Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Rok 2020 bude asi pro všechny z nás z důvodu koronavirové pandemie nezapomenutelný. My ve Vývojovém týmu Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) budeme vzpomínat především na to, kolik situací jsme pro naše uživatele v tomto roce řešili poprvé. Pandemie koronaviru přinesla nové výzvy a urychlila elektronizaci studijních agend, která sice byla plánovaná, ale ne v tak rychlém sledu. S nečekanou situací jsme se ale i přes nedostatek času dokázali nakonec zdárně poprat.

Kdo všechno zažil ISové změny poprvé?

• Studenti prvních ročníků

  Na některých fakultách zažili studenti prvních ročníků poprvé zápis ke studiu distanční formou. Distanční zápis funguje obdobně jako zápis prezenční, jen uchazeči nemusí přijít osobně v daný den na dané místo. Pokud byl distanční zápis povolen příznakem v e-přihlášce, může si student přímo v přihlášce kliknout na tlačítko „Zapsat do studia“, obratem je mu automaticky sděleno jeho UČO a může si sám nastavit heslo a přihlásit se do IS MU. Následně je potřeba, aby byli takto zapsaní studenti ztotožněni na studijním oddělení, např. při přebírání průkazu ISIC nebo jiné příležitosti.

  Tradiční zaškolení studentů prvních ročníků do tajů IS MU letos proběhlo také poprvé distančně. Připravili jsme pro ně sérii videí Úvod do Informačního systému MU (více v novince Videa pro nastupující studenty a učitele) a touto formou seznámili s IS MU i nové vyučující, jejichž zaškolování běžně probíhá také prezenčním způsobem.

• Studenti posledních ročníků

  Studenti posledních ročníků se setkali s elektronizací státních závěrečných zkoušek, kdy byl průběh zkoušky zaznamenán elektronicky v IS MU a elektronickou formou proběhlo potvrzení protokolu předsedou a členy komise. Tato novinka je již rozšířena i pro končící studenty doktorského studia a účastníky rigorózního řízení. Součástí jejich zkoušky je i tajné hlasování komise o výsledku, které je rovněž součástí inovované aplikace.

• Vedení univerzity a vyučující

  Pro vyučující byla náročná především příprava distanční výuky. S tímto se jim v průběhu celého roku snažili pomoci e-technici a s-technici, kteří pedagogům mimo jiné připravili web se základními návody pro distanční výuku. S obsahem webu jsme vás blíže seznámili v novince Jak na distanční výuku – tipy, rady a zkušenosti učitelů.

  Poprvé se také zavedlo nové hodnocení předmětů, které nelze v aktuálním semestru hodnotit, blíže v novince Elektronizace univerzity v době mimořádných opatření.

  Upravena byla také aplikace E-volby, která byla kromě hlasování akademického senátu, použita také pro hlasování zkušebních komisí pro Státní doktorskou zkoušku, pro hlasování ustavených pracovních skupin či volby do komor, a to jak pro hlasování veřejná, tak i pro volby tajné. O možnostech aplikace E-volby jsme psali již dříve v novince Inovace v aplikaci E-volby.

• Studenti a studijní referenti

  Poprvé jsme vytvářeli aplikace související s opatřeními v rámci epidemie. Pro studenty jsme na jaře zprovoznili Čestné prohlášení o nenařízení karantény a neexistenci příznaků virového infekčního onemocnění, potvrzení o vykonávané zkoušce nebo potvrzení pro přeshraniční studenty (o všem jsme informovali v novince Elektronizace univerzity v době mimořádných opatření)

  V rámci prevence byla zavedena také evidence studentů, kteří se dostali do karantény, nebo kteří byli pozitivně testováni na koronavirus.

• Vývojový tým IS MU

  I my jsme museli nahradit osobní schůzky a jednání s uživateli, nebo s kolegy v našem týmu, schůzkami online, neboť jsme pracovali převážně v režimu homeoffice. Museli jsme tak řešit situace, se kterými se letos potýkala většina z nás, tedy jak zajistit kvalitní připojení, jestli je vhodnější vypnout kameru nebo ukázat nevyspalý obličej či nepořádek v pokoji a kam se při hovoru ukrýt před rozjívenými dětmi.

Trend elektronizace bude pokračovat i v příštím roce, plánovány jsou mimo jiné online testy studijních předpokladů. Každoroční Open space konference o e-learningu se bude konat také distanční formou a možná se objeví i jiné neplánované výzvy. Věříme, že s Vaší podporou vše zvládneme a budeme se také moci již ve větší míře setkávat osobně.

Na podzim roku 2020 spustil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) novou aplikaci s názvem Nouzový kontakt, pomocí které mohou uživatelé IS MU zadat do systému soukromý mobilní telefon a e-mailovou adresu pro využití v případě krizové situace, např. zcizení hesla do systému podvodným e-mailem.

Studenti mohou navíc vyplnit i kontakt na blízkou osobu. Ten se využije pouze v případě nenadálé události, typicky zdravotní indispozice, kdy student nezvládne sám komunikovat a kdy by bylo potřeba, aby byl o jeho stavu obeznámen někdo blízký. Může se jednat o přímé členy rodiny, příbuzné nebo jiné osoby.

Zároveň lze v aplikaci zadat svůj soukromý e-mailový kontakt, který se nachází mimo doménu muni.cz a své soukromé telefonní číslo. Toto soukromé telefonní číslo je možné navíc nasdílet do osobní evidence, kde k němu mají přístup studijní referentky a referenti, kteří jej mohou využít v případě potřeby urychlení řešení běžných studijních úkonů.

Nouzový kontakt zadaný do aplikace mohou vidět pouze osoby, které administrují studium – studijní referentky a referenti, vedoucí studijních oddělení nebo studijní proděkani. Neslouží tedy vyučujícím, aby studenty a studentky kontaktovali, zda se nezapomněli dostavit do výuky nebo zda se zúčastní zkoušky. Avšak v případě, že se studentovi udělá u zkoušky nevolno, mohou kontaktovat studijní oddělení a zajistit mu bezpečný doprovod blízkou osobou domů.

Aplikace je dostupná v autentizované části IS MU → dlaždice Lidé [Personální] → Moje údaje ... Vyplnění nouzového kontaktu.

Pověřené osoby mají přístup k aplikaci z rozcestníku:
Personální → Správa údajů... Zobrazení nouzového kontaktu
nebo
Studijní → Osobní údaje... Zobrazení nouzového kontaktu.

Během roku se Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity věnoval mimo jiné aplikaci Manažerská data programu, která slouží především garantům a členům programových rad, kteří se aktivně zajímají o kvalitu studijních programů na naší univerzitě.

V sekci Přijímací řízení je nově dostupný graf nazvaný Vracející se studenti, který přehledně pro každý semestr zobrazuje, jak se neúspěšní studenti programu pokusili vrátit do studia. Údaje jsou rozdělené podle toho, zda podali přihlášku a či případně byli přijati do stejného programu, na stejnou fakultu nebo jinam na MU.

Zejména z důvodu přístupu ke starším předmětovým anketám lze nyní v aplikaci zvolit semestr. Některá data se pak zobrazují právě pro toto zvolené období.

Před začátkem podzimního semestru byla připravena nová funkce Zvolit adresáty hromadného dopisu, pomocí které mohou garanti a další osoby s právem zvolit skupiny osob, např. studenty určitého semestru, kterým pak mohou zaslat hromadný dopis.

Garanti mohli ve statistikách narazit také na údaj Podmíněně zapsaní, který reflektuje nový stav studia podmíněný zápis, zavedený zákonem kvůli dopadům mimořádných opatření v době koronavirové pandemie. Korektně jsou takto zapsaní studenti započítáni mezi aktivní studenty (v grafu Studenti v čase), byť někteří z nich nakonec nejsou z formálních důvodů do studia řádně zapsáni.

Kromě toho proběhla i řada dalších vylepšení, aby aplikace zobrazovala co nejpřesnější údaje. Například se vypisují i kontrolní šablony, které sice nejsou přiřazené k žádnému z plánů programu, ale některý ze studentů programu je má přesto přiřazené studijním oddělením za účelem kontroly splnění podmínek studia.

Revidované jsou informace v části "Poslední SZZ", protože se pro ně po několika semestrech studia v nových programech objevují reálná data prvních skupin studentů, zejména převedených ze starších programů, které chodí ke státním zkouškám. Objevily se také první případy opakovaných státnic.

V nadcházejícím období bude věnována pozornost např. údajům o studijní neúspěšnosti a úpravám pro doktorské studijní programy, u kterých lze zobrazovat některé další údaje z evidence studia vedené pouze pro doktorské studenty.

Vývojový tým IS MU průběžně poskytuje specifická data nejen garantům, ale také i dalším pracovníkům univerzity, kteří mají příslušné kompetence. Pokud mohou zajímat více osob, nebo je potřeba sledovat je opakovaně, může vzniknout jednoúčelová aplikace, jako se to stalo v případě aplikace Přestupy mezi programy a změny studijního plánu.

1. července 2020 nastal pro Masarykovu univerzitu (MU) historický okamžik. Tímto dnem vznikla "staronová" Farmaceutická fakulta, která dříve na Masarykově univerzitě existovala, a nyní se na MU přesunula z Veterinární a farmaceutické univerzity (VFU). Pro Informační systém MU (IS MU) představoval tento počin velkou výzvu, jak v co nejkratším čase přenést data z jejich dosud využívaného informačního systému do prostředí našeho IS MU, jak pomoci nastavit na fakultě nové postupy a funkcionality a jak vyladit procesy administrované v IS MU.

Ač přesunu fakulty předcházela určitá příprava, většinu úkolů bylo nutné řešit až těsně před dnem D. Pro pracovníky IS MU bylo klíčové obdržet co nejvíce dat z původního systému. Proto jako první bylo nutné získat souhlas studentů VFU s migrací jejich studia na MU. Po udělení všech souhlasů jsme obdrželi data studentů a zaměstnanců, která byla následně převedena do Informačního systému MU. Jelikož je struktura obou systémů rozdílná, bylo nutné se vypořádat s řadou otázek a problémů. Zaměstnanci studijního oddělení následně kontrolovali přenesená data. Zkontrolovat bylo potřeba maximum dat, od osobních údajů až po absolvované předměty a jejich známky.

Důkladnou kontrolou prošel i katalog předmětů. Předměty byly označeny novými kódy a zároveň byly ověřeny všechny sylaby a základní informace předmětů. Ve spolupráci se studijním oddělením byly vytvořeny zcela nové registrační a kontrolní šablony, které jsou již přiřazeny studentům k jejich studiím na Farmaceutické fakultě MU.

Masarykova univerzita získala akreditaci pro dva magisterské a osm doktorských studijních programů v oblasti farmacie. Pro studenty VFU to znamenalo přechod ze starých programů na nově akreditované. Během prázdnin si studenti vyzvedli přístupové údaje do IS MU na studijním oddělení. Vzápětí se již začali přihlašovat ke zkušebním termínům, neboť probíhalo zkouškové období, nebo si mohli například vygenerovat elektronické potvrzení o studiu. O této možnosti naleznete více informací v novince Potvrzení o studiu jednoduše, rychle, elektronicky.

Pro Farmaceutickou fakultu MU byla vytvořena nová struktura pracovišť, kam byli postupně zařazeni všichni zaměstnanci fakulty. Každý zaměstnanec také obdržel heslo pro přístup a pověřeným pracovníkům byla přidělena potřebná přístupová práva. Prostředí IS MU bylo nové jak pro vyučující a zaměstnance, tak pro studenty. Proto byla nejen pro ně, ale i kvůli pandemické situaci v ČR, vytvořena nová výuková videa – Začínáme s IS MU (více informací v novince Videa pro nastupující studenty a učitele). E-technici zároveň pro vyučující připravili sérii prezenčních školení k základní orientaci v systému, Záznamníku učitele a k e-learningu, pro které poskytují uživatelskou podporu. IS-technici se věnovali zejména studijnímu oddělení a dalším administrativním pracovníkům, se kterými i nadále každý den osobně i elektronicky komunikují.

Nejen pro studijní referentky byla příjemnou novinkou agenda Úřadovna, která je z pohledu fakultní administrativy takřka revolučním nástrojem. Úřadovna se postupně plní novými agendami na míru Farmaceutické fakultě MU a celé procesy včetně související spisové služby se převádí do elektronického prostředí. Studenti díky tomu mohou nalézt přímo v systému například elektronicky podepsaná rozhodnutí.

Zkoušející u státních závěrečných zkoušek (SZZ) se mohou těšit na elektronické zpracování termínů SZZ, které jim usnadní administraci při vyplňování a potvrzování průběhů zkoušek. O této možnosti se více dočtete v novince Konec papírování u státních závěrečných zkoušek.

Uchazeči o studium na Farmaceutické fakultě MU mohou již nyní podávat přihlášky elektronicky do všech nabízených programů fakulty.

V neposlední řadě vznikl nový regál v Obchodním centru MU, kde si studenti mohou koupit např. ISIC karty. Fakultní nabídka se bude postupně rozšiřovat stejně jako u ostatních fakult univerzity.

Vše výše uvedené reprezentuje jenom poslední 3 měsíce intenzivní spolupráce, která bude i nadále pokračovat a během které se celý Vývojový tým bude snažit, aby byl všem IS MU vždy spolehlivým pomocníkem.