Příloha č. 5b Režimu zacházení se sbírkou Moravské galerie v Brně
Depozitární řád tranzitního depozitáře Moravské galerie v Brně, UMPRUM, Husova 14
1. Tranzitní depozitář je uzavřený, volně nepřístupný prostor, sloužící výlučně k přechodnému uložení a ochraně svěřených sbírkových předmětů. V jeho prostoru platí přísný zákaz kouření, používání otevřeného ohně či jakýchkoli tepelných zdrojů a konzumace potravin.
2. Tranzitní depozitář musí splňovat požadavky bezpečnosti a protipožární ochrany. Na vhodných místech musí být vyvěšeny protipožární předpisy a umístěny prvozásahové hasební prostředky. Depozitář musí být vybaven přístroji zabezpečujícími požadované vyvážené mikroklima (viz příloha A) a měřiči sledujícími jeho hodnoty, případně - vyžaduje-li to povaha uloženého materiálu - závěsy nebo jiným zařízením, které zamezuje přímému působení světelného záření.
3. Standardně dodržované klimatické podmínky v tranzitním depozitáři jsou: teplota 18-20 C, vlhkost 45-50%. V případě, že povaha uloženého materiálu vyžaduje úpravu těchto podmínek, vyžádá si to kurátor, který materiál do depozitáře uloží, u správce depozitáře. V případě nejasností konzultuje správce depozitáře klimatické podmínky s restaurátory MG.
4. Depozitář musí být vybaven řádnými úložnými systémy, optimálními z hlediska požadavků, kladených na uložení jednotlivých typů sbírek. Veškerá technická a manipulační zařízení, sloužící k nakládání se sbírkami, musí vyhovovat bezpečnostním předpisům a musí se pravidelně kontrolovat. Za kontrolu technického stavu odpovídá servis BOZP.
5. Tranzitní depozitář je rozčleněn dělící mříží na dvě části (A, B), z nichž pro každou platí specifický depozitární řád, níže uvedený.
6. Tranzitní depozitář A, oddělený od tranzitního depozitáře B uzamykatelnou mříží, je svěřen do správy konkrétního pracovníka (správce depozitáře), který ručí za stav a počet uložených sbírkových předmětů a za dodržování depozitárního řádu.
Vstup do tranzitního depozitáře B povoluje tentýž správce depozitáře, nepřebírá však zodpovědnost za sb. předměty zde uložené.
7. Vstup do tranzitních depozitářů A, B musí být zajištěn bezpečnostními zámky. Klíče od tranzitního depozitáře A se ukládají pod pečetí a mohou být vydány pouze příslušnému správci depozitáře, a to na základě písemného záznamu o převzetí a zpětném předání klíčů. Klíče od tranzitního depozitáře B se ukládají rovněž pod pečetí a mohou být vydány správci tranzitního depozitáře A nebo zaměstnanci MG, který hodlá do tohoto prostoru uložit sb. předměty, ovšem jen s předchozím souhlasem správce tranzitního depozitáře A, který vede záznam o převzetí a zpětném předání klíčů.
8. Přístup do tranzitního depozitáře A má pouze jeho správce; ostatní pracovníci včetně ředitele organizace mohou vstoupit jen v jeho doprovodu. O vstupu jakýchkoli osob (kromě správce depozitáře) se vede písemný záznam v návštěvní knize (datum, jméno, důvod vstupu, doba příchodu a odchodu).
9. Vstup do tranzitních depozitářů A, B je zásadně zakázán externím osobám s výjimkou těch, kteří zde plní pracovní povinnosti (pracovníci zabezpečovací firmy, údržba aj.).
10. Úklidové práce se mohou v tranzitních depozitářích A, B prováděny pouze za přítomnosti správce tranzitního depozitáře.
11. Tranzitní depozitář A slouží výhradně k přechodnému uložení sbírkových předmětů (výstavy, transport na restaurování apod.). Příslušný kurátor sbírky, výstavy či správce depozitáře informuje o plánovaném uložení sbírkových předmětů správce tranzitního depozitáře A nejméně 48 hodin před fyzickým předáním sbírkových předmětů do depozitáře a z depozitáře.
12. V případě dovozu sbírkových předmětů do tranzitního depozitáře mimo obvyklou pracovní dobu správce depozitáře (večerní hodiny, apod.), může pověřený pracovník MG přivezené sbírkové předměty uložit do
1
tranzitního depozitáře B, ovšem jen s předchozím souhlasem správce tranzitního depozitáře A. Toho příslušný kurátor informuje předem a správce depozitáře A umožní kurátorovi či správci depozitáře vstup napsáním jména příslušného pracovníka na bezpečnostní schránku s klíči od tohoto prostoru. V takovém případě správce depozitáře A předem informuje vedoucího OBOS o souhlasu vstupu daného pracovníka do prostoru tranzitního depozitáře B.
Ukládání sbírkových předmětů do tranzitního depozitáře B se uskutečňuje pouze v mimořádných případech, kdy z časových důvodů nejde uložit sb. předměty do tranzitního depozitáře A.
13. V případě provizorního uložení sb. předmětů v tranzitním depozitáři B je kurátor sbírky (organizační složky), která dané předměty do tohoto prostoru uložila či příslušný správce depozitáře povinen druhý den po uložení sb. předmětů do depozitáře informovat správce depozitáře A a předat dočasně uložené sbírkové předměty z tranzitního depozitáře B do tranzitního depozitáře A, kde za ně přebírá odpovědnost jeho správce.
Povinností kurátora či správce depozitáře, který sbírkové předměty do tranzitního depozitáře ukládá, je řádně a viditelně označit štítkem (lístkem) s uvedením jména odpovědného pracovníka MG a účelu (název výstavy, apod.).
Tranzitní depozitáře A a B slouží pouze k dočasnému uložení sbírkových předmětů, proto je povinností kurátora, který dané předměty do tohoto prostoru uložil či příslušného správce depozitáře, minimalizovat dobu uložení sbírkových předmětů v tomto prostoru.
14. V případě dlouhodobé nepřítomnosti správce tranzitního depozitáře A (nemoc či jiná vážná příčina) může dát ředitel ze závažných důvodů pokyn ke komisionelnímu otevření depozitáře a manipulace se sbírkou. Otevření se musí zúčastnit nejméně dva pracovníci MG. O komisionelním vstupu se vyhotoví protokol, který obsahuje:
příkaz ředitele (vedoucího oddělení) k otevření depozitáře seznam osob, které do prostoru vstoupily
důvod vstupu a záznam prováděných úkonů včetně inventárních čísel sbírek, s nimiž se manipulovalo
záznam o době převzetí a opětovného vrácení klíčů s uvedením jména osoby, která je měla k dispozici, včetně čísla pečetě, kterou použila k zapečetění klíčů podpisy osob, které do depozitáře vstoupily Pracovník pověřený ředitelem předá protokol příslušnému správci depozitáře a jeho vedoucímu.
15. Povinnosti správce depozitáře:
odpovídá za sbírkové předměty jím spravované, a to počínaje jejich uložením v depozitáři (§ 172, 176 ZP)
nezveřejňuje informace o sbírkových předmětech, jejich uložení a obsah sbírky považuje za služební tajemství
zajišťuje správné uložení sbírkových předmětů a manipuluje s nimi tak, aby nedošlo k jej ich poškození
usiluje o vytvoření a udržení optimálních podmínek pro sbírkové předměty (klima a čistota v depozitářích), vede záznamy o hodnotách teploty a vlhkosti v depozitářích, zjištěné nedostatky dle vlastních možností operativně odstraňuje, popř. hlásí vedoucímu a příslušnému kurátorovi průběžně kontroluje stav sbírkových předmětů, zjištěné nedostatky hlásí příslušnému kurátorovi nebo vedoucímu
-   je povinen osobně převzít a předat sbírkové předměty pověřenému pracovníku MG
nebezpečí poškození sbírkových předmětů, nezajištění jejich bezpečnosti před zcizením, případně zcizení sbírkových předmětů je povinen neprodleně oznámit příslušnému vedoucímu (vjeho nepřítomnosti přímo řediteli MG nebo jeho zástupci) a - v případě zcizení - vedoucímu OBOS
16. Tento depozitární režim vstupuje v platnost dnem vydání. V Brně dne
ředitel Moravské galerie v Brně
2