Prodej v Obchodním centru MU – pro organizátory akcí

Obchodní centrum MU (dále OC MU) slouží jako jednotná platforma pro prodej přes internet od roku 2007. Součástí prodeje je nejen samotný nákupní košík, objednávka, ale také automaticky podporované účtování, administrativa procesů a v neposlední řadě uživatelská podpora prodejců i zákazníků.

V rámci OC MU je možné prodávat nejrůznější služby (kurzy, semináře, účast na konferencích,…) i zboží (typicky knihy a časopisy).

Nejprve je třeba se spojit s ekonomickým oddělením fakulty (dále jen “EO”), které přidělí akci příslušné číslo zakázky, kód DPH a další účetní analytika, bez kterých není prodej možný. Pokud již máte k dispozici číslo zakázky, data prodeje, konání (od-do) atd., IS-technik může připravit balení k prodeji v OC. (Pozn. V případě, že EO vytváří zcela novou zakázku, je možné nastavit prodej až následující den kvůli přenosu dat mezi systémy.)

IS-technik povinně do OC zadává tyto údaje:

• účetní analytika
• cena
• název balení (který se bude zákazníkům zobrazovat jak při nakupování, tak na faktuře), data konání a prodeje (od-do)
• kapacita balení
• způsob platby (možnosti popsány níže)
• popis nabízeného produktu

Volitelně lze použít i další nastavení prodeje:

omezení prodeje

na specifickou skupinu zákazníků (např. pouze na zaměstnance, studenty nějakého oboru, formy apod.)

smlouva

k balení lze připojit smlouvu, kterou je však třeba případně připravit ve větším předstihu; k dispozici je univerzální smlouva o realizaci vzdělávacích služeb

další specifická nastavení

např. vynucení vyplnění poznámky od nakupujícího, omezení kapacity na jednoho uživatele (vyloučí se opakovaný nákup), omezení objednání pouze na ty uživatele, kteří si v minulosti objednali jiné balení, zaslání informačního e-mailu vybrané osobě ihned po jakémkoliv nákupu balení, resp. připsání platby k objednávce atd.

Doporučujeme kontaktovat IS-technika v dostatečném předstihu před plánovaným spuštěním prodeje. Zejména pokud se jedná o novou, dříve neprodávanou nabídku, může být její nastavení časově náročné. Delší dobu na přípravu balení můžete očekávat také v případě, že má chystaný prodej mnoho variant (typicky celá sada balení zahrnující poplatky pro “early bird”, “last minute”, “student fee” atd.), nebo má specifické nastavení (týká se např. předmětových balení).

Připravená balení lze nabízet ve fakultních regálech OC, případně také na hlavním regále OC MU. Do OC umisťuje odkazy na koupi IS-technik a může dle domluvy přidat krátký popisek, související obrázek, odkaz atd. Odkaz na balení lze umístit i jinde, např. na webových stránkách fakulty, ale toto již není v kompetenci IS-technika, ale správce stránky. Je možné také balení vůbec nezveřejnit - zakoupit jej budou moci jen ti, kterým bude zaslán přímý odkaz (využívá se pro nejrůznější VIP nabídky).

Pro prezentaci nabídky Obchodního centra je možné využít výhradně materiály (obrázky, texty, prezentace apod.), u kterých je MU v souladu s autorskými právy oprávněna k jejich zveřejnění prostřednictvím sítě Internet. Je možné použít například vlastní fotografie organizátorů nabídky, mareriály poskytnuté k oficiální prezentaci MU nebo jiné materiály, u kterých je toto použití explicitně povoleno.

Nastavení umožňuje zadavateli předurčit, jak budou zákazníci hradit zakoupené balení. Platba standardně probíhá v českých korunách, v případě mezinárodních akcí lze umožnit i platbu v eurech.

Možnosti jsou:

bankovní převod

nejčastější

platba kartou

prostřednictvím platební brány, jedná se o nejrychlejší způsob platby; upozorňujeme ovšem, že z každé platby se strhávají bankovní poplatky, které činí cca 2-3% z placené částky, tyto poplatky hradí fakulta, resp. organizátor akce

fakultní pokladna

výběr v hotovosti přímo na fakultě, je nutné nechat odsouhlasit od EO fakulty

pokladna OC

možnost přijímání většího množství plateb v hotovosti např. na konferenci, výstavě apod.; podporován je i tisk zjednodušeného daňového dokladu a zejména velmi přesně evidované účtování o hotovosti. Tento způsob platby je nutné nastavit přímo na míru pro danou akci

Nákup probíhá podobně jako v jiných e-shopech. Balení, které si chce zákazník OC zakoupit, vloží do košíku, dále vyplní osobní údaje a objednávku dokončí. Po dokončení objednávky OC vystaví zákazníkovi jedinečný variabilní symbol a zašle mu proforma fakturu a pokyny k platbě. Více v uživatelské nápovědě Obchodní centrum.

Pokud není zadáno jinak, nastaví se splatnost automaticky na 14 dní od objednání zákazníkem. Lze také nastavit pevné datum splatnosti či tyto dvě možnosti zkombinovat. Před uplynutím doby pro zaplacení objednávky (po 7 dnech od jejího podání) dostává zákazník od systému e-mailovou upomínku.

Objednávka, která nebyla do data splatnosti zaplacena, se automaticky zruší. Toto “autozrušení” lze u konkrétní objednávky na pokyn organizátora zablokovat.

Zrušenou objednávku lze obnovit, pokud je volná kapacita.

Ano, dobropisy vystavuje a peníze z objednávek vrací Ekonomický odbor RMU, kontakt: obchod-uctarna@mail.muni.cz.

Na této adrese je nutné požádat o vystavení dobropisu a dodat číslo objednávky a číslo účtu, kam chce zákazník peníze vrátit. Původní objednávku je zapotřebí zrušit. Pokud se vrací peníze pouze za část objednávky, objednávka se neruší.

Podobně je možné požádat o převod platby z jedné objednávky na jinou. V takovém případě je potřeba dodat čísla obou objednávek.

Pokud je zákazník z jiné fakulty nebo součásti MU a ta mu objednávku uhradí, není možné pro prodej využít OC MU. Masarykova univerzita nemůže vystavit fakturu sama sobě, tyto případy se tedy řeší mimo OC tzv. vnitroobjednávkou.

V OC je možné nastavit balení za 0 Kč pouze pro evidenci (zákazník přímo v OC nic neplatí).

Organizátoři dostávají přístup do aplikace Přehled objednávek, kde mohou objednávky kontrolovat a dále s nimi pracovat. Nabídne se tabulka, kde můžete nastavovat různá omezení. Konkrétní balení najdete pod políčkem "Objednávka obsahuje balení“. (Balení se v roletce zobrazí, jakmile někdo vytvoří první objednávku.)

U každé objednávky si můžete zobrazit podrobné informace kliknutím na její číslo.

Z Přehledu objednávek je rovněž možné poslat vybraným zákazníkům hromadný e-mail. Je vždy důležité nejprve pomocí filtrů vybrat přesně ty osoby, kterým chcete napsat, a teprve potom zvolit "Zaslat e-mail všem z formuláře výše."

Údaje, které OC k objednávkám eviduje, si můžete také vyexportovat do Excelu a vytvořit z nich např. prezenční listinu.

Klikněte "Chcete exportovat údaje v csv formátu?" → vyberte typ kódování (doporučujeme nechat implicitní) a kliknutím na odkaz "Jaké údaje se exportují?" můžete vybrat sortiment údajů.