Checklist – účast na mezinárodní konferenci z organizačního hlediska Hotovo? Orientační termín ke konferenci Vlastní termín (skutečný) Aktivní/ pasivní účast Aktivita ☐ 10-12 měsíců před A/P Výběr konference ☐ 9-10 měsíců před A Odevzdán abstrakt ☐ 6-7 měsíců před A/P Zveřejněny organizační informace (registrační poplatky, ubytování, doprava…) ☐ 6-7 měsíců před A Přijetí abstraktu, příp. se změnou typu příspěvku a úpravy dle recenze (termín pro opravu cca 1-2 týdny), informace o formě zveřejnění abstraktu (web + sborník abstraktů) ☐ 6 měsíců před A Termín pro opravu abstraktů po recenzích, nutnost zohlednit recenze a formální zadání (rozsah, formátování) ☐ 5-6 měsíců před A Oznámení termínu pro abstrakty po korekturách (na jejich zpracování cca týden) s vymezením formy (rozsah, formátování, barvy, styl citací…) ☐ 4-5 měsíců před A Oznámení termínu pro odevzdání plných textů (na zpracování cca měsíc) ☐ 4-5 měsíců před A/P Přehled přijatých příspěvků a sociální program ☐ 4 měsíce před A/P Zajištění cestovního spojení ☐ 4 měsíce před A/P Registrace na konferenci (i autorů) ☐ 4 měsíce před A/P Zaplacení konferenčního poplatku, řešena forma potvrzení, možné přidat poplatek za společenský program (později možné dokoupit jen někdy, částka cca 50 euro) ☐ 4 měsíce před A Termín pro odevzdání plných textů ☐ 3-4 měsíce před A Pokyny k formátu posterů ☐ 3 měsíce před A/P Potvrzení zaplacení konferenčního příspěvku (částka cca 350 euro), pozor na to, kde banka strhne za provedení platby (musí platit plně návštěvník konference) ☐ 3 měsíce před A/P Zakoupení letenek ☐ 3 měsíce před A/P Zajištění ubytování (rezervace a platba) ☐ 2 měsíce před A Informace o akceptování plného textu příspěvku s recenzemi a termínem pro opravu (na zpracování cca 2 týdny) ☐ 1-2 měsíce před A/P Finální program konference ☐ 1-2 měsíce před A Vyplnění a zaslání „copyright form“ pro sborník ☐ 1-2 měsíce před A Termín pro finální verze plného textu před publikováním ☐ 1 měsíc před A Výzva pro opravy plných textů po korekturách do sborníku (termín cca za 1-2 týdny) ☐ 1 měsíc před A/P Přihlašování na workshopy ☐ 1 měsíc před A Odeslání prezentace organizátorům pro uložení, jména přednášejících na jmenovky ☐ 3 týdny před A/P Practical guide od organizátorů (informace o místních taxislužbách, měna…) ☐ 1-2 týdny před A/P Pozvánka na doprovodný program (ne plně spojený s konferencí, např. setkání s editory knihy na téma spojené s konferencí) ☐ 0 A/P PRŮBĚH KONFERENCE – prezentace, síťování ☐ 3-7 dní po A/P Vyplnění cestovního příkazu (zpráva po cestě + doklady zaplacení všeho) ☐ 1 týden po A Požadavek na kontrolu plných textů před odesláním do tisku (na provedení cca 3 dny) ☐ 1-2 týdny po A/P Informace o konferenci pro KISK a odbornou veřejnost (Inflow, Ikars) - shrnutí průběhu, výstupy (prezentace a fullpapery), kontakty ze síťování, odkaz na sborník a příspěvky ostatních ☐ 3-4 týdny po A Žádost o zveřejnění prezentace ☐ 2 měsíce po A/P Pozvání na další ročník konference – zaslání abstraktů příspěvků je cca 4 měsíce po konání předchozího ročníku Rozdíly u jiných typů akcí V případě lokální konference jsou obvykle všechny lhůty kratší – o kolik, to závisí na velikosti konference, někdy (ale spíše výjimečně) lze např. příspěvek přihlásit i cca 1-2 týdny před konáním, obvykle ale u lokálních konferencí jsou období cca poloviční proti výše uvedenému. V případě odborného semináře většinou není možné sám přihlásit vlastní odborný příspěvek, přednášející jsou cíleně osloveni organizátory. Setkat se můžete i s výjimkami. Semináře také často mají kratší období proti konferencím, množství příspěvků je omezené, ale jsou delší a věnují se problematice více do hloubky.