Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Od 1. ledna 2014 se aplikace Úřadovna stala oficiální spisovou službou Masarykovy univerzity. V Informačním systému MU jsou nyní evidovány veškeré dokumenty na univerzitě podléhající spisové evidenci.

Cílem bylo vytvořit jednotný systém evidence a nahradit dříve používané systémy, které nesplňovaly základní funkční ani legislativní nároky. Úřadovna jako obecný nástroj může být přizpůsobena a nastavena na míru potřebám různých pracovišť. Její velkou předností je to, že umožňuje nejen samotnou evidenci spisů a dokumentů, ale lze v ní zachytit i procesy, které probíhají při zpracování spisů a žádostí pracovníky univerzity (např. přiznání stipendia, žádost o státní dotaci, žádost o prodloužení akreditace apod.). Je tedy možné vytvářet agendy dle individuálních potřeb, které zahrnou celý proces vyřízení dané věci. Smyslem Úřadovny tedy není pouze evidence dokumentů, tak jak ji vyžaduje zákon, ale zejména zjednodušení a zpřehlednění práce.

Agenda Úřadovna je postupně rozšiřována a vylepšována na základě připomínek z praxe. Přibývají nové funkce a mechanismy jako například automatická zastupitelnost, kdy lze dočasně nebo trvale specifikovat, kdo vyřizuje spisy předané konkrétní osobě. Doplněny byly rovněž přehledy usnadňující kontrolu, kupříkladu Přehled dnes doručených dokumentů nebo Přehled odeslaných zásilek. Rychlejší revizi dokumentů přinesla rovněž aplikace Dokumenty mého pracoviště, které nově vznikly.

S postupným zaváděním aplikací do provozu dochází také k vylepšování jejich výkonu, aby hromadné zakládání spisů a hromadné zadávání úkonů bylo pružné. Postupně byly také přidány nové navigační prvky pro pohodlnější práci a pohyb v aplikaci.

Velkou předností Úřadovny je i skutečnost, že ji lze propojit s jinými systémy. Bylo úspěšně spuštěno propojení mezi Úřadovnou a systémem EZAK (zakazky.muni.cz). Administrátoři veřejných zakázek tak mohou snadněji evidovat dokumenty ve spisové službě přímo z rozhraní EZAKu.

Napojení ostatních externích systémů se připravuje do následujících měsíců tak, aby všechny dokumenty byly zpracovány v systémech, kde vznikají, ale zároveň u nich probíhala evidence a předávání dle požadavků spisové služby.

Od 1. prosince 2013 již probíhá plně v rámci Úřadovny zasílání datovou schránkou. V souvislosti s novým kalendářním rokem pak prošlo agendou několik set zpráv týkajících se vědeckých grantů za den. Zprávy lze evidovat (odesílat) jak samostatně, tak hromadně, což usnadní zpracování.

S Úřadovnou již různým způsobem pracuje přes 7000 uživatelů MU. Na konci roku 2013 proběhla série školení, aby se uživatelé, kteří dosud s Informačním systémem MU nepracovali, mohli přímo seznámit s novými funkcemi a pochopit základní agendy.

O agendě Úřadovna jsme vás již dříve informovali v novinkách Evidence mezinárodních studijních programů v Úřadovně a Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.

V únoru se uskuteční již 4. ročník Open space konference o e-learningu IS MU, kterou pro učitele a doktorandy MU opět připravili pracovníci uživatelské podpory Informačního systému MU.

Termín: Středa 12. února 2014 (registrace od 8:30)

Místo: Fakulta sociálních studií, Joštova 10, Brno

Tento ročník je výjimečný – kromě toho, že se koná v období 95. založení univerzity, 15. výročí založení IS MU, uplynulo také od vzniku e-learningových nástrojů v Informačním systému Masarykovy univerzity a jejich používání právě 10 let, a proto má konference ve svém názvu podtitul "10 let e-learningu v ISu". Můžete se těšit na prezentace učitelů s dlouholetými zkušenostmi, vyučující v příspěvcích zhodnotí svoji výuku z dlouhodobého pohledu používání e-learningových a multimediálních technologií nebo elektronického zkoušení, porovnají své začátky s odstupem několika let používání e-learningu ve své výuce, posoudí časovou investici při tvorbě a při rutinním provozu e-learningových kurzů nebo dílčích aktivit, vyhodnotí rozhodující přínos jak pro sebe, tak pro studenty, na základě zpětné vazby od studentů, nebo představí využití IT nástrojů ve výuce netradičním způsobem.

Po celou dobu konference Vám budou jako vždy k dispozici stánky, na kterých můžete nad drobným pohoštěním a šálkem kávy diskutovat s uživatelskou podporou IS MU a pracovníky Servisního střediska pro e-learning. Po skončení konference bude následovat workshop na téma Rozpisy témat, který představí novou verzi této aplikace využitelnou například pro zadání úkolů, referátů, projektů či seminárních skupin.

Přihlášení na konferenci i na workshop je zdarma a probíhá prostřednictvím registračního formuláře na webových stránkách konference.

Na Vaši účast se těší tým e-techniků, is-techniků a Servisního střediska.

Konference je organizována v rámci projektu Centrum interaktivních a multimediálních studijních opor pro inovaci výuky a efektivní učení, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (Evropský sociální fond) a ze státního rozpočtu ČR.

23. ledna 2014

Změna vzhledu loga Informačního systému MU (IS MU) při různých událostech se již stala nedílnou součástí systému. Uživatelé se mohou z nového loga těšit během svátků, změn ročních období a při důležitých či zajímavých událostech, jako jsou například volby, olympijské hry nebo předpověď konce světa.

Historie modifikace loga IS MU sahá do roku 2009, kdy bylo použito první upravené logo u příležitosti X. výročí IS MU. Toto logo, i všechna ostatní, která byla od té doby vytvořena, naleznete v aplikaci: Osobní administrativa -> Design -> Archiv modifikací značky IS MU.

Na návrzích podoby loga spolupracuje Vývojový týmu IS MU a Servisní středisko pro e-learning. Návrhy přicházejí často spontánně od jednotlivců z vývojového týmu a po společné diskusi vzniká konečná grafická podoba. Rozhovor s ilustrátorkou posledních návrhů si můžete přečíst na online.muni.cz Měnící se logo Informačního systému MU. Proč a jak.

Modifikace loga je pro tvůrce příjemným zpestřením práce a doufáme, že i většina uživatelů vidí tyto změny jako vítané rozptýlení při plnění studijních a pracovních povinností v IS MU.

Jaké silvestrovské logo jsme si pro Vás připravili letos? Sledujte IS a již brzy se to dozvíte!

18. prosince 2013

Agenda Rozpisy témat v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU) slouží k rozdělení úkolů, referátů, projektů či seminárních skupin v rámci předmětů (předmětové rozpisy) nebo témat závěrečných prací (nepředmětové rozpisy). V rámci jednoho rozpisu jsou vytvářena témata, ke kterým se studenti přihlašují, případně navrhují témata vlastní. Nyní přichází Vývojový tým IS MU s novou verzí celé agendy. Změny se týkají především těchto oblastí:

• nové aplikace a funkce – nastavení harmonogramu činností, aplikace Moje témata, hromadné zakládání témat, statistika rozpisů, historie změn v rozpisech a tématech, archivování rozpisů, kopírování a přesun témat, navázání na odevzdávárny a poznámkové bloky,
• vzhled a práce s agendou – filtrování témat, panel s aplikacemi, zjednodušení formulářů, nabídka operací přímo u rozpisu/tématu.

U předmětových i nepředmětových rozpisů přibyla řada orientačních a navigačních prvků. Jedná se například o panel s nabídkou operací nebo přehled operací pod tabulkou s tématy. Pokud chce uživatel pracovat s konkrétním tématem, najde dostupné operace přímo u tématu (nabídka operací je dána právy uživatele).

Předmětové i nepředmětové rozpisy nyní obsahují také řadu zcela nových funkcí. Lze si například zobrazit parametrizovanou statistiku, která sčítá studenty či témata v rozpisu dle různých kritérií, nebo zkontrolovat historii editace tématu/rozpisu v případě podezření na neoprávněnou manipulaci. Mnoho operací lze nově provádět i hromadně, např. zakládat a editovat témata, převádět témata mezi neaktuální nebo obeslat studenty/vedoucí e-mailem.

Přidáno bylo také několik funkcí specifických pro určitý typ rozpisu. U nepředmětových rozpisů se jedná například o harmonogram činností pro práci s tématy, jenž se nastavuje při založení rozpisu a určuje posloupnost akcí, které jsou na fakultě standardně požadovány, např. vkládání či editace tématu studentem/vedoucím, přihlašování k tématům apod. Nově lze také v nepředmětových rozpisech najít přímý odkaz na tisk zadání závěrečné práce.

Učitelé u svých předmětových rozpisů jistě ocení možnost propojení rozpisu s odevzdávárnou či poznámkovým blokem nebo možnost sdílení rozpisu s jiným předmětem, ve kterém jsou uvedeni jako učitelé nebo cvičící.

Pokud je uživatel k nějakému tématu z předmětových i nepředmětových rozpisů již přihlášen nebo uveden jako vedoucí, najde tato témata přehledně v aplikaci Moje témata. Nemusí tak procházet jednotlivé rozpisy, ale může pracovat rovnou s tématy, která se ho týkají.

Více se o nové verzi Rozpisů můžete dočíst v Průvodci.

13. prosince 2013