28. 11.
2014
Během podzimních měsíců byly do Úřadovny přidány další nové funkce:
1. Skartační řízení v Úřadovně
V případě, že spisům evidovaným v Úřadovně uběhla skartační lhůta, je možné
provést skartační řízení, které slouží k rozhodnutí, zda spisy je možné
skartovat nebo dále archivovat. Vzhledem k obvykle dlouhýn lhůtám však často
prvním krokem takového řízení je předání spisů do spisovny. Spisovna zajistí
uložení dokumentů během doby jejich uchování na univerzitě například pokud již
nezbývá místo v kanceláři, která vede daný papírový spis. V případě potřeby
předat spisy evidované v Úřadovně do Spisovny, kontakujte, prosíme, Úsek spisové
služby RMU, který zajistí potřebné nastavení a zaškolení nových aplikací
Úřadovny k této problematice.
2. Automatické zpracování dokumentů a spisů
Do testovací fáze byl zaveden prototyp aplikací sloužících pro automatizaci
vybraných procesů nad dokumenty a spisy. V případě velkého množství dokumentů
nebo spisů, které se zpracovávají předem stanoveným způsobem, bude možné
související kroky v Úřadovně dále automatizovat. Je možné například dokumenty
automaticky předávat, zařazovat do spisů, případně pokud jsou evidována pravidla
zpracování spisů, mohou být spisy automaticky předzpracovány, což ušetří další
úřednickou práci. V případě zájmu o automatizaci kroků prováděných v Úřadovně
kontaktujte, prosíme, přímo istechniky na adrese istech@fi.muni.cz.
3. Kontrola před uzavřením spisu
V minulých týdnech došlo k upřesnění kontroly spisů před uzavřením. Uzavřít lze
pouze kompletně evidovaný spis, který obsahuje všechny minimální požadavky
stanovené zákonem. Většina údajů je doplněna automaticky na základě zvolené
agendy.
4. Adresy ekonomických subjektů
V rámci propojení spisové evidence dokumentů v Úřadovně s ekonomickým systémem
EIS Magion došlo k provázání číselníku ekonomických subjektů. Při evidenci
libovolného dokumentu tak je nyní možné doplnit adresu zadáním identifikačního
čísla subjektu, čímž se použije ověřená adresa daného ekonomického subjektu.
5. Nová verze skenovacího programu
Skenovací program umožňuje hromadně rychle skenovat velké množství dokumentů,
které jsou automaticky rozpoznány a přiřazeny ke spisům. Nová verze přinaší
rozpoznání prázdné stránky ve spolupráci s podatelnovým skenerem, dokumenty
tištěné z předloh v aplikaci Microsoft Word včetně čárového kódu a obecně
zvyšuje rychlost skenování.
