Pokud si uživatelé chtějí sjednat pracovní schůzku s kolegy pomocí jednoduché aplikace, kde se pozvaní účastníci vyjádří k nabídnutým časovým preferencím organizátora, mají obvykle dvě možnosti. Buď využijí externí aplikace, u kterých je ale nutné mít právně ošetřenou smlouvu s dodavatelem aplikace na zpracování osobních údajů nebo udělit souhlas se zpracováním osobních údajů (stejně jako ostatní vyzvaní účastníci schůzky), nebo použijí interní nástroje své instituce, pokud takové nástroje nabízí. A Masarykova univerzita nástroj k tomu, aby se kolegové mohli vyjádřit k účasti na schůzce, má od února k dispozici. Na rizika ohledně problematického zpracování osobních údajů ze strany dodavatelů těchto volně dostupných software a možnosti řešení byl Vývojový tým IS MU upozorňován ze strany pověřenkyně pro ochranu osobních údajů Masarykovy univerzity Ivy Zlatuškové.
Aplikace dostala název, který je možná trochu neobvyklý, i nespisovný, trochu slovní hříčkou, ale svou jednoduchostí je pro uživatele snadno zapamatovatelný a navazuje na tradici neologismů. Jmenuje se „Kterou schůzku? Tudle“ a je součástí Informačního systému Masarykovy univerzity na adrese https://is.muni.cz/tudle/. Název je podobný s jinou známou aplikací, která je mezi uživateli oblíbená. Podobně jednoduchou, ale bezpečně integrovanou do našeho hlavního informačního systému na univerzitě, pro uživatele připravil Vývojový tým IS MU. Hlavní motivací tedy bylo, aby uživatelé mohli využít jednoduché služby pro svolání schůzky pomocí počítačů a jejich osobní údaje přitom byly v bezpečí.
Organizátor schůzky vytvoří možnosti hlasování v aplikaci a oslovení účastníci si na zaslané adrese vybírají termín z nabídky možných. Aplikaci lze využít i tehdy, je-li potřeba svolat účastníka, který není uživatelem IS MU. Seznam nabízených termínů lze vytvořit na panelu „Nové hlasování“, kde organizátor postupně vyplní název, místo a délku trvání schůzky, případně přidá i komentář ke schůzce. Aplikace má řadu možností, účastníkům je možné například ulehčit rozhodování o výběru termínů přidáním varianty „Pokud nutno“, kterým označí, že daný termín mohou, ale nevyhovuje jim. Variabilitu nabízí i funkce „Kdo vidí výsledky“ a tvůrce (organizátor) schůzky může nastavit viditelnost výsledků pro všechny, co mohli hlasovat, nebo co hlasovali, anebo jen pro sebe. Pokud je zvoleno datum v položce „Odpovídá se do“, budou do tohoto termínu respondenti moci zvolit své preferované časové možnosti.
Po tomto úvodním nastavení aplikace nabídne organizátorovi schůzky na další stránce grafickou stránku rozvrhového či kalendářového designu, kde pomocí myši může navolit časové intervaly schůzek v kalendáři.
Poté už může hlasovat sám organizátor. Jedním klikem v nabídnutém termínu zvolí „Ano“, vyhovuje mi termín, dvěma kliky za sebou v nabídnutém termínu zvolí „Pokud nutno“, tedy pokud je to nutné, tak v navržený termín může s obtížemi (pokud je tato možnost u schůzky nastavena).
Respondentům vzápětí může rozeslat nabídku termínů pomocí zkopírovaného odkazu na adresu s hlasováním ke konkrétní schůzce. Všechna vytvořená hlasování nalezne organizátor schůzky v prvním panelu „Moje vytvořená hlasování“, kde u každé schůzky může hlasování znovu editovat. Pozvaný uživatel (z ISu i mimo IS) kliknutím na odkaz získá přístup k hlasování a může se jednoduše vyjádřit, zda se zúčastní nebo nikoli. Aplikace je velmi návodná a po prvním vyzkoušení uživatelé rychle pochopí postup vytvoření nabídky termínů pro schůzku a úspěšně na ní zajistí účast.
Využití aplikace řeší plánování řady pracovních schůzek nebo seminářů, ale mohlo by být i odpovědí například pro situaci, kdy učitel na své stránce Lidé stanoví nějaké termíny pro konzultaci a studenti se přihlašují, a kde vzniká riziko, že v jeden konkrétní čas pak čeká na chodbě několik studentů současně.
Vývojový tým IS MU si je vědom, že jde o první verzi aplikace „Kterou schůzku? Tudle“ a postupně plánuje další zvýšení pohodlí svým uživatelům. V budoucnu by mohl mít uživatel možnost označit výběrem konkrétní osoby anebo skupinu z definovaných skupin osob, kteří budou moci odpovídat. Těmto by pak šlo volitelně poslat automatický e-mail s informacemi o hlasování. Stejně tak by mohli mít k dispozici seznam hlasování, kde účastník už hlasoval, a seznam, kde by měl ještě hlasovat. Z hlediska organizátora schůzky by mohlo být naopak možné více automatizovaně komunikovat s touto konkrétní skupinou a informovat je například o výsledcích, nebo připomenout hlasování účastníkům, kteří ještě nehlasovali. Tím by také bylo možné s touto skupinou pracovat automatizovaně ve smyslu rozesílky upomínky a výsledků. Stejně tak vznikají úvahy o tom, že bychom pro uživatele Masarykovy univerzity v budoucnu mohli bezprostředně po ukončení hlasování nabídnout i automatizované založení videokonferenční schůzky nebo rozšířit možnosti této aplikace i do elektronické podpory výuky v IS MU.
Další tipy pro použití nabízí Průvodce Tudle přímo v aplikaci.
Aplikace je dostupná v autentizované části IS MU → dlaždice Kalendář → Kterou schůzku? Tudle.
