Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Zvýšená poptávka po elektronizaci procesů v době pandemie urychlila realizaci dlouho plánované digitalizace protokolů státních závěrečných zkoušek. Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) dokázal agendu navrhnout, naprogramovat a otestovat během krátké doby. A pozitivní zpětné vazby už přicházejí i od samotných uživatelů.

Aplikace především představuje příležitost zbavit se veškerých papírových výkazů a zápisů, které se v mnoha případech různě přenášejí, složitě kompletují a v papírové podobě dále archivují. Elektronizace však všechna tato úskalí eliminuje. Zápisy ze státní závěrečné zkoušky (SZZ) jsou zadávány přímo do IS MU, kde je členové i předseda komise potvrdí. Protokoly jsou dostupné ihned a odkudkoliv bez přenášení papírových verzí. Studijní oddělení pak snadno přenese známky z elektronických protokolů do studentovy evidence studia bez nutnosti ručního přepisování. Samozřejmostí je elektronická archivace protokolů, možnost ukládání videí z průběhu SZZ a napojení na Úřadovnu, kde jsou všechny protokoly evidovány a elektronicky podepisovány.

Obr. 1: Elektronizace protokolů SZZ

Informace o dalších změnách týkajících se státních závěrečných zkoušek naleznete v novince Nová evidence státních závěrečných zkoušek.

V souvislosti s aktuálními opatřeními a zvýšeným zájmem o elektronické odevzdávání závěrečných prací vytvořil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) novou aplikaci na hromadné převzetí závěrečných prací. Tato aplikace také kontroluje, zda jsou archivy závěrečné práce dostatečně naplněné a zároveň neumožní převzít práce, u kterých je povoleno a v Úřadovně schváleno skrytí jejich částí.

Pro použití aplikace je potřeba, aby studijní referent/-ka vybral/-a pomocí Hromadného výběru studenty s vyplněným, ale nepřevzatým, archivem závěrečné práce a následně s výběrem přešel/přešla do nové aplikace Hromadné převzetí závěrečných prací.

Aplikace zobrazí archivy závěrečných prací, u kterých je automaticky zkontrolováno, že jsou dostatečně naplněné, a lze je tedy bez dalšího potvrzování hromadně převzít a zveřejnit.

Zobrazena jsou také vyřazená studia s existujícím spisem ke skrytí části závěrečné práce v Úřadovně. Tyto práce je možné procházet jednotlivě a nastavit či zkontrolovat skrytí jejich částí.

Dále se zobrazují vyřazená studia, jejichž archiv nelze převzít, tj. studia, jejichž závěrečné práce již byly převzaty, nemají vyplněný nebo založený archiv nebo studium již bylo ukončeno.

Obr. 1: Hromadné převzetí prací

Aplikace se snaží zohlednit i drobné potřeby fakult, je-li to možné. Například studenti Fakulty informatiky, kteří letos odevzdávají poprvé práce pouze v elektronické podobě, nově musí také kromě předchozích podmínek zatrhnout Prohlášení autora školního díla a Prohlášení o autorství, teprve potom aplikace dovolí jejich práci převzít.

Aplikace je dostupná přes Studijní → Závěrečná práce a Závěrečná zkouška.

Letošní jaro přineslo mnoho nových funkcí a inovací v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU). Jednou z nich je i úprava e-voleb, které se přizpůsobily aktuálním nárokům uživatelů ve všech oblastech spojených s fungováním a provozem univerzity.

Samotná aplikace se v IS MU využívá již více než 10 let pro volby do senátů a různých komisí pro distanční způsob hlasování. Aktuálně byla z důvodu vnější situace rozšířena nejen pro hlasování samotného senátu, ale také pro hlasování zkušebních komisí pro Státní doktorskou zkoušku, pro hlasování ustavených pracovních skupin či volby do komor, a to jak pro hlasování veřejná, tak i pro volby tajné. Protože je tato aplikace součástí IS MU, je tak zajištěna bezpečnost veškerého hlasování, především však v případě tajných voleb.

Běžnou e-volbu může vyhlásit kterýkoli uživatel IS MU, který má aktivní vztah k Masarykově univerzitě (MU) a který chce hlasovat o záležitosti související s MU a neodporující pravidlům používání IS MU. Výsledky e-voleb se zveřejňují vždy až po ukončení hlasování, a  to jak hlasujícím, tak vyhlašovateli volby – nelze tedy hlasující ovlivnit ve prospěch konkrétní varianty na základě průběžné kontroly.

Hlasování vždy probíhá v nastavené lhůtě, během které může hlasující volbu měnit nebo úplně stáhnout. Vyhodnocení všech hlasujících se provádí až po ukončení voleb. Hlasující může hlasovat ve volbách, které jsou mu pro hlasování určeny. Takové volby najde v aplikaci e-volby pod záložkou Moje volby. Přehled ostatních e-voleb může vidět pod záložkou Cizí volby. Zda byl ve volbě Váš hlas započítán, zjistíte pomocí osobního indentifikátoru v záložce Jak kdo hlasoval.

Obr. 1: Výsledky hlasování v e-volbě

K novým funkcím, o které byla agenda obohacena, patří možnost založit novou volbu zkopírováním již existující. Dále byla doplněna možnost nastavení správce volby, který s ní může manipulovat stejně jako vyhlašovatel. Tito uživatelé pak také ocení, že snadno vyberou pomocí nového filtru volby, které mohou spravovat.

Implementována byla také funkce pro manuální spouštění voleb, která se využije typicky pro hlasování v rámci jednání senátu. Odpovědná osoba může před začátkem jednání všechny volby dopředu nastavit a ve chvíli, kdy je daný bod programu projednán, spustí možnost hlasovat. Rozšířen byl také protokol v PDF o sjetinu odevzdaných hlasů v případě veřejné volby.

Široké využití aplikace e-volby umožňuje uživatelům IS MU získávat informace o názorech jejich kolegů a kolegyň a přináší možnost svobodného, otevřeného a důvěryhodného rozhodování o důležitých záležitostech vzdělávací instituce velikosti MU.

O agendě e-volby jsme Vás již dříve informovali v novince Nová verze agendy E-volby.

V souvislosti s aktuálními opatřeními Ministerstva zdravotnictví ČR a nařízením rektora Masarykovy univerzity (MU) vznikly v Informačním systému MU (IS MU) nové aplikace a funkce např. pro získání potřebných potvrzení, hodnocení předmětů nebo pro elektronizaci protokolu o státní závěrečné zkoušce (SZZ).

Čestné prohlášení o nenařízení karantény a neexistenci příznaků virového infekčního onemocnění

Pro přístup do budov MU musí student prohlásit, že není v karanténě a neměl v poslední době příznaky virového onemocnění. Jiné prohlášení než elektronické se nepřijímá. Studenti naleznou aplikaci pro čestné prohlášení přímo na titulní stránce IS MU. Recepční a jiné pověřené osoby pak mohou při vstupu studenta do budovy snadno zkontrolovat, zda opatření splňuje.

Obr. 1: Odkaz na aplikaci na titulní stránce IS MU

Zahraniční studenti naleznou v aplikaci pro realizaci čestného prohlášení další dvě potvrzení, která je opravňují ke vstupu na území ČR, jedná se o:

1) Potvrzení vysoké školy o účasti na zkoušce

Pokud je student přihlášen na konkrétní termín zkoušky, může si v aplikaci IS MU vytisknout potvrzení, které ho opravňuje ke vstupu na území ČR.

Obr. 2: Nabídka formulářů pro zahraniční studenty

Obr. 3: Potvrzení vysoké školy o účasti na zkoušce

2) Potvrzení pro přeshraniční studenty

V případě, že je vysoká škola do 100 km od hranic, potřebují zahraniční studenti doložit potvrzení vydané Ministerstvem vnitra ČR.

Obr. 4: Potvrzení pro přeshraniční studenty

Předměty, které nelze hodnotit

U předmětů, které nelze v aktuálním semestru hodnotit, mohou studentům referentky hromadně zadat příznak „S“ (splněno). Předmět se považuje za úspěšně absolvovaný a hodnocení v takovém případě musí být jednotné pro všechny studenty předmětu.

Elektronizace protokolu o závěrečné zkoušce

Nově lze elektronicky vyplnit protokol o závěrečné zkoušce, který vyplní předseda komise nebo pověřená osoba, následně jej ostatní členové komise potvrdí a děkan fakulty podepíše. Aplikace prochází v současné době inovací, o dalších úpravách budeme brzy informovat.

Obr. 5: Vyplnění protokolu o SZZ

Obr. 6: Potvrzení protokolu členy komise

Elektronické potvrzení o studiu

Potvrzení o studiu v elektronické podobě bylo představeno již na začátku roku 2020 (více v novince Potvrzení o studiu jednoduše, rychle, elektronicky), nyní jej však studenti mohou využít jak při přestupu hranic, tak i pro jiné účely bezkontaktního vyřizování záležitostí, a nemusí tedy osobně na fakultu.