IS MU: Výroční zpráva 2014

Informační systém Masarykovy univerzity IS MU (is.muni.cz) je provozován vývojovým týmem, který je součástí Centra výpočetní techniky Fakulty informatiky MU. Systém zajišťuje administrativu univerzitního studia, integruje řadu správních a komunikačních služeb, elektronickou podporu výuky, služby pro absolventy, internetové obchodní centrum, repozitář závěrečných prací, publikací nebo dalších dokumentů a elektronickou správu žádostí a úředních úkonů včetně spisové služby.

K 31. prosinci 2014 bylo vydáno heslo k Informačnímu systému MU 195 193 uživatelům. Pravidelně se systémem pracovalo 62 653 osob, 76 618 osob vstoupilo do systému v roce 2014 příležitostně. V přijímacích řízeních v roce 2014 bylo podáno celkem 59 621 e-přihlášek. Celkem 51 307 osob si přečetlo nějakou zprávu na Vývěsce, ke kvalitě výuky se vyjádřilo 23 463 studentů v anonymní anketě.

Elektronická podpora e-learningových nástrojů IS MU tvoří součást běžné výuky v mnoha předmětech – v předmětových diskusních fórech je uloženo 700 334 příspěvků, úložiště dat eviduje jen v agendě Studijní materiály 532 623 souborů, vzniklo 19 209 sad otázek k testování znalostí. Systém prohledával fulltextově 14 146 076 dokumentů v různých jazycích a 17 248 144 dokumentů bylo prohledáváno pro zjištění podobností s jinými dokumenty (například s cílem vyhledávání plagiátů). Poštovní server mail.muni.cz doručil v roce 2014 přibližně 23 mil. zpráv.

Souhrnné údaje

• Počet přístupů v roce 2014: 864 926 696.
• Maximální počet přihlášených skutečných osob v jednom dni: 34 255.
• Maximální počet otevřených stránek systému v jednom dni: 3 859 626.
• Maximální dosažená propustnost serveru: průměrně 1 357 632 vyřízených požadavků za hodinu.
• Celkový počet skriptů (jednotlivých programů) systému: 2 506, počet modifikací zdrojového kódu systému byl 7 593.
• Údaje se evidují v celkem 1 919 databázových tabulkách a 169 kategoriích.
• Počet publikačních záznamů: 878 822 (z toho vykazovaných pro RIV: 182 071).
• Celková doba, po kterou nebyl server přístupný: přibližně 3 hodiny.
• Nápověda obsahuje 137 kapitol (celkem 1 339 otázek).
• K 31. 12. 2014 bylo v úložišti IS MU uloženo přibližně 84 milionů dokumentů o celkovém objemu 15,3 TB.

Použitá technologie

Vývoj a provoz

V oblasti administrativy studia došlo k důležitému rozvoji:

• studijní evidence,
• Úřadovny a spisové služby,
• funkcí agendy Skupiny osob,
• agend E-volby a Životopisy.

• informačním kampaním,
• ochraně systému proti přetěžování,
• Obchodnímu centru MU,
• novým službám Microsoft Office 365.

• evidence státních závěrečných zkoušek,
• vývoj agendy Průzkumy,
• nový algoritmus ve vyhodnocování podobností dokumentů,
• e-learningové studijní materiály a pomůcky,
• • rozvoji meziuniverzitních systémů na odhalování plagiátů v závěrečných pracích (Theses) nebo seminárních pracích (Odevzdej.cz), v systému pro publikování odborných textů a ověřování jejich originality (Repozitar.cz) a v systému pro ověřování pravosti čísla diplomu (PravyDiplom.cz) které vývojový tým IS MU provozuje.

Podpora studijního procesu a administrativy

• Studium

  • Evidence státních závěrečných zkoušek: V roce 2014 vznikla nová agenda pro evidenci státních závěrečných zkoušek (SZZ). Nová agenda sjednocuje způsob evidence a zveřejňování termínů a nabízí další funkce pro snazší organizaci SZZ. Agenda umožňuje vypsat termíny zkoušek a přiřadit jim členy komise či obory. Studenty lze přihlásit na konkrétní čas nebo je přihlásit k jednomu času, pokud se jedná o hromadný termín. Lze také vytvořit hromadný import/export termínů či harmonogram ve formátu PDF nebo přenést předvyplněné údaje do aplikace pro tisk protokolu o SZZ.
  • Stipendia: Do provozu byla uvedena nová aplikace pro elektronické doručování rozhodnutí o přiznání stipendia prostřednictvím Úřadovny. Nový způsob doručování se týká kladných rozhodnutí o přiznání stipendia, které fakulta přiznává studentům automatizovaně na základě předem stanovených podmínek.
  • Harmonogram období: Aplikace prošla designovou změnou a byla přidána funkce pro zobrazení harmonogramu v grafu. Dále byly rozšířeny rubriky týkající se období SZZ a podávání přihlášek k SZZ.
  • Záznamník učitele: Aplikace pro učitele na vyřizování žádostí o výjimku, resp. souhlasu se zápisem předmětu, byla rozšířena o novou funkci. Zdůvodnění, které student uvádí při podání žádosti, se nyní nejen zasílá e-mailem jako doposud, ale nově se učiteli zobrazuje také přímo v aplikaci u každé žádosti.
  • Export zkušebních termínů do kalendářových aplikací: Nová aplikace umožňuje získat export zkušebních termínů předmětu ve formátu iCalendar (.ics), který lze naimportovat do kalendářových aplikací v mobilních zařízeních nebo např. do Kalendáře Google. V aplikaci se nabízí termíny, které se budou exportovat, uživatelé mohou výběr snadno zkontrolovat a případně upravit podle vlastních preferencí.
  • Studijní evidence: Představena byla nová aplikace umožňující hromadný tisk posudků závěrečných prací všech vybraných studentů. Studijní oddělení může nyní také snadno vytisknout informace o předmětech, které student absolvoval, pomocí nové aplikace pro tisk sylabů absolvovaných předmětů.
  • Katalog předmětů: Nově upravil vývojový tým IS MU chování atributu „Jak často je předmět vypisován“ tak, aby se předmět při kopírování do dalších období dle nastavené volby nyní automaticky vypsal nebo nevypsal.
  • Rozpisy témat: Do agendy byly zavedeny dva nové typy rozpisů pro přihlašování ke státním závěrečným zkouškám a promocím. Nově se u každého rozpisu témat eviduje garanční pracoviště. Spravovat daný rozpis pak mohou pouze osoby s právem na toto nebo nadřazené pracoviště.
  • Kontrolní šablony: Aplikace pro kontrolu průchodu studiem byla doplněna o nový symbol pro označení právě zapsaných předmětů. Tyto předměty jsou v kontrolní šabloně označeny oranžovým otazníkem.

• Úřadovna a spisová služba
  V Úřadovně bylo v roce 2014 založeno 121 253 spisů evidujících celkem 142 528 dokumentů. Zpracování dokumentů se řídí pravidly celkem 767 agend vytvořenýc na míru jednotlivým pracovníkům. V roce 2014 se spisy aktivně pracovalo 11 654 uživatelů. Úřadovna se stala 1. ledna 2014 jediným systémem spisové služby MU pro všechny agendy. S tím souvisí další rozvoj aplikací čítající desítky změn a nových funkcí orientovaných na usnadnění práce jednotlivým uživatelům. Do provozu byly spuštěny další procesy související se skartačním řízením a předskartační péčí o dokumenty. Významným posunem ve správě digitálních i klasických dokumentů bylo rozšíření evidence procesu zpracování dokumentů a zejména zavedení prvních automatizovaných operací. Dokumenty konkrétních typů jsou nejprve zdigitalizovány případně přijaty již v digitální podobě a automaticky zařazeny do spisu včetně všech povinných údajů. Spisová evidence dokumentů dále zpracovaných v jiných systémech byla rozšířena o napojení na personální a mzdový systém Magion, informační systém Centra zahraniční spolupráce, systém pro evidenci akademických kvalifikací a kontrolní systém Odboru interního auditu.

• E-volby
  Agenda pro vyhlašování voleb byla v roce 2014 představena v nové verzi. Seznam voleb je nyní rozdělen na sekce podle možnosti ve volbách hlasovat. Volby lze filtrovat dle důležitosti, hlasování ve volbách či roku vyhlášení. Změnami prošel také design formuláře pro vyhlášení voleb. Uživatelům, kteří mají právo vyhlašovat důležité volby, se nabízí další operace s volbou např. obeslání voličů e-mailem či stažení seznamu oprávněných voličů ve formátu PDF. Výsledky voleb se zobrazují v přehledné formě, navíc si lze stáhnout protokol o výsledku voleb ve formátu PDF. Novinkou je také možnost vyhlášení centrálních voleb do Akademického senátu Masarykovy univerzity.

• Životopisy
  Agenda Životopisy byla inovována o nový design a řadu nových funkcí. Úpravy zaznamenala jak úvodní stránka pro manipulaci s životopisy, tak i samotný formulář pro vkládání/úpravu životopisů. Životopisy se přehledně zobrazují v tabulce s nabídkou všech dostupných operací (zobrazení, úprava, zrušení či zveřejnění). Doplněny byly také nové funkce pro snazší přidávání publikací do životopisu. V agendě si lze prohlédnout i životopisy, které jsou v IS MU zveřejněny jinými osobami.

• Rezervace místností
  Do registru místností byl přidán nový atribut, který umožňuje rezervovat danou místnost lidem z vybrané skupiny osob. Zavedeny byly také nové atributy "Nevýuková místnost" a "Rezervovat v celou hodinu", které ovlivňují rezervace místností.

• Skupiny osob
  Agenda Skupiny osob byla rozšířena o statistiku průchodů přístupovými body. Nová aplikace umožňuje získat data o využití přístupových bodů (např. počty přístupů). Po zadání časového rozmezí přístupů a jejich členění (časové období, pracoviště nebo typ vztahu) se data zobrazí ve formě číselného exportu či ve formě přehledového grafu. Do agendy Skupiny osob byla také přidána nová plnící funkce, která umožňuje přidávat osoby z různých rad, komisí a senátů na MU evidovaných v externím personálním systému Inet.

Věda a výzkum, publikační činnost

Přijímací řízení a podpora uchazečů o studium

E-learning

• Poznámkové bloky
  Do agendy bylo přidáno několik nových funkcí převážně na základě podnětů od uživatelů. Usnadněn byl převod bodů z poznámkového bloku na známku, kdy se po ohodnocení body může učitel pomocí odkazu přenést přímo do aplikace pro přenos hodnocení. Do editace bloků byla přidána nová volba pro přizpůsobení velikost okna poznámkového bloku velikosti textu, což zlepšilo čitelnost dlouhých textů v poznámkových blocích. V parametrech poznámkových bloků lze nově nastavit datum a čas, od kdy mohou studenti nahlížet na své výsledky nebo statistiky bodů. Dalším rozšířením agendy je možnost zamezení editace poznámkového bloku dvěma uživateli.

• Odpovědníky
  Nově mohou vyučující získat všechny odpovědi v přehledné formě pomocí exportu odpovědí z odpovědníků a dále je hromadně zpracovávat např. v tabulkovém procesoru.

• Realizované výukové pomůcky
  Tým techniků Servisního střediska pro e-learning vytvořil inspirativní dokument "Případové studie realizovaných výukových pomůcek", který seznamuje vyučující se zajímavými ukázkami vybraných multimediálních e-learningových studijních materiálů.

• Open space konference
  V roce 2014 se konal již čtvrtý ročník Open space konference o e-learningu IS MU s podtitulem "10 let e-learningu v ISu" Kromě přednášek o možnostech a praktických zkušenostech s e-learningem ve výuce byly součástí konference i prakticky zaměřené workshopy. Shrnuta byla také desetiletá historie využití e-learningu v ISu.

Obchodní centrum MU

Obchodní centrum umožnilo v roce 2014 přijímat platby v měně EUR. Zejména účastníci mezinárodních konferencí pořádaných na MU nebo zahraniční studenti tak mohou snadněji uhradit příslušné poplatky mezinárodním převodem nebo kartou přímo v cizí měně. Další novinkou bylo zahájení prodeje knih a obecně zboží s účtováním v Obchodním centru, které umožňuje mimo jiné on-line platbu platební kartou i za knihy. V závěru roku došlo k úpravám v souvislosti se změnou zákona o DPH.

Další rozvoj

• Informační kampaně
  IS MU zavedl možnosti propagace novinek a zajímavostí pomocí informačních kampaní, pomocí nichž může důležité informace lépe rozšířit a oslovit i specifickou skupinu uživatelů, kterých se aplikace přímo týká. Kampaně mají podobu informačního panelu na titulní stránce IS MU.

• Průzkumy
  V roce 2014 byla vyvíjena nová agenda pro vyhlašování průzkumů. Agenda už byla úspěšně nasazena pro některé průzkumy organizované rektorátem nebo jednotlivými fakultami. V rámci Průzkumů byla rovněž realizována nová verze předmětové ankety v semestru podzim 2014. Dokončení aplikace a její zveřejnění všem uživatelům bude realizováno v průběhu roku 2015.

• Ochrana IS MU proti přetěžování
  Představen byl nový způsob ochrany proti přetěžování uživatelskými roboty. Pokud IS zjistí nadlimitní počet operací jednoho uživatele ve sledovaných aplikacích, zablokuje mu přístup a požádá ho o opsání textu z obrázku (CAPTCHA), čímž ověří, zda operace opravdu generuje sám uživatel, nikoli stroj.

• Grafy v IS MU
  Grafy použité v aplikacích IS MU (např. ve statistice známek nebo ve statistice hodnocení z Poznámkových bloků) byly přepracovány do nové podoby. Místo původních statických obrázků bez možnosti interaktivity se nově grafy vykreslují přímo v uživatelově prohlížeči a jsou i částečně interaktivní, např. po najetí myší si lze zobrazit přesnou hodnotu v grafu nebo přiblížit vybranou oblast.

• Absolventská síť
  Masarykova univerzita má zájem zůstat se svými absolventy v kontaktu i po skončení studia a Absolventská síť představuje prostor pro absolventy MU k setkávání a komunikaci s univerzitou, s bývalými spolužáky či ke sdílení dalších informací (fotek, videí apod.). K 31. 12. 2014 aktualizovalo za podpory pracovníků IS MU svůj záznam (registrovalo se a získalo přístup k využití nejrůznějších agend v IS MU) 6 256 osob z celkového počtu přes 120 tisíc v systému evidovaných osob.

• Externí služby
  Externí služba Microsoft Office byla v roce 2014 rozšířena o nové funkce a došlo také ke změnám stávajících služeb. Zpřístupněny byly nové služby Sharepoint, Office Web Apps a Skydrive, které lze využít při studiu i ve výuce. Navýšena byla velikost poštovní schránky Outlook na 50 GB. Změny se týkaly také nástroje pro komunikaci Microsoft Lync, který byl integrován do webového rozhraní a nově umožňuje komunikaci s uživateli služby Skype.

Řízení a organizace projektů

• Centrum interaktivních a multimediálních studijních opor pro inovaci výuky a efektivní učení
  Hlavním cílem projektu, který je realizován od 06/2012 – 5/2015 v rámci Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost, je inovace studijních programů a oborů na MU formou tvorby interaktivních a multimediálních elektronických studijních opor (animace, videa, audia, schémata, obrázky, weby apod.). V roce 2014 se do projektu aktivně zapojilo 212 vyučujících MU, kteří za pomocí techniků (e-techniků a pracovníků Servisního střediska) inovovali své předměty zapojením multimediálního a interaktivního výukového obsahu nebo různých e-learningových aktivit prostřednictvím IS MU do výuky. Za rok 2014 bylo realizováno 47 školení pro pracovníky MU na podporu využívání aplikací IS MU. Na Elportálu (http://is.muni.cz/elportal/) bylo publikováno 16 ucelených elektronických výukových publikací, z nichž 12 získalo ISBN.

• Systémy na odhalování plagiátů
  Vývojový tým IS MU zajišťuje provoz systémů na odhalování plagiátů Theses, Odevzdej.cz, a Repozitar.cz pro více než 45 zapojených institucí a průběžně tyto systémy dále rozvíjí. V IS MU i v systémech na odhalování plagiátů (Theses.cz, Odevzdej.cz a Repozitar.cz) byla provedena řada změn pro usnadnění vyhodnocování nalezených podobností dokumentů včetně interaktivního uživatelského rozhraní. Nově se ve výpisu nalezených podobností uvádí údaj „Celková podobnost“, který zobrazuje podobnost se všemi nalezenými dokumenty. Spočítat souhrnné procento podobností nebo zobrazit podobnosti lze nově i k vybrané menší množině nalezených podobných dokumentů. V návaznosti na tyto změny došlo také k úpravě PDF protokolu zjištěných výsledků.

  Do systému pro ověřování pravosti čísel diplomů PravyDiplom.cz bylo v roce 2014 zapojeno 22 institucí.

Výhled pro rok 2015

Rekord

Graf využití Informačního systému MU za rok 2014

Celkový počet autentizovaných přístupů po jednotlivých měsících:

Další statistiky naleznete na is.muni.cz -> Systém -> Grafy využití.