Novinky a zajímavosti ze světa IS MU

RSS Máte-li zájem, přihlaste se k odběru novinek e-mailem. Novinky můžete odebírat také pomocí RSS nebo si zařaďte blog mezi sledované, pokud jste uživatel IS MU.
This blog is written by
PhotographsFI:Vývojový tým IS MU, Mgr. Eva Zárybnická, 206552
Old posts
Category
Blog owners: FI:Vývojový tým IS MU, Mgr. Eva Zárybnická, 206552
Right to read: anyone on the Internet, a specific group of users: FI:CVT FI
Right to post comments: a specific group of users: FI:CVT FI
29. 8.
2011

Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny

  • RSS
Informative | 3 | 3
Novinky

V současnosti je testována nová generace aplikací pojmenovaná souhrnným názvem Úřadovna. Hlavním cílem této agendy je umožnit zpracovávat rozličné administrativní procesy elektronickou cestou a usnadnit tak úředníkům vykonávání pracných a často opakovaných úkonů souvisejících především se studiem, ale nejenom.

Sada aplikací pod jednotným názvem Úřadovna v sobě zahrnuje vedle kompletní spisové služby evidující komunikaci mezi školou a studenty (případně i jinými subjekty), také evidenci postupu řešení dané věci. Umožňuje provádět automatické kontroly a automaticky doplňovat další potřebné informace. Rovněž podporuje hromadnou práci s evidovanými daty a hromadné zadávání údajů.

Velkou výhodou této agendy je její univerzálnost. Dovoluje nastavit způsob zpracování pro každý typ úředního podání zvlášť a na míru individuálním požadavkům. Každá fakulta si tak může sama určit, které pracoviště nebo které osoby jsou zodpovědné za konkrétní žádosti, nebo například jaké údaje musí student k žádosti doložit.

Nejčastějším použitím Úřadovny je správa různých typů žádostí studenta nebo rozhodnutí o studiu ze strany školy. Může se jednat o rozhodnutí o ukončení studia, žádost o uznání předmětů, žádost o přerušení studia a nespočet dalších. V praxi použití Úřadovny může vypadat například takto: Student se rozhodne, že chce přerušit studium na jeden semestr, zvolí příslušnou agendu a ve formuláři vyplní veškeré náležitosti. Jakmile žádost podá, úředník si ji pomocí přednastavených výběrů zobrazí, zkontroluje a předá s komentářem k vyřízení proděkanovi, do jehož kompetencí žádost spadá. Proděkanovi se žádost nabídne k vyjádření a může vydat rozhodnutí. Celý proces zpracování žádosti má student možnost sledovat a je tedy informován, zda byla vyřízena, jaké byly důvody pro neschválení nebo proč bylo rozhodování přerušeno.

Obr. 1: Formulář pro podání žádosti studentem.

Ačkoliv základním principem Úřadovny je ukládání a správa údajů v elektronické podobě, alternativně je možné k této elektronicky evidované podobě dat připojit i údaje potřebné pro evidenci dokumentů v klasické, tedy papírové, formě. Referentům a pracovníkům podatelen Úřadovna výrazně usnadní práci pomocí automatického skenování a přiřazování papírových dokumentů k elektronickým spisům. Samozřejmostí je pak kompletní evidence plných textů papírových dokumentů pro zpětné dohledání všech podrobností o každém evidovaném podání. Dílčí aplikací, kterou lze pro tyto účely využít, je například evidence dokumentů pomocí čárových kódů, o které jsme již informovali v novince Využití čárových kódů při správě poplatků za studium.

29. srpna 2011

Not read yet0 commentspermalink
« Skupiny osob v nové verzi (29. 8. 2011 13:18) | IS MU je provozován na nových a výkonnějších počítačích » (29. 8. 2011 13:22)

No comments have been posted yet.