Co přináší digitální univerzita?

Digitální dokumenty přinášejí řadu výhod v porovnání s dokumenty v listinné podobě. Digitalizací papírové formy se zrychlí procesy schvalování jednotlivých dokumentů, eliminuje se duplicita jednotlivých procesů, nesrovnalosti mezi originály a kopiemi dokumentů a řadu dalších akcí, jakými jsou například nároky na uchovávání dokumentů a náklady na vytváření pracovních kopií dokumentů.

Vizí Masarykovy univerzity je systém, který zastřešuje všechny dokumenty na MU a poskytuje tak jejich jednotnou správu, ale správu jejich obsahu. Výsledkem je pak systém schopný snadno a rychle zpřístupnit nejen samotné dokumenty, ale ve strukturované podobě i jejich obsah všem těm, kteří s ním potřebují pracovat.

Dostupné dokumenty

Oblasti, které zajišťuje Informační systém MU

Organizace spisové služby na MU

Elektronický systém spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity pokrývá svým rozsahem zpracování všech oblastí dokumentů a zajišťuje příjem a odesílání dokumentů všemi komunikačními kanály a dále dlouhodobé ukládání elektronických dokumentů. Elektronický systém spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity představuje přechod k řízenému oběhu dokumentů s cílem nabídnout zaměstnancům větší uživatelský komfort a zaměřit jejich pozornost na vlastní práci s dokumenty, a nikoliv na povinnosti vyplývající z legislativy.

Organizace spisové služby na Masarykově univerzitě předpokládá elektronický systém spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity jako nástroj centrální evidence dokumentů bez ohledu na jejich formu a způsob doručení. Masarykova univerzita nicméně dále provozuje více nezávislých systémů, které slouží pro další procesní zpracování dokumentů evidovaných také v IS MU. Z pohledu výkonu spisové služby se jedná o tzv. externí systémy, které využívají služeb IS MU pro zajištění evidence jimi zpracovávaných dokumentů.

Výhradním kanálem pro vstup a výstup dokumentů na Masarykově univerzitě jsou podatelny a výpravny elektronického systému spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity na jednotlivých hospodářských střediscích, které provádějí jejich řádnou evidenci podle platné legislativy. Zpracování dokumentů provádějí jednotlivá pracoviště na hospodářských střediscích.

Každý dokument je prostřednictvím elektronického systému spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity opatřen jednoznačným identifikátorem (např. jeho nalepením). Metadata o dokumentu nejméně v rozsahu stanoveném legislativou jsou evidována v elektronickém systému spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity. Dokument je po nalepení čárového kódu a evidenci naskenován a automaticky připojen k příslušnému záznamu v elektronickém systému spisové služby.

Pro další práci s dokumentem v externím systému je možné využít údaje již jednou evidované v elektronickém systému spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity a elektronickou verzi dokumentu, včetně všech formátů a automaticky rozpoznaného prostého textu po jeho naskenování. Identifikaci zajistí jednoznačný identifikátor (čárový kód dokumentu), generovaný v elektronickém systému spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity.

Rozhraní mezi systémy je tvořeno standardním voláním webových služeb nad protokolem HTTPS. Data jsou předávána ve formátu XML, specifikovaném Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby nebo vlastním rozhraním externího systému. Pro vnitřní potřebu předávání dat mezi elektronickým systémem spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity a externím systémem je možné definovat další údaje, o které může být formát rozšířen.

Centrální úložiště digitálních dokumentů zajišťuje elektronický systém spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity pro všechny dokumenty podléhající výkonu spisové služby. Převod dokumentů do archivních formátů provádí elektronický systém spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity pro všechny evidované dokumenty. V rámci rozhraní pro přenos dokumentů předává elektronický systém spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity externím systémům všechny formáty, včetně formátu určeného k dlouhodobému uložení (archivního PDF/A).

Skenovací linky umožňují vstup elektronické podoby dokumentů doručených nebo vytvořených na Masarykově univerzitě primárně v listinné formě. Naskenovaný dokument včetně automaticky rozpoznaného prostého textu je po evidenci předán externím systémům ke zpracování.

Elektronický systém spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity obsahuje pro účely elektronických podpisů napojení na služby systému pro správu elektronických certifikátů zaměstnanců Masarykovy univerzity (RemSig), jehož vývoj nyní probíhá v kompetenci Ústavu výpočetní techniky.

Elektronický systém spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity respektuje organizační strukturu Masarykovy univerzity, z hlediska personálního zajištění výkonu spisové služby je na každém pracovišti určen minimálně jeden pracovník pověřený správou dokumentu v elektronickém systému spisové služby v Informačním systému Masarykovy univerzity.