Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Informační systém Masarykovy univerzity neulehčuje práci už jenom na veřejných vysokých školách. IS je v současné době provozován formou outsourcingu i na několika soukromých vysokých školách. Agenda soukromých škol má jedno výrazné specifikum, které veřejné školy (zatím) neřeší – školné.
Fakturace školného je časově náročná a komplikuje ji především skutečnost, že výše školného není jednotná pro všechny studenty dané školy. Závisí na oboru, ročníku i formě studia. Navíc se k fakturám započítávají jednorázové slevy za promo akce, slevy za prospěch a příplatky např. za opakované předměty. Faktury jednotlivých studentů, i těch kteří navštěvují stejný ročník, obor a mají stejnou formu studia, se tak mohou hodně lišit.

Současný stav - ruční zpracování faktur

Každou fakturu vystavuje studijní referent samostatně. Nejdříve se pro dané studium zjistí, jaké školné platí, a z poznámek, které si studijní oddělení dělalo v průběhu semestru, se vyčte, na jaké slevy či příplatky má nárok. Navíc je třeba pamatovat na to, že za někoho platí školné zaměstnavatel. Někdy platí zaměstnavatel jenom 60 %, takže vzniknou dvě faktury.
Při počtu studentů asi 2300 trvá toto zpracování údajů ručně, bez pomoci ISu, 14 dní. K tomu je třeba připočítat dobu na tisk faktur a obálkování.

S novou aplikací

Hromadné vystavování faktur je třeba začít dvěma základními kroky: přiřazením výše školného k jednotlivým studiím a zaevidováním firemních plátců. Přiřazení školného probíhá po skupinách pomocí hromadného výběru studií. Během několika kliknutí se přiřadí školné např. celému oboru, pro daný ročník a danou formu studia. Platí-li fakturu za studenta jeho zaměstnavatel, studijní tuto skutečnost zaeviduje a stanoví, zda platí vše nebo jenom do určité výšky či jenom určitou část. K sídlu firmy lze zadat i korespondenční adresy, na které se odešle faktura.
Je více možností, jak se vypořádat s extra položkami a procentuálními slevami. Na mnohé slevy (za výborný prospěch, za uznané předměty) a příplatky (za opakované předměty, překročení standardní doby studia) lze určit nárok z dat, které se v ISu nacházejí. Není třeba si je psát do poznámky. IS ví, v kterém semestru student studuje, jaké měl zapsané předměty, jakou dostal známku, které předměty si nechal uznat. Dohodnuté dlouhodobé slevy lze evidovat zvlášť pro každé studium a vyhodnotí se automaticky. Jednorázové a dodatečné slevy lze zaznamenat na fakturu při individuální úpravě.
Vše je tak připraveno na hromadné vystavení faktur na jedno kliknutí pro zvolený výběr. Výběrem může být i kompletní seznam všech studentů školy, resp. všech studií, za které je zodpovědný daný studijní referent. Při vytváření faktury se vezmou položky z ceníku ke studiu (pro každého studenta to jeho školné), automaticky se vyhodnotí, zda nemá nárok na nějaký příplatek nebo slevu, na základě dat již zavedených v ISu k evidenci studia, a započítají se dohodnuté slevy pro studium. Systém ještě před dokončením vytváření faktur zkontroluje, kdo za daného studenta platí fakturu a do jaké výše či v jakém poměru. Tímto způsobem se vytvoří najednou třeba i několik set či tisíc individuálních faktur, s různou výší školného a s různě přiřazenými automatickými slevami. Navíc již proporcionálně poděleny, pokud se na platbě podílí student i zaměstnanec.
Stejně jako u ručního postupu, i zde zůstává možnost individálních úprav faktur. K vytvořené faktuře lze přidat libovolné položky či zrušit stávající. Studijní referenti mají tak stále poslední slovo při vytváření faktur.

Cesta faktury k plátci

Elektronická komunikace sbližuje a platí to i v této aplikaci. Při klasickém zpracování se faktura vytiskne, vloží do obálky a odešle. Pokud se faktura odešle na adresu, kde se student právě nezdržuje, nebo firmě na adresu, kde se nedostane ke schválení, plátce o faktuře neví a samozřejmě neplatí. Nová aplikace umožňuje studentům přístup k faktuře okamžitě poté, co se studijní rozhodne ji zveřejnit. Student si může fakturu prohlédnout a má-li připomínky, kontaktovat studijní oddělení. O nově vytvořených fakturách jsou studenti informováni hromadně rozeslanými emaily. Faktury jsou studentům k dispozici ve formátu PDF.

Obr.: [1] fakturace poplatků z pohledu studenta
[2] po vytištění faktury do PDF lze prohlížet její obsah
[3] studentovi se zobrazí i adresy dalších plátců

Výhody

Ačkoli tato aplikace nenahrazuje účetní systém, lze vytvořené faktury vyexportovat do účetního systému a zpět do ISu naimportovat informace o zaplacených částkách za tyto faktury. Tím získají studenti i studijní oddělení přehled o nezaplacených fakturách přímo ve studijní agendě.

Nová aplikace výrazně urychluje vytváření faktur a zároveň zachová jejich individuálnost pro jednotlivé studenty. Vytvořené faktury se v elektronické podobě dostanou rychleji ke studentům a ti budou moci zaplatit dříve.

20. prosince 2008

Informační systém Masarykovy univerzity a Odbor vnějších vztahů a marketingu MU pořádali elektronickou fotosbírku dokumentující vše, co souvisí s Masarykovou univerzitou. První kolo soutěže probíhalo od 21. dubna do 30. června 2008 a druhé kolo od od 12. září do 26. listopadu 2008.

V obou kolech soutěžní fotosbírky se účastnilo celkem 144 osob, které vložily dohromady 880 snímků. V prvním kole se nejčastěji fotografové zaměřovali na univerzitní exteriéry, v druhém kole se podařilo sesbírat více snímků z laboratoří, učeben i přímo z výuky, čímž vznikla velice rozmanitá sbírka fotografií dokumentující život na univerzitě. Cílem celé akce je snaha ukázat dnešní tvář univerzity absolventům, a to právě pohledem současných studentů. Absolvent se tak může podívat, jakými změnami prošla fakulta od doby jeho promoce, či co přibylo zcela nového.

Odborná porota byla zastoupena jak vyučujícími a zaměstnanci, tak také studenty a fotografy. V prvním kole fotosbírky odborná porota neudělila první cenu, ale udělila dvě ceny druhé.

Závěrečné hodnocení prvního kola:

• 2. místo Filip Laureys - kolekce snímků
• 2. místo Jaroslav Bindzar - kolekce snímků
• 3. místo Matúš Mihalčin - kolekce snímků

Obr. 1: Oceněný snímek autora Filipa Laureyse.
Obr. 2: Oceněný snímek autora Jaroslava Bindzara.
Obr. 3: Oceněný snímek autora Matúša Mihalčina.

Závěrečné hodnocení druhého kola:

• 1. místo Jaroslav Bindzar – kolekce snímků
• 2. místo Mgr. Lucie Horáková – kolekce snímků
• 3. místo Matúš Mihalčin – kolekce snímků

Obr. 4: Oceněný snímek autora Jaroslava Bindzara.
Obr. 5: Oceněný snímek autora Mgr. Lucie Horákové.
Obr. 6: Oceněný snímek autora Matúša Mihalčina.

Kromě hodnocení poroty snímky získávaly uživatelské hodnocení, do kterého se mohl zapojit kterýkoliv uživatel IS MU. Jednoduše si ve fotogalerii mohl z menu možností vybrat mezi položkami: Krásné, Dokumentačně přínosné, Nudné, Technicky nekvalitní, Mimo téma a Nemám názor. Každý týden byl vyhlašován a oceňován Snímek týdne, za který se v prvním kole udělovaly reklamní předměty, v druhém kole byla rozdávána motivační finanční odměna.

Obr. 7: Hodnocení v galerii snímků bylo snadné.

Celkem se uživatelského hodnocení zúčastnilo 2644 osob, přičemž z obou kol fotosbírky úplně nejvíce všechny zaujal snímek s názvem 'Jarní pohled na MU II', který představuje botanickou zahradu z neobvyklého pohledu. Z celkového počtu 880 snímků jich 562 získalo kladné hodnocení (což činí přibližně 63 %).

Obr. 8: Snímek 'Jarní pohled na MU II'.

Obr. 9: Počty vložených snímků podle fakult.

Nashromážděné snímky ze soutěžní fotosbírky již byly využity například V rámci propagační kampaně celoživotního vzdělávání - na plakátech a letácích v prostředcích hromadné dopravy a jinde, v elektronické i tištěné podobě. I samotní studenti je využili do svých článků v rámci publikace Prvákoviny.

Zajímavým prvkem celé fotosbírky je popisování snímků štítky (klíčovými slovy či popisky), z nichž se generuje tzv. Mrak štítků. Z něj je také mimo jiné patrné, že nejvíce účastníci fotili knihovny, Univerzitní kampus a na snímcích jsou často zachyceni studenti.

Obr. 10: Ukázka z mraku štítků.

20. prosince 2008

Už více než dva roky mohou vyučující MU vystavovat svá autorská výuková díla na Elportále v sekci E-publikace. Za tu dobu Elportál získal ISSN, uzavřel smlouvu s WebArchivem a zpřístupnil 66 multimediálních elektronických výukových materiálů, ze kterých mohou čerpat při studiu studenti, vyučující MU i veřejnost. Od podzimu 2008 přehlednost aplikace a pohodlí uživatele v této sekci na Elportálu zvýší nové uspořádání dle kategorií a nástroje pro vyhledávání.

Kategorizace podle oborů koresponduje s klasifikací oborů dle číselníku RIVu. Na Elportále se uživatelům obory zobrazují v abecedním pořadí a pouze ty, které jsou přiřazeny k nějaké publikaci vystavené na Elportále. Dále mohou uživatelé publikace prohlížet dle fakult, kde je dílo zpravidla využito v konkrétním předmětu k výuce. Nástroje pro vyhledávání umožňují kombinovat podmínky, zda dílo bylo recenzováno, rok vydání a textové řetězce z názvů, autorů a klíčových slov. Pro orientaci v klíčových slovech navrhli vývojáři Elportálu tzv. mrak klíčových slov. Další novinkou v E-publikacích na Elportále, která si klade za cíl zvýšit komfort uživatele, je automaticky generovaná alternativa citačního záznamu, kterou si uživatel může dle potřeby vytvořit ve formátu pro LaTeX, HTML či text.

Každá publikace, která je vystavena na Elportále, je zavedena do IS MU ( v aplikaci Publikace) a má v rámci Internetu svou jedinečnou adresu. Díky tomu se autorům dílo automaticky objevuje na webové osobní stránce nebo při vyhledávání dle autora. Má-li autor zájem, může si publikační záznam vytvořit sám, může si jej přidat do životopisu a/nebo ho napojit na příslušný výzkumný záměr nebo projekt a přenést do centrální databáze RIV (Registr informací o výsledcích státem podporovaného výzkumu a vývoje). Aplikace poté sama zajistí korektní předání údajů do centrálního registru RIV, které je jednou ze základních podmínek pro poskytnutí institucionálních prostředků na výzkum a vývoj. O novinkách v agendě Publikace jsme již informovali.

Obr. 1: [1] Obory, do kterých jsou publikace zařazeny.
[2] Výběr publikací podle fakult.
[3] Vyhledávací a filtrovací formulář.
[4] Nejnovější vložené publikace.
[5] Mrak klíčových slov. Po kliknutí na příslušné heslo se objeví všechna díla, ve kterých je uvedeno toto heslo jako klíčové slovo.

Obr. 2: Jedinečná ID stránka publikace.

12. prosince 2008

Zajímá Vás nějaké konkrétní téma a rádi byste si přečetli, co k němu napsali absolventi Masarykovy univerzity? Pokud ano, pak právě pro Vás byl implementován nový nástroj do Archivu závěrečných prací na MU.

Již v září 2006 zpřístupnila Masarykova univerzita v rámci svého elektronického Archivu závěrečné práce svých absolventů. Kdokoliv z Internetu si dnes může pomocí nástrojů pro vyhledávání najít a přečíst v Archivu závěrečnou práci daného autora. Hledání práce podle konkrétního tématu výrazně usnadní nový nástroj, který pracuje s klíčovými slovy připojenými k pracím. Pakliže systém najde dvě práce s klíčovými slovy, z nichž alespoň některá jsou shodná, přiřadí práce k sobě jako "práce na stejné téma".

  Uživateli, který práce v archivu vyhledává, se zobrazují tyto údaje:

• místo uložení v IS MU;
• název práce;
• anglický název práce;
• anotace práce;
• anglická anotace práce;
• klíčová slova;
• jazyk práce;
• datum změny;
• založení záznamu;
• převzetí práce studijním oddělením;
• datum obhajoby práce;
• hodnocení práce;
• vedoucí práce;
• posudky práce;
• plný text práce včetně příloh;
• statut dostatečného naplnění archivu závěrečné práce;
• typ práce (bakalářská, ..);
• univerzita;
• fakulta;
• program;
• obor.

Některé z nich se zobrazují dle systému přístupových práv, tzn. že běžný uživatel Internetu vidí jen informace určené jemu, ale vedoucí závěrečné práce nebo studijní oddělení vidí ty informace, které jsou důležité pro ně.

Obr. 1: U vyhledané práce v neautentizovaném ISu se zobrazí její anotace a klíčová slova, v pravém sloupci pak práce se steknými klíčovými slovy.

 

Absolventské práce i nástroje k jejich vyhledávání jsou k dispozici široké veřejnosti na titulní stránce Informačního systému Masarykovy univerzity.

12. prosince 2008