Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

1. července 2020 nastal pro Masarykovu univerzitu (MU) historický okamžik. Tímto dnem vznikla "staronová" Farmaceutická fakulta, která dříve na Masarykově univerzitě existovala, a nyní se na MU přesunula z Veterinární a farmaceutické univerzity (VFU). Pro Informační systém MU (IS MU) představoval tento počin velkou výzvu, jak v co nejkratším čase přenést data z jejich dosud využívaného informačního systému do prostředí našeho IS MU, jak pomoci nastavit na fakultě nové postupy a funkcionality a jak vyladit procesy administrované v IS MU.

Ač přesunu fakulty předcházela určitá příprava, většinu úkolů bylo nutné řešit až těsně před dnem D. Pro pracovníky IS MU bylo klíčové obdržet co nejvíce dat z původního systému. Proto jako první bylo nutné získat souhlas studentů VFU s migrací jejich studia na MU. Po udělení všech souhlasů jsme obdrželi data studentů a zaměstnanců, která byla následně převedena do Informačního systému MU. Jelikož je struktura obou systémů rozdílná, bylo nutné se vypořádat s řadou otázek a problémů. Zaměstnanci studijního oddělení následně kontrolovali přenesená data. Zkontrolovat bylo potřeba maximum dat, od osobních údajů až po absolvované předměty a jejich známky.

Důkladnou kontrolou prošel i katalog předmětů. Předměty byly označeny novými kódy a zároveň byly ověřeny všechny sylaby a základní informace předmětů. Ve spolupráci se studijním oddělením byly vytvořeny zcela nové registrační a kontrolní šablony, které jsou již přiřazeny studentům k jejich studiím na Farmaceutické fakultě MU.

Masarykova univerzita získala akreditaci pro dva magisterské a osm doktorských studijních programů v oblasti farmacie. Pro studenty VFU to znamenalo přechod ze starých programů na nově akreditované. Během prázdnin si studenti vyzvedli přístupové údaje do IS MU na studijním oddělení. Vzápětí se již začali přihlašovat ke zkušebním termínům, neboť probíhalo zkouškové období, nebo si mohli například vygenerovat elektronické potvrzení o studiu. O této možnosti naleznete více informací v novince Potvrzení o studiu jednoduše, rychle, elektronicky.

Pro Farmaceutickou fakultu MU byla vytvořena nová struktura pracovišť, kam byli postupně zařazeni všichni zaměstnanci fakulty. Každý zaměstnanec také obdržel heslo pro přístup a pověřeným pracovníkům byla přidělena potřebná přístupová práva. Prostředí IS MU bylo nové jak pro vyučující a zaměstnance, tak pro studenty. Proto byla nejen pro ně, ale i kvůli pandemické situaci v ČR, vytvořena nová výuková videa – Začínáme s IS MU (více informací v novince Videa pro nastupující studenty a učitele). E-technici zároveň pro vyučující připravili sérii prezenčních školení k základní orientaci v systému, Záznamníku učitele a k e-learningu, pro které poskytují uživatelskou podporu. IS-technici se věnovali zejména studijnímu oddělení a dalším administrativním pracovníkům, se kterými i nadále každý den osobně i elektronicky komunikují.

Nejen pro studijní referentky byla příjemnou novinkou agenda Úřadovna, která je z pohledu fakultní administrativy takřka revolučním nástrojem. Úřadovna se postupně plní novými agendami na míru Farmaceutické fakultě MU a celé procesy včetně související spisové služby se převádí do elektronického prostředí. Studenti díky tomu mohou nalézt přímo v systému například elektronicky podepsaná rozhodnutí.

Zkoušející u státních závěrečných zkoušek (SZZ) se mohou těšit na elektronické zpracování termínů SZZ, které jim usnadní administraci při vyplňování a potvrzování průběhů zkoušek. O této možnosti se více dočtete v novince Konec papírování u státních závěrečných zkoušek.

Uchazeči o studium na Farmaceutické fakultě MU mohou již nyní podávat přihlášky elektronicky do všech nabízených programů fakulty.

V neposlední řadě vznikl nový regál v Obchodním centru MU, kde si studenti mohou koupit např. ISIC karty. Fakultní nabídka se bude postupně rozšiřovat stejně jako u ostatních fakult univerzity.

Vše výše uvedené reprezentuje jenom poslední 3 měsíce intenzivní spolupráce, která bude i nadále pokračovat a během které se celý Vývojový tým bude snažit, aby byl všem IS MU vždy spolehlivým pomocníkem.

Z důvodu, že stávající epidemiologická situace neumožňuje přímý kontakt, připravili kolegové ze Servisního střediska návody pro práci v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU) ve formě videí. Videa jsou určena novým studentům a učitelům, kteří si ještě neví rady při práci se systémem a nechtějí se prokousávat celou Nápovědou. Ve srovnání s prezenčně konaným školením je výhodou to, že informace ve videích lze zhlédnout opakovaně.

Pro seznámení se s IS MU je pro studenty připraven Úvod do Informačního systému MU. Prostřednictvím videa získají orientaci v aplikaci Student, dozví se, jak na registraci a zápis předmětů včetně výběru seminární skupiny a jak si mohou naplánovat průchod studiem. Budou dopředu vědět, jak se přihlásit na zkoušku, zjistí, kde mohou číst poštu a zejména jak bude probíhat distanční výuka.

Pro učitele je nejdůležitější aplikací Záznamník učitele, kterým je video provede. Dozví se, jak mohou v systému se studenty i kolegy komunikovat, kde naleznou informace o svých studentech, jakým způsobem mohou pracovat se soubory, jak udržovat svoji Osobní stránku v požadované podobě, kde je možné najít směrnice a předpisy nebo jak na e-learning.

Videa jsou pro studenty i pro učitele dostupná na webu MU. Pod videi jsou uživatelům k dispozici také další užitečné odkazy.

Od spuštění si web s videi pro studenty zobrazilo téměř 27 000 uživatelů. Web je cílený především na studenty prvních ročníků Masarykovy univerzity a také na studenty prvních ročníků dalších škol, které používají IS MU (v součtu více než 12 500 studentů). Návody tedy zaujaly nejen studenty prvních ročníků, ale i starší spolužáky.

Web s videi pro učitele si od spuštění zobrazilo téměř 9 500 osob (především zaměstnanci univerzity a dalších škol používajících IS MU).

Věříme, že videa budou i nadále přispívat k hladkému startu studia či výuky v nadcházejících semestrech.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) stále pokračuje s úpravou agend do nového responzivního designu pro podporu mobilních zařízení. Tentokrát přišla na řadu aplikace Lidé.

Jedná se o hlavní aplikaci, která umožňuje vyhledávat a prezentovat osoby, které jsou pracovně či studijně svázané s Masarykovou univerzitou.

Odlehčený vzhled Osobní stránky disponuje intuitivně seřazenými informacemi. Vyhledávací lišta je nově vložena přímo nad informacemi o uživateli v horní části stránky. Pod e-mailovým kontaktem uživatele se nově nachází například přímý odkaz na vložení souborů do Úschovny, který byl původně skrytý v záložce Profil. Organizační změnou prošly i informace o uživateli zařazené do záložek, jako je Studium, Výuka, Profil apod.

Zaměstnanci univerzity na své Osobní stránce naleznou navíc záložku Školení a předpisy, kde se nachází přímý odkaz do aplikace Školení bezpečnosti práce se seznamem relevantních předpisů. Záložka Publikace nyní nabízí řazení publikací podle typu a možnost jejich filtrování. V neposlední řadě zaznamenal změnu i rozcestník pro editaci Osobní stránky, kde se přehledně nacházejí odkazy na jednotlivá nastavení související se stránkou.

Během letních měsíců připravil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) pro zaměstnance MU novou verzi aplikace pro objednávání pracovnělékařských prohlídek a očkování. Aplikace byla nejen převedena do responzivního designu, ale také rozšířena o další typy prohlídek.

Díky novému vzhledu je pro zaměstnance přihlašování přehlednější a komfortnější, především pak na mobilních zařízeních. Bezprostředně po vstupu do aplikace se zobrazí v modálním okně důležité aktuální informace, které by pracovník neměl minout. Například, kdy a jaké očkování zrovna probíhá. Následně se vypíše přehled všech termínů.

Oproti původní verzi došlo k rozšíření typů prohlídek na klasickou prohlídku nebo odběr krve. V rámci očkování si mohou zaměstnanci vybrat konkrétní typ vakcíny, kterou potřebují aplikovat, dle aktuálně probíhajících očkování na dané fakultě. Mohou tak učinit vybráním požadovaného termínu na očkování, kdy je jim následně nabídnut výběr z dostupných typů vakcín. Pokud v daném termínu nelze vybrat požadované očkování, pak v tomto termínu ordinace tento typ očkování neprovádí nebo jej neposkytuje dané pracoviště.

Výběr termínů probíhá zvolením požadovaného kalendáře a následným zakliknutím požadovaného termínu, přičemž volné termíny jsou pro lepší orientaci v kalendáři znázorněny žlutou barvou a termíny vybrané uživatelem zase zelenou.

Vítaným bonusem při realizaci nové verze bylo přidání možnosti editace pokynů a dalších textů ze strany personalistů Rektorátu. Jelikož v této oblasti může docházet k častějším změnám, lze díky tomu obratem zveřejnit zaměstnancům aktuální informace bez další asistence vývojářů IS MU.

Aplikace je dostupná zaměstnancům MU v autentizované části IS MU → dlaždice Lidé [Personální] → Objednávání pracovnělékařské prohlídky a očkování.