Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

O elektronizaci státních závěrečných zkoušek informoval Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) již minulý rok v novince Konec papírování u státních závěrečných zkoušek. Nyní se k pregraduálním studiím zařadí i doktorská studia a rigorózní řízení.

Aplikace funguje stejným způsobem jako pro pregraduální studia s tím, že navíc byla přidána možnost elektronického tajného hlasování přímo u termínu zkoušky a aplikace zároveň respektuje další nutné náležitosti pro evidenci Státní doktorské zkoušky (SDZ) nebo Státní rigorózní zkoušky (SRZ). Členové komise nemusí využívat aplikaci E-volby, ani prezenční tajné hlasování na lístečcích, ale mohou využít jednoduché elektronické hlasování přímo v aplikaci pro státní zkoušky. Komise rozhoduje svým tajným hlasováním u každého předmětu zvlášť. Opomenuta nebyla ani možnost prezenčního klasického hlasování, a tak zůstala zachována možnost ručního zadání výsledku tajného hlasování. V neposlední řadě byl upraven výsledný protokol, který komise v rámci elektronického procesu státní zkoušky potvrzuje.

Celý proces státních závěrečných zkoušek pro všechny typy studia včetně rigorózního řízení se nyní obejde bez papírů. Veškeré úkony jsou přeneseny do elektronické formy a studijní oddělení může vše snadno zpracovat přímo v IS MU - od vytvoření termínu přes zaznamenání průběhu zkoušky až po vygenerování protokolu a jeho podepsání děkanem fakulty prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu.

V Nápovědě jsou pro předsedy a členy komise u doktorských státnic připravena instruktážní videa, která je provedou celým procesem zkoušky.

I v novém roce Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) pokračuje s převáděním agend do nového responzivního designu. První takovou aplikací v roce 2021 je Vývěska.

Zásadní inovací je zobrazování zpráv v podobě karet s ilustračním obrázkem, přičemž uživatel si může vybrat mezi třemi způsoby rozložení zpráv pomocí ikonek čtverců vpravo nahoře.

Na úvodním rozcestníku Vývěsky se zobrazují zprávy, které byly pro daného uživatele označené jako důležité a zprávy z vývěsek, které sleduje. Dále se vypisují zprávy z fakulty, na které čtenář působí, a mohou tedy pro něj být přínosné.

Pomocí banneru se pak uživatel může překliknout na jednotlivé typy vývěsek (fakultní, inzerce apod.) nebo na všechny vlastní zprávy.

Změnou prošel i způsob vkládání nových zpráv. V prvním kroku je nutné vybrat sekci pro novou zprávu z roletky. Po jejím výběru se plynule přechází do formuláře k vyplnění náležitostí a obsahu nové zprávy. Zprávy se vkládají pomocí jednoduchého HTML editoru. Pro lepší čtení jednotlivých zpráv formátuje Vývěska texty do kratších řádků. Dále je možné zadávat i doplňující informace (jako např. termín konání nebo webová adresa) ve strukturované podobě.

Další novinkou v této aplikaci je povinný obrázek. Ten mimo jiné zlepšuje orientaci v jednotlivých zprávách. Kromě vlastních obrázků je možné při tvorbě zprávy zvolit předpřipravené obrázky, které budou postupně přibývat dle potřeb uživatelů.

Přidána byla také možnost diskutovat pod každou zprávou. O nových příspěvcích v diskuzi je autor zprávy informován automatickým e-mailem.

Rok 2020 bude asi pro všechny z nás z důvodu koronavirové pandemie nezapomenutelný. My ve Vývojovém týmu Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) budeme vzpomínat především na to, kolik situací jsme pro naše uživatele v tomto roce řešili poprvé. Pandemie koronaviru přinesla nové výzvy a urychlila elektronizaci studijních agend, která sice byla plánovaná, ale ne v tak rychlém sledu. S nečekanou situací jsme se ale i přes nedostatek času dokázali nakonec zdárně poprat.

Kdo všechno zažil ISové změny poprvé?

• Studenti prvních ročníků

  Na některých fakultách zažili studenti prvních ročníků poprvé zápis ke studiu distanční formou. Distanční zápis funguje obdobně jako zápis prezenční, jen uchazeči nemusí přijít osobně v daný den na dané místo. Pokud byl distanční zápis povolen příznakem v e-přihlášce, může si student přímo v přihlášce kliknout na tlačítko „Zapsat do studia“, obratem je mu automaticky sděleno jeho UČO a může si sám nastavit heslo a přihlásit se do IS MU. Následně je potřeba, aby byli takto zapsaní studenti ztotožněni na studijním oddělení, např. při přebírání průkazu ISIC nebo jiné příležitosti.

  Tradiční zaškolení studentů prvních ročníků do tajů IS MU letos proběhlo také poprvé distančně. Připravili jsme pro ně sérii videí Úvod do Informačního systému MU (více v novince Videa pro nastupující studenty a učitele) a touto formou seznámili s IS MU i nové vyučující, jejichž zaškolování běžně probíhá také prezenčním způsobem.

• Studenti posledních ročníků

  Studenti posledních ročníků se setkali s elektronizací státních závěrečných zkoušek, kdy byl průběh zkoušky zaznamenán elektronicky v IS MU a elektronickou formou proběhlo potvrzení protokolu předsedou a členy komise. Tato novinka je již rozšířena i pro končící studenty doktorského studia a účastníky rigorózního řízení. Součástí jejich zkoušky je i tajné hlasování komise o výsledku, které je rovněž součástí inovované aplikace.

• Vedení univerzity a vyučující

  Pro vyučující byla náročná především příprava distanční výuky. S tímto se jim v průběhu celého roku snažili pomoci e-technici a s-technici, kteří pedagogům mimo jiné připravili web se základními návody pro distanční výuku. S obsahem webu jsme vás blíže seznámili v novince Jak na distanční výuku – tipy, rady a zkušenosti učitelů.

  Poprvé se také zavedlo nové hodnocení předmětů, které nelze v aktuálním semestru hodnotit, blíže v novince Elektronizace univerzity v době mimořádných opatření.

  Upravena byla také aplikace E-volby, která byla kromě hlasování akademického senátu, použita také pro hlasování zkušebních komisí pro Státní doktorskou zkoušku, pro hlasování ustavených pracovních skupin či volby do komor, a to jak pro hlasování veřejná, tak i pro volby tajné. O možnostech aplikace E-volby jsme psali již dříve v novince Inovace v aplikaci E-volby.

• Studenti a studijní referenti

  Poprvé jsme vytvářeli aplikace související s opatřeními v rámci epidemie. Pro studenty jsme na jaře zprovoznili Čestné prohlášení o nenařízení karantény a neexistenci příznaků virového infekčního onemocnění, potvrzení o vykonávané zkoušce nebo potvrzení pro přeshraniční studenty (o všem jsme informovali v novince Elektronizace univerzity v době mimořádných opatření)

  V rámci prevence byla zavedena také evidence studentů, kteří se dostali do karantény, nebo kteří byli pozitivně testováni na koronavirus.

• Vývojový tým IS MU

  I my jsme museli nahradit osobní schůzky a jednání s uživateli, nebo s kolegy v našem týmu, schůzkami online, neboť jsme pracovali převážně v režimu homeoffice. Museli jsme tak řešit situace, se kterými se letos potýkala většina z nás, tedy jak zajistit kvalitní připojení, jestli je vhodnější vypnout kameru nebo ukázat nevyspalý obličej či nepořádek v pokoji a kam se při hovoru ukrýt před rozjívenými dětmi.

Trend elektronizace bude pokračovat i v příštím roce, plánovány jsou mimo jiné online testy studijních předpokladů. Každoroční Open space konference o e-learningu se bude konat také distanční formou a možná se objeví i jiné neplánované výzvy. Věříme, že s Vaší podporou vše zvládneme a budeme se také moci již ve větší míře setkávat osobně.

Na podzim roku 2020 spustil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) novou aplikaci s názvem Nouzový kontakt, pomocí které mohou uživatelé IS MU zadat do systému soukromý mobilní telefon a e-mailovou adresu pro využití v případě krizové situace, např. zcizení hesla do systému podvodným e-mailem.

Studenti mohou navíc vyplnit i kontakt na blízkou osobu. Ten se využije pouze v případě nenadálé události, typicky zdravotní indispozice, kdy student nezvládne sám komunikovat a kdy by bylo potřeba, aby byl o jeho stavu obeznámen někdo blízký. Může se jednat o přímé členy rodiny, příbuzné nebo jiné osoby.

Zároveň lze v aplikaci zadat svůj soukromý e-mailový kontakt, který se nachází mimo doménu muni.cz a své soukromé telefonní číslo. Toto soukromé telefonní číslo je možné navíc nasdílet do osobní evidence, kde k němu mají přístup studijní referentky a referenti, kteří jej mohou využít v případě potřeby urychlení řešení běžných studijních úkonů.

Nouzový kontakt zadaný do aplikace mohou vidět pouze osoby, které administrují studium – studijní referentky a referenti, vedoucí studijních oddělení nebo studijní proděkani. Neslouží tedy vyučujícím, aby studenty a studentky kontaktovali, zda se nezapomněli dostavit do výuky nebo zda se zúčastní zkoušky. Avšak v případě, že se studentovi udělá u zkoušky nevolno, mohou kontaktovat studijní oddělení a zajistit mu bezpečný doprovod blízkou osobou domů.

Aplikace je dostupná v autentizované části IS MU → dlaždice Lidé [Personální] → Moje údaje ... Vyplnění nouzového kontaktu.

Pověřené osoby mají přístup k aplikaci z rozcestníku:
Personální → Správa údajů... Zobrazení nouzového kontaktu
nebo
Studijní → Osobní údaje... Zobrazení nouzového kontaktu.