Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

V Informačním systému Masarykovy univerzity je řada důležitých úkonů prováděna pomocí Správce souborů, velkého datového úložiště. Jeho součástí jsou také agendy Studijní materiály a Archiv závěrečné práce, se kterými velmi často pracují studenti. Nově bylo implementováno zaznamenávání historie operací se soubory v těchto agendách.

S odevzdáním písemné práce do Odevzdávárny ve Studijních materiálech nebo s uložením závěrečné práce do Archivu se během studia setká drtivá většina studentů. Mohou nastat případy, kdy není jasné, zda student skutečně požadovaný soubor odevzdal a správně uložil, nebo může vyvstat podezření, že již odevzdanou práci někdo jiný omylem smazal. Díky nové aplikaci je možné tyto případy prověřit a přesně dohledat, kdo a jak s konkrétním souborem manipuloval. Je tedy možné například zpětně určit, že student odevzdal soubor s domácím úkolem do jiné složky, než měl, a tudíž ho vyučující nemůže najít, nebo že někdo jiný již odevzdaný soubor smazal a kdy se to stalo. Pomocí aplikace mohou do historie operací nahlížet jak samotní studenti, tak jejich vyučující.

Učitelé naleznou Historii operací vybraného studenta nad úložištěm souborů v aplikaci Záznamník učitele → Studijní materiály .. Přehled operací se soubory.

Studentům je aplikace dostupná přes agendu Studijní materiály → přehled operací s mými soubory (sekce Odevzdávárny).

21. října 2011

Ve dnech 12. - 13. srpna 2011 proběhla kompletní modernizace centrálních serverů pro ukládání dat v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU).

Do letošní modernizace zajišťovaly funkci centrálních serverů pro ukládání dat počítače z roku 2007. Od té doby výrazně vzrostl jak počet aktivních uživatelů IS MU, tak celkový počet přístupů do systému. Dále došlo k výraznému rozvoji stávajících aplikací pro elektronickou podporu výuky a studijní administrativy a také k spuštění nových agend, které významně rozšířily původní zaměření systému. Všechny tyto změny znamenaly pro původní hardware vysokou zátěž, a proto bylo přistoupeno k jeho výměně.

Nové počítače přináší vylepšení hned na několika úrovních. V první řadě by měla až dvojnásobně vzrůst rychlost samostatných výpočtů, kterou umožní změna architektury procesorů, s původním hardwarem nedosažitelná. Dále bude zvýšena propustnost systému v případech, kdy je prováděno současně velké množství různých požadavků. V neposlední řadě se jedná o řešení méně energeticky náročné a s celkově nižšími náklady na provoz. Z pohledu uživatele bude tedy IS MU po optimalizaci všech komponent rychlejším, výkonnějším a ještě spolehlivějším systémem než doposud.

Plánovaný výpadek byl uživatelům s předstihem ohlášen, postup prací mohli sledovat v reálném čase na stránce zřízené speciálně pro tento účel na webu Fakulty informatiky. Provoz služeb systému byl kompletně obnoven již v sobotu 13. srpna odpoledne, neboť veškeré práce na výměně, ač nebyly jednoduché, probíhaly z hlediska uživatelů téměř bezproblémově. Již po prvních dnech provozu systému na nových serverech zaznamenal Vývojový tým od uživatelů pochvalné reakce na rychlejší odezvu aplikací.

29. srpna 2011

V současnosti je testována nová generace aplikací pojmenovaná souhrnným názvem Úřadovna. Hlavním cílem této agendy je umožnit zpracovávat rozličné administrativní procesy elektronickou cestou a usnadnit tak úředníkům vykonávání pracných a často opakovaných úkonů souvisejících především se studiem, ale nejenom.

Sada aplikací pod jednotným názvem Úřadovna v sobě zahrnuje vedle kompletní spisové služby evidující komunikaci mezi školou a studenty (případně i jinými subjekty), také evidenci postupu řešení dané věci. Umožňuje provádět automatické kontroly a automaticky doplňovat další potřebné informace. Rovněž podporuje hromadnou práci s evidovanými daty a hromadné zadávání údajů.

Velkou výhodou této agendy je její univerzálnost. Dovoluje nastavit způsob zpracování pro každý typ úředního podání zvlášť a na míru individuálním požadavkům. Každá fakulta si tak může sama určit, které pracoviště nebo které osoby jsou zodpovědné za konkrétní žádosti, nebo například jaké údaje musí student k žádosti doložit.

Nejčastějším použitím Úřadovny je správa různých typů žádostí studenta nebo rozhodnutí o studiu ze strany školy. Může se jednat o rozhodnutí o ukončení studia, žádost o uznání předmětů, žádost o přerušení studia a nespočet dalších. V praxi použití Úřadovny může vypadat například takto: Student se rozhodne, že chce přerušit studium na jeden semestr, zvolí příslušnou agendu a ve formuláři vyplní veškeré náležitosti. Jakmile žádost podá, úředník si ji pomocí přednastavených výběrů zobrazí, zkontroluje a předá s komentářem k vyřízení proděkanovi, do jehož kompetencí žádost spadá. Proděkanovi se žádost nabídne k vyjádření a může vydat rozhodnutí. Celý proces zpracování žádosti má student možnost sledovat a je tedy informován, zda byla vyřízena, jaké byly důvody pro neschválení nebo proč bylo rozhodování přerušeno.

Ačkoliv základním principem Úřadovny je ukládání a správa údajů v elektronické podobě, alternativně je možné k této elektronicky evidované podobě dat připojit i údaje potřebné pro evidenci dokumentů v klasické, tedy papírové, formě. Referentům a pracovníkům podatelen Úřadovna výrazně usnadní práci pomocí automatického skenování a přiřazování papírových dokumentů k elektronickým spisům. Samozřejmostí je pak kompletní evidence plných textů papírových dokumentů pro zpětné dohledání všech podrobností o každém evidovaném podání. Dílčí aplikací, kterou lze pro tyto účely využít, je například evidence dokumentů pomocí čárových kódů, o které jsme již informovali v novince Využití čárových kódů při správě poplatků za studium.

29. srpna 2011

Agenda Skupiny osob má v rámci Informačního systému Masarykovy univerzity široký rozsah využití. Umožňuje regulovat přístupová práva ke čtení různých dokumentů nebo vývěsek, slouží k povolování přístupu do vybraných budov a místností nebo je jejím prostřednictvím možné vyjmenovat členy hromadné poštovní adresy. Nyní byla aplikace, jejíž pomocí definují a spravují oprávnění uživatelé pojmenované skupiny osob, spuštěna v kompletně nové verzi.

Aplikace byla zásadně přepracována a v prvé řadě se změnila titulní stránka, která nyní umožňuje strukturované vyhledávání skupin. Výběr skupin je možné omezit na základě zařazení zvolené osoby ve skupinách, dále pak dle zařazení skupiny na pracoviště nebo samotným vyhledáváním v názvu a zkratce skupiny.

Na titulní stránce přibyl rovněž výběr skupin v pravé části stránky. Výběr je implicitně naplněn skupinami, kde je uživatel zaveden jako správce. Díky tomuto vylepšení mají správci ke svým skupinám rychlejší přístup. Výběr lze také upravit dle individuálních požadavků, přidat do něj další skupiny nebo naopak méně často používané skupiny odebrat. Skupiny lze přidávat i odebírat také hromadně.

Používání aplikace je pro správce pohodlnější i díky přímé nabídce všech dostupných funkcí u každé skupiny. Jednoduše a rychle lze zobrazit veškeré podrobné informace o skupině, přidávat nebo odebírat členy či kupříkladu upravovat plnící funkci.

Protože je aplikace v testovací verzi, mohou uživatelé vkládat podněty do Podnětovny (autentizováno).

29. srpna 2011