Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) již několikrát informoval o možnostech využití agendy Úřadovna pro elektronizaci různých univerzitních procesů. Nově byla agenda využita také pro elektronizaci vztahů mezi školou a zaměstnanci, kdy jejím prostřednictvím zaměstnanci MU podepisovali dohody o výkonu práce na dálku. Během října podepsalo dohodu elektronicky více než 2500 zaměstnanců MU.

Dříve bylo možné dle zákoníku práce doručovat elektronicky pouze v případě, kdy zaměstnanec disponoval platným uznávaným elektronickým podpisem. Nově je možné doručovat i do soukromé e-mailové schránky, pokud s tím zaměstnanec písemně souhlasí.

V takovém případě je nejprve dokument elektronicky podepsán zástupcem školy, dokument je prostřednictvím IS zaslán zaměstnanci a ten po jeho zobrazení má možnost jej podepsat tzv. prostým podpisem, tj. kliknutím na tlačítko v aplikaci. Dokument je následně opatřen systémovou pečetí s vodoznakem zaměstnance.

Oproti doručování studentům je u zaměstnanců navíc vyžadován souhlas s doručením, který musí mít písemnou podobu. Souhlas se zobrazí jako text před samotným podepsáním, zaměstnanec díky tomu nemusí provést ani jeden klik navíc a systém automaticky vygeneruje písemnou formu souhlasu do spisu. Legislativou je vyžadováno doručení na soukromý e-mail, proto se zaměstnanci předvyplní jeho poslední známá adresa, kterou má možnost změnit nebo jen potvrdit podpisem. Výsledný dokument se poté na tento e-mail automaticky doručí.

Výhodou doručování prostřednictvím Úřadovny je, že odpadá nutnost programovat řešení na míru pracovněprávním vztahům. Zaměstnanec se může rozhodnout, zda chce nebo nechce doručovat elektronicky. Vše je provedeno hromadně, případně automatizovaně, a celý proces je řádně evidován ve spisu včetně písemných souhlasů.

O využití Úřadovny jsme vás již dříve informovali v novinkách Hromadné zpracování dohod o provedení práce v Úřadovně nebo Elektronizace zápůjček IT techniky pro potřebné studenty v Úřadovně.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) realizoval kompletní modernizaci původních centrálních serverů pro ukládání vysoce strukturovaných dat. Výměnu serverů není možné na rozdíl od většiny jiných prací provádět za chodu systému, proto došlo v sobotu 2. září 2023 v brzkých ranních hodinách k plánovanému přerušení provozu služeb is.muni.cz a mail.muni.cz. Ostatní servery určené pro běh aplikací IS MU a ukládání nestrukturovaných dat (dokumentů, videa, ...) budou do provozu zavedeny následně během příštích měsíců za plného provozu.

Modernizace serverů byla nutností, neboť funkci serverů pro ukládání a zpracování dat zajišťovaly různé počítače, a některé z roku 2011 v letošním roce již dosloužily. Postupná obměna umožní nahradit nyní nejdůležitější servery novými, které disponují nejnovějšími technologiemi.

Podrobnější informace k důvodům výměny a funkci nových serverů jsou dostupné na stránce Modernizace serverů IS MU.

Modernizace serverů proběhla v Datacentru Fakulty informatiky MU na Botanické ulici v Brně a financována byla z prostředků Národního plánu obnovy.

O modernizaci centrálních serverů jsme vás již informovali v novince Modernizace serverů Informačního systému MU nebo IS MU je provozován na nových a výkonnějších počítačích.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) se tentokrát zaměřil na podněty uživatelů a rozšířil aplikaci Seznamování s předpisy o další zajímavé funkce, které ulehčí práci zejména odpovědným osobám.

Ve starší novince Seznamování s předpisy – vše důležité na jednom místě byli uživatelé informování o nově vytvořené aplikaci, která nabízí přehled předpisů, se kterými se musí pracovník podle zákona seznámit. Aplikace je využívána napříč celou Masarykovou univerzitou téměř všemi hospodářskými středisky. Pro větší přehlednost byla nově rozšířena o kontaktní osobu. Kontaktní osoba je uvedena u každého předpisu a je připravena zodpovědět veškeré dotazy, které ke každému novému předpisu mohou ze strany obeznamovaných pracovníků vzniknout.

Změnou prošel i formální e-mail, který při vzniku předpisu dojde obeznamovaným pracovníkům. E-mail je nyní stručnější a obsahuje informaci o nejbližší lhůtě, do kdy je nutné potvrdit předpis. V zápatí e-mailu je opět uvedena kontaktní osoba, na kterou se může pracovník v případě dotazů obrátit.

Pro správce předpisů je připraven nový export přepisů, který obsahuje veškeré údaje o předpisech. Export se uloží do formátu csv, který je pak možné otevřít např. v aplikaci Excel. Další novinkou je možnost zvolit datum, od kdy bude předpis aktivní. Znamená to, že si správce předpisů může dopředu naplánovat zveřejnění nových předpisů a nemusí čekat na datum nabytí účinnosti.

Uživatelům je aplikace k dispozici v autentizované části IS MU → Lidé [Personální] → Seznamování s předpisy.

Další rozvoj aplikace bude probíhat opět ve spolupráci s kontaktními osobami na Rektorátu MU a do budoucna je plánováno zavedení tzv. centrálních předpisů, které již v pilotním provozu fungují na několika fakultách.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) zveřejnil výroční zprávu za rok 2022.

Rozvoj IS MU byl v roce 2022 soustředěn zejména na elektronizaci studijních a dalších agend. V oblasti administrativy studia došlo ke změnám evidence komisí u státních doktorských zkoušek, nebo k rozšíření aplikace E-výpisy. V archivu závěrečné práce je nově ukládán protokol o výsledcích kontroly práce na podobnosti. Byla inovována agenda pro registraci a zápis předmětů nebo agenda Rozpisy. Doplněna byla také možnost evidence specifické podpory výuky. Pokračovaly také další vývojové práce v agendě Praxe.

V rámci přijímacího řízení proběhla elektronizace protokolů přijímacího řízení v doktorských studijních programech. Uchazeči o studium mohou nově založit e-přihlášku ke studiu pomocí Identity občana a své osobní údaje nechat automaticky předvyplnit z Registru obyvatel. Jako součást distančního zápisu do studia bylo doplněno splnění školení BOZP.

Pokračovaly také práce na e-learningových nástrojích pro online výuku, například v agendě Odpovědníky, Vzájemné hodnocení, Interaktivní osnovy či Poznámkové bloky. Byl představen nový nástroj pro elektronickou podporu výuky: KvIS, který mohou vyučující využít pro dotazování studentů v hodině nebo pro rychlé získání přehledu o studentech v posluchárně.

V agendě Úřadovna bylo navrženo rozšíření agendy pro spisovou službu a realizovány nové možnosti pro nastavení jednotlivých procesů. Nově lze každý jednotlivý úkon nastavit individuálně dle potřeb uživatelů, v rámci jedné agendy tak lze vyřizovat věci různými způsoby, tak jak je to v praxi potřeba, a zároveň je vše správně zaevidováno z hlediska spisového řádu.

V rámci převádění dalších agend do responzivního designu získala novou, modernější podobu aplikace Prohlídka pracovišť, titulní stránka Univerzitního repozitáře v IS MU a systém Repozitar.cz (http://repozitar.cz/). Pokračoval rozvoj agend pro hodnocení akademických pracovníků (EVAK) i pro hodnocení neakademických pracovníků. Agenda Jednání získala novou grafickou podobu i řadu nových funkcí.

V Obchodním centru MU byla nasazena elektronická podpora pro účtování odchozích plateb v EUR do zahraničí (např. stipendií v IS MU) a byla přidána podpora QR platby, která usnadňuje zákazníkům zadání údajů pro bankovní převod.

Pokračoval vývoj algoritmu pro vyhledávání podobných souborů a vznikly nové funkce, které podobnosti prezentují uživatelům, např. vyjádření míry podobnosti intenzitou barevného podbarvení podobných pasáží, aplikace Porovnej dva nebo možnost přístupu k výsledkům kontroly na podobnosti bez nutnosti autentizace do systému Odevzdej.cz nebo Theses.cz.

O všech výše uvedených novinkách byli uživatelé informováni prostřednictvím Novinek a zajímavosti ze světa IS MU Novinek (přihlásit se k odběru novinek) či Deníčku.

Výroční zprávy z předchozích let jsou dostupné pro autentizované uživatele v IS MU → Systém → [Obecné] → [Výroční zprávy]. Neautentizovaní uživatele je naleznou v sekci Více o IS MU v dolním panelu úvodní stránky.

^{* Na vodorovné ose grafu jsou měsíce roku 2022 a na svislé ose je znázorněn počet otevřených stránek na is.muni.cz v příslušném měsíci. Zobrazují se pouze autentizované přístupy, a to po jednotlivých fakultách MU.}