Dnes vybíráme některé významnější novinky z tohoto týdne:
1. Rychlejší kontrola dokumentů předaných na mé pracoviště
V případě, že chci zkontrolovat nezařazené dokumenty, které nebyly určeny přímo
mně, ale na jinou osobu mého pracoviště (typicky například vedoucí oddělení), je
nově možné vedle pokročilého vyhledání dokumentů použít novou sekci pod názvem
"Dokumenty mého pracoviště, které nově vznikly" v aplikaci "Kontrola spisů".
Dokumenty jsou automaticky zobrazeny po jednotlivých osobách.
2. Zapojení systému EZAK do ostrého provozu
V souvislosti s přechodem pracovišť RMU došlo k ostrému spuštění propojení mezi
Úřadovnou a systémem EZAK (zakazky.muni.cz). Administrátoři veřejných zakázek
tak mohou snadněji evidovat dokumenty ve spisové službě přímo z rozhraní EZAKu.
Napojení ostatních externích systémů se připravuje do následujících měsíců tak,
aby všechny dokumenty byly zpracovány v systémech, kde vznikají, ale zároveň u
nich probíhala evidence a zasílání dle požadavků spisové služby.
3. Přehlednější aplikace pro vypravení dokumentů
Nyní je vyhledávání zásilek k odeslání přesunuto na začátek seznamu, který může
být v některých případech velmi dlouhý. Zásilky již nejsou automaticky
předvybrány, neboť výběr čtečkou čárových kódů se v praxi osvědčil lépe. V
aplikacï je možné jednodušeji znovu načíst nové zásilky k vypravení (např. při
postupném odesílání).
4. Snadnější odesílání datovou schránkou
U dokumentů odeslaných automaticky datovou schránkou již není nutné uvádět i
poštovní (klasickou) adresu, pokud je řádně dohledána adresa datové schránky
(podobně je tomu u zasílání e-mailem). Od 1. 12. probíhá zasílání datovou
schránkou již plně v rámci Úřadovny.
5. Oprava tisku obálek
Obálky vytištěné přímo v Úřadovně neměly v některých případech správně zalomené
adresy adresáta. Tato chyba byla opravena.
6. Odkazy v navigační liště
Odkazy v navigační liště určené pouze pro pracovníky podatelen se nyní
nezobrazují odstatním pracovníkům (založení samostatných dokumentů bez spisu
může provádět pouze podatelna).
7. Ruční opisování čárových kódů
V případě, kdy je nutné čárový kód opsat ručně (nelze použít čtečku), je možné
vyplnit jej i malými písmeny, která se pro tento účel převedou na velká
automaticky.
Děkujeme uživatelům za cenné připomínky, které, prosíme, i nadále zasílejte
osobně nebo elektronicky na adresu istech@fi.muni.cz.
