Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

V rámci Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) vznikla již před delší dobou samostatná agenda sloužící pro hodnocení zaměstnanců, zejména neakademických pracovníků. Vývojové práce ještě nejsou zcela u konce, ale i tak již hodnocením prošly stovky pracovníků MU, a proto je nejvyšší čas tuto agendu představit i čtenářům novinek o IS MU.

Aplikace Hodnocení zaměstnanců slouží jako podpora během hodnoticího procesu, kdy si hodnocený zaměstnanec a jeho nadřízený „vyměňují“ mezi sebou formuláře, které se týkají zejména pracovních cílů, plánů na další rozvoj a zhodnocení vlastního pracovního výkonu, motivace apod.

Samotné hodnocení probíhá v několika fázích, kdy se formuláře předávají mezi hodnoceným pracovníkem a jeho nadřízeným. Aplikace vždy přehledně vyznačí, k jakým změnám od minulé fáze ve formuláři došlo. Vedoucí s podřízeným tedy mohou iterovat např. při plánování, jaký vzdělávací kurz bude pracovník v následujícím roce navštěvovat. V poslední, páté fázi, si hodnocení přebírá personální oddělení, provádí kontrolu formulářů a následně je uzavírá. Tímto posledním krokem se uzavřené hodnocení přenese také do spisové služby. 

Podoba formulářů a hodnotící proces vycházejí ze zadání odboru pro personální řízení, sortiment a podobu formulářů je ovšem možné do jisté míry upravovat na míru danému pracovišti či fakultě.

Hodnoticí formulář může obsahovat různé druhy otázek. Textová pole pro vepsání volného textu, výběr z možností či hodnocení na škále. Sběry hodnocení konkrétního pracoviště jsou navzájem provázané, v následujícím roce se pro formuláře Pracovní cíle a Individuální plán rozvoje automaticky přidává vyhodnocovací část, kde pracovník může na škále zhodnotit, nakolik se mu podařilo daného cíle dosáhnout a zhodnotit absolvované rozvojové kurzy a další naplánované aktivity.

Personalisté mají v rámci agendy k dispozici také další aplikace, které například umožňují kontrolovat, v jaké fázi se u koho hodnocení nachází, nastavovat data sběru, hromadně obesílat zaměstnance nebo exportovat vyplněné informace. Důležitou součástí je také tzv. strom hodnocení, kde se přehledně zobrazují jednotlivé úrovně vedoucích zaměstnanců a jejich podřízených.

Agenda je dostupná v autentizované části IS MU → Personální → Hodnocení zaměstnanců.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) již několikrát informoval o možnostech využití agendy Úřadovna pro elektronizaci různých univerzitních procesů. Nově byla agenda využita také pro elektronizaci vztahů mezi školou a zaměstnanci, kdy jejím prostřednictvím zaměstnanci MU podepisovali dohody o výkonu práce na dálku. Během října podepsalo dohodu elektronicky více než 2500 zaměstnanců MU.

Dříve bylo možné dle zákoníku práce doručovat elektronicky pouze v případě, kdy zaměstnanec disponoval platným uznávaným elektronickým podpisem. Nově je možné doručovat i do soukromé e-mailové schránky, pokud s tím zaměstnanec písemně souhlasí.

V takovém případě je nejprve dokument elektronicky podepsán zástupcem školy, dokument je prostřednictvím IS zaslán zaměstnanci a ten po jeho zobrazení má možnost jej podepsat tzv. prostým podpisem, tj. kliknutím na tlačítko v aplikaci. Dokument je následně opatřen systémovou pečetí s vodoznakem zaměstnance.

Oproti doručování studentům je u zaměstnanců navíc vyžadován souhlas s doručením, který musí mít písemnou podobu. Souhlas se zobrazí jako text před samotným podepsáním, zaměstnanec díky tomu nemusí provést ani jeden klik navíc a systém automaticky vygeneruje písemnou formu souhlasu do spisu. Legislativou je vyžadováno doručení na soukromý e-mail, proto se zaměstnanci předvyplní jeho poslední známá adresa, kterou má možnost změnit nebo jen potvrdit podpisem. Výsledný dokument se poté na tento e-mail automaticky doručí.

Výhodou doručování prostřednictvím Úřadovny je, že odpadá nutnost programovat řešení na míru pracovněprávním vztahům. Zaměstnanec se může rozhodnout, zda chce nebo nechce doručovat elektronicky. Vše je provedeno hromadně, případně automatizovaně, a celý proces je řádně evidován ve spisu včetně písemných souhlasů.

O využití Úřadovny jsme vás již dříve informovali v novinkách Hromadné zpracování dohod o provedení práce v Úřadovně nebo Elektronizace zápůjček IT techniky pro potřebné studenty v Úřadovně.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) představuje novou verzi systému Pravydiplom.cz, která je pro uživatele nyní přístupná v responzivním designu vhodném pro použití i na mobilních zařízeních. Pravydiplom.cz se tak vizuálně propojil s ostatními systémy na odhalování plagiátů Theses.cz, Odevzdej.cz a Repozitar.cz, které jsou již v responzivním designu dostupné.

Pravydiplom.cz slouží vysokým školám od roku 2013 a je do něj zapojeno více než třicet veřejných i soukromých vysokých škol. Systém slouží k ověření pravdivosti informací o absolvování studia uvedených na papírovém diplomu, např. roku ukončení studia, studijního programu či oboru, s daty zveřejněných konkrétní školou. Přínosný je především pro zaměstnavatele z ČR i ze zahraničí při výběrových řízeních, kdy si snadno ověří vzdělání uchazeče, aniž by museli kontaktovat konkrétní školu.

Nově byly doplněny možnosti výběru školy, zejména lze dohledat i starší, dnes už přejmenované, názvy škol. Lze tak snadněji dohledat diplomy ze škol, které se v průběhu let přejmenovaly.

Vyplněné údaje jsou porovnány s databází diplomů a v případě shody jsou zobrazeny rozšířené informace. Ty uživatel může porovnat s údaji uvedenými na diplomu, který ověřuje. Součástí může být i odkaz na závěrečnou práci absolventa, je-li tato informace školou poskytována.

Po vložení údajů se zobrazí údaje z diplomu poskytnuté danou školou, v tomto případě i včetně odkazu na závěrečnou práci uloženou v systému Theses.cz. Pokud uživatel potřebuje zkontrolovat další diplom ze stejné školy může pokračovat zadáním nových údajů v dolní části stránky.

O systému Pravydiplom.cz jsme informovali již dříve v novince Ověření pravosti diplomu elektronicky na Pravydiplom.cz.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) se i nadále zabývá vývojem aplikace Odpovědníky a svou pozornost nyní soustředil na vylepšení formuláře pro nastavování testu. Ocení ho především uživatelé, typicky vyučující, kteří vytvářejí online PC testy. Vylepšení spočívá v tom, že učiteli umožňuje přednastavit čas intervalu, kdy lze s odpovědníkem pracovat, na základě data výuky zadaného v rozvrhu či data u zkušebního termínu.

Vyučující naleznou tuto pomůcku při úpravě popisu odpovědníku, kdy upřesňují podmínky budoucího testu, jako volitelnou možnost během nastavování, kdo bude smět s odpovědníkem pracovat. Lze ji využít pro nastavování těch přístupových práv k odpovědníku, s nimiž se v IS MU již pojí konkrétní termín konání, tedy u termínu výuky v předmětu, u seminární skupiny nebo data konání zkušebního termínu. Pomocí tlačítka „Upřesnit čas“ tak vyučující může zvolit, zda má být možné odpovědník spustit před daným termínem, v době jeho konání nebo třeba až určitou dobu poté.

Vyučující, kteří organizují přípravné písemky před konáním semináře, tedy mohou hromadně přednastavit, aby studenti každé seminární skupiny měli odpovědník přístupný například nejpozději den před konáním svého termínu semináře. V nastavení stačí vybrat týden výuky a ty seminární skupiny, kterých se má odpovědník týkat. Data a časy se následně předvyplní podle rozvrhu zadaného v IS MU. Podobně lze připravit například zápočtovou písemku, kterou všechny seminární skupiny píší během posledního semináře vyučovaného v daném semestru.

Stejně tak lze čas testu přednastavit i v předmětech, které mají jen přednášky. Vyučující může nastavit průběžný test například na dobu během přednášky v určitém týdnu, aniž by její datum a čas musel hledat v kalendáři.

U online testů ve zkouškovém období, které jsou určené jen studentům přihlášeným na konkrétní zkušební termín, lze tuto pomůcku využít třeba k nastavení, aby studenti mohli s odpovědníkem pracovat jen určitou dobu od data a času, který je u termínu zadaný v IS MU, aniž by bylo potřeba tato data nebo časy vypisovat ručně. Čas konání testu lze hromadně přednastavit pro všechny termíny, které mají být na odpovědník navázány a zároveň lze Informační systém nechat, ať je rozdělí na samostatné skupiny práv. I u odpovědníků určených pro jediný zkušební termín pomůcka umožní vyhnout se případným překlepům, které mohou u ručního zadání dat nastat.

V Informačním systému vyučující toto vylepšení najdou v aplikaci Odpovědníky v sekci Učitel → [výběr předmětu] → Správa odpovědníku → Založit nový popis odpovědníku.

Více o aplikaci Odpovědníky se lze více dočíst v dřívějších novinkách S novým semestrem novinky v Odpovědnících nebo Možnost ručního hodnocení v Odpovědnících.