Jemný úvod do archivní teorie i praxe • I. Cesta dokumentu do archivu • II. Struktura archivní sítě v ČR • III. Využívání archivů neboli jak se státi badatelem archiv • zařízení, které slouží k uchovávání archiválií a odborné péči o ně • jiné významy (budova, spisovna, osobní úschovna …) Nutná terminologie • dokument – každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, který vznikl z činnosti původce • původce – každý právní nebo soukromý subjekt, který svou činností produkuje dokumenty druhy původců • veřejnoprávní původci (organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, školy …) • soukromoprávní původci (podnikatelé, politické strany, profesní komory…) Ještě trocha teorie • spisová služba – pojem označuje oběh písemností v instituci, a to od přijetí dokumentu, jeho označení, zapsání, přidělení ke zpracování či vyřízení, podepsání, odeslání až po uložení • spisovna – vymezené místo v instituci k ukládání dokumentů Kde může být dokument? • U původce - spisovna - osobní držení • V archivu výběr dokumentů do archivu • posouzení hodnoty dokumentu a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie • SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ • vyřazují se dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce • příslušný archiv provádí výběr archiválií kritéria výběru • trvalá hodnota dokumentu vzhledem: • k době vzniku • k obsahu (taxativně vymezené druhy – příl. 2 AZ) • k původu • k vnějším znakům Skartační řízení • za správné provedení je odpovědný původce • skartační řízení se provede vždy při zániku původce Kroky skartačního řízení • původce - skartační návrh (seznam dokumentů, které jsou předmětem skartačního řízení) • archiv - protokol (soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie a soupis dokumentů, které lze skartovat) • o předání archiválií do archivu se sepíše úřední záznam Výběr archiválií mimo skartační řízení z dokumentů: • původce nebo vlastníka, který nemá povinnost vykonávat spisovou službu • které neprošly skartačním řízením • nalezených • nabídnutých ke koupi (Také tady vyhotoví archiv protokol jako u normálního řízení) Archiv archivní fond • soubor archiválií, které pocházejí od jednoho původce, který vznikl výběrem z dokumentů, které původce svou činností vytvořil skladba fondů v archivu • fondy vzniklé z úřední činnosti původců (instituce správní, soudní…) • fondy sbírkové – sbírky archiválií, ale i fotografií, letáků atp. • osobní pozůstalosti zpřístupňování • evidence • pořádání - snaha o zachování původní registratury - vyhotovení archivní pomůcky uspořádání dokumentů vždy podle správního hlediska Struktura archivnictví v ČR • Ministerstvo vnitra (MVČR) – http://www.mvcr.cz/ • Odbor archivní správy – řídí výkon státní správy v oblasti archivnictví a výkon spisové služby Právní úpravy: • Zákon o archivnictví a spisové službě (499/2004) • Vyhláška 645/2004 – prováděcí • Vyhláška 646/2004 – o podrobnostech výkonu spisové služby Struktura • Veřejné archivy • Soukromé archivy Veřejné archivy • Národní archiv (bývalý Státní ústřední archiv) – ukládá dokumenty organizačních složek státu s celostátní působností (s výjimkou těch, které si zřídily specializované nebo bezpečnostní archivy) • státní oblastní archivy – ukládají dokumenty organizačních složek státu s působností na území kraje, okresu nebo obce (s výjimkou těch, které si zřídily specializované archivy). • V jejich struktuře – Státní okresní archivy Struktura Národní archiv Státní oblastní archiv Státní oblastní archiv Zemský archiv Státní okresní archivy Státní okresní archivy Státní okresní archivy specializované archivy • Mohou zřizovat organizační složky státu, státní organizace, VŠ • ukládají archiválie vzniklé z činnosti jeho zřizovatele nebo jeho právních předchůdců • musejí být akreditovány ministerstvem bezpečnostní archivy • mohou zřizovat ministerstva, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby pro utajované dokumenty • do ústřední evidence předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení • nahlížení se řídí zvláštním právním předpisem archivy územních samosprávných celků městské archivy archivy dohlížejí na výkon spisové služby svého zřizovatele (předarchivní péče) Soukromé archivy • k existenci potřebují akreditaci • církevní, firemní … Česká archivní společnost (ČAS) • je dobrovolným profesním sdružením archivářů • úkolem České archivní společnosti je podpora odborných aktivit a zájmů archivářů v České republice, včetně jejich uplatnění v archivech. • ČAS se věnuje teorii archivistiky, archivní praxi, pomocným vědám historickým a dalším oborům • http://www.cesarch.cz/ Badatelna VZOROVÝ BADATELSKÝ ŘÁD (Příloha č. 3 k vyhlášce č. 645/2004 Sb.) • badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv • vyplní badatelský list • nový badatelský list vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok • při nahlížení se řídí pokyny zaměstnance pověřeného dozorem v badatelně • před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla… • je nutné zachovávat klid, není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat VZOROVÝ BADATELSKÝ ŘÁD (Příloha č. 3 k vyhlášce č. 645/2004 Sb.) • zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně není povinen poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií nebo překládání do jiných jazyků, podávání výkladu o historických reáliích apod. • Při nahlížení badatel archiválie šetří. Archiválie nelze používat jako psací podložky, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat. VZOROVÝ BADATELSKÝ ŘÁD (Příloha č. 3 k vyhlášce č. 645/2004 Sb.) • K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek • Lhůta třicet kalendářních dnů • Po ukončení nahlížení – vrácení archiválií v původním rozsahu. CITACE • při využití ve vědeckých nebo jiných pracích: název archivu, využité archivní soubory a signatury nebo inventární čísla archiválií (archivní údaje), z nichž bylo čerpáno. • MZA, B 95, kart. 324, fol. 79-83. • Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla nahlížením do archiválií uložených v archivu, zašle příslušnému archivu jeden její výtisk NAHLÍŽENÍ • K nahlížení v archivech jsou přístupné jen archiválie starší třiceti let, není-li dále stanoveno jinak. Ustanovení se nevztahuje • na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů. • na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti bývalé StB, společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě. Nahlížení se odepře, jestliže je vylučuje • a) fyzický stav archiválií • b) stav zpracování • c) fyzická osoba nedá souhlas k nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její citlivé osobní údaje • d) zvláštní právní předpis nahlížení • Nahlížení do archiválií lze v případě b) výjimečně umožnit vědeckým badatelům a studentům na základě žádosti doložené písemným potvrzením pracoviště Pořizování reprodukcí archiválií • V badatelně je možné používat vlastní reprodukční zařízení k pořizování reprodukcí (se souhlasem zaměstnance pověřeného dozorem v badatelně). • Souhlas se vyjádří podpisem na badatelem vyplněné písemné žádosti, (jejíž vzor je přílohou vzorového badatelského řádu). Archivní pomůcky • Průvodce po archivních fondech • Inventář (katalog) Průvodce po archivních fondech přehled a soupis fondů v archivu inventář popis jednoho fondu = soupis v něm uložených materiálů • Archiv umožňuje badatelům nahlížení do archivních pomůcek. • S archivními pomůckami předloženými k nahlížení se zachází obdobně jako s archiváliemi a jako s literárními díly. Objednání archiválie • vyhledání požadovaného materiálu v archivní pomůcce (inventáři) • vyplnění objednacího lístku • očekávání (objednací lhůty) Bádání