Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) přichází s další novinkou. Na základě zákona o vysokých školách byla upravena agenda poplatků za studium. Aplikace pro evidenci a kontrolu poplatků za studium prošla významnou modernizací, restrukturalizací a obsahuje přesnější mechanismus výpočtu výše a data stanovení poplatků. Některé další úkony spojené s poplatky byly převedeny do elektronické podoby. Díky mnoha provedeným změnám tak usnadní práci studijním referentům a celý proces vyměřování poplatků učiní transparentnější.

Přínosem nové sady aplikací pro správu poplatků je bezesporu skutečnost, že vše je evidováno na jednom místě přímo v IS MU – pro každý vyměřený poplatek je založen elektronický spis, ve kterém jsou vedeny všechny úkony s poplatkem spojené (např. vytištění prvoinstančního rozhodnutí, schválení žádosti o standardní splátkový kalendář, ...). Vše je snadno dohledatelné a rychle přístupné.

Dalším užitečným rozšířením je možnost hromadného zpracování. Lze vytvořit hromadný výběr studií dle zadaných požadavků a s ním pak provádět hromadné operace – např. vybrat studia, kterým má být vyměřen poplatek, hromadně jim vytisknout rozhodnutí o vyměření poplatku a rozhodnutí odeslat.

Každá operace (vytištění prvoinstančního rozhodnutí, odeslání rozhodnutí, ...) je v elektronickém spisu evidována jako samostatný úkon s údajem, kdy byla provedena a kým. Studijní referenti mají dokonce možnost k úkonu nahrát relevantní soubor (např. doručenku) či jej opatřit interní poznámkou.

Již samozřejmostí je napojení poplatkové agendy na Obchodní centrum Masarykovy univerzity, prostřednictvím kterého jsou realizovány platby pohledávek (po nabytí právní moci je studentovi automaticky vytvořena pohledávka v Obchodním centru). Plně elektronicky je také realizován systém pro splátkové kalendáře a mnoho dalšího.

Podrobnosti k nové aplikaci nalezne uživatel v Nápovědě Osobní administrativa → Nápověda → Studijní .. Popis mechanismu stanovení poplatku.

20. dubna 2010

Již začátkem roku 2009 představil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) novou aplikaci Události. Ta vznikla především v reakci na četné žádosti a podněty studentů, kteří si přáli, aby je systém o důležitých změnách aktivně informoval.

Výhodou Událostí je především to, že umožňují uživatelům pohodlné sledování změn v Informačním systému MU, a případně se lze o nich nechat informovat e-mailem. Informace je předávána v chronologické posloupnosti tak, jak události nastaly. Nyní vývojový tým do aplikace Události zakomponoval další podněty a přání uživatelů: podporu sledování změn ve studijních materiálech, blozích a upozornění prohlížečem na nové události (tzv. aktivní dotazování).

Studijní materiály a blogy

Studenti chtějí mít často přehled o tom, kdy byl do studijních materiálů předmětu vložen nějaký nový soubor. Díky Událostem jim tak odpadá neustálé vstupování do Studijních materiálů a průběžné kontroly, zda už náhodou něco nového nepřibylo. Stačí si přidat složku s materiály do oblíbených a nastavit odběr upozornění ze Studijních materiálů v Událostech. Obdobně to funguje i v případě blogů v IS MU.

Upozornění prohlížečem na nové události

Nově je možné zapnout si kromě e-mailového upozornění také obdržení zprávy o změně prohlížečem. Uživatel u počítače již nemusí opakovaně načítat stránku! Nová funkce hlídá změny za něj. Informaci získá prostřednictvím vyskakovacího okna prohlížeče (tzv. alert), což vyžaduje aktivní dotazování IS MU. Za normálního provozu se zjišťují případné nové události každou minutu.

Aktivní upozornění přijde pouze z těch typů událostí (zkušební termíny, známky apod.), které jsou v aplikaci zvoleny. Pro správnou funkčnost je nutné nechat panel se stránkou aplikace Události otevřený – lze ale pracovat i s jinými aplikacemi nebo prohlížet v jiných panelech jiné stránky, prohlížeč se sám „ozve“ při zobrazení vyskakujícího okna (alertu).

Samozřejmostí dnes již je nechat si upozornění na změny zasílat e-mailem, a to v několika různých intervalech. Nastavení časového rozpětí mezi dvěma informačními e-maily má za cíl především zamezit zahlcení uživatelů poštou. Uživatelé si rovněž mohou vybrat mezi zasíláním stručného a úplného sdělení.

Podrobnosti o možnostech Událostí nalezne uživatel v aplikaci Osobní administrativa → Události.

20. dubna 2010

Vyjíždí-li student nebo zaměstnanec Masarykovy univerzity na zahraniční stáž či studijní pobyt, může nyní využít nové aplikace, kterou vytvořil a na konci března spustil do ostrého provozu vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU). Aplikace umožňuje evidovat studijní pobyt či stáž přímo v Informačním systému MU a dále uživateli nabízí několik možností, jak tento výjezd prezentovat veřejnosti.

Uživatelé IS MU - zaměstnanci, akademičtí pracovníci vyjíždějící prezentovat výsledky své vědecké práce na konferenci nebo přednášet na vysoké škole v Evropě či jinde ve světě, případně neakademičtí pracovníci, kteří se chystají zastupovat univerzitu v Česku nebo v zahraničí, a také studenti kterékoliv fakulty MU mohou zadat údaje o své zahraniční stáži nebo studijním pobytu do nové aplikace Evidence stáží a studijních pobytů v IS MU.

Pokud byl pobyt realizován v rámci plnění výzkumného záměru či projektu, z přehledné nabídky lze velmi jednoduše vybrat kód projektu. Zlepšením, které uživatelé zajisté ocení, je pak možnost přidat údaje o stáži do životopisu vystaveného v IS MU. Student doktorského studijního programu má navíc možnost připojit si údaje o stáži do podkladů pro hodnocení studia v doktorském studijním programu.

Obr. 1: Výběr kódu projektu v aplikaci evidence stáží a studijních pobytů.

Neméně významným úkolem aplikace je evidence studijních pobytů studentů MU, kteří vyjeli za studiem a poznáním do zahraničí prostřednictvím Centra zahraničních studií či fakulty v rámci různých programů (Erasmus LLP apod.). Tyto údaje jsou vyžadovány a předávány do celostátní Matriky studentů.

Agendu lze nalézt v IS MU v agendě Personální Osobní administrativa → Personální → Evidence údajů o stážích a studijních pobytech.

20. dubna 2010

Informační systém Masarykovy univerzity (IS MU) je v některých obdobích uživateli využíván více než v jiných (např. v období registrace předmětů nebo seminárních skupin, na začátku zkouškového období atd.). Pro správné fungování důležitých aplikací i při zvýšené uživatelské zátěži jsou v systému zavedeny čtyři stupně zátěže. Při každém stupni zátěže se automaticky vypínají některé aplikace systému, aby byla udržena kvalita poskytovaných služeb u ostatních důležitých aplikací. Stupeň 0 znamená žádnou nebo minimální zátěž, kdy jsou v provozu všechny aplikace, stupeň 3 znamená nejvyšší zátěž systému s největším množstvím dočasně nedostupných aplikací.

Dny okolo začátku semestru představují typicky výrazně větší zátěž pro IS. Více uživatelů přistupuje k IS MU a současně se finišuje s podáváním e-přihlášek. (V roce 2009 přistoupilo v jednom dni k systému až 33 096 uživatelů - více se lze dozvědět z Výroční zprávy za rok 2009.) V této době je typicky po celý den nastavený stupeň zátěže systému 1. Zvýšení zátěže systému i mimo začátek semestru mohou dále způsobovat např. hromadná elektronická zkoušení v IS MU pomocí odpovědníků nebo odevzdávání závěrečných prací a s tím spojená kontrola plagiátů. Zátěž stupně 1 znamená, že se uživatelům kromě osobních údajů nepřepočítávají ani údaje na titulní stránce a nemusí být přepočítány aktuální údaje pro všechny aplikace.

Nedávno byl do IS MU zaveden nový mechanismus dynamické regulace zátěže. Při stupni zátěže 1 a vyšším se tak na titulní stránce vypíše jen seznam aplikací bez aktuálních údajů a počtů příspěvků např. v Diskusních fórech, na Vývěskách a v E-volbách. Pokud byly aktuální údaje pro titulní stránku přepočítány méně než před 2 hodinami, použijí se při zvýšené zátěži v případě potřeby tyto starší údaje. Poklesne-li stupeň zátěže systému, aktuální údaje pro titulní stránku se přepočítají a zobrazí.

Tato úprava přináší uživateli drobné dočasné nepohodlí, které však vyváží fakt, že systém již nebude mít celé dny nastavený stupeň zátěže 1. Přepočítávání a zobrazování údajů se mění dynamicky v čase v závislosti na změnách stupňů zátěže systému.

Aktuální stupeň zátěže systému je zobrazen v levém sloupci na konci svislého menu dole. Přehled stupňů zátěže a související opatření lze nalézt v Osobní administrativa → Systém → Přehled stupňů zátěže systému.

20. dubna 2010