K P Ira KRERTIVní FRRCE b inFDRmRCEmi Prezentační a komunikační dovednosti Každý den přijímáme mnohdy přímo nepřebernou řadu informací, každý den jsme vystaveni potřebě komunikovat s jinými lidmi, oslovovat je, informovat a spolupracovat s nimi. Komunikace s druhými nás provází celý život. Paradoxem je, že čím více informací jsme schopni si vzájemně sdělit, či vyměnit, tím méně často si vzájemně rozumíme. Naše komunikace a prezentace informací může být úspěšná a efektivní jen tehdy, pokud se nám podaří zaujmout naše posluchače a vybrat vhodný způsob sdělování. PhDr. Iva Burešová, PhD. Kromě přednáškové a výzkumné činnosti se dlouhodobě věnuje výuce předmětů Psychologie práce a organizace, Poradenská psychologie a Prezentační dovednosti pro studenty psychologie i ostatních oborů MU, kde se věnuje rozvoji příslušných dovedností formou intenzivní zážitkové a seberozvojové práce v malých skupinách. V této činnosti je aktivní i při dlouhodobé spolupráci s Poradenským a Karierním centrem MU a s Centrem aplikované supervize. MODUL OSMÝ Textová opora k předmětu KPI22 Kreativní práce s informacemi i ppňCE Obsah studijmího materiálu 1. Úvod 2. Hlavní kroky k úspěšné prezentaci 2.1. Základní struktura prezentace 2.2. Úvod prezentace 2.3. Hlavní sdělení 2.4. Závěr prezentace 2.5. Diskuze a zvládání námitek 2.6. Powerpointová prezentace 3. Pomocné prostředky zefektivňující účinek sdělení 3.1. Volba jazyka 3.2. Rétorika v prezentaci 3.3. Optimalizaci verbálního projevu 3.4. Řeč těla 3.5. Oblečení a doplňky 4. Jak zacházet s trémou 5. Čeho se vyvarovat 6. Seznam použité literatury Po prostudování tohoto materiálu byste měli: ■ sestavit strukturu odborné prezentace, ■ popsat její jednotlivé části a provést jednotlivé kroky z nich vyplývající, ■ vybrat adekvátní prezentační pomůcky, | přizpůsobit stavbu i obsah prezentace, stejně jako svůj verbální i nonverbální Klíčová slova Prezentace, Sebeprezentace, Komunikační dovednosti, Verbální projev, Nonverbální projev Použité ikony projev potřebám posluchačů Příklad Názorná ukázka Řečnická otázka, Místo pro zamyšlení Úkol k vypracování Procvičování Pro zájemce, Rozšiřující informace Důležité, zapamatovat Přečtěte si alespoň 2x Shrnutí, Opakování důležitého PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI Studium materiálu by Vám mělo orientačně zabrat: 2,5 hodiny 1 Úvod Úvodní slovo autora materiálu Každý den přijímáme mnohdy přímo nepřebernou řadu informací, každý den jsme vystaveni potřebě komunikovat s jinými lidmi, oslovovat je, informovat a spolupracovat s nimi. Komunikace s druhými nás provází celý život - od narození až po smrt. Paradoxem je, že čím více informací jsme schopni si vzájemně sdělit, či vyměnit, tím méně si často vzájemně rozumíme. Naše komunikace a prezentace informací může být úspěšná a efektivní jen tehdy, pokud se nám podaří zaujmout naše posluchače a vybrat vhodný způsob sdělování informací. Na následujících stránkách se proto budeme, věnovat zejména prezentaci veřejné, což je především vystoupení před lidmi, kteří by Vámi měli být pokud možno plně zaujati, jako je tomu např. na poradě, přednášce, při prezentaci, nebo přednášení příspěvku na odborné konferenci. Veřejná prezentace a potažmo sebeprezentace před druhými osobami bývá často nelehkým úkolem - to ví každý, kdo se v takové situaci někdy ocitl. Následující materiál je návodem, jakým způsobem provést vhodnou přípravu, jak sestavit adekvátní a poutavou prezentaci, jak minimalizovat rizika, že se „něco" nepovede, může Vám do jisté míry dodat jistotu, že je vše připraveno, tak jak má být. Nicméně, pouhým čtením následujících řádek se Váš prezentační projev pochopitelně sám nezlepší, Vaše (sebe)jistota se sama od sebe nezvýší, Vaše uvolnění neprohloubí, a stres spojený s veřejným vystoupením před druhými lidmi nezmizí, poněvadž je zřejmé, že podstatného zlepšení prezentačních dovedností nelze dosáhnout bez zkušeností z praxe. Přirozený a efektivní projev je až na vzácné výjimky vždy výsledkem zpracování řady vlastních zkušeností a předkládaný materiál může jen napovědět, jak lze zjednodušit a zkrátit cestu k žádané úrovni Vašeho projevu - do praxe jej již musíte uvést sami... 2 Hlavní kroky k úspěšné prezentaci 2.1. Základní struktura prezentace Základní struktura prezentace Pokud chcete, aby si lidé zapamatovali něco z toho, co budete prezentovat, je vhodné se při prezentaci držet následujícího schématu. Po úvodu, v němž vysvětlíte cíl Vaší prezentace a pokud možno osvětlíte i motiv, kterým jste k tomuto cíli vedeni, následuje stať, což je nejdůležitější část prezentace. Zde budete prezentovat své názory, předávat informace, rozebírat, vysvětlovat, shrnovat důležité momenty a argumentovat. Skladba statě musí mít vždy zejména jasnou a přehlednou strukturu, přičemž její jednotlivé části na sebe musí logicky navazovat - pokud možno všem posluchačům musí být zcela jasná zejména vzájemná souvislost mezi jednotlivými částmi prezentace - posloupnost od jedné Vaší myšlenky k druhé. Pokud se tak nestane a Vy budete zaujati tématem (o němž víte pravděpodobně víc než většina zúčastněných) přeskakovat v myšlenkách z tématu na téma, tak se ve Vašem sdělení velmi pravděpodobně vyznáte jen Vy sami. Posluchači pak odejdou zmateni, s kusými informacemi a nebude to ku prospěchu věci. V závěru Vaší prezentace pak znovu shrňte její nejpodstatnější body. Informace, které chcete, aby si posluchači určitě zapamatovali, vždy opakujte alespoň třikrát, a to pokaždé jinými slovy. ŘEKNĚTE, CO BUDETE ŘÍKAT ŘEKNETE TO ŘEKNĚTE, CO JSTE ŘEKU PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI 2.2. Úvod prezentace Jak vy neměl vypadat úvod prezentace. Úvod prezentace je její velmi významnou součástí. Protože si publikum během prvních 30 vteřin formuje vlastní názor na přednášejícího, nemůže věnovat patřičnou pozornost obsahu. Proto je úvod příležitostí vybudovat si vztah s publikem. Platí, že čím menší je publikum a čím více je znalé tématu, tím kratší může úvod být. Nikdy by neměl trvat déle než 10% celé přednášky. Nad správným úvodem byste měli začít uvažovat, když už máte většinu prezentace připravenou. Jak by úvod určitě vypadat neměl? ■ neměl by začínat násilným vtipem ■ publiku zbytečně nepodlézejte, chválu pouze poctivě ■ nezačínejte negativně, zápornými větami ■ rozhodně nezačínejte omluvami, že nejste dostatečně připraveni atd. Postoj „Skála v moři" Už na samotném začátku, ještě než začnete prezentovat, Vás čeká nesnadný úkol - získat pozornost svých posluchačů. Někteří se budou teprve usazovat, jiní si povídají se známými, čtou materiály, telefonují a podobně. Jak to tedy udělat? Okřiknout posluchače samozřejmě není vhodné. Postavte se ke skupině čelem, zaujměte vzpřímený postoj, nohy si trochu rozkročte, ruce nechte u těla a nehýbejte se. Můžete se při tom i maličko usmívat. Vzpřímená postava vypadá sebevědomě, navíc můžete lépe dýchat a Váš hlas bude znít jistěji. Tomuto postoji se říká „skála v moři" a uvidíte, že si tak po chvíli budete připadat. Nemluvte, posluchači se za chvíli zklidní sami. V daném postoji můžete setrvat i v průběhu prezentace, mějte však na paměti, že přílišná strnulost není žádoucí. Až se publikum uklidní, přijde chvíle ticha. Často se potom stává, že si nemůžeme vzpomenout, jak vlastně začít. K tomuto účelu je vhodné mít před sebou poznámky, nejlépe ve tvrdých deskách, na nichž budou první dvě či tři věty a hlavní body prezentace napsané velkým písmem. Pokud přijde na začátku příliš velká tréma, tato pomůcka by Vám měla pomoci. Nezapomeňte publikum oslovit a představit se. Potom sdělte konkrétně téma své prezentace, měl Ja^° "v°d můžete použít by to být nejlépe zajímavý titulek, který vystihuje ' ^neb° zajímavé sdělen problematiku a zaujme diváka. Dále diváka krátce uvedete do problematiky a naznačíte obsah a časový rozvrh prezentace. Časový rozvrh je důležitý hlavně u přednášek trvajících delší dobu nebo při školeních, která jsou třeba i na celý den. Vyhnete se tak otázkám typu „Kdy bude přestávka?". nějaký Dostat se k posluchačům blíže není úplně jednoduché a ne každý to napoprvé zvládne. Naštěstí existuje pár triků. Jistě víte, že člověk potřebuje pouze pár sekund na to, aby si u vás utvořil první dojem. Proto i výběr oblečení a další úprava zevnějšku hraje roli. I před samotným začátkem prezentace, když se budete připravovat, byste měli působit sebevědomě. Dále je pro prolomení ledů dobré říci na začátek něco veselého, či položit přímou otázku do publika a vyzvat k hlasité odpovědi. PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI 2.3. Hlavní sdělení □ Základní struktura prezentace Posluchači jsou nejpozornější v prvních 5 minutách Vašeho projevu, a také na jeho konci. Toho je třeba využít. Proto je vhodné zdůraznit to nejpodstatnější hned na začátku a na konci znovu zopakovat. Můžeme rovněž využít prostředky ke zvýšení a povzbuzení pozornosti i během přednášky, a to zejména: hlasovými prostředky: změnami hlasitosti (ztišením i zesílením), nebo dramatickými pauzami naznačíme, že se chystáme říct něco důležitého řečovými prostředky: různými slovy zdůrazníte sdělení (např. „nyní", „pozor"), oslovíte přímo publikum nebo konkrétní osobu („Vy, jako daňoví poradci..."), dáte najevo své emoce („Toto mě úplně ohromilo...") vizuálními prostředky: nový obrázek, použití nového média, pohyb (gesta, nakreslíte něco na tabuli), demonstrace (přímo na posluchačích - vypůjčíte si od někoho nějaký předmět atd.) ■ Co vám ještě může pomoci? Když vám publikum téměř usíná, můžete vyzkoušet další pomůcky (i když za jejich únavu samozřejmě nemůžete). » Náhlý akustický podnět (lehký úder do stolu jako podtrhnutí nějakého výroku), » otázky na diváky, » oslovení někoho konkrétního (ale dříve než skutečně usne). Pokud se ale publikum nudí, je to vždy jen Vaše chyba. Co můžete v takové situaci udělat? Začít vynechávat nepodstatné informace. Nikdy ale nepřiznejte, že jste si všimli, že nudíte, a neomlouvejte se za to. Jak se vyrovnat s vyrušováním během Vaší prezentace? Můžete je ignorovat. Pokud to nelze, stačí drobné přikývnutí nebo cílený pohled. Tím dáte najevo, že berete na vědomí námitku, aniž byste odpověděli. Dále můžete námitku krátce probrat, ale hned se vrátit k tématu. Pokud není možné námitku rychle odbýt, odložte otázku na pozdější diskusi. 2^ Závěr prezentace Často opomíjená část prezentace (např. z časových důvodů) má v prezentaci rovněž své nezastupitelné místo. Může totiž vytvořit poslední dojem. A nestačí jen známá ohraná věta „Děkuji vám za pozornost". Když dáte signál ke konci přednášky, posluchači znovu zaměří svou pozornost na Vás. Máte tedy možnost znovu neměli byste už zopakovat nejdůležitější body, případně podnítit diváky k diskuzi. Shrnutí prezentace a následující diskuze Shrnete vše důležité, co jste chtěli posluchačům říci, a přejdete k diskuzi, kterou můžete i předem vymezit. Řeknete např. „Navrhuji, abychom se věnovali pouze tomu a tomu...". Když se diskuze nerozbíhá, můžete sami sobě dát otázku, kterou máte předem připravenou, např. » „Často se mě ptají.", » „Rádi byste se možná zeptali na..." atd. Diskusi vždy regulujte slovně i gesty (např. vyvolávejte, ukazujte). Potom diskusi ukončete, shrňte co přinesla a poděkujte za diskusi. Vždy děkujte konkrétně (za diskusi, za návrhy...), nikdy neděkujte za trpělivost. To by bylo opět znevažování Vaší práce. PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI 2.5. Diskuze a zvládání námitek Už víme jak diskusi uvést. Předem oznamte, jak se posluchači mají hlásit o slovo (zdvořile), a trvejte na dodržení disciplíny. V průběhu diskuse organizujte, pokud to lze vyvolávejte jednotlivce jménem (ale všechny, jinak byste některé mohli urazit). Měli byste zajistit, aby se diskuse účastnili všichni rovnoměrně. Očním kontaktem byste měli vyjádřit, že Vaše odpověď patří celému publiku. Je užitečné otázku vždy zopakovat. Tak ji uslyší všichni a navíc máte čas na promyšlení odpovědi. Také máte možnost negativně myšlenou otázku přeformulovat pozitivně. I námitky berte jako otázky. Neříkejte tázajícímu „To je ale skvělá otázka!", tím byste ostatní posluchače frustrovali. Neodpovídejte na otázky, které jsou mimo Vaši kompetenci. Jak na diskuzi Tipy pro řešení nevítaných situací: ■ tři otázky v jedné - měli byste tazatele hned po 1. otázce zastavit, pokud to není možné, odpovězte na otázku, která se vám nejlépe hodí ■ nekonečná otázka - přerušte tazatele větou jako: „Zformulujte, prosím, otázku stručněji..." ■ „Mám asi hloupou otázku..." - odpovězte „To ale vůbec není hloupá otázka" ■ nevítaný komentář - řekněte „Děkuji za váš komentář" a dále se jím nezabývejte ■ jeden z posluchačů odpoví místo Vás - odpověď přeformulujte a zopakujte, stoupněte si blízko něj (zastíníte ho), na konci odpovědi přidejte pochvalu posluchači (že má dobrý přehled atd.) ■ diváci se začnou bavit mezi sebou - oslovte jednoho z nich, aby zpřístupnil diskusi ostatním ■ zpochybňují Vaše fakta - nechte si přesně označit zpochybňovaná fakta, snažte se je obhájit (pokud to nejde na místě, slibte písemné objasnění) ■ pokud Vám někdo podsouvá svůj názor („Pokud jsem Vám dobře rozuměl...") -nenechte si nic vnutit, přeformulujte větu a opakujte své stanovisko ■ položí úplně hloupou otázku - snažte se ji přeformulovat, aby se hodila do Vaší koncepce ■ ne vše co se Vám zdá jako útok na vaši osobu, je skutečně úmyslný útok - na každou otázku i námitku nahlížejte v prvé řadě pozitivně. 2.6. Powerpointová prezentace Základní pravidla jak na powerpoint V souvislosti s rozvojem počítačové technologie se při přednáškách často používá program Microsoft PowerPoint, který činí prezentaci přehlednější. Zajímavými obrázky, videem, či hudbou můžeme upoutat případnou uvadající pozornost a zájem posluchačů. Přesto je nutné vyvarovat se v práci s tímto programem mnoha chyb. Doporučuje se: ■ ■ ■ ■ ■ ■ nepřehlcovat jednotlivé slidy mnoha informacemi (psát jen heslovitě důležité body) používat dostatečně velké, nepatkové písmo (např. Arial, velikost 30 a více) a mezi řádky dělat mezery pro zvýšení přehlednosti nepoužívat písmo zelené či jiné nevýrazné barvy (ideální je černé písmo na světlém pozadí) používat názorné obrázky či ukázky, které zkonkretizují náš projev verbálním projevem docílit toho, aby na sebe jednotlivé slidy logicky navazovaly ukládat prezentaci i ve starších verzích Microsoft PowerPointu, pokud si nejsme jisti, zda je počítač, který budeme mít při prezentaci k dispozici, vybaven novější verzí PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI 3 Pomocné prostředky zefektivňující účinek sdělení 3.1. Volba jazyka Při volení způsobu, jakým budete ke svým posluchačům promlouvat, se doporučuje řídit se úrovní toho, kdo bude naslouchat. Svůj jazyk byste této skutečnosti měli pokud možno vždy adekvátním způsobem přizpůsobit. Tak např. manažerská prezentace vyžaduje spisovný jazyk v hovorové podobě, zatímco pro jiné publikum (např. pro mistry) bude vhodnější volit jazyk hovorový, možné používat i lehce peprnější výrazy. Také jednotlivé profese používají různý jazyk - někdy až natolik specifický, že mu ostatní stěží rozumí (novinářská hantýrka, řeč politiků, úředníků, obchodní výrazy atd.). Proto někdy tak málo rozumíme politikům nebo úředníkům. Nesnaží se totiž, abychom jim opravdu rozuměli. My naopak budeme při prezentaci klást důraz na to, aby nám porozuměli všichni. Z tohoto důvodu není vhodné přílišné používání cizích slov, čímž jednak vyřadíte část posluchačů, kteří dané slovo neznají, v horším případě užijete slovo v nesprávném kontextu a stanete se terčem posměchu těch, kteří jej znají. Také prvky nářečí mohou znít posluchačům nepříjemně. „nantec" Náš mateřský jazyk je tak bohatý, že sám o sobě nabízí řadu možností, jak udělat prezentaci různorodou a zajímavou, čemuž můžeme výrazně dopomoci zejména pomocí práce s hlasem, s důrazem a intonací. Rovněž lze doporučit dokládat Vaše tvrzení, či argumenty vhodnými přirovnáními. Takové dobře použité přirovnání může udělat z jinak složité a těžce pochopitelné věci věc srozumitelnou a jasnou. 3.2. Rétorika v prezentaci Při prezentování na veřejnosti je jedním z nejdůležitějších úkolů řečníka potlačit rušivé faktory své řeči, které on sám často nevnímá, ale diváky mohou velmi rušit, až obtěžovat, či vyrušovat. Tyto chybičky odvádějí nejčastěji divákovu pozornost od obsahu, ale mohou jej i dokonale odradit, nebo dokonce rozčílit. Pramení nejčastěji z nervozity přednášejícího, která může být zapříčiněna nejistotou (např. z nepřipravenosti) nebo obyčejnou trémou (což je většinou iracionální úzkost a strach ještě před začátkem prezentace). Chyby můžeme dělat jak v neverbálním projevu, tak i v hlasovém vyjádření, nejméně snad ve volbě obsahu, proto začátečníkům doporučujeme provádět pravidelná rétorická cvičení, sloužící k uvolnění mluvidel a jasnější i srozumitelnější artikulaci. 3.3. Optimalizace verbálního projevu Optimalizace verbálního projevu Zde si uvedeme několik tipů, jak zapůsobit na publikum prostřednictvím řeči: ■ používejte slůvka TY/VY a sdělujte spíše, co chce slyšet a vidět divák, ne co zajímá vás ■ slovo JÁ používejte jen záměrně, pokud hovoříte o sobě, pokud je to významné pro dosažení Vašeho cíle ■ abstraktní vyjádření nahrazujte spíš praktickými a konkrétními příklady ■ nepoužívejte složitá souvětí (cca 15 slov ve větě je považováno za průměr) ■ používejte aktivní, pozitivní věty (např.: „Používej pozitivní" místo „Nepoužívej negativní"), jde o jednodušší způsob zpracování informací Jak zapůsobit na publikum. PREZENTAČNÍ DOVEDNOSTI Technika a prezentace ■ svá sdělení opakujte, napomůžete tak zapamatování ■ mluvte hlasitě, přiměřeným tempem Nemusíte se obávat, že pokud uděláte pauzu na nadechnutí, hned to bude bráno jako selhání (zapomenutí textu atd.). Naopak se můžete naučit využívat tzv. „dramatické pauzy" ve správný okamžik. Ten může nastat na začátku prezentace, ještě než začnete mluvit, nebo když chcete upoutat pozornost např. na promítací plátno. Dále když něco dělá hluk, např. něco spadne na zem, manipulujete s Vašimi podklady nebo s technikou, atpod. Technika představuje sama o sobě jedno z úskalí mluveného projevu. Je třeba se naučit upoutávat pozornost na další obrázek (slide). Vždy musíte vhodně ohlásit přechod na další obrázek, ale zároveň neříci posluchači vše, co tam uvidí. Můžete použít věty jako: » „Jako další následuje...", » „Pomysleme na...", » „Jaké to má důsledky?" atd. Můžeme tímto sdělením také předem zdůraznit důležitost dalšího sdělení. Přechodovou větu vždy musíme doříci před přepnutím obrázku. Pokud by výměna vizuálních pomůcek měla trvat delší dobu, nemusíte pauzu vyplňovat verbálním projevem. Můžete divákovi dát až 10 sekund pauzu, při které zpracuje informace, popřípadě se zamyslí nad nějakou otázkou, kterou nastolíte. Při komentování obrázku se vyhněte tvrzením. Raději nejdříve popište, klaďte otázky, nechte posluchače, ať sami vyvodí závěry. Dále v mluveném projevu nikdy předem svou prezentaci neshazujte větami jako: Určitě se » „Není toho mnoho, co Vám chci říct", vyhněte » „Většina informací Vás nebude zajímat" atd. následujícímu! „<>,,,, Vyhýbejte se také používání trpného rodu, podmiňovacího způsobu a dalších neurčitých a neosobních frází. Např. „Bylo zjištěno, že...", „To by mohlo znamenat". 3.4. Řeč těla □ Jak uvlonit energii či stres Pokud řeč těla nekoresponduje s tím, co říkají ústa, projev působí nedůvěryhodně. Již při příchodu do místnosti, v níž budete prezentovat dbejte na vzpřímené držení těla. A co při prezentaci - chodit nebo stát? Záleží na tom, v jaké poloze* se cítíte lépe a jaké přednášíte skupině. Pokud ^etfe\^fUvěáori^i