Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Efektivní administraci studentských praxí nabízí nová agenda praxe v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU). Agenda je v současnosti zaměřena výhradně na správu předmětových praxí, která zahrnuje pedagogické praxe na Filozofické fakultě, Pedagogické fakultě a Fakultě sportovních studií. V případě Farmaceutické fakulty pomáhá k zajištění lékárenské praxe.

Agenda funguje pro dvě role - studenta a administrátora. Student si díky agendě zaregistruje vlastní praxi nebo se k již vypsané nabídce praxe přihlásí. Administrátor spravuje nabídky praxí a institucí a schvaluje studentské žádosti o přihlášení na praxi.

Administrátor

První kroky administrátora vedou do sekce Oblasti. Díky této sekci si administrátor definuje pravidla, která se aplikují na všechny nabídky praxí, které budou do oblasti zařazeny. K založení takové oblasti administrátor používá již známé vyhledávání v Katalogu předmětů.

Obr. 1: Vytvoření předmětové oblasti

Po úspěšném vytvoření oblasti administrátor upravuje její nastavení. Má zde možnost definovat různé režimy podávání studentských žádostí o praxi, požadovat po studentech přiložení motivačního dopisu k žádosti, či pomocí prerekvizit upravovat, kteří studenti budou moci k inzerci nabídek přistupovat. Předmětová oblast je propojena se Záznamníkem učitele daného předmětu, kde si administrátor může později exportovat údaje o studentech a jejich praxích. K předmětové oblasti lze také přiřadit tzv. Sadu úkolů. Zde definované úkoly se studentům nabídnou u všech nabídek praxí vztahujících se k dané oblasti. Jako úkol lze požadovat po studentech např. dokumentaci k praxi v podobě doložení nástupních protokolů či závěrečného potvrzení o absolvování praxe. V rámci úkolů může administrátor nabídnout studentům i možnost konzultace pomocí jednoduchého diskusního fóra. Na nové příspěvky je vždy upozorněn v liště se žádostmi k vyřízení.

Obr. 2: Úprava předmětové oblasti

K vystavování nabídek praxí slouží sekce Inzerce. Administrátor zde zakládá nové instituce i nové nabídky. Nabídky je možné zde filtrovat pomocí různých parametrů, například dle předmětových oblastí či vzdálenosti institucí. Nabídky je možné si označovat hvězdičkou jako oblíbené. V detailu nabídky se nabízí výpis všech dostupných informací o nabídce, možnosti upravit nabídku, sdílet odkaz na nabídku nebo přímo manipulovat s přihlášenými studenty.

Obr. 3: Inzerce nabídek

Založení instituce probíhá v několika na sebe navazujících krocích. Administrátor vyplní IČO instituce nebo ji dohledá podle názvu. V další sekci má možnost vytvořit instituci vizitku – přidat webové stránky, logo, informace o sektoru a podobně. V kontaktních údajích lze dohledávat osoby s účtem v Informačním systému, ale i mimo něj, včetně přidání kontaktu na instituci bez konkrétní osoby. Jakmile má administrátor připravenou instituci, vypisuje nabídky praxí, na které se studenti přihlašují.

Obr. 4: Založení instituce

Příprava nabídky zahrnuje základní údaje o nabídce a informace o instituci, kontaktní osoby, přiřazení nabídky do konkrétní předmětové oblasti a upřesňující informace k omezení zápisu, doporučení a praktické informace pro studenty týkající vykonávání praxe. Přiřazením nabídky do konkrétní předmětové oblasti administrátor zajistí, že se praxe bude nabízet pouze studentům, kteří mají daný předmět nebo předměty zapsané.

Obr. 5: Založení nabídky

Aplikace Administrace je pro administrátora prostředím, ve kterém spravuje všechny své zadané nabídky, všechny své instituce a také všechny žádosti o schválení praxe. Prochází zde studentské úkoly, označuje je jako splněné a celou praxi jako neúspěšně ukončenou či úspěšně absolvovanou.

Obr. 6: AdministraceStudent

Základním rozhraním pro práci v agendě je pro studenta aplikace Moje praxe. Vidí zde přehled nabídek, ke kterým je přihlášen, nabídek, kde na schválení přihlášení teprve čekají, ale i uzavřených a ukončených praxí. Studenti zde mají také právo založit si vlastní nabídky praxí, zobrazit si své instituce a nová upozornění na odpovědi administrátorů v konzultačních diskusních fórech.

V Inzerci se studentovi zobrazují dostupné nabídky praxí předmětů, které má zapsané, může si je dále libovolně filtrovat a při procházení označovat jako oblíbené. Díky barevnému rozlišení na první pohled vidí, zda se na nabídku smí přihlásit okamžitě, nebo až později. Filtrovat nabídky lze nejenom dle zapsaných předmětů, ale i podle vzdálenosti výkonu praxe od zadané adresy.

Obr. 7: Moje praxe z pohledu studenta

Agenda je detailně přestavena ve videu:

Prostřednictvím Úřadovny Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je možné elektronizovat nejrůznější univerzitní procesy, které doposud probíhaly pouze v listinné formě. Nově byla Úřadovna využita pro zajištění procesu zapůjčení IT techniky pro online výuku potřebným studentům.

Pro zajištění procesu zápůjček byly využity stávající nástroje Úřadovny, navíc byl naprogramován pouze přehled vypůjčených zařízení v evidenci studenta, kde se nyní kromě vypůjčených knih a klíčů zobrazuje také vypůjčená technika.

Odlišná praxe na jednotlivých fakultách MU ukázala, že pokud je proces zápůjčky dobře popsaný a nastavený, je použitelný pro různé typy uživatelů např. i pro zaměstnance knihoven nebo ekonomických oddělení, kteří s Úřadovnou běžně nepracují. Právě v tom spočívá největší přednost Úřadovny. Pokud vznikne potřeba řešení i zcela nové záležitosti, ve většině případů stačí pouze provést její analýzu a dále proces složit dohromady jako puzzle, kdy dílky představují jednotlivé komponenty Úřadovny. Není tedy nutné programovat pokaždé nové řešení na míru nebo kupovat nový software.

A jak konkrétně takový proces vypadá? Například na Pedagogické fakultě bylo rozhodnuto, že žádosti o zápůjčku schvaluje proděkanka fakulty, smlouvy o zápůjčce následně připravuje vedoucí ekonomického oddělení. Smlouvu vygenerovanou rovněž v Úřadovně pak podepisuje tajemnice fakulty. A na konci vydání zařízení zaeviduje fakultní knihovna. Naopak na Filozofické fakultě žádosti o zápůjčku probíhají v knihovním systému Aleph, jako by zařízení byla kniha, která se půjčuje v knihovně. Smlouvy připravují zaměstnanci knihovny v Úřadovně a následně je podepisuje děkan fakulty.

V rámci Úřadovny byly tedy nastaveny veškeré potřebné úkony včetně jejich posloupnosti. Díky tomu probíhá celý proces transparentně a vždy je jasné, jaký krok by měl následovat a kdo ho má provést.

Obr.1: Proces zápůjčky v Úřadovně

K dalším novým oblastem, kde byla Úřadovna úspěšně nasazena jsou agendy pro podepisování smluv na praxe s učiteli ZŠ nebo pro schvalování žádostí o čerpání Publikačního fondu.

O změnách v Úřadovně jsme informovali již dříve v novinkách Hromadné zpracování dohod o provedení práce v Úřadovně, Moje úřadovna – nový přístup k důležitým spisům a dokumentům, Synchronizace souborů v Úřadovně nebo Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) nově nabízí uživatelům možnost přihlašovat se do systému pomocí tzv. dvoufaktorového ověření.

Metoda dvoufaktorového ověření představuje ověření přihlašování ve dvou krocích, kdy pro přístup do IS MU již nestačí jen primární heslo, a zvyšuje tak bezpečnost tohoto účtu uživatele. Pomůže předejít nepříjemnostem v případě odcizeného hesla nebo zařízení, které uživatel používá pro přihlašování. Uživatel se po zapnutí této funkce přihlašuje ke svému účtu v IS MU ve dvou krocích: nejprve pomocí primárního hesla (jako doposud), a k tomu libovolnou z aktuálně dostupných metod přihlášení na portálu eidentita.cz. Pokud již má aktivovanou elektronickou identitu České republiky, při aktivaci služby se obejde bez instalace další aplikace.

Pro Masarykovu univerzitu je aktuálně k dispozici v případě přihlášení prostřednictvím eidentita.cz možnost autentizace pomocí čipové karty včetně elektronického občanského průkazu, Mobilního klíče e-govermentu, případně pomocí běžné SMS zprávy NIA ID nebo pomocí Moje ID.

Obr.1: Přihlášení pomocí Mobilní klíče eGovernmentu.

Funkci dvoufaktorového ověření je možné zapnout na stránce Nastavení ISu v sekci Přístup. V aplikaci je dostupný rovněž návod pro uživatele, kteří zatím nemají svoji eidentitu aktivovanou.

Ověření totožnosti přes portál eidentita.cz je možné použít také při obnově zapomenutého hesla nebo pro ověření totožnosti při distančním zápisu (více v novince Ověřování totožnosti – rychle, bezpečně, online).

Vývojový tým IS MU přeje svým uživatelům bezpečnou cestu semestrem!

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) zveřejnil novou podobu chybových stránek, které uživatele informují o chybách internetového protokolu.

Snad každému, kdo používá internet, se již někdy stalo, že místo očekávané stránky se mu v prohlížeči zobrazila chyba. Chybových hlášení existuje řada, některé informují o chybě na straně klienta (například pokud zadá špatně název webu), další informují o problému na straně serveru (kupříkladu o jeho výpadku). Chybová hlášení obsahují vždy číselné označení chyby, asi nejčastěji se lze setkat s „Error 404 – stránka nenalezena“. Protože ze samotného čísla chyby se běžný uživatel mnoho nedozví, lze na takovou stránku doplnit i další informace, které poradí, co dál.

Tyto chybové stránky jsou samozřejmě součástí i IS MU a nyní dostaly novou moderní podobu, která ladí s odlehčeným vzhledem systému. Věříme, že alespoň potěší oko uživatele, pokud na nějakou chybu narazí.

Obr.1: Příklady chybových hlášení.

Nový vzhled získala také stránka, která informuje o možném přetěžování systému ze strany uživatele, typicky po použití automatického strojového klikání, kdy se například studenti snaží nepovoleným způsobem zaregistrovat předměty či seminární skupiny. Stránka pak zobrazí počet povolených operací a počet operacích provedených nad tento limit.

O tzv. antiscrapingu jsme informovali již ve starší zprávě Ochrana IS MU proti přetěžování, kde se rovněž můžete podívat, jak vypadala stránka dříve.

Obr.2: Ukázka zobrazení po přetěžování systému.