Stručný návod ke schedování v databázi vedené v programu Microsoft Access 1997, 2000 nebo 20031 Jiří Danihelka 1. Stáhneme základní soubor ke schedování Schedy_XX z domovské stránky předmětu Zpracování základních botanických dat na internetových stránkách ústavu a uložíme jej na pevný disk počítače. Přejmenujeme databázi Schedy_XX.mdb např. na Schedy_KF.mdb, kde KF reprezentuje iniciály majitele databáze. Při pojmenování souboru i objektů databáze (viz níže) je velmi vhodné nepoužívat písmena s diakritickými znaménky ani mezery. Databázi otevřeme a v případě, že používáme verze programu Microsoft Access 2000 nebo 2003, převedeme podle návodu do příslušného formátu. Otevřenou databázi si nejdříve prohlédneme. Databáze v programu Microsoft Access obsahuje několik druhů objektů, a to tabulky, dotazy, formuláře a sestavy. Ostatní objekty nebudeme v tomto případě potřebovat. Popis databáze Připravená databáze obsahuje tři tabulky, dva dotazy, tři formuláře a dvě sestavy. Tabulky (1) Tabulka Schedy_XX obsahuje zapsané schedy herbářových dokladů. Tabulku je možné přejmenovat, ale tento zásah vyžaduje změny dalších databázových objektů. Pokud neumíte zacházet s programem Microsoft Access, doporučuji do struktury databáze nezasahovat. (2) Tabulka Taxony obsahuje seznam cévnatých rostlin s taxonomickým pojetím (a z něho vyplývajícím jmenoslovím) podle Klíče ke květeně České republiky (Kubát 2002). Při zadávání sched vybíráme vědecké jméno z připojeného sloupce Taxon_and_Author této tabulky. (3) Tabulka Pocet je pomocná tabulka, která umožňuje tisk většího počtu (duplikátových) sched k jednomu sběru. To je užitečné, pokud jsme sebrali větší počet exemplářů, které bude nutno umístit na více než jeden arch herbářového papíru. Dotazy Dotaz Tiskovy_dotaz_hlavní slouží k výběru sched pro tisk podle pole ID, což je první pole tabulky Schedy_XX; má formát automatického čísla a vyplňuje se automaticky při založení nového záznamu. Současně je výběr podmíněn hodnotou YES v poli Vytiskni. Dotaz Tiskovy_dotaz_duplikáty slouží k výběru sched pro tisk druhé a dalších sched stejného ID. Současně je výběr podmíněn hodnotou YES v poli Vytiskni. Formuláře Formuláře Formulář_1, Formulář_2 a Formulář_3 slouží k vyplňování sched do tabulky Schedy_XX. Sestavy Sestava tisk_sched_hlavni slouží k tisku první schedy od vybraného záznamu (ID). Sestava tisk_sched_duplikáty slouží k tisku druhé a dalších sched od vybraného záznamu (ID). Je možné vytvořit větší počet sestav a používat např. jinou sestavu pro sběry z České republiky a jinou pro sběry ze zahraničí. 1 verze 2 z 18. března 2007 Pracovní postup při vyplňování sched Vyplňování sched Otevřeme formulář psaní sched a obvyklým způsobem vyplňujeme požadované údaje. Prvních deset sched, které zůstaly v souboru jako předloha, při použití čerstvě stažené databáze přepisujeme), pak přidáváme nové záznamy. Pole Cislo slouží pro vlastní číslování herbářových dokladů a je možné je přepsat, popř. vynechat. Na další vyšší číslo přepisujeme ručně. Do pole Počet vyplňujeme počet položek jednoho sběru (slouží k tisku duplikátů sched); dbáme na to, aby pole nezůstalo prázdné, protože jinak by se scheda později nevytiskla. Vyplníme všechna potřebná pole, která chceme vytisknout na schedu. Při vyplňování sched lze použít různých klávesových zkratek: F2 umožní úpravu (editaci) pole; Control+“ zkopíruje data ze stejného pole předcházející věty!!! (tj. Řádku nebo záznamu); lze vybírat a kopírovat i celé záznamy, např. pomocí myši; Control PgDn/PgUp přesune kurzor na stejnou položku předchozí/následující věty; Ctrl F6 přepíná mezi okny téhož programu. Když jsme zapsali požadované schedy, tabulku uzavřeme. Vyběr sched pro tisk Otevřeme dotaz Tiskový_dotaz_hlavni v návrhovém zobrazení a v prvním sloupci vyplníme ID sched (první sloupec v tabulce Schedy_XX; má formát automatického čísla), které chceme vytisknout. Upravený dotaz uložíme a uzavřeme. Totéž platí pro tisk duplikátových sched (tj. druhé a dalších od stejného čísla). Použijeme však dotaz Tiskovy_dotaz_duplikaty. Tisk sched Otevřeme příslušnou sestavu a před tiskem prohlédneme schedy, které chceme vytisknout. Pokud jsme s výsledkem spokojeni, odešleme data na tiskárnu. Hotové schedy rozstříháme nebo rozřežeme a přidáme k rostlinám. Je třeba dávat pozor na to, abychom schedy nezaměnili. Formát sestavy lze editovat: je možné přidávat nebo ubírat pole určená k tisku, měnit formát a velikost písma, vložit hlavičku nebo odstranit pomocné čáry, které usnadňují rozřezání sched. Údržba databáze S výslednou databází lze dále pracovat. Například můžeme opravit po revizi jméno rostliny, zaznamenat do databáze, že doklad byl revidován, a při předání do muzea nebo do univerzitního herbáře si můžeme poznamenat, co se s dokladem stalo. Literatura Kubát K. [ed.] (2002): Klíč ke květeně České republiky. – Academia, Praha.