V následující kapitole se budeme věnovat období, kdy projekt již prošel schvalovacím procesem a běží jeho vlastní realizace. V Benefitu7 tedy svítí políčko "projekt v realizaci". Je vhodné si osvojit několik málo zásad, se kterými se v průběhu naplňování vašich cílů a klíčových aktivit budete setkávat. K tématu projektového managementu existuje mnoho literatury i doplňujících materiálů na webu.

 

Monitorování

Nadřízený orgán je s žadatelem, nyní již vlastně příjemcem veřejné podpory, v kontaktu za pomocí takzvaných monitorovacích zpráv. Tyto zprávy jsou výsledkem procesu monitorování a jsou vytvářeny za určité časové období, které je nazýváno logicky obdobím monitorovacím.

Monitorování je průběžné sledování, sběr dat a informací o projektech, jak kvantitativních, tak kvalitativních. Monitorování slouží jak příjemcům, tak i poskytovatelům podpory ke sledování průběhu realizace projektu i k případné včasné identifikaci rizik a zabránění chybám a nesrovnalostem ve financování projektů. Informace o monitorování průběhu projektu jsou rovněž podkladem pro kontroly projektu. K provádění činnosti monitorování sběru dat o aktivitách projektu a sběru dosažených hodnot monitorovacích indikátorů je příjemce zavázán v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, a je proto povinen tento sběr dat zajistit. Informace o průběhu realizace projektu předává příjemce poskytovateli dotace formou monitorovacích zpráv (MZ).

Příjemce projektu předkládá v průběhu realizace projektu poskytovateli podpory dva typy monitorovacích zpráv, které mají stejný formát, ale liší se pouze v rozsahu požadovaných informací:

• průběžné monitorovací zprávy – předkládají se v průběhu realizace projektu;
• závěrečná monitorovací zpráva – předkládá se po ukončení realizace projektu.

Po ukončení realizace projektu předkládá příjemce: monitorovací zprávu o udržitelnosti – předkládá se 1× ročně po dobu 5 let od ukončení projektu, případně po závaznou dobu udržitelnosti projektu, pokud byla v právním aktu o poskytnutí dotace stanovena odlišně.

Monitorovací zprávy jsou zpravidla spojeny s pevným časovým krokem. Konkrétní termíny podávání MZ jsou odvislé od konkrétní výzvy, obecně ale platí, že první termín podání MZ je pevně stanoven, stejně jako termín "výročních MZ a konečně závěrečné MZ. V případě potřeby je možno podat i takzvanou mimořádnou MZ.

Závěrečnou monitorovací zprávu například u projektu OP VK předloží příjemce nejpozději do 2 měsíců po ukončení realizace projektu, není-li v právním aktu o poskytnutí dotace stanoveno jinak.

Monitorovací zprávy se stejně jako samotná žádost o veřejnou podporu vytváří v prostředí Benefit7, kde se i elektronickou cestou odesílá nadřízenému orgánu. Všechny monitorovací zprávy a ostatní dokumenty pak musí být i s přílohami archivovány příjemcem podpory v archivu.

 

Monitorovací zprávy a jejich přílohy jsou zpracovávány v českém jazyce do předepsaného formuláře nebo se vyplňují on-line v aplikaci Benefit7 na internetových stránkách www.eu-zadost.cz.
Formuláře všech typů monitorovacích zpráv, příloh k monitorovacím zprávám a postupy k jejich zpracování jsou dostupné na webových stránkách poskytovatelů dotace.

 

Žádost o platbu

V souvislosti s podáváním monitorovací zprávy je přikládána prostřednictvím Benefitu7 i takzvaná Žádost o platbu. Jedná se o požadavek na finanční plnění za uplynulé monitorovací období, ve kterém byly plněny určité části z harmonogramu v projektové žádosti. Proplácejí se pomocí ní faktury, mzdy a další výdajové položky provozního účtu. Více informací naleznete například zde nebo v kapitole 8.4 Příručky pro příjemce OP VK.

 

Udržitelnost

Projekt v závislosti na své povaze a podle údajů uvedených ve výzvě zmiňuje i takzvanou udržitelnost. Jedná se o závazek, že i po skončení projektu jeho výstupy a výsledky budou fungovat, budou dostupné a budou sloužit svému účelu. Například, že kurzy, na které byla získána podpora, vznikly pro ně specifické a inovované studijní materiály, byly nakoupeny učební pomůcky a podobně poběží i po ukončení čerpání finanční podpory. O průběhu udržitelnosti a naplňování závazků jsou povinni příjemci podávat zprávu, takzvanou zprávu o udržitelnosti. Obvykle v ročním časovém kroku.

 

Kontrola na místě

Fyzická kontrola, ověření, že vykazované skutečnosti v monitorovací zprávě jsou opravdu pravda, používají se a jsou funkční. Kontrola na místě probíhá v místě realizace projektu pověřeným pracovníkem řídícího orgánu. Projekty v gesci řídícího orgánu nemusí být podrobeny kontrole na místě beze zbytku, kontrolován je vzorek projektů.

 

Text vychází z příručky pro příjemce podpory OP VK.