Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) pokračuje v inovování aplikací pro absolventy. Po registračním formuláři, o kterém se můžete dočíst více v loňské novince, se nové podoby dočkala i samotná agenda Absolventská síť, jež nabízí absolventům nejen informace týkající se dění na univerzitě, ale také komunitní programy, které sdružují uživatele bez ohledu na rok absolutoria.

Na titulní stránce agendy jsou agregovány zajímavé příspěvky z různých informačních kanálů v IS MU. Pod ikonkou ozubeného kolečka se skrývají všechna důležitá nastavení včetně možnosti aktualizace jména a dalších kontaktních informací. V části Můj diplom nalezne uživatel v elektronické podobě svůj diplom a Diploma Supplement, jsou-li v IS MU uloženy, a informace o něm na PravyDiplom.cz.

K dispozici je rovněž zmodernizovaná aplikace pro zasílání pozvánky do Absolventské sítě dalším spolužákům a odkaz na nákup Karty absolventa MU, která nabízí řadu benefitů. Kartu absolvent zakoupí rychle a pohodlně prostřednictvím Obchodního centra MU.

Původní imatrikulační kruhy byly nahrazeny komunitními programy. Tato komunitní síť spojuje nejen absolventy, ale také současné studenty a vyučující předmětů daného programu a další zájemce, kteří se rozhodli dění v programu sledovat. Program tak tvoří odborně zaměřenou tematickou skupinu uživatelů a poskytuje jim prostor pro sdílení znalostí a zkušeností z dané vědní oblasti. Pro tyto účely má každý studijní program svůj blog a diskusní fórum.

Dále se plánuje přidání možnosti sdílet vlastní soubory a rovněž bude do budoucna k dispozici i odborný obsah v podobě aktuálních studijních materiálů a kvalitních závěrečných prací.

Agendu naleznou uživatelé v autentizované části IS MU → Setkávání → [Absolventi].

Masarykova univerzita v elektronizaci nezůstává pozadu ani v oblasti školení Bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a Požární ochrany (PO) a pro své zaměstnance chystá ve spolupráci s Vývojovým týmem Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) inovativní a moderní způsob proškolování přímo v systému.

Obsah je integrován do prostředí IS MU, které má tu výhodu, že je téměř všem pracovníkům MU známé. Není nutné řešit technické otázky typu napojení dalšího systému, přihlašování uživatelů do cizího systému nebo smluvní podmínky ochrany údajů s externím zpracovatelem apod. Všechny kurzy jsou aktuálně dostupné v české i v anglické jazykové verzi (viz obr. 1). Obsahy kurzů mohou být jak od profesionálních externích dodavatelů, tak vytvořené odborníky MU.

Dosavadním výsledkem spolupráce IS MU a Provozního odboru Rektorátu MU (RMU) je integrace následujících 9 e-learningových kurzů pro oblast BOZP a PO do systému:

• Bezpečnost práce pro zaměstnance,
• Bezpečnost práce pro akademické zaměstnance,
• Bezpečnost práce pro vedoucí zaměstnance,
• Požární ochrana pro zaměstnance,
• Požární ochrana pro zaměstnance Fakulty informatiky,
• Požární ochrana pro vedoucí zaměstnance,
• Požární ochrana pro vedoucí zaměstnance Fakulty informatiky,
• První pomoc,
• Školení řidičů referentů.

Kurz se zpravidla skládá z interaktivní prezentace a testu, ale aplikace je připravena tak, že obsahem kurzu může být pouze prezentace, dokument nebo test. Absolvování kurzu je podmíněno tím, že školená osoba projde všechny slajdy prezentace, otevře dokument a splní test. Jakmile se tedy zaměstnanec dostane na konec prezentace, může teprve spustit závěrečný test, kterým je ověřeno, co si z prezentace osvojil. V testu postupně odpovídá na otázky k dané oblasti, přičemž systém souběžně s tím jeho odpovědi vyhodnocuje a na případné chyby ho ihned upozorňuje. Podmínkou splnění testu, a tedy i absolvování školení, je projít výukové materiály a v navazujícím testu nemít příliš mnoho špatně zodpovězených otázek.

Aplikace s kurzy BOZP a PO je nastavena tak, že zasílá osobám, kterých se jejich splnění týká, automatickou výzvu s termínem k absolvování příslušného školení. Aplikace termín hlídá, jeho dodržení urguje opakovanou výzvou, a pokud ani poté pracovník školení v termínu nesplní, informuje jeho vedoucího pracovníka. Dále zajišťuje evidenci absolvovaných školení, záznam o absolvovaných školeních a předávání informací o absolvovaných školeních do personalistiky v INETu.

Elektronické proškolování a testování kurzů je pilotně spuštěno na Fakultě informatiky MU a připravuje se běh pro RMU. Ačkoliv se zatím týká pouze pracovníků, do budoucna se zvažuje, že by byli touto formou školeni také studenti. Kromě kurzů s obecně platným obsahem bylo nezbytné připravit i takové kurzy, do jejichž obsahu se promítnou specifika té které fakulty (Požární ochrana pro vedoucí zaměstnance Fakulty informatiky, Požární ochrana pro zaměstnance Fakulty informatiky). Prostředí v IS MU je připravené podobně integrovat obsah a zprovoznit elektronickou formu školení pro jakékoliv pracoviště univerzity se zohledněním jeho speciálních nároků.

Pracovníci Vývojového týmu Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) připravili novou aplikaci Seznamování s předpisy, která je určena zejména zaměstnancům MU.

Aplikace v ucelené formě nabízí přehled předpisů, se kterými by měl být konkrétní pracovník obeznámen. Jedná se o jednu z povinností vyplývajících ze Zákoníku práce, kdy jsou zaměstnanci povinni dodržovat právní předpisy vztahující se k práci, kterou vykonávají, pokud s nimi byli řádně seznámeni. Zaměstnavatel musí pak tuto skutečnost řádně evidovat.

Jednotlivé předpisy plní do aplikace tzv. správci předpisů, např. tajemníci fakult. Ke každému předpisu zadá správce jeho název, volitelný popis a odkaz na jeho plnou verzi, která je uložena v IS MU. Dále stanoví lhůtu, ve které je nutné seznámení se s předpisem potvrdit, a vymezí, kterým osobám je předpis určen. Tyto osoby jsou následně vyzvány k seznámení se s předpisem automatickým e-mailem. Správce předpisu navíc vidí, které osoby se již s dokumenty seznámily a které své obeznámení dosud nepotvrdily.

Pro přiřazení seznamu osob k přepisu se využívá již zavedená aplikace Skupiny osob, která podporuje automatickou aktualizaci seznamu na základě nastavených plnících funkcí (pracovníci konkrétního pracoviště, pracovníci na dohodu, osoby s konkrétním pracovním zařazením apod.). To znamená, že jakmile nastoupí například nový zaměstnanec, jsou mu automaticky zaslány všechny předpisy, se kterými se má seznámit, právě na základě příslušnosti k určité skupině osob. Obdobně v případě návratu z rodičovské dovolené jsou dotyčným osobám zaslány všechny předpisy, u kterých doposud nepotvrdily seznámení.

Kliknutím na tlačítko Potvrzuji pracovník doznává, že se s plným zněním předpisu seznámil a porozuměl jeho obsahu (viz obr. 2). Pokud pracovník nepotvrdí seznámení se s předpisem ve stanovené lhůtě, systém mu zašle další výzvu. Celkem jsou jedné osobě odeslány maximálně tři upozorňující e-maily. Po uplynutí poslední lhůty k potvrzení je informován o prodlení přímo správce předpisu. Všechny relevantní předpisy, ať již přečtené či nepřečtené, zůstávají uživatelům přístupné také pro pozdější prostudování. Více informací o fungování aplikace naleznete v Nápovědě.

Aplikace se postupně zavádí do ostrého provozu na všech pracovištích. Aktuálně ji plně využívá Fakulta informatiky a výzkumné centrum CEITEC. Uživatelům je k dispozici v autentizované části IS MU → Lidé [Personální] → Seznamování s předpisy.

S ohledem na aktuální chování mobilních zařízení, které po určité době automaticky ukončují přihlášení uživatele do systémů spuštěných v rámci webových prohlížečů, změnil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) způsob odhlašování ze systému.

Dosud zůstával uživatel do IS MU přihlášen, dokud se sám neodhlásil kliknutím na ikonu Odhlášení ze systému (viz obr. 1) nebo neukončil svůj prohlížeč. Nový postup je nastaven tak, že se lze odhlásit pouze kliknutím na ikonu Odhlášení ze systému, nikoliv ukončením prohlížeče nebo vypnutím počítače. Touto změnou je umožněno uživatelům pohodlněji používat IS na mobilních zařízeních, protože nebudou muset každý následující den zadávat znovu heslo a provádět přihlášení.

I když byla tato změna motivována chováním mobilních zařízení, uplatní se stejně i na stolních počítačích a jiných zařízeních. Proto musí být pozornější ti uživatelé, kteří dosud např. vypnutím prezentačního počítače v učebně pod jedním sdíleným účtem očekávali, že budou ze systému odhlášeni.

Zároveň systém i nadále ponechává uživatele přihlášeného 4 dny po poslední provedené operaci, pokud se sám aktivně neodhlásí. Uživatel, který má pochybnost, zda se řádně odhlásil ze zařízení, ke kterému již nemá přístup (např. počítač použitý na návštěvě, kamarádův tablet), může nadále využít volbu odhlásit i z jiných počítačů, která se objeví po kliknutí na ikonu Odhlášení ze systému. Pokud přistupuje k systému přes malé mobilní zařízení, volba odhlásit i z jiných počítačů se nezobrazuje a systém uživatele rovnou odhlásí pouze na aktuálním zařízení. Pro odhlášení i z jiných počítačů je potřeba zvolit odhlášení v aplikaci Systém.

Podrobnosti o přihlašování a odhlašování ze systému najdete v Nápovědě, v části Jiné → Přístup k systému, v bodech 1 až 3.