SPISOVÁ SLUŽBA správa.jpg Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů ¨zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce a jeho právních předchůdců ¤zahrnuje npříjem nevidenci nrozdělování noběh nvyřizování nvyhotovování npodepisování nukládání nvyřazování ve skartačním řízením nkontrolu výše uvedených činností výkon.jpg Spisovna ¨místo určené k ¤uložení ¤vyhledávání ¤předkládání ¤ ¨dokumentů pro potřebu původce ¤k provádění skartačního řízení spisovna.jpg Spisová služba ¨Spisový řád ¤vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty ve skartačním řízení ¨Spisový znak ¤označení, zařazující dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování Spisová služba ¨Skartační znak ¤označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení ¨Skartační lhůta ¤doba, během níž musí být dokument uložen u původce Spisová služba ¨vykonávána určenými původci ¤elektronický systém spisové služby nsplňuje požadavky stanovené národním standardem pro elektronické systémy spisové služby ¤spisová služba v listinné podobě ¤ spisovka.jpg Vývoj spisové služby ¨středověk ¤minimum písemné agendy nlistiny, úřední knihy, účetní knihy nnebyl nutný systém ¨od 16. století ¤rozvoj byrokratického správního aparátu ¤dělení práce v kancelářích ¤vytváření spisů ¤evidence a ukládání v registraturách Vývoj spisové služby ¨od 18. století ¤vznik prvních instrukcí pro spisovou službu ¨19. a 20. století ¤snahy o modernizaci ¨2. polovina 20. století ¤zavedení jednotného archivnictví ¤systematická metodická péče o spisovou službu Životní cyklus dokumentů Příjem, označování dokumentů ¨určení původci zajistí příjem dokumentů ¨doručené dokumenty a dokumenty vytvořené určeným původcem ¤v den, kdy byly doručeny nebo vytvořeny nopatřeny jednoznačným identifikátorem n Evidence, rozdělování dokumentů ¨evidence dokumentů ¤záznam o dokumentu v evidenci nspojen s dokumentem jednoznačným identifikátorem njmenný rejstřík nčást evidence určená pro vyhledávání, ověřování a automatické zpracování údajů (adresy, adresáti) ¨rozdělování dokumentů ¤předání příslušné organizační součásti určeného původce ¤pověřené osobě nzáznam v příslušné evidenci dokumentů ¨ Vyřizování dokumentů ¨Spis ¤všechny dokumenty týkající se téže věci nanalogové se spojí fyzicky ndigitální prostřednictvím metadat ¨Vyřízení spisu ¤zpracování návrhu ¤schválení ¤vyhotovení ¤podepsání ¤vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení ¤ ¤ Podepisování dokumentů ¨dokumenty určeného původce podepisuje ¤statutární orgán nosoba oprávněná za něj jednat nosoba jím pověřená ¨uzavření spisu ¤po vyřízení věci nkompletace všech dokumentů patřících do spisu nkontrola a doplnění údajů před uložením do spisovny npřevedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standardu nnesmějí být vyjímány jednotlivé dokumenty Razítka ¨Použití razítek ¤se státním znakem ¤uznávaného elektronického podpisu ¤kvalifikovaného časového razítka ¨upravuje určený původce ve spisovém řádu razítka.jpg Spisový řád ¨vydán určenými původci ¨zahrnuje ¤spisový a skartační plán nseznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými nspisovými znaky nskartačními znaky nskartačními lhůtami ¨určení původci označují dokumenty spisovými a skartačními znaky a skartačními lhůtami dle spisového a skartačního plánu ¨spouštěcí událost ¤vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu npočátek plynutí skartační lhůty Ukládání dokumentů ¨po dobu trvání skartační lhůty jsou všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce uloženy ve spisovně ¤podle spisového a skartačního plánu nzpravidla ihned po vyřízení vyhledat.jpg Podmínky uložení spisovny v budově ¨prostory nesmí být ohroženy povodněmi ¨musí být zpracována požární dokumentace ¤vybavení práškovými hasicími přístroji ¨zabezpečení proti škodlivým vlivům ¤přírodní vlivy a jevy vyvolané činností člověka nprůnik vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek, působení fyzikálních jevů, nadměrná prašnost ¤které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů ¨vybavení regály pro ukládání dokumentů ¨zajištění proti vstupu nepovolaných osob ¨ ¨prováděcí předpis k zákonu o archivnictví ¤vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů Podatelna ¨místo určené k příjmu doručených dokumentů npříjem noznačení nevidence dokumentů ¤musí být vybavena zařízením umožňujícím příjem datových zpráv doručovaných na elektronické adresy podatelny Příjem dokumentů ¨datum doručení dokumentu ¨podací razítko ¤doručený dokument v analogové podobě je označen otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení (alfanumerický kód) nnázev veřejnoprávního původce, kterému byl dokument doručen ndatum doručení dokumentu nněkdy se vyznačuje také čas doručení nčíslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů npočet listů doručeného dokumentu npočet listinných příloh dokumentu npočet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě n ¨ Autorizovaná konverze ¨pokud veřejnoprávní původce vykonává ¤spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů do dokumentu v analogové podobě ¤spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů do dokumentu v digitální podobě konverze.jpg Evidence dokumentů ¨veřejnoprávní původce eviduje doručené dokumenty ¤základní evidenční pomůcky ndokumenty doručené v listinné podobě npodací deník nkniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů, označená názvem původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je vedena a počtem všech listů ndokumenty doručené v elektronické podobě nelektronický systém spisové služby ¨ Podací deník ¨pořadové číslo dokumentu ¨datum doručení dokumentu ¨údaje o odesílateli ¨identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele ¤počet listů ¤počet listů nebo počet svazků příloh ¤počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě ¨stručný obsah dokumentu ¨označení organizační součásti veřejnoprávního původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení ¤způsob vyřízení ¤datum odeslání ¤počet a druh odeslaných příloh podací.jpg Elektronický systém spisové služby ¨informace jako v podacím deníku ¨jednoznačný identifikátor dokumentu ¨informace o druhu dokumentu podací_eelktronicky.jpg Tvorba spisu ¨Spis ¤tvořen spojováním dokumentů ¤sběrný arch spis.jpg Rozdělování a oběh ¨podatelna po zaevidování dokumentů ¤rozdělení dokumentů k vyřízení norganizační součásti veřejnoprávního původce nurčené fyzické osoby Vyřizování dokumentů a spisů ¨vyřizování dokumentu ¤dokumentem ¤postoupením ¤vzetím na vědomí ¤záznamem na dokumentu ¤dalšími způsoby dle spisového řádu původce ¨uvádí se v evidenční pomůcce ¨přidělení spisového znaku ¤skartační režim dle platného spisového a skartačního plánu ¨ Vyhotovování dokumentů ¨záhlaví ¤označení původce (název, adresa) ¨číslo jednací nebo evidenční číslo dokumentu ze samostatné evidence dokumentů ¨číslo jednací doručeného dokumentu nebo evidenční číslo doručeného dokumentu pod kterým je dokument evidován u svého odesílatele ¨datum podpisu dokumentu ¨počet listů (listinná podoba) ¨počet příloh ¨jméno, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené podpisem ¤oprávněná osoba také k užívání úředních razítek ¨pro výkon spisové služby si původce ponechává prvopis vyhotoveného dokumentu nebo jeden stejnopis prvopisu vyhotoveného dokumentu Odesílání dokumentů ¨prostřednictvím výpravny ¤opatřuje dokument náležitostmi potřebnými k jeho odeslání ¤odesílání datových zpráv ze zveřejněných elektronických adres podatelny Ukládání dokumentů ¨uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu ukládány do spisovny ¤evidence uložených spisů ¤evidence zapůjčování a nahlížení do spisů spisovna_1.jpg Zpracování a struktura spisového a skartačního plánu ¨přehled spisových znaků ¨hierarchicky uspořádané věcné skupiny ¨skartační znak ¤A (archiv) ndokument trvalé hodnoty, ve skartačním řízení s návrhem na vybrání za archiválii ¤S (stoupa) ndokument bez trvalé hodnoty, ve skartačním řízení navržen na zničení ¤V (výběr) ndokument se ve skartačním řízení posoudí a navrhne z archiválií nebo ke zničení ¨skartační lhůta ¤číslo za skartačním znakem ¤určena počtem celých roků počítaných od 1. ledna následujícího kalendářního roku, v němž nastala spouštěcí událost ¤ Vyřazování dokumentů ¨vyřazovány dokumenty a spisy, jimž uplynula skartační lhůta ¤původce vyhotoví seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení nseřazen dle spisových znaků nodděleně uvedeny dokumenty nse skartačními znaky A, S nse skartačním znakem V původce posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem A nebo S Skartační řízení ¨původce předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů, spisů a úředních razítek příslušnému archivu ¤odborná archivní prohlídka ¤posouzení výběru dokumentů se skartačním znakem A, S, V ¤stanovení doby a způsobu předání archiválií příslušnému archivu ¤vyhotovení protokolu o skartačním řízení ¤předání dokumentů v analogové podobě příslušnému archivu ndokumenty v elektronickém systému spisové služby s metadaty Stránky z A_Smernice 3_2012 A_spisovy_TO_D2 (1).jpg Stránky z A_Smernice 3_2012 A_spisovy_TO_D2 (1)-3.jpg Stránky z A_Smernice 3_2012 A_spisovy_TO_D2 (1)-2.jpg A Priloha 3_Stránka_01.jpg A Priloha 3_Stránka_03.jpg typovy.jpg rejstrik.jpg Použitá literatura ¨Zákon č. 499/2004 Sb. v platném znění ¨Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby ¨