IS MU: Výroční zpráva 2016

Informační systém Masarykovy univerzity IS MU (is.muni.cz) je provozován vývojovým týmem, který je součástí Centra výpočetní techniky Fakulty informatiky MU. Systém zajišťuje administrativu univerzitního studia, integruje řadu správních a komunikačních služeb, elektronickou podporu výuky a kurzů pro veřejnost, služby pro absolventy, internetové obchodní centrum, repozitář závěrečných prací, publikací nebo dalších dokumentů a elektronickou správu žádostí a úředních úkonů včetně spisové služby a registru smluv.

K 31. prosinci 2016 bylo vydáno heslo k Informačnímu systému MU 218 858 uživatelům. Pravidelně se systémem pracovalo 59 587 osob, 76 399 osob vstoupilo do systému v roce 2016 příležitostně. V přijímacích řízeních v roce 2016 bylo podáno celkem 51 429 e-přihlášek. Celkem 46 132 osob si přečetlo nějakou zprávu na Vývěsce.

Elektronická podpora e-learningových nástrojů IS MU tvoří běžnou součást výuky v mnoha předmětech – v předmětových diskusních fórech je uloženo 726 946 příspěvků, úložiště dat eviduje jen v agendě Studijní materiály 622 579 souborů, vzniklo 12 788 sad otázek k testování znalostí. Systém prohledával fulltextově 18 890 825 dokumentů v různých jazycích a 24 019 067 dokumentů bylo prohledáváno pro zjištění podobností s jinými dokumenty (například s cílem vyhledávání plagiátů). Poštovní server mail.muni.cz doručil v roce 2016 přibližně 30 mil. zpráv.

Souhrnné údaje

• Počet přístupů v roce 2016: 987 654 943.
• Maximální počet přihlášených skutečných osob v jednom dni: 32 307.
• Maximální počet otevřených stránek systému v jednom dni: 4 561 139.
• Maximální dosažená propustnost serveru: průměrně 1 134 036 vyřízených požadavků za hodinu.
• Celkový počet skriptů (jednotlivých programů) systému: 2 728, počet modifikací zdrojového kódu systému byl 6 363.
• Údaje se evidují v celkem 2 236 databázových tabulkách a 180 kategoriích.
• Počet publikačních záznamů: 1 004 328 (z toho vykazovaných pro RIV: 213 092).
• Celková doba, po kterou nebyl server přístupný: přibližně 10 minut.
• Nápověda obsahuje 153 kapitol (celkem 1 460 otázek).
• K 31. 12. 2016 bylo v úložišti IS MU uloženo přibližně 105 milionů dokumentů o celkovém objemu 21,5 TB.

Použitá technologie

Vývoj a provoz

V oblasti administrativy studia došlo k důležitému rozvoji:

• studijní evidence a kontroly studia,
• skrývání závěrečných prací související s novelou VŠ zákona,
• Úřadovny a spisové služby,
• agendy Rozvrh,
• kontrolních šablon,
• agendy E-kurzů.

• postupnému zavádění nového designu se zaměřením na mobilní zařízení a uživatelskou přívětivost,
• agendě Život na MU,
• Obchodnímu centru,
• stabilitě odpovědníků a dalších nástrojů pro elektronické zkoušení,
• stabilitě systému a omezení jeho výpadků.

• rozvoj agendy Úřadovna a spisové služby,
• vývoj agendy Průzkumy,
• zprovoznění Interního registru smluv,
• e-learningové agendy a pomůcky,
• rozvoj meziuniverzitního systému na odhalování plagiátů v seminárních pracích (Odevzdej.cz), který Vývojový tým IS MU provozuje.

Podpora studijního procesu a administrativy

• Studium

  • Evidence studia: Korekce algoritmu pro výpočet odstudované doby podle současného výkladu MU.
  • Kontrolní šablony: Došlo k realizaci modernizace vzhledu a funkčnosti aplikace pro vytváření a úpravu studijních šablon pro kontrolu průchodu studiem.
  • Katalog předmětů: Ke kompletní inovaci došlo v aplikaci Prohlídka Katalogu předmětů, která kromě příjemného designu obsahuje i řadu nových funkcí. Předměty lze nově vybírat například dle šablon, počtu kreditů, periodicity nebo jazyka výuky, přičemž lze kritéria libovolně kombinovat. S vybranými předměty je nyní možné dále pracovat (například provést registraci předmětů, či s nimi hromadně manipulovat).
  • Závěrečná práce a státní zkouška: Vývoj agend v Úřadovně umožnil další elektronizaci procesů studijní povahy a také naplnění některých povinností vyplývajících z novely VŠ zákona. Jednou z nich bylo propojení Úřadovny s procesy a povinnostmi týkajícími se skrývání závěrečných prací.
  • Rozpisy témat: Byly vytvořeny nové filtry pro snazší výběr studentů a byly zavedeny nové možnosti obesílání externích osob bez účtu v IS MU na e-mail uvedený v rozpisu. Dále byla implementována evidence, vyhledávání, třídění a hromadné zpracování štítků v Rozpisech témat a rozesílání e-mailů informujících o změně stavu témat.
  • Rozvrh: V roce 2016 byl vytvořen rozcestník rozvrhových aplikací a byla zveřejněna aplikace pro grafickou manipulaci s rozvrhem. Dále byla vylepšena navigace v rozvrhu. Nová grafická aplikace pro zpracování a úpravy rozvrhu umožňuje tvůrci rozvrhu jednoduše přesouvat rozvrhové buňky a vytvářet tak rozvrh. Barvy odpovídají tomu, zda je předmět vyučován pravidelně každý týden, pouze jednou za dva týdny nebo zda výuka předmětu proběhne jen v konkrétním dni v semestru. Podbarvení aktuálního dne v rozvrhu může pomoci studentům a učitelům při vyhledávání konkrétní informace. Došlo také ke zprovoznění nezávislé testovací instance programu UniTime (opensource rozvrhovací systém). Provoz obou instancí programu UniTime probíhá na serverech IS MU vč. zálohování.
  • Seminární skupiny: Vyučující nebo pověření pracovníci mohou nově omezit přihlašování studentů i do jednotlivých seminárních skupin pomocí prerekvizit. Tato možnost je již využívána při zápisu studentů do předmětu a je nyní rozšířena i v rámci seminárních skupin předmětu. Omezení seminárních skupin prerekvizitami je zohledněno i při vyměňování seminárních skupin na Burze seminárních skupin.

• Úřadovna a spisová služba
  V Úřadovně bylo v roce 2016 založeno 143 127 spisů evidujících celkem 167 429 dokumentů. Zpracování dokumentů se řídí pravidly celkem 1 124 agend, vytvořených na míru jednotlivým pracovníkům. V roce 2016 se spisy aktivně pracovalo 24 266 uživatelů.
  Úřadovna je jediným systémem spisové služby MU pro všechny typy spisů na MU. S tím souvisí další rozvoj aplikací čítající desítky změn a nových funkcí orientovaných na usnadnění práce jednotlivým uživatelům.
  V roce 2016 došlo k implementaci podpory pro evidenci a schvalování vnitřních norem MU, dále implementaci rozhraní pro napojení dokumentů systému evidence projektů ISEP a podpoře procesu evidence disciplinárních řízení. Probíhala postupná digitalizace agend studijních oddělení fakult. Možnost elektronických podpisů se rozrostla o další agendy RMU a fakult. Byla přidána možnost předání dokumentu k odeslání prostřednictvím externích systémů a možnost automatické kontroly duplicit spisů. Dále bylo realizováno mnoho drobnějších změn, mezi které patří například přidání podpory pro dlouhé názvy dokumentů odesílaných datovou schránkou, sdílení dokumentů Úřadovny prostřednictvím služby ownCloud, podpora pro automatické přechylování slov dle pohlaví u generovaných dokumentů, vylepšení zobrazování náhledů dokumentů přijatých e-mailem, zjednodušení některých úloh, vytvoření statistiky žádostí o uznávání zahraničního vzdělávání a podpora pro předávání více dokumentů jedním úkonem. V neposlední řadě došlo k optimalizaci výkonu aplikace Úřadovna.

• Interní registr smluv
  Jako jedna z prvních škol v České republice spustila Masarykova univerzita Interní registr smluv (IRS), aby naplnila zákonnou povinnost týkající se zveřejňování smluv. Současně byl IRS navržen tak, aby evidence smluv nebyla složitá a přinesla univerzitě žádoucí efekt. IRS je součástí Úřadovny a Spisové služby Informačního systému MU a zajišťuje automatizovaný přenos dokumentů do centrálního Registru smluv Ministerstva vnitra ČR (ISRS) v souladu s novým zákonem č. 340/2015 Sb. (Zákon o registru smluv), účinným od 1. července 2016. Povinnost zveřejňovat v ISRS uzavírané smlouvy s plněním nad 50 tis. Kč bez DPH je uložena také veřejným vysokým školám. Aplikace IRS zajišťuje nejen publikování v otevřeném a strojově čitelném formátu včetně metadat, ale umožňuje odpovědným osobám napříč univerzitou efektivně evidovat smlouvy a snadno je vyhledávat. Ode dne účinnosti zákona do konce roku bylo takto zaevidováno 1 459 smluv. Správci smluv na jednotlivých pracovištích si mohou zobrazovat přehled smluv, náhled a detail jednotlivých smluv, související informace, nebo jejich podobu zveřejněnou v celostátním registru. Mají k dispozici nástroje pro úpravu informací o smlouvě a evidenci příloh ke smlouvě. Tyto funkce včetně automatizovaného odesílání do ISRS usnadňují a urychlují administrativní práci se smlouvami. Díky responzivnímu web designu je i zde možné pracovat s aplikací na všech zařízeních, například na tabletu či mobilu.

Věda a výzkum, publikační činnost

Agenda Publikace prošla drobnými změnami ve vzhledu titulní strany a zapodporovala exportní metadatový formát pro export publikačních záznamů z IS MU do systému fakultních nemocnic (OBD). Dále byla zprovozněna univerzální aplikace pro sběr osobních identifikátorů (typu ORCID, ResearcherID) v rámci externích publikačních služeb.

Do systému Repozitar.cz byla implementována možnost přihlašování prostřednictvím eduID a možnost aktualizovaného formátu pro přebírání dat z Sherpa/Romeo do repozitáře.

Přijímací řízení a podpora uchazečů o studium

Do agendy zajišťující přijímací řízení na MU byla zařazena nová sekce Elektronická komunikace s MU, která elektronickou formou sbírá posudky, žádosti a souhlas s elektronickou komunikací. Došlo k rozšíření o vkládání souborů do přihlášky uchazeče o studium a tisk přiložených souborů. Aplikace byla upravena pro tisk středoškolského vysvědčení a pro evidenci pracoviště doktorských studijních programů. Nově byla vyvinuta aplikace Charakteristika studijního oboru, ve které se editují údaje, jež využívá také www.muni.cz. Díky propojení agendy Přijímačky s Průzkumy lze také nově vytvářet dotazníky pro uchazeče.

E-learning

• Odpovědníky
  Odpovědníky prošly za rok 2016 mnoha kvalitativními změnami. Vývoj v této oblasti se zaměřil na stabilitu elektronického zkoušení, usnadnění zavedených procesů a jejich zpřehlednění, realizaci podnětů vyučujících a rozšiřování možností odpovědníků. Do poznámkového bloku lze nyní uložit procentuální úspěšnost z průchodu odpovědníkem. Při exportu odpovědníků do PDF se nově nabízí další typy otázek. Dále byla rozšířena podpora externího vyhodnocování otázek v ISu.

• Skenovací odpovědní archy
  Do ostrého provozu byl nasazen nový typ odpovědních archů s možností oprav odpovědí. Studenti tak při špatném zaznačení odpovědi nemusí žádat o nový odpovědní arch, ale vyplní příslušnou sekci pro opravu odpovědi přímo v původním archu, čímž se proces zkoušení opět o něco usnadnil.

• E-kurzy
  Díky nové agendě E-kurzy, poskytující on-line kurzy veřejnosti, byla také realizována aplikační podpora přístupu neověřených osob k e-learningovému systému MU. Došlo k napojení e-learningových aplikací na Obchodní centrum pro možnost prodeje kurzů. Na Elportálu si nově zájemci o e-kurzy prohlédnou nabídku, v IS MU si samostatně vytvoří účet, zvolené e-kurzy si zapíší a mohou začít se studiem. Zda jejich studium bude zdarma nebo za úplatu, pak závisí pouze na záměru fakult nebo na autorech kurzů, kteří vkládají do tvorby obsahu netriviální množství práce.

• Open space konference
  V roce 2016 se uskutečnil v prostorách Fakulty informatiky MU již šestý ročník Open space konference o e-learningu MU, tentokrát se zaměřením na užití videí v rámci výuky. Konference se zúčastnilo přes 140 účastníků z řad zaměstnanců a doktorských studentů MU. Účastníci se mohli inspirovat zajímavými způsoby využívání videí ve výuce nebo se seznámit s osvědčenými postupy on-line spolupráce se studenty. Viděli širokou škálu konvenčních i nekonvenčních možností, jak kreativně a s jakými didaktickými záměry názorná videa využívat. Dověděli se, jak vyučující z mnoha oborů univerzity spolupracují s odborníky Fakulty informatiky MU na tvorbě těchto multimediálních výukových pomůcek používaných v e-learningu IS MU.

• Diskusní fóra
  Do Diskusních fór byla přidána podpora vkládání obrázků pomocí drag&drop. Došlo také ke zvýšení bezpečnosti Diskusních fór detekováním cyklů při převěšování příspěvků. Zlepšení kontroly Diskusních fór umožňuje rychlou reakci v případě zneužití veřejných Diskusních fór pro nevhodný obsah.

Obchodní centrum MU

Nová aplikace v OC MU umožní rychle prodávat, tisknout a vystavovat vstupenky do Mendelova muzea. Součástí řešení je i pomoc s realizací technické infrastruktury v historických prostorách Opatství na Mendelově náměstí.

Další rozvoj

• Život na MU
  Pilotním projektem v responzivním designu se stala v roce 2016 agenda Život na MU, která nabízí souhrn aktuálních informací a dění. Mezi publikovanými příspěvky se nachází například události týkající se studijních záležitostí, zprávy z Vývěsky a Diskusního fóra, příspěvky odborů MU či články studentských časopisů na MU. Agenda pracuje ve dvou režimech: režim Vše a režim Vybrané. Pohled Jen vybrané slouží uživateli k personalizaci obsahu, který si chce v agendě zobrazit. Naopak pohled Vše zobrazuje širší spektrum informací přesahující dění na MU.

• EVAK
  V roce 2016 probíhal systematický rozvoj systému pro evaluaci akademických pracovníků (EVAK) ve spolupráci s OAZ RMU. Systém EVAK byl napojen na spisovou službu a bylo přidáno několik nových indikátorů. Další indikátory byly sloučeny nebo upraveny. Rozhraní EVAKu bylo upraveno pro účely hodnocení neakademických pracovníků, včetně zavedení nových indikátorů pro tuto skupinu osob. Proběhla také implementace rozhraní pro překlad EVAKu do angličtiny a byl realizován export údajů z EVAKu pro vybranou skupinu osob. Byla zavedena možnost elektronického vyjádření hodnoceného pracovníka k závěrům hodnocení.

• Průzkumy
  Aplikace Průzkumy se dočkala hned několika velkých změn. Byla vytvořena nová úvodní aplikace pro práci s průzkumy a aplikace pro export výsledků průzkumu byla komplexně upravena. Učitele je nyní možné obesílat, pokud mají v průzkumu odpovědi ke svému předmětu. V Průzkumech je nyní k dispozici aplikace s výpisem statistik k danému průzkumu (například počet odpovědí po dnech, počet předmětů s reakcí učitele apod.), nová aplikace pro import otázek a odpovědí do dotazníku ze souboru nebo z číselníku a aplikace obsahující seznam všech průzkumů na MU.

• Cena rektora a Studentské komory AS MU
  V roce 2016 proběhla úprava aplikace pro sběr nominací na „Cenu rektora Masarykovy univerzity pro vynikající pedagogy“ dle aktualizovaných pravidel. Aplikace také prošla drobnější designovou změnou. Kromě toho byla implementována aplikace pro sběr nominací na „Cenu Studentské komory Akademického senátu Masarykovy univerzity (SKAS MU) za studentský podíl na výuce“.

• Bezpečnější přihlašování do IS MU
  Byla zveřejněna nová autentizační stránka pro přístup do systému. Nová přihlašovací stránka se přesunula na adresu islogin.cz a zajišťuje především vyšší úroveň zabezpečení hesel uživatelů. Stránka pro přihlášení do IS MU byla současně spuštěna také v moderním responzivním designu a integruje v sobě jednotný vizuální styl Masarykovy univerzity.

Řízení a organizace projektů

• Projekt Rozvoj digitálních archivů a koncepce dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů na vysokých školách dle zákona č. 499/2004 Sb.

  Vývojový tým IS MU vedl v roce 2016 meziuniverzitní projekt za účasti 14 veřejných vysokých škol. Realizoval jej ve spolupráci s Úsekem spisové služby RMU a navazoval na výstupy projektu předcházejícího, realizovaného v roce 2015. Zejména pak navazoval na Metodiku dlouhodobého ukládání a archivace digitálních dokumentů, která v rámci tohoto předchozího projektu vznikla. V roce 2016 byl projekt zaměřen na vývoj aplikací podporujících vnitřní procesy školy související se zpracováním digitálních dokumentů a na zahájení technologických činností k přípravě samotné digitální archivace dle zákona. Kromě technicky funkčního a trvale udržitelného řešení pro vybudování digitálního archivu vznikla centrální digitální spisovna pro závěrečné práce (Theses.cz). Do provozu byl uveden též vlastní Interní registr smluv, kterým MU na základě zákona č. 340/2015 Sb. (Zákon o registru smluv) začala odesílat dokumenty do Registru smluv Ministerstva vnitra.

  Metodologická a technologická příprava řešení v roce 2016 směřovala k plánu v následujícím roce, tj. k předložení žádosti o udělení oprávnění ukládat archiválie v digitální podobě. Realizace bude předmětem obsahově navazujícího projektu, který MU podala a jenž je zaměřen na rozvoj dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů, na vznik digitálních archivů a na jejich vazbu na novelu zákona o vysokých školách, příp. se zřetelem k nařízení eIDAS. Spisy vznikající v rámci vysokoškolského vzdělávání jsou specifické, stejně jako nakládání s nimi v digitální podobě. Proto z hlediska stanovení a určení správných procesních a technických postupů má projekt významný přínos pro všechny zapojené školy, neboť vysoké školy jsou povinny tyto dokumenty předávat do archivu dle zákona.

• Systémy na odhalování plagiátů

  Vývojový tým IS MU zajišťuje provoz systémů na odhalování plagiátů Theses.cz, Odevzdej.cz a Repozitar.cz pro 58 zapojených institucí a průběžně tyto systémy dále rozvíjí. V roce 2016 byla provedena kompletní proměna vizuálního vzhledu systému Odevzdej.cz a nový responzivní design umožňuje intuitivní a pohodlné ovládání systému na tabletu či mobilu. Přibylo také několik nových funkcí týkajících se zobrazování podobností. Do systému pro ověřování pravosti čísel diplomů PravyDiplom.cz bylo v roce 2016 zapojeno 25 institucí.
  

Výhled pro rok 2017

Pro rok 2017 je naplánován postupný přechod agend IS MU do nového responzivního designu včetně přihlášky ke studiu, čímž dojde k větší podpoře přístupu z mobilních zařízení. Nadále se bude vylepšovat nově zavedená verze Prohlídky Katalogu předmětů. Dojde k vývoji v oblasti e-learningových aplikací, zejména rozvoji zjednodušeného e-learningu, a podpory rozvrhování. Jelikož se MU chystá přejít na vnitřní akreditaci, budou vytvořeny agendy podporující tento proces. V roce 2017 se počítá se získáním akreditace pro digitální archiv (získání oprávnění ukládat archiválie v digitální podobě pro archiv MU). Procesy probíhající přes Úřadovnu se budou nadále zjednodušovat s důrazem na role neadministrativních pracovníků. V plánu je i podpora pro jednotnou evidenci legislativních předpisů MU a podpora elektronické evidence tržeb, pokud bude MU povinna tržby elektronicky evidovat. Dojde také k elektronizaci vystavování a doručování rozhodnutí o právech a povinnostech studentů (stipendia, uznávání předmětů). Pozornost bude věnována i podpoře systému hodnocení zaměstnanců (EVAK).

Graf využití Informačního systému MU za rok 2016

Vodorovně jsou znázorněny měsíce roku, svisle počet otevřených stránek na is.muni.cz v příslušném měsíci. Barevně se zobrazují autentizované přístupy po jednotlivých fakultách a šedé sloupce v pozadí znázorňují neautentizované přístupy:




Celkový počet autentizovaných přístupů po jednotlivých měsících:



Další statistiky naleznete na is.muni.cz -> Systém -> Grafy využití.