Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Součástí Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je agenda Kontakty (Kontaktní údaje), která eviduje telefonní seznamy, označení kanceláří, budovy, e-mailové adresy pracovníků a další informace. Umožňuje také podávat žádosti o změnu těchto údajů. V rámci této agendy mohou uživatelé například vyhledávat osoby dle různých kritérií, vytvářet telefonní seznamy nebo vstupovat do Registru budov a místností. V nedávné době byla aplikace Výběr osob, která je součástí agendy pro práci s kontaktními údaji, doplněna o možnost importování již připraveného seznamu osob.

Uživatelé IS MU aplikaci Výběr osob ocení v případech, kdy potřebují hromadně oslovit určitou skupinu lidí prostřednictvím e-mailu. Cílovou skupinu mohou definovat dle nejrůznějších kritérii, jako jsou např. externisté vybraných pracovišť, studenti podle oboru, učitelé vyučující v určité místnosti a podobně.

Obr. 1: Vytváření seznamu osob a jeho import do IS MU.

Nová funkce Import osob a studií ze souboru dává uživatelům IS MU možnost sestavit si svůj vlastní seznam osob a v podobě textového souboru jej přímo nahrát do aplikace. Tuto funkci lze také jednoduše kombinovat s funkcí Export seznamu vybraných osob do souboru - s vyexportovaným souborem uživatel pracuje (např. v Excelu) a připravený soubor může následně importovat zpět do aplikace.

K posílání hromadných e-mailů je však zapotřebí přistupovat s velkou rozvahou a pečlivě zvážit, zdali je informace takového charakteru, že musí být sdělena právě e-mailem. IS MU totiž poskytuje svým uživatelům i jiné informační kanály. Pro zprávy určené velkému počtu odběratelů slouží především Vývěska. Hromadné e-maily často vnímají uživatelé jako nevyžádanou poštu (tzv. spam). Zprávy tohoto typu pak adresáti ignorují a nečtou nebo si přímo stěžují na odesílatele, kterému pak hrozí omezení přístupu do této aplikace.

Aplikaci Import seznamu osob uživatel IS MU nalezne v Osobní administrativa → Kontakty → Výběr osob pro rozeslání dopisů, export seznamu, import seznamu → Import osob a studií ze souboru do nového seznamu osob a studií.

10. září 2010

Aplikaci Dril jsme představili již loni příspěvkem „Dril - opakujme méně, vybavme si více“ a „Rozcestník k aplikaci Dril“. Od počátku se Dril těší oblibě uživatelů Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU), o čemž svědčí statistika (autentizováno). K dnešnímu dni je v IS MU více než 940 učebnic a učilo se z nich více jak 10 650 uživatelů.

Připomeňme si, k čemu Dril je a jak se používá
Dril je aplikace, která pomáhá uživateli při učení slovíček, termínů a jiných memorovacích jednotek. Počítač uživateli předkládá např. cizí slovíčka, která uživatel v duchu či nahlas překládá. Svou odpověď potom porovnává se správným řešením a svou znalost hodnotí. Na základě hodnocení „jak dobře správnou odpověď uživatel znal“ aplikace počítá čas, kdy předloží dané slovíčko uživateli znovu tak, aby si ho co nejlépe a nejrychleji zapamatoval.

A co je v Drilu nového?
Novou možností v této aplikaci je nastavování přístupových práv k učebnicím. Zatímco dříve mohl autor volit pouze mezi tím, zda se z učebnice chce učit sám, nebo zda ji zveřejní všem uživatelům IS MU, nyní smí nastavit:

• kdo (od konkrétních osob po všechny přihlášené v IS MU) a jak dlouho se z učebnice může učit,
• kdo do učebnice smí importovat kartičky,
• kdo bude učebnici spravovat (např. upravovat přístupová práva).

IS MU tak pokračuje ve své tradici nabízet uživatelům široké spektrum možností nastavení a nechává na nich, aby si aplikaci přizpůsobili svým potřebám. Studenti mohou například společně nezávisle na sobě tvořit jednu učebnici a učitelé mohou omezovat skupinu osob, která má k učebnici přístup (např. pokud jsou v učebnici zpracované materiály od jiných autorů, je vhodné přístup k ní omezit jen pro studenty předmětu). Vyjmenované příklady využití Drilu nejsou samozřejmě konečné a je na kreativitě a cíli každého uživatele, jak možností této aplikace využije.

Výukový nástroj Dril „neusíná na vavřínech“ a vývojový tým IS MU pracuje a rozšiřuje jeho funkcionality (i na základě podnětů, které se scházejí v autentizovaném diskusním fóru „Dril: vše o agendě pro opakování s prodlevami“).
Více informací o Drilu se čtenář dozví na rozcestníku Elportálu.
Uživatel IS MU nalezne podrobnosti k aplikaci v Nápovědě: Osobní administrativa → Nápověda → Dril - učení s prodlevami nebo Osobní administrativa → Nápověda → Dril - tvorba a úprava vlastní učebnice.

10. září 2010

Veškerá správa studia na vysokých školách představuje náročnou administrativu a mnoho povinností pro referenty studijních oddělení a další zaměstnance školy. Ať už jde například o vyměření poplatku za studium nebo jakékoliv vyřízení přijatého dopisu. A proto přichází Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) s novinkou, která významným způsobem usnadňuje evidenci a zpracování „papírových“ dokumentů v rámci správy elektronických spisů v IS MU.

1. června 2010 došlo ke spuštění testovacího provozu systému evidence zmíněných dokumentů pomocí čárových kódů, které umožní automatické přiřazení dokumentu ke spisu pomocí hromadného naskenování a rozpoznání dokumentu přímo v IS MU. Agenda správy poplatků za studium, která byla spuštěna v loňském roce a v současné době je v plném provozu na všech fakultách MU, se tak stává výrazně méně pracnou.

Obvykle se postupuje tak, že pracovník podatelny přijme dokument a opatří jej samolepkou s čárovým kódem, kterou si vytiskne z IS MU. Kódem je jednoznačně určeno identifikační číslo dokumentu. Pracovník poznačí datum, kdy byl dokument doručen, a pracoviště, kam dokument prostřednictvím Úřadovny IS MU (aplikace správy elektronických spisů) předává. Takto zpracované dokumenty hromadně naskenuje a elektronicky předá k dalšímu zpracování do IS MU. Fyzicky zanese dokumenty referentovi studijního oddělení, který má správu poplatků na starosti. Ten dokumenty pomocí čtečky čárových kódů (případně zadáním jeho alfanumerické podoby) jednoznačně identifikuje a zařadí. Buď do existujícího spisu, nebo vytvoří spis nový, je-li to potřeba.

Nově spuštěná aplikace nejenže ulehčí práci podatelně i studijnímu oddělení, ale také eviduje, kde se v dané chvíli dokument nachází, čímž jednoznačně zamezí tomu, aby se lidským pochybením z evidence ztratil. Student si pak může být jist, že jakákoliv písemná žádost, kterou podá, jakékoliv písemné odvolání, je na MU vždy evidováno a tím pádem je i zpětně dohledatelné.

21. srpna 2010

Odpověď na otázku „Jak vyhledávaná je moje publikace na Elportálu?“ jistě zajímá každého autora, který zde publikuje své dílo.

Elportál je informační web o e-learningu na Masarykově univerzitě, který je integrován do Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) a plošně využíván k prezentaci inovace výuky. Vedle zkušeností z e-learningu, tipů a nástrojů pro vytváření elektronických podpor výuky zde pedagogičtí pracovníci MU najdou prostor, kde mohou veřejně publikovat své autorské elektronické výukové publikace využívané při výuce na MU. Tyto publikace mohou následně citovat s ISSN. Odborná hodnota některých vystavených publikací je potvrzena recenzním řízením a dlouhodobé uchování publikací pojištěno uložením v digitálním archivu WebArchiv.

Důkazem toho, že výukové publikace na Elportálu jsou hojně navštěvované, je nově zpřístupněná statistika přístupů. U každého vydání publikace může čtenář vidět počet přístupů k publikaci za rok, měsíc a den a dále nejčastější domény, z nichž uživatelé k publikaci přistupovali. Dalšími statistickými údaji jsou maximální a průměrný počet přístupů (za rok, měsíc nebo den). Kromě data vydání publikace zde čtenář nalezne také datum prvního a posledního přístupu, nebo počet autentizovaných přístupů, tj. počet přístupů z Informačního systému MU. Uživatel Internetu k 21. srpnu 2010 na Elportálu nalezne více než 100 publikací v plné verzi (vč. self-testů, animací, obrázkových galerií apod.) spadajících do 28 oborů.

Elektronické výukové publikace najde čtenář na Elportálu v sekci e-PUBLIKACE.

Více o Elportálu jsme psali v novince z roku 2007 a z roku 2006, o recenzním řízení a výukových publikacích na Elportále v novince z roku 2008 .

21. srpna 2010