Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) neustále pracuje na zvyšování komfortnosti práce s jednotlivými aplikacemi. V průběhu dubna letošního roku tak např. byly vylepšeny aplikace Kontrola osobních údajů a sběr žádostí o změnu a E-přihláška. Dříve pro zadávání poštovních adres tyto aplikace používaly vyhledávání jednotlivých údajů. Novinkou tedy je použití jednotného nástroje — Průvodce zadáním adresy. Použití Průvodce se již osvědčilo např. v Obchodním centru a v absolventské agendě.

Obr. 1: Do průvodce zadáním adresy vstoupíte přímo z aplikace pro kontrolu osobních údajů.

Obr. 2 a 3: V průvodci pohodlně dohledáte postupně celou adresu.

Obr. 4 a 5: Po dohledání kompletní adresy ji potvrdíte, aby se načetla do formuláře ke kontrole údajů.

Obr. 6: Adresa se jedním klikem z Průvodce načte do formuláře pro Kontrolu údajů.

Obr. 7: Adresa se jedním klikem z Průvodce načte do E-přihlášky.

Průvodce zadáním adresy používá pro české adresy číselník zvaný Územně identifikační registr adres, ve zkratce UIR-ADR. Tento číselník je spravován a aktualizován Ministerstvem práce a sociálních věci ČR a pokrývá všechna existující adresní místa v České republice.

Použití tohoto číselníku nám dává jistotu, že uživatelé budou vyplňovat pouze skutečně platné české adresy. Pravidelné aktualizace číselníku reflektují změny, k nimž dochází výstavbou nových domů a bytů nebo slučováním či rozdělováním obcí.

Do aplikace lze vstoupit ze stránky Osobní administrativa → Personální → Kontrola a změny osobních údajů nebo do e-přihlášky přes Osobní administrativa → Přijímací řízení .. podání přihlášky → podání žádosti o úpravu adresy trvalého bydliště.

1. července 2009

Informační systém Masarykovy univerzity (IS MU) se každým dnem rozrůstá o nové aplikace a funkce, které zvyšují komfort uživatelů při administrativních úkonech spojených se studiem, výukou a řadou dalších činností. Komplexnost IS MU a zejména možnost provádět prakticky veškeré administrativní úkony elektronicky na jediném místě oceňují zejména uživatelé, kteří byli v minulosti nuceni tyto úkony provádět osobně, písemně či telefonicky na řadě míst, ale také ti, kteří měli již možnost srovnávat IS MU s jinými univerzitními systémy, které také zajišťují elektronickou administrativu, ale ne v tak rozsáhlé míře nebo společně s velkým množstvím e-elarningových nástrojů, obchodním centrem, komunikačními nebo dalšími službami v rámci jediného a pro všechny uživatele jednotného systému.

Protože však ne každý student začínající své první studium na MU má tuto zkušenost, či možnost srovnání, je snaha cestu poznávání systému začínajícím uživatelům co nejvíce usnadnit a zpříjemnit.

Pro studenty, jež mají jedno či více studií trvající méně než 6 měsíců a současně nemají žádné studium tuto dobu přesahující, byla připravena funkce pro přepnutí titulní strany Osobní administrativy na její zjednodušenou podobu. Zjednodušená titulní strana zahrnuje pouze aplikace, které student využije již v prvních měsících studia a měl by se s nimi tedy primárně seznámit.

Obr. 1: Na zjednodušené titulní stránce jsou skutečně pouze ty nejnutnější aplikace, se kterými by se měl nový student seznámit ze všeho nejdříve.

Termín zobrazování zjednodušené titulní strany závisí na období, kdy byl student přijat ke studiu:

• Byl-li student zapsán v 5. až 10. kalendářním měsíci, zobrazuje se zjednodušená titulní strana v době 1. 5. - 15. 10.
• Byl-li student zapsán v 1. až 3. kalendářním měsíci, zobrazuje se zjednodušená titulní strana v době 1. 1. - 15. 3.

Chce-li si student zobrazit kompletní nabídku agend, může využít možnost přepnutí na úplnou titulní stranu. Po uplynutí termínu zobrazování se titulní strana sama již nevratně přepně do plného zobrazení.

Obr. 2: Ze zjednodušené titulní stránky ISu se lze snadno jediným tlačítkem přepnout do plné verze.

Zobrazení titulní strany slouží začínajícím studentů k snadnějšímu orientaci v systému a pochopení nejzákladnějších agend, bez kterých se při svém studiu neobejdou.

27. května 2009

Pořadí studentů v registraci předmětů

Vyhodnocování pořadí studentů v registraci předmětů bylo v nedávné době rozšířeno o funkci, kterou pozitivně pocítí především studenti, kteří studují více studií a registrují si do nich stejné předměty. Ocení ji jistě i vyučující, kterým tato změna ušetří množství administrativy.

V minulosti získal student u každého z registrovaných předmětů pořadí podle času, kdy si předmět zaregistroval. Tedy i v případě, že si registroval tentýž předmět, pouze do různých studií. Protože zápis předmětů probíhá dle stanoveného pořadí, hrozilo v případě stejných předmětů riziko, že se v některém ze studií student dostane až za maximální limit a předmět mu zapsán nebude. V takovýchto případech pak musel student žádat o výjimku v zápisu nebo si předmět nechat později do dalších studií uznat na studijním oddělení.

Nová funkce zajistí studentům vždy nejlepší pořadí v registraci, kterého u daného u předmětu dosáhli. Má-li student zaregistrován tentýž předmět ve třech studiích vždy s různým pořadím, systém vyhodnotí nejlepší pořadí a nahradí jím všechna pořadí horší.

Obr. 1: Učitel se dozví, kolik studentů skutečně bude mít možnost chodit na přednášky.

Samozřejmostí také je, že student, mající stejný předmět zaregistrovaný ve více svých studiích současně, se započítává do kapacity předmětu fyzicky jen jednou. Tímto je zabezpečena naplněnost učeben, protože se předpokládá, že limit učebny je dán typicky maximálním počtem osob a nikoli studií.

Zadávání hodnocení studentům

Pro učitele tato změna přinese úlevu v podobě menšího počtu žádostí o výjimku v zápisu z důvodu překročení kapacity předmětu a také další usnadnění v podobě zadávání hodnocení stejných předmětů v různých studiích.

Vyučující již nemusí zadávat hodnocení násobně - student se zobrazí pouze jednou a zadané hodnocení se projeví v příslušném předmětu ve všech jeho studiích. Jedinou výjimku tvoří studenti, kteří si např. v jednom studiu zapíší předmět s ukončením zkouškou a ve druhém studiu se zápočtem. Tito se pak učiteli zobrazí dvakrát.

Do Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) byla zavedena úprava týkající se odevzdávání závěrečných prací. Jejím cílem je zjednodušení administrativních úkonů tím, že jsou rozděleny mezi všechny účastníky procesu odevzdávání závěrečných prací.

Studenti odevzdávají závěrečnou práci v elektronické a tištěné podobě. Nově mají navíc povinnost u elektronické verze potvrdit, že obě verze práce jsou totožné.

Obr. 1: Potvrzení shodnosti všech verzí závěrečné práce studentem.

Potvrzením tohoto prohlášení na sebe student bere zodpovědnost, která dříve ležela na administrativních pracovnících. Ti museli sami kontrolovat, zda je práce v obou odevzdaných exemplářích totožná. Úprava tak vede k výraznému zrychlení procesu fyzického odevzdávání prací.

Zjednodušení přineslo i samotné předání tištěné verze závěrečné práce administrativním pracovníkům, kteří v IS MU nyní vidí, zda student splnil všechny náležitosti spojené s vložením elektronické podoby práce a jediným kliknutím práci převezmou a zároveň zveřejní celému světu.

Obr. 2: Převzetí a zveřejnění závěrečné práce administrativním pracovníkem.

Systém dále zavádí možnost skrytí některých částí závěrečné práce. Této možnosti lze využít v případech, kdy závěrečná práce obsahuje informace, na něž se vztahuje ochrana obchodního tajemství, ochrana informací chráněných zvláštním zákonem či ochrana oprávněných zájmů třetích osob hodných zvláštního zřetele. O skrytí takovýchto částí práce rozhoduje vedoucí práce se souhlasem příslušného proděkana v souladu s Opatřením rektora č. 3/2009 (vyžaduje autentizaci). Poté, co je skrytí částí závěrečné práce nastaveno, systém nedovolí zobrazit tyto skryté části po předem zadanou dobu.

Obr. 3: V aplikaci lze nastavit skrytí části závěrečné práce a dobu, po jakou má být tato část práce nezveřejněna.

Po uplynutí nastavené doby se celá závěrečná práce automaticky zpřístupní celému světu.

Poslední úpravou je nová povinnost každého vedoucího závěrečné práce práci zkontrolovat. IS MU zavádí rozšíření aplikace pro vedoucí závěrečných prací, aby tuto kontrolu mohli provést. Jedná se zejména o kontrolu práce na plagiáty pomocí známé aplikace IS MU "Jako vejce, vejci" ve Správci souborů. Dále se zjišťuje čitelnost práce a rozsah skrytých částí. Provedení kontroly lze potvrdit jediným kliknutím.

Obr. 4: Kontrola závěrečné práce vedoucím práce.

27. května 2009