Studijní informační systém a jeho půvab

Abstrakt: Informační systém Masarykovy univerzity (IS MU) je vyvíjen pracovníky Fakulty informatiky MU a provozován pro 10 VŠ a VOŠ. Vedle podpory studia pokrývá i další oblasti, které se univerzita rozhodla integrovat přímo do IS MU. Všechny agendy se studijními a vzdělávacími procesy univerzity úzce souvisejí - e-learning, elektronický prodej vzdělávání a služeb, vyměřování poplatků, správa plateb za studium, odhalování plagiátů a zveřejňování ZP, evidence a zpřístupňování výsledků VaV vč. RIV nebo komplexní systém spisové služby vč. elektronizace procesů spojených s oběhem dokumentů. Příspěvek představí IS MU, jeho filozofii a principy, jež se za více než 15 let vývojovému týmu osvědčily. Zaměří se na netradiční oblasti a funkce studijního informačního systému, které díky plné integraci (a přístupu k datům studijní evidence) dokážou výrazně ulevit univerzitní administrativě a zjednodušit procesy. V závěru příspěvku budou diskutovány zkušenosti z integrace externích služeb (GoogleApps, MO365 aj.) a otázky dalšího rozvoje systému, jehož cílem je naplnit očekávání uživatelů (studentů, učitelů, manažerů, referentů, …).

Klíčová slova: informační systém, administrativa studia, e-learning, odhalování plagiátů, VaV

Úvod

Informační systém Masarykovy univerzity (IS MU) vznikl v roce 1999 a poprvé nabídl služby elektronické administrativy studia na Masarykově univerzitě. Postupem času doplnily systém další služby související se vzděláváním, čímž vznikl komplexní nástroj nejen pro evidenci studia, ale také e-learning, prodej vzdělávání a služeb, komunikaci s absolventy, odhalování plagiátů, zpřístupňování výsledků VaV či elektronizaci procesů spojených s vyřizováním žádostí vč. spisové služby. Filozofií systému od počátku bylo, aby neprováděl pouze elektronickou evidenci, ale aby umožnil také kompletní elektronické vyřizování pracovních procesů, včetně nástrojů pro monitoring nebo respektování kompetencí. Zajišťuje tak transparentnost v řízení na univerzitě. Vývojáři z Fakulty informatiky Masarykovy univerzity dnes provozují IS MU pro 10 škol.[1] Spolupráce se školami, pro něž MU systém provozuje, probíhá formou outsourcingu. Škola tak nezískává pouze informační systém, ale všechny služby s provozem systému spojené. Nemusí mít vlastní hardware a software, o který by se jinak musel starat (pořízení, obnova, servis, poruchy, ...), a Vývojový tým IS MU se stává vývojovým týmem každé školy, neboť kontinuální vývoj je součástí provozu systému bez nutnosti nakupovat nové verze aplikací. Tým poskytuje škole zkušenosti, know-how a metodiky nejen u nasazení systému, u každé agendy, ale i při jeho dalším vývoji. Na straně školy postačí v pozici správce systému IT zdatný uživatel (znalý vnitřních procesů školy a požívající důvěru vedení), který je v úzké spolupráci s vývojovým týmem a v aplikacích informačního systému zajišťuje podporu uživatelům své školy. Vývojový tým nepřetržitě monitoruje provoz systému. Nonstop vývoj je zárukou rychlých reakcí na vývoj v oblasti moderních technologií a trendů, stejně jako na legislativní změny nebo požadavky v oblasti výkaznictví (RIV, matriky aj.) a prezentace výsledků (projekty Horizon2020 aj.).

Aplikace IS MU pokrývají životní cyklus studia od vyplnění elektronické přihlášky uchazeče až po tisk diplomu. Tím cyklus nekončí a na něj navazuje například práce s absolventy prostřednictvím Absolventské sítě. Díky poměrně heterogennímu prostředí MU, kde systém využívá 9 fakult pro celkem 40 000 studentů a 5 000 zaměstnanců, vznikají aplikace co nejuniverzálnější a s možností parametrizace, aby každá fakulta mohla přizpůsobit agendu svým potřebám. Systém tak např. umožňuje od individuálního výběru a zápisu předmětů či seminárních skupin samotnými studenty po centrální zápis předmětů studijním oddělením. IS tak zpravidla respektuje pravidla nastavená školou ve studijním a zkušebním řádu, přičemž umožňuje kompetentním osobám ve speciálních situacích udělování výjimek. Vedle standardní evidence studia poskytuje IS MU řadu nevšedních služeb navíc, díky nimž se systém stává neoddělitelnou součásti života a řízení univerzity, nikoli jen systémem pro administrativu studia, výuku a komunikaci.

E-learning

Součástí IS MU jsou e-learningové nástroje pro tvorbu a správu elektronické podpory výuky. Uživatelé v něm mají k dispozici distribuované úložiště dat pro ukládání studijních materiálů, Odevzdávárny pro sběr úkolů od studentů, Úschovnu pro „přenos“ až 10 GB souborů, Přijímárny pro příjem dokumentů určených studentům, např. pro naskenované písemky, druhopis diplomu, Diploma Supplement, nebo Poskytovny pro sdílení studijních podkladů mezi studenty. Pro elektronické zkoušení (od procvičování, průběžného testování, ostrého zkoušení až k přijímacím testům nebo státním závěrečným zkouškám) slouží agenda Odpovědníky. K zapamatování si velkého množství jednotek, např. slovíček, slouží speciální aplikace Dril, která je hojně studenty i učiteli na MU využívána. Aplikace simuluje tzv. kartičkovou metodu s využitím poznatků z psychologie učení (učení se s prodlevami). Uživateli se postupně zobrazují „kartičky“ a na základě jeho zpětné vazby (hodnocení, jak dobře znal odpověď) systém speciálním algoritmem vypočítá, kdy se má kartička znovu zopakovat. Pravidelným učením za použití této aplikace si lze efektivně zapamatovat např. slovní zásobu nebo chemické vzorce a jiné termíny. Textové kartičky lze doplnit i obrázky, zvukem nebo videem (např. pro zapamatování výslovnosti).

Díky úplné integraci e-learningu do studijního systému najdou studenti své studijní materiály automaticky v každém předmětu, který mají zapsaný, bez nutnosti přistupovat do externích systémů. Učitelé mohou v e-learningových aplikacích využívat výhody provázanosti aplikací v jediném systému. A tak prakticky mohou být výsledky elektronického zkoušení převedeny na známky v několika okamžicích. Díky tomu získalo elektronické zkoušení příznivce nejen mezi IT nadšenými učiteli, ale stalo se běžnou formou testování znalostí. Jak ukazuje obrázek č. 1, za posledních sedm let se počet elektronicky vyzkoušených studentů na MU zvýšil pětinásobně. Oblíbenou formou zkoušení jsou zaškrtávací testy na formulářích a jejich následné skenování a automatické vyhodnocování do IS MU. Anebo skenování rukou psaných písemek, kdy systém rozpozná a zavede studentům body za jednotlivé příklady.

Obr. 1: Počet elektronicky vyzkoušených studentů nástroji IS MU

Obchodní centrum

Obchodní centrum MU slouží jako internetový obchod pro on-line prodej různých služeb a produktů souvisejících se vzděláváním již od roku 2007. Během své existence dosáhlo obratu 887 mil. Kč. Kromě platby přihlášek ke studiu, výcvikových kurzů, plateb studentů za přelepky ISIC nebo poplatků za promoce najde široká veřejnost v nabídce obchodního centra také kurzy CŽV, semináře, knihy, upomínkové předměty aj. Organizátoři konferencí mohou propojit své konferenční systémy s obchodním centrem a tímto způsobem zajistit platby konferenčních poplatků nejen převodem na účet v Kč, ale také v EUR nebo platební kartou.

Odhalování plagiátů

Služby odhalování plagiátů (podezřele podobných souborů) jsou uživatelům IS MU dostupné jak v Archivu závěrečných prací, odevzdávárnách úkolů, dokumentovém serveru, tak i v Univerzitním repozitáři. Každý vložený soubor do úložiště IS MU je analyzován na podobnosti textu, díky čemuž mohou učitelé i studenti kontrolovat nejen finální odevzdané práce nebo své publikace, ale také pracovní verze již v průběhu psaní práce či dokumentu. Do kontroly jsou zahrnuty závěrečné práce 43 institucí využívajících systém Theses.cz, seminární aj. práce 38 institucí zapojených v systému Odevzdej.cz, zaměstnanecká díla 26 institucí zapojených v systému Repozitar.cz a každá práce je analyzována vůči Internetu. Výstupem kontroly je seznam nalezených podobných dokumentů, procentuální shoda a červeně zvýrazněné shodné pasáže, díky kterým lze vyhodnotit originalitu práce a korektní práci s použitou literaturou.

Univerzitní repozitář

Akademičtí pracovníci evidují záznamy o své publikační činnosti v agendě Publikace. Ta slouží jednak pro sběr záznamů do centrální databáze RIV (Registr informací o výsledcích státem podporovaného výzkumu a vývoje) a dále umožňuje řadu užitečných funkcí pro udržování seznamu vlastních i cizích publikací, které se mohou např. zobrazovat na osobní stránce a v životopisu uživatele, prezentují výsledky pracoviště nebo slouží pro manažerská data a statistiky univerzity. Systém umožňuje k publikačnímu záznamu evidovat soubory s textem díla, které lze opatřit veřejnou licencí Creative Commons a zpřístupňovat dle přístupových v souladu s autorským zákonem. Veřejnost může díla vyhledávat na stránce http://is.muni.cz/repozitar/ a filtrovat dle různých kriterií. V případě, že uživatele zaujme dílo s vloženým souborem, který není uživateli přístupný, může nově pohodlně požádat o tzv. autorský výtisk přímo u publikace

Univerzitní repozitář poskytuje rovněž řídící nástroje pro fakulty, aby si definovaly, u kterých typů publikací umožní nastavovat přístupová práva samotným autorům a u kterých typů budou podléhat navržená práva schválení.

Univerzita prostřednictvím repozitáře realizuje otevřený přístup k vědeckým informacím - Open Access (OA), k němuž se zavázala podpisem Berlínské deklarace v roce 2010. [3]

Úřadovna a spisová služba

Komunikace se studenty a veřejností podléhající spisové evidenci je spravována agendou Úřadovna. Cílem bylo v IS MU vytvořit jednotný systém jejich evidence a nahradit dříve (ne)používané systémy. Úřadovna jako univerzální nástroj může být přizpůsobena a nastavena na míru potřebám různých pracovišť. Zásadní předností tohoto řešení je, že umožňuje nejen samotnou evidenci spisů a dokumentů, ale lze v ní přímo realizovat procesy, probíhající při zpracování spisů a žádostí administrativními pracovníky (např. přiznání stipendia, žádost o uznání nebo přerušení studia, o státní dotaci, o prodloužení akreditace apod.). Lze v ní na míru vytvářet agendy dle individuálních potřeb, které zahrnou celý proces vyřizování konkrétní záležitosti. Smyslem Úřadovny tedy není pouze evidence spisů, tak jak ji vyžaduje zákon, ale zejména zefektivnění a zpřehlednění jejich správy.

Agenda Úřadovna obsahuje užitečné funkce a mechanismy, např. zasílání datovou schránkou, automatickou zastupitelnost, hromadné operace, přehledy usnadňující kontrolu vyřizování spisů nebo napojení na externí systémy. [2]

Obr. 2: Příklad evidence spisu

Průzkumy

Uživatelům jsou k dispozici nástroje pro vytváření a vyhlašování průzkumů, oslovování a urgenci respondentů hromadnými dopisy, správu a vyhodnocování odpovědí včetně exportů s podporou pro vyhodnocování návazných odpovědí. Jsou-li otázky v průzkumu vázané k objektům studia (předmětům, učitelům apod.), aplikace automaticky vygeneruje otázky dle dat v IS (např. dle zapsaných předmětů ve zvoleném období) pro každého respondenta. Podporovány jsou různé typy otázek včetně matice, škály s krajními hodnotami nebo volných odpovědí. Výstupy jsou uživatelům k dispozici ve formátech vhodných k dalšímu statistickému zpracování.

Externí služby

Integrovaná podpora služeb externích systémů Google Apps a Microsoft Office 365 nabízí uživatelům nové možnosti komunikace a spolupráce. V oblasti komunikace nabízí externí služby uživatelům možnost číst e-maily doručené na univerzitní adresu prostřednictvím Gmail či Microsoft Outlook. Externí služby zpřístupňují také plánovací kalendář s možností sdílení s ostatními uživateli, nástroje pro on-line spolupráci na tvorbě dokumentů či prezentací. Uživateli, který si v IS MU službu aktivuje, se automaticky vytvoří účet v doméně univerzity. Aktuální vývoj v oblasti externích služeb se soustředí na zpřístupnění cloudového úložiště s možnosti synchronizace s dokumentovým serverem IS MU.

Závěr

Zkušenosti z vývoje a provozu informačního systému na různých typech vysokých škol ukazují, že integrace dalších velkých subsystémů do studijního systému má smysl. Uživatelé získávají komfort přístupu do jediného systému bez složitého propojování či integrace často i nekompatibilních systémů. Dále uživatele oceňují, když informační systém neplní pouze evidenční roli, ale pomáhá jim v jejich práci tím, že administrativní procesy přímo vykonává a převezme na sebe „automatizovatelnou“ práci, přičemž poskytne nástroje pro transparentní kontrolu. Systém klade důraz na to, že data jsou zadávány přímo uživateli a referenti pouze kontrolují a schvalují. Aby byl jakýkoliv informační systém pro instituci přínosem, je potřeba jeho nasazení spojit s revizí a definicí všech souvisejících procesů, nastavením kompetencí a kontrolních mechanismů. Cílem dobrého informačního systému je orientace na zákazníka, tj, orientace na kvalitní služby pro studenty a zjednodušení práce akademikům a referentům.

Literatura

[1] Které školy používají náš systém?. MASARYKOVA UNIVERZITA. Informační systém Masarykovy univerzity [online]. 2015 [cit. 2015-03-23]. Dostupné z: https://is.muni.cz/nas_system/outsourcing

[2] Spisová služba v Úřadovně. In: Novinky a zajímavosti ze světa IS MU [online]. 2014 [cit. 2015-03-25]. Dostupné z: http://is.muni.cz/blog/is_info/nov_20140129_spisova

[3] BRANDEJS, M.,J. BRANDEJSOVÁ,D. JAKUBÍK,Ľ. LUNTER,M. STANČÍK. Institucionální repozitář vědeckých a odborných článků s napojením na systém odhalování plagiátů. In UNINFOS 2010. Trnava: CIS TU v Trnave, EUNIS Slovensko, 2010. s. "nestrankovano", 5 s. ISBN 978-80-8082-407-5.

O autorech

Mgr. Ľuboš Lunter
Masarykova univerzita, Fakulta informatiky
Botanická 68a, 602 00 Brno, Česká republika
e-mail: lunter@fi.muni.cz

RNDr. Hana Bydžovská
Masarykova univerzita, Fakulta informatiky
Botanická 68a, 602 00 Brno, Česká republika
e-mail: bydzovska@fi.muni.cz

Ing. Jitka Brandejsová
Masarykova univerzita, Fakulta informatiky
Botanická 68a, 602 00 Brno, Česká republika
e-mail: jibra@fi.muni.cz

doc. Ing. Michal Brandejs, CSc.
Masarykova univerzita, Fakulta informatiky
Botanická 68a, 602 00 Brno, Česká republika
e-mail: brandejs@fi.muni.cz