Prezentační dovednosti

Alena Pospíšilová, Marta Šenkyříková

Cíl kapitoly

Student/výzkumník:

  • osvojí si základní pravidla pro přípravu prezentace.

Nedílnou součástí tvorby závěrečné práce je příprava prezentace pro účely obhajoby práce v rámci státní závěrečné zkoušky. Samotná prezentace se skládá ze dvou částí, vizuální prezentace v podobě např. PowerPoint a mluvené prezentace. Následující text nabízí praktické rady, jak připravit prezentaci k obhajobě závěrečné práce.

10.1 Prezentace – definice

Prezentace:

  • je cílený a účelný přenos informací,
  • umožňuje předložit myšlenky stanoviska a návrhy řešení1(p12)

V rámci vyhotovení závěrečné práce se jedná o přenos informací získaných v průběhu výzkumných činností při zpracování bakalářské nebo diplomové práce.

Cílem prezentace není pouze předání informací, ale snaha o získání pozitivní zpětné vazby posluchačů2(p22)

V rámci obhajoby závěrečné práce se jedná o snahu dosáhnout pozitivní zpětné vazby od komise státní závěrečné zkoušky.

Příprava prezentace

Dlouhodobá – orientace v prezentované problematice, kvalitně zpracovaná závěrečná práce, znalost prezentačních dovedností. V rámci dlouhodobé přípravy je nezbytné provést analýzu faktorů, které ovlivňují přípravu na prezentaci (viz tabulka 17).

Krátkodobá – bezprostřední příprava před prezentací3(p 16).

Tabulka 17: Faktory ovlivňující přípravu prezentace4
Faktory ovlivňující přípravu prezentace
Čeho chci dosáhnout? Úspěšné obhajoby závěrečné práce.
Jaké jsou moje osobní předpoklady? Zvážit vlastní teoretickou připravenost, prezentační a technické dovednosti.
Jaké jsou požadavky organizátora? Požadovaný obsah a časová dotace vyhrazená prezentaci.
Co budu prezentovat? Které informace jsou pro prezentaci klíčové, které doplňkové, které nedůležité.
Kde budu prezentovat? Jaké jsou prostory, vybavení a uspořádání místnosti, technické zázemí.
Jak to budu prezentovat? Míra mezi důkladnou přípravou a improvizací. Využití vizuálních pomůcek při prezentaci.

Délka prezentace

  • u dospělého jedince je plná (100%) koncentrace přibližně 10 minut,5(p 83)
  • za dobu koncentrace je možné vstřebat 7–9 nových informací.

Rozsah a obsah sdělení je potřeba důkladně zvážit a připravit, někdy méně znamená více.

Členění prezentace

Při přípravě prezentace je důležité pamatovat na to, že každá prezentace se skládá z několika dílčích částí. Jednotlivé dílčí části a jejich obsah prezentuje obrázek 31.

Obrázek 31: Členění prezentace na dílčí části6(p 35)

10.1.1 Vizuální prezentace

Význam užití vizuálních pomůcek v prezentaci

Vizuální prezentace jako doplněk mluvené prezentace navyšuje výbavnost předávaných informací. Informace přijímané pouze auditivně se vybavují cca ve 20 %, informace přijímané vizuálně cca ve 30 % a informace předávané současně auditivně i vizuálně prokazují výbavnost cca v 50 %, informace předávané zkušeností s použitím nesou nejvyšší výbavnost cca 70 %.7(p 71)

Zapojení vizuálních pomůcek do prezentace závěrečné práce umožní efektivnější předávání informací.

Barvy a barevnost

Barvy působí nejen na oči, ale i na psychiku posluchače. Proto je nezbytné při tvorbě vizuální pomůcky zvolit vhodné barvy a jejich odstíny. Konečný vizuální vjem ovlivní i barevné kombinace a počet barev v prezentaci2(p 175). Tabulka 18 prezentuje jednotlivé barvy, limity a výhody jejich použití ve vizuálních pomůckách.

Tabulka 18: Barvy, pocity a využití ve vizuálních pomůckách2(p 175), 8 (pp 28-31)
BARVA POCITY VYUŽITÍ
Bílá Nejsvětlejší a nejkontrastnější. Barva čistoty a slavnostních událostí. Pozadí vizuální prezentace v kombinaci s tmavým písmem. Text vizuální prezentace v kombinaci s tmavým pozadím.
Světle žlutá Barva slunečních paprsků, volnosti, lehkosti, energická, povzbuzující, působí vesele a otevřeně, symbolizuje bohatství a moc. Pozadí vizuální prezentace v kombinaci s tmavým písmem.Text vizuální prezentace v kombinaci s tmavým pozadím.
Tmavě žlutá, oranžová Lidským okem nejviditelnější barva. Použití pro upozornění – schody, silniční pruhy apod. Vyvolává neklid až rozčilení. Nevhodná pro vizuální prezentaci.
Modrá Nejpoužívanější barva. Vyjadřuje úctu, pravdu a mravní bezúhonnost, metafyzický přesah (síla vody i nebes). Vyvolává důvěru a bezpečí, koncentrace myšlenek, zpomaluje puls a dech. Pozadí vizuální prezentace. Zvýraznění (tmavší odstín) nadpisů a podnadpisů.
Světle zelená Barva naděje, života. Uklidňující účinek. Pozadí vizuální prezentace. Může se zkresleně zobrazovat na dataprojektoru (v pozadí snímku zvažte její použití).
Tmavě zelená Vyvolává diskusi. Nevhodná na pozadí vizuální prezentace.
Červená Největší vliv na emoce (krev, bolest, nebezpečí, oheň). Nevhodná na pozadí vizuální prezentace. Vhodná pro zvýraznění klíčových informací – větší výbavnost informací.
Černá Barva smutku, deprese. Vyjadřuje minulost. Nevhodná na pozadí vizuální prezentace. Vhodná pro text vizuální prezentace na světlém pozadí.
Šedá Neutrální barva, vyvolává pasivitu, tlumí vzrušení a nesouhlas. Tmavě šedá – vhodná pro text vizuální prezentace na světlém pozadí.
Hnědá Pasivita, obtížnost, složitost, touha po rodině, domově, pevných kořenech. Nevhodná pro vizuální prezentaci.
Růžová, Fialová Mystično, nereálnost. Nehodí se pro předávání důležitých informací. Nevhodná pro vizuální prezentaci.

Rozhodující pro čitelnost prezentace je i volba barevného kontrastu mezi pozadím a písmem. Problematika vizualizace za využití barevného kontrastu je zmíněna v tabulce 19.

Tabulka 19: Čitelnost-barevný kontrast mezi pozadím a textem vizuální pomůcky (užité písmo Calibri, 12 pixelů)
TMAVÝ TEXT NA SVĚTLÉM POZADÍ SVĚTLÝ TEXT NA TMAVÉM POZADÍ
Pro navýšení čitelnosti je nutné zachovat barevný kontrast mezi pozadím a textem prezentace. Bílé pozadí dráždí oči, ale pro kratší prezentace je vhodné. S rozvojem kvality dataprojektorů, postupně ustupuje volba tmavého pozadí s užitím světlého písma, k světlému pozadí s tmavým textem. Dříve nebyly dataprojektory dostatečně výkonné, proto převládala volba tmavě modrého textu s využitím žlutého písma. Užití těchto barev zvyšovalo čitelnost prezentace. Tmavé pozadí a světlé písmo se i nadále uplatňuje v celodenních prezentacích. Tato varianta je šetrnější pro zrak.

Čitelnost – styl písma

Vhodně zvoleným stylem písma lze také navýšit čitelnost prezentace. Tabulka 20 znázorňuje jednotlivé styly písma a předkládá doporučení, která ovlivňují volbu stylu písma užitého ve vizuální prezentaci.

Tabulka 20: Styl písma – volba stylu písma2(p174),9(p309)

Čitelnost – velikost písma

Při konstrukci snímku se doporučuje dodržovat pravidlo 7 x 7, tzn. že maximální počet řádků na snímku je 7 a maximální počet slov na jednom řádku je 79(pp306-311). Maximální počet slov na jednom snímku by neměl překročit počet 50 slov. Informace je vhodné vyjadřovat heslovitě za využití odrážek. Jestliže se budete řídit pravidlem, že nejmenší přípustný text na snímku bude 22 pixelů, více textu se na snímek nevejde. Přehled a uplatnění velkosti písma je uveden v tabulce 21. Text je psaný stylem písma Calibri.

Tabulka 21: Velikost písma

Jednotnost vizuální prezentace

Obrázek 32: Jednotnost vizuální prezentace

Pozor na červenou a zelenou barvu – informace napsané červeně prokazují vyšší výbavnost. Nicméně červená a zelená jsou barvy, které nejčastěji postihuje barvoslepost.7(pp97-89),2(pp174-180),9(pp306-311),4

Porušení jednotnosti pozadí, stylu písma a odrážek působí rušivě = nedodržení schématu prezentace.

Tabulky a grafy

Užití tabulek a grafů umožní efektivní předání velkého množství informací. Aby informace z tabulek a grafů byly přínosné pro posluchače, je vhodné při jejich konstrukci dodržet některé zásady:

  • Každý zařazený objekt musí posluchač pochopit i bez komentáře během 5–10 sekund.
  • Zvolte tabulku, nebo graf – nevhodné je duplicitní zařazování tabulky a grafu s totožnými informacemi – zvolte pouze jednu variantu.
  • Vhodnější je použití grafu než tabulky – rychlejší pochopení.
  • Tabulky by neměly obsahovat více než 18 buněk, jinak se stávají nepřehledné.
  • Grafy by neměly obsahovat více než 15 datových bodů, jinak se stávají nepřehledné.
  • Zvolte vhodný graf vzhledem k prezentované veličině (např. spojnicový graf – vývoj v čase; koláčový graf – struktura výzkumného souboru dle pohlaví; graf skupinový nebo skládaný – zastoupení odpovědí v porovnávaných výzkumných souborech).
  • Popisky v grafech umístěte mimo barevné výseče/sloupce – navýšení čitelnosti.
  • Legendy pište horizontálně. Vertikálně psaný text je špatně čitelný.2(pp174-180),9(p 310)

Prezentace v PowerPointu

„Aplikace PowerPoint nevytváří prezentace – vytváří jen snímky. Pamatujte, že snímky připravujete pro doplnění mluvené prezentace.“

Matt Thornhill

Praktické rady pro tvorbu prezentace v PowerPointu

  • Používat vhodné barvy, kontrast barev mezi pozadím a textem, vhodný styl a velikost písma, grafy, tabulky a obrázky (omezíme počet číselných údajů na snímcích).
  • Důležitá je jednoduchost textu na snímku (např. použití odrážek).
  • Doplňky prezentací jako jsou např. zvukové efekty, přechody, animace používat s mírou.
  • Minimalizovat počet snímků – v rámci přípravy na prezentaci je vhodné provést seškrtání zbytečného textu.
  • Před prezentací je vhodné překontrolovat zobrazení prezentace na počítači a dataprojektoru, kde bude prezentace probíhat.
  • Text vytvořených snímků neopakujeme/nečteme, tzn. heslovité informace z prezentace rozvádíme do celistvých vět.

Kvalitně připravené snímky PowerPointové prezentace jsou:

  • „dobře čitelné,
  • přehledné,
  • názorné,
  • vkusné,
  • cílené z hlediska obsahu sdělení“2(p 176).

Obsah a rozsah PowerPointové prezentace k obhajobě závěrečné práce

Prezentace k obhajobě závěrečné práce trvá přibližně 10 min. Komentář k jednomu snímku trvá cca 1-3 minuty. Není proto vhodné zařadit více jak 15 snímků.

Návrh na obsah snímků prezentace:

1. snímek: instituce – bez použití loga, název práce, autor, vedoucí práce, oponent (pouze slovně

sdělit motivy, které vedly k vyhotovení práce)

2. snímek: cíl/e práce (hypotézy, výzkumné otázky)

3 a 4. snímek: metodika (design výzkumu, výzkumný nástroj, výzkumný soubor, metodika sběru dat, způsob zpracování dat)

5 až 12 snímek: výsledky šetření (vybrat pouze stěžejní zjištění)

13. snímek: diskuse

14. snímek: závěr a doporučení pro praxi

15. snímek: otázky oponenta, vedoucího práce, pokud byly položeny

10.1.2 Mluvená prezentace

Mluvená prezentace je hlavní částí obhajoby závěrečné práce. Vizuální opora v podobě PowerPointu je pouze jejím doplňkem, proto je třeba její přípravě věnovat náležitou pozornost.

Hodnocení prezentace posluchačem je závislé na mnoha faktorech. Největší podíl má řeč těla (oblečení, postoj, gesta, oční kontakt, vůně….), poté hlasový podíl (tón hlasu, rychlost projevu) a nakonec verbální podtext (to co říkáme).7(p 83)

Rady pro úspěšnou mluvenou prezentaci

  • Zkuste si prezentaci „nanečisto“ (nahrajte si svoji prezentaci na video, ověříte si tak své nonverbální i verbální vystupování, řazení informací v PowerPointové prezentaci, časovou náročnost prezentace atd.).
  • Poznejte svoji prezentaci (časová návaznost snímků a sdělovaných informací – vyhněte se opakování informací).
  • Přijďte vhodně oblečeni. Dbejte na řeč těla.
  • Vždy mluvte čelem k posluchačům, udržujte oční kontakt (střídejte osoby, na které se díváte cca po třech vteřinách – udržuje pozornost posluchačů).
  • Nepůsobte strnule: uvolněný postoj, uvědomělé pohyby horními končetinami, nekřížit končetiny.
  • Stůjte napravo od plátna, mimo světelný paprsek (působí rušivě).
  • Nehrajte si s drobnými předměty (působí rušivě).
  • Na plátno neukazujte prstem (působí direktivně), ale celou dlaní. Vhodnější je používat laserové ukazovátko.
  • Můžete použít poznámky v bodech či na malých kartičkách (nečtěte je ovšem, pozor na posloupnost kartiček).
  • Přizpůsobte slovník publiku (používejte krátké, jednoduché věty a dodržujte zásady rétoriky – rychlost 100 slov za minutu, pozor na monotónnost hlasu).
  • Připravte si grafy, obrázky (dobrý obrázek vydá za tisíc slov).
  • Dodržujte časové limity (prokazujete schopnost respektovat pravidla, nedodržení časového limitu má vliv na negativní hodnocení posluchačem).
  • Mějte k dispozici záložní data (např. na emailu, přenosném disku).6(pp 35­37)
  • Před obhajobou závěrečné práce si prostudujte její stěžejní pasáže.
  • Připravte si doplňující informace (např. přineste s sebou závěrečnou práci, doplňkový materiál, který vznikl v rámci tvorby závěrečné práce – edukační karty, leták atd.)

Před prezentací si ověřte pomocí jednoduchých dotazů, zda vaše prezentace splňuje předpoklady kvalitní prezentace:

  • Upoutá úvod pozornost posluchačů?
  • Jsou zařazeny snímky s názvem a autorem příspěvku?
  • Je od začátku jasná osnova příspěvku?
  • Jsou tabulky, grafy, obrázky, apod. čitelné, názorné, jednoznačné, výstižné a srozumitelné?
  • Neobsahuje přednáška zbytečné podrobnosti?
  • Neobsahuje přednáška moc nových informací?
  • Je zaručeno, že nebude překročen časový limit?
  • Jsou jasně formulované závěry přednášky?6(p 38)

Rady pro přednášejícího – snížení nervozity

Nejúčinnějším lékem na nervozitu je důkladná příprava.5(p 171)

  • Věřte ve vlastní úspěch.
  • Slibte si odměnu za úspěch.
  • Snažte se koncentrovat za využití dechových cvičení, protažení těla.
  • Nenechte se „vykolejit“ drobnostmi.
  • Dejte si něco malého a energetického k jídlu (např. kousek čokolády, müsli tyčinku, ovoce).
  • Své obavy považujte za normální reakci – nepodléhejte jim.
  • Přijeďte odpočatí.
  • Přijďte dostatečně včas.
  • Rozcvičte si mluvidla (jazykolamy, procvičení mimického svalstva).
  • Předcházejte syndromu vyschlých úst (nekonzumujte slané pečivo, kofein, konzumujte vodu s citrónem, vlažný ovocný čaj).4

Souhrn kapitoly

Kapitola předkládá praktické rady k přípravě obhajoby závěrečné práce. Prezentaci lze v pojetí obhajoby závěrečné práce chápat jako snahu o přenos informací získaných v rámci zpracování závěrečné práce za účelem dosažení pozitivní zpětné vazby od komise státní závěrečné zkoušky.

Součástí obhajoby závěrečné práce je mluvená prezentace doplněna o vizuální prezentaci v PowerPointu. Při tvorbě PowerPointové prezentace zvolte vhodné barevné ladění, odstíny barev, barevný kontrast mezi textem a pozadím. Rozhodující pro čitelnost vizuální prezentace je i volba stylu a velikosti písma. Vhodné je volit písmo bezpatkové (Arial, Courier, Calibri, Tahoma Verdana), nejmenší přípustná velikost písma je 22 pixelů. Své myšleny formulujte heslovitě a řiďte se pravidlem 7x7 (7 řádků na snímku a 7 slov na řádku).

Mluvená prezentace je hlavní částí obhajoby závěrečné práce, proto je žádoucí nácvik prezentace na nečisto. Obavy z obhajoby závěrečné práce jsou zcela přirozenou reakcí. Nejúčinnějším lékem je důkladná příprava a víra ve vlastní úspěch.

Seznam literatury

↑ 1. Medlíková O. Přesvědčivá prezentace: Špičkové rady, tipy a příklady. 2nd ed. Praha, Czechia: Grada; 2010.

↑ 2. Kabátek A, Lošťáková O. Obchodní a manažerská prezentace. 1st ed. Praha, Czechia: Grada; 2010.

↑ 3. Trdá J. Lektorské Finty: Jak Připravit a realizovat zajímavá školení. 1st ed. Praha, Czechia: Grada; 2008.

↑ 4. Madleine. Pojďte s námi cestou osobního rozvoje. Osobnostní rozvoj lektora dalšího vzdělávání. http://www.osobnostnirozvojldv.cz/. [2017]. Accessed July 20, 2017.

↑ 5. Gallo C. Tajemství skvělých prezentací Steva Jobse: jak si získat každé publikum. 1st ed. Praha, Czechia: Grada; 2012.

↑ 6. Hušák V. Jak napsat publikaci? Jak připravit prezentaci?. 1st ed. Olomouc: Univerzita Palackého v Olomouci; 2007. https://mefanet.upol.cz/download.php?fid=26. Accessed April 26, 2017.

↑ 7. Bradbury A. Jak úspěšně prezentovat a přesvědčit. 2nd ed. Praha: Computer Press; c2003.

↑ 8. Vedrová V. Barva a její významy [bachelor’s thesis]. Brno, Czechia: Masarykova univerzita, Pedagogická fakulta; 2008. https://is.muni.cz/th/qvnsn/Barvy_a_jeji_vyznamy.doc.pdf. Accessed April 6, 2017.

↑ 9. Žiaková K. Ošetrovateľstvo: Teória a vedecký výskum. Martin, Slovakia: Osveta; 2003.