické účely, soukromé zájmové vzdělávání a pro veške- ré soukromé účely, pro publicistické, vý- stavní a kronikářské účely, tento výjimečný přístup neplatí, pokud se nejedná o opráv- něně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem nebo o osob- ní údaje o veřejně činné osobě, funkcioná- ři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné nebo úřední čin- nosti a o jeho funkčním nebo pracovním zařazení. Při nahlížení do archiválií obsa- hujících chráněné osobní údaje pro jiné než vědecké účely je tedy třeba získat sou- hlas subjektu údajů. Ani k těmto případům však nelze přistupo- vat mechanicky a je třeba citlivě interpreto- 34 Proto je vhodné vytipovat druhy archiválií, v nichž se zpravidla vyskytují chráněné osobní údaje a citlivé osobní údaje, a na tyto druhy archiválií se při nahlížení do nich soustředit. Jsou to zvláště matriční knihy před uplynutím skartačních lhůt, vy- plněné archy ze sčítání lidu, zvláště od ro- ku 1950, konskripční archy, přihlášky k pobytu a jiné doklady vzniklé v souvis- losti s evidencí obyvatel, osobní, kádrové a disciplinární spisy, žalobní a soudní spi- sy s výjimkou částí, které byly součástí ve- řejného projednávání, záznamy v rejstříku trestů, policejní spisy s výjimkou archiválií vzniklých v činnosti StB, třídní výkazy docházky a prospěchu žactva (tzv.školní katalogy), zdravotní dokumentace, členské evidence s výjimkou společenských organi- zací a politických stran sdružených v Ná- rodní frontě, osobní fondy a další obdobné archivní soubory nebo druhy archiválií. Netýká-li se žádost o nahlížení veřejně zná- mé osoby, o níž je všeobecně známo, zda ži- je či již zemřela, případně na jakou adresu jí lze zaslat žádost o souhlas s nahlížením do archiválií obsahujících její osobní údaje, je možno potřebné údaje zjistit z informačního systému evidence obyvatel. Toto oprávnění dává zákon správním úřadům na úseku ar- chivnictví a výkonu spisové služby (§ 43). Správní úřady uvedené v § 43 písm. c) mo- hou požádat o údaje z informačního systému evidence obyvatel pro své specializované nebo bezpečnostní archivy. Národní archiv a státní oblastní archivy mohou požádat o zjištění těchto údajů pro sebe a pro ostatní archivy, jejichž archiválie vedou v druhotné evidenci. Po získání potřebných údajů je předají archivu, který o ně požádal. Ochranná třicetiletá lhůta se nevztahuje na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů, Státní bezpeč- nosti a společenských organizací a politic- kých stran sdružených v Národní frontě. To se týká i archiválií bývalých národních vý- borů všech stupňů, neboť národní výbory byly orgány státní moci a státní správy. Ochranná třicetiletá lhůta u archiválií vzniklých před 1. lednem 1990 tedy zůstá- vá v platnosti u osobních fondů, archivních fondů církví a náboženských společností, podniků, škol, zdravotnických a sociálních zařízení, kulturních, osvětových a vědec- kých institucí, prostředků masové komuni- kace, nadací a nadačních fondů a ostat- ních archivních fondů soukromoprávních původců, pokud se nejednalo o členské or- ganizace Národní fronty. Ochrana citlivých osobních údajů se ne- použije při nahlížení do archiválií vzniklých před 1. lednem 1990 z činnosti bývalé Státní bezpečnosti, pokud žadatel požádal o nahlí- žení podle zákona o archivnictví a ne podle zákona č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svaz- ků vzniklých činností bývalé Státní bezpeč- nosti. Ochrana citlivých osobních údajů se nepoužije ani při nahlížení do archiválií vzniklých před 1. lednem 1990 z činnosti společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě. Jak již bylo řečeno výše, ochrana ostatních osob- ních údajů se uplatní v případech, kdy na- hlížení není prováděno pro vědecké účely. Ochrana citlivých osobních údajů i ostat- ních osobních údajů se nepoužije při nahlí- žení do archiválií, které byly již před podá- ním žádosti o nahlížení veřejně přístupné, nebo které byly ještě jako dokumenty veřej- ně přístupné před prohlášením za archivá- lie. Zde má zákon na mysli nejen zpřístup- nění archiválií podle zákona č. 140/1996 Sb. ve znění zákona č. 107/2002 Sb., ale i zpřístupňování dokumentů podle zákonů o obcích, o krajích, o hlavním městě Praze, o svobodném přístupu k informacím atd. Složitá je situace u nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demografických a statistic- kých šetřeních. Podle zákona o archivnic- tví se na nahlížení do nich nevztahuje třicetiletá ochranná lhůta a ochrana citli- vých osobních údajů, pokud lze osobní 35 § 38 (1) Nahlížení do archiválií uložených v ar- chivu se odepře, jestliže a) fyzický stav archiválií nahlížení neu- možňuje, b) stav zpracování archiválií nahlížení ne- umožňuje, c) fyzická osoba nedá souhlas k nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její citlivé osobní údaje, d) zvláštní právní předpis nahlížení do archiválií vylučuje nebo žadatel o nahlí- žení nesplňuje podmínky stanovené zvláštním právním předpisem.2) (2) Pokud žádosti o nahlížení do archiválií archiv nevyhoví, rozhodne na základě po- dání badatele příslušný správní úřad na úse- ku archivnictví a výkonu spisové služby. (3) Pokud bylo nahlížení do archiválií po- dle odstavce 1 písm. b) odepřeno, archiv na základě žádosti v přiměřené době, s ohle- dem na úkoly archivu a s přihlédnutí k vý- znamu archiválií, provede jejich archivní zpracování. Po archivním zpracování vyža- dovaných archiválií archiv tuto skutečnost neprodleně oznámí žadateli, pokud si to ža- datel předem písemně vymínil. (4) Nahlížení do archiválií lze v případě uvedeném v odstavci 1 písm. b) výjimečně umožnit vědeckým badatelům a studentům na základě žádosti doložené písemným po- tvrzením pracoviště Akademie věd nebo vysoké školy o naléhavém časově limito- vaném vědeckém nebo výukovém účelu nahlížení. (5) Organizační složky státu, územní sa- mosprávné celky, jakož i osoby, které jsou podle zvláštních právních předpisů16) údaje (zákon zde neříká ,,citlivé", které jsou předmětem ochrany podle odstavců 2­4, tedy se to týká všech osobních údajů) obsažené v těchto archiváliích před nahlí- žením anonymizovat. Možnost anonymiza- ce je tedy předpokladem nahlížení i sus- pendování třicetileté ochranné lhůty. Pokud anonymizace osobních údajů není z technických nebo časových důvodů mož- ná, lze do těchto archiválií nahlížet až po uplynutí třicetileté ochranné lhůty a jen se souhlasem subjektů citlivých osobních údajů. Navíc je problematické, zda po ano- nymizaci osobních údajů by nahlížení do těchto archiválií ještě mělo smysl. Pro na- hlížení do těchto archiválií ani není možné se opřít o § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, který by byl pro žadatele o nahlížení výhodnější, neboť v zásadě připouští použití osobních údajů pro účely státní statistické služby, pro úče- ly vědecké a pro účely archivnictví a ano- nymizaci osobních údajů neklade jako podmínku použití, nýbrž jako eventualitu pro lepší ochranu subjektu údajů před ne- oprávněným zasahováním do soukromého a osobního života. Toto ustanovení bylo do zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osob- ních údajů, ve znění pozdějších předpisů, vloženo novelou č. 439/2004 Sb., tedy ješ- tě před schválením zákona o archivnictví. Zákon č. 439/2004 Sb. tedy nemůže být po- važován jako starší za nepřímou novelu zákona o archivnictví, a kromě toho zákon o archivnictví jako zákon speciální má přednost před zákonem o ochraně osob- ních údajů jako zákonem obecným, který se použije jen v případech, které zákon o archivnictví neupravuje. To ovšem nepla- tí pro odstavec 7 paragrafu 37 zákona o archivnictví. 16) Například zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpi- sů, zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti (exekuční řád) a o změně dalších zákonů, ve znění pozděj- ších předpisů, zákon č. 283/1991 Sb., o Policii České republiky, ve znění pozdějších předpisů. 36 oprávněny nahlížet do dokumentů, jsou oprávněny nahlížet v archivech do archivá- lií, jejichž původcem je stát nebo územní samosprávný celek. Komentář k § 38 V odůvodněných případech lze nahlížení do archiválií odepřít. Důvody k takovému kro- ku taxativně vypočítává odstavec 1. V pří- padech uvedených sub a) a b) by mělo být v organizačních řádech archivů uvedeno, který zaměstnanec je oprávněn posoudit, že fyzický stav archiválií nahlížení neumožňu- je a že stav zpracování archiválií nahlížení neumožňuje. V případě sub c) je odepření dáno neudělením souhlasu subjektem citli- vých osobních údajů, a to i v případě, že subjekt údajů na žádost o souhlas vůbec ne- odpoví. Případy uvedené sub d) mohou na- stat pouze v bezpečnostních archivech. Žadatel o nahlížení, kterému bylo nahlížení odepřeno, může v této věci předložit podání příslušnému správnímu úřadu na úseku ar- chivnictví a výkonu spisové služby. Správní úřady uvedené v § 43 písm. c) jsou přísluš- né pro své specializované nebo bezpečnost- ní archivy, státní oblastní archivy pro své badatele a pro badatele v ostatních specia- lizovaných archivech, v archivech územních samosprávných celků kromě hlavního měs- ta Prahy a v soukromých archivech a Ná- rodní archiv je příslušný pro své badatele a badatele Archivu hlavního města Prahy. Pokud bylo nahlížení odepřeno z důvodu, že stav zpracování archiválií nahlížení ne- umožňuje, pak badatel může požádat o přednostní zpracování těchto archiválií a o sdělení, až tyto archiválie budou zpra- covány. Vůči vědeckým badatelům a stu- dentům, kteří pracují na časově limitova- ném vědeckém nebo výukovém úkolu, umo- žňuje zákon benevolentnější přístup, po- kud je naléhavost úkolu potvrzena písem- ným potvrzením pracoviště Akademie věd nebo vysoké školy. I v těchto případech platí praktická zásada, že nahlížení lze umožnit v případech, kdy archiválie jsou alespoň uspořádány nebo opatřeny použi- telnými původními registraturními pomůc- kami nebo předávacími seznamy a kdy lze archiválie bez vynaložení nepřiměřeného množství času, úsilí či materiálních pro- středků vyhledat, ve vědecké či studentské práci citovat a po skončeném nahlížení zkontrolovat jejich úplnost a neporušenost. Nahlížení do archiválií, jejichž původcem je stát nebo územní samosprávný celek, nelze odepřít subjektům uvedeným v od- stavci 5, neboť je to potřebné k výkonu ve- řejné správy. Těmto subjektům však lze odepřít nahlížení do archiválií jiných pů- vodců, pokud nejsou splněny podmínky pro nahlížení stanovené tímto zákonem ne- bo ve smlouvě o úschově nebo v darovací smlouvě. Tento přístup je nutno respekto- vat, aby dárci nebo složitelé archiválii mě- li jistotu, že archiválie nebudou použity proti jejich zájmům. § 39 (1) Archiválie lze vystavovat jen v případě, dovoluje-li to jejich stav, a za podmínek zaručujících jejich ochranu a péči podle tohoto zákona a ochranu osobních údajů podle zvláštního právního předpisu.17) (2) Archiválie, které byly na základě smlouvy o úschově svěřeny archivům do úschovy, lze vystavovat jen za podmínek uvedených v odstavci 1 a za podmínek sta- novených ve smlouvě o úschově. (3) Archiválie ve vlastnictví ČR, které jsou uloženy v archivech, lze vystavovat jen za podmínek stanovených v odstavci 1 a na 17) Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 37 (2) Pořízení výpisu, opisu nebo kopie ar- chiválií se odepře, jestliže jsou splněny podmínky pro odepření nahlížení do archi- válií. To neplatí, lze-li výpis, opis nebo ko- pii archiválie pořídit i bez předchozího archivního zpracování archiválie. (3) Pokud žádosti o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií archiv nevyhoví, roz- hodne na základě podání badatele přísluš- ný správní úřad na úseku archivnictví a vý- konu spisové služby. (4) Prováděcí právní předpis stanoví ceník služeb poskytovaných veřejnými archivy s ohledem na předpokládané možné nákla- dy spojené s pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválií. Komentář k § 40 Obdobné podmínky jako pro nahlížení do archiválií platí i pro pořizování výpisů, opisů a kopií archiválií, bez ohledu na to, zda žádost o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie vychází z předchozího na- hlížení nebo zda je uplatněna přímo bez nahlížení. Výpisem se rozumí poskytnutí jednoho nebo více údajů z obsahu archivá- lie, opisem se rozumí poskytnutí úplného textu archiválie bez zřetele k její grafické podobě a kopií se rozumí vyobrazení ar- chiválie technickými prostředky. V případě odepření zhotovení výpisu, opi- su nebo kopie archiválie má žadatel právo předložit podání příslušnému správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spi- sové služby. Příslušnost je shodná jako roz- hodování o podání podle § 38 odst. 2. Ceník služeb poskytovaných veřejnými ar- chivy byl vydán jako příloha č. 4 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá základě smlouvy nebo zápisu18) o výpůjč- ce. Příslušný archiv, popřípadě jeho zřizo- vatel, sjedná ve smlouvě nebo zápisu pod- mínky vystavení a výši pojistného podle zvláštního právního předpisu.19) Součástí smlouvy nebo zápisu je soupis zapůjčova- ných archiválií a protokol o jejich stavu. (4) Národní kulturní památku lze vystavo- vat pouze na základě povolení minister- stva. Komentář k § 39 Na vystavování archiválií není právní ná- rok. Pokud se archiv rozhodne archiválie vystavit nebo zapůjčit na výstavu, musí být splněny podmínky stanovené v odstavcích 1 a 2. Při zapůjčení archiválií ve vlastnic- tví České republiky na výstavu je třeba respektovat ustanovení zákonů o majetku ČR a jejím vystupování v právních vztazích a o rozpočtových pravidlech. Národní kulturní památku, bez ohledu na vlastníka, držitele a místo uložení, je mož- no vystavovat pouze na základě povolení Ministerstva vnitra. O povolení může po- žádat vlastník, držitel nebo vypůjčitel ná- rodní kulturní památky. K žádosti je třeba přiložit zápis o výpůjčce (mezi organizač- ními složkami státu) nebo smlouvu o vý- půjčce (je-li půjčitelem nebo vypůjčitelem jiný subjekt než organizační složka státu). § 40 (1) Každý je oprávněn požádat archiv, kde jsou archiválie uloženy, o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií. Pořízením vý- pisu, opisu nebo kopie archiválie se rozu- mí i pořízení výpisu, opisu nebo kopie její části. 18) § 19 zákona č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů. 19) § 70 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (roz- počtová pravidla) ve znění pozdějších předpisů. 38 ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. § 41 Do archiválií uložených mimo archivy lze nahlížet, pořizovat jejich výpisy, opisy nebo kopie pouze se souhlasem vlastníka nebo držitele archiválie a za dodržení pod- mínek stanovených tímto zákonem a zvlá- štním právním předpisem.2), 17) Komentář k § 41 Archiválie uložené v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, na pracovištích Akademie věd ČR, na vysokých školách, v podnicích a u jiných právnických nebo fyzických osob lze využívat jen se souhla- sem vlastníka nebo držitele archiválie. Zákon neurčuje podmínky využívání archi- válií uložených u těchto subjektů, pouze vyžaduje ochranu utajovaných skutečností a ochranu osobních údajů. Díl 5 Soustava archivů a výkon veřejné správy na úseku archivnictví a výkonu spisové služby § 42 (1) Archivy se člení na a) veřejné archivy, b) soukromé archivy. (2) Veřejnými archivy jsou a) Národní archiv, b) státní oblastní archivy, c) specializované archivy, d) bezpečnostní archivy, e) archivy územních samosprávných cel- ků. (3) Soukromými archivy jsou ostatní ar- chivy zřizované fyzickými nebo právnic- kými osobami. Komentář k § 42 Tento paragraf provádí klasifikaci archivů. Zatímco jednotlivé druhy veřejných archi- vů plní rozdílné úkoly a mají různá práva a povinnosti, soukromé archivy, jejichž zři- zovateli mohou být zpravidla soukromo- právní původci uvedení v § 3 odst. 2 písm. a) až d), tvoří z pohledu zákona jednolitou skupinu bez ohledu na typ zřizovatele. § 43 Postavení správních úřadů na úseku ar- chivnictví a výkonu spisové služby mají: a) ministerstvo, b) Národní archiv a státní oblastní archivy, c) příslušná ministerstva a další ústřední správní úřady, Česká národní banka a zpravodajské služby České republi- ky,20) pokud si zřídily specializovaný nebo bezpečnostní archiv; obdobné po- stavení mají Kancelář Poslanecké sně- movny, Kancelář Senátu a Kancelář prezidenta republiky. Komentář k § 43 Postavení Ministerstva vnitra jako správ- ního úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby vyplývá z kompetenčního zákona. Postavení Národního archivu a státních oblastních archivů jako správ- ních úřadů vyplývá ze zákona č. 320/2002 Sb., o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okres- ních úřadů. Subjekty uvedené sub c) mají postavení správních úřadů na úseku ar- chivnictví a výkonu spisové služby z toho titulu, že mají zřízen specializovaný nebo bezpečnostní archiv. Jelikož mají postave- 20) Zákon č. 153/1994 Sb., o zpravodajských službách České republiky, ve znění pozdějších předpisů. 39 l) zastupuje Českou republiku v meziná- rodních archivních orgánech a organiza- cích, m) vydává archivní publikace celostátního významu, n) rozhoduje o žádostech vlastníků archi- válií o poskytování jednorázových pří- spěvků a náhrad nezbytných nákladů na péči o archiválie, o) vede evidenci archivů, muzeí, knihoven, galerií, památníků, vědeckých ústavů a vysokých škol, v nichž jsou uloženy ar- chiválie, p) vede evidenci správních archivů, q) rozhoduje v dalších věcech na úseku ar- chivnictví a výkonu spisové služby sta- novených tímto zákonem, pokud nejsou svěřeny Národnímu archivu nebo stát- ním oblastním archivům. Komentář k § 44 Tento paragraf dílčím způsobem stanovuje působnost Ministerstva vnitra na úseku ar- chivnictví a výkonu spisové služby, při- čemž opakuje některé působnosti uvedené na jiném místě zákona (např. působnost uvedená sub f) nebo g)), ale některé pů- sobnosti jsou uvedeny jen na jiných mís- tech zákona, např. v § 16 odst. 5, § 21 odst. 4 a 5, § 23 odst. 3, § 29, § 30, § 31, § 32, § 34 odst. 5, § 39 odst. 4, § 56 odst. 5, § 62 odst. 1, § 71 odst. 2, § 72 odst. 4 aj. Ustanovení sub q) říká, že pokud výkon státní správy není výslovně svěřen Národnímu archivu nebo státním oblast- ním archivům, vykonává takovou působ- nost také Ministerstvo vnitra, např. rozho- dování o námitkách proti protokolu (§ 10 odst. 3 a § 12 odst. 4) podaných původcem nebo vlastníkem dokumentu, u kterého provádí výběr archiválií ve skartačním zří- zení nebo mimo skartační řízení speciali- zovaný archiv kromě specializovaných ar- chivů uvedených v § 50. ní správních úřadů na základě jiných zákonů a bylo by nelogické, aby u jejich specializovaných nebo bezpečnostních ar- chivů vykonávaly státní správu jiné správ- ní úřady, mají ve vztahu ke svým speciali- zovaným nebo bezpečnostním archivům, ale jen vůči nim, postavení správních úřa- dů také na úseku archivnictví a výkonu spi- sové služby. § 44 Působnost ministerstva Ministerstvo na úseku archivnictví a výko- nu spisové služby: a) řídí výkon státní správy v oblasti ar- chivnictví, b) zpracovává koncepci rozvoje archivnic- tví, c) přezkoumává rozhodnutí Národního ar- chivu a státních oblastních archivů vy- daná těmito archivy ve správním řízení, d) řídí odbornou činnost Národního archi- vu a státních oblastních archivů a uklá- dá jim odborné archivní úkoly; ostatní archivy v jejich činnosti metodicky usměrňuje a požaduje od nich, aby se podílely na celostátních tematických soupisech archiválií, e) zprošťuje povinnosti zachovávat mlčen- livost podle § 14 odst. 1 zaměstnance ministerstva, Národního archivu a stát- ních oblastních archivů, f) rozhoduje o akreditaci archivů, g) rozhoduje o udělení výjimky podle § 82 odst. 1, h) zajišťuje ochranu a evidenci Národního archivního dědictví, rozhoduje o přehod- nocení významu archiválií a o jejich vy- řazení z Národního archivního dědictví, i) vyhlašuje inventuru archiválií podle to- hoto zákona, j) organizuje celostátní tematické soupisy archiválií, k) zajišťuje mezinárodní spolupráci na úseku archivnictví a organizuje výzkum pramenů k českým dějinám v zahraničí, 40 § 45 Národní archiv (1) Národní archiv je správním úřadem a ústředním archivem státu, který je přímo řízený ministerstvem. (2) Národní archiv je organizační složkou státu a účetní jednotkou; jeho rozpočet je součástí rozpočtové kapitoly ministerstva. (3) V čele Národního archivu stojí ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr vnitra. Vůči řediteli Národního archivu plní minis- terstvo úlohu nadřízeného služebního orgá- nu podle zvláštního právního předpisu.21) (4) Vnitřní organizaci Národního archivu a jeho řízení upraví organizační řád, který schvaluje ministr vnitra. (5) Sídlem Národního archivu je Praha. Komentář k § 45 Tento paragraf určuje postavení Národní- ho archivu v systému státní správy, způsob napojení na státní rozpočet a vztah podří- zenosti vůči Ministerstvu vnitra. Orga- nizační řád Národního archivu vydává je- ho ředitel se souhlasem ministra vnitra. § 46 (1) Národní archiv a) kontroluje výkon spisové služby u orga- nizačních složek státu s celostátní pů- sobností, u jejich správních archivů, u jimi zřízených státních příspěvkových organizací a u právnických osob zříze- ných zákonem s celostátní působností, s výjimkou těch, které si zřídily specia- lizované nebo bezpečnostní archivy, b) provádí výběr archiválií ve skartačním řízení a mimo skartační řízení u původ- ců, u kterých kontroluje výkon spisové služby podle písmene a), a u původců uvedených v písmenu c), pokud vyko- návají spisovou službu, c) provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u vrcholných a obdobných orgánů politických stran, politických hnutí, ob- čanských sdružení, odborových organi- zací, organizací zaměstnavatelů, profes- ních komor, církví a náboženských spo- lečností, nadací a nadačních fondů, obecně prospěšných společností a vy- braných fyzických osob, d) provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u dokumentů nabídnutých České republice darem nebo ke koupi a u do- kumentů nalezených nebo u dokumentů vlastníků, kteří o to požádají, e) rozhoduje o námitkách proti protokolu (§ 10 odst. 3 a § 12 odst. 4) podaných původcem nebo vlastníkem dokumentu, u kterého provádí výběr archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení, a o námitkách původce nebo vlastníka dokumentu proti protokolu Archivu hl. města Prahy, f) rozhoduje o podání badatele, kterému nebylo umožněno nahlížení do archivá- lií nebo pořizování výpisů, opisů nebo kopií archiválií uložených v Národním archivu nebo v Archivu hlavního města Prahy, g) ukládá sankce podle tohoto zákona za správní delikty fyzickým a právnickým osobám, u nichž kontroluje výkon spi- sové služby a u nichž provádí výběr ar- chiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení, včetně těch, které zřídi- ly specializované archivy, a hlavnímu městu Praze a organizačním složkám, příspěvkovým organizacím a jiným 21) Zákon č. 218/2002 Sb., o službě státních zaměstnanců ve správních úřadech a o odměňování těchto za- městnanců a ostatních zaměstnanců ve správních úřadech (služební zákon), ve znění pozdějších před- pisů. 41 a uzavírá za Českou republiku příslušné smlouvy, c) poskytuje vlastníkům archiválií bezplat- né odborné, informační a poradenské služby, d) provádí prověrku fyzického stavu ar- chivních kulturních památek a národ- ních kulturních památek, pokud jsou u něj uloženy, e) provádí inventuru archiválií vyhlášenou ministerstvem, f) spolupracuje s ostatními archivy a rozví- jí styky s vědeckými, kulturními, škol- skými a dalšími institucemi za účelem výměny zkušeností v odborných otáz- kách, ve vědeckém bádání a kulturně vý- chovném, hospodářském a vlastivědném využívání archiválií, g) provádí vědeckou a výzkumnou činnost v oblasti archivnictví, pomocných věd historických a příbuzných vědních obo- rů, h) plní úkoly ústředního vědeckovýzkum- ného pracoviště na úseku preventivní péče o archiválie, konzervace a restau- rování archiválií, uchovávání a zpřístup- ňování nových forem nosičů informací včetně dokumentů v digitální podobě; v této oblasti vykonává funkci odborné- ho metodického a školicího centra, i) zřizuje specializovanou knihovnu pro obor archivnictví a výkonu spisové služby, j) vykonává vydavatelskou a publikační činnost v oboru archivnictví a výkonu spisové služby, dějin správy, pomocných věd historických a historie, k) provádí konzervaci a restaurování archi- válií, l) plní další odborné archivní úkoly ulože- né tímto zákonem. Komentář k § 46 Obsah odstavce 1 určuje působnost Národního archivu jako správního úřadu a obsah odstavce 2 vyjadřuje úkoly Ná- právnickým osobám jím založeným ne- bo zřízeným, h) vyhledává v uložených archiváliích do- kumenty pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, právnických a fyzických osob, pořizuje z nich výpisy, opisy a kopie a ověřuje je, i) umožňuje za podmínek stanovených v tomto zákoně nahlížet do uložených archiválií, j) vede příslušnou evidenci archiválií po- dle tohoto zákona, k) provádí kontrolu archivních kulturních památek a národních kulturních pamá- tek, které vede ve své evidenci a které nejsou uloženy v archivech, l) plní na úseku archivnictví úkoly vyplý- vající z mezinárodních smluv, m) ukládá sankce podle tohoto zákona za správní delikty fyzickým a právnickým osobám, u nichž tuto působnost nevy- konává Národní archiv, n) vykonává další pravomoci stanovené tímto nebo jiným zákonem. (2) Národní archiv na úseku archivní péče a) pečuje o archiválie převzaté od původců uvedených v odstavci 1 písm. a) a c) a dále o archiválie vzniklé z činnosti vr- cholných orgánů českého státu, Česko- slovenské republiky, Československé socialistické republiky, České a Sloven- ské Federativní Republiky, České socia- listické republiky, České republiky, ja- kož i státních a samosprávních orgánů a organizací pro zemi Českou v minu- losti, ústředních orgánů okupační správy v letech 1939 až 1945 a vlády Českoslo- venské republiky v exilu v letech 1939 až 1945 a o archiválie vzniklé z činnosti centrálních úřadů habsburské monarchie a umožňuje nahlížení do nich, b) přijímá za Českou republiku nabídky ke koupi, k darování a úschově archiválií 42 rodního archivu jako ústředního archivu státu. Výjimka vyjádřená v odst. 1 písm. a) se vztahuje na všechny zde uvedené subjekty, ne pouze na právnické osoby zřízené záko- nem. Úkoly vyplývající z mezinárodních smluv uvedené v písm. l) mohou pocházet jak ze smluv uzavřených Ministerstvem vnitra, tak ze smluv uzavřených Národním archivem. Působnost uvedená pod písm. m) je omyl vzniklý při přepisu textu zákona v Parlamentu ČR. Národní archiv pečuje o archiválie všech státních útvarů, které existovaly na území českých zemí včetně archiválií týkajících se území, které již nejsou součástí českého státu (Lužice, Slezsko, německá léna) nebo bývalého československého státu (Sloven- sko, Podkarpatská Rus). Pečuje rovněž o archiválie rakousko-uherských a rakou- ských ústředních úřadů ve Vídni, které by- ly Československu odevzdány v rámci archivní a spisové rozluky po roce 1918. V roce 1954 byl do předchůdce Národního archivu ­ Státního ústředního archivu ­ začleněn bývalý Archiv Země české, a proto Národní archiv pečuje i o archivá- lie bývalé Země české, pro něž již neexistu- je historicky vzniklý zemský archiv jako na Moravě a ve Slezsku. Součástí Národního archivu jsou dvě unikátní archivní pracoviště v rámci celé České republiky. Jednak je to ústřední vě- deckovýzkumné pracoviště na úseku pre- ventivní péče o archiválie, konzervace a restaurování archiválií, které provádí vě- decký výzkum metod, technologických po- stupů a materiálů pro preventivní péči o archiválie, konzervaci a restaurování ar- chiválií, poskytuje ostatním archivům, vlastníkům a držitelům archiválií konzulta- ce, vydává stanoviska a metodická dopo- ručení a školí příslušné odborníky z jiných pracovišť. Druhým unikátním pracovištěm je ústřední vědeckovýzkumné pracoviště pro uchovávání a zpřístupňování nových forem nosičů informací včetně dokumentů v digitální podobě. Toto pracoviště, které je dosud ve stadiu zrodu, má za úkol přejí- mat archiválie v digitální podobě a tech- nicky a technologicky zajistit jejich trvalé uchování. § 47 Státní oblastní archivy (1) Státními oblastními archivy jsou: a) Státní oblastní archiv v Praze, b) Státní oblastní archiv v Třeboni, c) Státní oblastní archiv v Plzni, d) Státní oblastní archiv v Litoměřicích, e) Státní oblastní archiv v Zámrsku, f) Moravský zemský archiv v Brně, g) Zemský archiv v Opavě. (2) Státní oblastní archivy jsou správními úřady, které jsou přímo řízeny minister- stvem. (3) Státní oblastní archivy jsou organizač- ními složkami státu a účetními jednotka- mi; jejich rozpočty jsou součástí rozpočto- vé kapitoly ministerstva. (4) V čele státního oblastního archivu sto- jí ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr vnitra. Vůči řediteli státního ob- lastního archivu plní ministerstvo úlohu nadřízeného služebního orgánu podle zvláštního právního předpisu.21) (5) Sídlem státních oblastních archivů jsou obce, podle nichž jsou státní oblastní ar- chivy pojmenovány. (6) Vnitřní organizační jednotkou státních oblastních archivů jsou státní okresní ar- chivy, které jsou uvedeny v příloze č. 4 k tomuto zákonu. Další podrobnosti vnitř- ní organizace státních oblastních archivů a jejich řízení upraví organizační řády, kte- ré schvaluje ministr vnitra. 43 a) místem trvalého pobytu, je-li původcem, vlastníkem nebo držitelem archiválie fy- zická osoba, která není podnikatelem, b) místem podnikání, je-li původcem, vlastníkem nebo držitelem archiválie fyzická osoba, která je podnikatelem, c) sídlem původce, je-li původcem, vlast- níkem nebo držitelem archiválie práv- nická osoba. Komentář k § 48 Územní působnost státních oblastních ar- chivů je vymezena územím samosprávných krajů podle stavu ke dni 1. ledna 2000. Vzhledem k tomu, že územní působnost ne- bo dislokace původců, vlastníků nebo drži- telů archiválií se vždy neshoduje s územní působností státních oblastních archivů, jsou v odstavci 3 stanovena pravidla, po- dle nichž se určuje, který státní oblastní archiv je pro daného původce, vlastníka nebo držitele archiválie příslušný. § 49 (1) Státní oblastní archiv: a) kontroluje výkon spisové služby u orga- nizačních složek státu s působností na území kraje, okresu nebo obcí, u jejich správních archivů a jimi zřízených stát- ních příspěvkových organizací, s výjim- kou těch, které si zřídily specializované archivy, b) kontroluje výkon spisové služby u orgá- nů územních samosprávných celků, organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob za- ložených nebo zřízených územními sa- mosprávnými celky, s výjimkou orgánů hlavního města Prahy, města Brna, měs- ta Ostravy, města Plzně a města Ústí nad Labem a organizačních složek, příspěv- kových organizací a právnických osob ji- mi založených nebo zřízených, c) kontroluje výkon spisové služby u stát- ních podniků, vysokých škol, škol a právnických osob zřízených zákonem, Komentář k § 47 Státní oblastní archivy se staly správními úřady zákonem č. 320/2002 Sb., o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů. Tímtéž zákonem do nich byly začleněny státní okresní archivy jako jejich vnitřní organizační jednotky. Státním oblastním archivům v Brně a Opavě byly ponechány jejich historické názvy Moravský zemský archiv v Brně a Zemský archiv v Opavě. Zákon stanovuje podřízenost státních ob- lastních archivů Ministerstvu vnitra a způ- sob jejich napojení na státní rozpočet. Organizační řád vydává ředitel státního oblastního archivu se souhlasem ministra vnitra. Sídlem státních oblastních archivů se rozumí sídlo jejich ředitelství. § 48 (1) Správní obvody státních oblastních ar- chivů jsou vymezeny územím krajů, a to pro a) Státní oblastní archiv v Praze územím krajů Středočeského a hl. města Prahy, b) Státní oblastní archiv v Třeboni územím kraje Jihočeského, c) Státní oblastní archiv v Plzni územím krajů Karlovarského a Plzeňského, d) Státní oblastní archiv v Litoměřicích územím krajů Libereckého a Ústeckého, e) Státní oblastní archiv v Zámrsku úze- mím krajů Královéhradeckého a Pardu- bického, f) Moravský zemský archiv v Brně úze- mím krajů Jihomoravského, Vysočina a Zlínského, g) Zemský archiv v Opavě územím krajů Moravsko-slezského a Olomouckého. (2) Územím kraje se pro účely stanovení územní působnosti státních oblastních ar- chivů rozumí jeho území ke dni 1. ledna 2000. (3) Určení místní příslušnosti státního ob- lastního archivu se řídí: 44 s výjimkou těch, u kterých tuto působ- nost vykonává Národní archiv, a těch, které si zřídily specializované archivy, d) provádí výběr archiválií ve skartačním řízení a mimo skartační řízení u všech původců uvedených v písmenech a) až c) a u původců uvedených v písmenu e), pokud vykonávají spisovou službu, e) provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u zřizovatelů soukromých archi- vů, u podnikatelů zapsaných v obchod- ním rejstříku, jakož i u politických stran, politických hnutí, občanských sdružení, odborových organizací, orga- nizací zaměstnavatelů, profesních ko- mor, církví a náboženských společností, nadací a nadačních fondů a obecně pro- spěšných společností, s výjimkou jejich vrcholných orgánů, a u škol a vysokých škol a u vybraných fyzických osob, f) provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u dokumentů nabídnutých České republice darem nebo ke koupi a u do- kumentů nalezených nebo u dokumentů vlastníků, kteří o to požádají, g) zprošťuje povinnosti zachovávat mlčen- livost u zaměstnanců (§ 14 odst. 1) ne- bo zřizovatelů archivů (§ 14 odst. 2), s výjimkou zaměstnanců specializova- ných nebo bezpečnostních archivů zři- zovaných ministerstvy, dalšími ústřed- ními správními úřady, Kanceláří Posla- necké sněmovny, Kanceláří Senátu, Kanceláří prezidenta republiky, Českou národní bankou nebo zpravodajskými službami ČR, h) rozhoduje o námitkách proti protokolu (§ 10 odst. 3 a § 12 odst. 4) podaných původcem nebo vlastníkem dokumentu, u kterého provádí výběr archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení, a o námitkách původce nebo vlast- níka dokumentu proti protokolu Archivu města Brna, Archivu města Ostravy, Ar- chivu města Plzně a Archivu města Ústí nad Labem, i) rozhoduje o uložení ohrožených archi- válií, j) rozhoduje o podání badatele, kterému nebylo umožněno nahlížení do archiválií nebo pořizování výpisů, opisů nebo ko- pií archiválií u něj uložených, k) rozhoduje o podání badatele, kterému nebylo umožněno nahlížení do archivá- lií nebo pořizování výpisů, opisů nebo kopií archiválií uložených ve speciali- zovaných archivech, s výjimkou specia- lizovaných archivů a bezpečnostních ar- chivů zřízených ministerstvy, dalšími ústředními správními úřady, Kanceláří Poslanecké sněmovny, Kanceláří Sená- tu, Kanceláří prezidenta republiky, Čes- kou národní bankou a zpravodajskými službami České republiky, l) rozhoduje o podání badatele, kterému nebylo umožněno nahlížení do archiválií nebo pořizování výpisů, opisů nebo ko- pií archiválií v archivech územních sa- mosprávných celků, s výjimkou Archivu hlavního města Prahy, a v soukromých archivech, m) ukládá sankce podle tohoto zákona za správní delikty fyzickým a právnickým osobám, u nichž tuto působnost nevy- konává Národní archiv, n) umožňuje za podmínek stanovených v tomto zákoně nahlížet do uložených archiválií, o) vede příslušnou evidenci archiválií po- dle tohoto zákona, p) provádí kontrolu archivních kulturních památek, které vede ve své evidenci a které nejsou uloženy v archivech, q) plní na úseku archivnictví úkoly vyplý- vající z mezinárodních smluv, r) vyjadřuje se k žádosti o koncesi podle zvláštního právního předpisu,22) s) vykonává další pravomoci stanovené tímto nebo jiným zákonem. (2) Státní oblastní archiv v oblasti archivní péče 22) Zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů. 45 Komentář k § 49 V odstavci 1 je stanovena věcná působnost státních oblastních archivů jako správních úřadů, v odstavci 2 náplň jejich činnosti v oblasti odborné archivní péče. Rozdělení úkolů mezi ústředí státního oblastního ar- chivu a jeho vnitřní organizační jednotky zákon neřeší, každý archiv si to upraví ve svém organizačním řádu. V odstavci 1 písm. c) a e) se výjimka pro Národní archiv týká právnických osob zří- zených zákonem (§ 46 odst. 1 písm. a)) a vrcholných orgánů politických stran atd. (§ 46 odst. 1 písm. c)). Vyjádření k žádosti o koncesi podle živnostenského zákona je dále upraveno v §§ 89 a 90. Úkoly vyplý- vající z mezinárodních smluv plní státní oblastní archivy jak u vlastních smluv, tak u smluv uzavřených Ministerstvem vnitra v oblasti archivnictví a výkonu spisové služby. Zvláštní postavení Moravského zemského archivu v Brně a Zemského archivu v Opavě, pokud jde o péči o uložené archi- válie, doplňuje § 80 odst. 1. Archivní fon- dy podniků připadnou do péče státního oblastního archivu tehdy, jestliže jejich pů- vodce zanikl bez právního nástupce. § 50 Další správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby Příslušná ministerstva, další ústřední správní úřady, Kancelář Poslanecké sně- movny, Kancelář Senátu, Kancelář prezi- denta republiky, Česká národní banka a zpravodajské služby České republiky, které si zřídily specializované nebo bez- pečnostní archivy, a) jejich prostřednictvím dohlížejí na vý- kon spisové služby u útvarů v jejich ří- dicí působnosti, u jimi zřízených orga- nizačních složek a státních příspěvko- a) pečuje o archiválie převzaté od původců uvedených v odstavci 1 písm. a) až c) a e); o archiválie právnických osob za- psaných v obchodním rejstříku pečuje tehdy, jestliže tito původci zanikli bez právního nástupce, b) přijímá za Českou republiku nabídky ke koupi, k darování a úschově archiválií a uzavírá za Českou republiku příslušné smlouvy, c) poskytuje vlastníkům archiválií bezplat- né odborné informační a poradenské služby, d) plní úkoly oblastního a okresního vě- deckovýzkumného pracoviště na úseku archivnictví, pomocných věd historic- kých a regionální historie, přičemž spo- lupracuje s ostatními archivy a rozvíjí styky s vědeckými, kulturními, školský- mi a dalšími institucemi za účelem vý- měny zkušeností v odborných otázkách, ve vědeckém bádání a kulturně výchov- ném, hospodářském a vlastivědném vy- užívání archiválií, e) vyhledává v uložených archiváliích do- kumenty pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, právnických a fyzických osob, pořizuje z nich výpisy, opisy a kopie, f) zřizuje specializované knihovny pro obor archivnictví, spisové služby a regi- onální historie, g) vykonává vydavatelskou a publikační činnost v oboru archivnictví a spisové služby, dějin správy, pomocných věd historických a historie, h) provádí prověrku fyzického stavu ar- chivních kulturních památek a národ- ních kulturních památek, pokud jsou u něj uloženy, i) provádí inventuru archiválií vyhlášenou ministerstvem, j) provádí konzervaci a restaurování archi- válií, k) plní další odborné archivní úkoly ulože- né tímto zákonem. 46 vých organizací a dohlížejí na činnost svých správních archivů, b) rozhodují o námitkách původce nebo vlastníka dokumentu proti protokolu (§ 10 odst. 3 a § 12 odst. 4) specializo- vaného nebo bezpečnostního archivu, u kterých vykonávají funkci zřizovatele, c) rozhodují o podání badatele, kterému nebylo umožněno nahlížení do archivá- lií nebo pořizování výpisů, opisů nebo kopií archiválií uložených ve speciali- zovaných nebo bezpečnostních archi- vech, u kterých vykonávají funkci zři- zovatele, d) zprošťují povinnosti zachovávat mlčen- livost podle § 14 odst. 1 u zaměstnanců zařazených ve specializovaných nebo bezpečnostních archivech, u kterých vykonávají funkci zřizovatele, e) plní další úkoly na úseku výkonu spiso- vé služby uložené tímto zákonem. Komentář k § 50 V tomto paragrafu se stanovuje působnost správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby vyjmenovaných v § 43 písm. c). Tyto správní úřady vyko- návají působnost na úseku archivnictví a výkonu spisové služby pouze u sebe a ve svých resortech a ne navenek § 51 Specializované archivy (1) Organizační složky státu, státní přís- pěvkové organizace, státní podniky, vyso- ké školy, školy a právnické osoby zřízené zákonem mohou zřizovat specializované archivy. (2) Ve specializovaném archivu se ukláda- jí archiválie vzniklé z činnosti jeho zřizo- vatele nebo z činnosti jeho právních před- chůdců a archiválie získané darem nebo koupí. (3) Specializovaný archiv může působit ja- ko archiv, pokud mu byla udělena akredi- tace. Komentář k § 451 Specializované archivy navazují na tradici archivů zvláštního významu, z nichž někte- ré existovaly ještě před vydáním vládního nařízení č. 29/1954 Sb., o archivnictví. Bylo pro ně zvoleno nové označení, proto- že pojem archiv zvláštního významu přeja- tý ze sovětské archivní terminologie byl zavádějící a budil dojem mimořádného po- stavení této skupiny archivů. Pojem speci- alizovaný archiv se snaží vyjádřit, že se jedná o archiv, který se vyčleňuje z archiv- ní sítě vybudované na územním principu, neboť se specializuje na péči o archiválie určitého původce nebo archiválie určitého druhu, pokud je to účelné. Specializované archivy mohou zřizovat za Českou repub- liku organizační složky státu, státní přís- pěvkové organizace nebo státní podniky a za veřejnoprávní instituce vysoké školy, školy a právnické osoby zřízené zákonem. Jelikož všechny školy a vysoké školy jsou považovány za veřejnoprávní původce (srv. § 3 odst. 1 písm. f)), mohou i soukro- mé školy a soukromé vysoké školy vytvářet specializované archivy a ne archivy sou- kromé. S ohledem na specializaci se do speciali- zovaných archivů ukládají především archiválie vzniklé z činnosti zřizovatele ar- chivu a z činnosti jeho právních předchůd- ců. Lze také použít ustanovení § 23 odst. 3 a § 26 odst. 1 a do specializovaného ar- chivu přenechat do užívání nebo uschovat archivní soubory jiných původců. Podle § 28 odst. 1 mohou přijímat darem nebo kupovat archiválie specializované archivy, jejichž zřizovateli jsou právnické osoby zřízené zákonem, státní podniky nebo stát- ní příspěvkové organizace. Je-li zřizovate- lem specializovaného archivu organizační 47 i) předkládá Národnímu archivu nebo pří- slušnému státnímu oblastnímu archivu ke kontrole protokoly, j) provádí vědeckou, výzkumnou, vydava- telskou a publikační činnost v oblasti ar- chivnictví, pomocných věd historických a vědních oborů souvisejících s obsa- hem uložených archivních fondů a sbí- rek, k) zřizuje specializovanou knihovnu v roz- sahu nezbytném pro plnění stanovených odborných a vědeckých úkolů, l) provádí prověrku fyzického stavu ar- chivních kulturních památek a národ- ních kulturních památek, pokud jsou u něj uloženy, m) podílí se na sestavování celostátních te- matických soupisů archiválií organizo- vaných ministerstvem, n) provádí inventuru archiválií vyhlášenou ministerstvem, o) plní další odborné archivní úkoly ulože- né mu zřizovatelem. Komentář k § 52 Specializovaný archiv dohlíží na výkon spisové služby u svého zřizovatele a jím zřízených státních příspěvkových organi- zací a u organizačních složek státu, které zřizovatel archivu zřídil k plnění úkolů ve své působnosti, ale ne u organizačních slo- žek státu zřízených zákonem, i když jsou jím řízeny nebo jsou součástí jeho rozpo- čtové kapitoly. U organizačních složek stá- tu zřízených zákonem dohlíží na výkon spi- sové služby Národní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv. Z toho vyplývá i pří- slušnost provádět výběr archiválií ve skar- tačním řízení i mimo skartační řízení. Protokoly o provedeném výběru archiválií předkládají Národnímu archivu nebo pří- slušnému státnímu oblastnímu archivu všechny specializované archivy, tedy i ty, jejichž zřizovatel má postavení správního úřadu na úseku archivnictví a výkonu spi- sové služby. složka státu, škola nebo vysoká škola, mo- hou v nich být uloženy archiválie nabídnu- té darem nebo ke koupi jen tehdy, rozhod- ne-li tak Národní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv podle § 28. Specializované archivy mohou působit jen tehdy, získají-li akreditaci, tzn. musí pro- kázat účelnost zřízení specializovaného archivu (§ 58 odst. 1 písm. e)), která je efektivnější než dosavadní stav, a splnění stavebně-technických, prostorových, bez- pečnostních, materiálních, finančních a personálních podmínek (§ 61). § 52 Specializovaný archiv: a) dohlíží na výkon spisové služby u svého zřizovatele a jím zřízených organizač- ních složek státu a státních příspěvko- vých organizací, dohlíží na činnost správního archivu svého zřizovatele, pokud ho má zřízen, b) provádí výběr archiválií ve skartačním řízení u původců, u nichž dohlíží na vý- kon spisové služby, c) provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u původců uvedených pod písme- nem a) a z dokumentů nabídnutých zři- zovateli darem nebo ke koupi a u doku- mentů vlastníků, kteří o to požádají, d) vede příslušnou evidenci archiválií pod- le tohoto zákona, e) vyhledává archiválie pro potřeby správ- ních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samos- právných celků, právnických a fyzic- kých osob, pořizuje z nich výpisy, opisy a kopie, f) umožňuje za podmínek stanovených v tomto zákoně nahlížet do archiválií uložených v těchto archivech, g) pečuje o archiválie převzaté od původců uvedených v písmenech a) a c), h) pečuje o archiválie u něj uložené ke dni jeho akreditace, nerozhodne-li minister- stvo v rozhodnutí o akreditaci jinak, 48 Původní vládní návrh zákona byl v tomto paragrafu rozšířen o některá ustanovení a tím došlo k tomu, že ne všechna ustano- vení mají normativní charakter, nýbrž ně- která mají charakter deklaratorní. Tak je třeba pohlížet zejména na ustanovení sub j) a k). O těchto ustanoveních musí roz- hodnout zřizovatel, jakým způsobem je naplní. Také ustanovení sub o) dává zřizo- vateli právo ukládat specializovanému ar- chivu odborné archivní úkoly, které nejsou jmenovitě uvedeny v zákoně, ale na jejichž plnění má zřizovatel zájem, např. provádět konzervaci a restaurování archiválií. Je však třeba zdůraznit, že se jedná pouze o archivní úkoly a ne o činnosti, které ne- mají s archivnictvím nic společného. § 53 Bezpečnostní archivy (1) Ministerstvo, Ministerstvo obrany, Ministerstvo zahraničních věcí, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby České republiky mohou zřizovat bezpeč- nostní archivy. (2) Nezřídí-li správní úřad uvedený v od- stavci 1 specializovaný archiv, pak bezpeč- nostní archiv a) plní úkoly specializovaného archivu, s výjimkou úkolu podle § 52 písm. i), b) provádí výběr archiválií ve skartačním řízení i u dokumentů, u nichž dosud ne- byl zrušen stupeň utajení, c) vede v základní evidenci Národního ar- chivního dědictví všechny archiválie; do ústřední evidence Národního archiv- ního dědictví předává pouze údaje o ar- chiváliích, u nichž byl stupeň utajení zrušen. (3) Pokud správní úřad uvedený v odstavci 1 má zřízen specializovaný i bezpečnostní archiv, plní bezpečnostní archiv úkoly pod- le § 52 pouze u dokumentů a archiválií ob- sahujících utajované skutečnosti. (4) V případech zrušení stupně utajení u archiválií uložených v bezpečnostních archivech převede bezpečnostní archiv, s výjimkou bezpečnostních archivů zříze- ných zpravodajskými službami České republiky, tyto archiválie do specializova- ného archivu příslušného úřadu, pokud je zřízen, jinak do Národního archivu. Zpravodajské služby České republiky mo- hou odepřít nahlížení do archiválií a po- skytování kopií, opisů a výpisů z nich, u nichž byl zrušen stupeň utajení, pokud obsahují informace i nadále důležité pro ochranu ústavního zřízení, významných ekonomických zájmů, bezpečnost a obra- nu České republiky. O podání badatele proti odepření nahlížení do archiválií nebo poskytování kopií, opisů a výpisů z nich podle věty druhé rozhodne ředitel přísluš- né zpravodajské služby České republiky. (5) Nahlížení do archiválií obsahujících utajované skutečnosti, jejich předkládání a poskytování kopií, opisů a výpisů z nich se řídí zvláštním právním předpisem.2) Komentář k § 53 Bezpečnostní archivy mají podobné posta- vení jako specializované archivy, liší se od nich tím, že mohou provádět výběr archi- válií i z dokumentů, u nichž dosud nebyl zrušen stupeň utajení, a tyto archiválie uchovávat a při splnění podmínek zákona č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, i umožňovat nahlížení do nich. Příbuznost se speciali- zovanými archivy je patrná z ustanovení odst. 2 písm. a). Bezpečnostní archivy vedou v základní evidenci Národního archivního dědictví všechny své archiválie, tedy i ty, u nichž dosud nebyl zrušen stupeň utajení. Údaje o těchto archiváliích však nepředávají do ústřední evidence Národního archivního dědictví, protože není stanoveno, že by ta- 49 konu spisové služby stanovených tímto zá- konem (§ 55 odst. 1). (3) Archiv územního samosprávného cel- ku může působit jako archiv, pokud mu byla udělena akreditace. Komentář k § 54 Právo zřizovat archivy územních samo- správných celků vyplývá z ustanovení § 35a odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozděj- ších předpisů, § 14 odst. 3 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů, a podle § 59 odst. 2 písm. j) zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozděj- ších předpisů. Aby byly zajištěny stavebně- technické, prostorové, bezpečnostní, mate- riální, finanční a personální podmínky pro péči o archiválie a jejich ochranu podle to- hoto zákona, musí archivy územních samo- správných celků získat před zahájením své činnosti akreditaci podle tohoto zákona. Plnění úkolů v oblasti archivnictví a výko- nu spisové služby náleží do samostatné pů- sobnosti územních samosprávných celků, proto mohou tyto úkoly plnit jen v mezích daných obecním zřízením, krajským zříze- ním a zákonem o hlavním městě Praze a nemůže jim být ukládán výkon státní správy v rámci přenesené působnosti. § 55 (1) Archiv územního samosprávného cel- ku, pokud dále není stanoveno jinak, a) dohlíží na výkon spisové služby u svého zřizovatele a jím zřízených organizač- ních složek, příspěvkových organizací a právnických osob, b) umožňuje za podmínek stanovených v tomto zákoně nahlížet do archiválií u něj uložených, c) vede příslušnou evidenci archiválií po- dle tohoto zákona, to evidence mohla obsahovat i utajované skutečnosti, a zaměstnanci pověření vede- ním ústřední evidence nemají určení pro styk s utajovanými skutečnostmi. Některé správní úřady uvedené v odst. 1 mají vedle bezpečnostního archivu zřízen i specializovaný archiv, např. Ministerstvo obrany nebo Ministerstvo zahraničních věcí. V tomto případě plní jejich bezpeč- nostní archivy úkoly podle § 52 pouze u archiválií obsahujících utajované sku- tečnosti a úkoly u ostatních archiválií plní příslušný specializovaný archiv. V případech zrušení stupně utajení zůsta- nou archiválie zpravodajských služeb v je- jich bezpečnostních archivech, archiválie Ministerstva obrany a Ministerstva zahra- ničních věcí se předají do jejich speciali- zovaných archivů a archiválie ostatních úřadů uvedených v odstavci 1 se předají do Národního archivu. Do archiválií uložených v bezpečnostních archivech zpravodajských služeb lze nahlí- žet, ale tyto bezpečnostní archivy mají prá- vo nahlížení odepřít, pokud by byla ohro- žena ochrana ústavního zřízení, významné ekonomické zájmy, bezpečnost a obrana České republiky, a to i v případech, kdy byl stupeň utajení u archiválií již zrušen. O podání badatele rozhoduje v těchto pří- padech přímo ředitel zpravodajské služby. § 54 Archivy územních samosprávných celků (1) Územní samosprávné celky mohou zři- zovat archivy územních samosprávných celků. (2) Územní samosprávné celky, které zřídily archivy územních samosprávných celků, zajišťují jejich prostřednictvím od- borné archivní činnosti v působnosti územních samosprávných celků a plnění dalších úkolů v oblasti archivnictví a vý- 50 d) vyhledává archiválie pro potřeby správ- ních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samo- správných celků, právnických a fyzic- kých osob, pořizuje z nich výpisy, opisy a kopie, e) předkládá příslušnému státnímu oblast- nímu archivu ke schválení skartační ná- vrhy, f) pečuje o archiválie vzniklé z činnosti původců uvedených v písmenu a), g) provádí prověrku fyzického stavu ar- chivních kulturních památek a národ- ních kulturních památek, pokud jsou u něj uloženy, h) podílí se na sestavování celostátních te- matických soupisů archiválií organizo- vaných ministerstvem, i) provádí konzervaci a restaurování archi- válií, j) provádí inventuru archiválií vyhlášenou ministerstvem, k) provádí vědeckou, výzkumnou a vyda- vatelskou činnost v oblasti archivnictví, pomocných věd historických, dějin správy, regionálních dějin, dějin měst a obcí, historické vlastivědy a příbuz- ných oborů, l) zřizuje specializovanou knihovnu v roz- sahu nezbytném pro plnění stanovených odborných a vědeckých úkolů, m) plní další odborné archivní úkoly na úseku archivnictví a výkonu spisové služby, určené zřizovatelem. (2) Akreditací archivu územního samos- právného celku vzniká jeho zřizovateli ná- rok na poskytnutí bezplatné odborné po- moci ze strany Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu. Komentář k § 55 Tento paragraf stanovuje obecné úkoly pro všechny archivy územních samosprávných celků. Upozorňuje, že dále v zákoně jsou stanoveny výjimky, čímž jsou míněna zvláště některá přechodná ustanovení, pře- devším v § 79. Jelikož výběr archiválií je považován za výkon státní správy, a jak bylo řečeno u § 54, na archivy územních samosprávných celků se výkon státní sprá- vy nepřenáší, musejí tyto archivy předklá- dat skartační návrhy státním oblastním ar- chivům, které provedou výběr archiválií a sestaví protokol. Podobně jako ustanovení o specializova- ných archivech byla i ustanovení § 55 oproti vládnímu návrhu rozšířena pozmě- ňovacími návrhy, které neměly normativní charakter, ale je třeba na ně pohlížet jako na deklaratorní ustanovení, zejména v odst. 1 sub i), k) a l). Ustanovení sub m) umožňuje zřizovateli ukládat archivu ještě jiné odborné archivní úkoly, které nejsou v zákoně výslovně zmíněny, ale musí to být úkoly archivního charakteru a ne např. kni- hovního, muzejního, památkářského apod. Získáním akreditace vzniká zřizovateli ar- chivu nárok na bezplatné informační a konzultační služby ze strany Národního archivu nebo příslušného státního oblast- ního archivu. Tím se nemyslí služby repro- grafického, konzervátorského apod. cha- rakteru, které mohou být poskytovány jen za úplatu. § 56 Soukromé archivy (1) Soukromý archiv může zřídit fyzická nebo právnická osoba, která nezřizuje ar- chiv podle předchozích ustanovení tohoto zákona. (2) Soukromý archiv může působit jako archiv, pokud mu byla udělena akreditace. (3) Akreditací soukromého archivu vzniká jeho zřizovateli nárok na poskytnutí bez- platné odborné pomoci ze strany Národ- ního archivu nebo příslušného státního ob- lastního archivu. 51 kromého archivu. V dalších letech je lhůta stanovena s ohledem na harmonogram přípravy státního rozpočtu na následující rok. § 57 Soukromý archiv a) vede příslušnou evidenci archiválií po- dle tohoto zákona, b) umožňuje za podmínek stanovených v tomto zákoně nahlížet do uložených archiválií, c) předkládá Národnímu archivu nebo pří- slušnému státnímu oblastnímu archivu ke schválení skartační návrhy, d) pečuje o archiválie svého zřizovatele a jeho právních předchůdců, pokud tak stanoví příslušný archiv při jejich výbě- ru, e) pečuje o archiválie jiných právnických nebo fyzických osob, které si je v sou- kromém archivu uložily na základě smlouvy o úschově, f) provádí prověrku fyzického stavu ar- chivních kulturních památek a národ- ních kulturních památek, pokud jsou u něj uloženy, g) podílí se na sestavování celostátních te- matických soupisů archiválií organizo- vaných ministerstvem, h) provádí inventuru archiválií vyhlášenou ministerstvem. Komentář k § 57 Úkoly soukromých archivů jsou především systémového charakteru, tzn. týkají se úko- lů celostátního nebo celooborového cha- rakteru. Zřízením soukromého archivu na sebe bere zřizovatel povinnost umožnit na- hlížení do archiválií. Jelikož soukromé ar- chivy nevykonávají státní správu, předklá- dají skartační návrhy, pokud konají skar- tační řízení, Národnímu archivu nebo pří- slušnému státnímu oblastnímu archivu, které provedou výběr archiválií a sestaví (4) Zřizovatel soukromého archivu, který byl akreditován, má nárok na poskytnutí jednorázového ročního státního příspěvku na provoz soukromého archivu. Jeho výši s ohledem na možné náklady na provoz soukromého archivu, péči o archiválie v něm uložené a jejich ochranu stanoví prováděcí právní předpis. (5) Žádost o poskytnutí jednorázového ročního státního příspěvku na provoz sou- kromého archivu zřizovatel archivu popr- vé uplatní do 6 měsíců ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o akreditaci sou- kromého archivu. V dalších letech je zři- zovatel povinen uplatnit žádost o tento příspěvek vždy do 30. dubna předchozího kalendářního roku. Žádost se předkládá ministerstvu. Není-li žádost uplatněna ve stanovené lhůtě, nárok na poskytnutí pří- spěvku v příslušném kalendářním roce za- niká. Komentář k § 56 Právnické osoby, které nezřizují speciali- zované archivy, bezpečnostní archivy nebo archivy územních samosprávných celků, a fyzické osoby mohou zřizovat soukromé archivy. Za archiv ve smyslu zákona je po- važován pouze takový soukromý archiv, který získá od Ministerstva vnitra akredi- taci. Tím získává soukromý archiv právo na bezplatnou odbornou pomoc ze strany Národního archivu nebo příslušného stát- ního oblastního archivu podobně jako akreditované archivy územních samo- správných celků. Kromě bezplatné odborné pomoci má sou- kromý archiv nárok na jednorázový roční státní příspěvek. Jeho výše je stanovena v § 15 odst. 5 vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zá- kona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Prvé poskyt- nutí státního příspěvku je vázáno na naby- tí právní moci rozhodnutí o akreditaci sou- 52 protokol. Z povahy věci vyplývá, že Ná- rodní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv provádějí v soukromých archivech i výběr archiválií mimo skartační řízení. I když to zákon výslovně nekonstatuje, ro- zumí se samo sebou, že zřizovatel má prá- vo ukládat svému soukromému archivu i další archivní odborné úkoly. Díl 6 Akreditace archivů a povinnosti zřizovatelů archivů § 58 Akreditace archivů (1) Žádost o akreditaci archivu musí obsa- hovat a) jméno, příjmení, místo trvalého pobytu a datum narození, je-li zřizovatelem fy- zická osoba, b) název, identifikační číslo a sídlo, je-li zřizovatelem právnická osoba, c) název a sídlo archivu, d) postavení archivu v organizační struktu- ře, je-li zřizovatelem právnická osoba, e) účel zřízení archivu, f) podklady pro rozhodnutí, zda archiv splňuje podmínky stanovené v § 61, g) kopie evidenčních listů Národního ar- chivního dědictví s údaji o archiváliích, o něž bude archiv pečovat. (2) Ministerstvo akreditaci archivu neudě- lí, jestliže archiv nesplňuje podmínky sta- novené v § 61. (3) Platnost akreditace archivu je vůči právnímu nástupci zřizovatele zachována pouze v případě archivů územních samos- právných celků, dojde-li ke sloučení obcí nebo k připojení obce podle zvláštního právního předpisu.23) (4) Zemře-li fyzická osoba, která je zřizo- vatelem akreditovaného soukromého ar- chivu nebo na kterou přešla akreditace podle tohoto zákona (dále jen ,,zřizova- tel"), mohou v provozování archivu pokra- čovat až do skončení řízení o projednávání dědictví: a) dědicové ze zákona, pokud není dědiců ze závěti, b) dědicové ze závěti a pozůstalý manžel, i když není dědicem, je-li spoluvlastní- kem majetku používaného k provozová- ní archivu, c) pozůstalý manžel splňující podmínku uvedenou v písmenu b), pokud v provo- zování archivu nepokračují dědicové, d) správce dědictví, pokud byl pro zacho- vání provozování archivu ustanoven or- gánem projednávajícím dědictví. Pokud osoby uvedené v písmenech a) až c) hodlají pokračovat v provozování archivu, jsou povinny oznámit tuto skutečnost mi- nisterstvu písemně ve lhůtě 3 měsíců ode dne úmrtí zřizovatele. Správce dědictví je povinen oznámit pokračování v provozo- vání archivu ministerstvu písemně ve lhů- tě 1 měsíce ode dne, kdy byl do této funk- ce ustanoven. Po skončení řízení o dědic- tví mohou osoby uvedené v písmenech a) až c) pokračovat v provozování archivu, jen jsou-li nadále splněny všechny pod- mínky pro provozování archivu. (5) Zřizovatel archivu je povinen bez zby- tečného odkladu oznámit ministerstvu všechny změny skutečností, které byly uvedeny v žádosti o akreditaci archivu, ze- jména změny ve splňování podmínek sta- novených v § 61. 23) Například § 24 zákona č. 128/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, § 11 odst. 4 a § 12 zákona č. 131/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 53 trolují splnění povinnosti stanovené v od- stavci 6. Dojde-li k jakékoli změně skutečnosti, kte- rá byla uvedena v žádosti o akreditaci, je zřizovatel archivu povinen ji neprodleně oznámit Ministerstvu vnitra, které změnu zaznamená do svých evidencí nebo zahájí řízení o odnětí akreditace. § 59 Odnětí akreditace (1) Zjistí-li ministerstvo, že zřizovatel ar- chivu nedodržuje podmínky, za nichž byla akreditace udělena, uloží mu povinnost zjištěné nedostatky odstranit a stanoví lhů- tu, v níž musí být odstraněny. Tato lhůta nesmí být delší než 1 rok. (2) Postupem podle odstavce 1 nejsou do- tčena ustanovení § 27 odst. 3 a § 32 odst. 3 až 5. (3) Jestliže zřizovatel ve stanovené lhůtě nesplní povinnosti uložené podle odstavce 1, ministerstvo akreditaci odejme. (4) Ministerstvo může akreditaci odej- mout, pokud zřizovatel archivu opakova- ně neplní jiné povinnosti než uvedené v odstavci 1, uložené mu rozhodnutím správního úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby podle tohoto zá- kona. (5) Akreditaci ministerstvo odejme, požá- dá-li o to zřizovatel archivu. V tomto pří- padě ministerstvo správní rozhodnutí ne- vydává. (6) V případě odnětí akreditace minister- stvo rozhodne, kde bude archiválie ulože- na. Dojde-li k odejmutí akreditace podle odstavce 3 nebo 4, ministerstvo rozhodne, kde bude archiválie na náklady vlastníka archiválie uložena. (6) Do 3 měsíců ode dne nabytí právní mo- ci rozhodnutí o udělení akreditace vydá zřizovatel archivu badatelský řád. Komentář k § 58 Žádost o akreditaci musí obsahovat kromě údajů sloužících k identifikaci zřizovatele archivu zdůvodnění účelu zřízení archivu, tj. odůvodnění, v čem byl dosavadní stav nevyhovující a jaké přednosti a výhody bu- de znamenat zřízení archivu. Jako příloha žádosti musí být předloženy kopie evidenč- ních listů Národního archivního dědictví s údaji o archiváliích, o něž bude archiv pečovat, aby Ministerstvo vnitra při vydá- ní rozhodnutí mělo jistotu, že archiválie jsou vedeny v evidenci Národního archiv- ního dědictví, aby mělo k dispozici přesné kvantitativní a identifikační údaje o těchto archiváliích a aby mohlo ověřit jejich evi- denční status. Žádost má obsahovat i doklady o splnění stavebně-technických, prostorových, bez- pečnostních, materiálních, finančních a personálních podmínek pro péči o ar- chiválie a jejich ochranu. Tyto doklady mohou být doplňovány i během řízení. Není-li splnění těchto podmínek prokázá- no, Ministerstvo vnitra akreditaci neudě- lí. Dojde-li ke sloučení obcí nebo k připoje- ní obce, která je zřizovatelem archivu ob- ce, je platnost akreditace zachována vůči právnímu nástupci zřizovatele. V ostat- ních případech zániku nebo změny zřizo- vatele archivu platnost akreditace zaniká. V případě úmrtí fyzické osoby, která byla zřizovatelem akreditovaného soukromého archivu, se postupuje podle odstavce 4. Dojde-li k této situaci, je třeba, aby jí Národní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv věnovaly bedlivou pozor- nost a upozornily Ministerstvo vnitra, kdyby existence archivu byla nějak ohro- žena. Stejně tak uvedené archivy zkon- 54 Komentář k § 59 Podmínky, za nichž byla akreditace uděle- na, je třeba nepřetržitě plnit. Pokud je zři- zovatel nedodržuje, pak mu Ministerstvo vnitra uloží, aby nedostatky nejpozději do 1 roku odstranil, nestanoví-li lhůtu kratší. Jsou-li nedostatky tak závažné, že ohrožují archiválie, pak Ministerstvo vnitra nebo Národní archiv nebo příslušný státní ob- lastní archiv mohou rozhodnout o uložení archiválií na dobu určitou do příslušného archivu. Jestliže zřizovatel akreditovaného archivu neodstraní ve stanovené lhůtě zjištěné ne- dostatky nebo jestliže neplní jiné povin- nosti, které mu byly uloženy rozhodnutím příslušného správního úřadu na úseku ar- chivnictví a výkonu spisové služby (Minis- terstvem vnitra nebo Národním archivem nebo příslušným státním oblastním archi- vem), bude mu akreditace odňata. Pokud neplnění podmínek akreditace neo- hrožuje existenci archiválií (např. finanč- ních nebo personálních podmínek), může je Ministerstvo vnitra ponechat v péči zři- zovatele archivu jako archiválie uložené mimo archiv. Pokud by byla existence archiválií ohrože- na, rozhodne Ministerstvo vnitra, kam bu- dou archiválie uloženy, a to na náklady je- jich vlastníka. § 60 Zánik akreditace (1) V případě zániku nebo zrušení právnic- ké osoby, která je zřizovatelem archivu, akreditace zaniká a nepřechází na právní- ho nástupce. (2) V případě úmrtí fyzické osoby, která je zřizovatelem archivu, akreditace zaniká, pokud se nepostupovalo podle § 58 odst. 4. Komentář k § 60 Jelikož zákon neukládá povinnost zřizovat specializovaný archiv, archiv územního sa- mosprávného celku nebo soukromý archiv, ale zřízení takového archivu je výrazem svobodné vůle zřizovatele, při zániku nebo zrušení právnické osoby, která je zřizova- telem archivu, akreditace archivu nepře- chází automaticky na právního nástupce, ale tento nástupce musí znovu požádat o udělení akreditace, má-li zájem o pokra- čování činnosti archivu a chce-li dodržo- vat podmínky, za nichž byla akreditace udělena. To neplatí v případech popsaných v § 58 odst. 3. Převod akreditace v rámci dědického říze- ní popisuje § 58 odst. 4. V jiných přípa- dech akreditace archivu, jehož zřizovate- lem byla zemřelá fyzická osoba, zaniká. § 61 (1) Národní archiv, státní oblastní archivy, zřizovatelé ostatních veřejných archivů a zřizovatelé soukromých archivů jsou po- vinni zajistit, že budou splňovány staveb- ně-technické, prostorové, bezpečnostní, materiální, finanční a personální podmín- ky pro péči o archiválie a jejich ochranu. (2) V rámci splňování stavebně-technic- kých podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby: a) budova archivu nebyla umístěna v oblas- tech ohrožených záplavami a ve starto- vacích a přistávacích koridorech letišť, b) budova archivu byla situována mimo oblasti plynného a prašného znečištění, c) v prostorech pro umístění archiválií ne- vedly vodovodní, teplovodní, parovodní a plynová potrubí a dešťová a splašková kanalizace, d) prostory pro umístění archiválií byly umístěny nad hladinou spodní vody, by- lo zajištěno přirozené nebo umělé větrá- ní k udržování stanovené teploty a rela- 55 uložení archiválií byly pouze práškové hasicí přístroje, c) mechanická a elektronická zabezpečo- vací zařízení umísťovaná na okna a dve- ře byla na plášti budovy do výše druhé- ho nadzemního podlaží nebo vyššího podlaží, do něhož by bylo možno vnik- nout z vodorovných prvků konstrukce budovy, a uvnitř budovy na všech mís- tech, kde se stýkají prostory veřejnosti přístupné a veřejnosti nepřístupné, d) archivní prostory bez přístupu veřejnos- ti byly zajištěny ochranným mechanic- kým a elektronickým zabezpečovacím zařízením proti přístupu nepovolaných osob a proti násilnému vniknutí, e) klíče od všech vstupů do archivních prostor byly uloženy u pověřeného za- městnance archivu, který je povinen vést evidenci jejich výdeje a vracení, a aby v případech, kdy je vstup do ar- chivních prostor ovládán elektronicky, byla stanovena přístupová práva jednot- livých zaměstnanců archivu, f) archivní prostory, v nichž jsou uloženy národní kulturní památky, byly nepřetr- žitě střeženy. (5) V rámci splňování materiálních podmí- nek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby: a) archiv byl vybaven zařízením pro poři- zování kopií archiválií, a pokud spravu- je mikrografické záznamy, též čtecími přístroji na mikrofilmy, b) archivní prostory, v nichž jsou uloženy archiválie, byly vybaveny regály pro uložení archiválií, a je-li toho třeba, i speciálními ukládacími prostředky pro uložení map, plánů, technické doku- mentace a archiválií velkých formátů, filmových a fotografických záznamů, zvukových a audiovizuálních archiválií a archiválií v digitální podobě, c) vybavení badatelny umožňovalo použití přenosných prostředků výpočetní tech- niky. tivní vlhkosti vzduchu a prostory byly opatřeny přístroji k měření těchto hod- not, e) prostory k uložení archiválií s magnetic- kým záznamem byly chráněny před účinky elektromagnetického pole. (2) V rámci splňování prostorových pod- mínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby: a) prostory archivu byly rozděleny na pro- story s přístupem veřejnosti a prostory bez přístupu veřejnosti, přičemž komu- nikační trasy obou oddělených částí se neprotínaly, b) v prostorách bez přístupu veřejnosti by- la zřízena místnost pro příjem a zpraco- vání archiválií, místnost pro uložení ar- chiválií, místnost pro očistu, dezinfekci, konzervaci, restaurování a reprografic- ké zpracování archiválií a místnost pro archiválie rezervované ke studiu, c) v prostorách s přístupem veřejnosti byla zřízena místnost určená k nahlížení do archiválií (dále jen ,,badatelna"), d) uložení archiválií v místnostech pro uložení archiválií bylo zaznamenáno v plánu uložení archiválií a tento plán byl po každé změně v umístění ulože- ných archiválií neprodleně aktualizo- ván. (4) V rámci splňování bezpečnostních podmínek podle odstavce 1 musí být zajiš- těno, aby: a) budovy archivů měly zpracovánu bezpeč- nostní dokumentaci, jejíž součástí musí být opatření proti vniknutí nepovolaných osob do archivních prostor, proti krádeži archiválií a proti teroristickým útokům; u specializovaných archivů a bezpečnost- ních archivů též opatření zajišťující ob- jektovou bezpečnost, b) budovy archivů měly zpracovánu po- žární dokumentaci, byly vybaveny elek- tronickou požární signalizací a ručními hasicími přístroji a aby v prostorách pro 56 (6) Splňováním finančních podmínek po- dle odst. 1 se rozumí zajištění povinných minimálních průměrných ročních nákladů v rozpočtu zřizovatele na provoz archivu vypočtených jako součin částky průměr- ných nákladů na 1 běžný metr archiválií a celkového množství uložených archivá- lií, počítaného v běžných metrech. (7) V rámci splňování personálních pod- mínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby: a) vedoucí pracovní místa v archivu byla obsazena zaměstnanci s vysokoškol- ským vzděláním archivního nebo histo- rického směru nebo v příslušném speci- álním oboru, b) připadl nejméně 1 zaměstnanec na sprá- vu 2000 běžných metrů archiválií písem- ného charakteru, c) byl dostatečný počet zaměstnanců v ba- datelně tak, aby l zaměstnanec připadl na 10 badatelů denně. (8) Údaje o archivních prostorách včetně stavebně-technické dokumentace a static- kých výpočtů jsou zřizovatelé archivů po- vinni vést v souladu se skutečným stavem. Výsledky měření teploty a relativní vlh- kosti vzduchu zachycující výkyvy sledo- vaných údajů mimo povolenou toleranci se uchovávají po dobu nejméně 10 let. (9) Nosnost podlah v prostorách pro ulo- žení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archivá- lií a výši průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií stanoví prováděcí právní předpis. Komentář k § 61 Splnění podmínek stanovených zákonem lze podle okolností prokázat trojím způso- bem: předložením příslušných dokladů a dokumentů, čestným prohlášením nebo okulární vizitací archivního inspektora. Pro postup Ministerstva vnitra při hodno- cení splnění podmínek bude vypracována podrobnější metodika. V odst. 3 písm. b) je formulace připouště- jící dvojí výklad. Úmyslem zákonodárce bylo vyjádřit, že vyjmenované prostory musí být vždy veřejnosti nepřístupné, ale všechny tyto prostory nemusí zřizovatel zřizovat, např. místnost pro dezinfekci archiválií a pro jejich konzervaci a restau- rování. Místnost pro reprografické zpraco- vání archiválií je povinná vzhledem k usta- novení odst. 5 písm. a). Vzděláním v příslušném speciálním oboru v odst. 7 písm. a) se myslí např. v podniko- vých archivech výrobní obor podniku, v církevních archivech teologie apod. Hodnoty teploty a relativní vlhkosti vzdu- chu je třeba prokázat při žádosti o udělení akreditace výsledky měření nejméně za jedno kalendářní pololetí, tj. od 1. ledna do 30. června nebo od 1. července do 31. prosince, aby se vyloučily nahodile namě- řené hodnoty nebo sezónní výkyvy. Tyto záznamy se dlouhodobě uchovávají pouze v případě, že naměřené hodnoty překročily povolenou toleranci, tzn. že tyto záznamy mají skartační znak a lhůtu S 10, ostatní záznamy mají skartační znak a lhůtu S 1. Smyslem desetileté lhůty je možnost analy- zovat příčiny degradace archiválií, které se projevily s určitým zpožděním. Zmocnění v odstavci 9 bylo realizováno v příloze č. 5 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zá- kona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. § 62 Výroční zprávy o činnosti archivů (1) Národní archiv, státní oblastní archivy, bezpečnostní archivy, specializované ar- chivy organizačních složek státu a specia- lizované archivy právnických osob zříze- 57 Osnova výroční zprávy o činnosti je dána zákonem. Detailní obsah a charakter úda- jů bude stanoven metodickým pokynem, aby poskytnuté údaje byly vzájemně srov- natelné i použitelné pro sestavení dlouho- dobých časových řad. Výroční zprávy o činnosti bezpečnostních archivů jsou zjednodušeny z toho důvodu, aby nedošlo k vyzrazení utajovaných sku- tečností. HLAVA III SPISOVÁ SLUŽBA § 63 (1) Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. (2) Povinnost vykonávat spisovou službu mají a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až c) a písm. e) až h), b) kraje, c) hlavní město Praha, d) obce s pověřeným obecním úřadem a ob- ce se stavebním nebo matričním úřadem, e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obec- ním úřadem nebo působnosti stavební- ho úřadu anebo matričního úřadu (dále jen ,,určení původci"). (3) Na obce, které nemají povinnost vyko- návat spisovou službu podle odstavce 2, se vztahují ustanovení § 64 odst. 1, § 65 a 67; ustanovení § 66 a § 68 odst. 1 a 2 se pro ně použijí přiměřeně. (4) Vedení zdravotnické dokumentace upravuje zvláštní právní předpis.24) ných zákonem jsou povinny zpracovat vý- roční zprávy o své činnosti a do konce měsíce února následujícího kalendářního roku je předat ministerstvu a zveřejnit je v informačních systémech s možností dál- kového přístupu. Ve stejné lhůtě jsou po- vinny zpracovat výroční zprávy o své čin- nosti a předat je Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu i specializované archivy státních podniků a státních příspěvkových organizací, ar- chivy územních samosprávných celků a soukromé archivy. (2) Současně s výročními zprávami o čin- nosti předávají archivy uvedené v odstavci 1 i údaje ze základní a druhotné evidence archiválií. (3) Výroční zpráva o činnosti archivu obsa- huje údaje o: a) personálních podmínkách archivu, b) celkovém množství uložených archiválií, c) výběru, zpracování a využívání archiválií, d) stavu archiválií, e) konzervaci a restaurování archiválií. (4) Výroční zprávy bezpečnostních archi- vů obsahují pouze údaje o archivních sbír- kách nebo archivních fondech, u kterých byl zrušen stupeň utajení, a údaje uvedené v odstavci 3 písm. b) až e). Komentář k § 62 Pro výkon řídících a kontrolních pravomo- cí správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby je třeba získávat pravidelné informace. To je zajištěno jed- nak vedením třech stupňů evidence Ná- rodního archivního dědictví, jednak povin- ností archivů předkládat výroční zprávy o činnosti. Předkládaní výročních zpráv a evidenčních údajů je časově sjednoceno. 24) Zákon č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu, ve znění pozdějších předpisů. 58 Komentář k § 63 Spisovou službu lze vykonávat klasickým způsobem i prostředky informačně komu- nikačních technologií. Zákon používá pro klasickou formu spisové služby pojem ,,pí- semná forma", v odborné literatuře se používá i pojem ,,listinná forma", ale ani jeden není přesný, výstižný a jednoznačný. Pod písemnou formou výkonu spisové služ- by je třeba rozumět takový výkon spisové služby, kdy všechny dokumenty jsou čitelné bez použití specielních technických pro- středků. V praxi jsou dnes asi nejběžnější smíšené modely, kdy se používají formy klasické spisové služby, ale k přepravě do- kumentů, jako přílohy, k evidenci doku- mentů a k jiným činnostem se používají prostředky informačně komunikačních technologií. Povinnost vykonávat spisovou službu od- kazuje na vymezení veřejnoprávních pů- vodců v § 3 odst. 1 s výjimkou územních samosprávných celků. Aby se tzv. malým obcím, které často nemají uvolněného čle- na zastupitelstva obce ani tajemníka obec- ního úřadu nebo nezaměstnávají žádnou kancelářskou sílu, neukládaly nepřiměře- né a nerealizovatelné povinnosti při výko- nu spisové služby, jsou z územních samo- správných celků vyjmenovány ty, na něž se povinnost vykonávat spisovou službu vzta- huje v plném rozsahu. Ostatní obce jsou pouze povinny vést podací deník, vytvářet spisy a podepisovat a odesílat dokumenty podle zásad stanovených zákonem. Nevy- žaduje se, aby vydaly spisový a skartační řád se spisovým a skartačním plánem a vy- tvářely spisovnu nebo správní archiv, pokud ukládání dokumentů vyřeší jiným přijatelným přehledným a bezpečným způ- sobem. Někteří veřejnoprávní původci mají již stanoven výkon spisové služby právními předpisy, které zákon o archivnictví neruší. V zákoně je výslovně citován zákon č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu, ve zně- ní pozdějších předpisů, ale týká se to např. i notářského řádu, právních předpisů z ob- lasti justice ad. § 64 Příjem, evidence, rozdělování a oběh dokumentů (1) Určení původci jsou povinni zajistit řádný příjem dokumentů; za tím účelem jsou povinni vést podací deník, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapiso- vány došlé dokumenty, popřípadě ústně učiněná podání. Všechny došlé dokumenty se v den, kdy byly doručeny, opatří otis- kem podacího razítka s číslem jednacím. Určení původci jsou povinni evidovat i do- kumenty u nich vzniklé. (1) Zaevidované dokumenty se předávají příslušné organizační součásti nebo osobě k tomu pověřené, o čemž se učiní záznam v podacím deníku. (2) Osoba, která převezme dokument za- psaný do evidence, jeho převzetí potvrdí. Komentář k § 64 Základem evidence podání i vlastních do- kumentů a jejich oběhu je vedení podacího deníku, pro nějž se v praxi používá i ozna- čení podací nebo jednací protokol. Podací razítko stvrzuje přijetí podání a datum při- jetí. Číslo jednací nebo jiný jednoznačný identifikátor, odvozený od čísla jednacího nebo plnící obdobnou funkci, jsou označe- ním dokumentu, pod nímž je evidován v systému spisové služby. § 65 Vyřizování a podepisování dokumentů (1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Vyřízením spisu se rozumí zpracová- 59 (2) Určení původci vydají vnitřní předpis pro výkon spisové služby, který obsahuje základní pravidla pro manipulaci s doku- menty u určeného původce (dále jen ,,spi- sový a skartační řád") a jehož součástí je spisový a skartační plán. Spisový a skar- tační plán obsahuje seznam typů doku- mentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartač- ními znaky a skartačními lhůtami. Komentář k § 66 Pro výkon spisové služby u určeného pů- vodce nestačí, aby se řídil obecnými práv- ními předpisy, ale každý určený původce (§ 63 odst. 2) je povinen vydat vlastní vnitřní předpis pro výkon spisové služby nazvaný spisový a skartační řád. Jeho sou- částí, zpravidla přílohou, je spisový a skartační plán. Spisový plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin, jimž jsou přiřazeny spiso- vé znaky, podle nichž se vyřízené doku- menty ukládají ve spisovně. Skartační plán naznačuje, jakým způsobem bude s doku- menty naloženo při vyřazení ze spisovny ve skartačním řízení. K tomu slouží skartační znaky a skartační lhůty, jež jsou přiřazeny každé věcné skupině dokumentů. § 67 Odesílání dokumentů Do vlastních rukou adresáta odesílají urče- ní původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy.26) Písemný doklad stvrzující, že dokument ní konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu rozhodnu- tí nebo jiné formy vyřízení. (2) Dokumenty určeného původce podepi- suje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat podle zvláštního právního předpisu25) anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověře- na. (3) Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kon- trola a doplnění údajů podle § 66 před ulo- žením do spisovny. Komentář k § 65 Podrobnější charakteristiku spisu obsa- huje § 17 zákona č. 500/2004 Sb., správ- ní řád. Při vyřizování spisu na obecních úřadech tzv. malých obcí se může vyne- chat zpracování konceptu a jeho aproba- ce, pokud celé vyřízení spisu provádí jed- na osoba, např. starosta obce nebo tajemník obecního úřadu. Z hlediska platnosti je třeba dbát na to, aby doku- ment, zvláště správní rozhodnutí, pode- psal statutární orgán nebo jiná oprávně- ná úřední osoba (srv. § 69 správního řádu). Před uložením spisu do spisovny musí referent provést uzavření spisu po- dle odst. 3. § 66 (1) Určení původci jsou povinni dokumen- ty označovat spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spiso- vého a skartačního plánu. 25) Například obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 219/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, § 103 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, § 61 odst. 1 zákona č. 129/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, § 72 odst. 2 a § 97 odst. 1 zákona č. 131/2000 Sb., ve zně- ní pozdějších předpisů. 26) Například zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 71/1967 Sb., o správním řízení (správní řád), ve znění po- zdějších předpisů, zákon č. 120/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 60 byl doručen nebo že poštovní zásilka ob- sahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení urče- ným původcům připojí k příslušnému spi- su. Komentář k § 67 Odesílání dokumentů souvisí s doručová- ním dokumentů, které je podrobně popsá- no v § 19­26 zákona č. 500/2004 Sb. správní řád. § 68 Ukládání dokumentů (1) Všechny vyřízené spisy a jiné doku- menty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vy- hrazeném k uložení dokumentů, k vyhle- dávání a předkládání dokumentů pro po- třebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (dále jen ,,spisovna"). Dokumenty mohou být uloženy též ve spi- sovně sloužící k uložení dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (dále jen ,,správní archiv"), pokud ji určení pů- vodci zřídili. Dokumenty se ukládají zpra- vidla ihned po jejich vyřízení, pokud po- vaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle; tato skutečnost se poznamenává do podacího deníku. (2) Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně nebo ve správním archivu by- ly veřejně přístupné. Nahlížení do doku- mentů obsahujících utajované skutečnosti, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem.2) (3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv je- ho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost za- niklého určeného původce; je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k do- hodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartační- ho řízení. (4) Při umístění spisovny a správního ar- chivu musí být splňovány stavebně-tech- nické a bezpečnostní podmínky umožňují- cí řádný výkon spisové služby (§ 61 odst. 2 a 4). Komentář k § 68 Ukládání dokumentů u určených původců sleduje dva cíle: vyhledávání a předkládá- ní dokumentů pro potřebu určeného pů- vodce a provádění skartačního řízení. Způsob ukládání dokumentů musí být vo- len tak, aby se dosáhlo účinného splnění těchto dvou cílů. Základním způsobem ukládání dokumentů je spisovna (tento po- jem vyjadřuje jak místo pro uložení vyříze- ných dokumentů, tak soubor těchto doku- mentů). Pokud určený původce potřebuje mít vyřízené dokumenty uloženy u sebe dlouhodobě (zpravidla déle než 10­20 let), zřizuje vedle spisovny i správní archiv, kte- rý kromě úkolů spisovny navíc i kompletu- je soubory dokumentů se skartačním zna- kem A a zpracovává jejich prozatímní inventární seznamy. Pojem správní archiv, převzatý z cizí archivní a administrativní terminologie, je poněkud zavádějící, ne- boť neoznačuje zařízení pro péči o archi- válie, ale zařízení, které je součástí spiso- vé služby. Také pojem správní archiv vyjadřuje jak zařízení, tak soubor doku- mentů, které jsou zde uloženy. Nahlížení do spisů je upraveno v § 38 zá- kona č. 500/2004 Sb. správní řád. Na- hlížení do dokumentů, které byly již před 61 (3) Správní archiv, s výjimkou správních archivů zřízených zřizovateli uvedenými v § 50 a v § 51 odst. 1, a) dohlíží na výkon spisové služby u útva- rů v řídicí působnosti svého zřizovatele, u jím zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných práv- nických osob, b) přebírá dokumenty od zrušených pů- vodců, u kterých dohlíží na výkon spiso- vé služby, a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií. (4) Ve spisových a skartačních plánech ur- čení původci, kteří si zřídili správní archiv, vyznačí dvojí skartační lhůty, a to pro vy- řazení dokumentů ze spisovny a pro vyřa- zení dokumentů ze správního archivu. Po uplynutí lhůty pro uložení dokumentů ve spisovně se dokumenty předají do správní- ho archivu. Komentář k § 69 Správní archiv povinně zřizují všechna mi- nisterstva a ústřední správní úřady. Je to z toho důvodu, že produkují nejvíce doku- mentů a z jejich produkce je v průměru vy- bíráno vyšší procento archiválií. Správní archivy těchto původců by měly garanto- vat vyšší úroveň předarchivní péče než jiní původci. Správní archivy mohou zřizovat i jiní urče- ní původci. Zpravidla je to výhodnější ře- šení než zřizování specializovaných archi- vů, jejichž provoz je nákladnější a z hledis- ka uživatelů méně přehledný. Správní archivy vykonávají některé čin- nosti, které ve správních úřadech na úseku archivnictví a výkonu spisové služby a u zřizovatelů archivů uvedených v § 51 odst. 1 vykonávají specializované nebo bezpečnostní archivy. Pokud určený původce zřídí vedle spisovny i správní archiv, musí ve skartačním plánu vyznačit skartační lhůty pro vyřazení do- uložením veřejně přístupné, se řeší obdob- ně jako nahlížení do archiválií podle § 37 odst. 6 a pozn. 15. V případě zániku určeného původce je tře- ba řešit otázku, jak naložit s dokumenty, jimž dosud neuplynuly skartační lhůty. V žádném případě tyto dokumenty nemůže převzít příslušný archiv, který u určeného původce prováděl výběr archiválií ve skar- tačním řízení. Převzetí těchto dokumentů je povinností právního nástupce, likvidáto- ra, zřizovatele nebo toho, na něhož pře- chází působnost zaniklého určeného pů- vodce. Pokud je právních nástupců více a nedo- hodnou se mezi sebou na převzetí spisovny nebo správního archivu zaniklého určené- ho původce, příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby rozhodne, který subjekt spisovnu nebo správní archiv převezme. Na spisovny a správní archivy se nekladou stejné nároky jako na akreditované archi- vy, ale z hlediska bezpečného uložení do- kumentů je třeba, aby při umístění spisov- ny a správního archivu byly splněny pří- slušné stavebně-technické a bezpečnostní podmínky. § 69 (1) Ministerstva a další ústřední správní úřady zřizují správní archiv. Jeho zřízení oznamují ministerstvu. (2) Správní archiv mohou zřídit i další ur- čení původci; neprodleně to oznamují správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby příslušnému ke kontrole spisové služby a ministerstvu. V oznámení uvedou svůj název a sídlo, název, sídlo a identifikační číslo právnické osoby, která je jejich zřizovatelem nebo vůči nim plní funkci zřizovatele, anebo jméno, příjmení a místo trvalého poby- tu fyzické osoby, která je jejich zřizovate- lem. 62 kumentů ze spisovny, kdy jsou buď přímo vyřazeny ve skartačním řízení, nebo jsou přesunuty do správního archivu. U této druhé skupiny dokumentů musí být ve skartačním plánu vyznačeny ještě druhé lhůty pro vyřazení dokumentů ve skartač- ním řízením ze správního archivu. § 70 Prováděcí právní předpis stanoví podrob- nosti výkonu spisové služby, a to: a) příjem dokumentů, b) evidenci dokumentů, c) rozdělování dokumentů, d) oběh dokumentů, e) vyřizování dokumentů, f) vyhotovování dokumentů, g) podepisování dokumentů a užívání razí- tek, h) odesílání dokumentů, i) ukládání dokumentů, j) zvláštnosti výkonu spisové služby za po- moci výpočetní techniky. Komentář k § 70 Zmocnění bylo naplněno vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. HLAVA IV KONTROLA VE VĚCECH ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLUŽBY § 71 (1) Kontrolu dodržování povinností na úse- ku archivnictví a výkonu spisové služby vykonávají podle zvláštního právního předpisu,27) nestanoví-li tento zákon jinak, a) ministerstvo u 1. Národního archivu, 2. státních oblastních archivů, 3. specializovaných a bezpečnostních ar- chivů zřízených ministerstvy, dalšími ústředními správními úřady, Kanceláří Poslanecké sněmovny, Kanceláří Sená- tu, Kanceláří prezidenta republiky, Čes- kou národní bankou nebo zpravodajský- mi službami České republiky, b) Národní archiv u 1. správních archivů ministerstev a dalších ústředních správních úřadů, 2. právnických osob zřízených zákonem, specializovaných archivů ostatních or- ganizačních složek státu s celostátní pů- sobností, jakož i jimi zřízených státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde kontrolu provádí mi- nisterstvo, 3. právnických osob zřízených zákonem, 4. Archivu hlavního města Prahy, c) státní oblastní archivy podle své územní působnosti u 1. správních úřadů a jiných organizačních složek státu s působností na území kra- je, okresu nebo obcí a u jimi zřízených státních příspěvkových organizací, 2. specializovaných archivů státních pod- niků a státních příspěvkových organiza- cí, s výjimkou těch archivů, kde provádí kontrolu Národní archiv, 3. archivů územních samosprávných cel- ků, s výjimkou Archivu hlavního města Prahy, 4. orgánů územních samosprávných celků a jimi zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných práv- nických osob, 5. soukromých archivů a u zřizovatelů těchto archivů. (2) V případě zániku zřizovatele archivu bez právního nástupce rozhodne minister- 27) Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů. 63 (3) Proti rozhodnutí archivního inspektora se lze odvolat. Odvolání proti jeho rozhod- nutí nemá odkladný účinek. O odvolání rozhoduje ten, kdo archivního inspektora výkonem kontroly pověřil. (4) Archivní inspektoři se při kontrole pro- kazují oprávněním ke kontrolní činnosti, které vystavuje ten, kdo je výkonem kon- troly pověřil. (5) Kontrola podle odstavců 1 až 3 se ne- vztahuje na bezpečnostní archivy. Komentář k § 72 Kontrolu vykonávají nejzkušenější zaměst- nanci odboru archivní správy Ministerstva vnitra, Národního archivu a státních ob- lastních archivů. Těmto zaměstnancům jako archivním inspektorům vystavuje pří- slušný ředitel oprávnění ke kontrolní čin- nosti a písemně je pověřuje provedením konkrétní kontrolní akce. Hrozí-li nebezpečí z prodlení, je archivní inspektor oprávněn vydat rozhodnutí, kte- rým zakáže činnosti poškozující archiválie nebo uloží opatření k odstranění nedostat- ků a k jejich nápravě. Tento postup je ob- dobou předběžného opatření podle § 61 zákona č. 500/2004 Sb. správní řád. Proti tomuto rozhodnutí se lze odvolat, avšak odvolání nemá odkladný účinek. Jelikož kontrola bezpečnostních archivů se provádí jen na základě výročních zpráv o činnosti, nelze použít ani ustanovení od- stavců 1 až 3 tohoto paragrafu. HLAVA V SPRÁVNÍ DELIKTY § 73 (1) Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že: a) neoznámí písemně předem ministerstvu stvo o uložení archiválií do Národního ar- chivu nebo do příslušného státního oblast- ního archivu. (3) Ministerstvo kontroluje bezpečnostní archivy pouze na základě výročních zpráv o činnosti. Komentář k § 71 Kontrola dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby se provádí podle zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších před- pisů. Kontrolu vykonávají pouze Minister- stvo vnitra, Národní archiv a státní oblast- ní archiv. Ostatní správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby kon- trolní pravomoci nemají. Kontrolu bezpeč- nostních archivů provádí Ministerstvo vnitra pouze na základě výročních zpráv o činnosti, neboť příslušný útvar Minister- stva vnitra nemá zaměstnance určené pro styk s utajovanými skutečnostmi. Bezpe- čnostní archivy zpravodajských služeb podléhají všeobecné parlamentní kontrole. Ustanovení o akreditaci archivů jsou zde doplněna o pravomoc Ministerstva vnitra rozhodnout o uložení archiválií v případě, že zřizovatel archivu zanikne bez právního nástupce. § 72 (1) Kontrola je vykonávána archivními in- spektory. Archivní inspektory z řad za- městnanců ministerstva, Národního archi- vu nebo státního oblastního archivu pově- řuje provedením kontroly příslušný ředitel útvaru ministerstva nebo archivu. (2) Archivní inspektor na základě provede- né kontroly je oprávněn rozhodnutím: a) zakázat činnosti, které by mohly způso- bit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií, nebo b) uložit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě. 64 zamýšlenou změnu umístění archiválie nebo převod vlastnictví anebo bez zby- tečného odkladu neoznámí přechod vlastnictví k archiválii, která se stala předmětem zahájeného správního řízení o uznání za archivní kulturní památku, b) řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poško- zením, znehodnocením, zničením, ztrá- tou a odcizením, nebo ji užívá způso- bem, který neodpovídá jejímu stavu, c) neoznámí neprodleně a předem Národ- nímu archivu nebo příslušnému státní- mu oblastnímu archivu zamýšlený pře- vod vlastnictví k archiválii nebo uza- vření smlouvy o úschově archiválie, d) nenabídne archiválii přednostně ke kou- pi České republice, e) vyveze bez povolení ministerstva nebo v rozporu s ním archiválii z území Čes- ké republiky, f) nedoveze archiválii zpět do České re- publiky ve stanovené lhůtě a nepoškoze- nou, g) vyveze archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní pa- mátku, z území České republiky, h) vyveze bez souhlasu vlády nebo v roz- poru s ním z území České republiky ar- chiválii prohlášenou za národní kulturní památku, i) nepořídí bezpečnostní kopii archiválie, j) nezabezpečí archivní kulturní památku a národní kulturní památku proti přístu- pu nepovolaných osob, k) nezajistí neprodleně na základě povole- ní a způsobem stanoveným minister- stvem konzervaci a restaurování poško- zené a ohrožené archivní kulturní památky a národní kulturní památky, l) zničí dokumenty bez souhlasu příslušné- ho archivu, m) poruší povinnost zachovávat mlčenli- vost, n) jako správce archiválií neposkytne mi- nisterstvu nebo Národnímu archivu anebo státnímu oblastnímu archivu úda- je nezbytné pro vedení základní a dru- hotné evidence archiválií. (2) Likvidátor se dopustí přestupku tím, že neprovede řádné skartační řízení nebo ne- umožní výběr archiválií. (3) Za přestupek podle odstavce 1 písm. a), c), d), e) a i) lze uložit pokutu do 5 000 Kč, za přestupek podle odstavce 1 písm. f), k) a n) lze uložit pokutu do 50 000 Kč, za přestupek podle odstavce 1 písm. b), g), j) a m) lze uložit pokutu do 100 000 Kč a za přestupek podle odstavce 1 písm. h) a l) lze uložit pokutu do 250 000 Kč. Za pře- stupek podle odstavce 2 lze uložit pokutu do 50 000 Kč. Komentář k § 73 V dřívější právní úpravě archivnictví neby- ly přestupky konkrétně specifikovány, a proto se ani nedařilo účinně uplatňovat sankce, neboť bylo obtížné dokazovat, že došlo k porušení zákona. Nový zákon o ar- chivnictví zvolil moderní cestu přestupko- vého práva, kdy skutkové podstaty pře- stupků a správních deliktů ani nejsou vyjmenovány odvolávkami na konkrétní paragrafy zákona, které byly porušeny ne- bo nedodrženy, ale tyto skutkové podstaty jsou přímo verbálně formulovány, i když tyto formulace jsou většinou jen zaměně- ním pozitivní formulace za negativní a na- opak. Takto skutkovým podstatám v odst. 1 odpo- vídá sub a) povinnost stanovená v § 21 odst. 5, sub b) povinnost v § 25 odst. 1 písm. a), sub c) povinnost v § 25 odst. 1 písm. b), sub d) povinnost v § 28 odst. 1, sub e) povinnost v § 29 odst. 1, sub f) povinnost v § 29 odst. 3, sub g) povinnost v § 29 odst. 6, sub h) povinnost v § 29 odst. 7, sub i) povinnost v § 30 odst. 1, sub j) povinnost v § 61 odst. 4, sub k) povinnost 65 g) nedoveze archiválii zpět do České re- publiky ve stanovené lhůtě a nepoško- zenou, h) vyveze archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní pa- mátku z území České republiky, i) vyveze bez souhlasu vlády nebo v roz- poru s ním z území České republiky ar- chiválii prohlášenou za národní kulturní památku, j) nepořídí bezpečnostní kopii archiválie prohlášené za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, k) nezabezpečí archivní kulturní památku a národní kulturní památku proti přístu- pu nepovolaných osob, l) nezajistí neprodleně na základě povolení a způsobem stanoveným ministerstvem konzervaci a restaurování poškozené a ohrožené archivní kulturní památky a národní kulturní památky, m) zničí dokumenty bez souhlasu přísluš- ného archivu, n) jako správce archiválií neposkytne mi- nisterstvu nebo Národnímu archivu anebo státnímu oblastnímu archivu úda- je nezbytné pro vedení základní a dru- hotné evidence archiválií, o) nevykonává spisovou službu, ačkoli jí to tento zákon ukládá, popřípadě nezaji- stí odbornou správu dokumentů vze- šlých z její činnosti nebo z činnosti právních předchůdců této právnické osoby, p) nevydá skartační a spisový řád, ačkoli jí to tento zákon ukládá, q) nedodrží podmínky pro ukládání doku- mentů, nebo r) jako právní nástupce neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií, se uloží pokuta do 5 000 Kč, jde-li o správ- ní delikt podle písmene a), b), d), e), f) a j), pokuta do 50 000 Kč, jde-li o správní de- likt podle písmene g), l), n), o), p), q) a r), pokuta do 100 000 Kč, jde-li o správní de- v § 30 odst. 5, sub l) povinnost v § 15 odst. 2, sub m) povinnost v § 14 a sub n) povin- nost v § 16 odst. 4 až 6 a v § 25 odst. 2. Přestupku se dopustí likvidátor podle odst. 2, jestliže nesplní povinnost uloženou mu v § 7 odst. 3. Výše pokut je odstupňována podle závaž- nosti a společenské nebezpečnosti spácha- ných přestupků. Výši pokut určuje pouze horní hranice, dolní hranice rozpětí není stanovena, tj. dolní hranicí je 1 Kč. Určení výměry pokuty se řídí závažností přestup- ku, způsobem jeho spáchání, jeho násled- ky, posouzením míry úmyslu a nedbalosti, souběhem s jinými přestupky, opakovaným spácháním a dalšími okolnostmi spáchání přestupku. § 74 Právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě, která při výkonu podnikatelské čin- nosti nebo v přímé souvislosti s ní a) neuchovává dokumenty nebo neumožní oprávněné osobě provést výběr archiválií, b) neoznámí písemně předem ministerstvu zamýšlenou změnu umístění archiválie nebo převod vlastnictví anebo bez zby- tečného odkladu neoznámí přechod vlastnictví k archiválii, která se stala předmětem zahájeného správního řízení o uznání za archivní kulturní památku, c) řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poško- zením, znehodnocením, zničením, ztrá- tou a odcizením, nebo ji užívá způso- bem, který neodpovídá jejímu stavu, d) neoznámí neprodleně a předem Národ- nímu archivu nebo příslušnému státní- mu oblastnímu archivu zamýšlený pře- vod vlastnictví k archiválii nebo uza- vření smlouvy o úschově archiválie, e) nenabídne archiválii přednostně ke kou- pi České republice, f) vyveze bez povolení ministerstva nebo v rozporu s ním archiválii z území Čes- ké republiky, 66 likt podle písmene c), h) a k), a pokuta do 250 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmene i) a m). Komentář k § 74 Správní delikty právnických osob nebo pod- nikajících fyzických osob jsou obdobné jako přestupky fyzických osob podle § 73. Odlišnost je sub a), kde se jedná o správní delikt proti ustanovení § 3 odst. 1 a 2 (nelze zaměňovat se správním deliktem sub m)), kterým fyzické osoby kromě podnikatelů ne- jsou vázány. Mezi správními delikty není porušení povinnosti zachovávat mlčenli- vost, neboť i podle § 14 odst. 2 jsou touto povinností vázány pouze fyzické osoby. Mezi správními delikty jsou navíc skutkové podstaty týkající se předepsaného výkonu spisové služby. Správnímu deliktu sub o) odpovídá povinnost stanovená v § 63 odst. 2 a 3, sub p) povinnost v § 66 odst. 2, sub q) povinnosti v § 68 ­ 69 a sub r) povin- nost v § 7 odst. 3. § 75 Společná ustanovení o správních deliktech (1) V řízení o přestupcích se postupuje podle zvláštního právního předpisu.28) (2) Právnická osoba za správní delikt od- povídá bez ohledu na zavinění. (3) Právnická osoba za správní delikt ne- odpovídá, jestliže prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby porušení právní povinnosti zabránila. (4) Při určení výměry pokuty právnické osobě se přihlédne k závažnosti správního deliktu, zejména ke způsobu jeho spáchá- ní, jeho následkům a k okolnostem, za ni- chž byl spáchán. (5) Odpovědnost právnické osoby za správní delikt zaniká, jestliže Národní archiv nebo státní oblastní archiv o něm nezahájil řízení do 2 let ode dne, kdy se o něm dozvěděl, nejpozději však do 5 let od dne, kdy ke správnímu deliktu do- šlo. (6) Přestupky a správní delikty právnic- kých osob podle tohoto zákona projednává v prvním stupni Národní archiv nebo stát- ní oblastní archiv v rozsahu své působnos- ti. (7) Na odpovědnost za jednání, k němuž došlo při podnikání fyzické osoby nebo v přímé souvislosti s ním, se vztahují usta- novení odstavců 2 až 6. Komentář k § 75 Nejsou-li některé procesní věci upraveny zákonem o archivnictví, postupuje se v ří- zení o přestupcích na úseku archivnictví a výkonu spisové služby podle obecné- ho právního předpisu, jímž je zákon č. 200/1990 Sb., o přestupcích, ve znění pozdějších předpisů. Právnická osoba odpovídá za správní de- likt, i když ho zavinil některý ze zaměst- nanců bez vědomí statutárních představi- telů a i když se jednalo o správní delikt spáchaný z nedbalosti. Právnická osoba se zprostí odpovědnosti pouze tehdy, prokáže- li, že vynaložila veškeré možné úsilí, aby porušení právní povinnosti zabránila. Na rozdíl od výměry pokuty za přestupky spáchané fyzickými osobami v § 73 jsou pro výměru pokut právnickým osobám uvedena v odstavci 4 závazná kritéria. 28) Zákon č. 200/1990 Sb., o přestupcích, ve znění pozdějších předpisů. 67 HLAVA VI SPOLEČNÁ, PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Společná ustanovení § 77 (1) Na rozhodování podle § 14 odst. 1, podle § 38 odst. 1 a podle § 40 odst. 2 se správní řád nevztahuje. (2) Spisovou službu mohou vykonávat i původci, kterým to tento zákon neukládá. V tomto případě však mají všechna práva a povinnosti jako určení původci. (3) Na evidenci archiválií se nevztahují ustanovení o evidenci majetku podle záko- na o účetnictví. Komentář k § 77 Pokud tento zákon mluví o rozhodování, má se tím na mysli rozhodování ve správ- ním řízení. Pouze v uvedených třech přípa- dech se správní řád nepoužije. Zákon taxativně určuje, kteří původci jsou povinni vykonávat spisovou službu. Tu však vykonávají i další původci, kterým to zákon neukládá, nebo se teprve pro výkon spisové služby mohou rozhodnout. Pak ale není možno ji vykonávat selektivně, ale v plném rozsahu, jak to stanovuje zákon a vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnos- tech výkonu spisové služby. Archiválie jsou majetkem sui generis, podobně jako muzejní sbírky. Jejich mate- rielní hodnota není podstatná pro jejich kulturní hodnotu, která není objektivně zji- stitelná. Proto nelze archiválie evidovat jako movitý majetek podle zákona o účet- nictví, ale jsou evidovány jako majetek ve zvláštní evidenci, kterou je evidence Ná- rodního archivního dědictví. Zákon o archivnictví také stanovuje zánik odpovědnosti právnických osob a pod- nikajících fyzických osob za správní delikt. Pro ostatní fyzické osoby není zánik odpo- vědnosti za přestupky speciálně upraven, řídí se proto obecným zákonem č. 200/1990 Sb., o přestupcích, ve znění pozdějších předpisů, kde v § 20 odst. 1 se stanovuje, že přestupek nelze projednat, uplynul-li od jeho spáchání jeden rok. V první instanci mohou přestupky a správ- ní delikty projednávat pouze Národní ar- chiv nebo státní oblastní archivy. Ostatní správní úřady na úseku archivnictví a vý- konu spisové služby tuto pravomoc nema- jí. Pokud zjistí spáchání přestupku nebo správního deliktu, musí to oznámit Národ- nímu archivu nebo státnímu oblastnímu archivu, které zahájí řízení o přestupcích nebo správních deliktech. § 76 (1) Příjem z pokut je příjmem státního roz- počtu. (2) Pokuty vybírá a vymáhá místně pří- slušný územní finanční úřad. (3) Při vybírání a vymáhání uložených po- kut se postupuje podle zákona o správě da- ní a poplatků. Komentář k § 76 Podle rozpočtových pravidel je příjem z pokut příjmem státního rozpočtu. V době psaní tohoto komentáře se projednává novela zákona o správě daní a poplatků a zákona o územních finančních orgánech, která mj. navrhuje přenést vybírání a vy- máhání pokut z územních finančních úřadů na celní úřady. Budou-li tyto novely v na- vrhovaném znění schváleny, dojde i k no- velizaci odstavce 2 tohoto paragrafu. 68 § 78 (1) Archiv je povinen plnit úkoly stanove- né správci osobních údajů podle zvláštní- ho právního předpisu.17) (2) Zpracování osobních údajů pro účely archivnictví, včetně podmínek pro nahlí- žení do archiválií a pořizování jejich opisů, výpisů a kopií se v případech neuprave- ných tímto zákonem řídí zvláštním práv- ním předpisem.17) (3) Archiv není povinen ověřovat, zda úda- je obsažené v archiváliích u něho ulože- ných jsou přesné či pravdivé. Komentář k § 78 Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osob- ních údajů, ve znění pozdějších předpisů, obsahuje povinnosti správce osobních údajů zejména v paragrafu 5. V platném znění jsou zvláštnosti povinností správce při zpracování osobních údajů pro účely archiválií přímo uvedeny v §5 odst. 1, písm. e) a v § 5 odst. 2 písm. g). Úprava ochrany osobních údajů v zákoně o archivnictví jakožto v zákoně speciálním má přednost před úpravou v zákoně obec- ném, kterým je zákon o ochraně osobních údajů. Pokud zákon o archivnictví některý aspekt ochrany osobních údajů neobsahu- je, pak se i archivní činnosti řídí obecným zákonem. Obsah archiválií jakožto práv- ních dokladů a historických pramenů je ne- dotknutelný. Archivy nejsou povinny zjišťo- vat, zda údaje v archiváliích jsou přesné či pravdivé, ani to není v jejich silách. Dokonce nejsou oprávněny údaje opra- vovat, i když je nepřesnost či nepravdivost údajů bezpečně zjištěna a prokázána. Údaje v archiváliích mohou opravovat pouze soudy nebo správní úřady, kterým to ukládá zvláštní zákon (např. matriční úřa- dy), ale jen takovým způsobem, aby původ- ní údaj zůstal i po opravě čitelný. Z opravy musí být patrno, kdo a kdy opravu provedl a na základě jakého rozhodnutí. PŘECHODNÁ USTANOVENÍ § 79 Archivy hlavního města Prahy a měst Brna, Ostravy, Plzně a Ústí nad Labem (1) Archiv hlavního města Prahy, Archiv města Brna, Archiv města Ostravy, Archiv města Plzně a Archiv města Ústí nad Labem, které vykonávají činnost podle do- savadních právních předpisů, se ke dni na- bytí účinnosti tohoto zákona považují za akreditované archivy územních samo- správných celků podle tohoto zákona. (2) Kromě působností stanovených v § 54 a 55 Archiv hlavního města Prahy, Archiv města Brna, Archiv města Ostravy, Archiv města Plzně aArchiv města Ústí nad Labem. a) provádějí výběr archiválií ve skartačním řízení a výběr archiválií mimo skartační řízení u původců, u nichž dohlížejí na výkon spisové služby, b) pečují o archiválie historických před- chůdců samosprávných orgánů a orga- nizací svých měst a o další archiválie uložené u nich ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona, c) plní úkoly v oblasti archivnictví a výko- nu spisové služby stanovené tímto zá- konem, v rozsahu, v jakém vykonávají přenesenou působnost orgány těchto měst a vůči původcům, na něž se vzta- huje působnost orgánů těchto měst, d) na základě smlouvy29) pečují o archivá- 29) § 27 zákona č. 219/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů. § 659 a následující občanského zákoníku. 69 které mohou vzniknout podle tohoto záko- na. Tyto archivy provádějí samy výběr ar- chiválií, ale protokoly předkládají ke kon- trole příslušnému státnímu archivu. Pečují i o archiválie svých historických předchůd- ců a o další archiválie, zejména soukromo- právních původců, které jsou u nich ulože- ny ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona. Mohou pečovat i o archiválie organizač- ních složek státu a dalších orgánů veřejné správy, pokud se s příslušným státním ar- chivem, který má ze zákona o tyto archivá- lie pečovat, dohodnou na uzavření smlou- vy o výpůjčce. Obecně platí, že činnosti na úseku archiv- nictví a výkonu spisové služby jsou výko- nem samostatné působnosti územních sa- mosprávných celků. Vyjmenovaných pět archivů má výjimku v tom smyslu, že plní i úkoly v oblasti archivnictví a výkonu spi- sové služby (především tyto) v rozsahu, v jakém orgány těchto měst vykonávají přenesenou působnost. Vzhledem k tomu, že zákon o archivnictví obecně pokládá vý- běr archiválií za výkon státní správy, je svěření této pravomoci pěti archivům měst výjimečně považováno za výkon přenesené působnosti. § 80 (1) Moravský zemský archiv v Brně a Zemský archiv v Opavě pečují rovněž o archiválie dřívějších státních a samo- správných orgánů a organizací pro země Moravskou, Slezskou a Moravskoslezskou. (2) Národní filmový archiv30) a Ústřední ar- chiv zeměměřictví a katastru,31) které vyko- návají činnost podle dosavadních právních předpisů, se ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona považují za akreditované speciali- zované archivy podle tohoto zákona. lie organizačních složek státu a dalších orgánů veřejné správy a jejich právních předchůdců, jejichž působnost se vzta- huje nebo vztahovala pouze na území města a které jsou ke dni nabytí účin- nosti tohoto zákona u nich uloženy, e) provádějí výběr archiválií mimo skar- tační řízení u dokumentů nabídnutých hlavnímu městu Praze, městu Brnu, Ostravě, Plzni a Ústí nad Labem darem nebo ke koupi nebo u dokumentů vlast- níků, kteří o to požádají, f) předávají protokoly ke kontrole přísluš- nému státnímu oblastnímu archivu; Archiv hlavního města Prahy předkládá protokol ke kontrole Národnímu archivu. (3) Působnosti stanovené Archivu hlavní- ho města Prahy, Archivu města Brna, Archivu města Ostravy, Archivu města Plzně a Archivu města Ústí nad Labem podle odstavce 2 jsou výkonem přenesené působnosti. Komentář k § 79 Vzhledem k dlouholeté existenci Archivu hlavního města Prahy, Archivu města Brna, Archivu města Ostravy, Archivu města Plzně a Archivu města Ústí nad Labem dávno před nabytím účinnosti to- hoto zákona není třeba tyto archivy zřizo- vat jako archivy územních samosprávných celků podle tohoto zákona, ale tyto archivy se prohlašují za akreditované archivy po- dle tohoto zákona. S ohledem na historickou tradici, pracovní zkušenosti a fakt, že tyto archivy plnily v letech 1954­1989 (resp. 2004) úkoly státních archivů, mají tyto archivy rozšíře- né působnosti ve srovnání s ostatními archivy územních samosprávných celků, 30) § 6 zákona č. 273/1993 Sb., o některých podmínkách výroby, šíření a archivování audiovizuálních děl, o změně a doplnění některých zákonů a některých dalších předpisů, ve znění pozdějších předpisů. 31) § 3a písm. f) zákona č. 359/1992 Sb., o zeměměřických a katastrálních orgánech, ve znění pozdějších předpisů. 70 (3) Archivy zvláštního významu zpravo- dajských služeb České republiky, které vy- konávají činnost podle dosavadních práv- ních předpisů, se ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona považují za bezpečnostní archivy podle tohoto zákona. (4) Archiv Kanceláře prezidenta republiky, Archiv Pražského hradu, Archiv Posla- necké sněmovny, Archiv Senátu, Vojenský historický archiv, Archiv Národního mu- zea, Archiv Národního technického mu- zea, Literární archiv Památníku národního písemnictví, Archiv Akademie věd České republiky, Archiv Národní galerie, Ústav dějin Univerzity Karlovy ­ Archiv Univer- zity Karlovy, Archiv Masarykovy univer- zity v Brně, Archiv Českého vysokého učení technického v Praze, Archiv České televize, Archiv Českého rozhlasu a Ar- chiv Vysokého učení technického v Brně, které vykonávají činnost podle dosavad- ních právních předpisů, se ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona považují za akre- ditované specializované archivy podle to- hoto zákona. (5) Zřizovatelé dosavadních archivů zvláštního významu a zřizovatelé příspěv- kových organizací, jejichž součástí jsou archivy zvláštního významu, s výjimkou archivů uvedených v odstavcích 2 až 4, jsou povinni ve lhůtě šesti měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona požádat ministerstvo o akreditaci archivu jako spe- cializovaného archivu nebo soukromého archivu nebo oznámit ministerstvu zřízení bezpečnostního archivu nebo správního archivu. Do doby udělení akreditace, nej- déle však do tří let ode dne nabytí účin- nosti tohoto zákona, se na archivy, které požádaly o akreditaci, pohlíží jako na spe- cializované archivy podle tohoto zákona nebo soukromé archivy, taktéž podle toho- to zákona. Nepožádá-li zřizovatel ve sta- novené lhůtě o akreditaci, nebo nebude-li akreditace těmto archivům ve stanovené lhůtě udělena, nebo neoznámí-li zřizovatel zřízení bezpečnostního archivu nebo správního archivu, rozhodne ministerstvo o uložení archiválií do Národního archivu nebo do státního oblastního archivu. Komentář k § 80 Zvláštní postavení Moravského zemského archivu v Brně a Zemského archivu v Opa- vě ve srovnání s ostatními státními oblast- ními archivy je dáno mj. tím, že tyto dva archivy nesoucí ve svém názvu slovo ,,zemský" pečují o archiválie vzniklé z čin- nosti státních i samosprávných orgánů a organizací země Moravské, země Slezské a země Moravskoslezské. Národní filmový archiv, Ústřední archiv zeměměřictví a katastru a Archiv Bez- pečnostní informační služby byly zřízeny zvláštními zákony, proto jsou považovány za akreditované specializované archivy podle tohoto zákona. Jelikož bezpečnost- ní archivy jsou zřizovány podle tohoto zá- kona a jejich existence není odvislá od udělení akreditace, považuje se i Archiv Úřadu pro zahraniční styky a informace za akreditovaný archiv podle tohoto záko- na. Archivy zvláštního významu uvedené v odst. 4 se považují za specializované ar- chivy akreditované podle tohoto zákona. Ostatní dosavadní archivy zvláštního vý- znamu jsou povinny do šesti měsíců od na- bytí účinnosti tohoto zákona, tj. do 30. 6. 2005, požádat o udělení akreditace, chtějí- li ve své činnosti dále pokračovat. I když v této lhůtě nebudou schopny prokázat spl- nění všech podmínek pro udělení akredita- ce, stačí podání žádosti v této lhůtě k tomu, aby se na ně pohlíželo jako na specializo- vané nebo soukromé archivy podle tohoto zákona. Na splnění všech podmínek akre- ditace je poskytnuta lhůta 3 let od nabytí účinnosti tohoto zákona, tj. do konce roku 2007. 71 tohoto zákona podle zvláštních právních předpisů,32) podléhají režimu zpřístupnění podle právních předpisů platných přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona. Komentář k § 82 Některé archiválie jsou uloženy v jiných archivech, než by měly být uloženy podle ustanovení tohoto zákona. Aby nedocháze- lo k velkým přesunům archiválií, prohlašu- je zákon kontinuitu dosavadního uložení archiválií, pokud výslovně nestanovuje ji- né řešení, např. v § 23 odst. 4, v § 49 odst. 2 písm. a) nebo v § 79 odst. 2 písm. d). Jsou-li archiválie jednoho původce ulože- ny ve více archivech, pak na základě žá- dosti může Ministerstvo vnitra rozhodnout o scelení archivního souboru v tom archi- vu, který je pro uložení archivního soubo- ru příslušný. Scelování archivních souborů se netýká archiválií uložených v jiných in- stitucích než jsou archivy. Jelikož pojem Jednotný archivní fond byl na- hrazen pojmem Národní archivní dědictví, prohlašuje se kontinuita evidence archiválií, aby evidence archiválií v rámci Národního archivního dědictví nemusela být nově zalo- žena bez převzetí dosavadní evidence. Dřívější pojem kulturní památky byl na- hrazen pojmem archivní kulturní památky a rozhodnutí formou uznání bylo nahraze- no formou prohlášení. Aby tento proces nemusel být opakován podle tohoto záko- na, prohlašuje se kontinuita kulturních pa- mátek s archivními kulturními památkami. Některé archiválie mladší 30 let byly již dříve zpřístupněny veřejnosti podle zvlášt- ních právních předpisů. Pokud zákon o ar- chivnictví stanovuje jiná pravidla pro zpří- stupnění, mohlo by to být interpretováno i jako nepřímá novela zmíněných zvlášt- ních právních předpisů a jako uzavření studia archiválií již dříve zpřístupně- § 81 Archivy, které vykonávají činnost podle dosavadních právních předpisů a které se považují ke dni nabytí účinnosti tohoto zá- kona za akreditované, jsou povinny do 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona prokázat ministerstvu, že splňují podmín- ky stanovené v § 61. Komentář k § 81 I archivy, které jsou považovány za akredi- tované a nemusejí tudíž o akreditaci žádat, jsou povinny do konce roku 2007 prokázat, že splňují podmínky akreditace. Pokud by některé archivy neprokázaly, že splňují podmínky akreditace, pak těm archivům, které nejsou správními úřady, by mohla být akreditace odňata ve spojení s noveli- zací tohoto zákona. § 82 (1) Archiválie uložené v archivech přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona zů- stávají v dosavadní archivní péči, nestano- ví-li tento zákon jinak. Výjimky se připou- štějí z důvodu scelení archivních souborů uložených v různých archivech. O výjim- kách rozhoduje na žádost zřizovatelů ar- chivů ministerstvo. (2) Archiválie, které byly přede dnem na- bytí účinností tohoto zákona vedeny v evi- denci na území České republiky jako sou- část Jednotného archivního fondu, se dnem nabytí účinnosti tohoto zákona stávají ar- chiváliemi Národního archivního dědictví. (3) Archiválie, které byly přede dnem na- bytí účinnosti tohoto zákona uznány za kulturní památky, se dnem nabytí účinnos- ti tohoto zákona stávají archivními kultur- ními památkami podle tohoto zákona. (4) Archiválie mladší třiceti let, které byly zpřístupněny přede dnem nabytí účinnosti 32) Například zákon č.140/1996 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 72 ných. Tomu brání toto přechodné ustano- vení. § 83 (1) Archivy, které vykonávají činnost pod- le dosavadních právních předpisů a jejichž badatelské řády neodpovídají ustanovením tohoto zákona, jsou povinny do 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona uvést své badatelské řády do souladu s tímto zákonem. (2) Určení původci, jejichž spisový a skar- tační řád neodpovídá ustanovením tohoto zákona, jsou povinni do 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona uvést spi- sový a skartační řád do souladu s tímto zá- konem. (3) Po výběru archiválií z dokumentů vzniklých podle zvláštních právních před- pisů v oblasti matrik nebo z dokumentů, které se týkají problematiky státního občanství nebo voleb do zastupitelstev územních samosprávných celků, Posla- necké sněmovny, Senátu a Evropského parlamentu se archiválie vždy ukládají do Národního archivu nebo do příslušného státního oblastního archivu. Komentář k § 83 Archivům se dává lhůta do 30. 6. 2005 uvést své badatelské řády do souladu s tímto zákonem. Ve stejné lhůtě musí urče- ní původci uvést do souladu se zákonem své spisové a skartační řády (včetně jejich součástí ­ spisových a skartačních plánů). Archivnictví se řídí základní teoretickou zásadou ­ provenienčním principem. To již bylo v minulosti porušeno matričním záko- nem, podle něhož církevní matriky jsou ukládány jinak než ostatní archiválie týchž původců. Nyní se provenienční princip prolamuje i v případě archiválií týkajících se státního občanství a voleb do zastupi- telských sborů. § 84 Správní řízení zahájená přede dnem naby- tí účinnosti tohoto zákona se dokončí a po- kuty se uloží podle dosavadních právních předpisů. Komentář k § 84 Toto ustanovení zaručuje účastníkům správního řízení, že pravidla se během říze- ní nezmění a že řízení bude dokončeno v tom právním rámci, v němž bylo zahájeno. § 85 Závěrečná ustanovení (1) Ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona se název Státní ústřední archiv mění na ná- zev Národní archiv. (2) Poradním orgánem ministra vnitra pro odborné a vědecké otázky archivnictví a výkonu spisové služby je Vědecká archi- vní rada. Podrobnosti o organizaci a čin- nosti Vědecké archivní rady stanoví její sta- tut a jednací řád, které vydá ministr vnitra. Komentář k § 85 V § 45­46 byla uvedena ustanovení týkají- cí se Národního archivu. Zde je řečeno, že tímto archivem je dosavadní Státní ústřed- ní archiv, jehož název se mění. V bývalém zákonu o archivnictví byla zá- konem zřízena Vědecká archivní rada. Zde se konstatuje pokračování tohoto poradní- ho orgánu ministra vnitra, který jeho or- ganizaci a formy činnosti upraví statutem a jednacím řádem obdobně jako u jiných poradních orgánů. § 86 Ministerstvo vydá vyhlášku k provedení 73 šení Archivu České koruny, Moravských desk zemských a sbírky Historica za ná- rodní kulturní památky, neboť tato naříze- ní vlády nebyla vydána na základě zmoc- nění v zákoně č. 97/1974 Sb., a proto není formální ani věcný důvod je rušit. Část druhá Změna zákona č. 2/1969 Sb zákona č. 21/1993 Sb., zákona č. 148/1998 Sb., zákona č. 130/2000 Sb., zákona č. 239/2000 Sb., zákona č. 458/2000 Sb. a zákona č. 62/2003 Sb., se za slovo ,,archivnictví" vkládají slova ,,a spisovou službu". Komentář k § 88 Centrální gesce za výkon spisové služby dosud nebyla zákonem stanovena. Proto se v souvislosti s přijetím zákona o archivnic- tví a spisové službě a o změně některých zákonů rozšiřuje působnost Ministerstva vnitra o tuto gesci. Část třetí Změna zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů § 89 Zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění zákona č. 231/1992 Sb., zákona č. 591/1992 Sb., zákona č. 600/1992 Sb., zákona č. 273/1993 Sb., zákona č. 303/1993 Sb., zákona č. 38/1994 Sb., zákona č. 42/1994 Sb., zákona č. 136/1994 Sb., zákona č. 200/1994 Sb., zákona č. 237/1995 Sb., zá- kona č. 286/1995 Sb., zákona č. 94/1996 Sb., zákona č. 95/1996 Sb., zákona č. 147/1996 Sb., zákona č. 19/1997 Sb., zá- kona č. 49/1997 Sb., zákona č. 61/1997 Sb., § 9 odst. 2, § 19, § 20 odst. 5, § 24 odst. 3, § 31 odst. 2, § 36, § 40 odst. 4, § 56 odst. 4, § 61 odst. 9 a § 70. Komentář k § 86 Zmocnění bylo provedeno vydáním vyhláš- ky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí ně- která ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zá- konů, a vyhlášky č. 646/2004 Sb., o po- drobnostech výkonu spisové služby. § 87 Zrušovací ustanovení Zrušuje se: 1. Zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví. 2. Vyhláška č. 101/1974 Sb., o uznávání archiválií za kulturní památky a o zvý- šené ochraně archiválií jako kulturních a národních kulturních památek. 3. Vyhláška č. 102/1974 Sb., kterou se sta- noví podrobnosti převodu vlastnictví k archiváliím. 4. Vyhláška č. 117/1974 Sb., kterou se sta- noví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartační- ho řízení. 5. Vyhláška č. 118/1974 Sb., o podniko- vých archivech. 6. Vyhláška č. 225/1988 Sb., o státních ar- chivech a archivech národních výborů. Komentář k § 87 S přijetím nového zákona se zrušuje dosa- vadní zákon o archivnictví a prováděcí právní předpisy vydané na základě zmoc- nění v rušeném zákoně. Neuvádějí se zde směrnice, kterými se prováděla některá zmocnění v zákoně č. 97/1974 Sb., jelikož nebyly publikovány ve Sbírce zákonů, ale jejich platnost skončila současně se záni- kem platnosti zákona č. 97/1974 Sb. Naopak se neruší nařízení vlády o prohlá- 74 zákona č. 79/1997 Sb., zákona č. 217/1997 Sb., zákona č. 280/1997 Sb., zákona č. 15/1998 Sb., zákona č. 83/1998 Sb., zá- kona č. 157/1998 Sb., zákona č. 167/1998 Sb., zákona č. 159/1999 Sb., zákona č. 356/1999 Sb., zákona č. 358/1999 Sb., zá- kona č. 360/1999 Sb., zákona č. 363/1999 Sb., zákona č. 27/2000 Sb., zákona č. 29/2000 Sb., zákona č. 121/2000 Sb., zá- kona č. 122/2000 Sb., zákona č. 123/2000 Sb., zákona č. 124/2000 Sb., zákona č. 149/2000 Sb., zákona č. 151/2000 Sb., zákona č. 158/2000 Sb., zákona č. 247/2000 Sb., zákona č. 249/2000 Sb., zákona č. 258/2000 Sb., zákona č. 309/2000 Sb., zákona č. 362/2000 Sb., zákona č. 409/2000 Sb., zákona č. 458/2000 Sb., zákona č. 100/2001 Sb., zákona č. 120/2001 Sb., zákona č. 164/2001 Sb., zákona č. 256/2001 Sb., zákona č. 274/2001 Sb., zákona č. 477/2001 Sb., zákona č. 478/2001 Sb., zákona č. 86/2002 Sb., zákona č. 119/2002 Sb., zákona č. 174/2002 Sb., zákona č. 281/2002 Sb., zákona č. 308/2002 Sb., zákona č. 320/2002 Sb., zákona č. 88/2003 Sb., zákona č. 130/2003 Sb., zákona č. 162/2003 Sb., zákona č. 224/2003 Sb., zákona č. 228/2003 Sb., zákona č. 274/2003 Sb., zákona č. 354/2003 Sb., zákona č. 438/2003 Sb., zákona č. 38/2004 Sb., zá- kona č. 119/2004 Sb., zákona č. 167/2004 Sb., zákona č. 257/2004 Sb. a zákona č. 326/2004 Sb., se mění takto: 1. V § 3 odst. 3 se na konci písmene ae) tečka nahrazuje čárkou a doplňuje se nové písmeno af), které včetně poznámky pod čarou č. 23o) zní: ,,af) archivnictví.23o) ______________ 23o) Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.". 2. V příloze č. 3 KONCESOVANÉ ŽIV- NOSTI, skupina 314: Ostatní se na konci v sloupci 1 doplňují slova ,,Vedení spisov- ny", v sloupci 2 se doplňují slova ,,Úplné střední vzdělání nebo úplné střední odbor- né vzdělání a 3 roky praxe v administrati- vě", v sloupci 3 se doplňují slova ,,Schvá- lení provozovny a bezúhonnost všech za- městnanců (§ 6 odst. 2 zákona č. 455/1991 Sb.)", v sloupci 4 se doplňují slova ,,Státní oblastní archiv příslušný podle místa pro- vozovny" a v sloupci 5 se doplňují slova ,,§ 68 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o ar- chivnictví a spisové službě a o změně ně- kterých zákonů". Komentář k § 89 Bod 1. znamená, že živnostenské podniká- ní v oboru archivnictví není možné. Z toho též vyplývá, že ve spisovnách provozova- ných jako koncesované živnosti mohou být uloženy pouze dokumenty. Proběhne-li zde výběr archiválií a některé dokumenty bu- dou vybrány jako archiválie a vzaty do evidence Národního archivního dědictví, pak tyto archiválie budou muset být ulože- ny do archivu nebo vráceny vlastníkovi ar- chiválie. Bod 2. zařazuje živnost ,,Vedení spisovny" mezi koncesované živnosti a stanovuje podmínky pro udělení koncese. Státní ob- lastní archiv na žádost živnostenského úřadu zaujme stanovisko podle § 52 záko- na č. 455/1991 Sb., o živnostenském plá- nování (živnostenský zákon), ve znění po- zdějších předpisů, z hlediska vhodnosti a způsobilosti prostor určených k provozo- vání živnosti ,,Vedení spisovny" podle kri- térií stanovených zákonem o archivnictví. Odkaz na § 68 odst. 1 tohoto zákona se vztahuje na definici spisovny. Stanovisko státního oblastního archivu pak musí brát v potaz zejména ustanovení § 68 odst. 4 zákona o archivnictví. § 90 Přechodná ustanovení (1) Živnostenská oprávnění pro živnosti 75 předchozí paragraf tohoto zákona. Státní oblastní archivy budou poskytovat stano- visko na žádost živnostenského úřadu i k těmto případům pokračování živnosti. Část čtvrtá Změna zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů § 91 Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění zákona č. 320/2002 Sb., zákona č. 578/2002 Sb. a zákona č. 165/2004 Sb., se mění takto: 1. V § 23 se na konci odstavce 2 doplňují slova ,,není-li dále stanoveno jinak". 2. V § 23 odstavec 4 zní: ,,(4) Po uplynutí stanovené doby se druho- pisy matričních knih a sbírky listin předají k archivaci příslušnému státnímu oblastní- mu archivu. V hlavním městě Praze zůsta- nou uloženy v Archivu hlavního města Prahy." 3. V § 23 se doplňuje odstavec 5, který zní: ,,(5) Matriční knihy musí být ve státních oblastních archivech uloženy odděleně od druhopisů matričních knih, popřípadě sbí- rek listin." 4. V § 56 se za odstavec 1 vkládají nové odstavce 2 a 3, které znějí: ,,(2) Matriční doklad, který má být vydán ze zápisu v matriční knize uložené v Ná- rodním archivu nebo ve Vojenském histo- rickém archivu, vystaví Úřad městské čás- ti Praha 1. (3) Matriční doklad, který má být vydán ze zápisu v matriční knize vedené do 31. pro- since 1949 pro území hlavního města Pra- ohlašovací volné, na jejichž základě byla dosud provozována činnost, která se tímto zákonem mění na živnost koncesovanou ,,vedení spisovny", zanikají uplynutím jed- noho roku ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, není-li dále stanoveno jinak. (2) Právnické a fyzické osoby, kterým ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona trvá živnostenské oprávnění podle odstavce 1 a které hodlají po uplynutí lhůty stanovené v odstavci 1 nadále provozovat činnosti, jež jsou ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona předmětem koncesované živnosti ,,vedení spisovny", musí ve lhůtě podle odstavce 1 požádat o udělení koncese a žá- dost doložit doklady prokazujícími splnění zvláštních podmínek provozování živnosti. Za tohoto předpokladu mohou ve své čin- nosti pokračovat na základě původního živnostenského oprávnění až do dne naby- tí právní moci rozhodnutí o žádosti o udě- lení koncese. (3) Ohlášení živnosti doručené živnosten- skému úřadu přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona a vztahující se podle tohoto zákona k živnosti koncesované ,,vedení spi- sovny" se považuje za žádost o koncesi, ne- bylo-li řízení ukončeno přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona. Nedokončená říze- ní ve věci vydání živnostenského oprávnění se dokončí podle nové právní úpravy. (4) Úkony provedené podle odstavců 1 a 2 jsou osvobozeny od správních poplatků. Komentář k § 90 Vedení spisovny bylo před nabytím účin- nosti nového zákona o archivnictví vyko- náváno jako živnost ohlašovací volná. Přeměnu těchto živností na živnosti konce- sované řeší přechodná ustanovení k novele zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů, kterou obsahuje 76 hy, vydá Úřad městské části Praha 1 a pro území města Brna Úřad městské části Brno-střed." Dosavadní odstavec 2 se označuje jako od- stavec 4. 5. V § 56 odst. 4 se slova ,,odstavce 1" na- hrazují slovy ,,odstavců 1 až 3". Komentář k § 91 Původní znění zákona o matrikách určo- valo, že matriční knihy se ukládají do stát- ních oblastních archivů a druhopisy mat- ričních knih do státních okresních archi- vů. Novelizované znění rozšiřuje okruh ar- chivů, do nichž se ukládají matriční knihy, o Archiv hlavního města Prahy. Jelikož se státní okresní archivy staly vnitřními or- ganizačními jednotkami státních oblast- ních archivů, neříká již zákon o matri- kách, že druhopisy matričních knih se u- kládají do státních okresních archivů, ale že musí být ve státních oblastních archi- vech uloženy odděleně od prvopisů. Dále novela zákona o matrikách řeší případy, které zůstaly opomenuty v původním znění zákona. § 92 Přechodná ustanovení (1) Po uplynutí lhůt stanovených v § 23 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění zákona č. 320/2002 Sb., zákona č. 578/2002 Sb. a tohoto zákona, jsou uloženy: a) matriční knihy z území hlavního města Prahy v Archivu hlavního města Prahy, b) matriční knihy, včetně druhopisů a po- případě sbírek listin, židovských obcí z území České republiky v Národním archivu, c) vojenské matriční knihy z území České republiky ve Vojenském historickém ar- chivu. Do 10 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona vyhotoví Národní archiv mikrogra- fické kopie matričních knih a druhopisů matričních knih židovských obcí z území České republiky z období do roku 1949 a uloží je odděleně. Ve stejné lhůtě vyho- toví Vojenský historický archiv mikrogra- fické kopie matričních knih u něj ulože- ných a předá je Národnímu archivu. Komentář k § 92 Také přechodná ustanovení k předchozímu paragrafu tohoto zákona dořešují ustano- vení, která byla v původním znění zákona o matrikách opomenuta. Část pátá Změna zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů § 93 V § 75a zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění zákona č. 370/2000 Sb., se na konci odstavce 2 doplňuje věta ,,K návrhu na výmaz společnosti z obchod- ního rejstříku přiloží likvidátor potvrzení územně příslušného státního oblastního archivu, že s ním bylo projednáno zabez- pečení archivu a dokumentů zanikající společnosti." Komentář k § 93 Obchodní společnosti jsou povinny ucho- vávat dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu o archivnictví a umožnit z nich výběr archiválií. Při likvidaci obchodní společnosti přechází tato povinnost na li- kvidátora. Aby státní oblastní archivy mě- ly přehled o osudu dokumentů a archiválií zanikající společnosti, je likvidátor povi- nen projednat s příslušným archivem za- bezpečení archivu a dokumentů, případně 77 Dosavadní písmeno j) se označuje jako písmeno i). Komentář k § 95 Uvedené ustanovení nepřesně formulovalo působnost Archivu hlavního města Prahy a nový zákon o archivnictví definoval jinak postavení a působnost Archivu hlavního města Prahy. Část osmá Změna zákona č. 154/1994 Sb., o Bezpečnostní informační službě, ve znění pozdějších předpisů § 96 V § 16 odst. 5 zákona č. 154/1994 Sb., o Bezpečnostní informační službě, se slova ,,a spravuje archiv zvláštního významu5)" nahrazují slovy ,,bezpečnostní archiv5)" Poznámka pod čarou č. 5) zní: ______________ ,,5) § 80 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.". Komentář k § 96 V důsledku zrušení pojmu archivy zvláštní- ho významu bylo třeba uvést druh archivu podle nového zákona o archivnictví. Část devátá Změna zákona č. 273/1993 Sb., o některých podmínkách výroby, šíření a archivování audiovizuálních děl a o změně a doplnění některých zákonů a některých dalších předpisů, ve znění pozdějších předpisů § 97 V § 6 odst.1 zákona č. 273/1993 Sb., o ně- kterých podmínkách výroby, šíření a ar- chivování audiovizuálních děl a o změně a doplnění některých zákonů a některých mu oznámit, že archiválie a dokumenty se nezachovaly. Tato skutečnost nebrání vý- mazu společnosti z obchodního rejstříku, ale ani nezbavuje odpovědnosti za pře- stupky či správní delikty podle § 73 odst. 1 písm. l), § 73 odst. 2 a § 74 písm. m). Část šestá Změna zákona č. 328/1991 Sb., o konkursu a vyrovnání, ve znění pozdějších předpisů § 94 V § 8 odst. 3 zákona č. 328/1991 Sb., o konkursu a vyrovnání, ve znění zákona č. 94/1996 Sb., zákona č. 105/2000 Sb. a nálezu Ústavního soudu vyhlášeného pod č. 403/2002 Sb., se za větu první vklá- dá věta ,,Do náhrady hotových výdajů se zahrnují i náklady na péči o spisovnu a ar- chiv úpadce.". Komentář k § 94 Správci konkursní podstaty jsou povinni postarat se až skončení konkursního řízení o spisovnu a archiv úpadce, což může být poměrně nákladná záležitost. Tyto náklady dosud nebylo možno zahr- nout do náhrady hotových výdajů správci konkursní podstaty. V zájmu řádné péče o spisovnu a archiv až do jejich převzetí novým vlastníkem je, aby správci konkurs- ní podstaty byly náklady uhrazeny. Část sedmá Změna zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů § 95 V § 17 odst. 1 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění zákona č. 145/2001 Sb., se písmeno i) zrušuje. 78 dalších předpisů, se slova ,,archivem zvláštního významu9)" nahrazují slovy ,,specializovaným archivem9)". Poznámka pod čarou č. 9) zní: ______________ ,,9) § 80 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů." Komentář k § 97 V důsledku zrušení pojmu archivy zvláštní- ho významu bylo třeba stanovit nově druh archivu pro Národní filmový archiv. Část desátá Změna zákona č. 359/1992 Sb., o zeměměřických a katastrálních orgánech, ve znění pozdějších předpisů § 98 V § 3a písm. f) zákona č. 359/1992 Sb., o zeměměřických a katastrálních orgá- nech, ve znění zákona č. 107/1994 Sb., zá- kona č. 200/1994 Sb. a zákona č. 186/2001 Sb., se slova ,,archivem zvláštního význa- mu2)" nahrazují slovy ,,specializovaným archivem2)". Poznámka pod čarou č. 2) zní: ______________ ,,2) § 80 odst. 2 zákona č. 499/ 2004 Sb., o archivnic- tví a spisové službě a o změně některých zákonů." Komentář k § 98 V důsledku zrušení pojmu archivy zvláštní- ho významu bylo třeba nově určit druh ar- chivu pro Ústřední archiv zeměměřictví a katastru. Část jedenáctá Změna zákona č. 27/2000 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o veřejných dražbách, ve znění pozdějších předpisů § 99 V zákoně č. 27/2000 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zá- kona o veřejných dražbách, se část pátá zrušuje. Komentář k § 99 Část pátá uvedeného zákona novelizovala zákon č. 97/1974 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Zrušením tohoto zákona je jeho novelizace bezpředmětná. Obsah novely byl převzat do § 38 odst. 5 nového zákona o archivnictví. Část dvanáctá Změna zákona č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti (exekuční řád) a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů § 100 V zákoně č. 120/2001 Sb., o soudních exe- kutorech a exekuční činnosti (exekuční řád) a o změně dalších zákonů, ve znění zákona č. 6/2002 Sb., zákona č. 279/2003 Sb., zákona č. 360/2003 Sb., zákona č. 53/2004 Sb., zákona č. 257/2004 Sb. a zákona č. 284/2004 Sb., se část sedm- náctá zrušuje. Komentář k § 100 Část sedmnáctá uvedeného zákona obsa- hovala novelu zákona č. 97/1974 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Zrušením toho- to zákona se stala novelizace bezpředmět- nou. Obsah novely byl převzat do § 38 odst. 5 nového zákona o archivnictví. 79 zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti, a některé další zákony, se část druhá zrušuje. Komentář k § 102 Část druhá uvedeného zákona obsahovala novelu zákona č. 97/1974 Sb., ve znění po- zdějších předpisů. Po zrušení tohoto záko- na se stala jeho novelizace bezpředmět- nou. Obsah novely byl převzat do § 37 odst. 6 a § 82 odst. 4 nového zákona o ar- chivnictví. Část patnáctá Účinnost § 103 Tento zákon nabývá účinnosti dnem 1. led- na 2005. Zaorálek v. r., Klaus v. r., Špidla v. r. Komentář k § 103 Zákon byl schválen Parlamentem dne 30. června 2004 a publikován ve Sbírce záko- nů dne 23. 9. 2004. Termín nabytí účinnos- ti zákona ponechával subjektům, na něž se vztahuje, ještě více než 3 měsíce času na přípravu k uvedení zákona do praxe. Některá ustanovení zákona stanovila pro aplikaci zákona ještě delší lhůty (§ 80 odst. 5, § 81, § 83 odst. 1 a 2, § 90 odst. 1 a 2, § 92 odst. 2). Část třináctá Změna zákona č. 320/2002 Sb., o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů § 101 V zákoně č. 320/2002 Sb., o změně a zru- šení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů, ve znění zákona č. 426/2002 Sb., zákona č. 518/2002 Sb., zákona č. 354/2003 Sb., zákona č. 356/2003 Sb., zákona č. 22/2004 Sb., zákona č. 41/2004 Sb., zákona č. 99/2004 Sb., zákona č. 237/2004 Sb. a zákona č. 326/2004 Sb., se část čtyřicátá pátá zrušuje. Komentář k § 101 Část čtyřicátá pátá uvedeného zákona ob- sahovala novelu zákona č. 97/1974 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Zrušením toho- to zákona se jeho novelizace stala bez- předmětnou. Obsah novely byl převzat do § 45­49 tohoto zákona. Část čtrnáctá Změna zákona č. 107/2002 Sb., kterým se mění zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti, a některé další zákony, ve znění pozdějších předpisů § 102 V zákoně č. 107/2002 Sb., kterým se mění 80 Příloha č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb. Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu a) zakladatelské dokumenty, b) organizační řády a řídicí akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organi- zační řády a schémata, c) dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení, d) dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o li- kvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rej- stříku. 2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu. 3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky. 4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy. 5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu, zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelských subjektem a podnikové kroniky. 6. Výrobní program, jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních tr- zích. 7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech, kolektivní smlouvy. 81 Příloha č. 2 k zákonu č. 499/2004 Sb. Dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie 1. Dokumenty podle druhu a) zápisy ze zasedání orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní sa- mosprávy na všech stupních, b) zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktu- ře, vedení, správě, řízení, kontrole, činnosti a jejich výsledcích 1. ústředních a všem jim podřízených orgánů státní správy, územní samosprávy a je- jich předchůdců, 2. justičních složek všech stupňů i druhů, notářství, státních zastupitelství a jejich předchůdců, 3. orgánů a organizačních složek obcí a krajů, národních výborů všech stupňů a jejich předchůdců, 4. státních příspěvkových organizací a příspěvkových organizací obcí a krajů, hospo- dářských, rozpočtových a ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravo- vaných, státními orgány nebo národními výbory, a předchůdců těchto organizací, 5. obchodních organizací založených anebo ovládaných ústředními a všemi jim podří- zenými orgány státní správy, orgány územní samosprávy a jejich předchůdců, 6. družstevních organizací, jejich zařízení a předchůdců, 7. všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek, 8. politických stran, občanských sdružení, odborových organizací a organizací za- městnavatelů, c) mezinárodní smluvní dokumenty prezidentské, vládní a resortní úrovně, d) dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí, e) dokumentace významných staveb, f) kroniky všech typů, g) matriky narozených, oddaných, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a ob- čanských sdružení, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství, h) roční rozpočty, závěrečné účty, účetní závěrky, hlavní knihy, i) historické sčítací archy obyvatelstva, j) soudní rozsudky pro politické delikty, pro zločiny proti lidskosti, pro omezování lid- ských práv a svobod, pro závažné trestné činy proti životu, zdraví a majetku občanů, k) osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, tech- nického, kulturního, náboženského, církevního a sportovního života, l) rukopisy významných literárních děl, 82 m) podací deníky, rejstříky k nim, elenchy, kmenové listy, globální archy a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby, n) privatizační projekty, o) rehabilitační spisy, p) třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, pro- tokoly o maturitních zkouškách. 2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní informace o a) životních poměrech obyvatelstva v dobových státoprávních a ekonomických pod- mínkách, b) strategiích, koncepcích a plánování rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a statistických výkazů a přehledů, c) měnové politice, d) majetkoprávních poměrech a jejich změnách v obecném měřítku, o konfiskacích a restitucích majetku, e) právní úpravě mezinárodních vztahů, f) tvorbě právních předpisů včetně jejich nerealizovaných návrhů, g) státních hranicích, územním členění státu, hranicích správních obvodů, symbolech státu a územních samosprávných celků, místních názvech a jejich změnách, o slu- čování a rozlučování obcí, h) vývoji a stavu zdravotnictví, sociální péče a úrovně bydlení, i) vývoji a stavu vědy a techniky, j) vývoji a stavu školství, kultury a umění, tělesné výchovy a sportu, k) vývoji a stavu dopravy a spojů, l) územním plánování, m) zásadních změnách a opatřeních v ochraně životního prostředí, n) geologických a půdních průzkumech, o) technickém rozvoji včetně patentů na významné vynálezy, p) kulturních památkách a jejich údržbě, rekonstrukci a ochraně, q) životě a díle významných osobností, r) volebních výsledcích a výsledcích referend. 83 Příloha č. 3 k zákonu č. 499/2004 Sb. Archiválie, které se zařazují do I. kategorie 1. Do I. kategorie se zařazují a) archivní kulturní památky a národní kulturní památky, b) archiválie vzniklé do roku 1526, c) listiny vzniklé v letech 1527 až 1648, d) listiny významného veřejnoprávního a státoprávního charakteru vzniklé po roce 1648, e) pečetidla (typáře) vzniklá do konce první poloviny 17. století; po tomto období jen pečetidla mimořádné umělecké hodnoty. 2. Do I. kategorie se zařazují rovněž i další archiválie, pokud do ní nebyly zařazeny již podle ustanovení bodu 1, a to a) zemské, dvorské (manské, lenní) desky, knihy svobodníků, soupisy poddaných a svobodníků, urbáře, pozemkové, horní a železniční knihy, městské knihy z před- magistrátního období, matriky narozených, zemřelých a oddaných, vojenské matri- ky, vysokoškolské matriky a archiválie dokumentující základní změny v počtech, struktuře a způsobu života obyvatelstva, b) berní katastry, c) základní dokumenty o státoprávním uspořádání státu, o organizační struktuře a čin- nosti jeho vrcholných institucí, d) zápisy a protokoly ze zasedání všech zákonodárných sborů, ze zasedání vlád (od ro- ku 1918), zápisy ze zasedání všech zastupitelských a podobných sborů (například obecních a městských zastupitelstev, výborů a rad okresních zastupitelstev a okres- ních výborů, zemských zastupitelstev a zemských výborů, plén a rad národních vý- borů, zastupitelstev a rad obcí a krajů, správních rad, grémií, valných hromad akci- ových společností), e) významné dokumenty o právní úpravě mezinárodních vztahů (smlouvy týkající se úpravy vztahů mezistátních a vztahů mezi významnými společenskými, vědeckými, hospodářskými a jinými institucemi), f) dokumenty o stanovení, změnách a úpravách státních hranic (hraniční agenda), g) zásadní dokumenty ekonomického charakteru vzniklé z činnosti vrcholných stát- ních orgánů o zásadních otázkách měnové politiky, o strategických rozhodnutích státní hospodářské politiky a o státních zásazích do struktury vlastnictví výrobních prostředků (například pozemkové reformy, znárodnění, privatizace), h) základní dokumenty o rozvoji vědy, techniky a kultury, i) závažné dokumenty vzniklé z činnosti ústředních orgánů politických stran a jiných významných společenských organizací (korporací) a občanských sdružení, j) dokumenty zachycující zápas za základní lidská práva a svobody, za politickou a so- ciální emancipaci skupin obyvatel a za odborová práva zaměstnanců a práva za- městnavatelů, k) zápisy ze zasedání vrcholných orgánů Československé republiky v exilu v letech 1939 až 1945, l) archiválie vztahující se k mnichovské krizi v roce 1938, archiválie výrazně doku- 84 mentující systém a metody nacistické moci na našem území v letech 1938 až 1945, vzniklé z činnosti vrcholných říšskoněmeckých orgánů a nacistických organizací, archiválie týkající se obnovy československé státnosti v roce 1945 a poválečného uspořádání Československé republiky, archiválie dokumentující komunistický pře- vrat v roce 1948, okupaci Československa v roce 1968, konec komunistického tota- litního režimu v roce 1989 a navazující obnovu demokratického zřízení, m) dokumenty zachycující protinacistický a protikomunistický odboj a jeho perzeku- ci a represe proti církvím a náboženským společnostem, n) archiválie evropského, případně světového významu, o) základní dokumenty geodetické a kartografické, p) rukopisné mapy a plány, které jsou pro své technické provedení nebo umělecké zpracování mimořádně hodnotné, jakož i unikáty tištěných map a plánů domácího původu, q) kresby, grafické listy a fotografie zpodobující místa, města, významné osoby, histo- ricky významné události, kroje a nástroje mimořádné dokumentární hodnoty nebo cenné z hlediska uměleckého či technického provedení nebo svou ojedinělostí, r) plány a výkresy strojů, nástrojů a strojního zařízení vzniklé do roku 1850, s) korespondence historicky mimořádně významná, rukopisy významných hudebních, literárních, vědeckých a odborných děl, t) památníky, kroniky a deníky popisující významné historické události nebo obsahu- jící údaje rozsáhlejšího historického období, u) archiválie výtvarně hodnotné (například iluminované úřední knihy a rukopisy s uměleckými miniaturami), v) všechny zvukové a filmové dokumenty vzniklé do roku 1920; po tomto roce jen ta- kové, které jsou mimořádně významné umělecky, technickým provedením nebo svou dokumentární hodnotou, w) archiválie vojensko-politické a vojensko-odborné povahy, dokumentující postavení a poslání ozbrojených sil a ozbrojených bezpečnostních sborů a obsahující sumari- zující údaje o jejich organizaci, početních stavech a technickém vybavení. 85 Příloha č. 4 k zákonu č. 499/2004 Sb. Vnitřní organizační jednotky státních oblastních archivů tvoří u a) Státního oblastního archivu v Praze 1. Státní okresní archiv Benešov, 2. Státní okresní archiv Beroun, 3. Státní okresní archiv Kladno, 4. Státní okresní archiv Kolín, 5. Státní okresní archiv Kutná Hora, 6. Státní okresní archiv Nymburk se sídlem v Lysé nad Labem, 7. Státní okresní archiv Mělník, 8. Státní okresní archiv Mladá Boleslav, 9. Státní okresní archiv Praha-východ se sídlem v Přemyšlení, 10. Státní okresní archiv Praha-západ se sídlem v Praze, 11. Státní okresní archiv Příbram, 12. Státní okresní archiv Rakovník, b) Státního oblastního archivu v Třeboni 1. Státní okresní archiv České Budějovice, 2. Státní okresní archiv Český Krumlov, 3. Státní okresní archiv Jindřichův Hradec, 4. Státní okresní archiv Písek, 5. Státní okresní archiv Prachatice, 6. Státní okresní archiv Strakonice, 7. Státní okresní archiv Tábor, c) Státního oblastního archivu v Plzni 1. Státní okresní archiv Domažlice se sídlem v Horšovském Týně, 2. Státní okresní archiv Cheb, 3. Státní okresní archiv Karlovy Vary, 4. Státní okresní archiv Klatovy, 5. Státní okresní archiv Plzeň-jih se sídlem v Blovicích, 6. Státní okresní archiv Plzeň-sever se sídlem v Plasích, 7. Státní okresní archiv Rokycany, 8. Státní okresní archiv Sokolov se sídlem v Jindřichovicích, 9. Státní okresní archiv Tachov, d) Státního oblastního archivu v Litoměřicích 1. Státní okresní archiv Česká Lípa, 2. Státní okresní archiv Děčín, 3. Státní okresní archiv Chomutov se sídlem v Kadani, 4. Státní okresní archiv Jablonec nad Nisou, 5. Státní okresní archiv Liberec, 6. Státní okresní archiv Litoměřice se sídlem v Lovosicích, 7. Státní okresní archiv Louny, 86 8. Státní okresní archiv Most, 9. Státní okresní archiv Semily, 10. Státní okresní archiv Teplice, e) Státního oblastního archivu v Zámrsku 1. Státní okresní archiv Hradec Králové, 2. Státní okresní archiv Chrudim, 3. Státní okresní archiv Jičín, 4. Státní okresní archiv Náchod, 5. Státní okresní archiv Pardubice, 6. Státní okresní archiv Rychnov nad Kněžnou, 7. Státní okresní archiv Svitavy se sídlem v Litomyšli, 8. Státní okresní archiv Trutnov, 9. Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí, f) Moravského zemského archivu v Brně 1. Státní okresní archiv Blansko, 2. Státní okresní archiv Brno-venkov se sídlem v Rajhradě, 3. Státní okresní archiv Břeclav se sídlem v Mikulově, 4. Státní okresní archiv Havlíčkův Brod, 5. Státní okresní archiv Hodonín, 6. Státní okresní archiv Jihlava, 7. Státní okresní archiv Kroměříž, 8. Státní okresní archiv Pelhřimov, 9. Státní okresní archiv Třebíč, 10. Státní okresní archiv Uherské Hradiště, 11. Státní okresní archiv Vsetín, 12. Státní okresní archiv Vyškov se sídlem ve Slavkově u Brna, 13. Státní okresní archiv Zlín, 14. Státní okresní archiv Znojmo, 15. Státní okresní archiv Žďár nad Sázavou, g) Zemského archivu v Opavě 1. Státní okresní archiv Bruntál, 2. Státní okresní archiv Frýdek-Místek, 3. Státní okresní archiv Jeseník, 4. Státní okresní archiv Karviná, 5. Státní okresní archiv Nový Jičín, 6. Státní okresní archiv Olomouc, 7. Státní okresní archiv Opava, 8. Státní okresní archiv Prostějov, 9. Státní okresní archiv Přerov, 10. Státní okresní archiv Šumperk. 87 (6) Základní evidence archiválií uložených mimo muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy (dále jen ,,kulturně vědecké instituce") a archivy se aktualizuje jednou ročně do 31. ledna následujícího roku. § 2 Změny v evidenci Národního archivního dědictví při přemístění archiválií (1) Žádost o udělení výjimky podle § 82 odst. 1 zákona obsahuje pro potřeby aktu- alizace ústřední evidence stejnopisy evi- denčních listů Národního archivního dědictví (dále jen ,,evidenční listy"), na kterých jsou evidovány delimitované ar- chiválie. (2) Archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, kte- ré vedou základní evidenci, za účelem tr- valého uložení (dále jen ,,delimitace"), vezme archiv nebo kulturně vědecké instituce, do které se archiválie delimitují, do základní evidence a archiv nebo kultur- ně vědecké instituce, kde byly archiválie do doby delimitace uloženy, je ze základní evidence vyřadí. (3) Pokud jsou delimitované archiválie ve- deny v druhotné evidenci, oznámí pro po- třeby aktualizace druhotné evidence archiv nebo kulturně vědecké instituce předávají- cí archiválie tuto skutečnost Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblast- nímu archivu, v jehož druhotné evidenci jsou archiválie vedeny. Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zá- kona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zá- konů, (dále jen ,,zákon") k provedení § 19, § 20 odst. 5, § 24 odst. 3, § 31 odst. 2, § 36, § 40 odst. 4, § 56 odst. 4 a § 61 odst. 9 zá- kona: § 1 Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví (1) Základní, druhotná a ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede v písemné formě. (2) Písemná forma vedení evidence podle odstavce 1 zahrnuje vedení evidence: a) v listinné podobě, nebo b) v digitální podobě prostředky výpočetní techniky s možností uchování a přenosu záznamů na technických nosičích dat (dále jen ,,v digitální podobě"). (3) Základní evidence Národního archivní- ho dědictví se vede vždy v listinné podobě. Může být vedena i v digitální podobě. (4) Ústřední evidence Národního archivní- ho dědictví se vede vždy v digitální podo- bě. (5) Základní evidence se aktualizuje prů- běžně, není-li dále stanoveno jinak. Dru- hotná evidence a ústřední evidence se ak- tualizují jednou ročně podle termínů uve- dených v § 9. 645 VYHLÁŠKA ze dne 13. prosince 2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 88 (4) Pokud vedení druhotné evidence deli- mitovaných archiválií přechází na jiný ar- chiv, oznámí to pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv, který je v dru- hotné evidenci vedl, archivu, do jehož pů- sobnosti vedení druhotné evidence přechá- zí. (5) Pokud při delimitaci nejde o výjimku udělenou podle § 82 odst. 1 zákona, archiv nebo kulturně vědecké instituce předávají- cí archiválie oznámí pro potřeby aktualiza- ce ústřední evidence delimitaci minister- stvu. § 3 Evidence přírůstků a úbytků archiválií (1) Evidence přírůstků a úbytků archiválií se člení na evidenci vnějších přírůstků a úbytků archiválií (dále jen ,,vnější změ- na") a evidenci vnitřních přírůstků a úbyt- ků archiválií (dále jen ,,vnitřní změna"), které nastaly s archiváliemi archivního fondu nebo archivní sbírky (dále jen ,,ar- chivní soubor"). (2) Vnější změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archiv- ního souboru ve vztahu archivu nebo kul- turně vědecké instituce, která má tyto ar- chiválie ve své základní evidenci, k jiné fyzické nebo právnické osobě, například původci, vlastníkovi, jinému archivu, jiné kulturně vědecké instituci. (3) Vnitřní změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archiv- ního souboru uvnitř archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, například při ar- chivním zpracování, při přehodnocení vý- znamu archiválií nebo zničení archiválií. (4) V základní evidenci u kulturně vědec- kých institucí a u archiválií uložených mi- mo archivy a kulturně vědecké instituce se přírůstky a úbytky vedou jen na evidenč- ních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s). § 4 Evidence vnějších změn (1) Evidence vnějších změn v listinné po- době je uchovávána v pevně svázaných knihách. Každý záznam vnější změny vždy obsahuje: a) číslo archivu z číselníku archivů a kul- turně vědeckých institucí vedeného mi- nisterstvem (dále jen ,,číselník archi- vů"), který archiválie vede v základní evidenci, b) číslo vnější změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu, c) číslo evidenčního listu archivního sou- boru, k němuž se vnější změna vztahuje, d) datum vnější změny, e) důvody vnější změny (např. úbytek de- limitací celého archivního souboru, pří- růstek k existujícímu archivnímu sou- boru) a druh vnější změny, pokud jde o přírůstek (např. ve skartačním řízení, mimo skartační řízení, dar), f) číslo jednací dokumentu o vnější změ- ně, g) údaje o původci archiválií, pokud jde o přírůstek a nejde o delimitaci, v roz- sahu podle § 18 odst. 3 zákona, h) údaje o předávající fyzické nebo práv- nické osobě, pokud není stejná jako pů- vodce archiválií, podle § 18 odst. 3 zá- kona, i) časový rozsah archiválií obsažených ve vnější změně, kterým je dolní a horní ča- sová hranice archiválií, dolní časová hra- nice datace prior a horní časová hranice datace posterior; u jednotlivých dat se označí, zda jde o odhad, j) počet běžných metrů (dále jen ,,metráž") archiválií vnější změny, kterou je 1. metráž nezpracovaná, určená počtem běžných metrů nezpracovaných archi- válií, 89 jí v samostatné evidenci, a to zejména změny podle § 17 odst. 2 zákona, změny zjištěné při inventuře archiválií vyhlášené ministerstvem podle § 44 písm. i) zákona a změny při archivním zpracování. Zá- znam vnitřní změny vždy obsahuje: a) číslo archivu z číselníku archivů, který archiválie vede v základní evidenci, b) číslo vnitřní změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu, c) charakteristiku typu vnitřní změny (na- př. úbytek části archivního souboru zni- čením, změny v archivním souboru při archivním zpracování) a popis vnitřní změny (např. okolnosti popisující zniče- ní archiválií), d) číslo evidenčního listu archivního sou- boru, k němuž se vnitřní změna vztahu- je, e) datum vnitřní změny, f) časový rozsah archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvede- ným v § 4 odst. 1 písm i), g) metráž archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j), h) evidenční jednotky, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. k), i) číslo jednací dokumentu o vnitřní změ- ně, pokud takový dokument existuje. (3) Evidenci vnitřních změn podle odstav- ce 1 a 2 vedou archivy v základní eviden- ci, pokud nejde o základní evidenci archi- válií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce. § 6 Evidenční listy Národního archivního dědictví (1) Všechny archiválie se evidují na evi- denčních listech. (2) Evidenční listy vedené v základní evi- denci v listinné podobě se opatří podpisem 2. metráž zpracovaná, určená počtem běžných metrů zpracovaných archivá- lií, 3. metráž inventarizovaná, určená po- čtem běžných metrů inventarizova- ných archiválií, 4. metráž celková, která je součtem zpra- cované a nezpracované metráže; ar- chiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných, k) údaje o evidenční jednotce vnější změ- ny, kterými jsou 1. typ evidenční jednotky podle přílohy č.1 k této vyhlášce, 2. počet nezpracovaných, zpracovaných a inventarizovaných evidenčních jed- notek a celkový počet evidenčních jednotek, 3. časový rozsah archiválií evidenční jed- notky, způsobem uvedeným v písm. i), l) místo uložení přírůstku, m) název archivního souboru, pokud jde o delimitaci celého archivního soubo- ru, n) kategorii archiválií v přírůstku. (2) Pokud je listinná podoba evidence vnějších změn vytvářena tiskovým výstu- pem z evidence v digitální podobě, tiskne se jednou ročně. (3) Evidenci vnějších změn podle odstav- ce 1 a 2 vedou archivy v základní eviden- ci, pokud nejde o základní evidenci archi- válií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce. § 5 Evidence vnitřních změn (1) Evidence vnitřních změn v listinné po- době je vedena na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s). (2) V základní evidenci archivů vedené v digitální podobě se vnitřní změny evidu- 90 zpracovatele evidenčního listu a ředitele archivu nebo statutárního zástupce kultur- ně vědecké instituce. U archiválií ulože- ných mimo archivy nebo kulturně vědecké instituce se opatří podpisem vlastníka ne- bo držitele. Je-li vlastníkem nebo držite- lem evidovaných archiválií právnická oso- ba, je nutný podpis fyzické osoby, která je oprávněna za právnickou osobu jednat. U archiválií uložených v archivech nebo kulturně vědeckých institucích se evidenč- ní list opatří i otiskem razítka příslušného archivu nebo kulturně vědecké instituce. (3) Evidenční list vždy obsahuje: a) číslo archivu nebo kulturně vědecké in- stituce z číselníku archivů, který archiv- ní soubor vede ve své základní evidenci; neuvádí se u archiválií uvedených v pís- menu b), b) číslo z číselníku archivů, pod kterým jsou evidovány archiválie uložené mi- mo archivy a kulturně vědecké instituce v příslušném archivu, c) údaje o vlastnících nebo držitelích ar- chiválií podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce, d) číslo evidenčního listu, které je jedineč- né a neměnné v příslušném archivu ne- bo kulturně vědecké instituci, e) název archivního souboru, f) evidenční status archivního souboru, vy- jadřující vztah archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede archivní soubor v základní evidenci, k evidova- ným archiváliím, g) časový rozsah archiválií archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i), h) datum, kdy byl evidenční list vyplněn a podepsán, případně datum poslední změny na evidenčním listu, i) kategorii archiválií v archivním souboru, j) údaje o přístupnosti archivního souboru pro nahlížení podle § 34, § 37 a § 38 odst. 1 až 3 zákona, k) metráž archivního souboru, a to způso- bem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j), l) stav zachování archivního souboru v rozsahu úplnost, fyzický stav, u poško- zených archivních souborů i charakter poškození, m) číslo skupiny tematické evidence a te- matický popis archivního souboru, kde skupiny tematické evidence jsou obec- né, významově nadřazené pojmy shr- nující společné znaky určitého typu archivních souborů, n) místo vzniku a místo uložení archivního souboru, o) evidenční jednotky archivního souboru podle § 4 odst. 1 písm. k), p) archivní pomůcky archivního souboru podle § 7 odst. 2 písm. b), f), h) a i), q) údaje o tom, zda archivní soubor obsahu- je archivní kulturní památku nebo národ- ní kulturní památku, podle § 10 odst. 4, r) označení původce archivního souboru v původním jazyce, starší nebo jiné ná- zvy původce s dobou, po kterou byl ná- zev užíván a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona, s) přírůstky a úbytky archivního souboru, kde se uvádí: 1. všechny vnější změny, v jejichž dů- sledku došlo ke změnám v popisova- ném archivním souboru, a to v rozsa- hu: číslo vnější změny, datum vnější změny a číslo jednací dokumentu o vnější změně, 2. všechny vnitřní změny, a to v rozsahu: popis vnitřní změny a datum vnitřní změny, 3. v případě evidence podle § 3 odst. 4 se uvádí základní popis přírůstku nebo úbytku, a to v rozsahu: charakteristi- ka typu vnitřní změny nebo důvody vnější změny, metráž přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. j) a evi- denční jednotky přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. k), 4. údaj o převzetí archivního souboru do archivu nebo kulturně vědecké institu- 91 nejsou tiskovým výstupem z evidence ve- dené v digitální podobě, se vyplňují hůlko- vým písmem perem nebo na psacím stroji tak, aby byla zachována čitelnost údajů již neplatných; pokud zaznamenávané změny znesnadní čitelnost evidenčního listu, pří- slušný evidenční list se vyřadí a nahradí se novým. (5) Evidenční listy v listinné podobě, které jsou tiskovým výstupem z evidence vede- né v digitální podobě, se vyřazují a nahra- zují jejich aktuálním zněním při jakékoliv změně v evidenčním listu. (6) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě se označí škrtnutím přes celou plo- chu formuláře s datem vyřazení a podpi- sem zpracovatele nového evidenčního listu. (7) Vyřazené evidenční listy v listinné po- době zůstávají ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce a ukládají se do spisu o archivním souboru. § 7 Evidence archivních pomůcek (1) Evidence archivních pomůcek vedená v základní evidenci je vedena na evidenč- ních listech v listinné podobě, které obsa- hují údaje podle odstavce 2 písm. b), f), h) a i). (2) Evidence archivních pomůcek vedená v základní, druhotné a v ústřední evidenci archivních pomůcek v digitální podobě obsahuje: a) číslo archivu, který archiválie popsané v archivní pomůcce vede v základní evidenci (dále jen ,,archiv s archivním souborem"), b) evidenční číslo archivní pomůcky z ar- chivu s archivním souborem; toto číslo je jedinečné a neměnné v příslušném ar- chivu, ce v případě, nejsou-li předchozí úda- je známé, t) údaje o výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení, u) údaje o archiváliích náležejících do ar- chivního souboru, uložených v jiných archivech nebo jiných kulturně vědec- kých institucích nebo uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce, v) údaje o literatuře o archivním souboru pojednávající o obsahu a dějinách ar- chivního souboru a edice z archivního souboru, w) informace o opatřeních podle § 27 a § 32 zákona, jde-li o archivní soubo- ry, které nejsou uloženy ve veřejném archivu, x) údaje podle § 18 odst. 3 zákona, datum uložení archiválií do archivu a údaje o případném omezení přístupnosti ar- chivního souboru vyplývající ze smlou- vy o úschově, jde-li o archivní soubory, uložené v archivu na základě smlouvy o úschově, y) údaje podle § 18 odst. 3 zákona a datum uzavření smlouvy, jde-li o archivní sou- bory uložené na základě smlouvy mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, která archiválie vede v základní evidenci, z) datum předání a místo uložení předané- ho archivního souboru a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o ar- chivní soubory fyzicky předané vlastní- kům, aa) údaje o počtu kopií archiválií, které svými vlastnostmi a způsobem zpra- cování zaručují nejvyšší trvanlivost pro dlouhodobé uložení (dále jen ,,bezpečnostní kopie") a počtu kopií určených k uživatelské práci, bb) jméno zpracovatele evidenčního listu, cc) jméno operátora záznamu evidenční- ho listu, pokud je veden v digitální podobě, dd) značka archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena. (4) Evidenční listy v listinné podobě, které 92 c) jméno, popřípadě jména a příjmení fy- zické osoby nebo název právnické oso- by, v jejíž správě či držení se archiválie nacházejí, jde-li o archivní pomůcky popisující archiválie uložené mimo ar- chivy a kulturně vědecké instituce, d) číslo archivu, který má stejnopis archiv- ní pomůcky ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky, e) jedinečné evidenční číslo stejnopisu ar- chivní pomůcky z archivu, který má stejnopis ve své evidenci, jde-li o evi- denci stejnopisu archivní pomůcky, f) druh archivní pomůcky podle přílohy č. 2 k této vyhlášce, g) název archivní pomůcky, h) časové rozmezí archiválií popisovaných v archivní pomůcce označující období, ze kterého pocházejí archiválie popsané v archivní pomůcce, i) rok vzniku archivní pomůcky, j) formu vyhotovení archivní pomůcky, k) údaje o dodatcích, které nemají zvláštní název, úvod a tiráž, l) číslo skupiny tematické evidence cha- rakterizující archiválie popisované v ar- chivní pomůcce, m) jméno a příjmení zpracovatele (zpraco- vatelů) archivní pomůcky, n) místo vzniku archiválií popisovaných v archivní pomůcce, o) číslo evidenčního listu nebo čísla evi- denčních listů, na kterých jsou evidovány archiválie popsané v archivní pomůcce. (3) Archivní pomůcky nahrazené archivní- mi pomůckami s aktualizovaným obsahem nejsou součástí základní evidence a u ar- chivu nebo kulturně vědecké instituce, kte- rá vede příslušný archivní soubor ve své základní evidenci, se uloží do spisu o ar- chivním souboru. § 8 Zasílání a evidence stejnopisů archivních pomůcek (1) Do ústřední evidence zasílají archivy a kulturně vědecké instituce stejnopisy díl- čích inventářů, inventářů, katalogů, rejstří- ků, tematických katalogů, soupisů doku- mentů a tematických rejstříků uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce. (2) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědec- ké instituce zasílají stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 těm ar- chivům, které vedou v druhotné evidenci jejich archiválie. (3) Stejnopisy archivních pomůcek uvede- ných v odstavci 1 se zasílají v listinné podobě. Další stejnopis totožné archivní pomůcky lze zaslat v digitální podobě způ- sobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpří- stupněnému ministerstvem. (4) Archivy spolu se stejnopisem archivní pomůcky zasílají záznam z evidence archiv- ních pomůcek vedené podle § 7 odst 2. Záznam se zasílá v listinné podobě nebo v digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpřístupněnému ministerstvem. (5) Ministerstvo vede evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek. Zaslané stejnopisy archivních pomůcek a jejich evidence jsou součástí ústřední evidence. (6) Národní archiv a státní oblastní archivy vedou evidenci přijatých stejnopisů ar- chivních pomůcek, která je součástí jimi vedené druhotné evidence. § 9 Způsob předávání údajů ze základní evidence do druhotné a ústřední evidence (1) Údaje ze základní evidence do druhot- né a ústřední evidence se předávají, není-li 93 z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do dru- hotné evidence územně příslušného státní- ho oblastního archivu do konce února ka- lendářního roku v digitální podobě. (7) Kulturně vědecké instituce předávají údaje z evidenčních listů a z evidence ar- chivních pomůcek ze své základní eviden- ce do druhotné evidence Národního archi- vu nebo příslušného státního oblastního archivu do konce ledna kalendářního roku, a to v listinné podobě nebo v digitální po- době. (8) Národní archiv a státní oblastní archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evi- dence archivních pomůcek ze své druhot- né evidence do ústřední evidence do konce února kalendářního roku na technických nosičích dat v digitální podobě. (9) Archivy a kulturně vědecké instituce, oznamující delimitaci archiválií podle § 2, sdělí ministerstvu tuto skutečnost nejméně 15 pracovních dnů před předáním archivá- lií a současně zašlou v listinné podobě evidenční listy archivních souborů obsa- hujících delimitované archiválie a seznam delimitovaných archiválií. (10) Údaje z evidenčních listů a z eviden- ce archivních pomůcek se v listinné podo- bě předávají ve formě stejnopisů evidenč- ních listů podle vzorů poskytovaných ministerstvem. (11) Údaje z evidenčních listů a z eviden- ce archivních pomůcek se na technických nosičích dat nebo prostřednictvím datové sítě v digitální podobě předávají podle schématu vytvořeného a dálkově zpřístup- něného ministerstvem. dále stanoveno jinak, v listinné nebo v di- gitální podobě. (2) Předáváním dat v digitální podobě se rozumí jejich poskytování prostřednictvím technických nosičů dat nebo prostřednic- tvím datových sítí s využitím zaručeného elektronického podpisu podle zvláštního právního předpisu1). (3) Národní archiv a státní oblastní archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evi- dence archivních pomůcek ze své základní evidence do ústřední evidence do konce února kalendářního roku v digitální podo- bě. (4) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samospráv- ných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce předávají údaje z evi- denčních listů a z evidence archivních po- můcek ze své základní evidence do ú- střední evidence na vyžádání minister- stva, a to v listinné podobě nebo v digi- tální podobě. (5) Bezpečnostní archivy, Archiv hlavního města Prahy a specializované archivy zří- zené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. a) zákona a soukromé archivy zříze- né zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. c) zákona předávají údaje z evi- denčních listů a z evidence archivních po- můcek ze své základní evidence do dru- hotné evidence Národního archivu do konce února kalendářního roku v digitální podobě. (6) Archivy územně samosprávných celků, specializované archivy a soukromé archi- vy, které nepředávají údaje do Národního archivu podle odstavce 5, předávají údaje 1) Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. 94 § 10 Způsob vedení evidence archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky (1) Ministerstvo přidělí každé archivní kulturní památce a národní kulturní památ- ce (dále jen ,,památka") jedinečné a ne- měnné číslo. (2) Součást zvláštní evidence památek ve- dené ministerstvem tvoří: a) žádost o prohlášení archiválií, archiv- ních souborů nebo jejich ucelených čás- tí za památku, b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o pro- hlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památku a u národních kultur- ních památek nařízení vlády o prohláše- ní archivní kulturní památky za národní kulturní památku, c) údaje o vývozu památek podle § 29 zá- kona, d) zprávy o výsledcích prověrek fyzického stavu památek zasílané ministerstvu ar- chivy podle § 30 odst. 3 a 4 zákona, e) rozhodnutí ministerstva o konzervaci nebo restaurování poškozených nebo ohrožených památek podle § 30 odst. 5 zákona, f) údaje o opatření podle § 32 zákona, g) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona, jde-li o národní kulturní památky. (3) Archivy vedou zvláštní evidenci pamá- tek, které evidují v základní evidenci nebo druhotné evidenci. Součást zvláš- tní evidence památek vedené archivy tvoří a) stejnopis žádosti o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucele- ných částí za památku, b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o pro- hlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památku a u národních kultur- ních památek stejnopis nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku, c) údaje podle § 18 zákona, d) údaje o vývozu památek podle § 29 zá- kona, e) údaje o bezpečnostních kopiích podle § 30 odst. 1 zákona, f) údaje o prověrkách fyzického stavu pa- mátek podle § 30 odst. 3 a 4 zákona, g) údaje o opatření podle § 30 odst. 5 a § 32 zákona, h) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona, jde-li o národní kulturní památky. (4) Archiválie, archivní soubory nebo je- jich ucelené části prohlášené za památku se evidují v základní, druhotné a ústřední evidenci na evidenčních listech v rozsahu: a) název památky, b) druh památky, c) datum prohlášení památky, d) číslo, pod kterým je památka vedena v ústřední evidenci památek. § 11 Postup a způsob vyřazování archiválií z evidencí Národního archivního dědictví při přehodnocení významu archiválií (1) Archiválie vybrané podle § 5 odst. 1 a 2 zákona nelze vyřadit z důvodu přehodno- cení významu archiválií. (2) Pozbude-li archiválie, na niž se nevzta- huje odstavec 1, trvalou hodnotu, podá ar- chiv, kulturně vědecké instituce nebo vlastník, držitel nebo správce archiválie, ministerstvu zdůvodněnou žádost o jejich vyřazení z evidence Národního archivního dědictví. K žádosti připojí stejnopis evi- 95 decká instituce tuto skutečnost minister- stvu. Pokud je tato archiválie vedena v druhotné evidenci, oznámí tuto skuteč- nost současně archivu, který archiválii ve- de v druhotné evidenci. Po kontrole archi- válie provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše minis- terstvo protokol o zničení archiválií. (3) Zničením archiválie se rozumí i takové poškození, kdy archiválie postrádá vlast- nosti, které musí splňovat archiválie podle zákona. Tato skutečnost se uvede v evi- denčním listu. Pokud archiválie tvořily ce- lý archivní soubor, příslušný evidenční list se vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence. Vyřazený evidenční list v listinné podobě zůstává součástí spisovny archivu nebo kulturně vědecké instituce, která ar- chivní soubor vedla v základní evidenci. § 13 Způsob označování archiválií (1) Archiválie zařazené do I. kategorie se označují na ochranných obalech červenou římskou jedničkou způsobem, který nepo- škodí archiválii. Obdobně se označí i pro- story, kde jsou archiválie I. kategorie ulo- ženy. (2) Archiválie II. kategorie se neoznačují. (3) Archiválie prohlášené za památky se označí na ochranných obalech červeným kruhem s písmeny KP způsobem, který ne- poškodí památky. Obdobně se označí i prostory, kde jsou památky uloženy. (4) Způsob, kterým se označují archiválie I. kategorie nebo památky, je možné na žá- dost změnit, pokud je předepsané označe- ní v rozporu s označením vycházejícím z jiných právních předpisů. Změnu způso- bu označování schvaluje ministerstvo na základě žádosti. denčního listu nebo evidenčních listů evi- dující předmětné archiválie v listinné podobě. (3) Rozhodnutí ministerstva se zapíše do evidenčního listu, v němž byly vyřazované archiválie evidovány v základní evidenci. (4) Pokud je vyřazovaná archiválie vedena v druhotné evidenci, archiv nebo kulturně vědecké instituce, která archiválie vyřazu- je, to oznámí Národnímu archivu nebo pří- slušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné evidenci je archiválie vedena, a to bezprostředně po nabytí práv- ní moci rozhodnutí o vyřazení archiválie z evidence Národního archivního dědictví. (5) Pokud vyřazované archiválie tvoří celý archivní soubor, vyřadí se příslušný evi- denční list ze základní, druhotné a ústřed- ní evidence. Vyřazený evidenční list v lis- tinné podobě zůstává ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce, které archivní soubor vedly v základní evidenci. § 12 Postup a způsob vyřazování archiválií z evidence Národního archivního dědictví při zničení archiválií (1) Dojde-li ke zničení archiválie uložené mimo archiv nebo kulturně vědeckou insti- tuci, kterou vede v základní evidenci Národní archiv nebo státní oblastní archiv, oznámí vlastník nebo držitel nebo správce archiválií tuto skutečnost ministerstvu. Po kontrole archiválie provedené minister- stvem za účasti zástupců příslušného archivu, sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválie. Obdobně ministerstvo postupuje v případech úplného zničení ar- chiválie. (2) Dojde-li ke zničení archiválie uložené v archivu nebo kulturně vědecké instituci, oznámí příslušný archiv nebo kulturně vě- 96 § 14 Ukládání kopií archiválií a péče o kopie Bezpečnostní kopie archiválií se ukládají v jiném objektu, než jsou uloženy originá- ly archiválií. § 15 Státní příspěvek (1) V souvislosti s prohlášením dokumen- tu za archiválii má vlastník této archiválie nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku ve výši 3 Kč za každou evidenč- ní jednotku. (2) Paušální státní příspěvek podle odstav- ce 1 se v případě pořízení fotokopie kopie archiválie vlastníkem pro potřeby přísluš- ného státního oblastního archivu nebo Národního archivu zvyšuje o 2 Kč za kaž- dou stránku archiválie. (3) V souvislosti s prohlášením archiválie za archivní kulturní památku nebo v sou- vislosti s prohlášením archivní kulturní pa- mátky za národní kulturní památku, která není uložena ve veřejném archivu, má vlastník této archivní kulturní památky ne- bo národní kulturní památky nárok na po- skytnutí paušálního státního příspěvku ve výši 10 Kč za každou evidenční jednotku. (4) Paušální státní příspěvek podle odstav- ce 3 se zvyšuje o náklady na zhotovení jedné bezpečnostní kopie archivní kulturní památky vlastníkem pro potřeby příslušné- ho státního oblastního archivu nebo Národ-ního archivu, provedené ve formě mikrofilmové negativní kopie, o 20 Kč za každou stránku archiválie. (5) Zřizovatel akreditovaného soukromého archivu má nárok na poskytnutí jednorázo- vého ročního státního příspěvku na provoz soukromého archivu ve výši 70 Kč na je- den běžný metr archiválií. Plná výše stát- ního příspěvku náleží zřizovateli i za jeden neúplný běžný metr archiválií. (6) Zvýšení státního příspěvku podle od- stavce 2 a podle odstavce 4 nenáleží, pokud kopii nebo bezpečnostní kopii ar- chiválie zhotoví na své náklady příslušný státní oblastní archiv nebo Národní archiv. § 16 Vzorový badatelský řád (1) Vzorový badatelský řád, včetně příloh obsahujících vzor badatelského listu se vzorem žádosti o nahlížení, vzoru dokladu o předložených a navrácených archiváliích a vzoru žádosti o souhlas s použitím vlast- ního reprodukčního zařízení jsou stanove- ny v příloze č. 3 k této vyhlášce. (2) Vzorový badatelský řád mohou archivy pouze rozšířit o vlastní ustanovení, která vycházejí ze zvláštních podmínek archivu, při zachování základního textu Vzorového badatelského řádu. Přitom upraví vždy ustanovení čl. 2 odst. 4 přílohy č. 3 na pod- mínky svého archivu. § 17 Ceník služeb poskytovaných veřejnými archivy Služby poskytované veřejnými archivy jsou zpoplatněny podle Ceníku služeb po- skytovaných veřejnými archivy uvedeného v příloze č. 4 k této vyhlášce. § 18 Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií Nosnost podlah v prostorech pro uložení 97 § 19 Účinnost Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2005. archiválií, teploty a relativní vlhkost vzdu- chu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií jsou stanoveny v pří- loze č. 5 k této vyhlášce. Ministr Mgr. Bublan v. r. 98 Příloha č. 1 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. EVIDENČNÍ JEDNOTKY I. Evidenční jednotky se dělí na hlavní a dílčí. Hlavními evidenčními jednotkami jsou základní, obecné jednotky pro počítání a vyka- zování množství archiválií. Hlavní evidenční jednotky jsou definované výčtem v této pří- loze. Dílčí evidenční jednotky upřesňují u zpracovaných archiválií hlavní evidenční jednotku. Součet počtu zpracovaných dílčích evidenčních jednotek vždy odpovídá počtu zpracovaných hlavních evidenčních jednotek. II. Evidenční jednotky se člení podle různých hledisek na jednotky: a) pro nezpracované archiválie, kterými jsou balíky a kartony, b) pro zpracované archiválie, které jsou dále členěny na 1. evidenční jednotky pro evidenci spisů a účetních spisů ( kartony a fascikly), 2. evidenční jednotky pro evidenci původních (spisových, registraturních) evidenčních pomůcek (podací protokoly, indexy, elenchy, repertáře). Indexem se rozumí abeced- ní seznam osobních, místních nebo věcných hesel, elenchem je evidence spisů urči- tého fasciklu a repertářem je evidence spisů určitého fasciklu na úrovni nejmenší ukládací nebo věcné jednotky. 3. evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin. Jako jednotlivina se vykazuje ­ listina, ­ úřední kniha, rukopis, ­ podací protokol včetně podacích protokolů v sešitové nebo kartotéční formě, ­ index, elench, repertář, ­ kartotéka, ­ typář a razítko, ­ mapa, plán, grafický list (mapa složená z více sekcí se vykazuje jako jedna evi- denční a inventární jednotka, přičemž v inventárním záznamu je počet sekcí roze- psán), ­ fotografie, album, svitkový film (fotografie uložené v albech se samostatně nevy- kazují; u svitkových filmů se vykazuje celý svitek), ­ filmy (vykazují se filmové pásy a jiné nosiče audiovizuálních záznamů), ­ zvukový záznam, ­ jiné (položky nezařaditelné do předcházejících evidenčních jednotek). Mezi jednotliviny se nezapočítávají mapy, plány, fotografie a grafické listy, které jsou součástí spisů nebo jiných jednotlivin. Jednotliviny se uvádějí v evidenčním listu Národního archivního dědictví bez ohledu na formu uložení. III. Hlavní a vedlejší evidenční jednotky 1. Listiny do roku 1526 ­ uvádí se počet všech originálů listin a jejich ověřených opisů vzniklých do roku 1526. Listina je přitom chápána jako písemné svědectví o právním pořízení s náležitými vněj- šími a vnitřními znaky a prostředky ověření předepsanými nebo užívanými v době jeho vzniku. 99 2. Listiny po roce 1526 ­ uvádějí se pouze ty listiny, které mají nejen vnější znaky pro- vázející zlistinění právního aktu (např. pergamen, ověřovací prostředky, slavnostní forma, atypický formát apod.), ale vymykají se běžně vydávaným písemnostem i svým obsa- hem. Jako jednotliviny se obvykle neevidují a nevykazují písemnosti zachycující původ- ní zlistinění právního aktu menšího významu, které byly podkladem pro dodatečný zápis v jiných písemnostech, jež je kodifikují a mají větší právní průkaznost (např. úřední kni- hy). Přihlíží se přitom nejen k rozsahu a významu právního pořízení, ale i k významu pří- jemce, někdy i vydavatele písemnosti. Jako jednotliviny se rovněž neevidují a nevykazu- jí písemnosti zachycující méně významný akt, pro jejichž vydání byly (případně mohly být) podkladem jiné úřední písemnosti. Tyto písemnosti mají obvykle i větší právní prů- kaznost a diplomatická hodnota písemností podle nich následně vydaných je tím zmen- šena. Jsou to např. tzv. zhostné listy, tzv. zachovací listy, výuční listy, osobní doklady a diplomy, zakládací listiny, statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské do- kumenty apod. Jako listiny se rovněž neevidují a nevykazují cenné papíry (akcie, obliga- ce, směnky atd.). 3. Úřední knihy a rukopisy ­ uvádí se souhrnný počet kusů úředních knih a rukopisů dohromady. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet úředních knih a ru- kopisů. a) úřední knihy ­ uvádí se souhrnný počet úředních knih v archivním souboru, například knihy městské, knihy městských financí, městské správy, knihy cechovní, knihy vede- né u vrchnostenských úřadů (urbáře, knihy rychtářské) a knihy kancelářské (formulá- ře, konceptáře, kopiáře, manuály, registra aj.). U archivních fondů škol se uvádějí vý- kazy o prospěchu žactva (školní katalogy a konferenční protokoly), u fondů spolků a družstev pak zejména knihy zápisů o jednání výborů, představenstev aj. Jako úřední knihy se vykazují i účetní knihy a katastry a kroniky s výjimkou kronik uložených v osobních fondech. Počet knih se uvádí i v případě, že jsou uloženy v kartonech. b) rukopisy ­ uvádí se počet kusů, resp. svazků rukopisů. Rukopis je archiválie neúřední povahy. V případě, že jsou archiválie svázány do konvolutu, uvádí se pouze počet svaz- ků. Jako rukopisy jsou evidovány např. diplomové práce. c) hudebniny, které jsou zařazeny jako rukopisy v jednotlivých sbírkách, se uvádějí jako rukopisy. Hudebninou se rozumí psaná nebo tištěná hudební skladba. V ostatních pří- padech se hudebniny evidují v kartonech. Evidence musí vždy obsahovat označení, že jde o hudebniny. d) obdobně jako u hudebnin se postupuje při evidenci novinových výstřižků, úředních tisků a tiskové dokumentace. 4. Podací protokoly ­ podací protokol včetně podacích protokolů v sešitové nebo karto- téční formě. 5. Indexy, elenchy, repertáře ­ uvádí se počet kusů původních pomůcek sloužících k evidenci spisů podle věcného nebo systematického třídění bez ohledu na jejich původ- ní název. Počet těchto pomůcek se uvádí i v případě, že jsou uloženy v kartonech. Do díl- čích evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet indexů, elenchů a repertářů. 6. Kartotéky ­ uvádí se počet kartotéčních zásuvek či krabic. Kartotékou se rozumí sou- bor systematicky seřazených samostatných listů obsahujících informace k určité agendě 100 či tématu a vedených obvykle v předepsané nebo účelově vytvořené formě. Může být uložena v několika evidenčních jednotkách. Slouží-li jako původní evidenční pomůcka (podací protokol, index apod.), je evidována jako příslušná jednotlivina. 7. Typáře ­ uvádí se celkový počet kusů pečetidel a razítek. Do dílčích evidenčních jed- notek se uvede zvlášť počet zpracovaných pečetidel a razítek. Pečetidlem je zpravidla ko- vová deska s vyrytým negativním obrazem, jíž se dociluje pozitivního obrazu otištěním do pečetní hmoty ­ pečetě, jež reprezentuje jejího majitele za účelem právního ověřová- ní či uzavírání dokumentů. Razítkem je pryžová nebo kovová deska s aplikovaným obra- zem, jíž se dociluje otištěním na dokument otisk tohoto obrazu, jenž reprezentuje jeho majitele za účelem ověřování dokumentu. 8. Kartony ­ uvede se počet kartonů. Karton je evidenční jednotka označující speciální archivní krabici. Pro nezpracované archiválie je karton evidenční jednotka archiválií ulo- žených v speciální archivní krabici. Pro zpracované archiválie je karton evidenční jedno- tka spisů a účetních spisů uložených v speciální archivní krabici. 9. Fascikly ­ uvádí se celkový počet fasciklů. Fascikl je evidenční jednotka pro zpraco- vané archiválie, jejichž uložení v kartonech by bylo neúčelné, případně z jiných důvodů neproveditelné. V této evidenční jednotce se evidují též účetní spisy. 10. Mapy, plány, grafické listy ­ uvádí se celkový počet kusů jednotlivých map, atlasů, plánů, výkresů, grafických listů a kreseb. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet zpracovaných map, plánů a grafických listů. a) mapy, atlasy ­ mapa složená z více sekcí se vykazuje jako jedna evidenční a inventár- ní jednotka. Do poznámky k evidenční jednotce se uvádí počet listů (sekcí). Atlasy se vykazují jako jednotliviny, do poznámky k evidenční jednotce se napíše atlas (atlasy), b) plány, výkresy ­ postupuje se analogicky jako u map, c) grafické listy, kresby ­ uvádí se počet inventárních jednotek (soubory, série, alba), do poznámky k evidenční jednotce se uvede počet grafických listů. Kresby se vykazují ja- ko jednotliviny, do poznámky k evidenční jednotce se napíše kresba (kresby). 11. Foto, alba, svitkové filmy ­ uvádí se počet kusů fotografií, negativů, diapozitivů, po- čet alb (fotografie uložené v albech se samostatně nevykazují), svitkových filmů (zvlášť pozitiv a negativ), mikrofiší a mikrofilmů. Svitkovým filmem se rozumí statické snímky na svitku fotografického materiálu. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede u zpraco- vaného archivního materiálu zvlášť počet jednotlivých alb, fotografií, negativů, diapozi- tivů, svitkových filmů (zvlášť pozitiv a negativ) a mikrofiší a společně s mikrofilmy. 12. Filmy ­ uvádí se počet filmových pásů a dalších nosičů audiovizuálních záznamů. Filmový pásem se rozumí ohebný materiál, na němž byla nanesena světlocitlivá vrstva, v níž je zachycen soubor zaznamenaných spolu souvisejících obrazů, vyvolávajících při projekci dojem pohybu, či zvukový doprovod obrazu. Dále se uvádí další audiovizuálních záznamy uložené na jiných nosičích. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede u zpra- covaného archivního materiálu zvlášť počet pozitivních a negativních filmových pásů (v poznámce k evidenční jednotce uvede šíře v mm ­ 8, 16, 35 mm) a počet jiných nosi- čů. 101 13. Zvukové záznamy ­ uvádí se počet kusů matric, magnetofonových pásků a audio- kazet, gramofonových desek a jiných zvukových záznamů. Do dílčích evidenčních jed- notek se uvede u zpracovaného archivního materiálu zvlášť počet jednotlivých matric, magnetofonových pásků a audiokazet, gramofonových desek a jiných zvukových zázna- mů. 14. Balíky ­ balík je evidenční jednotka užívaná v archivnictví pouze pro nezpracované archiválie. Pomocí této evidenční jednotky se eviduje materiál uložený v balících, near- chivních krabicích apod. Velikost balíků nebo krabice nerozhoduje. Pokud jsou nezpra- cované archiválie z důvodu jejich lepší ochrany uloženy do kartonů, vykazují se jako kar- tony. Nezpracované archiválie uložené v pořadačích se vykazují jako balíky. 15. Digitální dokumenty ­ evidenční jednotka označující dokument v digitální podobě, tj. jakýkoliv dokument zaznamenaný pomocí číselné a to nejčastěji dvojkové soustavy. Dokumentem v digitální podobě může být například databáze tvořená jedním nebo více soubory, matematický model (digitální mapa apod.). Filmy, fotografie a zvukové zázna- my v digitální podobě se evidují jako příslušné evidenční jednotky, pokud nejsou součástí vyšších datových celků (databází, prezentací, webových stránek, matematických modelů apod.). 16. Jiné ­ uvedou se další součásti archivního souboru nezařazené do předchozích typů evidenčních jednotek, například trojrozměrné předměty. Evidence musí vždy obsahovat specifikaci evidovaného předmětu. Do této položky patří evidence mincí, šperků, štočků, medailí, plakátů případně dalšího speciálního materiálu. 102 Příloha č. 2 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. DRUHY ARCHIVNÍCH POMŮCEK Archivní pomůcka se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orienta- ci o obsahu a časovém rozsahu archivního souboru nebo jeho částí. Vytváří se a zpří- stupňuje se badatelům v listinné i v digitální podobě. Archiv nebo kulturně vědecká in- stituce, která popisované archiválie vede v základní, druhotné nebo ústřední evidenci Národního archivního dědictví, vždy uchovává příslušnou archivní pomůcku v listinné podobě. Archivní pomůcky se člení na: I. Základní. II. Speciální. III. Referenční. ad I. Základními archivními pomůckami jsou prozatímní inventární seznam, dílčí inventář, inventář a katalog. Archiválie vedené v prozatímním inventárním seznamu se považují za zpracované, ale neinventarizované. Archiválie vedené v dílčím inventáři, inventáři nebo katalogu jsou považovány za inventarizované. Prozatímní inventární seznam je základní seznam všech inventárních jednotek archivní- ho souboru nebo jeho částí v pořadí vycházejícím z původního uspořádání inventarizova- ných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inven- tárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek, pořízený pro evidenci archivního materiálu a k orientaci v jeho obsahu. Má titulní list a tiráž. Dílčí inventář je archivní pomůcka k části archivního souboru, která má stejné náleži- tosti jako inventář. Pořizuje se k uspořádané uzavřené části archivního souboru. Inventární čísla jednotlivých dílčích inventářů na sebe musejí navazovat. Inventář je základní seznam všech inventárních jednotek uzavřeného archivního sou- boru v pořadí vycházejícím z původního uspořádání inventarizovaných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek. Pořizuje se pro evidenci ar- chiválií a jejich uložení a k orientaci o obsahu, časovém rozmezí a množství archiválií. Obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, inventární seznam, rejstříky (pokud jsou účelné) a tiráž. Součástí je i obsah a přílohy k úvodu (re- gistraturní plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky, konkordanční tabulky sta- rých a nových signatur, seznamy používaných zkratek, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary atd.). A. Titulní list inventáře obsahuje: a) název archivu nebo kulturně vědecké instituce, či jméno nebo název správce respekti- ve držitele archiválií, 103 b) název archivní pomůcky (totožný s názvem archivního souboru s případnou specifika- cí jejich částí), c) časové rozmezí archivní pomůcky (totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené pomůckou), d) druh archivní pomůcky, e) číslo evidenčního listu Národního archivního dědictví archivního souboru, jehož ar- chiválie jsou popsány v archivní pomůcce, f) evidenční číslo pomůcky, g) jméno nebo jména zpracovatele či zpracovatelů archivní pomůcky, h) místo a rok vyhotovení archivní pomůcky. Titulní listy ostatních druhů archivních pomůcek musí obsahovat stejné údaje. B. Úvod inventáře obsahuje kapitoly: a) vývoj původce archiválie, tj. organizační a kompetenční vývoj instituce s citováním příslušných právních norem; u osobních fondů životopisy osob b) vývoj a dějiny archivního souboru, tj. popis registratury původce archivního souboru s uvedením jejího vývoje, s údaji o uložení písemností, jejich zpracování a případných ztrátách před převzetím do archivu c) archivní charakteristika archivního souboru, tj. rozbor stavu zachovalosti, popis a zdů- vodnění zvolené pořádací metody a stavby pomůcky, záznam o vnitřní skartaci d) stručný rozbor obsahu archivního souboru e) záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení pomůcky, tj. kdo, kdy a ve kte- rém archivu ji zpracoval, kdo sestavil inventář a jaké využil prameny. C. Inventární seznam je část inventáře, která obsahuje inventární záznamy sestávající zpravidla z inventárního čísla, signatury, popisu obsahu inventární jednotky, časového rozsahu a pořadového čís- la evidenční jednotky. D. Tiráž inventáře se umisťuje na poslední straně pomůcky a obsahuje tyto údaje: a) název archivní pomůcky (totožný s názvem archivního souboru s případnou specifika- cí jeho částí), b) časové rozmezí archivní pomůcky (totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené pomůckou), c) počet evidenčních jednotek zpřístupněných pomůckou (v závorce se specifikují počty druhů hlavních evidenčních jednotek odpovídající rubrikám evidenčního listu Národního archivního dědictví), d) počet inventárních jednotek, které lze na základě pomůcky zpřístupnit, e) rozsah pomůckou zpřístupněných archiválií v běžných metrech, f) stav pomůckou zpřístupněných archiválií ke dni, g) jméno a příjmení zpracovatele archivního souboru, h) údaje o tom, kdo pomůcku sestavil (popř. údaj o autorovi úvodu, byl-li jiný než výše uvádění zpracovatelé), i) počet stran archivní pomůcky, j) údaje o tom, kdo pomůcku schválil s číslem jednacím a datem schválení. Tiráž ostatních druhů archivních pomůcek musí obsahovat stejné údaje. Katalog je archivní pomůcka k archivnímu souboru či jeho částem, poskytující informa- 104 ce o obsahu a formě archiválií. Má titulní list, obsah, úvod, seznam použité literatury, ka- talogové záznamy, rejstříky a tiráž rozšířenou o počet katalogových záznamů. ad II. Speciálními archivními pomůckami jsou rejstřík, tematický katalog, soupis dokumen- tů a tematický rejstřík.. Archiválie opatřené speciální archivní pomůckou jsou považová- ny za inventarizované. Rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, sloužící k podrobné orientaci po obsahu archivního souboru nebo jeho částí. Musí mít titulní list, úvod, obsah, seznam použité literatury, rejstříkové záznamy a tiráž. Jako samostatná archivní pomůcka je odlišný od rejstříků k archivním pomůckám nebo jejich částem. Tematický katalog je soupis jednotlivých archiválií, tvořený katalogizačními záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Tematický katalog má všechny náležitosti katalogu. Soupis dokumentů je soupis jednotlivých archiválií, tvořený obsahovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Tematický rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvo- vý) a věcný ukazatel, vypracovaný k vymezenému tématu z jednoho nebo více archiv- ních souborů s údaji o jejich uložení. Tematický rejstřík má všechny náležitosti rejstříku. ad III. Referenčními archivními pomůckami jsou soupis fondů, popis fondu, průvodce a edice. Soupis fondů (sbírek) je soupis archivních souborů z jednoho nebo více archivů s úda- ji o jejich uložení. Popis fondu (sbírky) je písemná informace o obsahu, původci, časovém a kvantitativ- ním rozsahu, stavu dochování, zpracování a možnostech využití archivního souboru. Průvodcem je soubor popisů fondů (sbírek) archivu (případně jeho oddělení). Obsahuje úvod se stručnou charakteristikou oblasti, v níž archiv působí, informaci o vývoji a orga- nizaci archivu, popisy archivních souborů, informace o knihovně a pomocný aparát (se- znam zkratek, osobní, zeměpisný a věcný rejstřík, soupis použité literatury), případně obrazovou přílohu. Edicí je textová či obrazová reprodukce dokumentu podle stanovených pravidel. Za ar- chivní pomůcku je považována pouze v případě, že jsou v ní publikovány výhradně ar- chiválie uložené v archivu, který ji pořídil. 105 Příloha č. 3 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. VZOROVÝ BADATELSKÝ ŘÁD Badatelský řád .................... archivu v .................... vydaný na základě § 36 písm. a) zákona č. 499/ 2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů: Čl. 1 Obecná ustanovení (1) Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prosto- rách k tomu určených (dále jen ,,badatelna"). Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají žadatelé o nahlížení (dále jen ,,badatel") přístup. (2) Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv badatelny, kde uvede da- tum návštěvy, své jméno a příjmení a podpis. (3) V badatelně archivu badatel vyplní badatelský list, který je i žádostí o nahlížení do ar- chiválií. Badatel je povinen prokázat svou totožnost občanským průkazem, cestovním pa- sem, popřípadě jiným osobním dokladem zaměstnanci pověřenému dozorem v badatel- ně, který zkontroluje správnost údajů uvedených v badatelském listu. Nový badatelský list badatel vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve kterém nahlíží do archiválií a při každé změně účelu nahlížení, popřípadě změně tématu studia. (4) Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla a jiné obdobné vě- ci na místě k tomu určeném. Do badatelny nemají přístup osoby znečistěné, pod vlivem alkoholu nebo drog. (5) V badatelně je nutné zachovávat klid, není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. Čl. 2 (1) Při nahlížení se badatel řídí pokyny zaměstnance pověřeného dozorem v badatelně. Zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně může na badateli požadovat, aby při poři- zování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti. Zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně není povinen poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků, podávání vý- kladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi apod. (2) Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Archiválie nelze používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým papírem, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je používat jiným způsobem či k jinému účelu než je nahlížení. (3) Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna osoba, a to ba- datel, do jehož badatelského listu byly předložené archiválie zapsány. V odůvodněných případech (např. didaktických, při exkurzích apod.) může zaměstnanec pověřený dozo- rem v badatelně povolit nahlížení více osobám. 106 (4) K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických možnos- tí archivu s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení. Předkládá se vždy jen takové množství archiválií, jejichž počet a stav při vracení může zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně bez obtíží zkontrolovat. (5) Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li badatel nahlížení do ar- chiválií do třiceti kalendářních dnů od sjednaného dne pro jejich předložení nebo přeru- ší-li nahlížení na dobu delší třiceti dnů. (6) Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si tyto archiválie vy- žádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako první- mu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem souhlas nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje jiné téma. V případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli, archiv umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému je archiv vyhradil jako prvnímu. Ve sporných případech rozhoduje ředitel (vedoucí) archivu. Čl. 3 (1) V badatelně je možné při splnění stanovených podmínek (např. zachování klidu v ba- datelně) a pokud nebudou ostatní badatelé obtěžováni, používat vlastní reprodukční zaří- zení k pořizování reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu badatele jen se souhla- sem zaměstnance pověřeného dozorem v badatelně. Souhlas se vyjádří podpisem na ba- datelem vyplněné písemné žádosti, jejíž vzor je přílohou vzorového badatelského řádu. Tím není dotčena ochrana případných vlastnických a autorských práv a práv souvisejících. (2) Zařízení usnadňující nahlížení do archiválií (např. přenosné počítače, magnetofony apod.) je možno používat po dohodě se zaměstnancem pověřeným dozorem v badatelně, pokud nebudou ostatní badatelé vyrušováni. (3) Badatel po ukončení nahlížení do archiválií své místo v badatelně zanechá v řádném stavu. Výpisy, poznámky a jiné pomůcky či věci v badatelně nezanechává, nýbrž si je odnáší s sebou. (4) Po každém ukončení nahlížení do archiválií je badatel povinen vrátit archiválie v roz- sahu a stavu v jakém mu byly předloženy. (5) Informace získané z archiválií užívá badatel jen k účelu uvedenému v badatelském li- stu. Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných pracích se uvádí název archivu, využité archivní soubory a signatury nebo inventární čísla archiválií (archivní údaje), z nichž by- lo čerpáno. (6) Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla nahlížením do archiválií uložených v archivu, zašle příslušnému archivu jeden její výtisk (např. edice archiválií). Jestliže čerpal z archiválií uložených ve více archivech, zašle publikovanou práci pouze archivu, z jehož archiválií čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí bibliografické údaje o publiko- vané práci. 107 Čl. 4 Využívání archivních pomůcek (1) Archiv umožňuje badatelům nahlížení do archivních pomůcek po jejich zapsání do badatelského listu. (2) S archivními pomůckami předloženými k nahlížení se zachází obdobně jako s archi- váliemi a jako s literárními díly, pokud splňují znaky předmětu ochrany podle autorské- ho zákona. Čl. 5 Pořizování reprodukcí archiválií (1) Reprodukce archiválií poskytuje archiv z archiválií, které badatel studuje nebo potře- buje pro účely úřední nebo vlastní práce uvedené v badatelském listu v závislosti na pří- padném předem uděleném souhlasu vlastníka archiválií nebo na ochraně případných autorských práv a práv souvisejících. Reprodukce archiválií se poskytují v závislosti na provozních podmínkách a technických možnostech archivu. Reprodukce archiválií, u nichž to nedovoluje jejich fyzický stav se neposkytují. (2) Reprodukce nepublikovaných archivních pomůcek se neposkytují, pokud tak nepo- volí případný vlastník autorských práv k této pomůcce. Čl. 6 Zapůjčování archiválií za účelem studia mimo archiv (1) Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu, než jsou uloženy, po- voluje ředitel (vedoucí) archivu výjimečně, s přihlédnutím ke smyslu, účelu a okolnos- tem jejich využívání, bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasné- ho uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze zasílat poštou, nýbrž se vždy za předem dohodnutých podmínek převážejí pověřeným zaměstnancem určeným ředitelem (vedoucím) archivu, který archiválie zapůjčuje. (2) Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje ředitel (vedoucí) archivu vý- jimečně a za podmínek podle odstavce 1 pouze vlastníkovi, případně původci archiválií, pokud původce není fyzická osoba, a státnímu orgánu, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do doku- mentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. (3) Pokud archiválie uložená ve veřejném archivu není ve vlastnictví České republiky, právnické osoby zřízené zákonem nebo územního samosprávného celku, je k zapůjčení archiválie nezbytný písemný souhlas jejího vlastníka. (4) Při zapůjčování archiválií je archiv povinen vystavit vypůjčiteli revers, obsahující: a) přesný soupis zapůjčovaných archiválií, b) účel výpůjčky, 108 c) datum výpůjčky a lhůtu vrácení archiválií, d) jméno, příjmení a adresu trvalého pobytu vypůjčitele podle průkazu totožnosti, pokud jde o fyzickou osobu nebo, e) v případě právnické osoby sídlo vypůjčitele a jméno, příjmení a adresu trvalého poby- tu jím pověřené osoby a f) vlastnoruční podpis vypůjčitele nebo jím pověřené osoby a úřední razítko vypůjčitele, pokud jde o právnickou osobu. (5) Zapůjčené archiválie se zapíší v archivu do zvláštní knihy výpůjček a zápůjček. Čl. 7 Využívání knihovny archivu Badatel může využívat knih, časopisů a novin z knihovny archivu v souvislosti s jeho studijním tématem a v jeho rozsahu. Studijní využívání knih, časopisů a novin z knihov- ny archivu se řídí výpůjčním řádem, který vydá ředitel (vedoucí) archivu. Čl. 8 Exkurze do archivu Při exkurzi do archivu se návštěvníci zapisují do knihy návštěv badatelny. Vstup do ji- ných prostor archivu než do badatelny archivu povoluje ředitel (vedoucí) archivu a usku- tečňuje se pouze v doprovodu jím pověřeného zaměstnance. Čl. 9 Úhrada za služby poskytované badatelům (1) Úhrada za služby poskytované archivem na žádost badatelů je stanovena ceníkem slu- žeb. (2) Ceník služeb je badatelům přístupný k nahlédnutí v badatelně archivu. Čl. 10 Závěrečná ustanovení Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených badatelským řádem, mů- že mu být další nahlížení do archiválií odepřeno, popřípadě udělený souhlas odvolán. V .......................... dne ...................... Podpis .............................. 109 Příloha č. 1 badatelského řádu Vzor Název archivu Rok, čj. ............................ Poř. č. .............................. BADATELSKÝ LIST Jméno, popřípadě jména a příjmení .................................. ........ rodné příjmení ............................................. Den, měsíc, rok a místo narození (nepovinné) ....................................................................................................... Místo trvalého pobytu .................................................................... telefon .......................................................... (nepovinné) Adresa pro doručení ....................................................................... telefon .......................................................... (nepovinné) Státní občanství .................................................................... Občanský průkaz, cestovní pas (jiný osobní doklad) č. ................................. Přesné označení tématu studia s časovým vymezením: .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. Účel nahlížení:*) Úřední (služební) soukromý Zaměření nahlížení: vědecké (studie, monografie, studentská, diplomová či disertační práce apod.) vědecké edice dokumentů genealogické účely soukromé zájmové vzdělávání publicistické účely výstavní účely pro potřeby úřadů kronikářské *) Hodící se označte křížkem v poli čtverce. V případě úředního (služebního) účelu nahlížení: Název a sídlo právnické osoby, pro kterou badatel téma zpracovává ............................................................................................................................................... Prohlašuji, že jsem si v souladu s příslušnou právní úpravou plně vědom své osobní odpovědnosti za nakládá- ní s informacemi, jež jsem získal nahlížením do archiválií. Prohlašuji, že jsem se seznámil s ustanoveními badatelského řádu a beru na vědomí, že při porušení základních povinností mi může být další nahlížení do archiválií odepřeno, případně udělený souhlas odvolán. V ........................ dne ................ Čitelný podpis ................................... Údaje přezkoumal ....................................... dne ........................ Podpis odpovědného zaměstnance pověřeného dozorem v badatelně: Nahlížení povoleno .................................... dne ......................... 110 Příloha č. 2 badatelského řádu Vzor DOKLAD O PŘEDLOŽENÝCH A NAVRÁCENÝCH ARCHIVÁLIÍCH Poř. č. Značka (název) fondu Vydáno Podpis badatele Vráceno Poznámka Signatura, folio 111 Příloha č. 3 badatelského řádu Vzor ŽÁDOST O SOUHLAS S POUŽITÍM VLASTNÍHO REPRODUKČNÍHO ZAŘÍZENÍ Jméno a příjmení: Fond, sbírka, karton, signatura, inventární číslo, folio: Předpokládaný počet snímků: Žádám o použití vlastního reprodukčního zařízení (druh: ..................................................................... ) Prohlašuji, že mnou pořízené reprodukce s pomocí vlastního reprodukčního zařízení bu- du využívat pouze pro svou vlastní studijní potřebu a nebudu je publikovat. Současně prohlašuji, že v případě zájmu o publikování mnou pořízených reprodukcí jsem povinen archivu zaplatit reprodukční poplatek podle Ceníku služeb poskytovaných archivem, po- př. požádat archiv o jeho prominutí. Současně jsem si vědom nezbytnosti vyrovnání pří- padných autorských práv a práv souvisejících. Datum: Podpis badatele: Schválil: 112 Přloha č. 4 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. CENÍK SLUŽEB POSKYTOVANÝCH VEŘEJNÝMI ARCHIVY A. Pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií, popřípadě sdělení o negativním ná- lezu a ověřování kopií pořízených veřejnými archivy 1. Pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie 50 Kč za každou i započatou stránku 2. Sdělení o negativním nálezu 50 Kč 3. Ověření kopie archiválie pořízené archivem 30 Kč za každou i započatou stránku B. Reprodukce archiválií 1. Elektrografické kopírování (Kč/1 list) 1.1. černobílé: 1.1.1. jednostranné: A4 A3 1.1.1.1. z volných listů 9 Kč 13 Kč 1.1.1.2. z vázaných listů 10 Kč 14 Kč 1.1.1.3. z publikací a novin 2 Kč 3 Kč 1.1.2. oboustranné: 1.1.2.1. z volných listů 12 Kč 25 Kč 1.1.2.2. z vázaných listů 13 Kč 28 Kč 1.1.2.3. z publikací a novin 3 Kč 4 Kč 1.2. barevné 1.2.1. jednostranné: A4 A3 1.2.1.1. z volných listů 48 Kč 72 Kč 1.2.1.2. z vázaných listů 55 Kč 78 Kč 1.2.2. oboustranné: 1.2.2.1. z volných listů 74 Kč 120 Kč 1.2.2.2. z vázaných listů 90 Kč 134 Kč 2. Fotografické práce (Kč/kus) 2.1. Zhotovení černobílé zvětšeniny/zmenšeniny na normalizovaný formát listu fotografického papíru rozměr (cm) cena 9x13 15 Kč 13x18 25 Kč 18x24 55 Kč 24x30 100 Kč 113 30x40 130 Kč 40x50 230 Kč 50x60 300 Kč Cena za černobílou zvětšeninu/zmenšeninu na formát, který není normalizován, je stejná jako cena za zvětšeninu/zmenšeninu provedenou na nejbližší vyšší normalizovaný formát listu fotografického papíru. 2.2. Zhotovení barevné zvětšeniny/zmenšeniny na normalizovaný formát listu fotografic- kého papíru rozměr (cm) cena 9x13 35 Kč 10x15 55 Kč 13x18 100 Kč 18x24 200 Kč 20x25 235 Kč 20x30 250 Kč 24x30 355 Kč 30x40 475 Kč 40x50 730 Kč 50x60 1150 Kč Cena za barevnou zvětšeninu/zmenšeninu na formát, který není normalizován, je stejná jako cena za zvětšeninu/zmenšeninu provedenou na nejbližší vyšší normalizovaný formát listu fotografického papíru. 2.3. Zhotovení černobílého negativu/diapozitivu na normalizovaný formát listu fotogra- fického filmu z plošné předlohy rozměr (cm) cena do 6x9 77 Kč 6x9 88 Kč 9x13 132 Kč 13x18 176 Kč 2.4. Zhotovení barevného negativu/diapozitivu na normalizovaný formát listu fotografic- kého filmu z plošné předlohy rozměr (cm) cena 6x6 550 Kč 6x9 550 Kč 9x13 825 Kč 10x15 825 Kč 1 políčko kinofilmu 24x36 mm/275 Kč 114 2.5. Zhotovení černobílého negativu/diapozitivu na normalizovaný formát listu fotogra- fického filmu z trojrozměrné předlohy rozměr (cm) cena do6x9 255 Kč 6x9 285 Kč 9x13 360 Kč 13x18 440 Kč 2.6. Zhotovení barevného negativu/diapozitivu na normalizovaný formát listu fotografic- kého filmu z trojrozměrné předlohy rozměr (cm) cena 6x6 1100 Kč 6x9 1100 Kč 9x13 1650 Kč 10x15 1650 Kč 1 políčko kinofilmu 24x36 mm/550 Kč 3. Mikrografické práce 3.1.1. Pořízení mikrozáznamu 1 políčko 35 mm mikrofilmu 45x35 mm 32 Kč 1 políčko 35 mm mikrofilmu 24x35 mm 20 Kč 3.1.2. Kopírování mikrozáznamů 1 políčko bez rozdílu velikosti 15 Kč 3.1.3. Zhotovení zpětné zvětšeniny z 35 mm mikrozáznamu na běžný kancelářský papír: formát A4 12 Kč formát A3 15 Kč 4. Reprografické práce prováděné s využitím digitálních technologií (rozumí se zhotove- ní reprodukce plošného nebo trojrozměrného předlohy s využitím: 4.1.1. Zhotovení černobílé/barevné digitální reprodukce plošné předlohy Skener, digitální fotoaparát 150 Kč Digitální kamera 615 Kč 4.1.2. Zhotovení černobílé/barevné digitální reprodukce trojrozměrné předlohy Skener, digitální fotoaparát 300 Kč Digitální kamera 765 Kč 115 C. Souhlas s jednorázovým užitím reprodukce archiválií 1.1. použití reprodukcí archiválií pro účely vědecké (vědecké a odborné časopisy, sbor- níky, samostatné studie, monografie, edice, katalogy výstav) se nezpoplatňuje. 1.2. použití reprodukcí archiválií pro účely komerční (obrazové publikace, televizní po- řady, film, pohlednice, kalendáře, propagační materiály. atp.). 1 ks černobílé reprodukce 1500 Kč 1 ks barevné/digitální reprodukce 3000 Kč Tyto ceny se vztahují rovněž na reprodukce archiválií pořízených pomocí vlastního zaří- zení žadatele. D. Filmování archiválií Základní poplatek 700 Kč/každá započatá hodina E. Rešerše, kancelářská práce, manipulační poplatky 1.1. Rešerše 1.1.1. jednoduchá rešerše/1hodina výkonu 260 Kč založená na excerpci 1­2 archivních zdrojů 1.1.2. náročná rešerše/1hodina výkonu 350 Kč založená na excerpci 3­5 archivních zdrojů 1.1.3. náročná kombinovaná rešerše/1 hodina výkonu 440 Kč založená na excerpci 6 a více archivních i mimo archivních zdrojů 1.2. Kancelářská práce 1.2.1. 1 hodina výkonu 60 Kč 1.3. Manipulační poplatky 1.3.1. balné ­ zásilky v balících 20 Kč 1.3.2. balné ­ zásilky v obálkách do 1 kg 10 Kč Poštovné je účtováno podle platného sazebníku České pošty. F. Zapůjčení zvukové, filmové nebo audiovizuální archiválie Specializované archivy zřízené za účelem zajištění péče o zvukové, filmové a audiovizu- ální archiválie se řídí ceníkem služeb pouze ve vztahu k archiváliím v listinné podobě. V ostatních případech se stanoví smluvní cena. 116 Příloha č. 5 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. NOSNOST PODLAH V PROSTORECH PRO ULOŽENÍ ARCHIVÁLIÍ, TEPLOTY A RELATIVNÍ VLHKOST VZDUCHU V PROSTORÁCH PRO ULOŽENÍ ARCHIVÁLIÍ A VÝŠE PRŮMĚRNÝCH ROČNÍCH NÁKLADŮ NA 1 BĚŽNÝ METR ARCHIVÁLIÍ I. Nosnost podlah v archivních depozitářích musí být minimálně: a) 10 kN.m-2 při použití stabilních regálů, b) 14 kN.m-2 při použití posuvných regálů. II. V prostorách pro uložení archiválií se musí udržovat tyto hodnoty teploty a relativní vlhkosti vzduchu: Doporučená relativní vlhkost a teplota pro uložení archivních a knihovních mate- riálů podle ISO 11799 Teplota [° C] Relativní vlhkost [%] min. max. akcept. min. max. akcept. změny změny papír, optimální uložení 2 18 1 30 50 5 papír, pravidelné využívání 14 18 1 30 50 5 pergamen, kůže 2 18 1 °/h 50 60 3%/h fotografický film, černobílý, ester celulózy < 21 2 15 50 * fotografický film, černobílý, polyester < 21 2 30 50 * fotografický film, barevný, ester celulózy < 2 2 15 30 * fotografický film, barevný, polyester < 2 2 25 30 * fotografická deska, černobílá < 20 20 50 * fotografická deska, barevná < 2 20 50 * fotografický papír, černobílý 2 < 20 4/den 30 50 * fotografický papír, barevný < 2 30 50 * mikrofilm, černobílý, ester celulózy < 21 2 15 40 * mikrofilm, černobílý, polyester < 21 2 30 40 * vinylová gramofonová deska < 21 50 magnetická média (datová, audio, video) 17 < 20 20 30 * optické disky * vyhnout se kolísání podle hodnot stanovených výrobcem optických disků III. Průměrné roční náklady archivu na 1 běžný metr archiválií v listinné podobě činí mi- nimálně 1250 Kč; v případě archiválií v jiné než listinné podobě jsou průměrné roční náklady archivu vyšší, v závislosti na charakteru a typu archiválie (zvukové, filmové a audiovizuální). 117 Metodický návod odboru archivní správy k vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Čj.: AS-582/2­2005 Praha 5. dubna 2005 Ministerstvo vnitra vydalo 13. prosince 2004 vyhlášku č. 646/2004 Sb., o podrobnos- tech výkonu spisové služby, na základě zmocnění podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, (dále jen ,,zákon"), ukláda- jící mu povinnost vydat vyhlášku k provedení § 9 odst. 2 a § 70 zákona. Vyhláška sta- noví povinnost vést spisovou službu veřejnoprávním původcům, kterými jsou podle § 3 odst. 1 zákona a) organizační složky státu, b) státní příspěvkové organizace, c) státní pod- niky, e) organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samo- správnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců (tj. 26 a více), f) školy a vysoké školy (podle zákona č. 561/2004 Sb.), g) právnické osoby zřízené zákonem a h) zdravotnická zařízení. Z územně samosprávných celků uvedených pod písm. d) jsou to ty, které jsou uvedeny v § 63 odst. 2 písm. b) až e) zákona. Jsou jimi: b) kraje, c) hlavní město Praha, d) obce s pověřeným úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obec- ním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu). Tito tzv. určení původci jsou povinni zpracovat podle § 66 odst. 2) zákona, resp. upra- vit podle § 83 odst. 2) zákona vlastní předpis pro výkon spisové služby, obsahující spi- sový řád (předpis určující způsob příjmu, evidence, rozdělování, oběhu, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů) a skartační řád (předpis stanovující způsob posuzování a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení). V příloze spisového a skartačního řádu by měly být uvedeny vzory některých tiskopisů (např. vzor podacího deníku, skartačního návrhu). Jejich součástí je spisový a skartační plán, tj. systém pro ukládání dokumentů ve spisovně se spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami pro jednotlivé typy dokumentů. Obce a městské části statutárních měst bez přenesené působnosti, které nemají povin- nost vykonávat spisovou službu podle § 63 odst. 2 písm. c) a d), jsou povinny zajistit je- jí přiměřený výkon. To znamená, že jsou povinny zajistit příjem dokumentů v listinné anebo digitální podobě a jejich evidenci v podacím deníku, vyřizování, podepisování do- kumentů a jejich odesílání. Vyřízené dokumenty ukládají ve spisovnách podle zvolené- ho ukládacího systému, umožňujícího zpracování skartačního návrhu pro vyřazování dokumentů ve skartačním řízení, který uvedou jako přílohu spisového řádu. Vyhláška stanoví k provedení těchto ustanovení zákona podrobnosti výkonu jednotli- vých částí spisové služby. 118 Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zá- kona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spi- sové službě a o změně některých zákonů, (dále jen ,,zákon") k provedení § 9 odst. 2 a § 70 zákona: § 1 Příjem dokumentů Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen ,,podatelna"). Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem.1) Komentář Určený původce je povinen zabezpečit pří- jem doručených dokumentů v podatelně, tj. zřídit zařízení sloužící pro příjem a evi- denci doručených dokumentů. V malých obcích, potažmo v městských částech sta- tutárních měst bez přenesené působnosti nemusí být podatelna samostatným orga- nizačním útvarem umístěným v oddělené místnosti, ale její úkoly může plnit např. sekretářka, tajemník nebo jiný zaměstna- nec obecního úřadu nebo starosta či jiný člen zastupitelstva obce. Obdobně mohou zajistit evidenci dokumentů rovněž určení původci s malým počtem zaměstnanců, pro něž by bylo zřízení samostatné podatelny neekonomické (např. školy, muzea apod.). V podatelně se přijímají veškeré doručené dokumenty bez ohledu na druh odesílatele nebo místo odeslání. Dokumentem se rozu- mí každý záznam v analogové nebo digi- tální podobě, který vznikl z činnosti původ- ce (viz § 2 písm. d) zákona). Pro příjem dokumentů v digitální podobě je povinen ­ pokud patří k orgánům veřejné moci ­ zří- dit elektronickou podatelnu podle vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatel- nách. Dokument v digitální podobě se po- važuje za doručený tehdy, je-li dostupný elektronické podatelně provozované podle výše uvedené vyhlášky č. 496/2004 Sb. a nařízení vlády č. 495/2004 Sb. (2) Za doručený dokument podle odstavce 1 se považuje také dokument přijatý mimo po- datelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně, pokud byl zaevidován podle § 2; evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu. Komentář Vyhláška stanoví, že za doručený doku- ment se považuje také takový dokument, který byl předán osobně mimo podatelnu (např. při osobním jednání, na služební cestě atp.) nebo byl pořízen záznam o po- dání učiněném telefonicky nebo ústně. Zaměstnanec, který dokument takto pře- vzal nebo pořídil záznam, je povinen za- bezpečit jeho neprodlené předání podatel- ně k evidenci. (3) Pokud se na příjem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní před- pisy2), přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence, jejíž náležitosti upraví určený původce ve spisovém a skar- tačním řádu. Evidenci dokumentů obsahu- jících utajované skutečnosti vede pověřená osoba určeného původce3). 1) Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. 646 VYHLÁŠKA ze dne 13. prosince 2004 o podrobnostech výkonu spisové služby 119 Pokud je dokument doručen v digitální po- době, opatří se identifikátorem elektronic- ké podatelny4) a předá se k vyřízení. Komentář Určený původce je povinen zabezpečit, aby každý doručený dokument podléhající evidenci byl opatřen podacím razítkem. Otisk podacího razítka se umístí na obálku tehdy, jestliže se obálka v podatelně ne- otvírá (viz odst. 6 tohoto paragrafu). V tom případě se otisk podacího razítka nevypl- ňuje. U dokumentů v digitální podobě plní funkci podacího razítka identifikátor elek- tronické podatelny (viz § 2 odst. 4b) vy- hlášky č. 496/2004 Sb.). (5) Podací razítko obsahuje vždy: a) název určeného původce, b) datum doručení, u podání, kde to uklá- dá zvláštní právní předpis, též čas doru- čení, c) číslo jednací, d) počet listů a e) počet listů příloh nebo počet svazků pří- loh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů. Komentář Podací razítko musí vždy obsahovat výše uvedené údaje. Pokud původce považuje za vhodné, může je doplnit o další údaje, které požaduje (např. spisový znak, skartační znak, skartační lhůta apod.). Vzor podacího razítka se zpravidla zařazuje do přílohy spi- sového řádu určeného původce. § 2 odst. 5 písm. b) vyhlášky č. 496/2004 Komentář Dokumenty podléhající zvláštnímu způso- bu evidence se evidují odděleně v samo- statné evidenci. Takovým druhem doku- mentů jsou např. faktury, jejichž evidence je vedena v knize faktur, stížnosti, při je- jichž evidenci se postupuje podle § 5 vlád- ní vyhlášky č. 150 ze dne 1. října 1958/Ú. l., o vyřizování stížností, oznámení a podnětů pracujících a další druhy evidencí, aj. Odděleně se vede rovněž evidence doku- mentů obsahujících utajované skutečnosti. Podrobnosti stanoví zákon č. 148/1998 Sb. a vyhláška č. 137/2003 Sb., zvláště § 31 vyhlášky. Pokud určený původce takové dokumenty přijímá nebo vznikají-li z jeho činnosti, je povinen určit pověřenou osobu, oprávněnou s nimi nakládat. Pověřená osoba vede jejich zvláštní evidenci a dohlí- ží, aby byly splněny náležitosti zmíněného zákona a vyhlášky od doručení nebo vzni- ku takových dokumentů až po jejich ulože- ní a vyřazení. Určený původce stanoví ve vlastním spisovém a skartačním řádu způ- sob nakládání s dokumenty obsahujícími utajované skutečnosti. Při vyřazování dokumentů se posuzují jen ty dokumenty s utajovanými skutečnostmi, jimž uplynuly skartační lhůty. U dokumentů označených skartačním znakem A se zruší stupeň uta- jení, pomine-li důvod utajení. (4) Dokument, případně obálka dokumen- tu, se opatří v den doručení otiskem poda- cího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. 2) Např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 3) Zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění po- zdějších předpisů. Vyhláška Národního bezpečnostního úřadu č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti. 4) § 2 odst. 4 písm. b) vyhlášky č. 496/2004 Sb. 120 Sb., o elektronických podatelnách, vyžaduje uvádět u doručených datových zpráv rovněž datum a čas s uvedením hodiny, minuty a sekundy, kdy byla zpráva doručena. Ve- likost dokumentu v digitální podobě v jed- notkách bytů se uvádí pouze pro orientaci. (6) Pokud je v adrese na obálce dokumen- tu uvedeno na prvním místě jméno a pří- jmení fyzické osoby, předá se adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje doku- ment úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu urče- ného původce. Pokud je dokument úřední- ho charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, po- stupuje se podle věty druhé obdobně. Komentář Jestliže je na obálce dokumentu uvedeno před názvem určeného původce jméno a příjmení fyzické osoby, obálka se neote- vírá, ale předá se neotevřená adresátovi. Totéž platí i tehdy, že dokument je doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta. Pokud adresát zjistí, že dokument má úřed- ní charakter, neprodleně ho předá k zaevi- dování. Dokument se poté opatří otiskem podacího razítka. Datum zaevidování tako- vého dokumentu nemůže být ve většině pří- padů totožné s datem doručení dokumentu, ovšem jelikož jde o zvláštní způsob doruče- ní dokumentu, nelze na ně nahlížet jako na porušení ustanovení § 1 odst. 4 vyhlášky. Pokud je dokument doručen v digitální po- době, opatří se identifikátorem elektronické podatelny. Identifikátor není totožný s čís- lem jednacím; to mu bude přiděleno při zá- pisu dokumentu do podacího deníku. (7) Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě ne- bo kdy byla určenému původci doruče- na, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, nebo d) stanoví-li tak spisový a skartační řád určeného původce. Komentář Obálka se ponechává u dokumentu pouze ve výše uvedených případech a společně s ním se předá k vyřízení. Určený původce je oprávněn rozšířit počet případů, kdy se obálka ponechává u dokumentu; tyto případy uvede výčtem ve spisovém řádu. V ostatních případech se obálka vyřazuje bez skartačního řízení ihned po otevření dokumentu. § 2 Evidence dokumentů (1) Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti určeného původ- ce se evidují v podacím deníku nebo v jed- nacím protokolu (dále jen ,,podací deník") vedeném podatelnou. Vyřízení doručené- ho dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. Komentář Určený původce eviduje v podacím deníku (u některých určených původců je zván jednacím protokolem) všechny dokumenty podléhající evidenci, tedy jak dokumenty doručené, tak dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Určený původce nesmí vést sa- mostatný podací deník pro doručené doku- menty a další podací deník pro dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Pokud je to účel- 121 stup: v podacím deníku zaeviduje knihu, v níž bude samostatná evidence provádě- na, a do ní poté zaznamenává jednotlivé dokumenty v pořadí, v jakém jsou přijímá- ny či odesílány. Každý dokument pak má nejen pořadové číslo, ale také číslo jedna- cí knihy samostatné evidence doplněné o pořadové číslo, pod nímž je v něm za- psána. Má-li tedy kniha samostatné evi- dence např. číslo jednací XY-150/1-2005, kde XY je zkratka názvu určeného původ- ce, 150 pořadové číslo zápisu do podacího deníku, 1 označení součásti určeného pů- vodce vedoucího knihu samostatné eviden- ce a 2005 rok, v němž je kniha vedena, pak číslo jednací dokumentu evidovaného v knize samostatné evidence na desátém místě bude mít tvar XY-150-10/1-2005. Ve spisovém řádu určeného původce se vy- jmenují dokumenty, které jsou mu sice doru- čovány, nicméně z hlediska jeho činnosti ne- mají úřední charakter a nepodléhají proto evidenci. Jsou to např. pozvánky, nabídkové letáky, propagační materiály atp. V podacím deníku se neevidují ani sbírky zákonů a vy- hlášek, noviny, časopisy, knihy atp. (3) Podací deník je kniha vytvořená z pře- dem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem určeného původce, pro něhož je veden, rokem, v němž je užíván a počtem všech listů. Může být veden v di- gitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. Určený původce zabezpečí podací deník proti ztrátě, pozměnění a neoprávně- nému přístupu. Komentář Určený původce je povinen používat k evi- denci dokumentů podací deník vyhovující výše uvedeným požadavkům. Většinou je to tiskopis, který distribuuje SEVT nebo Tiskárna Ministerstva vnitra jako volné listy nebo ve formě svázané knihy. Starší tiskopis podacího deníku skl. č. SEVT ­ 01 1705 obsahuje požadované rubriky vyjma né, může vést více samostatných podacích deníků pro stanovené organizační součás- ti. Tuto skutečnost musí uvést ve spisovém řádu. Určený původce neeviduje v podacím deníku vyřízení doručeného dokumentu samostatně jako dokument vzniklý z jeho činnosti, ale připojuje ho k doručenému dokumentu a odesílá ho pod jeho jednacím číslem a spolu s ním ho ukládá ve spisov- ně. Obdobně je nutno řešit situaci, je-li evidence dokumentů, tj. podací deník, ve- dena v elektronické podobě. Některé pro- gramy pro vedení této evidence evidují dokumenty doručené i vzniklé z vlastní čin- nosti pomocí identifikátorů. Identifikátory však nenahrazují číslo jednací. Jelikož doručený dokument má samozřejmě iden- tifikátor rozdílný od identifikátoru přiděle- ného odesílané odpovědi, musí program zabezpečit, aby jak doručený dokument, tak odpověď na něj byly evidovány pod stejným číslem jednacím, byť mají identifi- kátory rozdílné. (2) Dokumenty uvedené v § 1 odst. 3 pod- léhají samostatné evidenci. Určený původ- ce uvede ve svém spisovém a skartačním řádu seznam dokumentů, které z hlediska jeho činnosti nejsou úředního charakteru; tyto dokumenty pak nepodléhají evidenci. Komentář Pokud určený původce přijímá dokumenty podléhající samostatné evidenci nebo ta- kové dokumenty vznikají z jeho činnosti, je povinen podle § 1 odst. 3 této vyhlášky takovou samostatnou evidenci zavést. Jednotlivé dokumenty jsou pak označová- ny pořadovým číslem, pod nímž jsou v sa- mostatné evidenci zapsány, lomeným dvoj- číslím aktuálního roku. Určený původce tedy není povinen označovat dokumenty podléhající samostatné evidenci současně čísly jednacími. Pokud to však považuje za vhodné, může zvolit např. následující po- 122 rubriky ,,Záznam o vyřazení". Pokud pou- žívá určený původce tento tiskopis, připojí záznam o vyřazení dokumentu k rubrice, v níž je zaznamenáván údaj o uložení do- kumentu. Nový tiskopis podacího deníku skl. č. SEVT-01 1706 rubriku ,,Záznam o vyřazení" již obsahuje. Další používaný tiskopis podacího deníku distribuuje pod názvem Jednací protokol a skladovým čís- lem 2 Tiskárna Ministerstva vnitra. Určený původce je oprávněn užívat takový podací deník, který mu vyhovuje při splnění poža- dovaných náležitostí. Pokud vede určený původce podací deník v digitální podobě, musí zabezpečit, aby program sloužící k vedení evidence splňoval všechny poža- davky na evidenci dokumentů. (4) Dokumenty se evidují v podacím dení- ku v číselném a časovém pořadí, v němž byly určenému původci doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Pokud se při zapi- sování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku nebo jednacího protokolu. Komentář Dokumenty se zapisují do podacího deníku v pořadí, v němž byly doručeny určenému původci. Pokud určený původce zřídil více podatelen nebo vede více podacích deníků, zapisují se dokumenty v pořadí, v němž by- ly doručeny příslušné součásti určeného původce, pro níž je podací deník veden. Výjimkou jsou dokumenty doručené na jméno a příjmení fyzické osoby, ať v listin- né či digitální podobě, mají-li úřední cha- rakter, které předá adresát k zaevidování poté, kdy tuto skutečnost zjistí, a rovněž dokumenty převzaté mimo stálé pracoviště (např. během služební cesty). Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku může používat ke zjednodušení záznamů o doku- mentech zkratky. Jejich seznam s vysvětle- ním významu však musí přiložit k podací- mu deníku, aby bylo možno užitou zkratku kdykoliv identifikovat. (5) O dokumentu se vedou v podacím de- níku tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu nebo, jed- ná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti určeného původce, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas do- ručení považuje okamžik, kdy je doku- ment dostupný elektronické podatelně, c) identifikace odesílatele; jde-li o doku- ment vzniklý z vlastní činnosti určené- ho původce zapíše se jako ,,Vlastní", d) číslo jednací odesílatele, počet listů do- šlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, e) stručný obsah dokumentu, f) název organizační jednotky určeného původce, které byl dokument přidělen nebo jméno, popřípadě jména a příjmení zaměstnance určeného původce (dále jen ,,zaměstnanec") určeného k vyřízení, g) způsob vyřízení, h) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo po- čet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu ulo- ženého dokumentu, j) záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Komentář Určený původce je povinen zaznamenat v podacím deníku o evidovaném dokumen- tu vždy minimálně výše uvedené údaje. Současně má právo vést o dokumentu ješ- tě další údaje, které slouží k jeho podrob- nějšímu zaevidování; tyto údaje však vede 123 dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u před- chozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v ko- lonce ,,Uloženo" číslo jednací nového do- kumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu. Komentář V tomto odstavci je popsán způsob spojová- ní dokumentů, čili vytváření spisu. Při spo- jování dokumentů je nutno postupovat ná- sledovně: Jestliže je zaevidován dokument v záležitosti, v níž byl zaevidován dříve jiný dokument, spojí se oba dokumenty a vytvoří spis. Aby bylo možno dohledat předchozí dokument, je nutno poznamenat v záznamu o jeho evidenci do kolonky, která má větši- nou název ,,Uloženo", číslo jednací nového dokumentu, s nímž bude předchozí doku- ment spojen. Při takovém postupu lze před- chozí dokument kdykoliv dohledat, neboť záznam v kolonce ,,Uloženo" sdělí, že byl spojen s novým dokumentem a v záznamu o něm lze zjistit, jak a kdy byl uložen společ- ně s připojeným předchozím dokumentem. (8) Dokument zaevidovaný v podacím de- níku se zapíše do rejstříku vedeného poda- telnou. Rejstřík je evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentu v podacím dení- ku. Přesahuje-li průměrný počet dokumen- tů evidovaných v podacím deníku za po- sledních 5 let v jednom roce číslo 3000, vede se vždy rejstřík jmenný a rejstřík věc- ný. Další druhy rejstříků mohou být zalo- ženy podle charakteru, obsahu a četnosti evidovaných dokumentů. Rejstřík je veden ve vázané knize, ve formě kartotéky nebo v digitální podobě s možností tisku. Rej- střík je ukládán společně s podacím dení- kem nebo jednacím protokolem, k němuž je vyhotovován. podle vlastního rozhodnutí. Povinné vede- ní dalších podrobnějších údajů proto ne- může být požadováno. Při zápisu do poda- cího deníku se vyplní údaje uvedené pod a) až f), ostatní údaje se doplňují postupně podle stádia života dokumentu. Pokud ne- má používaný tiskopis podacího deníku předtištěnu kolonku ,,Vyřazeno", záznam o vyřazení dokumentu ve skartačním říze- ní se připíše ke kolonce ,,Uloženo". (6) Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a kon- čí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v po- dacím deníku nebo jednacím protokolu do konce stránky proškrtnou a označí slovy ,,Ukončeno dne 31. prosince číslem jedna- cím..." a jménem, popřípadě jmény, pří- jmením a podpisem zaměstnance pověře- ného vedením spisové služby. V podacím deníku vedeném v elektronické podobě se prázdné kolonky neuvádějí. Komentář Podací deník se užívá pro jeden kalendář- ní rok od 1. ledna do 31. prosince. Pod po- sledním záznamem se zbývající kolonky upraví požadovaným způsobem. Pokud je podací deník veden v elektronické podobě, ukončí se posledním záznamem, který je v něm zaevidován. Určený původce, který během jednoho kalendářního roku vyřizu- je malý počet dokumentů (např. malé ob- ce), může používat podací deník několik po sobě jdoucích let až do vyčerpání volných listů; je však povinen ukončit každý kalen- dářní rok předepsaným způsobem a první záznam v novém kalendářním roce začít na novou stránku. Označení roku podle odst. 3 této vyhlášky se nahradí časovým rozme- zím let, v němž je podací deník užíván. (7) Zjistí-li se při zápisu nového dokumen- tu do podacího deníku nebo jednacího pro- tokolu, že v téže záležitosti byl již zaevi- dován jiný dokument, připojí se předchozí 124 Komentář Pokud přesáhne počet zaevidovaných do- kumentů v jednom roce číslo 3000 a tento údaj se opakuje během posledních pěti let, je určený původce povinen vést jmenný a věcný rejstřík. Rejstříky slouží k vyhledá- vání zaevidovaných dokumentů, dále se jich užívá při spojování dokumentů ve spi- sy. Rejstříková hesla odkazují na pořadová čísla dokumentů v podacím deníku. Určený původce má povinnost vést vždy rejstřík jmenný a rejstřík věcný. Ve jmen- ném rejstříku se uvádějí jména fyzických osob nebo názvy právnických osob, které jsou odesílateli dokumentů nebo o nichž dokument pojednává. Ve věcném rejstříku se uvádějí pojmy vystihující věcný obsah dokumentu, pomáhající vyhledání požado- vaných dokumentů. Pokud považuje určený původce za vhodné, může vést dále např. zeměpisný rejstřík, v němž uvádí jména a názvy přírodních útvarů, sídel a jejich částí, a další druhy rejstříků podle potřeby. (9) Zápisy do podacího deníku a rejstříku, pokud jsou vedeny v listinné podobě, se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal či- telný i po opravě. V případě potřeby se na- hradí správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem, popřípadě jmény, příjme- ním a podpisem toho, kdo ji provedl. Podací deník musí zachytit průběh vyřizo- vání dokumentu včetně všech změn. Komentář Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku je povinen zaznamenávat všechny údaje tak, aby je bylo možno snadno a jed- noznačně přečíst. K zaznamenávání údajů používá takové psací prostředky, které za- ručují trvalost zápisu; nelze proto používat např. obyčejné tužky, zvýrazňovače, fixy apod. Naopak vhodným prostředkem jsou tzv. čínská pera nebo plnicí pera, zvláště používá-li se tzv. dokumentní inkoust. Pokud se zjistí, že zápis do podacího dení- ku byl chybný, přeškrtne se tak, aby byl či- telný i po přeškrtnutí a vedle se napíše údaj správný včetně data a identifikace osoby provádějící opravu. Je-li podací de- ník veden v digitální podobě, pak musí program použitý k jeho vedení umožňovat možnost oprav se zaznamenáním původní- ho údaje, který byl opravován, a tisk poda- cího deníku. (10) Dokument se označuje číslem jedna- cím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho or- ganizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. Komentář Každý dokument zaevidovaný v podacím deníku má vlastní, jedinečné číslo jednací. To může být vytvářeno různými způsoby, vždy však musí obsahovat pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku, zkratku určeného původce či jeho organi- zační jednotky a označení kalendářního roku, v němž byl dokument vzat do eviden- ce. Číslo jednací může mít tvar např. XY-150/1-2005, kde XY je zkratka názvu určeného původce, 150 pořadové číslo zá- pisu do podacího deníku, 1 označení sou- části určeného původce, který vede knihu samostatné evidence a 2005 rok, v němž je dokument evidován. (11) Jestliže k jedné věci bude doručen ne- bo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník. Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prv- ního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo jednací totožné, pro odli- šení doplněné pořadovým číslem doku- 125 jeho případné předávání a přebírání mezi zaměstnanci nebo organizačními součást- mi. Důvodem je nutnost být průběžně informován o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá. Tyto údaje se zazna- menávají v podacím deníku v kolonce ,,Vyřizuje". Programy sloužící k vedení podacího deníku v digitální podobě musí mít část nazvanou většinou ,,Historie do- kumentu" či podobně. (2) Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušné organizační jednotce určeného původce, případně zaměstnanci určenému k vyřízení. Rozdělování doruče- ných dokumentů provádí podatelna podle interních předpisů určeného původce. Komentář Jestliže byl dokument zaevidován v poda- cím deníku, je předán příslušné organizač- ní součásti určeného původce. Způsob pře- dávání dokumentů včetně potvrzení jejich převzetí přesně stanoví spisový řád určené- ho původce.Většinou se tak děje prostřed- nictvím pomocných evidencí (doručovací knížky, seznamy dokumentů aj.). Název or- ganizační součásti určeného původce, kte- rá dokument převzala, se poznamená rov- něž v podacím deníku. (3) Dokument převezme pověřený zaměst- nanec zařazený v příslušné organizační jednotce určeného původce, případně za- městnanec určený k vyřízení a potvrdí jeho převzetí způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním řádu určeného pů- vodce. Komentář Po rozdělení doručených dokumentů mezi organizační součásti určeného původce se jednotlivé dokumenty přidělují k dalšímu opatření příslušným zaměstnancům. Ti musí potvrdit jejich příjem způsobem sta- mentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V ko- lonce ,,Vyřízeno" se do podacího deníku zapíše ,,Sběrný arch" . Komentář Sběrný arch lze používat pro zjednoduše- ní a zpřehlednění evidence dokumentů vy- tvořených nebo přijímaných v jedné záleži- tosti. Pokud určený původce např. očekává doručení více dokumentů k vlastnímu do- tazu, je možno postupovat tak, že první do- ručený dokument je zaevidován v podacím deníku a poté se k němu přiloží sběrný arch. Tento dokument se zaeviduje rovněž na prvním místě ve sběrném archu. Ostatní dokumenty doručené v téže věci se připisu- jí podle pořadí, v němž jsou doručeny, do sběrného archu. Jejich čísla jednací se rozlišují pomocí pořadového čísla ve sběr- ném archu. Pokud tedy má první doručený dokument pořadové číslo zápisu v poda- cím deníku např. 48, pak jeho číslo jedna- cí bude mít tvar XY-48-1/1-2005, druhý dokument bude mít číslo jednací XY-48- 2/1-2005 atd. Pokud nevyhovuje rozdělov- ník u spisu, je možno použít týž způsob rovněž při odesílání dokumentu stejného obsahu různým adresátům. Je nutno upo- zornit, že používání sběrného archu není pro určené původce povinné. Je možno použít skladový tiskopis MV č. skl. 1 ,,Sběrný arch k čj.", vydávaný Tiskárnou Ministerstva vnitra § 3 Rozdělování a oběh dokumentů (1) Při oběhu dokumentu musí být zabez- pečeno sledování jeho předávání a přebírá- ní a zaručena průkaznost předávání a pře- bírání zachycující jmenovitě a časově veš- kerou manipulaci s dokumentem. Určený původce je povinen sledovat způ- sob vyřizování dokumentu, tj. především 126 noveným ve spisovém řádu určeného pů- vodce. Lze to provádět např. prostřednic- tvím pomocné evidence dokumentů. § 4 Vyřizování dokumentů (1) Dokument vyřizuje určený zaměstna- nec. Vyřídí-li dokument jinak než v listin- né formě, učiní o tom na dokumentu zá- znam. Komentář Pokud je dokument vyřízen jiným způso- bem než odesláním odpovědi v listinné po- době (např. telefonicky, e-mailem, faxem), učiní o tom zaměstnanec, který ho vyřizu- je, záznam. Kopii vyřízení, lze-li ji pořídit, připojí poté k vyřízenému dokumentu. (2) Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměst- nance, který ho vyřídil. Bere-li se doku- ment na vědomí, uvede se o tom pod po- dacím razítkem záznam a pokyn k založe- ní. Komentář Pokud určený původce používá tzv. referát- ník, tj. tiskopis s ustálenou rubrikací, který je připojován ke každému dokumentu, uči- ní záznam nebo pokyn na referátníku. Pokud ho určený původce nepoužívá, musí záznam nebo pokyn učinit přímo na doku- mentu. Obdobně se postupuje při záznamu údajů o vyřízení dokumentu. Při vyřizová- ní dokumentu v digitální podobě, který bu- de v digitální podobě také ukládán, se ná- ležité údaje připisují k vyřízení tohoto do- kumentu. (3) Zaměstnanec pověřený vedením poda- cího deníku nebo jednacího protokolu v něm zaznamená, jak byl dokument vyří- zen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. U doku- mentu, který byl vyřízen spolu s jiným do- kumentem, se tato skutečnost uvede v ko- lonce ,,Vyřízeno" podacího deníku nebo jednacího protokolu. Komentář V podacím deníku musí být vždy pozname- nány výše uvedené údaje, sloužící jako doklad o vyřízení dokumentu. Příslušná organizační součást určeného původce, které byl dokument předán k vyřízení, je povinna sdělit tyto údaje zaměstnanci po- věřenému vedením podacího deníku, aby je poznamenal. (4) Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsaho- vat soupis všech čísel jednacích dokumen- tů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připo- jovaných dokumentů se vyznačí v poda- cím deníku. Komentář Dokumenty, které spolu souvisejí, resp. tý- kají se projednávání jedné věci, se spojují a vytvářejí spis. Způsob přeevidovávání dokumentů tvořících součást spisu byl po- psán výše v § 2 odst. 7 této vyhlášky. Způsob tvorby a složení spisu musí jasně vyložit spisový řád určeného původce. Spis je většinou uspořádán tak, že v jeho spodní části je uložen dokument nejstarší, kdežto nahoře dokument nejmladší. Spis je evidován pod číslem jednacím nejmladší- ho dokumentu, nemá vlastní číslo jednací. U některých určených původců (např. sou- dy) se spis tvoří opačným postupem, tzn. že nahoře je dokument nejstarší, tzv. iniciač- ní, k němuž jsou přikládány dokumenty související. Iniciační dokument je označen spisovou značkou, která je shodná i pro všechny následující dokumenty spisu (do- kumenty jsou označeny spisovou značkou lomenou pořadovým číslem dokumentu ve 127 určeného původce. Obsahuje přehled všech typů dokumentů, jež určený původce přijímá nebo které vznikají z jeho činnosti. Skartační lhůta se vyjádří buďto délkou v celých rocích (např. S 5), což je častější, nebo označením kalendářního roku, v němž bude dokument zařazen do skartač- ního řízení (např. S 2010). (7) Spisové znaky označují jednotlivé sku- piny dokumentů podle jejich obsahu. Spisovými znaky jsou označovány jednot- livé skupiny dokumentů podle jejich obsa- hu (charakteru). Dříve byl pro spisový znak používán rovněž termín ukládací znak nebo signatura. Dokumenty se podle spisových znaků ukládají ve spisovně. Určený původce stanoví ve spisovém řádu spisové znaky jednotlivých skupin doku- mentů a uvede je ve spisovém a skartač- ním plánu. Komentář Spisové znaky mají obvykle podobu čísel- ných znaků uspořádaných do věcných sku- pin. Příkladem takového spisového plánu je např. spisový plán, který byl publikován jako příloha instrukce Ministerstva vnitra z 25. května 1992 čj. VSC/1-793/92, o spi- sové službě. (8) Skartační znak vyjadřuje hodnotu do- kumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartač- ním znakem dokumentu, kterým byl vyří- zen. (9) Skartační znak ,,A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartační znak ,,S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním ří- zení navržen ke zničení. Skartační znak ,,V" (výběr) označuje dokument, který bu- spisu). Součástí každého spisu je soupis dokumentů s jejich čísly jednacími. (5) Součásti vyřízeného spisu je vždy písem- né vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou sou- částí spisu. Komentář Pokud je dokument nebo spis vyřízen, mu- sí být jeho součástí vždy konečné vyhoto- vení vyřízení v písemné podobě či jeho stejnopis opatřený všemi náležitostmi (ze- jména podpisem a datem předání k odeslá- ní). Písemná podoba vyřízení může být připojena v listinné podobě nebo v digitál- ní podobě. Pokud je konečné vyhotovení vyřízení v digitální podobě, musí být u do- kumentu nebo spisu záznam o místě jeho uložení a toto vyhotovení musí být uloženo ve formátu nezávislém na hardwarových nebo softwarových platformách. Pokud je dokument nebo spis pouze v digitální po- době, konečné vyhotovení vyřízení se při- pojuje rovněž v digitální podobě. (6) Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně ro- kem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plá- nu určeného původce Komentář Spisový řád musí stanovit, že povinností každého zpracovatele dokumentu nebo spisu je označit ho po vyřízení a před pře- dáním k uložení spisovým znakem, skar- tačním znakem a skartační lhůtou. Ozna- čení se provede podle spisového a skartač- ního plánu určeného původce, který je součástí spisového a skartačního řádu 128 de ve skartačním řízení posouzen a rozdě- len mezi dokumenty se skartačním zna- kem ,,A" nebo mezi dokumenty se skar- tačním znakem ,,S". Komentář Skartační znaky vyjadřují hodnotu doku- mentu. Jelikož je podle nich organizováno skartační řízení, je nutno věnovat jejich přidělení jednotlivým druhům dokumentů velkou pozornost. Doporučuje se požádat při zpracování spisového a skartačního plánu o pomoc ten archiv, který bude s ur- čeným původcem spolupracovat při skar- tačním řízení. Skartační znaky jsou přidělovány jednotli- vým dokumentům podle jejich druhu uve- deného ve spisového a skartačního plánu určeného původce. Spisy jsou označovány skartačními znaky podle druhu agendy ur- čeného původce, k níž se vztahují. Pokud je tvoří dokumenty s různými skartačními znaky a skartačními lhůtami, pak se ozna- čí skartačními znaky v pořadí ,,A", ,,V" a ,,S" a nejvyšší skartační lhůtou. § 5 Vyhotovování dokumentů (1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartač- ní znak ,,A", vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro doku- menty. Komentář Určení původci jsou povinni zabezpečit vyhotovování dokumentů se skartačním znakem ,,A" na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty. Důvodem tohoto opatření je potřeba minimalizovat možnost postup- né degradace dokumentů, jež budou vybrá- ny jako archiválie k trvalému uložení v pří- slušném archivu. Dosud používaný běžný papír byl většinou velmi kyselé povahy, což vyžaduje velké dodatečné náklady na jeho odkyselení. Jelikož prakticky všichni sou- časní výrobci papíru produkují trvanlivý, tj. nekyselý papír, který je cenově shodný s běžným papírem, lze tento požadavek za- jistit bez zvýšení nákladů. Je však vhodné vyžádat si u prodejce doklad o tom, že do- daný papír je skutečně trvanlivý. Nejedná se přitom o tzv. archivní papír podle ISO 9706, který je výrazně kvalitnější a dražší; postačuje používání trvanlivého papíru. (2) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti určeného původce se označují záhlavím s jeho názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů. Komentář Způsob označování záhlaví dokumentů vzniklých z úřední činnosti s výčtem všech náležitostí uvede určený původce ve spiso- vém řádu. Vhodné je zařadit vzor záhlaví dokumentu s požadovanými údaji do přílo- hy spisového a skartačního řádu. Ve vyřízení dokumentu se uvede také číslo jednací došlého dokumentu, tj. číslo jedna- cí, pod nímž byl dokument zaevidován u odesílatele. Jeho uvedení slouží adresá- tovi k rychlému spojení odpovědi s původ- ním podáním (s původním dokumentem). Toto číslo jednací doručeného dokumentu se neuvádí na obálce odesílaného doku- mentu, ta obsahuje pouze číslo jednací ur- čeného původce, pod nímž je dokument zaevidován. (3) Dalšími náležitostmi dokumentu uve- deného v odstavci 2 vedle náležitostí pod- le § 4 jsou a) datum, b) počet listů dokumentu, c) počet listů příloh nebo počet svazků pří- loh a 129 Komentář Určený původce je povinen vést samostat- nou evidenci razítek, které užívá. Evidence se vede většinou v sešitě, do něhož se zapi- sují požadované údaje. Razítko se vyřazu- je z evidenci v rámci skartačního řízení. Pokud dojde k jeho ztrátě u samosprávné- ho orgánu, neprodleně se učiní oznámení Ministerstvu vnitra ­ odboru dozoru a kontroly veřejné správy (náměstí Hrdinů 3, 140 21 Praha 4, tel. 974 816 411, e-mail odborms@mvcr.cz), který je zveřej- ní ve Věstníku vlády pro orgány krajů a or- gány obcí. § 7 Odesílání dokumentů (1) Odesílání dokumentu zajišťuje určený původce prostřednictvím výpravny. (2) Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Výpravna může být součástí po- datelny. Komentář Určený původce odesílá dokumenty pro- střednictvím výpravny. Pokud výpravnu ne- má, musí dbát, aby odesílaný dokument byl vybaven všemi náležitostmi a záznam o je- ho odeslání učiněn do podacího deníku. § 8 Ukládání dokumentů (1) Postup při ukládání vyřízených doku- mentů do spisovny upraví spisový a skar- d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. Komentář Datem se rozumí den podpisu dokumentu. Dokumenty se musí označovat ještě výše uvedenými náležitostmi. § 6 Podepisování dokumentů a užívání razítek (1) Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy urče- ného původce. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný doku- ment otiskem úředního razítka. K doku- mentu v digitální podobě připojuje pověře- ný zaměstnanec5) zaručený elektronický podpis6). (2) Pokud má určený původce několik ra- zítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se pořadovými čísly. (3) Určený původce vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměst- nance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vy- řazení razítka z evidence a podpis přebíra- jícího zaměstnance. (4) Razítko se vyřazuje z evidence v přípa- dech a) ztráty jeho platnosti, b) jeho ztráty, nebo c) jeho opotřebování. 5) § 1 odst. 1 písm. c) nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elek- tronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění po- zdějších předpisů. 6) § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 130 tační řád určeného původce. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem.7) Komentář Určený původce stanoví ve spisovém řádu, jakým způsobem budou ukládány vyřízené dokumenty ve spisovně. Zvolený způsob ukládání dokumentů (spisový a skartační plán) připojí jako přílohu ke spisovému řá- du. § 3 vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektro- nických podatelnách, stanoví podmínky pro ukládání dokumentů v digitální podobě. (2) Pokud určený původce zřídil spisovnu i správní archiv, vyznačí zaměstnanec na vyřízeném dokumentu skartační lhůtu pro vyřazení dokumentu ze spisovny a skartač- ní lhůtu pro vyřazení ze správního archivu. Komentář Správní archiv zřizují pouze určení původ- ci uvedení v § 69 odst. 1 zákona. Tito pů- vodci vyřazují dokumenty odlišně od běž- ného vyřazování ve skartačním řízení. § 69 odst. 4 zákona jim ukládá povinnost vy- značit dvojí lhůty dokumentů pro jejich vy- řazení, což provedou takto: Dvojí lhůty se vyznačí na dokumentech se skartačními lhůtami delšími než pět let. U dokumentů s pětiletou skartační lhůtou a se lhůtou kratší bude vyznačena jen jed- na lhůta, neboť tyto dokumenty budou po jejím uplynutí buďto předány k trvalému uložení příslušnému archivu nebo zničeny. Do skartačního řízení, v němž se vyřazují dokumenty ze spisovny, se zařadí doku- menty se skartačními lhůtami od jednoho roku do pěti let, jimž skartační lhůty uply- nuly. Současně se sepíší dokumenty s del- šími skartačními lhůtami (tedy s více než pětiletými), které již nejsou potřebné pro bezprostřední úřední potřebu určeného pů- vodce a nebudou nadále uloženy ve spi- sovně. Uvedené dokumenty se poté vyřadí ze spisovny tak, že ty dokumenty, jimž skartační lhůty uplynuly, budou podle pro- tokolu o provedeném skartačním řízení buďto předány k uložení do správního ar- chivu nebo budou zničeny a dokumenty s delšími skartační lhůtami se předají po- dle seznamu do péče správnímu archivu. Aby bylo zřejmé, kdy se budou takové do- kumenty předávat ze spisovny do správní- ho archivu, vyznačí se na nich dvojí lhůty. Dokument bude mít např. skartační znak a skartační lhůtu S 5/10. První lhůta ­ pět let ­ označuje dobu, během níž bude doku- ment uložen ve spisovně a po jejímž uply- nutí bude vyřazen ze spisovny a předán do péče správnímu archivu. Druhá lhůta ­ deset let ­ je dobou, po jejímž uplynutí bu- de dokument zařazen správním archivem do skartačního řízení. Lhůty se nesčítají; první lhůta je součástí lhůty druhé. Znamená to, že pokud má dokument skar- tační znak a skartační lhůtu např. S 5/10, pak po pěti letech bude předán ze spisovny k uložení do správního archivu a po dalších pěti letech zařazen do skartačního řízení. Dokumenty, které byly vyřazeny ve skar- tačním řízení ze spisovny jako archiválie a předány k uložení ve správním archivu, budou předány ze správního archivu k tr- valému uložení do příslušného archivu v rámci vyřazování dokumentů ve skartač- ním řízení ze správního archivu. (3) Do podacího deníku se poznamená, ja- ký spisový znak, skartační znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena. Komentář Určený původce je povinen zajistit, aby se do podacího deníku zaznamenávaly údaje 7) § 3 vyhlášky č. 496/2004 Sb. 131 se řídí spisovým a skartačním plánem ur- čeného původce. (6) O zapůjčených dokumentech vede spi- sovna zvláštní evidenci. Postup při zapůj- čování dokumentů a jejich evidenci upraví spisový a skartační řád určeného původce. Komentář Dokumenty a spisy uložené ve spisovně mohou být zapůjčovány oprávněným žada- telům. Těmi jsou zejména zaměstnanci určeného původce. Způsob zapůjčování dokumentů a vedení zvláštní evidence sta- noví spisový řád určeného původce. Měl by vymezit především okruh osob, kterým je možno dokumenty či spisy zapůjčit, ma- ximální dobu zapůjčení a způsob evidence zapůjčených dokumentů (např. pomocí knihy výpůjček apod.). (7) Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do ko- lonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše ,,Ztráta" a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Komentář Při ztrátě dokumentu je nutno učinit o tom záznam do kolonky ,,Vyřízeno" podacího deníku (příp. do kolonky ,,Vyřazeno", má- li ji tiskopis podacího deníku) a připojit k němu číslo jednací nového dokumentu, jímž je ztráta řešena. Způsob řešení ztráty dokumentu by měl řešit spisový řád urče- ného původce. (8) Dokument v digitální podobě se skar- tačními znaky ,,A" a ,,V" vzniklý z čin- nosti určeného původce musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže určený původce zabez- pečit, převede takové dokumenty do analo- gové formy odpovídající době jejich vyří- zení a opatří je náležitostmi originálu, a to o dokumentu ukládaném ve spisovně, pří- padně ve správním archivu. (4) Zaměstnanec pověřený vedením spi- sovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. O uložených doku- mentech vede evidenci. Komentář Přezkoumání úplnosti je potřebné přede- vším u ukládaných spisů. Zaměstnanec zjišťuje, zdali spis obsahuje soupis doku- mentů a následně zdali jsou do něho zařa- zeny všechny dokumenty včetně příloh. Kontrola úplnosti spisu by však měla pro- běhnout ještě před jeho předáním do spi- sovny k uložení tou součástí určeného původce, z jehož činnosti vznikl, resp. úplnost spisu by měl zkontrolovat ten za- městnanec, který spis vyřídil nebo z jehož činnosti vznikl. Způsob provádění kontroly úplnosti dokumentů a spisů před jejich předáním do spisovny stanoví spisový řád určeného původce. K evidenci uložených dokumentů ve spi- sovně je možno použít např. tzv. archivní knihu (např. tiskopis SEVT ­ 02 498 0 ,,Archívní kniha"), obsahující rubriky pro vedení těchto údajů o uloženém dokumen- tu: pořadové číslo, datum uložení, název dokumentu, jeho spisový znak, rok vzniku, počet listů, datum ukončení uschovací lhů- ty (= následující rok je možno dokument zařadit do skartačního řízení), podrobnos- ti o vyřazení dokumentu a poznámky. Většina určených původců však eviduje do- kumenty a spisy ve spisovnách pomocí pře- dávacích protokolů, jejichž prostřednic- tvím jsou spisovnám předávány. (5) Ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu určeného původce. Komentář Ukládání dokumentů a spisů ve spisovně 132 nejpozději před jejich zařazením do skar- tačního řízení; obdobně postupuje při vyři- zování dokumentů přijatých určeným původcem v digitální podobě včetně po- tvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu. Komentář Dokumenty v digitální podobě se ukládají v tzv. úložišti vypravených datových zpráv ve tvaru, v němž byly přijaty nebo odeslá- ny. Před jejich zařazením do skartačního řízení je však určený původce musí převést do formátu, který zaručí jejich neměnnost, trvalost údajů a umožní rovněž jejich ná- sledné čtení. Jelikož tuto podmínku (zvláš- tě zajištění neměnnosti a trvalosti zázna- mů) nelze současnými technickými pro- středky splnit, musí převést dokumenty do analogové formy odpovídající jejich podo- bě, kterou měly v době jejich převzetí nebo vyřízení, a opatří je náležitostmi originálu (nebo alespoň podpisem pověřeného za- městnance, který provedl tisk, a otiskem úředního razítka). Tímto postupem se po- tvrdí shoda vytištěného dokumentu s doku- mentem v době jeho převzetí nebo vyřízení. Nejsnadnějším splněním této podmínky je vytištění dokumentu ihned po jeho převze- tí nebo vyřízení, neboť v této době je může určený původce snadno opatřit náležitost- mi originálu. Vytištění dokumentů je mož- né samozřejmě až těsně před jejich zařaze- ním do skartačního řízení. Určený původ- ce si musí být v tomto případě vědom některých potíží, kterým bude vystaven v souvislosti s opatřováním všech náleži- tostí originálu, a to zejména nemožností zaručení jeho autenticity. Pokud dokument nelze vytisknout, neboť je např. velmi rozsáhlý, takže jeho tisk by byl neekonomický, při převodu do listinné podoby by došlo ke ztrátě některých sou- vislostí obsahu či dokument obsahuje netisknutelné součásti (databáze, matema- tické modely aj.), předá se po výběru ve skartačním řízení nebo mimo skartační ří- zení Národnímu archivu. Národní archiv zřídí podle nařízení vlády č. 11 ze 7. ledna 2004 specializované pracoviště pro dlou- hodobé ukládání dokumentů v digitální podobě, které bude s takovými dokumenty dále pracovat. § 9 Podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů (1) Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evi- dence podle § 6 odst. 4 písm. a) a c). (2) Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení do- kumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument ulo- žen u určeného původce a po jejím uply- nutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skar- tačním znakem. (3) Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně pro- dloužena, pokud určený původce potřebu- je dokument pro další vlastní činnost. Tato skutečnost se oznámí příslušnému archivu. Komentář Určený původce je povinen zařadit do skartačního řízení všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty. Skartační lhůty nelze zkracovat. Pokud však zjistí, že vybrané dokumenty, jimž skartační lhůty uplynuly, potřebuje nadále pro výkon úřed- ní činnosti, dohodne se s příslušným archi- vem na jejich prodloužení. Záznam o pro- dloužení skartačních lhůt se provede v evi- denci dokumentů ve spisovně. Pokud se zjistí, že prodloužení skartační lhůty se ne- týká pouze jednoho konkrétního dokumen- tu, ale skupiny dokumentů stejného druhu, 133 tačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem ,,A", zvlášť dokumen- ty se skartačním znakem ,,S". Dokumenty se skartačním znakem ,,V" skartační komi- se posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem ,,A" nebo k doku- mentům se skartačním znakem ,,S". (6) Dokumenty se skartačním znakem ,,S" mohou být ke skartačnímu řízení předlože- ny v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná po- doba s náležitostmi originálu. Komentář Určený původce zřídí k provedení skartač- ního řízení skartační komisi, zpravidla tří- člennou. Způsob zřizování skartační komi- se uvede ve spisovém a skartačním řádu. Do komise se zařazují především zaměst- nanci, kteří jsou dobře seznámeni se způ- sobem výkonu spisové služby určeného pů- vodce a znají typy dokumentů, které z jeho činnosti vznikají. Členem komise musí být vždy zaměstnanec pověřený vedením spi- sovny nebo správního archivu, neboť má přehled o všech dokumentech, jimž uply- nuly skartační lhůty a připravuje je ke skartačnímu řízení. Současně musí zajistit, aby dokumenty byly předloženy ke skartač- nímu řízení v požadované podobě, tzn. že dokumenty se skartačními znaky ,,A" a ,,V" musejí splňovat požadavky § 8 odst. 8 této vyhlášky. Členové skartační komise nejprve vytřídí dokumenty se skartačními znaky ,,A" a ,,S" a zpracují jejich samostatné seznamy. Do seznamu uvedou vždy pořadové číslo dru- hu dokumentu, jeho spisový (ukládací) znak, typ dokumentu, rok jeho vzniku, skartační lhůtu a počet evidenčních jedno- tek dokumentů (krabic, balíků, svazků apod.). Z dokumentů se skartačním zna- kem ,,V" vyberou ty, které navrhnou vybrat k trvalému uložení v příslušném archivu, zpracují jejich seznam se stejnými náleži- provede se změna skartační lhůty také ve spisovém a skartačním plánu určeného pů- vodce (např. ze lhůty S 5 na lhůtu S 10). Nepotřebná nebo neplatná razítka se zařa- dí do nejbližšího příštího skartačního říze- ní. Skartační lhůty dokumentů počínají ply- nout většinou dnem 1. ledna kalendářního roku následujícího po vyřízení dokumentu. U některých druhů dokumentů však počí- nají plynout až dnem 1. ledna roku násle- dujícího po uzavření dokumentu, tedy poté, kdy dokument ztratí platnost (např. stavební spisy, smlouvy apod.). Na tuto skutečnost musí pamatovat spisový a skar- tační plán určeného původce; proto v něm musí být zřetelně označeny druhy těch dokumentů, jejichž skartační lhůty nepočí- nají plynout dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení, ale později. Skartační řízení se provádí u některých ur- čených původců každý rok, většina urče- ných původců je však provádí v termínech dohodnutých s příslušným archivem. Do- hoda s příslušným archivem je vhodná, ne- boť u řady určených původců se vzhledem k jejich minimální produkci dokumentů je- ví provádění skartačního řízení např. jed- nou za tři roky jako opodstatněné. Pokud dotčený původce požádá, může mu příslušný archiv vydat podle § 15 odst. 3 zákona trvalý skartační souhlas na vyřazo- vání přesně stanovených druhů dokumentů. Určený původce je poté oprávněn vyřazo- vat takové druhy dokumentů samostatně bez jejich zařazování do skartačního řízení. (4) Členem skartační komise zřízené k provedení skartačního řízení je vždy za- městnanec zařazený do spisovny nebo správního archivu. (5) Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením spi- sovny nebo správního archivu. V sezna- mech dokumentů navrhovaných ke skar- 134 tostmi a připojí ho k seznamům dokumen- tů se skartačním znakem ,,A". Poté zpra- cují seznam zbylých dokumentů bez trvalé hodnoty, které navrhnou ke zničení, a při- pojí ho k seznamu dokumentů se skartač- ním znakem ,,S". Pokud má úřední razítka, která hodlá rovněž vyřadit, odepíše je z evidence a jejich soupis připojí k návr- hu. (7) Určený vedoucí zaměstnanec zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek příslušnému archivu v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. Skartační návrh může být zaslán v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem. (8) Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec za- řazený do příslušného archivu (dále jen ,,archivář") odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřa- zení. Při odborné archivní prohlídce archi- vář a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem ,,A" odpovídají kritériím stano- veným zákonem k prohlášení za archi- válie, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem ,,S" nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartač- ním znakem ,,A", c) posoudí zařazení dokumentů se skartač- ním znakem ,,V" mezi dokumenty urče- né k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archi- vu podle písmena a) a c) a seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení podle písmena b) a c) a tyto se- znamy přiloží k protokolu o skartačním řízení, e) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. Komentář Určený původce zašle příslušnému archivu skartační návrh, do jehož přílohy zařadí samostatné seznamy dokumentů se skar- tačními znaky ,,A" a ,,S" včetně rozdělení dokumentů ,,V". Ve skartačním návrhu uvede úřední název, složení skartační ko- mise a požádá o posouzení dokumentů, jimž uplynuly skartační lhůty a které ne- jsou nadále potřebné pro jeho činnost. Skartační návrh zašle příslušnému archivu v listinné podobě nebo v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem. Na základě této žádosti provede pověřený za- městnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku, během níž postupuje podle § 9 odst. 8 této vyhlášky. (9) Po provedené archivní prohlídce archi- vář sepíše protokol a vydá souhlas ke zni- čení dokumentů označených skartačním znakem ,,S". Komentář Pověřený zaměstnanec příslušného archi- vu sepíše po provedení archivní prohlídky protokol o skartačním řízení podle § 10 odst. 2 zákona. V něm uvede vždy, zdali by- ly dokumenty navrženy ke skartačnímu ří- zení v souladu se zákonem a touto vyhláš- kou a výsledek posouzení předložených dokumentů. V příloze protokolu uvede sou- pis dokumentů vybraných za archiválie, jejich zařazení do příslušné kategorie a soupis dokumentů, které lze skartovat. V protokolu uvede také poučení o právu určeného původce podat námitku proti vý- sledku posouzení dokumentů podle § 10 odst. 3 zákona do patnácti dnů ode dne do- ručení protokolu o skartačním řízení. Podáním námitky je zahájeno správní říze- ní. Pokud určený původce uplatnil námitky proti protokolu o provedeném skartačním řízení, rozhodne o nich do třiceti dnů od doručení příslušný správní úřad na úseku 135 ukládají u určeného původce a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy. Komentář Dokumenty uvedené v § 9 odst. 11 této vy- hlášky zaevidují určený původce a přísluš- ný archiv v podacím deníku, založí do pří- slušného spisu a uloží ve spisovně. Do skartačního řízení je zařadí po uplynutí skartačních lhůt. (12) Evidenční pomůcky se zařadí do skar- tačního řízení až po vyřazení všech doku- mentů v nich evidovaných. Komentář Evidenční pomůcky (podací deníky, knihy faktur aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů, které jsou v nich evidovány. Jelikož evidenční pomůc- ky slouží jako doklad o zaevidovaných do- kumentech, musí být uloženy u určeného původce až do jejich vyřazení. Dříve nemo- hou být vyřazeny a předány k trvalém ulo- žení do příslušného archivu nebo zničeny. § 10 Ustanovení společná (1) Pro evidenci, rozdělování a oběh, vyři- zování, ukládání, skartační řízení a vyřa- zování spisů platí přiměřeně § 2, 3, 4, 8 a 9. Komentář Určený původce nakládá se spisy obdobně jako s dokumenty, tzn. že je musí rovněž evidovat, rozdělovat, sledovat jejich oběh, zajistit jejich řádné vyřizování, ukládání a vyřazování podle zásad této vyhlášky, stanovených pro dokumenty. (2) Ustanovení této vyhlášky se nepoužijí, pokud zvláštní právní předpisy stanoví pro archivnictví a výkonu spisové služby podle § 43 písm. b) a c) zákona. V rozhodnutí o vypořádání námitek uvede poučení, že určený původce má možnost podat do pat- nácti dnů od doručení rozhodnutí odvolání nebo rozklad. Pokud v první instanci roz- hodl správní úřad uvedený v § 43 písm. b) zákona, rozhoduje o odvolání ve druhé in- stanci Ministerstvo vnitra. Pokud rozhodl v první instanci správní úřad uvedený v § 43 písm. c) zákona, provede rozklad or- gán, který je k tomu příslušný. Pokud zjistí pověřený zaměstnanec archivu během provádění skartačního řízení další závady (především ničení dokumentů mi- mo skartační řízení, zjištěné ztráty doku- mentů, vedení spisovny atp.), uvede je v samostatném záznamu s navržením opat- ření k odstranění zjištěných závad a nedo- statků. Specializované archivy podle § 52 písm. i) zákona a archivy měst podle § 79 odst. 2 písm. f) zákona zašlou protokoly o prove- deném skartačním řízení ke kontrole podle příslušnosti Národnímu archivu nebo pří- slušnému státnímu oblastnímu archivu (10) Na základě souhlasu ke zničení doku- mentů označených skartačním znakem ,,S" zabezpečí určený původce jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho zne- hodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Komentář Po vydání souhlasu ke zničení dokumentů určený původce zabezpečí zničení doku- mentů vyřazených ve skartačním řízení a určených ke zničení. Zničení provede tak, aby znemožnil rekonstrukci a identifikaci obsahu dokumentů a tím zabránil jejich možnému zneužití. (11) Skartační návrh, protokol o skartač- ním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se 136 příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyři- zování, vyhotovování, podepisování, ode- sílání nebo ukládání dokumentů nebo uží- vání razítek jiný postup. Komentář Pokud má určený původce povinnost řídit svou činnost podle zvláštního právního předpisu (např. soudnictví), pak ustanove- ní této vyhlášky nepoužije. § 11 Účinnost Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. led- na 2005, kromě ustanovení § 2 odst. 8 a § 5 odst. 1, které nabývají účinnosti dnem 1. ledna 2006. Komentář Vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2005 s výjimkou ustanovení týkajících se způsobu vedení rejstříků a vyhotovování dokumentů se skartačním znakem ,,A" na trvanlivém papíře, nabývajících platnosti až 1. ledna 2006. Důvodem je nutnost pří- pravy určených původců ke splnění stano- vených povinností. Ministr Mgr. Bublan v. r.