EN

Nová aplikace pro fakturaci školného - Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Novinky a zajímavosti ze světa IS MU

RSS Máte-li zájem, přihlaste se k odběru novinek e-mailem. Novinky můžete odebírat také pomocí RSS nebo si zařaďte blog mezi sledované, pokud jste uživatel IS MU.
Tento blog píše
FotografieFI:Vývojový tým IS MU, Bc. Michaela Martišová, 433567
Starší příspěvky
Kategorie
Vlastníci blogu: FI:Vývojový tým IS MU, Bc. Michaela Martišová, 433567
Právo číst: kdokoliv v Internetu, pojmenovaná skupina osob: FI:CVT FI
Právo komentovat: pojmenovaná skupina osob: FI:CVT FI
20. 12.
2008

Nová aplikace pro fakturaci školného

  • RSS
Dosud nehodnoceno.
Novinky
Informační systém Masarykovy univerzity neulehčuje práci už jenom na veřejných vysokých školách. IS je v současné době provozován formou outsourcingu i na několika soukromých vysokých školách. Agenda soukromých škol má jedno výrazné specifikum, které veřejné školy (zatím) neřeší – školné.
Fakturace školného je časově náročná a komplikuje ji především skutečnost, že výše školného není jednotná pro všechny studenty dané školy. Závisí na oboru, ročníku i formě studia. Navíc se k fakturám započítávají jednorázové slevy za promo akce, slevy za prospěch a příplatky např. za opakované předměty. Faktury jednotlivých studentů, i těch kteří navštěvují stejný ročník, obor a mají stejnou formu studia, se tak mohou hodně lišit.

Současný stav - ruční zpracování faktur

Každou fakturu vystavuje studijní referent samostatně. Nejdříve se pro dané studium zjistí, jaké školné platí, a z poznámek, které si studijní oddělení dělalo v průběhu semestru, se vyčte, na jaké slevy či příplatky má nárok. Navíc je třeba pamatovat na to, že za někoho platí školné zaměstnavatel. Někdy platí zaměstnavatel jenom 60 %, takže vzniknou dvě faktury.
Při počtu studentů asi 2300 trvá toto zpracování údajů ručně, bez pomoci ISu, 14 dní. K tomu je třeba připočítat dobu na tisk faktur a obálkování.

S novou aplikací

Hromadné vystavování faktur je třeba začít dvěma základními kroky: přiřazením výše školného k jednotlivým studiím a zaevidováním firemních plátců. Přiřazení školného probíhá po skupinách pomocí hromadného výběru studií. Během několika kliknutí se přiřadí školné např. celému oboru, pro daný ročník a danou formu studia. Platí-li fakturu za studenta jeho zaměstnavatel, studijní tuto skutečnost zaeviduje a stanoví, zda platí vše nebo jenom do určité výšky či jenom určitou část. K sídlu firmy lze zadat i korespondenční adresy, na které se odešle faktura.
Je více možností, jak se vypořádat s extra položkami a procentuálními slevami. Na mnohé slevy (za výborný prospěch, za uznané předměty) a příplatky (za opakované předměty, překročení standardní doby studia) lze určit nárok z dat, které se v ISu nacházejí. Není třeba si je psát do poznámky. IS ví, v kterém semestru student studuje, jaké měl zapsané předměty, jakou dostal známku, které předměty si nechal uznat. Dohodnuté dlouhodobé slevy lze evidovat zvlášť pro každé studium a vyhodnotí se automaticky. Jednorázové a dodatečné slevy lze zaznamenat na fakturu při individuální úpravě.
Vše je tak připraveno na hromadné vystavení faktur na jedno kliknutí pro zvolený výběr. Výběrem může být i kompletní seznam všech studentů školy, resp. všech studií, za které je zodpovědný daný studijní referent. Při vytváření faktury se vezmou položky z ceníku ke studiu (pro každého studenta to jeho školné), automaticky se vyhodnotí, zda nemá nárok na nějaký příplatek nebo slevu, na základě dat již zavedených v ISu k evidenci studia, a započítají se dohodnuté slevy pro studium. Systém ještě před dokončením vytváření faktur zkontroluje, kdo za daného studenta platí fakturu a do jaké výše či v jakém poměru. Tímto způsobem se vytvoří najednou třeba i několik set či tisíc individuálních faktur, s různou výší školného a s různě přiřazenými automatickými slevami. Navíc již proporcionálně poděleny, pokud se na platbě podílí student i zaměstnanec.
Stejně jako u ručního postupu, i zde zůstává možnost individálních úprav faktur. K vytvořené faktuře lze přidat libovolné položky či zrušit stávající. Studijní referenti mají tak stále poslední slovo při vytváření faktur.

Cesta faktury k plátci

Elektronická komunikace sbližuje a platí to i v této aplikaci. Při klasickém zpracování se faktura vytiskne, vloží do obálky a odešle. Pokud se faktura odešle na adresu, kde se student právě nezdržuje, nebo firmě na adresu, kde se nedostane ke schválení, plátce o faktuře neví a samozřejmě neplatí. Nová aplikace umožňuje studentům přístup k faktuře okamžitě poté, co se studijní rozhodne ji zveřejnit. Student si může fakturu prohlédnout a má-li připomínky, kontaktovat studijní oddělení. O nově vytvořených fakturách jsou studenti informováni hromadně rozeslanými emaily. Faktury jsou studentům k dispozici ve formátu PDF.


Obr.: [1] fakturace poplatků z pohledu studenta
[2] po vytištění faktury do PDF lze prohlížet její obsah
[3] studentovi se zobrazí i adresy dalších plátců

Výhody

Ačkoli tato aplikace nenahrazuje účetní systém, lze vytvořené faktury vyexportovat do účetního systému a zpět do ISu naimportovat informace o zaplacených částkách za tyto faktury. Tím získají studenti i studijní oddělení přehled o nezaplacených fakturách přímo ve studijní agendě.

Nová aplikace výrazně urychluje vytváření faktur a zároveň zachová jejich individuálnost pro jednotlivé studenty. Vytvořené faktury se v elektronické podobě dostanou rychleji ke studentům a ti budou moci zaplatit dříve.

20. prosince 2008

Dosud nečteno0 komentářůpermalink
« Co přinesla soutěžní fotosbírka Jak se žije na MU? (20. 12. 2008 00:00) | Ohlédnutí za sérií fakultních prezentací o e-learningu a Obchodním centru » (20. 12. 2008 05:42)

Zatím žádné komentáře.