Workflow nástroje pro správu a zpřístupňování VaV

Abstrakt: Správa publikací je od vzniku Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) v roce 1999 jeho součástí a uživatelé v ní od počátku evidují výstupy vědecké činnosti. Agenda Publikace v IS MU se přirozeně stala jednotným místem sběru dat o publikacích i místem pro vykazování výstupů poskytovatelům podpory (MŠMT, TA ČR, GA ČR, …). V době, kdy se univerzita přihlásila k iniciativě Open Access, bylo rozšíření agendy Publikace o vkládání plných textů a jiných souborů nejefektivnějším řešením. Uživatelé již byli zvyklí vkládat záznamy o publikacích (zejm. pro RIV), nově už jen vloží plný text svého díla, příp. další dokumenty s ním související (souhlas spoluautorů, licenční smlouvu, ...), a nastaví k nim přístup. Autor má možnost ihned zpřístupnit soubory u těch typů publikací, kde mu univerzita takovou pravomoc legitimně udělila. U ostatních, kde za univerzitu autor nemůže rozhodovat, rozsah zpřístupnění jen navrhne. Kompetentní osoba (vedoucí hospodářského střediska, typicky fakulty, resp. pověřená osoba fakulty) pak navržená práva potvrdí nebo upraví. Institucionální repozitář neřeší tedy pouze evidenci, vykazování nebo zpřístupňování zaměstnaneckých děl, ale zprostředkovává také workflow rozhodování resp. schvalování rozsahu zpřístupnění. Zkušenosti z vývoje a provozu Univerzitního repozitáře MU byly následně uplatněny při vývoji centrálního systému Repozitar.cz, který poskytuje zapojeným institucím služby institucionálního repozitáře s integrovaným vyhledáváním plagiátů. Zpřístupňování zaměstnaneckých děl je v akademickém prostředí poměrně citlivé téma, i v rámci jednoho pracoviště se mohou najít zastánci i odpůrci otevřeného přístupu. Důležitou součástí institucionálního repozitáře je proto důsledné nastavení pravidel (směrnice a metodiky), vzdělávání uživatelů a samozřejmě kvalitní technologie, umožňující automatizaci procesů a zjednodušení práce i rozhodování.

Klíčová slova: univerzitní repozitář, zpřístupňování publikací, odhalování plagiátů, Open Access, RIV

Úvod

Publikující uživatelé Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU), zejm. akademičtí pracovníci a doktorští studenti, evidují záznamy o své publikační činnosti v agendě Publikace IS MU. Ta slouží od nasazení IS MU v roce 1999 jako sběrné místo informací o publikacích přenášených každoročně do centrální databáze RIV (Registr informací o výsledcích státem podporovaného výzkumu a vývoje) a nabízí řadu užitečných funkcí pro udržování seznamů vlastních i cizích publikací, propojení s osobními stránkami autorů i životopisy, nebo poskytuje manažerská data a statistiky pro vedení univerzity. Masarykova univerzita (MU) se rozhodla realizovat myšlenky iniciativy Open Access vybudováním vlastního repozitáře zaměstnaneckých děl jednoduchým způsobem, kdy rozšířila původní evidenci publikací o sběr plných textů. Repozitář uživatelům umožňuje ke každému publikačnímu záznamu ukládat, spravovat a zpřístupňovat libovolné množství souborů a zprostředkovává procesy související s rozhodováním o rozsahu zpřístupnění dle vnitřních předpisů pracoviště. [1]

Open Access

Podpisem Berlínské deklarace se v říjnu 2010 přihlásila MU, jako první škola v ČR, k aktivní podpoře hnutí prosazujícího otevřený přístup k vědeckým informacím Open Access (OA). Rozhodla se tak realizovat myšlenky otevřeného přístupu vybudováním vlastního institucionálního repozitáře a motivováním vědců a výzkumníků k tomu, aby výsledky své práce do něj ukládali.[4]

Rozhodnutí, které typy publikačních záznamů se do univerzitního repozitáře vkládají povinně a v jakém rozsahu se mohou zpřístupnit, je vnitřními předpisy univerzity přeneseno na hospodářská střediska. Univerzitní repozitář MU proto poskytuje nástroje, s nimiž lze řídit workflow související se schvalováním rozsahu zpřístupnění zaměstnaneckých děl (více v kapitole Schvalovací aplikace). Autoři mohou svá díla opatřit také licencemi Creative Commons (soubor veřejných licencí, které posilují pozici autora při rozhodování, za jakých podmínek bude dílo veřejně zpřístupněno). [5] Autor jejich prostřednictvím plošně uzavírá se všemi potencionálními uživateli díla smlouvu, čímž jim poskytuje některá svá práva k dílu a jiná si vyhrazuje.

Typy Creative Commons licencí:

• Uveďte autora
• Uveďte autora – Zachovejte licenci
• Uveďte autora – Nezasahujte do díla
• Uveďte autora – Nevyužívejte komerčně
• Uveďte autora – Nevyužívejte komerčně – Zachovejte licenci
• Uveďte autora – Nevyužívejte komerčně – Nezasahujte do díla [5]

Díky licencím Creative Commons dává autor všem uživatelům díla jasné podmínky, za jakých můžou dílo použít. Zvyšuje se tím autorskoprávní ochrana samotného autora i univerzity.

Nástroje a služby Univerzitního repozitáře MU

Univerzitní repozitář doplnil původní agendu Publikace, v níž jsou soustředěny nástroje a služby pro evidenci publikačních záznamů. Aby nebylo vkládání kompletních záznamů o publikacích časově náročné, lze pro vkládání velkého množství povinných položek využít například vyhledání záznamů v publikační bázi Národní knihovny České republiky a publikace z něj do IS MU importovat. Nenachází-li se publikace v této databázi, je k dispozici užitečný nástroj „Poloautomatické načítání z citačních záznamů“, který významně zjednoduší vložení informací k publikacím načítáním ze získaného bibliografického záznamu (například z Google Scholar, CiteSeer, CiteULike atd.). V bibliografickém záznamu se postupně označí položky (Autoři, Název výsledku, Název časopisu, ...) a myší označí text z vloženého záznamu, který vybrané položce odpovídají a potvrdí vložení načtených údajů do rubrik. Autoři tak nemusí zdlouhavě vyplňovat při vkládání záznamu formulář nové publikace.

Pro vložení publikace do univerzitního repozitáře autor vyplněním publikačního záznamu také zavede do systému soubor, nastaví (nebo navrhne) přístupová práva a zvolí o jaký typ dokumentu se jedná. Souboru lze přiřadit příslušnou licenci Creative Commons.

Obr. 1: Univerzitní repozitář MU – vkládání souborů k publikačnímu záznamu

Schvalovací aplikace

Míra zpřístupnění přiložených souborů se nastavuje pomocí přístupových práv. Jedná-li se o situaci, kdy navržená práva musí potvrdit pověřená osoba za hospodářské středisko (typicky fakultu), nebudou do té doby soubory nikomu zpřístupněny. To se netýká děl uvedených ve Směrnici MU č.8/2009 Duševní vlastnictví na Masarykově univerzitě, tj. díla typu J: Článek v odborném periodiku a typu D: Článek ve sborníku, u nichž mohou přímo nastavovat přístupová práva přímo autoři. Hospodářské středisko ale může vnitřním předpisem upravit výčet typů publikací, o jejichž zpřístupnění bude rozhodovat sama, resp. prostřednictvím pověřené osoby.

Při vkládání díla, o jehož zpřístupnění rozhoduje hospodářské středisko, uživatel přístupová práva pouze navrhne. Pověřená osoba za pracoviště má k dispozici seznam dosud neschválených publikací s navrženými právy ve Schvalovací aplikaci informačního systému. U každé publikace může práva schválit, neschválit nebo upravit navržená práva s odůvodněním.

Obr. 2: Schvalování navržených práv [2]

Obr. 3: Nastavení typů publikací, u kterých se nevyžaduje schválení [2]

Odhalování plagiátů

Zveřejňování zaměstnaneckých děl všem na Internetu je přínosné, avšak s sebou nese určité riziko možného zneužití díla. Stejně jako jakékoli jiné zveřejněné informace a dokumenty na Internetu. Podobně jako u závěrečných prací, které MU zveřejňuje od roku 2006 na Internetu, nabízí také Univerzitní repozitář MU nástroje na odhalování plagiátů, jež upozorňují uživatele na podobnosti v textových dokumentech. Díky propojení Univerzitního repozitáře se sdílenou databázi porovnávaných dokumentů se nalézají podobnosti napříč závěrečnými pracemi 43 zapojených škol v Theses.cz, seminárními aj. pracemi 38 institucí využívajících Odevzdej.cz a zaměstnaneckými díly 26 škol využívajících meziuniverzitní repozitář zaměstnaneckých děl Repozitar.cz. Databáze porovnávaných dokumentů obsahuje téměř 18 mil. dokumentů, z nichž více než 420 tisíc je závěrečných prací. Součástí systému na odhalování plagiátů je také speciální algoritmus vyhledávání podobností s dokumenty na Internetu. [3]

Závěr

Zavedením institucionálního repozitáře MU do Informačního systému Masarykovy univerzity získala univerzita především nástroj pro vytváření vlastního fondu vědeckých prací z hlediska kulturního dědictví univerzity. Současně také získala workflow nástroje pro vypořádání se se složitými procesy rozhodování o nakládání se zaměstnaneckými díly a rozsahu jejich zpřístupnění v souladu s autorským zákonem a vnitřními předpisy. A tak si nemusí namáhat autor hlavu, co jak má udělat, protože ho systém krok po kroku vede, nedovolí mu zveřejnit publikaci neoprávněně a předává kontrolu správného zpřístupnění dál. Za rok 2014 bylo do univerzitního repozitáře vloženo 731 publikací s přiloženým souborem, z nich 172 zpřístupněno všem na Internetu. Zveřejněné publikace se automaticky přenášejí do centrálního repozitáře vědeckých prací Repozitar.cz (http://repozitar.cz/), jež poskytuje také zapojeným školám shodné možnosti institucionálního repozitáře s integrovanou meziuniverzitní kontrolou plagiátů a s dalšími službami včetně výkaznictví (RIV).

Literatura

[1] JAKUBÍK, D.,Ľ. LUNTER,M. BRANDEJS,J. BRANDEJSOVÁ. A central repository of publication results, implemented as a part of systems for revealing plagiarism. Seminář ke zpřístupňování šedé literatury 2011 : 4. ročník semináře zaměřeného na problematiku, Praha: Národní technická knihovna, 2011, roč. 4, č. 1, s. nestránkováno. ISSN 1803-6015.

[2] BRANDEJS, M.,D. JAKUBÍK,J. BRANDEJSOVÁ,Ľ. LUNTER. Repozitář vědeckých prací. 2011.

[3] BRANDEJS, M.,J. BRANDEJSOVÁ,D. JAKUBÍK,Ľ. LUNTER,M. STANČÍK. Institucionální repozitář vědeckých a odborných článků s napojením na systém odhalování plagiátů. In UNINFOS 2010. Trnava: CIS TU v Trnave, EUNIS Slovensko, 2010. s. "nestrankovano", 5 s. ISBN 978-80-8082-407-5.

[4] M. Bartošek, M. Brandejs, I. Černá. Otevřený přístup k vědeckým informacím na Masarykově univerzitě. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 2011, roč. XXI, č. 5, s. 1-4.

[5] Creative Commons Česká republika [online]. 2015. Dostupný z www: http://www.creativecommons.cz [cit. 2015-04-07]

O autorech

Mgr. Ľuboš Lunter
Masarykova univerzita, Fakulta informatiky
Botanická 68a, 602 00 Brno, Česká republika
e-mail: lunter@fi.muni.cz

Ing. Jitka Brandejsová
Masarykova univerzita, Fakulta informatiky
Botanická 68a, 602 00 Brno, Česká republika
e-mail: jibra@fi.muni.cz

RNDr. Daniel Jakubík
Masarykova univerzita, Fakulta informatiky
Botanická 68a, 602 00 Brno, Česká republika
e-mail: jakubik@fi.muni.cz

doc. Ing. Michal Brandejs, CSc.
Masarykova univerzita, Fakulta informatiky
Botanická 68a, 602 00 Brno, Česká republika
e-mail: brandejs@fi.muni.cz