Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Úřadovna Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) neslouží pouze pro spisovou evidenci. Je navržena obecně tak, aby se jejím prostřednictvím daly elektronizovat nejrůznější procesy, které doposud probíhaly pouze v listinné formě. Z praxe vyplynul požadavek na elektronizaci dohod o provedení práce na výuku, které se na univerzitě hromadně vytvářejí na začátku každého semestru. Vývojový tým IS MU tedy navrhl řešení tohoto konkrétního procesu za využití existujících funkcí, které jsou v Úřadovně standardně využívány, a za podpory nových moderních technologií, které byly vyvinuty v IS MU v nedávne době.

Předpokladem úspěšné realizace bylo vyřešení problému podepisování dokumentu dvěma stranami, přičemž jedna z nich (v tomto případě pracovník, který bude výuku provádět) nemá elektronický podpis. Klíčová byla implementace tzv. autorizované konverze dokumentů, tedy převedení originálu v elektronické podobě do originálu v podobě listinné.

Přímo v Úřadovně jedna strana (typicky děkan fakulty) podepíše dokument elektronicky. Ve spisové službě se následně provede autorizovaná konverze do listinného dokumentu. Ten proškolený referent vytiskne spolu s ověřovací doložkou, kterou orazítkuje a na papíře podepíše. Vytištěný dokument poté může podepsat i druhá strana, jež dohodu uzavírá (v tomto případě vyučující). Pro vytvoření dokumentu lze využít šablony textů, kterých je aktuálně v Úřadovně předpřipraveno pro nejrůznější účely téměř 3 000.

Autorizovaná konverze dokumentů probíhá v souladu se zákonem č. 300/2008 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, podle kterého Spisová služba IS MU jako spisová služba orgánu veřejné moci smí provádět autorizovanou konverzi pro interní účely.

Na začátku jarního semestru 2020 byl celý proces pilotně nasazen na Fakultě informatiky. V praxi to znamenalo, že referentky personálního oddělení vygenerovaly z personálního systému podkladová data o vytvářených dohodách. Pro evidenci dohod byla již v Úřadovně vytvořena nová agenda, do které bylo možné hromadně založit spisy ke každé dohodě. Využilo se nové možnosti hromadného zakládání spisů včetně importu jejich atributů z personálního systému v obecném formátu. Po hromadném vytvoření dohod v Úřadovně byl děkan Fakulty informatiky vyzván k jejich elektronickému podpisu, který rovněž provedl jednorázovou operací. Následně byla provedena autorizovaná konverze do listinné podoby, dohody byly vytištěny včetně ověřovací doložky a podepsány oprávněným pracovníkem, jenž může konverzi provádět. Každý pracovník poté obdržel svoji dohodu a tu již podepsal na papíře.

Kromě toho byly z Úřadovny automaticky vygenerovány informace o nástupu zaměstnanců a odeslány datovou schránkou na Úřad práce. Celkem bylo na Fakultě informatiky hromadně podepsáno 181 dohod o provedení práce.

Celý proces se setkal s velkým úspěchem a vzhledem k výraznému zrychlení a zjednodušení administrativních úkonů je plánováno nasazení i v dalších oblastech.

O změnách v Úřadovně jsme informovali již dříve v novinkách Moje úřadovna – nový přístup k důležitým spisům a dokumentům, Synchronizace souborů v Úřadovně nebo Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) přináší pro vyučující další vylepšení agendy Učitel. Dostupnost rezervované místnosti při vypisování zkušebních termínů nyní ověří snadno přímo v aplikaci.

Doposud bylo zapotřebí kromě založení zkušebního termínu také zarezervovat místnost zvlášť v aplikaci, na kterou musel vyučující přejít v novém okně skrze Záznamník učitele → Rezervace místností a až zde ověřit, zda je místnost volná. Doplněné tlačítko Ověřit dostupnost místnosti při výpisování termínů spojuje tyto dva kroky do jednoho.

Uživatel se po jeho použití může setkat se dvěma situacemi. V případě, že učebna není ve zvoleném termínu volná, je učitel informován červeně zvýrazněným textem pod vyplněným polem.

Naopak, pokud se místnost ukáže jako dostupná, systém mu společně s informací o tomto stavu nabídne možnost rezervace místnosti v odpovídajíci aplikaci.

V ní nalezne už předvyplněné údaje a jediné, co zbývá, je zvolit délku rezervace.

Další zajímavé informace naleznete v dříve zveřejněných novinkách Změny v rezervacích místností, Export zkušebních termínů do kalendářových aplikací nebo v nápovědě.

S narůstající poptávkou na zefektivnění a usnadnění administrativy spojené se studiem připravil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) pro své studenty praktický dárek pod stromeček v podobě elektronického potvrzení o studiu.

Toto potvrzení si mohou od prosince studenti sami vygenerovat i v pohodlí vlastního domova. Pro úspěšné vystavení je však potřebné splnit podmínky pro zápis do dalšího semestru nebo být v tomto semestru již zapsán.

Každé vystavené potvrzení je zapečetěno elektronickou pečetí a rozšířené o QR kód splňující nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu. Elektronické potvrzení o studiu může být použito jak v původní elektronické formě, tak v tištěné i ve formě autorizované konverze. Studenti si mohou vygenerovat potvrzení na aktuální akademický rok nebo na předchozí akademické roky, kdy studovali. K dispozici je také elektronické potvrzení o přerušení studia a o délce studia.

Pilotní provoz byl spuštěný v prosinci na Fakultě informatiky a na Právnické fakultě. Od ledna začaly aplikaci využívat i ostatní fakulty.

Studenti se k možnosti vystavení potvrzení dostanou v sekci Student -> Během studia. Více informací o aplikaci naleznete v nápovědě.

V souvislosti s nově akreditovanými studijními programy byla do Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) implementována zbrusu nová aplikace na evidenci programových rad, které dohlíží na kvalitu studia v daném programu.

Programové rady představují významný prvek pro dlouhodobý rozvoj studia na Masarykově univerzitě. Mohou se zabývat přijímacím řízením, výsledky státních zkoušek a obhajob, studijní neúspěšností, propagací studijního programu či sledováním kvality výuky. Každá programová rada má minimálně pět členů, jejím předsedou je garant studijního programu. Dalšími členy jsou akademičtí pracovníci podílející se na realizaci programu, studentští členové a dále zástupci zaměstnavatelů nebo absolventů.

Aplikace zahrnuje kontrolní heuristiky na správnost zařazení členů, např. automaticky hlídá, zda má rada požadovaný minimální počet členů, zda interní členové jsou zaměstnanci Masarykovy univerzity a externí jimi naopak nejsou. V opačném případě na chybu upozorní červenou ikonkou u programu.

V návaznosti na potřebu evidence externích členů byla rozšířena již existující aplikace Externisté – přiřazení k pracovišti, kontakty. Pověřená osoba může u externisty nastavit e-mailový kontakt, domovskou instituci, zastávanou pozici apod. Díky tomu lze později snadno komunikovat se všemi členy rady. Pro obeslání členů jedné rady slouží ikonka panáčka „vybrat osoby v radě“ v jejím detailu. Obecná aplikace Výběr osob pak nabízí výběrové kritérium Členové programových a oborových rad studijních programů fakulty, pomocí kterého lze vybrat členy jedné, více nebo všech fakultních rad, a následně s nimi komunikovat hromadným e-mailem nebo s jejich seznamem dále pracovat.

Obdobou programových rad jsou oborové rady a komise, které zastřešují doktorské studijní programy. Jejich evidence byla rovněž nově přenesena do IS MU. O agendě Garant, která je klíčovou pro práci s novými programy, jsme již informovali v novince Garant – vše o studijních programech na jednom místě.