Zveřejňování závěrečných prací v IS MU

Zveřejňování závěrečných prací v IS MU

Jitka Brandejsová

článek ve Zpravodaji ÚVT MU (říjen 2006)

Poslední novelou vysokoškolského zákona, zákonem č. 552/2005 Sb., který nabyl účinnosti 1.1.2006, se mění přístup ke zveřejňování vysokoškolských závěrečných prací. Od toho okamžiku se uplatňuje paragraf 47b, který říká, že: Vysoká škola nevýdělečně zveřejňuje disertační, diplomové, bakalářské a rigorózní práce, u kterých proběhla obhajoba, včetně posudků oponentů a výsledků obhajoby prostřednictvím databáze kvalifikačních prací, kterou spravuje. Způsob zveřejnění stanoví vnitřní předpis vysoké školy.

1 Archiv závěrečných prací MU

1. září 2006 zpřístupnila Masarykova univerzita na Internetu - jako první vysoká škola v České republice - v úplném rozsahu všechny bakalářské, diplomové, rigorózní a disertační práce. Povinnost zveřejnění prací podle zákona se týká pouze závěrečných prací odevzdaných po účinnosti novely zákona, tj. od začátku roku 2006. Masarykova univerzita však zveřejnila také práce odevzdané a obhájené v dřívějších letech, pokud dali autoři se zveřejněním souhlas.

Závěrečná bakalářská, diplomová, disertační nebo rigorózní práce se na Masarykově univerzitě odevzdává elektronicky již několik let v souladu se studijním a zkušebním řádem vkládáním do Informačního systému MU (IS MU). Odevzdává se také v tištěné podobě, která se nakonec archivuje v knihovně. S novelou vysokoškolského zákona přestává být aktuální nutnost odevzdávat práce v tištěné verzi, a tak jakmile se elektronická archivace "zaběhne", může děkan fakulty tuto povinnost zrušit, pokud se tak rozhodne. Tím se efektivita archivace závěrečných prací zvýší mnohem více, neboť úspora času spojená s archivační a skartační administrativou je, stejně jako úspora místa, zřejmá. Uživatelé mají k elektronickým verzím absolventských prací přístup jak prostřednictvím IS MU tak i prostřednictvím univerzitního knihovního systému Aleph. Ten přebírá bibliografické záznamy o pracích z ISu automaticky a po jejich případném doplnění knihovníky je zveřejňuje v knihovním katalogu i s funkčními odkazy na plné texty v archivu IS MU.

Archiv obsahuje všechny práce předložené k obhajobě v roce 2006 (zveřejňují se i práce neúspěšně obhájené) a práce z předchozích let, pokud byly k dispozici v elektronické podobě a autor povolil jejich zveřejnění uživatelům v IS MU. Do archivu byli při této příležitosti zařazeni i absolventi Masarykovy univerzity z dob, kdy nebylo běžné pořizovat závěrečné práce v elektronické podobě, proto jsou tyto práce zachyceny pouze formou bibliografických záznamů (pro zajímavost: prvních sedm absolventů MU graduovalo v roce 1922). V září 2006 archiv čítal přibližně již třicet tisíc bibliografických záznamů vysokoškolských kvalifikačních prací, z toho přes devět tisíc prací bylo dostupných i s plnými texty. Přehled počtu plnotextových prací podle fakult uvádí tabulka 1.


Tabulka 1: Počty prací podle fakult

2 Nové služby archivu

Přípravy na zveřejnění prací v Informačním systému MU byly uskutečněny již v první polovině roku 2006; byly provedeny nejen nutné změny pro postup vkládání prací, ale také implementovány zcela nové funkcionality. Hlavní z nich nyní stručně popíšeme.

2.1 Vkládání závěrečné práce do archivu

Student vkládá svou závěrečnou práci včetně příloh do archivu ještě před obhajobou práce. Podmínkou pro vložení je zadání klíčových slov a anotace; aplikace automaticky kontroluje naplnění archivu a sděluje studentovi, zda je práce dostatečně vložena. K tomu jsou stanovena minimální kritéria jako vyplnění anotace anglicky textem o délce alespoň 100 znaků, vyplnění klíčových slov textem o délce alespoň 30 znaků. Drobností, které se v aplikaci "Závěrečná práce" změnily, je několik: referent přebírající práci musí kromě převzetí práce nastavit v IS datum jejího zveřejnění; zákon předepisuje "nejméně pět dnů před obhajobou". Jedná se o zveřejnění komukoliv v Internetu (student tedy již nemůže omezit přístup pouze na autentizované uživatele IS MU). Dále jsou nově vkládány posudky oponentů práce. Studenti vkládají svou práci do IS MU ve formátu Word nebo PDF.

2.2 Automatický převod souborů do PDF

V dubnu 2006 se vývojáři IS MU rozhodli rozšířit vlastnosti datového úložiště souborů o automatickou konverzi dokumentů do formátu PDF. Díky tomu může široká veřejnost prohlížet závěrečné práce v otevřených formátech, což zaručí, že budou čitelné všem bez závislosti na konkrétním programu i za několik let. Tato funkcionalita doplňuje stávající schopnost systému převádět dokumenty ve formátech MS Word, Excel, Powerpoint a dalších do čistě textové podoby pro účely vyhledávání a prohlížení na platformách, pro které původní formáty nejsou vhodné. Výhodou formátu PDF proti verzi TXT je garance bezproblémového a věrného zobrazení či tisku. Stačí soubor umístit do příslušného datového úložiště a za určitou dobu "vedle něj" vzniknou ikony dvou dalších formátů: PDF (Portable Document Format) a holý text. Automaticky tvořené formáty (holý text a PDF) mají i další výhody - vyhledávací servery jako například Google umí podle holého textu nalézt závěrečné práce a prohlížeč PDF je volně šířený dostupný software.

2.3 Vyhledávání prací

Významnou novinkou je možnost vyhledávat práce jak uživateli IS MU tak také veřejností. Informační systém MU nabídl v červnu 2006 pro své uživatele zcela novou generaci aplikace pro vyhledávání, která umožňuje vyhledávat nejen základní údaje například o osobách na MU nebo vyučovaných předmětech, ale také všechny dokumenty uložené v libovolném formátu, studijní materiály, diskuse o studiu a právě také celé závěrečné práce (archiv závěrečných prací). Dnes je spolu se zpřístupněním archivu závěrečných prací široké veřejnosti k dispozici jak tematické hledání (podle fakulty, studia, jména, roku absolvování, dosaženého titulu, pracoviště závěrečné práce nebo programu či oboru studia) tak i fulltextové vyhledávání podle zadaných řetězů znaků vyskytujících se v textu práce. Uživatel IS MU nalezne služby vyhledávání v Osobní administrativa Hledání: v závěrečných pracích nebo v Osobní administrativa Lidé, pracoviště, absolventi a závěrečné práce. Veřejnost může vyhledávat v závěrečných pracích na http://is.muni.cz/ → Lidé: Absolventi a archiv závěrečných prací. Poznámka: Přístup k závěrečným prací je možný také z některých dalších aplikací IS MU - ze Správce souborů a z Osobních stránek studentů.

2.4 Služba pro odhalování plagiátů

Další novinkou, jejíž spuštění v srpnu 2006 vyvolalo obrovský zájem médií a vysokých škol, je unikátní služba pro odhalování plagiátů. V České republice se tak MU stala první vysokou školou, která disponuje ve svém studijním informačním systému touto službou; avšak ani v Evropě není takováto služba příliš rozšířena, první systémy se objevují spíše na zámořských univerzitách. Služba je určena pro všechny uživatele našeho studijního informačního systému, tedy pro pracovníky a studenty univerzity, ale největší význam má právě pro učitele. Je vysoce účinná zejména proto, že studijní informační systém v sobě integruje nejen administrativní část studia, ale i kompletní úložiště dokumentů (závěrečných prací, dokumentů, studijních materiálů) a e-learningové agendy vyznačující se širokou nabídkou souborů ve formě předmětových studijních materiálů nebo odevzdáváním studentských prací. Integraci tohoto rozsahu má Masarykova univerzita ojedinělou, a díky tomu je vyhledávání souborů on-line mezi nezměrným množstvím dat účinné a rychlé. Technologie pro vyhledávání podobných dokumentů, vlastní know-how vývojového týmu IS MU, tedy odhaluje nejen opsané práce mezi diplomovými a jinými závěrečnými pracemi studentů, ale také vyhledává jejich podobnost se seminárními pracemi, domácími úkoly, referáty a dalšími elektronickými dokumenty. Uživatel nalezne tuto službu ve Správci souborů pod ikonou "podobné jako vejce vejci". Do budoucna se předpokládá rozšíření služby o vyhledávání podobných závěrečných prací mezi dalšími pracemi zveřejněnými na Internetu.

3 Co přinesl a přinese veřejný archiv závěrečných prací?

Jednoduchost pro uživatele a ekonomický přínos pro univerzitu díky procesu evidence závěrečné práce do IS MU, kdy student na MU sám vloží do elektronického archivu svou diplomku, automaticky se mu zkonvertuje do PDF a textového formátu, školitel nebo oponent vloží posudek a studijní referent jen zapíše výsledek obhajoby, jsou zřejmé. Povinnost školy udržovat veřejný archiv prací předkládaných k obhajobě je poměrně radikálním krokem. Na Masarykově univerzitě vítají změnu ve zveřejňování prací někteří studenti, protože očekávají, že budou moci, jakmile i ostatní školy zveřejní své práce, při tvorbě vlastních prací čerpat inspiraci i z výsledků studentů jiných škol (v souladu s autorským zákonem). Dá se předpokládat, že tato zákonná úprava přinese především celkové zkvalitnění závěrečných prací. Pokud se kdokoliv kdykoliv může podívat do závěrečných prací předkládaných k obhajobě na té či oné univerzitě vč. jejich hodnocení, učiní si tak určitý obrázek o kvalitativní laťce daného oboru či katedry. To může na školách, kde se nedbá na kvalitu závěrečných prací, vzbuzovat obavy. Masarykova univerzita se však postavila čelem k transparentnosti závěrečných prací a ukazuje jejich dosahovanou úroveň a kvalitu.

Článek dostupný ve Zpravodaji.

Další aplikace